104學習

校正

確保工作成果的準確無誤,透過檢查和修正錯誤,提高品質與一致性。這項技能能避免資訊或數據偏差,保障決策依據正確,並提升團隊信任度與效率。具備細心和耐心,能發現細節問題,確保專案或產品符合標準和客戶需求,是職場中維持專業水準的重要能力。

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提升你的實力,朝專業更進一步

精選課程

充實自己,讓能力持續成長

隨學即用的商英 Email 寫作「模」法課!
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【線上課】高效能職場筆記法 | 電腦玩物站長的整理思考術
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智能文件編輯:AI和Word的整合
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【線上課】AI高效職場簡報工作術
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成為 AI 科學家|用文字探勘與自然語言處理萃取文字數據精華,逐步成為數據統整大師
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卓越績效管理與提升
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文組跨域轉職工程師
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結構式目標選才面談技巧
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工作教導與部屬培育
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有效的績效評估方法
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精選證照

考取專業證照,讓能力被市場看見

教育部臺灣台語語言能力認證 A2初級 |
這項技能代表持有者具備基本的台語聽說能力,能在日常生活中進行簡單的交流。A2級別的認證表示對台語的基礎詞彙和句型有一定的掌握,能理解常見的短語和表達。對於需要與社區民眾溝通或在特定工作環境中使用台語的職位,這項能力可以增強與客戶、同事之間的互動,提升工作效率及團隊合作,對於文化保存及推廣也具有積極的意義。擁有此認證者在職場上會受到重視,因為能展現對臺灣本土文化的理解與尊重。
教育部
文學閱讀與寫作技巧檢定 |
這項檢定著重於提升學習者的文學閱讀和寫作技能,培養他們的文學鑑賞能力和創作能力。
TIPCI臺灣國際專業認證學會
PVQC專業英文詞彙能力國際認證 |
英語是國際化的語言,也是每個行業的工作人員要邁向國際化的基本專業核心能力之一。大部分的行業各專業領域用字詞數量,約在500至2,000之間的字詞集, 熟悉這些專業字詞集的意義、發音、能拼寫、能唸出來(reading, listening, spelling and speaking, RLSS),形成一部分生活習慣式、直覺反應式的專業應用能力,輕鬆駕馭這些字詞,就能幫助您在專業領域具備國際化的學習與溝通能力。 有鑑於此,將全球各國提供具有創新與價值的學習培訓或測評項目視為使命之一的GLAD全球學習與測評發展中心(Global Learning and Assessment Development Center),禮聘各專業領域的專家共同指導、研發,推出「專業英文詞彙能力國際認證(PVQC, Professional Vocabulary Quotient Credential)」。
Global Learning and Assessment Development (GLAD)
教育部臺灣台語語言能力認證 B2中高級 |
此項技能代表具備中高級的台語溝通能力,能夠流利聆聽、說話、閱讀和書寫。不僅能在日常生活中進行有效交流,也能理解較為複雜的話題及文化背景。對於希望在台灣本地企業或與當地社群互動的工作者來說,這項能力能提升職場競爭力,拓展職業機會,尤其在社會服務、教育及文化相關領域。此外,具備此能力的員工能更好地促進團隊合作,增進跨文化理解,對企業品牌形象也有正面影響。
教育部
CWT全民中文能力檢定-優等 |
全球掀起華語熱的趨勢,科技產業龍頭亦大聲疾呼,讓我們發現今日的人力資源,除專業領域外,普遍存在著中文認知和表達能力不足的問題,故本會希望能夠善盡社會公義責任,挺身而出改善這樣的情況,所以我們集結國內中文專業資源,並投入大量經費、人力以及資訊技術,成立「中文能力測驗中心」,開辦「CWT全民中文能力檢定」,簡稱「CWT全民中檢」。 本項測驗是專為以華語為母語的現代人士所研發,針對中文讀寫能力而設計的診斷型測驗,歷經產業用才及學校教學需求調查,並邀集各界專家以嚴謹流程發展而成,具有極高信效度。測驗開發的前置調查中,各企業期待我們可以發展出足供用才參考的基本語文門檻,也希望能有職場人員晉升時的語文評量機制;校園老師也認同中文證照的開發,更希望以進入技專院校前應有的語文能力為優先,以便評估入學新生程度,做為課程銜接的參考。 蒐集各界需求後,我們著手進行相關能力指標建置、課綱參照、企業現況調查與產業人才問卷等工作,開發初期我們與104人力銀行合作,蒐集百大企業需求資料,做出語文職能分析,並於100年時,再度針對三百家企業,進行後續產業語文能力調查研究,使本測驗能成為學校育才和產業用才的溝通橋樑。
財團法人中華民國電腦技能基金會/中文能力測驗中心
CWT全民中文能力檢定-初等 |
全球掀起華語熱的趨勢,科技產業龍頭亦大聲疾呼,讓我們發現今日的人力資源,除專業領域外,普遍存在著中文認知和表達能力不足的問題,故本會希望能夠善盡社會公義責任,挺身而出改善這樣的情況,所以我們集結國內中文專業資源,並投入大量經費、人力以及資訊技術,成立「中文能力測驗中心」,開辦「CWT全民中文能力檢定」,簡稱「CWT全民中檢」。 本項測驗是專為以華語為母語的現代人士所研發,針對中文讀寫能力而設計的診斷型測驗,歷經產業用才及學校教學需求調查,並邀集各界專家以嚴謹流程發展而成,具有極高信效度。測驗開發的前置調查中,各企業期待我們可以發展出足供用才參考的基本語文門檻,也希望能有職場人員晉升時的語文評量機制;校園老師也認同中文證照的開發,更希望以進入技專院校前應有的語文能力為優先,以便評估入學新生程度,做為課程銜接的參考。 蒐集各界需求後,我們著手進行相關能力指標建置、課綱參照、企業現況調查與產業人才問卷等工作,開發初期我們與104人力銀行合作,蒐集百大企業需求資料,做出語文職能分析,並於100年時,再度針對三百家企業,進行後續產業語文能力調查研究,使本測驗能成為學校育才和產業用才的溝通橋樑。
財團法人中華民國電腦技能基金會/中文能力測驗中心

