104學習

服務管理

指的是有效規劃、組織與優化客戶服務流程,確保服務品質穩定且符合需求。重點在於提升顧客滿意度與忠誠度,同時強化團隊協作與資源運用,解決問題時能迅速反應並持續改進。這項技能有助於打造良好品牌形象,增加企業競爭力。

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精準掌握成交心法,解決銷售五大難題【05/29】-線上直播
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精選證照

考取專業證照,讓能力被市場看見

觀光服務管理專業人員 (藍星) |
簡介:觀光服務管理專業人員 (藍星) 以實務執行整合共識為主軸, 立下相關知識基礎,增加並凝結與整合單位共識,通過資深產業主管的傳承,融合單位同仁基本常識與知識的累積。 本認證結合測驗與課程,通過藍星認證後請報名參加本單位舉辦之相關課程,可獲得程結業證書,取得兩張不同主題之課程結業證書,即可取得報考『綠星』認證之資格。並可持續精進相關議題,適合各相關產業人員培養產業專業素養。 證照目標:整合實務運作模式,加強凝具與培養觀光服務概念與實務工作契合者。推動觀光服務之發展,亦推動建立一套符合產業實務需求之專業認證體系。
社團法人中華國際知客服務產業協會
進階客戶服務(PCS .) |
進階客戶服務(PCS)證照專注於提升專業客服人員的溝通技巧與問題解決能力,強化客戶關係管理及服務品質。持有此證照者具備有效處理客戶需求與抱怨的能力,能運用多元溝通工具提升客戶滿意度,並熟悉服務流程優化與團隊協作,適用於各行各業的客服相關職務,助力職場競爭力提升。
尚未查核發照單位
DSCRMA流通服務與顧客關係管理分析師 |
服務業已佔國內生產總額的七成,其中各式商品的流通服務又佔服務業總額的大宗,因此,具備流通經營管理能力的實務人才,將是未來市場的熱門需求之一。 本檢定培訓(流通服務與顧客關係管理分析師-證照班),期望達成以下目標: •結合理論與實務培養務實致用的流通經營第一線管理人才 •促進流通服務與顧客關係管理之應用學習 •協助流通e化人才的職能培育推廣 •培訓通過證照檢定考試。 本證照學科從『流通經營基礎』到『顧客關係管理』並結合科技應用工具,如POS系統、CRM系統等,藉由顧客消費分析(例如:消費頻率、客單價、商品組合分析等),更精準地設計市場產品行銷策略,改善顧客消費經驗,結合優質服務,以因應市場的快速變動讓顧客滿意,提高市佔率與顧客忠誠度。
盈豐資訊科技有限公司
基礎客戶服務 (ACS) |
基礎客戶服務 (ACS) 證照旨在提升服務人員的專業能力與溝通技巧,強化解決客戶問題的效率與品質,涵蓋客戶關係管理、服務流程優化及情緒管理等核心知識。持有此證照者具備良好的服務態度與應變能力,能有效提升客戶滿意度,適用於零售、餐飲、金融及各類服務業,為職場競爭力加分。
尚未查核發照單位
顧客關係管理助理管理師 |
顧客關係管理助理管理師證照(Customer Relationship Management Asistant, CRMA) 現今企業若想在市場占有一席之地,不僅須重視生產導向和品質導向,強調以顧客導向為經營的理念已被視為一項不可或缺的經營管理利器。顧客關係管理之重點在於企業與顧客間之「關係」,由於商務交易之主體仍在於「人」,以人為本的顧客關係建立與維護,才能穩固企業之根本。 「顧客關係管理助理管理師」乃為企業在拓展過程中所需專業人才,其扮演企業與顧客間關係建立與聯繫開發等重要角色。 【證照核發辦法】需先通過「BMCB商業管理基礎知能證照」,測驗達70分以上始發予證照
中華民國全國商業總會
丙級門市服務技術士 |
為提昇門市服務人員的專業理念,培養具前瞻性的服務管理人才,也為了累積國際商業實力的整體效益,積極引進最新經營管理技術並同時擴展教育訓練的功能,將針對服務業相關人員,推動技能檢定制度,以期提高門市服務人員之專業形象、管理思維及技術,對於服務業相關人員專業價值的肯定、人才晉用品質提升、消費者的權益保障,將門市存在的三個空間—從業人員空間、商品空間和顧客空間完美融合,創造企業獲利空間,甚而建立產業升級的具體指標,使業界與消費者共蒙其利。 本規範所謂之門市服務,泛指以門市型態服務消費者之服務業業態,如:連鎖服務業,可分零售服務業、餐飲服務業與生活文教服務業,由於業態間行業實務差異性大,門市服務乙級技術士之檢定主要是以零售服務業門市管理人員為主,餐飲服務業與生活文教服務業門市管理人員為輔,予以店務營運中之各項指導與派任工作能力之檢定。 所以丙級檢定主要是針對從事流通服務業門市商店之第一線從業人員,參與店舖營運之各項執行工作,並應具備基礎之零售商業概念。
勞動部勞動力發展署技能檢定中心

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客訴管理與服務危機處理—從問題解決到信任修復的服務管理策略

