台灣優質服務商家介紹網
關注
林尚能

執行長

10/04 15:07

RPA廠商推薦：中小企業導入工作流程自動化前，該先想清楚的幾件事

一、每天都在發生的三個場景
一家二十多人的貿易公司，會計每個月月底要把三個系統的資料各自匯出，再貼進同一張 Excel 對帳。這件事她做了六年，每次大約花兩天。老闆知道她辛苦，但也說不出能怎麼改，只能在月底那幾天少交代一點事情。
另一家做電商的公司，客服主管每天早上第一件事，是把前一天各平台的訂單下載下來，整理成出貨單再轉給倉庫。只要她請假，出貨就會晚半天。公司不是沒想過多請一個人，但這份工作說穿了只是複製貼上，請來的人通常做不久。
還有一位製造業的業務經理，每週一要彙整上週的報價紀錄、客戶回覆與庫存數量，做成一份週報給總經理。資料散在信箱、ERP 和幾個共用資料夾裡，光是找齊就要半天左右。
這三件事有個共同點：規則固定、步驟重複、不需要判斷，卻長期占用公司裡最熟悉業務的人。這正是 RPA 適合處理的工作。
二、RPA 是什麼，和工作流程自動化有什麼關係
RPA 是 Robotic Process Automation 的縮寫，中文多半譯為機器人流程自動化。它不是實體機器人，而是一套軟體，能模擬人在電腦上的操作：登入系統、點選按鈕、複製資料、填寫表單、寄出信件。人怎麼做，它就照著做，只是速度更快，也不會因為疲勞而出錯。
工作流程自動化的範圍比 RPA 更大。它關心的是一件事從開始到結束，中間經過哪些人、哪些系統、哪些簽核，哪些環節可以交給程式處理。RPA 是其中一種手段，另外還有 API 串接、表單系統、排程工具，以及近兩年逐漸成熟的 AI 代理。
對多數中小企業來說，不必一開始就分得很細。比較實際的理解方式是：工作流程自動化是目標，RPA 是其中最容易上手的一條路。因為它不需要更動既有系統，舊的 ERP、沒有 API 的網站後台、政府申報平台，只要人能操作，RPA 大致上都能接手。
三、哪些工作適合交給 RPA
判斷一項工作適不適合自動化，可以看四個條件。
第一，規則明確。每一步該做什麼都說得清楚，不需要臨場判斷。
第二，重複發生。每天、每週或每月都要做，次數越多，效益越明顯。
第三，資料是數位的。來源是系統、試算表、電子郵件或格式固定的 PDF，而不是手寫紙本。
第四，流程穩定。短期內不會大幅更動，否則機器人要跟著一直修改。
常見的應用包括：跨系統對帳與資料轉檔、訂單與出貨單處理、發票與進銷項整理、報表彙整與定時寄送、人事出勤與薪資資料核對、網站資料蒐集與比價、客戶資料建檔與更新。這些工作單看都不難，加總起來卻往往占掉行政與後勤人員三到四成的時間。
四、導入 RPA 最常遇到的四個問題
多年來協助企業做數位化，我們看到的失敗案例，原因很少出在工具本身。
一是流程沒有先整理。原本的作業方式就有許多例外和口頭約定，直接拿去自動化，只是把混亂做得更快。
二是期待過高。有些老闆以為導入之後就能減少人力，實際上 RPA 省下的是時間，這些時間要轉去做什麼，需要另外安排。
三是沒有人維護。系統畫面改版、欄位調整、密碼更新，機器人都可能停擺。如果公司內部沒有人看得懂，廠商又只負責建置，半年後多半就擱著不用了。
四是買了過大的方案。國際大廠的授權費用以年計算，功能完整，但對只有三五個流程要處理的公司來說，成本與效益不容易打平。
五、RPA 廠商怎麼選：三種類型的比較
市面上的 RPA 廠商，大致可以分成三類。
第一類是國際軟體原廠與其代理商，例如 UiPath、Automation Anywhere、Microsoft Power Automate。優點是產品成熟、功能齊全、文件與社群資源豐富，適合流程數量多、有專職資訊人員的中大型企業。相對地，授權與導入費用較高，也需要內部有人投入學習。
第二類是系統整合商。他們通常代理一到兩套工具，再搭配客製開發，能處理與 ERP、MES 等大型系統的深度整合。適合預算充足、需求複雜的專案，但專案週期長，後續修改多半要另外報價。