精選貼文,掌握第一手知識

上司交代一長串,重點怎麼抓?東大生做筆記,懂得先「拆解資訊」

上司交代一長串,該怎麼快速抓出重點?作者分享東大生常用的筆記術,其中「備忘錄」筆記適合用於製作會議紀錄等內容,先學會「拆解資訊」,把複雜訊息分成事態、對策與行動要點,幫助理解更清楚、溝通更精準。本文節錄自《東大最強筆記法》。 文/西岡壱誠 本文目錄(點擊可快速前往) 備忘錄的目的─聰明人懂得「分解」資訊「理解」,意味著懂得「分解資訊」 編按:作者分享的3種常用東大生筆記術,包括「備忘錄」、「輸入筆記」及「輸出筆記」。「備忘錄」是以分解與整理為目的,用來製作會議紀錄等各種言簡意賅的基本筆記;「輸入筆記」是以記憶與背誦為目的,須熟記各種資訊;「輸出筆記」則是以理解與吸收為目的,能確實將資訊轉化成自身的學識。本文說明備忘錄筆記的撰寫方式。 備忘錄的目的─聰明人懂得「分解」資訊 本書將從第2章開始,依序為各位演繹3種東大生筆記術的範例,讓讀者具體理解各種筆記的撰寫方式。 不過,在此之前,請允許我利用一些篇幅談談運用3種筆記術時,必須考量的目的差異。 首先,備忘錄的目的為分解與整理。對多數讀者而言,用「分解」一詞形容筆記功能,或許沒那麼耳熟能詳;但我發現,廣受認可的聰明人們,都十分懂得妥善分解資訊。這也是為什麼,「分解」這個概念,在製作筆記或備忘錄時,是極為重要的關鍵字。 打個比方,假設各位讀者是某間公司的員工,有一天,上司交代你以下這段話: 「呃……聽說啊,隔壁那棟大樓從明天開始,會進行連續3天的改裝工程。畢竟是裝修嘛,我想工程機具的聲音應該會特別吵。雖然他們還沒正式動工,我也不知道具體會多吵就是了。所以,如果明天我一到公司,覺得『員工絕對沒辦法在這種噪音汙染的環境下工作』,就開放隸屬我部門的同仁,自行選擇到附近的咖啡廳或留在家裡用遠端的方式上班吧。但是!如果裝修的聲音沒有想像中吵雜,大家照常上班即可,我不會特別通知大家。反正我明天會比各位早一點來公司,大約9點左右吧?到時候我再視情況決定需不需要聯繫各位同仁。再請大家留意喔!」 上司話剛說完,立刻轉頭指示你:「這件事再幫我轉告現在不在位置上的A同事吧!」收到任務的讀者們,該如何彙整上司的資訊,並轉達給A同事知道呢? 「理解」,意味著懂得「分解資訊」 如同前例,面對一份雜亂無序的資訊時,備忘錄就是我們的好夥伴。此外,彙整資訊時不可或缺的步驟,正是「分解」這道工序。 第一步,我們能把上司布達的內容分解為三個層次:「事態」、「對策1」、「對策2」。對策,指的是「針對該事態,能採取的應對方針」。 關於「事態」,我們可以把「實際上究竟發生什麼事情」再細分成以下兩點: 明天開始,隔壁大樓將進行為期3天的改裝工程。 由於是施工,可能會產生噪音。 接下來是「對策1」。我們能分解成以下3點: 上司會在明天上午9點抵達公司。 屆時,若有噪音,會聯繫部門同事。 接到上司通知的員工,可選擇在咖啡廳或在家裡遠端上班。 最後是「對策2」,也就是另一種應對方案,同樣能分解成兩點: 上司於明天上午9點抵達公司後,判斷沒有噪音,就不會聯繫任何同事。 在沒有接獲通知的情況下,員工須照常進公司上班 綜上所述,我們能把上司那段落落長的預告分解成3大部分,再往下細分,最終拆解為下面7項要點: 「事態」 明天開始,隔壁大樓將進行為期3天的改裝工程。 由於是施工,可能會產生噪音。 「對策1」 上司會在明天上午9點抵達公司。 屆時,若有噪音,會聯繫部門同事。 接到上司通知的員工,可選擇在咖啡廳或家裡遠端上班。 「對策2」 上司於明天上午9點抵達公司後,若判斷沒有噪音,就不會聯繫任何同事。 在沒有接獲通知的情況下,員工須照常進公司上班。 分解資訊的步驟,能將我們獲得的訊息變得更加清晰易懂。 因此,也有很多人認為:「所謂的理解,就是懂得分解資訊。」意味著,當我們想理解某個道理時,勢必得先學會分解資訊。「理解」一詞當中,「解」的本義是「把緊繫的繩子解開」,後來引申為領悟、明白事理。 雖然筆者不是《說文解字》的專家,但「理解」與「分解」確實有著相通的本質意義。只要把事物分解成自己能消化的大小,自然能明白蘊含於其中的道理。無論資訊量多麼龐大、文章多麼冗長,只要一層一層抽絲剝繭,終究能理解它描述的重點。從這個角度來看,整理資訊又未嘗不是一種分解的行為?逐一分解資訊,思緒也自然會隨之澄澈、清晰。 總之,把資訊拆解成容易消化的尺度,藉此梳理思緒,便能抓出事情的重點,這就是製作備忘錄的好處。 節錄自:創意市集出版《東大最強筆記法:1000名以上東大生筆記訣竅徹底拆解!一生受用的頂尖記憶與思維技巧》/西岡壱誠 著 推薦閱讀: 搞定會議紀錄!AI語音轉逐字稿怎麼做?NotebookLM、Gemini操作 5款線上筆記工具推薦!管理專案、紀錄靈感,選對工具更高效 聰明人是怎麼讀書的?MIT博士揭頂大生2招高效學習關鍵
【104職場力】