第六章 客訴管理與服務危機處理—從問題解決到信任修復的服務管理策略 《寵物產業服務管理》 第一節 客訴管理的意義與價值 一、客訴不是問題,而是改善機會 客訴管理(Complaint Management)是企業針對顧客不滿、服務缺失或期待落差,透過有效處理流程,降低負面影響並提升服務品質的管理活動。 在傳統觀念中,企業往往將客訴視為負面事件。然而,現代服務管理認為: 顧客願意提出抱怨,代表企業仍有機會修復關係。 尤其在寵物產業中,顧客抱怨通常來自高度情感因素。 例如: • 飼主擔心寵物受到傷害。 • 飼主認為寵物沒有被重視。 • 飼主期待獲得更多關懷。 • 飼主對專業服務缺乏理解。 因此,客訴處理的重點,不只是解決表面問題,更重要的是恢復顧客對品牌的信任。 二、寵物產業客訴的特殊性 寵物產業與一般服務業最大的不同,在於服務對象具有生命特質。 (一)高度情感投入 飼主對寵物通常具有家庭成員般的情感,因此任何服務問題都可能被放大。 例如:一般商品延遲交付,可能造成不便;但寵物醫療資訊不清楚,可能造成焦慮與不安。 (二)高度信任需求 飼主將寵物交給: • 獸醫師 • 美容師 • 寵物保姆 • 寵物旅館人員 代表對服務者有高度信任。 一旦信任受損,恢復難度較高。 (三)高度口碑影響 寵物產業具有明顯社群特性。 一個服務事件可能透過: • Facebook社團 • Instagram • Google評論 • 寵物社群 快速傳播。因此,客訴管理同時也是品牌管理。 第二節 客訴形成原因分析 企業若要有效降低客訴,必須先了解問題來源。 一、服務品質落差 根據服務管理理論,客訴通常來自顧客期待與實際體驗之間的差距。 例如: 顧客期待:「美容後我的狗狗應該舒服漂亮。」 實際感受:「美容完成後狗狗非常緊張,店家也沒有說明原因。」 此時產生服務落差。 二、資訊溝通不足 許多客訴並非來自服務錯誤,而是資訊不足。 例如: 動物醫院: • 沒有清楚說明治療流程。 • 沒有說明可能風險。 • 沒有告知後續照護方式。 寵物美容: • 未確認美容需求。 • 未了解寵物習性。 因此,良好的事前溝通可以降低大量問題。 三、服務流程缺陷 企業缺乏標準流程,也容易造成服務不一致。 例如: • 不同員工說法不同。 • 預約資訊錯誤。 • 交接紀錄不足。 改善方式: 建立: • SOP流程。 • 紀錄制度。 • 教育訓練。 四、人員態度問題 第一線人員的態度,往往是客訴產生的重要原因。 例如:顧客反映問題時: 不佳回應:「我們一直都是這樣處理。」 良好回應:「謝謝您告訴我們這個狀況,我們會了解原因並協助改善。」 第三節 客訴處理標準流程 有效客訴處理可採用「L.A.S.T.」模式。 一、Listen 傾聽 第一步不是解釋,而是聆聽。 服務人員應: • 保持冷靜。 • 不立即反駁。 • 讓顧客完整表達。 目的:了解真正問題。 二、Apologize 表達關心 適當表達歉意。 例如: 「很抱歉讓您與毛孩有這樣的不舒服經驗,我們非常重視您的感受。」 重點不是推卸責任,而是讓顧客感受到被重視。 三、Solve 解決問題 提出具體改善方案。 例如: • 補充說明。 • 提供後續服務。 • 調整流程。 • 安排專人追蹤。 顧客最關心的是:「接下來企業會怎麼做?」 四、Thank 感謝回饋 感謝顧客提出問題。 因為客訴提供企業改善機會。 例如:「謝謝您的提醒,讓我們發現服務流程仍有需要加強的地方。」 第四節 服務失誤補救(Service Recovery) 一、服務失誤的概念 服務失誤(Service Failure)指顧客認為企業未達成期待的情況。 常見類型: 1. 流程失誤 例如: • 預約錯誤。 • 等待時間過長。 2. 人員失誤 例如: • 溝通不佳。 • 態度冷淡。 3. 結果失誤 例如: • 服務成果不符合期待。 二、服務補救的重要性 研究顯示,有效的服務補救可能讓原本不滿意的顧客重新建立信任。 服務補救包含: (一)快速反應 問題發生後立即處理。 (二)真誠溝通 避免制式化回答。 (三)提出改善方案 讓顧客看到企業行動。 (四)後續追蹤 確認問題是否真正改善。 第五節 網路負評與品牌危機管理 一、數位時代的評論管理 現代消費者常透過網路評價選擇服務。 因此:Google評論、社群留言已成為品牌形象的重要部分。 二、負評處理原則 原則一:快速回應 避免讓負面訊息長時間存在。 原則二:公開尊重 公開回覆時,應保持專業。 避免: • 爭辯。 • 指責顧客。 • 公開個人資訊。 原則三:轉向私下溝通 公開平台適合表達關心,細節問題則應私下處理。 原則四:建立改善證據 讓其他潛在顧客看到: 企業願意負責與改善。 第六節 寵物產業危機溝通管理 一、危機的類型 寵物產業可能面臨: (一)醫療相關危機 例如: • 治療爭議。 • 資訊誤解。 (二)照護相關危機 例如: • 寵物受傷。 • 照護疏失。 (三)品牌信任危機 例如: • 網路大量負評。 • 社群討論擴散。 二、危機處理五原則 1. 速度--快速掌握狀況。 2. 誠意--展現重視態度。 3. 透明--提供適當資訊。 4. 負責--提出改善措施。 5. 學習--避免事件再次發生。 第七節 AI在客訴管理與危機處理的應用 人工智慧可協助企業提升客訴管理效率。 一、AI評論分析 AI可分析: • Google評論。 • 社群留言。 • 問卷內容。 找出: • 常見問題。 • 顧客情緒。 • 改善方向。 二、AI客服協助 AI可處理: • 常見問題。 • 預約資訊。 • 基本服務說明。 讓第一線人員專注處理複雜情境。 三、AI教育訓練 企業可利用AI建立: • 客訴情境模擬。 • 溝通練習。 • 服務話術訓練。 提升員工危機處理能力。 第八節 案例分析:動物醫院的信任修復 案例情境 某動物醫院因等待時間過長,引起飼主不滿,並在網路留下負評。 顧客抱怨:「等了很久,也沒有人說明原因,感覺不被重視。」 醫院改善方式: 第一階段:主動回覆評論,表達關心。 第二階段:安排專人聯繫顧客了解情況。 第三階段:改善候診流程: • 預估等待時間。 • 主動通知。 • 提供等待關懷。 第四階段:將案例納入員工訓練。 結果:顧客感受到企業願意改善,重新建立信任。 討論問題 1. 該案例最大的問題是醫療能力還是服務流程? 2. 為何溝通不足容易造成信任危機? 3. 如何利用AI降低客訴發生? 4. 客訴如何轉化為品牌改善機會? 本章重點整理 1. 客訴管理是服務品質提升的重要工具。 2. 寵物產業客訴具有高度情感與信任特性。 3. 有效處理客訴需要傾聽、同理、解決與追蹤。 4. 服務補救可以修復顧客關係。 5. 網路時代需要重視品牌聲譽管理。 6. AI能協助企業分析問題並提升危機處理效率。 課後思考題 1. 為何寵物產業的客訴處理比一般零售業更複雜? 2. 請設計一套寵物美容店客訴處理流程。 3. 如何處理網路負評? 4. 服務失誤後如何重新建立信任? 5. 請提出三項AI應用於客訴管理的方法。 本章結語 在寵物產業中,顧客購買的不只是服務,而是一份對生命的信任。 企業無法完全避免所有問題,但可以透過良好的客訴管理與危機處理能力,將問題轉化為改善機會。 真正優秀的寵物服務品牌,不是從不犯錯,而是在面對問題時,展現專業、責任與關懷,讓飼主感受到: 「這是一個值得託付的品牌。」
詹翔霖・管理知識學院 詹翔霖

