專案經理的共享空間

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Ernest

Senior Project Manager

03/13 21:20

科技業專案經理必備的三個重要特質

在過去一年裡，我在104履歷診療室最常被問到的其中一個問題是：「我想找專案經理的工作，但我沒有相關的工作經驗，不確定這個職位會需要具備什麼樣的人格特質？」我想這個問題並沒有一套標準的答案可以涵蓋到全台灣所有專案經理的工作，因為這些要求可能會因不同的產業、公司，甚至是用人主管而異。不過，儘管沒有統一的答案，但我們仍然能夠從過去的經驗中，觀察成功的專案經理身上具備的一些共同特質。在我的職場觀察中，我發現以下三個特質是傑出的專案經理所共有的優勢：

1. 具備對持續學習新事物充滿熱情的特質

在科技產業中，「變動的快速性」是其特性之一。無論是產業趨勢、研發技術，甚至是產品價格等，都極易受到外在環境因素的影響而產生變動。有時候，這樣的變動速度可能快到是以「分秒」為單位在進行的。因此，對於這樣的變動性，我們必須擁有「具備學習新事物的強烈動機」，如果我們無法持續學習，很可能就會錯失先機，而這對於帶領團隊朝著正確的方向前進以及保持競爭力來說，是非常危險的。

舉一個實際的案例，在新產品研發的過程中，專案經理常常會面臨的一個大問題：當產品某一個功能(A功能)的開發已經完成一半甚至接近完成時，突然客戶提出希望將其改為另一個功能(B功能)，而這樣的變動可能需要至少兩個月的時間，但客戶卻要求在一個月內完成。這時候，一些專案經理可能會有情緒上的起伏，他們會想客戶為什麼不早一點提出這樣的要求？為什麼要在這個節骨眼才說要進行產品設計的改動？而且，要改動還要壓縮一半的時間，最後的結果往往除了和客戶起衝突之外，還是會被客戶逼迫去做。然而，有一些專案經理則會積極向客戶做進一步的了解，詢問客戶提出這個變動需求的背後原因，是因為消費者需求有所改變了嗎？還是競爭對手推出了更殺手級的產品？透過與客戶的溝通，釐清背後的目的和原因之後，便開始與內部團隊研究是否將A功能改成B功能就能夠解決問題，如果無法解決根本的問題，是否有其他建議解決方案？目標是在能夠達成客戶的目的的同時，也在要求的時程內完成，以符合雙方的期望。這樣的積極態度和持續學習的特質會讓專案經理在快速變動的科技產業中脫穎而出，不僅能夠因應變化，還能與客戶建立更好的合作關係，達成雙贏的局面。

2. 擁有敏銳的觀察力，能夠勇於協調成員之間的衝突

由於專案經理的工作常需要和不同專業背景的工程師、業務、採購及客戶進行大量的溝通與合作，其溝通內容可能包含產品規格的定義、開發時程的討論以及預算的編列。在研發過程中，可能會遇到產品設計上的BUG或是客戶要求設計變更，這些議題都需要專案經理帶領團隊進行討論、尋找解決方案並達成共識，因此，「勇於協調成員之間的問題與衝突」成為不可或缺的特質之一。

舉一個常見的案例，在產品研發階段中，常常會出現這樣的情況：A工程單位提出解決方案，但為了實現這個方案，需要B工程單位的同步配合和調整，然而，當B單位的主管聽完這個提議後，卻毫不考慮地直接拒絕，而拒絕的理由是沒時間做。這樣的情況往往讓一些專案經理感到手足無措，會議當下大家一片沉默，而在會後，只能以拜託或是懇求的方式試圖請B單位主管多幫忙一下，但最後也未必能順利得到B單位的支援。而有一些專案經理則是會先同理B單位主管的處境，並且告訴B單位主管：「我了解這項需求會造成你們單位額外的負擔，不過，因為客戶和高層主管非常重視這項需求，因此，我們真的非常需要你們的幫忙，若是在人力或是其他方面需要幫忙，請務必讓我知道，我一定盡全力去協調，未來若有任何需要跨單位協調的事情，我也必定傾囊相助。」這種善於理解他人處境並積極協調的態度，是專案經理所應具備的重要特質，透過與團隊成員建立更有效的溝通和合作，必能為專案及團隊帶來正向影響。

3. 熱於主動探索潛在問題及風險並能積極帶領團隊提出解決方案

在產品研發的過程中，專案經理除了必須隨時監控產品是否按照規格設計、時程是否有延誤、成本是否能控制在預算範圍內，更重要的是，必須持續關注專案中潛在的風險並和團隊共同討論這些問題。針對這些風險，必須清楚定義它們可能造成的影響、發生機率有多大、以及降低風險所需的配套措施，甚至需要制定備案計畫。透過投入更多的資源以及持續關注，便能讓風險降到最低，同時大幅提升專案順利完成的機率。因此，「熱於主動探索問題並提出解決方案」也成為傑出的專案經理必須擁有的重要特質之一。

在專案實務上，當一個新專案的研發即將開始前，專案經理會帶領團隊進行產品功能的評估，評估的內容包含：在這一代的產品中，有哪些功能是需要全新開發的？在產品的新功能中，有哪些功能的開發是特別困難的？當定義完成之後，專案經理會與工程單位逐一討論，提出降低風險的計畫，計畫包含：XX單位在特定時間點需要提前進行的準備工作。接著，在特定時間點，根據這些準備工作的進展，專案團隊會再次進行風險評估，這樣的評估不僅有助於發現潛在的問題，也能確保風險處理計畫的有效性。除此之外，也必須與團隊討論出最終的備案計畫，也就是，如果不幸最終風險還是發生了，我們將採取什麼樣的對策？是要延後開發時程嗎？還是要使用其他功能作替代？經過這樣的完整評估與執行，專案經理才能夠帶領團隊避開不必要的坑、順利地完成專案目標。