英文商用書信需要具備禮貌、專業以及清晰三大要素,非母語人士的你是否也對商用書信感到頭痛呢?筆者整理了五大英文書信寫作重點,從書信開場白、寫信目的、用詞用具的選擇、結尾稱謂和問候,手把手梳理書信撰寫要點,讓你的書信看起來簡潔又充滿專業度,一次就學會!文末附上撰寫範例。
一、 首先,作為書信的開場白,使用專業的開頭稱呼
例如「Dear Mr./Ms. [對方的姓氏]」或「Dear Sir/Madam」,如果對方是熟悉的同事,則可使用「Hi [對方的名字]」。
⇨若不確定收件人性別,可以使用「Dear [對方的全名]」。
⇨開場白應簡潔表達關心或問候,例如:「I hope this message finds you well」。
二、清楚說明寫信目的
⇨「I am writing to inquire about...」
⇨「I would like to follow up on...」
三、使用禮貌和專業語氣
無論是請求或提出意見,避免語氣過於直接強硬。
⇨「Could you please...」代替「Can you...」
⇨「I would appreciate it if...」比「I want you to...」更得體。
四、結尾語
使用適當的結尾語表達感謝和期待後續溝通。
⇨「Thank you for your time and consideration!」
⇨「I look forward to hearing from you soon!」
五、信件結尾的署名
結尾用語取決於對收件人的認識程度:
⇨正式的結尾用「Sincerely」、「Best regards」。
⇨半正式的場合可以用「Kind regards」或「Best」。
商用書信避免冗長,建議直接切入主題,運用內文提到的技巧有效表達你的意思。
以下提供參考範例:
Subject: Meeting Request for Project Discussion
Dear Mr. OOO,
I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting to discuss the upcoming project timeline and deliverables. Would you be available for a call this Thursday at 10 AM?
Please let me know if this time works for you, or suggest an alternative that suits your schedule.
Thank you for your time, and I look forward to your response.
Best regards, OOO[我的姓名]
OOOOOOO[我的職稱]