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林尚能

執行長

05/28 16:08

採購自動化指南：請購、供應商、比價 RPA 實戰

上個月一位製造業的採購主管在公司樓下抽菸的時候跟我抱怨，他說：「我這個位置最荒謬的事情是——我一年負責 3 億的採購額，但我每天花 6 小時在追簽呈、催供應商報價、key 請購單。」
我問他真正花在「採購策略」的時間有多少。他笑了笑：「一週可能 2 個小時吧。」
3 億的採購額，一週 2 小時思考策略。這不是這位主管的問題，是台灣大部分企業採購部門的現況。
戰國策集團 26+ 年陪台灣中小企業到上市櫃公司走過數位化、自動化、智慧化這條路。採購這個職能，過去十年其實沒有太大變化——同樣的請購流程、同樣的比價方式、同樣的供應商管理。但這幾年情況開始改變，採購自動化變成許多採購長最關心的議題。今天這篇就用實際協助多家企業導入「採購自動化」、「請購單自動化」、「供應商管理」、「比價自動化」的經驗，講清楚採購部門怎麼用 RPA 翻新。
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【一、為什麼採購自動化突然變得重要】
採購這個職能在台灣，過去十年是被忽略的「後台部門」。大家覺得只要「會比價」、「會殺價」、「會跟供應商搏感情」就好。
但這幾年情況變了，原因有四個。
第一是供應鏈震盪。從新冠到地緣政治，供應鏈的不確定性大幅增加，採購要花更多時間做「風險管理」與「替代方案規劃」，不能再像以前那樣只比價。
第二是 ESG 要求。採購要管的不只是價格，還要管供應商的碳排、勞權、環保。資料維護量倍增。
第3是法遵壓力。上市櫃公司的採購要過內控、要過稽核、要有完整軌跡。靠 Excel + Email 那套已經跟不上。
第四是人力短缺。採購這個職能在台灣找人也愈來愈難，特別是會講英文、懂 ESG、懂稽核的高階採購。
採購自動化要做的，不是取代採購，是把採購從「行政」裡釋放出來，去做真正需要採購專業的事（策略、議價、風險管理、供應商發展）。
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【二、請購單自動化：從跑簽呈跑到崩潰，到自動分流】
請購單是大部分企業採購流程的起點，也是最容易卡關的環節。
傳統流程是這樣的：用人單位手寫請購單 → 部門主管簽 → 採購初審 → 採購主管簽 → 財務簽 → 總經理簽 → 採購開單。一張請購單跑完平均 5 個工作天，急件還要「親自送過去拜託簽」。
我們協助過一家中型製造業導入請購單自動化，新流程變成：用人單位在系統填表（必填欄位、預算控管、品項規格清單都自動帶）；系統依「金額」、「類別」、「部門」自動分配簽核路徑（10 萬以下走簡化、10-50 萬走標準、50 萬以上走專案）；每個簽核者收到 LINE 推播，手機就能簽。
平均簽核時間從 5 天縮到 1.2 天。
但我覺得更有價值的是「請購紀錄變得乾淨」——所有請購自動帶預算、自動連到 ERP、自動記錄歷史價格。採購做議價的時候，有資料可以用。
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【三、供應商管理自動化：從 Excel 名單到 360 度視角】
供應商管理是採購部門最沒被自動化的環節，也最值得做。
很多企業的供應商管理長什麼樣？一個 Excel，裡面有 500 個供應商的名單、聯絡人、產品線。每年更新一次。
但實務上，採購需要知道的供應商資訊不只這些：合作年資、過往訂單金額、平均交期、不良率、付款條件、ESG 評分、財務狀況、稽核紀錄、是否有黑名單風險。這些資訊散在 ERP、財務系統、品保系統、稽核系統，採購要查的時候要點 5 個系統。
供應商管理自動化要做的，是把這些資料整合到「供應商 360 度視角」。採購點開一家供應商，所有資料一目了然：過去 12 個月的訂單、平均交期、不良率趨勢、付款狀態、ESG 評分。
我們協助過一家上市集團做供應商管理自動化，他們的採購長跟我說：「以前我做決策是憑感覺，現在是憑數據。」這就是供應商管理自動化的價值——讓採購回到「決策」本身。
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【四、比價自動化：3 家報價變成 30 家報價】
比價這件事，在採購部門是最累、也最容易藏問題的環節。
傳統比價流程是：採購發 RFQ 給 3 家供應商 → 等他們回 → 整理成 Excel → 開比價會議 → 決標。整個過程 2 到 3 週。
問題是「為什麼只發 3 家？」答案通常是：「因為發更多家沒時間整理」。但這 3 家可能不是最佳選擇，只是採購最熟的 3 家。
比價自動化要做的，是讓比價的「擴展成本」降低。
我們協助過一家電子製造業導入比價自動化，新流程變成：RFQ 從系統一鍵發給 30 家合格供應商；供應商在線上填報價（系統自動提醒、自動催）；系統自動把報價整合到比價表，依品項、單價、交期、付款條件排序；採購可以一鍵看到「最低價、最快交期、最佳付款條件」三種組合。
