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商用書信怎麼寫？掌握五個英文書信技巧，寫出專業商用E-mail，內文提供商用E-mail範例
英文商用書信需要具備禮貌、專業以及清晰三大要素，非母語人士的你是否也對商用書信感到頭痛呢？筆者整理了五大英文書信寫作重點，從書信開場白、寫信目的、用詞用具的選擇、結尾稱謂和問候，手把手梳理書信撰寫要點，讓你的書信看起來簡潔又充滿專業度，一次就學會！文末附上撰寫範例。
一、 首先，作為書信的開場白，使用專業的開頭稱呼
例如「Dear Mr./Ms. [對方的姓氏]」或「Dear Sir/Madam」，如果對方是熟悉的同事，則可使用「Hi [對方的名字]」。
⇨若不確定收件人性別，可以使用「Dear [對方的全名]」。
⇨開場白應簡潔表達關心或問候，例如：「I hope this message finds you well」。
二、清楚說明寫信目的
⇨「I am writing to inquire about...」
⇨「I would like to follow up on...」
三、使用禮貌和專業語氣
無論是請求或提出意見，避免語氣過於直接強硬。
⇨「Could you please...」代替「Can you...」
⇨「I would appreciate it if...」比「I want you to...」更得體。
四、結尾語
使用適當的結尾語表達感謝和期待後續溝通。
⇨「Thank you for your time and consideration!」
⇨「I look forward to hearing from you soon!」
五、信件結尾的署名
結尾用語取決於對收件人的認識程度：
⇨正式的結尾用「Sincerely」、「Best regards」。
⇨半正式的場合可以用「Kind regards」或「Best」。
商用書信避免冗長，建議直接切入主題，運用內文提到的技巧有效表達你的意思。
以下提供參考範例：
Subject: Meeting Request for Project Discussion
Dear Mr. OOO,
I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting to discuss the upcoming project timeline and deliverables. Would you be available for a call this Thursday at 10 AM?
Please let me know if this time works for you, or suggest an alternative that suits your schedule.
Thank you for your time, and I look forward to your response.
Best regards, OOO[我的姓名]
OOOOOOO[我的職稱]
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