會議備忘錄連自己都看不懂?東大生筆記法:替資訊加上「標題」

備忘錄記了一堆,自己重看時或同事收到卻還是摸不著頭緒?作者分享東大生常用的筆記法,只要替資訊加上標題與層級,同樣的內容立刻從破碎條列變成清晰易讀的備忘錄。本文節錄自《東大最強筆記法》。 文/西岡壱誠 該如何製作備忘錄呢? 從本章開始,我想與讀者們談談「備忘錄」的製作方式,也就是一種隨手抄寫重點記事,加以彙整後,釐清資訊脈絡的筆記方法。 首要之務是替筆記加上「標題」 無論是用數位裝置,抑或是在紙本上抄寫,讀者們的日常生活難免會遇到必須立刻建立備忘錄的時刻。例如,開會時必須即時製作會議紀錄;結束一場洽談後,需彙整雙方談話時協定下的事項;閱讀完一本書、聽完一堂課後,想整理從中獲得的想法時……皆是如此。 然而,若製作備忘錄時掉以輕心,以至於遺漏重要細節,你費心記錄的備忘錄之後恐將淪為毫無意義的無效資訊,不僅無法幫助你整理思緒;事後回頭閱讀時,甚至還會埋怨自己:「寫這什麼東西啊?」最終,你留下的不過是一堆令人摸不著頭緒的文字。 舉個實際案例,大家是否曾於開會期間做過這樣的備忘錄呢? 霜月擅長料理,負責烹飪相關事宜 自7月4日晚上起兩天一夜,入住公寓式民宿 此為以交流會為主的外宿活動,過程須以新成員近藤為中心,積極協助他融入團體 由A部門的成員負責採買食材 參加費用為每人5千日圓 屆時由負責掌廚的霜月擔任統籌 派對相關用品交給B部門的成員準備,並由青山指揮 派對於晚間六點開始,務必準時,遲到的人請聯繫常守 嗯……這頂多算一份「勉強能讀懂」的會議紀錄吧? 可是,這樣未經整理的資訊讀起來十分破碎,難以牢記於心。試想一下,當未出席會議的同仁收到附帶這份會議備忘錄的電子郵件時,可能得多讀幾遍才能掌握自己的任務與活動概要。 那麼,如果把會議紀錄改成以下的形式,會不會淺顯易懂一些呢? 【關於新成員交流會】 概要:為新成員近藤舉辦的外宿交流會 日期、費用 7月4日晚間6點開始 每人5千日圓 請務必準時,預期會遲到者請先聯繫常守 地點 公寓式民宿 各部門負責事項(粗體為負責人) 採買→A部門:霜月、正岡、常守 派對用品→B部門:青山、近藤、須鄉 掌廚人:霜月 這樣是不是一目了然呢?列出資訊的層級後,閱讀者一眼就能理解重點,過目難忘。 其實,上述兩份備忘錄本質上並沒有多大的差別,我只是在第二份備忘錄中加入了一個新要素。 那正是「標題」。 替內容添加標題或關鍵摘要,是製作備忘錄的首要之務;標題即是一份言簡意賅的備忘錄起點。 節錄自:創意市集出版《東大最強筆記法:1000名以上東大生筆記訣竅徹底拆解!一生受用的頂尖記憶與思維技巧》/西岡壱誠 著 推薦閱讀: 上司交代一長串,重點怎麼抓?東大生做筆記,懂得先「拆解資訊」 搞定會議紀錄!AI語音轉逐字稿怎麼做?NotebookLM、Gemini操作 5款線上筆記工具推薦!管理專案、紀錄靈感,選對工具更高效
【104職場力】

教育部「臺灣台語輸入法」App上架!輸入模式、語音辨識等6大特色總覽!

本文將詳細介紹教育部臺灣台語輸入法App的6大核心功能、使用方法及適用對象,幫助大家快速掌握這項數位工具,讓台語學習與日常應用無縫接軌。 文/《104職場力》整理 本文導覽 教育部臺灣台語輸入法App功能有哪些?6大特色介紹教育部臺灣台語輸入法App怎麼使用和操作?誰適合用教育部臺灣台語輸入法App?關於App的資料安全性與隱私保障教育部臺灣台語輸入法App下載連結 許多民眾習慣以臺灣台語進行日常交談,但在行動裝置上「寫台語」卻常面臨拼音不熟、找不到正確漢字或出現亂碼的困擾。 為了推動本土語言的數位化與傳承,教育部正式推出了「臺灣台語輸入法」App,讓民眾能更輕鬆地透過手機或平板進行台語創作與交流。 本文將詳細介紹這款App的6大核心功能、使用方法及適用對象,幫助大家快速掌握這項數位工具,讓台語學習與日常應用無縫接軌。 教育部臺灣台語輸入法App功能有哪些?6大特色介紹 這款App結合了數位科技與本土語言研究成果,具備以下6大核心特色: 1.多元輸入模式 支援「臺羅拼音」輸入,使用者可依需求切換以下3種模式: 「漢字模式」:輸出台語漢字 「臺羅模式」:輸出拼音 「英文模式」:輸出英文字母 2.強大的語音辨識 內建語音轉文字功能,即使不熟悉拼音或漢字書寫,只要對著手機說台語,系統就能自動轉化為漢字或拼音,大幅提升溝通意願。 漢字模式:可透過語音轉為台語漢字 臺羅模式:可透過語音直接輸出臺羅拼音 3.解決「豆腐字」顯示問題 針對部分行動裝置無法正常顯示台語漢字的情況,App內建專用字型,並提供「文字轉圖片」功能,確保文字在各種社交軟體或環境中都能正確呈現。 4.智慧輔助輸入 支援常用詞自動排序、自動完成及上下文預測,並提供萬用符號輔助模糊搜尋,提升打字效率,例如: 「0」:代表一個萬用聲調 「?」:代表一個萬用臺羅拼音 「*」:代表一個以上的萬用臺羅拼音 5.客製化鍵盤佈局 除了預設的標準臺羅佈局,還提供專為學習者設計的「教學查詢佈局」(將聲母、韻母分列,含二合字、三合字),並可自訂鍵盤主題顏色。 6.資料同步功能 支援手動匯入與匯出資料,方便保存個人使用習慣,提升跨裝置的使用體驗。 教育部臺灣台語輸入法App怎麼使用和操作? 初次下載後,您可以依照以下步驟開始使用: 1.打開App 2.同意隱私條款 3.查看完整使用教學 4.進入「外觀佈局」 選擇主題與鍵盤 5.進入「詞語管理」 建立個人詞庫或文字範本 6.進入「設定」 如有文字大小、輸入回饋震動要調整,或有意見想回饋,可在此調整(完整使用教學也可以在這裡重複開啟)。 誰適合用教育部臺灣台語輸入法App? 這款App的設計兼顧了專業性與普及性,適合以下族群: 本土語言創作者: 方便在行動裝置上快速記錄靈感、撰寫台語文章。 語言學習者: 透過「教學查詢佈局」與內建詞庫,能更熟悉台語漢字與拼音的對應關係。 不諳台語書寫的民眾: 即便會說不會寫,也能利用語音辨識功能進行文字溝通。 日常溝通需求者: 希望在LINE等通訊軟體或社群平台上使用精確台語漢字與親友交流的用戶。 關於App的資料安全性與隱私保障 對於輸入法類型的App,使用者最關心的莫過於資安問題,這款官方開發的App在安全性上有以下保障: 通過國家資安檢測 該App已取得數位發展部數位產業署公告之「行動應用App基本資安檢測基準」合格證明,確保軟體本身的安全性。 iOS證明字號:MAS-3016-11400164 Android 證明字號:MAS-3016-11400183 資料去識別化 雖然系統會收集音訊資料(用於語音辨識)、裝置識別碼及使用狀況診斷資料,但開發者聲明這些資料不會與使用者的個人身分連結。 資料傳輸加密 資料在傳輸過程中會經過加密處理,且開發人員聲明不會將資料與第三方共享。 教育部臺灣台語輸入法App下載連結 「臺灣台語輸入法」目前已在兩大行動平台同步上架,並取得基本資安檢測合格證明,民眾可安心下載: Android版本下載 iOS版本(需iOS15.6或以上版本) 📍到104學習 看影片學台語 📍臺灣台語語言能力-基礎級初級 (參考資料、圖片來源:教育部、Google Play、App Store) 延伸閱讀: 通過閩南語認證有哪些職涯機會?探索9大發展方向與學習優勢! 美籍Youtuber,為台語存亡奮戰|阿勇|104掌聲 在台灣也可以交到外國知心好友?4管道教你「不出國」也能語言交換
【104職場力】・語言學習