服務管理理論與寵物產業應用—從服務品質到人寵體驗的管理創新

第三章 服務管理理論與寵物產業應用—從服務品質到人寵體驗的管理創新 《寵物產業服務管理》作者:詹翔霖 第一節 服務管理的基本概念 一、服務管理的意義 服務管理(Service Management)是企業透過有效的人員、流程、資源與顧客互動,創造顧客價值並提升服務品質的一種管理方法。 相較於一般商品交易,服務具有高度互動性與體驗性。顧客購買商品時,主要評估產品功能與價格;但購買服務時,則會同時評估: • 服務人員態度 • 環境感受 • 流程便利性 • 專業能力 • 信任程度 • 情緒感受 寵物產業更具有特殊性,因為服務對象不只是消費者(飼主),還包含被照護的生命個體(寵物)。 因此,寵物產業的服務管理必須同時滿足: 1. 飼主對專業與安心的需求。 2. 寵物對安全與舒適的需求。 這使寵物產業成為高度重視信任與情感連結的服務產業。 二、服務的特性 服務管理理論中,服務通常具有四項特性: (一)無形性(Intangibility) 服務不像商品可以事先完全看見或試用。 例如:飼主選擇動物醫院前,無法立即知道醫療品質是否優良;選擇寵物美容店前,也無法完全預測美容過程是否安全。 因此,企業需要透過: • 品牌形象 • 專業證照 • 顧客評價 • 環境設計 • 服務流程 降低顧客的不確定感。 (二)不可分割性(Inseparability) 服務的提供與消費通常同時發生。 例如:獸醫師診療、寵物美容、寵物住宿照護,都需要服務人員與寵物及飼主互動,人員素質會直接影響服務品質。 (三)異質性(Variability) 服務品質容易受到不同人員、時間與情境影響。 例如:同一家寵物美容店,不同美容師可能提供不同體驗。 因此企業需要建立: • 標準服務流程 • 教育訓練制度 • 品質管理機制 降低服務差異。 (四)不可儲存性(Perishability) 服務無法像商品一樣庫存。 例如:動物醫院某時段沒有預約,就可能造成服務資源閒置。 因此需要透過: • 預約管理 • 人力配置 • 時間管理 提升營運效率。 第二節 SERVQUAL服務品質模式與寵物產業應用 SERVQUAL是服務管理中最重要的服務品質衡量工具之一,由學者Parasuraman、Zeithaml與Berry提出。 此模式認為顧客對服務品質的評價,主要來自「期望服務」與「實際感受服務」之間的差距。 SERVQUAL包含五個構面: 一、有形性(Tangibles) 指服務環境與硬體設備所呈現的品質。 寵物產業應用: 動物醫院: • 診間整潔 • 設備專業 • 候診空間舒適 寵物美容: • 美容環境衛生 • 工具清潔 • 空間安全 良好的環境能增加飼主信任。 二、可靠性(Reliability) 指企業能否穩定且正確地完成承諾。 例如: 動物醫院: • 準確診斷 • 清楚說明治療方案 • 正確追蹤病況 寵物旅館: • 準時餵食 • 正確紀錄寵物狀況 • 主動回報照片 可靠性是建立長期關係的基礎。 三、反應性(Responsiveness) 指服務人員願意快速協助顧客。 例如: • 即時回覆訊息 • 快速處理問題 • 主動提供協助 在寵物產業中,當寵物發生健康問題時,快速反應尤其重要。 四、保證性(Assurance) 指專業能力與信任感。 包括: • 專業知識 • 技術能力 • 溝通能力 • 安全感 飼主將寵物交付給服務者,本質上是一種高度信任行為。 五、關懷性(Empathy) 指企業是否能理解顧客需求並提供個人化服務。 例如:記住寵物 • 名字 • 年齡 • 個性 • 健康紀錄 讓飼主感受到:「我的寵物被重視。」 這也是人寵共生時代最重要的服務價值。 第三節 顧客體驗管理(Customer Experience Management) 一、從服務到體驗 現代消費者購買的不只是功能,而是完整體驗。 在寵物產業中,顧客體驗包括: 看診前 • 網路搜尋 • 評論閱讀 • 預約流程 看診中 • 接待態度 • 等候時間 • 專業說明 看診後 • 術後追蹤 • 健康提醒 • 關懷服務 每一個接觸點都會影響品牌印象。 二、關鍵時刻(Moment of Truth) 服務管理中,「關鍵時刻」指顧客與品牌接觸並形成印象的重要瞬間。 例如: 動物醫院:第一次電話詢問時,櫃檯人員的態度。 寵物美容:第一次接送寵物時,美容師是否耐心了解寵物習性。 寵物旅館:入住前是否詳細說明照護流程。 這些小細節,往往決定顧客是否願意再次消費。 第四節 服務藍圖(Service Blueprint)設計 服務藍圖是一種分析服務流程的方法,協助企業了解顧客與服務人員之間的互動。 主要包含: 一、顧客行動 顧客實際參與的流程。 例如:預約 → 到店 → 接待 → 消費 → 回訪 二、櫃檯服務 顧客直接看到的服務。 例如: • 櫃檯接待 • 醫師溝通 • 美容服務 三、後台支援 顧客看不到但影響服務品質的工作。 例如: • 病歷管理 • 消毒流程 • 商品庫存 • 教育訓練 四、支援系統 協助服務運作的工具。 例如: • CRM系統 • 預約系統 • AI客服 • 資料分析工具 第五節 顧客關係管理(CRM)在寵物產業的應用 寵物產業具有長期關係特性,因此CRM非常重要。 一、建立顧客資料 包括: 飼主資料: • 姓名 • 聯絡方式 • 消費紀錄 寵物資料: • 品種 • 年齡 • 健康狀況 • 特殊需求 二、建立關懷機制 讓服務從「被動等待」轉為「主動關懷」例如: • 疫苗提醒 • 健檢通知 • 生日祝福 • 健康追蹤 三、利用AI提升CRM效率 AI可以協助讓企業提供更精準的個人化服務: • 分析消費行為 • 產生關懷訊息 • 分類顧客需求 • 分析評論內容 第六節 案例分析:打造高信任的寵物醫療服務 案例情境 某動物醫院發現,新客增加但回診率不足。 經營團隊分析後發現: 問題包括: 1. 飼主不了解治療內容。 2. 術後缺少關懷。 3. 服務流程缺乏一致性。 改善措施: • 建立標準診療說明流程。 • 設計術後追蹤電話。 • 建立寵物健康紀錄。 • 使用AI協助整理衛教資訊。 • 定期發送健康提醒。 半年後,顧客滿意度與回診率提升。 討論問題 1. 動物醫院的核心競爭力是醫療技術還是服務品質? 2. 如何運用SERVQUAL改善服務? 3. 哪些服務接觸點最影響飼主信任? 4. AI可以如何提升顧客關係? 本章重點整理 1. 服務管理是提升寵物產業競爭力的重要方法。 2. 寵物服務需要同時滿足飼主與寵物需求。 3. SERVQUAL可協助分析服務品質。 4. 顧客體驗決定品牌價值。 5. 服務藍圖能協助企業改善流程。 6. CRM與AI應用能提升長期顧客關係。 課後思考題 1. 為何寵物產業比一般零售業更重視信任? 2. 請以一家動物醫院為例,分析SERVQUAL五大構面。 3. 如何設計一套寵物美容店的顧客旅程? 4. CRM如何協助提升寵物企業競爭力? 5. 請提出三項AI改善寵物服務的方法。 本章結語 在「人寵共生」時代,服務已成為寵物產業最重要的競爭資源。專業能力讓企業獲得顧客信任,而優質服務則讓顧客願意建立長期關係。 未來成功的寵物企業,必須從單純提供服務,進一步發展為創造體驗、建立關係與守護生命價值的服務品牌。
詹翔霖・管理知識學院 詹翔霖

《寵物產業服務管理》 人寵共生時代的經營策略、服務創新與AI應用

「人寵共生」時代的到來,使寵物產業從傳統的商品販售與基本照護,逐步發展成結合醫療、美容、住宿、零售、科技、行銷與生活服務的多元產業。 然而,產業快速成長的同時,也帶來新的挑戰: • 如何提升寵物服務品質? • 如何建立顧客信任? • 如何透過科技創造服務創新? • 如何培育符合未來需求的人才? • 《寵物產業服務管理》以服務管理理論為基礎,結合寵物產業實務案例,探討人寵共生時代下的經營策略與管理模式。
詹翔霖・管理知識學院 詹翔霖

產品經理的「向上管理」必修課:老闆需求變來變去怎麼辦?