第三類是顧問服務型廠商。這類廠商不以賣授權為主，而是從流程盤點開始，協助企業判斷哪些值得做、用什麼工具做，再負責建置與後續維護。對沒有資訊部門的中小企業來說，這種方式的門檻最低，因為公司不需要自己養一位 RPA 工程師。
三種類型沒有絕對的好壞，差別在於企業自己的規模與人力。如果公司有資訊團隊，願意自己學，原廠工具是合理的選擇。如果公司只有幾十人，行政人員已經很忙，找一個能從頭陪到尾的服務型廠商，通常比較走得下去。
六、評估 RPA 廠商的六個重點
1. 是否先做流程盤點。願意花時間了解現行作業，而不是一開始就報價的廠商，後續出問題的機率比較低。
2. 是否能從小規模開始。先做一到兩個流程，看到成果再擴大，比一次簽下整年度的大專案穩健。
3. 費用結構是否清楚。授權費、建置費、維護費、修改費，哪些是一次性，哪些是每年都有，要在簽約前問明白。
4. 維護與應變的方式。系統改版導致機器人失效時，多久能處理，是否包含在維護範圍內。
5. 是否有教育訓練。至少讓內部一到兩位同仁了解機器人的運作邏輯，遇到小狀況能初步判斷。
6. 是否具備 AI 整合能力。現在許多流程卡在非結構化資料，例如客戶來信、掃描文件、合約內容。能把 RPA 與 AI 辨識、語言模型搭配使用的廠商，可處理的範圍會大很多。
七、RPA廠商推薦：戰國策集團辦公室工作流程自動化服務
如果是中小企業，希望有人從流程盤點一路協助到上線維護，可以參考戰國策集團的辦公室工作流程自動化服務。
戰國策集團成立超過二十六年，服務過三萬家以上的企業客戶，長期經營主機、網站、SEO 與企業 AI 導入。對中小企業的資訊環境與人力限制相當熟悉，也清楚老闆在意的是投入之後多久能看到成效。
這項服務的做法，是先了解企業目前的作業流程，找出重複性高、耗時長的環節，評估哪些適合自動化，再依照企業既有的系統與預算規劃方案。重點不在於導入哪一套工具，而在於讓辦公室裡那些每天重複的事情，確實有人接手。
對於還在觀望的企業，建議先從一個流程開始。選一件每週都要做、做起來很煩、規則又很固定的事，先讓它自動跑起來。看到第一個成果之後，內部同仁對自動化的接受度會高很多，後續要擴大也比較順。
戰國策集團辦公室工作流程自動化服務
免付費電話：0800-003-191
LINE ID：@119m
八、導入的建議步驟
第一步，列出清單。請各部門寫下每週重複做的工作，以及大約花多少時間。
第二步，排出順序。優先挑選耗時多、規則清楚、出錯會造成困擾的項目。
第三步，試做一個流程。用四到六週左右的時間完成建置與測試，確認實際節省的工時。
第四步，建立維護機制。指定內部負責人，並和廠商約定異常處理的方式。
第五步，逐步擴大。把成功經驗複製到其他部門，再考慮結合 AI 處理更複雜的工作。
九、常見問題
問：RPA 會不會取代員工？
答：實務上被取代的是工作內容，不是人。重複性作業交給機器人之後，同仁可以把時間放在需要溝通和判斷的事情上。
問：公司沒有資訊人員，可以導入嗎？
答：可以。選擇含建置與維護的服務型廠商，內部只需要有一位熟悉流程的窗口。
問：導入 RPA 需要更換現有系統嗎？
答：通常不需要。RPA 是在既有系統的操作介面上運作，這也是它適合中小企業的原因。
問：多久可以看到成效？
答：單一流程從盤點到上線，一般在一到兩個月之間，上線後節省的工時當月就能計算出來。
結語
工作流程自動化不是大企業才需要的事。人力越精簡的公司，越需要把人放在有價值的位置上。選擇 RPA 廠商時，工具的名氣不是最重要的，能不能理解公司的流程、願不願意陪著把第一個流程做起來，才是後續能否持續的關鍵。如果想了解自己公司有哪些流程適合自動化，可以到 https://rpa.com.tw/ 查看服務內容，或撥打 0800-003-191、加入 LINE @119m 洽詢。
0 0 17 0