【AI語音筆記】超推薦5個AI轉文字工具!幫你生成逐字稿與會議記錄重點,免費vs訂閱、優缺點評比

語音轉文字📝 是學習、工作上必備的 AI 工具!AI 自動生成逐字稿減少上課筆記、會議記錄的麻煩,能更專注且提高效率,這篇整理 5 個推薦好用的 AI 助手🤖+ 30 秒就可學會上手的教學影片,最後還有優缺點評比 & 使用推薦! AI 語音筆記工具目錄(點擊快速抵達) Vocol 免費 200 分鐘 雅婷逐字稿 免費 300 分鍾 cSubtitle 免費試用 3 分鐘 Litok 免費試用 1 個月 inFin 免費不限時間次數 AI 語音筆記工具評比、使用推薦 文 / 職迷不霧 1. Vocol.ai 公司最愛的 AI 語音協作工具!提供串接 Google Meet 、 微軟 Teams 等會議軟體💻,辨識多個講話的人,還能共編新增評論,線上討論超方便。沒辦法開會🙈就貼連結給 AI 自動生成會議記錄、待辦事項 看教學> 免費試用 200 分鐘,訂閱每月台幣 330 元點擊快速回目錄⤴ 2. 雅婷逐字稿 聽得懂台語的 AI 語音機器人!辨識台灣國語跟中英文夾雜也OK🤣,可以區分多個講者,支援即時錄音和貼上 Youtube 影片網址轉成文字,還可以幫直播上字幕 看教學> 免費試用 300 分鐘,付費方案每 60 分鐘 160 元點擊快速回目錄⤴ 3. cSubtitle 主攻中文市場的 AI 語音轉文字工具!免下載免註冊👍,線上就可以快速幫你把錄音檔生成逐字稿,把影片檔生成字幕,而且自動加上標點符號和排版🔣,標榜準確率 94 % 免費試用 3 分鐘,付費方案每 100 分鐘 323 元點擊快速回目錄⤴ 4. Litok 網友超推薦的語音即時翻譯 AI!出國旅遊✈️、和國外客戶開會💻可以馬上用外文溝通,AI 會同時幫你記錄對話,並且針對聲音場景整理摘要出合適的重點,英文 Podcast 聽不懂也可以用它! 看教學> 免費試用 1 個月,訂閱每月台幣 230 元點擊快速回目錄⤴ 5. inFin 超佛心💗!無限紀錄、轉寫、翻譯,下載 APP 後免註冊直接開始,碰到沒網路的時候可以離線使用,介面、功能簡單,根據錄音內容做摘要總結、會議記錄、課程要點以及待辦事項,唯一的缺點可能就是中文只支援簡體 看教學> 免費!!!0元!!!點擊快速回目錄⤴ 6. AI 語音筆記工具評比、使用推薦 Vocol.ai 優點:轉錄速度快,缺點:介面較不直觀雅婷逐字稿 優點:辨識多人強,缺點:轉錄速度較慢cSubtitle 優點:辨識度高,缺點:編輯較不方便Litok 優點:翻譯速度快,缺點:噪音時辨識度較低inFin 優點:免費無限制,缺點:轉錄辨識度較低 使用需求選擇建議 👍 團隊協作推薦:Vocol👍 台灣在地推薦:雅婷逐字稿👍 影音創作推薦:cSubtitle👍 語言交流推薦: Litok👍 沒錢買或不想買推薦:inFin 點擊快速回目錄⤴ 我以前常困擾,怎麼在社群讓別人看到我厲害的地方我想要其他人來找我合作,多賺一點錢💰但我把專業寫在 IG 或 Threads 的介紹都沒用==認真想想,可能這兩個平台都是玩樂性質的關係吧後來,我看到同事在用台版 LinkedIn,超酷!每個人名字旁邊都會顯示職業,不怕別人不知道我是做什麼的我馬上創了一個帳號!現在有閒就發炫耀文📱就是可以展現自己專業知識的貼文,比如:我怎麼用 AI 做超屌的動畫之類的我還在上面建一個可公開又比較輕鬆版的履歷沒想到發文刷存不到一個月,就收到合!作!邀!約!現在變得好忙哈😆 除了正職還多了 2 個副業💰💰💰真的很推薦想增加收入的來一起玩人才社群~~~ 作者:職迷不霧點我追蹤職迷不霧 IG ❤️❤️❤️ 延伸閱讀:【AI 懶人包】看這篇就夠!2026推薦AI免費vs訂閱工具大全,提高工作生產力&職場競爭力!(持續更新)【AI翻譯工具】2026好用的5個AI線上即時翻譯語言推薦,免費vs訂閱、優缺點評比一次看!【AI做報告】4個超推薦AI報告工具!幫你生成報告、找文獻、做簡報PPT、套設計模板必備4個不該再用AI工具做報告的真相!推薦AI Agent生成簡報,自動化任務:找資料、圖表分析、PPT設計
【104職場力】・AI

提案報告、email總被說沒重點…職場上如何練就一針見血的摘要力?