作者前言:策略走向終須一變,影響到產品規格與功能異動,PM們該如何解讀老闆指令,因應需求變更的任務?本篇文章適用於所有產品經理(PM),閱讀時間約10分鐘,希望大家都能順利克服產品被更動時的狀況。 – 文/Mu Chen 陳爾豪 一、本質,從商業思維談起 產品經理基本除了關心用戶體驗、跨部門溝通、確認功能細節外,進階的你得關心老闆的策略思維、集團戰略、市場/公司利益等。 說白了些,商業策略的走向影響了所有的需求變動,創造出來的產品不為了單一的用戶體驗環節,而是你的核心服務/業務滿足了多種用戶體驗,消費者們願意買單支付並使用你的服務,而最終集結成了你的產品。 而「需求變動」,起因都可能來自「商業策略」的轉換,無論是外在發動還是內部啟動,都是一環扣著一環去影響你的產品。 你得清楚,在你的公司中,哪些產品與核心功能是老闆最為關心?哪些用戶貢獻度最高?或更為被重視?有了基本的體認,未來在面臨各種策略或功能異動時,才能用最快速度應變。 二、理解,老闆的話中話 有時老闆在提出需求變更時,資訊是非常不明確的,可能只丟了一句話、一篇新聞報導、深夜時發了段LINE message描述他對產品未來的願景,然後就讓你(找不到人或太忙)無所適從。 在產品經理接到任務後,第一件事不該是立刻想功能怎麼設計,或是傳達聖旨給所有跨部門同事們,這只會讓你像個工匠或傳聲筒。你得仔細揣摩並理解老闆的話中話,也許發現他提出的不是個需求變動(而是發牢騷?),或著現階段不該做的事(先畫餅),有幾個check point可以衡量: 你問得到更多資訊嗎?不是當下立即拒絕或接受,是取得更多判斷條件。 你理解老闆說出這句話的環境背景嗎?(ex.新聞, 研討會) 專案/產品進行中的策略/情報,是否有遺漏更新給老闆的地方? 你理解市場上對手的動態嗎?發展策略是否和別人有差異? 從商業思維出發,這樣的需求變動是否有符合公司策略及盈利? 在Top-down到產品功能後,才去思考如何變動設計,能夠符合老闆提出的需求變動原意,而你在真正理解後,也才能制定正確的action plan。 過去在中國信託負責數位平台時,曾接到「要提升所有宣傳曝光」的任務,直觀來說這是Marketing份內的事,從優化單一素材成效與想出更多creative idea去達成。但從Platform/Channel角度來看,則是如何創造更多「曝光機會」,從服務/場景思考創造新版位,或平台向下細化分眾加強曝光效果,又或是從外部資源去連結產品創造新客群。 但從老闆的話中話來定義,卻可能是「搶佔所有客戶touch point,達成產品在上市初期的話題與聲量。」在這條件下,就不能從單一面向(Marketing)去思考提升既有通路/產品的曝光。 三、尋找,從變更需求中點出明燈 在釐清老闆話中話,真正確認是「改動需求」的Brief後,你有幾條路可以走: 堅持立場:你有時需要學會拒絕老闆的任務,不是什麼都必須執行與Say yes,必須站在完整的產品全局去思考與說出你的獨立觀點。但在拒絕變更需求的同時,必須向老闆說明清楚,你的思考判斷為什麼這個不能更動?原因是什麼?影響範圍有哪些? 接受他也接受事實:產品經理得在內部會議上審查產品環節,並向老闆確認自己對業務/新需求的解讀是否有誤,你需要釐清新流程、新邏輯、因應新狀況帶來的各種問題,都需要和老闆確認並過一遍。既然是變更,那就得一次到位。而再次審查的面向,包含了影響範圍、功能/設計細節、時程、人力、業務邏輯、老闆期待值、各關係人、市場狀況等。 切記,再次從商業思維檢查業務邏輯,不能和產品邏輯脫鉤,一但落下不是變成沒人用的產品,就是用了卻不符合消費者期待的產品。 你也許會碰到無所適從的時候,像範圍太大不知如何改起、功能複雜一時動不了太多(通常這程度改動已經是策略上的翻天覆地)。試著化整為零,拆分成一個一個小環節來看,並排序重要性及急迫性,把互相影響的湊成一塊,單獨能解決的標記出來,有助於梳理思緒。 拉著key stakeholder看來,別讓自己陷入單兵作戰的窘境。 四、教育,不是一蹴可及 在變更需求不斷痛苦的溝通過程中,你得明白,老闆不像你一樣懂得所有產品開發流程,在同樣的時間內他學習並實踐商業策略,綜觀全局,但技術面的Know-how、或是產品全局的掌控,你才是專家。 因此,你不該當有意見不合時就一昧責怪你老闆,一次溝通不成功,你得去梳理背後的原因,才能找出後續解決的核心: 觀念來源:是否有他更信賴,更倚重的消息來源去造成他這樣的思考脈絡?可能是另外一位主管的論點,又或是新聞/媒體上的某些事件。 成功經驗:觀念是長久累積而成,而人們習慣依賴過往的成功經驗,進而複製到下一個階段,你得觀察是否有他的過往成功經驗擋住了你的提案? 說服程度:你準備的materials,是否足夠支撐你想講的論點與提案?你的key message是否清楚?又能讓老闆在短時間內吸收理解? 溝通策略:你可以動之以情,或是分析利弊得失,但得先確定好你的時間/地點等環境因素適合提出,並使用一切合情合理的方式讓你的老闆了解改動需求所帶來的影響。 - 甚至,你可以定期或不定期的盡量洗腦你的老闆,無論是正式會議、等電梯、搭Taxi、外出覓食、單獨走路時,你要把握每一次談話的機會教育他、洗腦他、舉例來說服他、讓他對於你做的判斷感到心動,開始對於他做的決定感到動搖,當動搖累積到一定程度後再進行正式會議說服,成功率才會大幅提升。 一次提不過,不代表會永遠提不過。 也有一種方式是拉入外部資源,從顧問,廠商下手,比你自己來教育會輕鬆很多,不管是外部seminar、內部workshop開始進行教育工程,日常教育是減少未來認知gap的基礎。 五、安內,向上向下即時更新 對於向上管理的訊息同步,你必須注意以下的要點: 主動性:身為一個產品經理,你得學會主動將資訊跟進度同步給你老闆,尤其在產品變更需求上,老闆更會特別重視,甚至等不及weekly meeting報告,你需要深入分辨什麼是你自己能下判斷處理的,哪些是老闆需要知道/或決策的訊息,在適時的時候提出,才能增加你溝通上的價值。 決策點:若專案需要老闆裁決判斷,你需要清楚地列出各項action item,並壓上deadline,說明決策帶來的正負影響(通常算一算變更需求,負面影響都大於正面…) 面對PM性格或控制欲強的老闆,訊息同步更為重要,很多老闆恨不得在他想要的產品功能上樣樣都插手,但適時的讓他放心,並展現你專案控管的專業就是一件得不斷學習的事。 即使最終仍要變更需求,對於跨部門溝通的同事們也要說明清楚: 變更目的:最終你被說服時,也要拿出老闆策略判斷與合理解釋去說明需求變更目的。(當然話術得內化過) 變更執行計畫:可能已和老闆協議了折衷方案,用最小的功能修改去滿足老闆的需求,但執行計畫、步驟上都需要和每一位專案成員溝通釐清。 更新協作資料:記得更新每一個記載舊需求的地方,包含Email, Excel, JIRA, Confluence, google doc…等等,避免造成混淆或資訊不同步。 最後,祝大家面對需求變更時都能安然度過,和老闆溝通順暢無比! (原文標題:學會向上管理,產品經理應對老闆變更需求之教戰守則) [course_plugin api_type='course_id' title='PM產品經理|入門致勝攻略' id='d74ae414-8db3-46d4-8158-9d256c517939']
【104職場力】・專案管理

顧客抱怨處理與服務品質【公開班培訓課】客服

顧客抱怨處理與服務品質【公開班培訓課】客服協會 顧客抱怨的有效處理是提升服務品質的重要關鍵,有效的顧客抱怨管理流程不僅可以改善顧客滿意度,還能為企業帶來增長機會,成功的顧客抱怨處理對於服務品質的提升至關重要,通過及時回應、系統化管理和持續改進等策略,企業可以顯著提升顧客的滿意度與忠誠度,進而促進整體業務的增長與發展。 客戶抱怨處理的重要性 顧客的抱怨通常是服務或產品質量不足的反映。正確的處理方式能將不滿意的客戶轉化為忠誠的顧客,從而提升企業的形象和顧客忠誠度,顧客抱怨的管理流程涉及接收、分析與回應客戶的反饋,並根據這些反饋進行必要的改進 。 有效的顧客抱怨處理策略 1. 及時回應:企業應該優先考慮對顧客的投訴作出迅速的反應,這有助於減少顧客的不滿情緒升級,即使解決問題需要一些時間 。 2. 系統化記錄:建立一個有效的投訴管理系統,對顧客反饋進行系統化的記錄和分析,以便發現服務中存在的問題 。 3. 全面調查:在處理顧客投訴時,進行詳細的調查是關鍵。這可以幫助了解問題的根本原因,有助於制定針對性的改善措施 。 4. 有效解決問題:企業需專注於制定具體的解決方案,不僅要解決當前的投訴,還需要防止同類問題的再次發生 。 5. 持續改進:利用顧客的反饋促進持續改進,將其轉化為實際行動,進而提升整體的服務質量 。 研討個案 - https://www.msn.com/zh-tw/news/living 林毅 的故事 花4萬買人體工學椅 保固內送修代理商要收1萬運費 網怒不如買水貨 不少電腦玩家因有久坐需求,為了讓自己坐得更舒服,或是想矯正坐姿,往往會花大錢買一張高級人體工學椅。就有網友花了4萬多元的知名品牌人體工學椅,沒想到還在保固期內網布破掉,打算送修時,代理商竟要求用家自行支付1萬元運費,引發軒然大波。 網友在PTT電蝦版發文表示,自己花大錢購買了Herman Miller的旗艦工學椅「Aeron 2.0」,享有12年保固,因為網布破掉,寄信給代理商打算跑送修流程,沒想到近日收到回信,代理商表示去年10月已更新保固服務的運費,請他自行到關網查看。 不看還好,一看差點暈倒,代理商官網寫著,產品保固期間內,人公費與零件更換費用免費,客戶「僅需」負擔來回運送成本,且依產品與地區有所不同,最便宜的為雙北,運費5000元,越往南越貴,桃竹、宜蘭運費6000元、苗栗6500元、台中7000元、彰投7500元、台南8500元、高雄9000元、屏東9500元,最貴的則是花東地區,直接開價1萬元。 有網友想要送修工學椅,卻被客服告知去年10月有修改運費條款,他到官網一看發現竟然要5000起跳,最貴要1萬元,氣得大罵根本就沒有出保意願。(圖/取自代理商官網) 原PO傻眼表示,代理商開這種價格,根本就是故意不想出保,玩這種更新保固規則,那以後其他廠商這樣玩保固意義何在?詢問版友「有沒有跟消保官打過交道的」,希望能提供意見。 網友也怒轟:「這家不意外,早就勸過別買了」、「笑死,這樣我不如去對岸買水貨,運費來回四五趟還有找」、「不只運費驚人,維修還要等半年呢」、「保內出錢我還真第一次聽說」、「一趟運費就能抵四分之一價格了」、「本來就比水貨貴1萬,出保還要多1萬,那我為啥不買水貨,坐壞了直接在買一張還不用等太久」、「這保固跟沒保一樣」、「附帶一提,他們超大紙箱還不會幫忙處理,要你自己解決」、「這家超離譜,之前修個把手運費9000...」、「台灣的保固就是笑話」、「運費1萬,是董事長親自開賓士運送是不是」、「椅子就那麼貴了,保內運費還敢這樣搞」、「這代理商真的還有心想幹嗎?收一收算了」。
詹翔霖・管理知識學院 詹翔霖

