Outlook 是微軟推出的功能豐富的電子郵件平台,不僅提供強大的收件匣管理、日曆同步、聯絡人整理等核心功能,還有如分類、快速步驟、規則設定、封存等進階功能,讓你在處理大量郵件時能夠輕鬆自如。本文將深入介紹這些功能的意思,幫助你了解運用!
- 複製(C):把你選到的信件或內容複製下來,這樣就可以貼到其他地方用。
- 快速列印(Q):直接把這封信印出來,通常會用預設的印表機設定,方便又快。
- 回覆(R):直接回信給寄信的人,這樣他就會收到你的回覆。
- 全部回覆(A):回覆這封信裡的所有人,不只寄信的人,所有收件人也會收到你的回覆。
- 轉寄(W):把這封信轉發給其他人,可能是老闆或同事,你可以在寄出去之前加一些說明。
- 標記為未讀取(N):把已經看過的信件重新標記為未讀,讓它在信箱裡看起來像是還沒看過的。
- 分類(分頁顯示):把信件歸類到你設定好的資料夾,這樣以後找信比較方便。
- 待處理(U):把信件標記為待處理,提醒自己這封信要記得後面再處理。
- 指派原則(P):設定一些規則,比如說來自某個人的信件自動移到某個資料夾。
- 尋找相關內容(E):找出跟這封信有關的其他信件或資料,有時候可以幫你補充資訊。
- 快速步驟(Q):這是一個多步驟的自動化功能,可以一次完成好幾個動作,超方便。
- 設定快速動作(S):設定自己的快速動作,比如說一鍵就可以把信件移動、標記或回覆。
- 規則(S):設定信件處理的自動規則,這樣可以讓信件自動分類或標記。
- 移動(M):把選中的信件移到你想要的資料夾。
- 傳送至 OneNote(N):把信件的內容傳到 OneNote 裡面,方便做筆記或整理。
- 移至其他(V):把信件移到別的資料夾,跟「移動」功能差不多。
- 永遠移至其他(L):這個功能讓你可以把信件永久移到其他資料夾,通常會有更多的選擇。
- 略過(I):忽略這封信,像是直接標記已讀或是移到其他地方,讓它不要出現在信箱裡。
- 垃圾郵件(J):把這封信標記成垃圾郵件,讓它以後不再跑進來,直接丟到垃圾郵件夾。
- 刪除(D):刪除這封信,通常會先丟到垃圾桶裡,如果垃圾桶清空就不見了。
- 封存(A):把信件收進封存夾裡,信件不會出現在收件匣裡,但還是可以在封存資料夾裡找到。