「重寫,只要寫重點就好。」明明準備得很齊全,寫的文章、email或提案報告卻被主管批評「又長又難懂」?作者為日本頂尖廣告公司的資深演講撰稿人,指出對年輕職場人來說,找出「重點」並簡潔有力地表達出來,是職場上最重要的能力。本文拆解廣告人也在用的「一頁一行法」,教你練就一針見血的摘要力。本文節錄自《15秒讓人看懂,願意照做的減法寫作》。 文/蟇田吉昭 本文目錄(點擊可快速前往) 文案沒重點、越寫越長,因為不敢直接講重點找重點的能力:「一頁一行」找出10%精華 「你的文章實在又長又難懂耶。」雙手抱胸的上司說了一句:「明天重寫一份。只要寫重點就好。」說完就離開了會議室。 「只要寫重點就好……」照他說的回頭一看,我的文章裡根本沒有那種「這點一定要讓你明白!」的核心。我寫不出那種「這就是重點!」的氣勢,反倒像是在用篇幅掩飾內容的空洞。 「唉,要是能用短短幾句話,就一針見血地把想說的寫出來就好了……」 以上這段故事,是前幾天一位畢業生告訴我的親身經歷。 大學畢業幾年後,這些學生在各自的職場逐漸站穩腳步。每次聽他們訴說煩惱,最後總會回到「寫作」這件事上。在職場上,不會有人耐心閱讀像學生時代那種沒有重點、冗長的報告;也不能像LINE或X(Twitter)那樣只丟一句碎念。 要怎麼用短短的話,清楚地傳達給不特定、甚至素未謀面的人? 在資訊多到滿出來、時間又被壓縮得很有限的情況下,要把想傳達的事留在對方記憶裡,甚至促使對方採取行動,到底該寫什麼、又該怎麼寫? 對年輕的職場人來說,找出「重點」並簡潔有力地表達出來,是最重要的能力。 文案沒重點、越寫越長,因為不敢直接講重點 我曾在廁所看到一張這樣的告示。 如果用過的衛生紙、擦手紙被放在地板上,可能會被其他人不小心沖進排水孔,造成堵塞,導致無法使用。為了下一位使用者,也請各位多多配合。 這段話很難懂吧。到底要「配合」什麼?其實可以更簡潔:「用過的紙巾請丟進垃圾桶。」這樣不是清楚多了嗎? 寫這張告示的人,一開始大概也是想這麼寫的。但寫著寫著,心裡可能冒出:「寫得太強硬會不會讓人不舒服?」、「我不太敢用命令句」之類的情緒。像這樣一上來就直接動筆,很容易被當下的心情牽著走,文章裡的「藉口」(各種補充、解釋)就會越來越多。 接著又會開始猶豫:「是不是該寫得更詳細一點?」於是,文章就一路拉長、越寫越多。 比較好的做法,是先寫下「在廁所貼這張告示的目的」。只要你能先寫出一句摘要──「讓大家把用過的紙巾丟進垃圾桶」──接下來要把語氣寫得柔和、或補充情況說明,都只是後面的調整而已。 逃避真正想說的話、把重點故意弄模糊,文章就會變長。 商務文書最重要的是,在不給對方壓力的情況下,傳達「接下來該怎麼做」這個重點。至於自己看起來會不會太不客氣,那是其次的問題。 促使做出「把紙巾丟進垃圾桶」這個行動,才是寫這段文字真正的目的。 因為害怕他人的評價而寫不下去;怕寫了被說「很跩」。所以你努力想寫得委婉,但文章反而越寫越長、越寫越散,最後支離破碎。 為了避免這種狀況,就要具備從書籍、文件、會議、商談內容等資訊之中,找出重點並準確傳達的「摘要力」。 找重點的能力:「一頁一行」找出10%精華 摘要力,是寫出「簡短卻達意」文章的基礎。首先該做的是,從做為寫作題材的書籍或資料中,讀出那些可能成為「重點」的部分。 廣告公司在製作電視廣告的企劃與提案書時,多半會先收到客戶提供的「簡報資料/說明文件」,裡面會有商品名稱、開發背景等資訊。那是一份很厚、很詳細,也能感受到客戶熱情的資料。可是,若在15秒、30秒這有限的時間內,製作出一支塞滿所有資訊的廣告,也不可能把商品的好處真正傳達給消費者。 因此,我們會為了從那份資料裡「挖出」最重要的部分,一次又一次重讀,直到找出真正的要點。如果沒有這種能力,就寫不出有主題、有亮點的企劃書。 商業中的「閱讀力」,其實就是「找重點的能力」。 用輕鬆閱讀的心態,根本不可能抓住核心,更不可能把它轉化成提案、企劃書或報告。你必須不摻入主觀或個人興趣,只專注去找出核心。我接下來要教你的,就是培養這種閱讀力的一個簡單訣竅。 一頁一行法,讀第二次再畫線 第一個方法,是在重要的地方畫底線。你可能會想:「就這樣?」但其實,很多人連「線該怎麼畫」都做不好。 因為我教小學、國中生國文很久了,光看他們的課本,我大概就能猜到: 「這孩子能考上哪裡。」 成績好的孩子,只會在關鍵處畫底線。相反,那些明明很努力卻成績不好的同學,課本往往被五顏六色的螢光筆劃得密密麻麻。 「找出關鍵」的能力,會直接反應在成績。這個法則在職場也一樣。 看看周圍,那些大家都覺得「這傢伙很能幹!」的同事,他們準備的資料從「畫底線的方式」就不一樣。只在重要點上畫線的人,發言通常都很到位、切中要害。 那麼,為了培養閱讀力,底線到底該怎麼畫? 在書或文件上畫線時,一頁只畫一個地方。就這麼簡單。這就是「一頁一行法」。把這個原則放在腦中,一邊閱讀,一邊果斷丟掉不必要的部分。 第一次粗讀時不要畫線。先快速翻完,掌握全體,再從頭重新讀一次。第二次讀的時候,以「一頁一處」為目標去找重要的句子或詞。你覺得「就是這裡!」的那個詞或那一句,就簡短地畫線。 如果你判斷這一頁沒有核心,不畫也沒關係。反過來,如果你覺得「重點好多」,也必須比較它們,最後只留一個。 雖然視書籍或資料而定,但據說一般被認為真正對工作有用的內容,頂多也就是全文的10%左右。請養成抓重點閱讀的習慣,並且帶著「我要捨得丟棄」的決心讀下去。 反覆揉捏你選出來的關鍵字句,開始思考! 當你一路畫到底、畫到資料最後一頁後,接下來要放鬆一點,用更客觀的角度回頭看。換個時間、換個場所,讓腦袋冷卻一下也很有效。將那份「每頁只畫一條線」的資料,用看「翻頁動畫」的方式,快速翻過幾次。 例如你正在讀一本關於AI的書,並在以下句子上畫了線:「智慧的爆炸性進化」、「腦袋不聰明但很勤奮的同伴」、「能記憶與作業,但無法思考」、「風險在於人類用錯方式」。 接著一邊回想書的內容,一邊試著把你畫線的詞句互相組合歸納,或是分解。你可以這樣揉捏它們:「如果把那個『不能思考但很勤奮的傢伙』用錯方式,風險確實會變大。」或是「最重要的其實是:我們不能錯用人工智慧。」 這件事沒有規則,你就自由地把自己選出來的關鍵字句揉來揉去,最後應該會找到某個點,讓你覺得:「啊哈!作者的核心大概就在這裡。」 就算一時找不到也別灰心。因為閱讀不只是得到知識,更重要的是把內容當成素材,讓大腦動起來、被活化。 節錄自:方舟文化《15秒讓人看懂,願意照做的減法寫作:寫短一點,但更有力!博報堂廣告創意製作人的精準「摘要力」,讓客戶想看完、同事讀得懂、主管記得住》/蟇田吉昭 著
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時間不夠如何讀更多書?「高效能閱讀法」挑出必讀好書