顧客體驗怎麼優化?世界最佳餐廳經營者:親自去當自家公司的「神祕客」

資源有限時,與其面面俱到,不如只做你能做得非常好的事。「麥迪遜公園11號」前總經理暨業主威爾.吉達拉也坦言,自己曾堅持電話訂位卻適得其反,並提醒領導者:想知道顧客的真實感受,最簡單的方法就是親自當一次自家的神祕客。本文節錄自《超乎常理的款待式領導》。 文/威爾.吉達拉(Will Guidara) 本文目錄(點擊可快速前往) 老旅館只靠一份早餐,就讓人難忘你現在做的這些事有效果嗎?還有一件事→去當自家的神祕客 如果我們擁有無限的時間、精力、餘裕、資源、人力與金錢,當然可以把每一個接觸點都升級。但現實中大多數人沒有這樣的條件,所以我們才要策略性的聚焦在4個領域:體驗的起點、被忽視的接觸點、痛點,以及終點。在這幾個地方使力,你就能立刻看到成效。 在你準備大刀闊斧推動任何宏大的計畫之前,我想先給你一個忠告:只做你能真正做得非常好的事。 老旅館只靠一份早餐,就讓人難忘 幾年前,我在紐奧良法國區一間迷人的老旅館索尼亞特之家(Soniat House)住宿。由於建築老舊,這裡的設施無法與四季酒店相提並論,房間的奢華程度也遠不及麗思卡爾頓。這裡沒有餐廳、沒有客房服務,甚至連酒吧都沒有。 但每天早晨,一位身著上漿白色外套的男士,會推著早餐推車,送上一塊奶香濃郁的比司吉麵包,以及一杯無可挑剔的菊苣咖啡;在這個特別懂得享受早晨的城市裡,這兩樣都是最能代表紐奧良的特色餐點。 這一招很厲害。索尼亞特之家並不試圖做到面面俱到,他們選擇只做一件事(好吧,可以算兩件),而且還做得這麼好,教我永生難忘。 你現在做的這些事有效果嗎? 要割捨自己喜愛的東西,真的非常難,但是有時你還是得壯士斷腕。 當你仔細審問顧客體驗中的接觸點時,不只有機會思考自己應該做什麼,也得用嚴格的眼光檢視自己已經在做的事。就算你已經投入不少時間和精力也不例外,甚至正因為你投入了不少心血,才更應該嚴格檢視。 這代表你必須回答一個難題:顧客的實際體驗,真的和你設想的一樣好嗎? 我們往往會對自己投入大量時間與心力的計畫特別執著。這正是危險之處,因為它會很容易演變成我們的盲點。 我來說一個自己的故事。我剛到麥迪遜公園11號時,線上訂位平臺開始盛行,對此,我實在深惡痛絕。顧客與餐廳的第一次接觸竟然是透過電腦螢幕,這讓我難以接受;我希望那一刻是有溫度的、人與人的連結。 眼看著很多餐廳紛紛以線上平臺取代訂位專員、省下大筆開銷,我卻反其道而行,堅持透過電話訂位。這是一個昂貴又費事的選擇,我卻以此為傲。 我的團隊則不以為然,他們最終說服我的方式,是請我實際體驗普通顧客電話訂位的流程。因為他們知道,要訂到位子,得提前28天,在早上9點整設好鬧鐘準時打電話。因為來電的人太多,通常要等上30分鐘才能聽到訂位人員的聲音。好不容易接通了,都是聽到對方遺憾的表示已經客滿,再詢問他們要不要等待候補。 也就是說,儘管我投入一堆資源,也是出於一片好意,電話訂位的體驗根本不符合款待的精神。 於是,我想到一個真正符合款待精神的做法。我還是認為讓顧客聽到真人的聲音很重要。但我不再花錢讓訂位人員婉拒顧客,而是把他們調去做另一件事:把心力花在打電話給透過網路訂位的顧客上,確認訂位,順便詢問對方是否要慶祝什麼日子,思考我們如何把那個晚上變成更特別的專屬體驗。我們的服務人員一樣多,工作時間一樣長,只是著重的部分不同。 事實證明,這才是更好的投資。我由衷感謝團隊一再堅持,直到我願意放下自己的執念。 還有一件事→去當自家的神祕客 想要了解顧客的實際感受,最簡單、有效的方法,就是親身去體驗。 很多主廚只在廚房的日光燈下試菜,一次嘗一道。這頂多讓你知道這道菜好不好吃,沒辦法知道這道菜跟前一道或後一道放在一起是否恰當,整頓飯吃下來會不會太膩、還是吃不飽,或者用餐時間拖太長。要真正了解這些細節,你必須走進餐廳,像顧客一樣從頭到尾吃完一整餐。我們每一季都會這樣做,而且我每次吃完站起來,都已經寫下好幾頁的重點筆記。 你在飯店淋浴時,有多少次開了水伸手找洗髮精,才發現它在淋浴間外,跟漱口水一起放在洗手臺旁?一排小瓶裝的備品擺在洗手臺邊,看起來確實豪華又有質感。但我敢說,要是飯店的經理實際住過自家飯店,顧客就不必光著身子、冒著寒意,腳踩溼滑的磁磚,到淋浴間外去找備品了。 我想邀請各位,請用顧客的眼光體驗你提供的服務;這也是一項挑戰,請去當自家公司的神祕客吧。(對,就算你已經花錢找了神祕客,一樣得這麼做。) 上一次你住進自家飯店、或是做類似的事,是什麼時候?你打過自家公司的客服電話嗎?用過自家門市的公用洗手間嗎?你曾像消費者一樣,用辛苦賺來的錢購買自家公司的產品,並且開箱嗎? 這是投資,也是每次都能得到收穫的練習。很多時候,也幾乎不用耗費多少成本,例如請客房清潔人員把洗髮精擺回淋浴間就好了。 至少,我可以保證,你會發現一長串全新的接觸點,可以加進時間軸。 節錄自:天下文化《超乎常理的款待式領導:打造卓越團隊的實戰策略》/威爾.吉達拉 著 推薦閱讀: 追求卓越,團隊卻快撐不住…最佳餐廳推手:留意3個超載警訊,讓工作變有趣 揭露Amazon職場文化「救生艇演練」:哪種人會收到PIP績效改善計畫?
【104職場力】・顧客服務

