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合約到期總是最後一刻才發現？合約管理系統推薦與導入要點
【合約散落各處的風險】
多數公司的合約存放方式相當分散：正本在檔案櫃，掃描檔在某位同仁的電腦，修改過程留在 Email 附件裡。平時沒有感覺，直到租約過了續約通知期限、供應商合約自動續約一年、或是客戶詢問某項條款時找不到最後簽署的版本，才發現問題。合約管理系統的功能就是集中保存合約資料，並且追蹤履約狀態、到期時間與續約提醒。
【管理王合約管理的六項功能】
以下依據管理王官網功能頁的內容整理。
集中存放與分類。合約的 PDF、Word 與各版本簽核檔集中存放，並依銷售、採購、勞務、租賃、保密等類型分類歸檔。
到期自動分層提醒。系統在到期前 90、60、30、7 天自動分層通知不同層級的主管，讓到期日的掌握不再依賴個人記憶。
續約狀態追蹤。每份合約可標記自動續約、議約中、不續約或終止，主管可以一次看見所有合約的續約動向。
版本控管。每次修改都保留歷史版本，條款何時由誰改動皆可追溯，並記錄合約金額累計與付款進度。
電子簽章與多方會簽。內建電子簽章流程，寄送連結給對方即可線上簽署，並支援內部主管會簽到雙方歸檔。
財會與客戶統一視圖。合約金額可與會計的付款計畫關聯，並延伸出交付清單、驗收、結案等任務，同時提供客戶與供應商的統一視圖。
【什麼樣的公司需要】
合約數量超過數十份、類型多元、或由多個部門各自管理的公司，導入的效益比較明顯。
情境一：一家連鎖服務業者有十多份門市租約，每份的到期日與續約條件都不同。把租約放進合約管理系統後，到期前的分層提醒會依序通知承辦人與主管，有充分時間議約。
情境二：一家專案型的資訊服務公司，合約分期收款。合約金額與付款計畫關聯之後，財務人員可以依合約進度追蹤應收款項，專案人員也能看到驗收與結案的任務。
【挑選方式】
合約管理系統比較可以從三種做法著手。
自建：以共用資料夾加上試算表記錄到期日，成本最低，但提醒要靠人設定，版本也容易混亂。
單點工具：專門處理合約或電子簽署，功能深入，不過與報價、客戶及會計資料分屬不同系統。
整合平台：合約與報價、CRM、會計、任務相連，報價簽署後可轉為合約，後續的收款與交付也接得上。
評估時可以確認幾件事：提醒能否分層並指定對象、是否保留版本與修改紀錄、簽署流程是否支援內外部多方、權限能否細分到部門與個人，以及合約是否能連結到客戶與帳務資料。
【建立合約管理制度的步驟】
工具之外，制度同樣重要。以下是導入時常見的步驟。
盤點現有合約。先請各部門提供手上的合約清單，包含對象、類型、金額、起訖日期與續約條件。這個步驟最花時間，卻是後續一切的基礎。
決定分類方式。可以依合約類型分類，也可以依部門或客戶分類，重點是全公司使用同一套規則，日後搜尋才不會各說各話。
指定負責人。每一份合約都應該有明確的承辦人與主管，提醒才知道要發給誰。人員異動時，記得一併移轉合約的負責人。
設定提醒的層級。金額較大或影響較深的合約，可以在較早的時間點通知高階主管；一般性的合約則由承辦人處理即可。
訂定簽署流程。哪些合約需要法務審閱、哪些需要財務會簽，建議畫成簡單的流程，並在系統中依流程設定簽核順序。
定期檢視。每季檢視一次即將到期與自動續約的合約，討論是否續約或重新議約，同時確認履約的進度與付款狀況。
制度建立之後，合約不再只是存檔的文件，而是可以被追蹤與管理的資訊，承辦人員更替時也不會出現空窗。
【評估時別忽略的基本面】
功能之外，還有三項基本面值得確認。其一是權限，依管理王官網的說明，可依組織、部門與個人分層控管，並保留操作紀錄，敏感資料只開放給需要的人。其二是資料的所在地與可攜性，資料存放於台灣，可匯出為 CSV、Excel 與 PDF，企業不必擔心資料被鎖在平台內。其三是使用的便利性與擴充性，介面採響應式網頁設計，手機、平板與桌機皆可操作；官網也說明提供 REST API 與 Webhook 介面，可與其他系統交換資料，特殊流程則能以客製化開發的方式調整。這三項在試用階段就可以實際驗證。
【預算怎麼抓】
評估合約管理系統費用時，建議把導入、訓練與後續擴充一併算進去。管理王的做法是把各系統內建於方案，不需為單一系統另外付費，公開的方案如下。
入門可先用免費方案，NT$0 且永久免費，成員上限 10 人、儲存 1 GB，註冊贈一次性 AI 點數 500 點，部分功能為 30 天試用。人數成長後可選經濟型（NT$5,000/月，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數 1,000 點/月）、商務型（NT$10,000/月，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數 3,000 點/月，含 8 小時遠端導入教育訓練），或旗艦型（NT$19,900/月，成員不限，1 TB，AI 點數 10,000 點/月，含 16 小時遠端導入教育訓練）。
年繳的月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。若需客製化開發，計價為 NT$1,000/小時；加購教育訓練為 NT$2,000/小時，最低 10 小時。費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【常見問答】
Q：既有的紙本合約怎麼處理？
A：可將掃描檔上傳後分類歸檔，並補上到期日與續約狀態，即可納入提醒。
Q：機密合約能限制檢視對象嗎？
A：官網說明採多層權限控管，可依組織、部門、個人設定可檢視的資料，操作也留有紀錄可供追溯。
Q：報價單可以直接轉成合約嗎？
A：可以，報價單線上簽署後可轉為合約，避免重複輸入。
Q：資料能匯出嗎？
A：支援 CSV、Excel、PDF 匯出，資料存放於台灣。
【合約管理系統推薦做法與聯絡方式】
對多數中小企業而言，比較穩妥的路徑是先用免費方案把實際流程跑一遍，確認同仁願意使用、資料能與其他模組串接，再決定升級的方案。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊提供服務，資料存放於台灣。若想進一步了解導入方式，歡迎與我們聯絡。
合約是企業權利義務的依據，及早建立合約管理系統的管理習慣，比事後補救來得容易。
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