每個人能夠閱讀的時間是有限、專注力也是,作者分享一年閱讀1000本書的高效能閱讀方法,用「ICE閱讀法」先速讀、篩選好書進行細讀、有興趣再延伸閱讀,同時也分享哪些類型的書適合速讀的實用選書方式。本文節錄自《命定之書》。 文/愛瑞克 本文目錄(點擊可快速前往) ICE閱讀法:先速讀篩選,再細讀I:對一本書留下印象,要如何速讀? 有讀者好奇,我從原本國中成績普通,考上台中的第二志願高中(台中二中),再考上第二類組的第三志願(台大資訊管理系)、研究所第一志願(台大商研所),是用什麼讀書方法?我用了一種很高效能的讀書方法,不過,並非準備考試專用,能引發讀書興致才是關鍵,這對絕大多數閱讀型態都適用。 這套閱讀方法,我命名為「愛瑞克ICE閱讀法」,簡稱「愛式閱讀法」或「ICE閱讀法」,讀音都一樣。一旦你會用,也會愛死了閱讀,從此書不離身。 ICE閱讀法:先速讀篩選,再細讀 ICE分別代表: Image(印象)、Choose(選擇)、Explore(探索)。 一年若想細讀一千本書,時間絕對不夠。必須先速讀、篩選好書進行細讀、有興趣再延伸閱讀。ICE三階段的目的分別是「為自己時間把關」、「為閱讀品質把關」、「為閱讀樂趣把關」。這三步驟簡介如下: 步驟目的主要執行方式I:Image(印象)為自己時間把關先用速讀法對一本書留下印象C:Choose(選擇)為閱讀品質把關選擇五分之一的書進一步細讀E:Explore(探索)為閱讀樂趣把關延伸閱讀探索相關有興趣的書 選擇「五分之一」的書細讀是通用原則,不管你閱讀量多少,都適用。如果一整年只想好好細讀兩本書,那麼就從速讀10本書開始,從中選出兩本進行細讀,讀完意猶未盡,再去挑兩本相關的書進行延伸閱讀,這樣結果會是一年讀了4本書。基本上,按照ICE閱讀法,通常閱讀量一定會比原來的習慣提升2倍、3倍,多則10倍以上。 我現在是全職閱讀者,每天平均閱讀8至10小時,也擔任過金石堂第一屆愛書大使,以及幾家企業的閱讀推廣大使,閱讀極限是一年速讀一千本,從中篩選1/5的書進行細讀,再循著興趣尋找相關的書做延伸閱讀(同樣會經過速讀篩選、然後才細讀),一整年大約細讀兩百本書。 然而,我在大二之前,是一個完全不讀課外書的人。雖然較晚開始,但很快上了軌道,關鍵就在於ICE閱讀法會引發閱讀興致,自動想要去找書來看,閱讀速度也會自動加速。 接著,我將逐一深入解析,每一步驟的執行細節。 I:對一本書留下印象,要如何速讀? 先用「愛式速讀法」對一本書留下印象,目的是為自己的時間把關。以我自己為例,「一千本」從來不是目標,而是結果。但為什麼一整年時間只夠好好閱讀兩百本書,卻要速讀一千本書呢?有兩個關鍵原因: 1. 速讀是細讀的前哨站 每個人能夠閱讀的時間是有限的、專注力也是。即便我是一位全職閱讀者,一天讀10小時的書就會非常疲勞,無法再繼續。因此,速讀是為後續的細讀把關,要過這一關的書,才值得花時間(及專注力)細讀。這麼做,可以避免把明明讀了沒有很喜歡的書,或太深、或太淺、或不適合自己現階段閱讀的書,卻硬著頭皮花時間把它看完,不僅沒效率,也不會有收穫。因此,被選為要細讀的書,應當都是難易適中、最喜歡也最需要的書,讀起來才會有效率和效果。 2. 增加遇見好書的機會 把時間花在細讀一本書,也就放棄了遇見其他書的機會。然而,你永遠不會知道,哪一本會是你的命定之書(只有事後回顧時,才能明白)。因此,若你的閱讀極限一年10本,可以先從速讀50本開始,這樣才能放大遇到命定之書的機會,同時也擴大你與更多未知領域的接觸面積。 至於,沒有被選為細讀的書,並不是捨棄、遺忘,而是在腦中留下了全書的核心觀念、主要的印象,留待將來真正需要的時候,隨時可以找來進一步細讀。倘若不如此為自己的時間把關,很容易陷入一個常見錯誤:買了書就捨不得放掉,明知不適合自己,仍硬是花時間看,看見後卻沒有留下太多印象。時間是需要靠適時停損來維護的。 在金錢投資的世界裡,一定要懂得停損;而閱讀是時間的投資,當然也要會停損。時間是比金錢更寶貴的資產,專注力又是比時間更珍貴的資產。 前一章分享了5種實用的選書法,都是「初階篩選」,拿到書之後,還要透過速讀「進階篩選」:速讀的過程同時完成篩選,為後續的細讀做準備。如此,形成兩階段的篩選方式。然而,有些書不適合速讀,可參考下表;適合速讀的書,我則使用自創的「愛式速讀法」來進行。 初階的5種選書方式適用的書籍類別是否用速讀進階篩選1. 從經典找書文學、哲學、美學、歷史、宗教命理等不宜速讀,要細讀2. 帶著問題找書商業企管、投資理財、心理勵志、人文社科、自然科普、醫療保健、宗教命理、語言學習、親子教養等大多數可速讀3. 隨心所欲翻書所有類別皆可依照心情,可速讀或細讀4. 作者導向找書所有類別皆可大多數可速讀5. KOL推薦書由特定專業領域的KOL來推薦好書文學、哲學、美學、歷史、宗教命理不宜速讀 我的速讀方式,稱為「愛式速讀法」。愛式速讀法最大好處,是可理解一本書半數以上重點,且不會產生煩躁感。 若依一般人閱讀速度,細讀完一本書通常至少要5小時,而愛式速讀法只需花半小時,相當於十分之一的時間,就足以掌握整本書的架構、作者主要論點,並且針對特別感興趣的關鍵字做了初步瀏覽。速讀最重要的目的是篩選,決定值不值得再花將近10倍的時間去細讀它。 在ICE閱讀法的第一階段(I)使用「愛式速讀法」有兩大目的:對整本書留下印象(Image)、決定要不要繼續花時間細讀這本書。在第一階段,不需要讀懂,「愛式速讀法」3個步驟幫助你在30分鐘內,迅速掌握一本書。 步驟所花時間閱讀範圍該步驟主要目的第一步5分鐘書封、目錄、前言快速掌握整體架構:● 書封:了解此書主要探討的議題● 目錄:了解全書包含了哪些章節● 前言:了解作者寫此書主要目的第二步5分鐘每一頁花一秒鐘,快速瀏覽大小標題、關鍵字(名詞)、圖表掌握整體架構、了解核心論點:● 標題:了解每一頁主要探討的議題● 關鍵字:抓住陌生的名詞● 圖表:通常是書中重點濃縮精華第三步20分鐘像讀報紙一樣,針對你特別想看的章節或段落,快速瀏覽其內容。沒興趣的、已知的,都可以跳過。了解作者主要觀點、獲得新知:● 章節:針對全書你最感興趣的標題,閱讀裡面每一段落● 段落:以平均5行為單位,尋找其中的關鍵字● 關鍵字:針對陌生的名詞,或你不熟悉的概念,加以細讀 節錄自:天下文化《命定之書:一頁篇幅,讓人生無限增幅》/愛瑞克 著 推薦閱讀: 黃仁勳:每個人都該有個AI家教!這樣用AI提升學習工作效率 聰明人是怎麼讀書的?MIT博士揭頂大生2招高效學習關鍵 看完整本書卻覺得沒收穫?一流的人讀書都在這裡畫重點
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學習歷程自述撰寫8大重點,快檢查你有沒有寫到!內附自述範本教學