從「難搞的低績效員工」到可管理的績效課題—HR 必備的診斷與處理策略

文/黃愛 Lilian Huang 104人資學院 資深專任顧問 績效其實等於「能力 × 意願」,處理低績效的第一步是釐清到底是哪一端出了問題。先檢視目標是否具挑戰性又可達成,避免因訂錯目標誤判員工;若是能力不足,可透過訓練、SOP或職務調整來支持;若是意願不足,則需透過面談釐清動機,並檢視主管互動與組織文化。管理者應以公平且具建設性的回饋促進進步,配合可量化的成長指標與定期檢視,將績效管理從零碎行為轉為制度、技能與文化並重的流程。 本文導覽 前言:績效 = 能力 × 意願(1) 先檢視目標是否合理(2) 區分能力問題與意願問題(3) 注意管理者回饋與認可的公平性(4) 強化進步導向的回饋機制將績效管理視為一門「藝術」與系統工程為什麼現在就要重視?需要協助把策略落地? 在許多公司裡,主管與老闆常抱怨:「這位員工績效太低,真難處理!」但在執行績效管理(績效管理、低績效員工、目標設定)時,我們常忽略一個簡單卻關鍵的出發點:績效 = 能力(ability) × 意願(willingness)。弄清楚是哪一端出了問題,才能有對症下藥的作法。 1. 先檢視目標是否合理 很多所謂的「低績效」,其實是目標訂錯了。目標應該既有挑戰性也要可達成—不是要求會騎腳踏車的人去開車。年度目標應考量外在情勢(通膨、競爭)與個人進步期待(經驗累積、勝任力提升),逐步提高,而不是一夕暴增。合理的目標設定是誤評低績效的第一道防線。 2. 區分能力問題與意願問題 能力不足時,檢視是否給予足夠訓練、SOP、範本與時間,或是否須調整到更適配的職務。意願問題則可能源自個人價值觀或外在環境(主管態度、文化認可)。透過面談與行為觀察釐清原因,才能決定是投入發展還是結束關係。 3. 注意管理者回饋與認可的公平性 績效文化會因主管反應而塑造成型。若主管只在「少數錯誤」時嚴厲批評,卻在「少數成功」時過度獎勵某些低基期人員,會讓持續穩健表現的優秀員工感到不公平,反而破壞動力。管理者應誠實回應每位員工的貢獻,兼顧進步肯定與長期表現獎勵。 4. 強化進步導向的回饋機制 對於努力但尚未到位的員工,除了給予資源與明確指導,還要及時肯定每一次的改善;對於一貫表現佳但偶有失誤者,也要以發展角度回饋,而非一味責難。建立可量化的成長指標與定期回顧,有助於讓員工看到自己的職涯軌跡。 將績效管理視為一門「藝術」與系統工程 優秀的績效管理結合制度(績效評估、目標管理)、技能(主管領導、回饋技巧)與文化(公平、透明)。HR 應主動學習管理典範、設計培訓課程,並可透過顧問協助與系統工具把流程標準化,降低人為偏差,提升決策品質。 為什麼現在就要重視? 有效的績效管理能提升員工生產力、降低流動成本並促進人才發展,是人才策略(人才發展、員工激勵)成功的關鍵。錯誤的處理方式不只傷害當事人,也會讓整體團隊出現「不敢優秀」或「只追求半成功」的扭曲行為。 需要協助把策略落地嗎? 104人資學院提供專業的績效管理顧問服務,包含目標設定流程設計、主管回饋訓練、績效制度建置及優化。若您想系統化改善績效管理、建立公平透明的評估機制,歡迎聯絡我們,讓專家協助您把「難處理的低績效」轉化為可管理、可成長的人才資產。 >> 索取【績效管理】難題解析影片 >> 立即諮詢 104【績效管理】顧問服務
【104職場力】・績效管理

顧客關係管理與客訴應對技巧

顧客關係管理與客訴應對技巧 顧客關係管理 (CRM) 與客訴應對視為服務業經營的兩大支柱,認為良好的 CRM 可以預防客訴,而有效的客訴處理則能化危機為轉機,提升顧客忠誠度。以下為其相關技巧綱要: 顧客關係管理 (CRM) 綱要 CRM 的核心在於建立長期且有價值的顧客關係,提升顧客滿意度與忠誠度。 1. 顧客資料收集與分析 • 建議: 透過會員系統、消費記錄、問卷調查等多管道收集顧客基本資料、消費偏好、特殊需求(如寵物過敏、飲食禁忌、生日等)。 • 目標: 建立完善的顧客數據庫,透過數據分析了解顧客價值與行為模式,進行市場區隔。 2. 個人化服務與精準行銷 • 建議: 根據顧客資料提供個人化的服務與建議。例如,針對特定顧客發送專屬優惠、生日祝福或產品推薦。 • 目標: 讓顧客感受到被重視,提升品牌溫度與顧客黏著度。 3. 建立多管道溝通平台 • 建議: 運用實體店面、電話、電子郵件、LINE、Facebook 等多元管道與顧客互動。 • 目標: 保持與顧客的緊密聯繫,即時回應疑問與需求,提升顧客參與感。 4. 忠誠度計劃與回饋機制 • 建議: 設立會員制度、積點換購、等級升級等回饋機制,鼓勵顧客持續消費。 • 目標: 提升顧客回購率,將一般顧客轉化為忠實粉絲。 5. 超越期望的服務體驗 • 建議: 在服務流程中創造「驚喜時刻」,提供意料之外的貼心服務或小禮物。 • 目標: 創造難忘的體驗,建立良好的口碑行銷。 ________________________________________ 客訴應對技巧綱要 客訴處理的目標不僅是解決問題本身,更是挽回顧客信任,避免負面影響擴大。 1. 建立標準作業流程 (SOP) • 建議: 制定清晰的客訴處理 SOP,讓每位員工都知道如何應對與回報。 • 目標: 確保處理流程一致、迅速且有效。 2. 情緒管理與同理心傾聽 • 建議: 服務人員需保持冷靜,讓顧客充分表達不滿,並展現同理心,讓顧客感受到被理解與重視。 • 目標: 緩解顧客負面情緒,建立初步的信任基礎。 3. 誠摯道歉並承諾解決 • 建議: 無論責任歸屬,首先應代表店家誠摯道歉,並明確承諾將積極處理問題。 • 目標: 展現負責的態度,防止情況惡化。 4. 快速回應與提出解決方案 • 建議: 盡快回覆顧客,並提供具體可行的解決方案。若無法立即解決,應告知處理進度與預計完成時間。 • 目標: 展現效率,滿足顧客期望。 5. 追蹤確認與關懷回訪 • 建議: 在問題解決後,應進行回訪或致電追蹤,確認顧客是否滿意解決結果。 • 目標: 展現負責任的態度,透過關懷將危機轉化為提升忠誠度的機會。 6. 檢討與預防再發生 • 建議: 將每次客訴記錄下來,分析原因並檢討流程,避免同樣問題再次發生。 • 目標: 持續改進服務品質,提升營運效率。
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客服主管如何看懂服務品質?客服滿意度管理系統推薦與挑選重點

