104學習
《大人學：101 專案管理一日特訓班》——學習心得（上）
這絕對是一堂你會不斷複習、終身受用的專案管理入門課程。剛當上專案經理的人要學，要跟專案經理打交道的人更要學！
以前有機會在工作上擔任非全職的 PM（專案經理），但一直對於 PM 要做哪些事情、要有什麼能力都只有一個很模糊的概念跟想像。
在上完《大人學》專案管理一日特訓班之後，我發現要成為一個讓人信服、具有專業、能運籌帷幄的 PM 真的不是一件容易的事情。非常感謝 Bryan 的這堂課，讓我在渾沌之中找到一條指引的道路。這篇文章一方面是作為自己的學習心得兼筆記，一方面是希望透過這篇文章跟對 PM 有興趣的各位互相交流。
專案是什麼？專案管理又該做什麼？
Bryan 開場就用掃雷部隊的例子：當警報聲響起，所有成員彼此之間不用開口溝通就能夠有條有理，迅速完成各自的任務，將地雷順利排除。帶出第一個重點：
專案，就是劇本。劇本，就是拿來讓團隊成員互相溝通的。
稱專案為劇本這點相當直擊我心，畢竟以前高中是戲劇社的。如同拍電影一樣，劇組成員都是在短短的幾個月內組成，然後將電影的各項工作完成。而彼此之間之所以能夠合作順利，絕對不是靠彼此花時間培養感情，而是透過「劇本」來了解自己在什麼時間點該處理什麼事情，所以拍電影也是專案。
至於專案經理在專案開始到結束，到底該做什麼事情？又該先做哪些事情？這一直是我過去在規劃專案時感到手足無措的地方。Bryan 在課堂中用了跟以往不太一樣的
5W2H 概念（括弧內是我的解讀），依序分別為：
Why to do（為什麼要做）
What to do（要做什麼）
Who to do（誰說想做的）
When to do（什麼時候要做）
How and where（如何做、在哪做）
Who and when（誰負責做、什麼時候做）
How much and when（要花多少錢、什麼時候花）
而後續的課程，也都圍繞著這七個概念，逐步帶領我們了解。
專案目標與限制
在開始專案前，需要先釐清專案的目標是什麼？要賺錢？還是要研發出新技術？不同的目標就會擬定不同的策略。
而專案的限制則是在執行中必須克服／妥協的挑戰，但在其中，又有怎麼樣都不能妥協的要素。是像奧運場館要在時限內完成的「時間」；新婚夫妻 DIY 裝潢優先考量的「成本」；還是蓋了一百年仍未完工，堅持「範疇」的聖家堂。都要依照每個專案的專案目標而定。
找出隱含的目標與限制，就是 PM 的關鍵技能。
註：當天在講聖家堂的案例時，有人說聖家堂是堅持「品質」，也有人說是堅持「範疇」。差別在範疇是有哪些事情要做、專案要交付的成果是什麼；而品質則是沒有辦法像上述的時間、成本、範疇一樣被犧牲用以換取其他東西。
怎麼管理範疇？就靠 WBS！
WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結構），就是將專案需要產出的項目逐項拆寫成各個模組，接著再拆解成更小的工作包（Work Package）。而 WBS 跟工作包的拆解中，Bryan 提出了相當重要的三個原則：
WBS 跟工作包都應該要有編碼。
專案一但龐大，如果不編碼很難跟其他人溝通。此外我覺得有另一個好處是可以避免直接講述該項目的真實名稱，這點在看重保密性的公司也相當重要。
WBS 跟工作包都是名詞。
WBS 跟工作包都是名詞。
WBS 跟工作包都是名詞。
這句話實在太重要了，所以要講三次。因為WBS 跟工作包是「產出」而不是行為。以前遇到的狀況就是會把ＸＸ設計列為工作包的項目，但怎麼樣算是檢查完並沒有寫出來，較好的寫法應該是工作包為設計圖／概念圖等明確的產出物。
WBS 跟工作包都是容易檢核的。
也就是說要能夠明確知道驗收條件為何。
光是有工作包還不夠，工作包可以稱作 WBS 的基本元素，同時也是定義產出的成果。實際要做哪些事情，則是交給更細節的「任務」（Task / Activity）。
¯¯¯¯¯
下一篇，我會再繼續說明「任務」（Task / Activity）的概念。
歡迎在下方留言與我聊聊，你對於專案管理的看法！
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