學測一階審查通過後,緊接著需要準備「學習歷程自述」與「多元表現綜整心得」綜合說明學生在高中三年學習脈絡、個人能力與特質的重要文件。104學習歷程將帶著大家一起了解,怎麼寫學習歷程自述、多元表現綜整心得,並提供範例以及撰寫引導,讓大家學測申請就上! 文/國立中山大學財務管理學系 唐俊華副教授撰寫,由 ColleGo! 授權轉載,104學習歷程調整編寫 目錄:學習歷程自述撰寫8大重點(點連結可直接前往閱讀) 01 封面:撰寫目錄,延伸動機 02 圖表:突顯成績亮點 03 簡述:課程學習成果 04 摘要:多元表現 05 加分:附上申請學系相關成果 06 特質:歷程反思與個人特質 07 重點:就讀動機 08 踏實:未來規劃 附錄:學習歷程自述說明範例 文章開始前有3項提醒: 針對學習歷程自述,部份學系在申請入學校系分則或審查資料準備指引建議撰寫內容,或者限制篇幅,請依照該學系建議方式呈現,本文未必適用,但可參考其原則 本文第二至八小節的順序不代表學習歷程自述內容順序,學生也不一定要完全參照各小節建議,可綜合師長們的提醒,依據自己的歷程作最適合的呈現 本文多次提到的附錄為「學習歷程自述說明範例」,讀者可從文末連結自行下載 一、封面:撰寫目錄,延伸動機 建議在學習歷程自述封面頁提供目錄與頁碼,如附錄第1頁所示。舊制備審資料不需作封面與目錄,這是因為舊系統會將考生上傳的所有檔案合併為一個檔案;然而,新制學習歷程自述是獨立一個檔案,未與其他檔案合併,為了協助大學審查教師了解整份學習歷程自述的重點並立刻翻到想看的內容,可於封面加上目錄與頁碼。此外,在目錄下方可用簡短文字強化整份自述的概念或目標,例如:「我的特質是○○○」、「這份自述呈現我對於○○領域的興趣」、「我想成為○○○」(圈圈請自行代入特質、優點、學習領域、職業、未來目標…等文字)。 學習歷程自述目錄 運用【104學習歷程】目錄功能,自行列出檔案重點,讓教授一目了然 學習歷程 自述範本 學習歷程 綜整範本 二、以圖表突顯成績亮點 雖然大學審查教師可從審查系統看到學生高中各學期各科成績,但是學生仍可在學習歷程自述一開始以圖表呈現某些科目學期成績,其原則如下: 申請學系重視該科目、 學生在該科目表現不錯或者成績有逐漸進步的走勢。 因此,即使某個科目是學系重視的,若成績未臻理想,可不用呈現。若學生認為在校成績不突出,就不需呈現成績圖表,但也不用妄自菲薄,請以其他經歷作為學習歷程自述的重點。 學生可從以下三個管道評估申請學系可能著重哪些科目: 申請入學校系分則、 各學系的審查資料準備指引、 招聯會高中學習歷程資料查詢系統各系學習準備建議方向的修課紀錄與右側欄位。 以不同型態的圖表呈現成績,學生可思考哪個型態較適合自己。以數學成績為例,以折線圖呈現成績進步走勢;或是呈現數學科維持穩定的表現,即使一、兩個學期成績稍微下滑也沒有關係,如果有明顯落差而且之後又回升,用文字大致說明原因即可。 也能用不同的表格呈現多門特定科目的成績。學生可依個人狀況調整表格欄位項目,例如:若申請的學系重視自然領域而且物理、化學成績佳,可改為呈現物理、化學成績。範例提到高三下成績,如果上傳審查資料時未結算高三下成績,可不用列出高三下成績。 撰寫審查資料文件時,不宜使用太複雜的圖表,以免大學審查教師不易快速了解圖表重點。除了圖表外,可用文字簡要說明為何特別提到這門課、對於某門課程的興趣、課程中因為哪些事而獲得成就感,這可協助大學審查教師了解學生為何呈現成績圖表。說明內容舉例如下:進入學系就讀後經常用到數學而且自己有很不錯的高中數學基礎、申請的學系與財經商管有關而且高三「現代社會與經濟」學到許多經濟基礎知識……等。 利用104學習歷程免費圖表功能,呈現自身優勢 運用【104學習歷程】圖表功能,畫出成績折線圖、獲得進行swot分析圖 立即查看 優秀作品如何呈現 三、概要說明課程學習成果 學生可提交課程學習成果給學系審查,雖然各項成果皆有百字簡述供審查教師參考,但是這僅止於「單項成果」說明,建議在學習歷程自述用一頁篇幅說明這些課程學習成果「整體而言」呈現哪些學習收穫、個人能力或特質,並且用適量文字說明各項學習成果,如附錄第4頁所示。