「我們的客服做得好不好?」這個問題,很多主管只能憑印象回答。客訴少的月份覺得不錯,被客人在社群上抱怨的那一週又覺得很糟。印象會隨最近發生的事情擺盪,無法作為改善的依據。客服滿意度管理系統要做的,就是把這個問題換成一組可以持續追蹤的數字。 【先定義:這類系統在管什麼】 客服滿意度管理系統透過儀表板呈現滿意度與即時回饋,讓主管追蹤服務表現及改善進度。它不是用來取代客服人員,而是讓團隊知道哪裡做得好、哪裡需要調整,以及調整之後有沒有變好。 管理王的客服滿意度儀表板,官網功能頁說明了六個重點,以下依管理者實際會看的順序整理。 一、三大核心指標。CSAT 客戶滿意度、NPS 淨推薦值與 CES 客戶費力分數同時呈現。三者衡量的面向不同:CSAT 看單次服務的感受,NPS 看整體推薦意願,CES 看客戶解決問題費了多少力氣。 二、效率指標。平均回應時間、平均解決時間與首次解決率由系統自動統計。當滿意度下滑時,這些數字能幫助判斷是回得太慢,還是回了卻沒解決。 三、客服人員績效。呈現各客服的回應速度、滿意度評分與處理案件數,讓績效討論有客觀依據,而非只看誰比較常被稱讚或抱怨。 四、多管道對比。LINE、Email 與電話各管道的滿意度差異並列顯示,方便主管調整人力配置。 五、差評即時預警。一到二星的低分評價會自動標記並通知主管,搭配 AI 根因分析整理出主要的抱怨主題。 六、串接 CRM。與客戶關係管理資料整合,協助辨識流失風險較高的客戶,並追蹤未達服務水準承諾的案件。 至於滿意度資料怎麼來,官網的說明是在對話結束後自動推送評分邀請,並支援趨勢分析。 【適合哪些團隊】 有固定客服人力、且客戶會透過兩種以上管道聯繫的企業,最容易感受到差別。例如一家販售保養品的電商,客服同時處理 LINE 與 Email,主管原本只能在週會上聽同仁口頭回報。導入儀表板後,她每天早上先看前一天的低分評價與回應時間,週會的討論從「最近客人好像比較不滿」變成「上週 Email 管道的解決時間拉長,原因是退貨流程說明不清楚」。 另一種情境是 B2B 服務業。客戶數不多,但每一家都重要。這時與 CRM 的串接更有價值:某家重要客戶連續給出低分,業務與客服可以同步知道,而不是等到續約時才發現關係已經出問題。 上述為匿名化示意,實際數字與成效因企業而異。 【客服滿意度管理系統比較:自建、單點工具與整合平台】 做客服滿意度管理系統比較時,可以從三種路線來看。 自行開發或以試算表彙整,成本看似最低,但評分邀請的發送、資料回收、指標計算都要人工維護,一旦負責的同仁異動,資料就容易中斷。 單點的客服或問卷工具,在各自領域功能完整。需要留意的是,滿意度資料如果與客戶資料分開存放,要回答「哪些重要客戶最近不滿意」這類問題時,就得另外串接或人工比對。國際客服平台多以客服人員席次計價,介面語言與 LINE 整合程度也需要自行確認。 整合平台則是把客服、CRM 與滿意度放在同一個系統。管理王採這種做法,官網說明可省下約七到八成訂閱成本,前提是企業原本就需要其中多項功能。 官網的挑選指南提到四個檢查點:通路覆蓋度、AI 中文問答能力、工單派發邏輯的靈活性,以及與 CRM 的整合能力。我們會再補上一點:指標是否能回溯到單一案件。只有總分而看不到個案,改善很難落到具體動作。 【導入步驟建議】 建議分三個階段進行。第一階段只做一件事:讓每一次服務結束後都自動發出評分邀請,先累積一個月的基準數據。第二階段開始設定低分通知,並約定主管收到通知後多久內要回頭了解狀況。第三階段才把指標納入週會與績效討論。順序之所以重要,是因為沒有基準就設定目標,團隊容易覺得數字是憑空而來。另外也提醒,評分邀請的回覆率本身就值得觀察,回覆的人太少時,分數的代表性有限,解讀上應該保守一些。 【費用怎麼看】 許多人查詢客服滿意度管理系統費用時,預期會看到按模組或按人頭的報價。管理王的做法不同:各系統內建於方案之中,選定方案後即可使用,不需為單一系統另外付費。 方案共四種。免費方案 NT$0,永久免費,成員上限 10 人、儲存 1 GB,註冊時贈送一次性的 AI 點數 500 點,部分功能為 30 天試用。經濟型 NT$5,000/月,成員上限 30 人、儲存 50 GB、AI 點數每月 1,000 點。商務型 NT$10,000/月,成員上限 60 人、儲存 200 GB、AI 點數每月 3,000 點,含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型 NT$19,900/月,成員不限、儲存 1 TB、AI 點數每月 10,000 點,含 16 小時遠端導入教育訓練。 選擇年繳時月費不打折,但會加贈 2 個月,也就是付 12 個月可用 14 個月。另外,客製化開發以每小時 NT$1,000 計,加購教育訓練每小時 NT$2,000(最低 10 小時)。實際費用請以 app.ai.com.tw 官網公告為準。 若會搭配 AI 電話客服使用,各方案每月含有的通數不同:經濟型 100 通、商務型 500 通、旗艦型 1,000 通。 【常見問答】 Q:CSAT、NPS、CES 一定要三個都看嗎? A:不一定。剛起步的團隊可以先從 CSAT 與回應時間看起,等流程穩定後再加入 NPS 與 CES。儀表板同時提供,是為了讓企業依成熟度選用。 Q:低分評價出現時,主管多久會知道? A:依官網說明,一到二星評分會自動標記並通知主管,不需要等到月報才發現。 Q:績效排行會不會讓客服人員有壓力? A:數字本身是中性的,關鍵在管理方式。建議把排行用於找出值得分享的做法與需要協助的同仁,而不是單純用來比較高下。 Q:舊系統的客服紀錄可以帶過來嗎? A:官網說明支援 CSV 等格式匯入。實際可匯入的範圍,建議在導入前與團隊確認。 【推薦與聯絡】 整理客服滿意度管理系統推薦時,我們會把「能否讓主管每天花五分鐘就掌握狀況」當成核心標準。指標再多,若需要人工整理才看得到,最後還是會回到憑印象管理。管理王由戰國策集團出品,深耕企業服務超過 25 年,服務超過 3 萬家企業客戶,由台灣團隊開發維運,資料存放於台灣。想了解這套客服滿意度管理系統如何配合現有的客服流程,可以直接與我們聯繫。 管理王 AI.com.tw 0800-003-191
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顧客服務與服務團隊管理 服務品質提升與顧客抱怨處理

第15週 顧客服務與服務團隊管理 服務品質提升與顧客抱怨處理 課程名稱 寵物門市人力資源管理(Human Resource Management for Pet Retail Stores) 壹、學習目標 完成本單元後,學生應能: 1. 說明顧客服務管理的核心概念。 2. 了解服務品質與顧客滿意度的關聯。 3. 分析寵物門市服務流程與標準化方法。 4. 應用顧客抱怨處理技巧。 5. 建立服務團隊管理制度。 6. 評估服務品質對門市績效的影響。 貳、顧客服務管理概論 一、何謂顧客服務管理 顧客服務管理係指:企業透過制度、流程與人員訓練,提供一致且高品質服務,以提升顧客滿意度與忠誠度的管理活動。 簡單來說:「讓顧客願意再來,甚至願意推薦你。」 二、寵物門市服務特性 寵物門市服務具有以下特點: • 高情感連結(顧客重視寵物) • 高專業需求(飼養與健康知識) • 高即時反應(現場互動) • 高信任依賴(生命照護) 參、服務品質概念 一、SERVQUAL模型 SERVQUAL Model五大構面: 1. 有形性(設備與環境) 2. 可靠性(服務一致性) 3. 回應性(即時服務) 4. 保證性(專業與信任) 5. 同理心(理解顧客需求) 二、服務品質形成因素 • 員工能力 • 服務流程 • 企業制度 • 顧客期待 肆、寵物門市服務流程設計 一、標準服務流程(SOP) 1. 顧客進店接待 2. 需求詢問 3. 商品或服務介紹 4. 推薦與說明 5. 結帳與交易 6. 售後關懷 二、服務一致性的重要性 若服務不一致,會導致: • 顧客信任下降 • 評價不穩定 • 品牌形象受損 伍、服務團隊管理 一、何謂服務團隊管理 透過團隊合作與制度設計,使服務品質達到一致性與穩定性的管理方式。 二、服務團隊角色 • 門市人員(第一線服務) • 美容師(專業服務) • 店長(流程與品質管理) 三、團隊合作要素 • 明確分工 • 即時溝通 • 共同目標 • 相互支援 陸、顧客抱怨管理 一、顧客抱怨的本質 顧客抱怨不是問題,而是: 「顧客給企業改善機會的訊號。」 二、抱怨處理流程(5步驟) 1. 傾聽(Listen) 2. 致歉(Apologize) 3. 了解問題(Understand) 4. 解決方案(Resolve) 5. 追蹤回饋(Follow-up) 三、常見抱怨類型 • 商品問題 • 服務態度問題 • 價格認知落差 • 等待時間過長 四、錯誤處理方式 • 直接反駁顧客 • 推卸責任 • 冷漠回應 柒、寵物門市服務情境 一、情境一:價格爭議 顧客認為價格過高→ 正確做法:說明產品價值與差異 二、情境二:服務失誤 結帳錯誤→ 正確做法:立即更正並致歉 三、情境三:動物健康問題 顧客懷疑動物狀況不佳→ 正確做法:專業說明與透明資訊 捌、服務品質與績效關聯 一、正向循環 優質服務 ↓ 顧客滿意 ↓ 回購與推薦 ↓ 業績提升 ↓ 員工獎勵 二、負向迴圈 服務不佳 ↓ 客訴增加 ↓ 評價下降 ↓ 離職率上升 玖、服務績效指標 一、顧客滿意度(CSAT) 顧客對服務的評分 二、淨推薦值(NPS) 顧客是否願意推薦 三、客訴率 負面事件比例 四、回購率 顧客再次消費比例 拾、服務文化建立 一、何謂服務文化 組織內所有員工共同重視顧客服務的價值觀與行為模式。 二、建立方式 • 教育訓練 • 主管示範 • 獎勵制度 • 即時回饋 拾壹、案例研討 案例 某寵物門市服務標準不一致,不同員工對商品介紹差異很大,導致顧客信任下降。 結果: • 客訴增加 • 業績波動 • 顧客流失 討論問題: 1. 問題出在服務流程還是人員? 2. 如何建立一致性服務SOP? 3. 如何透過HR改善服務品質? 4. 是否需要績效連動? 拾貳、課堂活動 分組設計:服務改善方案 請設計一套寵物門市服務管理制度: (一)服務SOP設計 至少5個步驟 (二)顧客抱怨處理流程 完整5步驟 (三)服務品質指標 至少3項 (四)團隊管理方式 如何提升一致性服務 本週重點整理 ✓ 顧客服務是門市競爭核心 ✓ SERVQUAL可衡量服務品質 ✓ SOP是確保服務一致性的關鍵 ✓ 抱怨是改善服務的重要來源 ✓ 服務品質直接影響績效與留任 ✓ 團隊管理能提升整體服務穩定性 課後作業 請觀察一家寵物門市或服務業: 1. 分析其服務流程 2. 評估服務品質優缺點 3. 是否存在服務不一致問題 4. 提出改善建議(至少3點)
詹翔霖・管理知識學院 詹翔霖

