管理王、訂位系統比較、訂位系統推薦、訂位系統、訂位系統費用
餐廳與服務業的訂位系統推薦：減少空桌與未到的實務做法
【先從一個常見的週五晚上說起】
一家四十個座位的義式餐館，週五晚上的訂位全靠店長手上的本子。電話接了十二組，其中兩組沒有出現，一組記錯時間，另外還有三通電話因為現場太忙沒有接到。算下來，當晚至少有四桌的營收是流失在訂位流程裡，而不是餐點或服務出了問題。
這類情況在餐飲與預約制服務業相當普遍。訂位系統的價值，就是讓預約這件事不再依賴某一個人的記憶與一本隨時可能翻錯頁的本子。
【訂位系統是什麼】
簡單說，它提供線上訂位、座位安排與訂位狀態追蹤，協助店家管理來客預約。顧客可以自己在網路上選時段與人數，店家則在後台看到每個時段的座位使用情況，並掌握每一筆預約目前走到哪個階段。
以下以戰國策集團出品的管理王為例，依其官網功能頁的說明，整理這個模組的主要功能。
【主要功能整理】
專屬公開訂位頁：提供可綁定自家網域的公開訂位頁面，顧客二十四小時都能自助預約，不受營業時間與電話線路的限制。
資源與容量管理：座位、包廂、服務人員都可以設定為可預約的資源，並為每個時段設定最多可接幾組，避免超收。
狀態全程流轉：從待確認、已確認、到店、未到一直到取消，每一筆訂位的狀態都清楚記錄，方便事後檢視未到比例。
自動確認與提醒：訂位成立後自動發送簡訊、LINE 或 Email 確認，並在用餐前二十四小時與一小時自動提醒，降低顧客忘記的機率。
進階預約設定：VIP 顧客可優先保留座位；可設定線上預付訂金，過濾隨意訂位；八人聚餐可自動媒合連桌。
串接 Google 我的商家：顧客在 Google 搜尋到店家時，可以直接看到立即訂位的按鈕並完成預約。
【適用對象與情境】
最直接的使用者是餐廳，尤其是座位有限、訂位比例高的店型，例如無菜單料理、燒肉、火鍋與聚餐型餐廳。包廂與桌型的安排越複雜，越需要由系統協助排位。
另一種情境是以人為資源的服務業。一家有五位設計師的美髮沙龍，把每位設計師設定為可預約資源，顧客在線上直接選人選時段，櫃檯不必再來回確認誰有空。提醒訊息自動發出後，臨時爽約的情況也比較容易事先掌握，空出來的時段可以再開放給其他顧客。
【怎麼挑選與比較】
進行訂位系統比較時，可以先區分三種做法。
第一種是自己用表單與試算表拼湊。成本最低，但沒有容量控管，也不會自動提醒，訂位量一多就容易出錯。
第二種是單點的訂位工具。功能專注、上手快，不過顧客資料多半留在該工具裡，要和會員經營、行銷活動或收銀資料對照時，需要另外匯出整理。
第三種是整合平台裡的訂位模組。訂位紀錄與顧客資料、行銷、收銀在同一個系統內，可以直接看出哪些顧客常來、哪些顧客曾經未到，再決定是否要求預付訂金。
評估重點建議放在以下幾項：是否能依時段設定容量、提醒管道是否包含台灣顧客慣用的 LINE 與簡訊、狀態追蹤是否完整、是否支援訂金機制、訂位頁能否綁定自家網域，以及資料存放地點與匯出方式。管理王官網說明資料存放於台灣資料中心，並支援 CSV、Excel、PDF 匯出。
【訂位系統費用說明】
關於訂位系統費用，管理王採方案制，各系統內建於方案中，不需要為單一系統另外付費。
免費方案 NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存空間 1 GB，註冊贈送 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。
經濟型每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，每月 AI 點數 1,000 點。
商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，每月 AI 點數 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。
旗艦型每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，每月 AI 點數 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可使用 14 個月。客製化開發為每小時 NT$1,000，加購教育訓練為每小時 NT$2,000（最低 10 小時）。以上費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【常見問答】
Q：顧客訂了位卻沒來，系統能幫上什麼忙？
A：可以從兩個方向處理。一是用餐前二十四小時與一小時的自動提醒，減少單純忘記的情況；二是啟用線上預付訂金，讓訂位行為有基本的承諾。未到的紀錄也會留在狀態裡，方便日後判斷。
Q：電話訂位的客人怎麼辦？
A：電話訂位仍可由店員在後台建立，與線上訂位共用同一份容量設定，不會出現兩邊各收各的情況。這是依一般訂位流程的做法，實際操作畫面請以官網與試用為準。
Q：只有餐廳能用嗎？
A：不限於餐廳。依官網說明，座位、包廂與服務人員都能設定為可預約資源，因此以人或空間為單位接受預約的行業都可以評估使用。
Q：導入需要多久？
A：設定內容主要是資源、時段與容量，項目不多。商務型與旗艦型方案含遠端導入教育訓練，可在訓練時一併完成設定。
【導入時容易忽略的細節】
實務上有幾個設定會直接影響使用效果。首先是每個時段的容量不要設得太滿，預留一兩桌給現場客與臨時狀況，現場調度會從容許多。其次是用餐時間的長度，兩人桌與八人桌的停留時間不同，應分開設定，否則翻桌的估算會失準。第三是提醒訊息的內容，除了時間與人數，建議附上保留時間與取消方式，讓無法前來的顧客願意主動取消，店家才有機會把座位再釋出。最後是未到紀錄的運用，累積一段時間之後，可以檢視哪些時段或訂位來源的未到比例偏高，再決定是否只對這些時段啟用預付訂金，而不是一律要求，以免影響一般顧客的訂位意願。
【訂位系統推薦與下一步】
回到開頭那家義式餐館，問題其實不複雜：需要一個不會漏接的入口、一份不會記錯的容量表，以及在顧客忘記之前先提醒的機制。若要提出訂位系統推薦，我們會建議先以免費方案建立一個公開訂位頁，實際接幾週的預約，觀察未到比例與電話量的變化，再評估是否升級。
管理王由戰國策集團出品，深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊提供服務。歡迎到官網了解功能細節，或來電洽詢導入方式。
管理王
AI.com.tw
0800-003-191
0
0
13 0
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