職場聊天傳訊息,不想惹人厭?掌握「理性+社交辭令」黃金搭配,不被誤會又清晰
擔心工作訊息太冰冷被誤會,或講不清楚浪費時間?本文解析職場網聊的必修學分,傳授「理性資訊+社交辭令」的黃金溝通公式。附上清楚的Before & After對話範例,助你提升溝通效率,不再被當作沒禮貌的句點王!本文節錄自《用指尖聊出好關係》。
文/瑪那熊(陳家維)
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網路聊天傳訊能力,影響你的職場溝通網聊的基礎思維,搞清楚「對象是誰」跟職場同事、主管、客戶傳訊息:理性為主的社交辭令
網路聊天傳訊能力,影響你的職場溝通
網聊能力,將影響你的職場溝通、一般人際社交以及情場攻略。若你希望別在辦公室犯小人、不願成為邊緣人、想從大魔法師轉職, 請繼續閱讀本書的詳細教學吧!
不同互動方式的好處和風險
互動方式適合目的潛在風險網聊創造初始連結建立基礎關係引發對方好奇與好印象不小心引發誤會關係卡在不熟的朋友圈耗費太多時間心力語音通話高效率討論或確認事情見面前的暖身見面後的加溫無意間得罪人氣氛太僵或尷尬當面強化彼此連結建立進階關係創造更強的好感製造明確的曖昧關係見光死開槓桿放大負向影響氣氛太僵或尷尬被當工具人
網聊的重要與實用性,想必你已經瞭然於心。
「我該怎麼用文字跟對方互動」則成為現代人的必修課題,以及常見煩惱了。本書將會傳授你許多技巧,讓你運用網路的力量建立起人際網絡,甚至在職場、情場都能一帆風順。
網聊的基礎思維,搞清楚「對象是誰」
首先,網聊的基礎思維是辨明「對象是誰」。如果我們跟熟人及陌生人的講話方式、內容都一樣,必定會產生許多溝通上的問題。「和怎樣的人、說怎樣的話」這原則在此同樣適用,畢竟嚴格來說,所謂「網聊」隸屬於「人際互動」、「溝通表達」的一部分。
日常生活中,我們會透過網聊聯繫的對象,散落在以下幾種情境,並且可用「人際半圓模型」來理解(見圖表1-4):
職場: 同事、主管、顧客
社交場: 一般朋友
情場: 伴侶、約會對象
我們在與這三個情境的對象私訊往來時,主要的策略也截然不同。
圖/采實文化《用指尖聊出好關係》
愈外圍的半圓,代表與你的人際距離愈遠。請注意,這主要指的是「心理距離」,就像最外圈的職場同事,我們往往抱持著「上班當同事、下班不認識」的原則在互動。當然,這個人際半圓並非將你的人際「只」分成三種,即使在同一個半圓裡,不同對象所處的位置也會有差異。
例如:
某位聊得來的同事,在交情建立後被你移進來中間那圈。
最內圈雖以伴侶或家庭成員為主,但某些不熟的親戚長輩,自然會被我們放在中間或最外圈。
因此,這三個半圓的「情境」僅為一般原則,我們可依照實際的人際關係,將互動對象放在不同圈內。而且別忘了,關係具有流動變化的性質,這些對象都是可以移動位置、並調整與他們的互動模式。
距離處於中心點的我們愈遠,在線上互動時就愈以「理性、客套、事務性內容」為主;反之若是那些較靠近中心的對象,聊天時則會較多「情感、自我揭露、生活化內容」。
跟職場同事、主管、客戶傳訊息:理性為主的社交辭令
互動對象位於「外層」時,我們大多以討論「公事」為主,這時理性、清楚、明確的文字,會是你的主要武器。
圖表1-5 訊息討論公事的清楚表達
X 不夠清楚的訊息V 足夠清楚的訊息「那我們約週三好了」「那我們就約這週三下午 13:30 討論」「簡報有些圖可能需要更換」「這份簡報第15頁的圖,需要更換」「大概是三千多塊」「A 產品的報價是 3,200 元」
之所以盡量在訊息提供清楚的資訊,是因為人們在討論公事時,期待「節省時間」(見圖表1-5)。畢竟上班要忙的雜事可不少,當然希望盡快解決眼前的事項,才有時間處理下一件事(或是忙裡偷閒、滑手機)。若你提供資訊得用好幾個訊息處理,等於是逼對方花費更多時間、來來回回才能確認,這不但會讓人覺得時間被浪費,更可能引發煩躁、不悅的感覺。
然而,也別以為職場的網路聯繫只靠「理性」就足夠,言簡意賅的文字雖然具備效率,卻也容易給人冰冷、疏離之感,甚至誤會你對他不耐煩、或是個沒禮貌的人(是的,純文字溝通就是這麼「麻煩」,容易招人誤解)。職場互動仍須搭配「社交辭令」,也就是一些緩和語氣、帶點感情的「客套話」。來看圖表1-6的範例:
圖表1-6 職場互動搭配的「社交辭令」
純理性訊息加入社交辭令目的「那我們約這週三下午13:30討論」「那我們約這週三下午13:30討論,你方便嗎?」「如果約這週三下午13:30討論,OK嗎?」徵詢意見,讓對方感覺受到尊重、共同決定出時間。「這份簡報第15頁的圖,需要更換」「我覺得簡報做得很詳細,唯一需要調整的,是第15頁的圖」先給予肯定,再提出需求(同上)「如果第15頁的圖換成淺色,你覺得如何?」展現出尊重對方意見、讓對方覺得你是與他合作,而非直接發布命令「A產品的報價是3,200元」「您感興趣的A產品,目前報價是3,200元」加上「您感興趣」讓物品與對方產生連結;「目前報價」則展現出彈性,讓對方覺得「或許還有空間」(當然,這得考量你對價格是否有裁量權)(同上)「A產品的報價是3,200元,歡迎參考」補上後面那句,展現出你敞開雙臂的態度
節錄自:采實文化《用指尖聊出好關係:從職場溝通到日常互動,網聊時代的好感對話術》/瑪那熊(陳家維) 著