跳脫「解雇」陰影:善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長

績效改善計劃(Performance Improvement Plan, PIP)日益受到重視,成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而,如何在人情世故與企業需求間取得平衡,是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧,強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談,如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法,我們可以幫助員工克服問題並提升績效,同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果,使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:績效管理與技能提升計劃(PIP)- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度 關鍵字 PIP 員工績效輔導 績效管理 績效分析 績效面談 關懷面談 輔導面談 發展面談 本文目錄(點擊可快速前往) 前言:PIP,成為留才與助人成長利器 人才定義與PIP 績效管理循環與績效輔導回饋流程 啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』  總結  一、前言:PIP,成為留才與助人成長利器 在現今大缺工時代下,人才辨識與人才管理、留才機制與效能,,變成為企業人資與部門主管非常重要的議題,其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了! 績效管理的三大目的是:與組織目標連結、與激勵機制(升遷與獎金)連動、助人成長(發展、訓練、輔導),而主管如果透過良好的PIP(Performance Improvement Plan)技能,肯定能在「助人成長」的領域中,讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升,進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果! 又或者處理績效不佳的同仁員工,常常是主管心中「極度不想面對的痛點」,一方面擔心影響團隊績效與氣氛,另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等,都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題! 二、人才定義與PIP 許多主管在面對績效不佳員工時,常有以下疑慮:(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」?(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」?(3.) 值得積極培養,還是維持現狀?考慮替換?(4.) 上述這些疑慮,其實在定義前,都要先回到公司的「人才標準」,才是最客觀正確的。  一個完整的人才定義,至少要包含四個構面:(1.) 績效表現:能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願:是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力:是否具備滿足該職位所需的能力,包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力:是否具備「下一個職涯位置」的潛力。 再次提醒:在談 PIP 前,必須先釐清「人才」的定義,當員工在績效上出現落差時,主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」,而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」,哪裡不符合?所對應的管理措施為何? 104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站幫你搞定 > 三、績效管理循環與績效輔導回饋流程 績效管理循環的架構,整理如下圖(詳細可參考:卓越主管的關鍵四大管理) 2. 績效管理的目的(1.) 策略性:A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的:A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 (3.) 發展性的:A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展 3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標:要能承接組織策略的目標,也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則:如下圖 Simply & Specific  簡單、明確具體的要清楚說明,而不是一個概略性的Measurable   可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable  可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant  有關連的必須與工作表現的重點相關Timely  有時間限制的在限定的時間內完成 (3.) 過程管理與追蹤、面談:過程中,進行即時的績效評估與相關面談,持續正向回饋與指導,幫助達標並與其,與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒,在這個循環中,績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵,否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」!B. 因此,主管應在員工出現異常跡象時,就要及時啟動介入,也就是可以:- 透過日常回饋,正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生,則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談,可區分以下幾種類型:- 正向肯定面談:主管發現員工有績優事件發生,想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談:主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,以利表達對員工的重視,並了解真正原因,方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談:針對過程中或期末時,員工績效達成狀況不理想,或者行為態度欠佳者,推論是無意願或能力有問題時,啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談:針對績效考核後,辨識出的績優人才,進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒,上述幾種面談類型,都要聚焦『核心目的』,同時也要及時啟動,才能獲得最佳效益! 四、啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 1. 肯定要及時,員工會有持續好表現:主管發現員工有績優事件發生,就可啟動正向肯定面談,同時全程一定都是正向肯定,沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』!(1.) 建議主管可多練習正向語言,同時可採用『STAR紀錄與表達法』,進行對員工深層的肯定A. Situation:情況,該正面事蹟當時的情況B. Task:任務,該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action:行動,該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result:結果,該正向事蹟當時員工展現行為後之結果 2. 主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,其操作重點如下:(1.) 關心:主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後,針對所觀察的近況,真誠的關懷,引導其說明!(2.) 了解與分析:主管真誠傾聽與理解,同時針對導致意願下降的主因,給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵:主管在分析出主因後,找出方法,引導其重回積極動力,並多強正向鼓勵! 不知道從何開始嗎?報名【104 績效管理師】認證課程>> 五、啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時) 面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表,鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧,說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處),可善用STAR說法偕同擬定改善的方法,並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃,以及應改善的工作項目,並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵  本績效面談,是面談類型中,最正式的面談,也最需要有面談紀錄,以利必要時(例如啟動資遣),因應勞動事件法之舉證用,補充關鍵技巧要點如下:(1.) 建立信任:強調 PIP 的目的不是要淘汰,而是協助改善,回歸「助人的初心」,將有助於員工卸下防備,願意面對問題。(2.)數據為基礎:避免流於主觀,必須以績效分析結果為依據;行為態度改善的部分,也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽:必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言,讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達:過程中,都是正向語言,沒有負向語言,必要的時候也要展現同理心,例如「我理解你最近壓力很大」,減少對抗心。(5.) 問題探索:關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素(如家庭困難、心理壓力、技能不足)。 六、啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』 對於績優人才,主管在現今留才大時代下,更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向,包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等,讓這類人才在公司能因為看的到未來,而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。 展開步驟(詳細可參閱:創辦人、主管退休誰來接班?給HR的關鍵人才梯隊建立指南,以及用個人發展計畫(IDP)留下好人才(上)訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整 七、總結 在 PIP 中,第一步往往不是「談績效」,而是「談助人的初心」。 績效指標(成果)與職能(行為),是考核基本 考核能公平客觀合理,員工才會願意好表現 公平做出人才辨識與缺口分析,善用各類績效面談,真心誠意回饋與發展 主管的正向語言非常關鍵,請多練習與善用 平時記錄行為事例(優/待改善),及時回饋 善用人才九宮格,主管讓績優人才數增加 特別提醒,需要的時候,就要及時啟動,不要等到公司規定的績效面談時間! 正向用詞很重要,回歸助人成長的初衷! 最終,作者期許本文,能讓各HR 與主管們,針對績效管理與PIP方面,有所助益,成為留才、助人成長的助力,而不是單純的淘汰工具,也不再是「痛苦的代名詞」,而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。 超過7000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
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