結果是平均採購單價降 7%（對年採購額 5 億的公司就是 3,500 萬），決標時間從 3 週縮到 1 週。
比價自動化的價值，不只是「比得更便宜」，是「比得更全面」。30 家供應商的競爭，比 3 家有意義太多。
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【五、合約管理與付款追蹤自動化】
採購自動化做到最後，會接到「合約 + 付款」這個環節。
合約管理的痛點是：合約版本散在各部門信箱、續約日期沒人追、條款不一致。我們協助企業導入合約管理自動化，會把所有合約集中到系統，自動追續約日期（到期前 60 天提醒）、自動偵測異常條款（跟標準合約有差異）、自動歸檔。
付款追蹤的痛點是：採購跟財務常常「資訊不對稱」。採購不知道供應商付款了沒、財務不知道驗收了沒。付款追蹤自動化串接 ERP 與請款系統，採購跟財務看到的是同一筆資料的不同階段。
整合下來，採購部門的「行政負擔」可以降 60% 以上。
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【六、採購自動化導入的建議順序】
如果你也想推採購自動化，我的建議順序是：
第一步：請購單自動化（最有感、最快回收、用人單位最有感）
第二步：供應商管理自動化（採購最有感）
第3步：比價自動化（成本最有感）
第四步：合約管理 + 付款追蹤自動化（財務與稽核最有感）
第五步：供應商 ESG 與風險評估（高階階段）
不要一次做完。採購自動化的特性是「跨部門協作」，一次做太多會卡在跨部門溝通。
戰國策集團 26+ 年陪台灣企業走過從紙本請購、ERP、到 RPA 採購自動化。我們知道哪些順序比較不會踩雷、哪些部門最先有感。
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【七、常見問題 FAQ】
Q1：採購自動化跟 ERP 採購模組是同一件事嗎？
不是。ERP 是「資料儲存」，採購自動化是「跨系統流程引擎」。ERP 模組解決「採購資料怎麼存」，採購自動化解決「跨部門協作流程怎麼跑」。兩者要互補。
Q2：我們公司一年採購額才 5,000 萬，需要做採購自動化嗎？
看流程。如果你的採購每天有 4 小時在追簽呈、key 請購單、催供應商，那 5,000 萬也值得做。如果你的採購已經很有效率，可以先不急。
Q3：請購單自動化會不會讓用人單位覺得「填表更麻煩」？
不會，關鍵在於「智能帶入」。我們設計時會自動帶入：部門、預算、歷史價格、常用供應商、品項規格庫。用人單位的填表時間會比紙本還短。
Q4：比價自動化會不會讓供應商覺得「被壓榨」？
不會，關鍵在於「公平」。比價自動化讓所有供應商在同一個基準上競爭，反而比「老採購只發給熟人」更公平。實務上供應商的接受度很高，因為他們知道自己有公平機會。
Q5：採購自動化會不會讓老採購擔心被取代？
會擔心，但我們協助過的企業，沒有一家因為導入採購自動化裁掉採購。原因很單純——採購的核心價值在「議價、策略、供應商關係」，這部分機器人做不來。採購反而會被解放出來做更高價值的工作。
Q6：戰國策有提供採購顧問或代採購服務嗎？
沒有。戰國策只提供「工作流程自動化導入」，包含採購自動化系統規劃、流程串接、後續優化。採購顧問、代採購、SBIR 代辦這類服務我們不做，建議找專業採購顧問。
Q7：採購自動化導入大概要多久？
單一模組（如請購單自動化）約 6 到 10 週可以上線。整體（請購 + 供應商 + 比價 + 合約）大約 4 到 6 個月。我們建議分階段做，每個階段都要看到效益再往下推。
Q8：採購自動化的費用大概多少？
依範圍與企業規模而定。中小企業入門方案約六位數起，中大型企業整體採購自動化方案落在七位數。通常 9 到 18 個月可以回收（採購單價降 5% 通常就回本）。
Q9：供應商管理自動化需要供應商配合提供資料嗎？
部分需要。基本資料（聯絡、產品線）採購可以自己整理；進階資料（ESG、財務狀況）需要供應商提供。我們會設計「供應商自助平台」，讓供應商可以線上更新資料，減少採購跟催的負擔。
Q10：採購自動化做完之後，預期可以降多少採購成本？
我們協助過的企業，平均採購單價降 5% 到 12%。但更有價值的是「採購週期縮短」、「斷料風險降低」、「供應商品質改善」。實際的營運效益通常比直接的成本降低大很多。
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【戰國策企業一站式管理系統｜業界領導品牌．26+ 年企業服務資歷】
26+ 年陪台灣企業走過從紙本請購、ERP 採購、到現在的 RPA 採購自動化。協助多家企業導入請購單自動化、供應商管理、比價自動化、合約管理，讓採購回到策略本身。
服務專線：0800-003-191
LINE 諮詢：@119m
官方網站：RPA.com.tw
（戰國策提供工作流程自動化導入，不提供 SBIR 代辦與陪跑 SOP 服務。）
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