專案面面觀-360°全面探討專案管理

專案管理、軟體專案管理(107/8/1停考)、專案時間╱進度控管

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關注

張嘉麟

客務關係發展副理

2022/01/26

遠端工作對IT類型專案的影響

在新冠肺炎疫情遍佈全球之前，職場型態便已十分多元；疫情一發不可收拾後，員工的遠端成為必須，專案管理也一夕變天，在在考驗著公司組織與專案經理的應變能力。就資訊設備來說，幾大硬體廠商傳達著遠端管理方案早已就緒，IT無需因為無法觸及實體設備而慌亂，設備依舊可以輕鬆遠端部署或管理；企業內部各種協作工具更是號角全響，員工們一時之間被迫要全部上手，如此春秋戰國的局面，對IT類型的專案經理來說，究竟是利是弊？

IT 類型的應用繁多，舉凡設備安裝、新服務上線、解決方案的導入或升級、兩個異質/外部系統的整合等，其目的主要可分為以下幾類：

- 維繫公司穩定營運

- 為企業帶來新的商業模式與營收

- 優化流程，屏除組織中過時或多餘的系統或問題

無論是上述何者，對企業來說，IT專案時常背負著非成功不可的使命。然而過去在IT專案中，「遠端」屬於少數、屬於已知，且早已列入控管，也許是位於公司外的設備或軟體服務，也許是分公司、外包廠商，或是人數較少的異地員工，只要控管良好，對專案的風險度來說並不大；而如今在疫情的波動下，與專案負責人員不在同一地的人數與設備屬於大多數，溝通模式大量依賴遠端視訊或訊息軟體，疫情的起伏，更讓狀態與資訊處於必須時常更新的狀態。

為此，我們可以先將專案做個簡單的二分法：你所面對的，是1.機器？還是 2.人？

換句話說，我們先思考專案執行的對象、要產出的項目中，涉及「人」的程度有多少。

以「營運型」專案來說（比如軟體更新、大量機器升級），只要切實做好追蹤，文件與相關表單資料掌握好，專案中的執行人員屬於配合專案進展的角色，那麼人員位於「遠端」的比例突然提高，對專案所造成的問題，應不至於太大。

然而如果「人」扮演專案成敗的關鍵（比如流程優化、第三方系統導入等）涉及跨組織、跨部門、甚而跨地域，那麼「遠端」比例的大幅異動，就容易對專案帶來大幅風險；最明顯且常見的問題，就是遠端溝通的掌握度會在短時間內明顯下降，專案經理不容易掌握資訊佈達的效率。

在這種情況下，筆者的快速建議有：

- 專案經理應在溝通時多將話語權交給對方，讓對話從單向變成雙向。

- 溝通（開會）時間可以縮短，但是頻率不妨增加，以掌握人員狀態的變化。

- 多給予人性化角度的緩衝，疫情下帶來的往往不只是公司或個人層面的波及，還有背後的親人與家庭。

最後，樂觀思考，隨著遠端逐漸成為常態，只要IT專案經理能確保團隊依據對專案抱有一致的共識，組織自然會形成新的溝通模式與默契，之前的耗損不至於反覆出現，對專案的衝擊，也終會淡去。