這很像百字簡述,但是它可呈現的字數更多、比百字簡述更完整。學生若認為已上傳的課程學習成果百字簡述寫得不夠好,可善用學習歷程自述補充說明。 說明時可條列呈現,以合適的文字作為各項開頭,有助於提示審查者該項重點。附錄第4頁提到的三個課程分別用不同方式作為開頭,其概念分述如下: 有些課程學習成果來自必修課,就不需寫修課動機; 有些課程報告主題是老師指定,就不用刻意寫報告動機; 若報告主題是學生自行選定(或者提出想法後與老師討論再微調主題),可呈現報告動機; 有些課程學習成果是由多個主題串連而成,可簡要說明各主題,或者針對自己最有心得的一到兩個主題說明; 建議簡要呈現收穫,例如:獲得哪些知識、學到哪些方法……等。 建議每一個段落,皆加上簡述摘要,較易快速抓到重點 自述摘要功能,提醒你每段都有重點精華 四、簡要說明多元表現 雖然多元表現可於「多元表現綜整心得」說明,不過也可在「學習歷程自述」呈現重點。「多元表現綜整心得」針對提交給學系審查的多元表現作重點整理;「學習歷程自述」可結合課程學習成果、多元表現、高中修課紀錄、各項經歷作更完整的說明。由此可知,「多元表現綜整心得」與「學習歷程自述」呈現的內容有重疊之處,而且後者可發揮的空間更大。 附錄第5頁用表格簡要說明多元表現,將「學系重視」、「接近學系領域」、「個人表現不錯」的內容盡量往上放。通常審查教師是由上而下閱讀,所以先呈現最重要的內容,讓審查者一開始就認知到這位申請者有不錯的知識能力。 延續上一段內容另外提醒:雖然本文先講成績表現、課程學習成果,本節才提到多元表現,但是學生可彈性安排呈現順序。例如:如果學生成績良好,也有不錯的多元表現,可以在學習歷程自述一開始就直接用簡歷表呈現成績與多元表現,突顯學生的優勢。個人簡歷表架構可參考此篇文章(點我查看)。 看學長姐怎麼寫:多元表現綜整範本 五、適度附上與申請學系有關的其他成果 高三學生將於四月初或四月中截止上傳課程學習成果與多元表現(時程請見各校行事曆),如果提交審查資料前產出其他學習成果與多元表現,可附在學習歷程自述中。有幾點注意事項: 以學習歷述自述附加高三下的課程學習成果,無法在系統上獲得高中教師認證; 附加成果最好對應進入第二階段審查的學系性質; 並非毫無限制地附加成果,學習歷程自述檔案大小以5MB為限; 若申請學系限制學習歷程自述的頁數或字數,未必適合附加成果; 即使符合檔案大小與篇幅限制,若附加成果頁數很多,可先在學習歷程自述正文中簡要說明,至於全文最好以附件方式呈現,以免破壞學習歷程自述整體結構;然而,若附加成果可在一頁內呈現(如:檢定成績證明照片),可直接於正文中說明。 六、搭配提交的資料綜合說明歷程反思與個人特質 綜合課程學習與經歷來陳述歷程反思與個人特質,可參閱附錄第6頁範例。此例運用小標題「學習不畏挫折、調整學習方法以克服困難」精簡說明個人特質並提醒審查教師該段落重點,接著以實際的歷程搭配具體佐證(如:課業成績、檢定成績)說明,內容呼應小標題。 七、就讀動機 就讀動機是學習歷程自述關鍵中的關鍵,重點包括:(1) 因為我(申請者)的哪些表現、經歷、特質,所以我適合讀這個系;(2) 因為這所大學這個系的哪些因素,所以我想讀這個系;(3) 前兩項提到的表現、經歷、特質、校系因素,建議搭配具體事例。以下舉例說明: 1. 可提到與家人有關的經驗,但是重點不是家人的經驗,而是家人的經驗啟發自己哪些動機。例如:父親在銀行服務,因此聽聞銀行工作內容並且有興趣。不過,家人經驗畢竟沒有佐證,所以不宜以此作為主要動機。 2. 由「個人學習與多元表現經歷」引發的動機更重要,可以從高中在校學業成績、提交審查的課程學習成果與多元表現……等項目說明為什麼想申請此學系、自己有哪些優勢適合就讀此學系。若沒有與學系有關的學習成果,可說明「高中時期沒有相關學習脈絡,為何申請該學系」,從能力項目作為切入點,例如:理工班群的學生決定申請財經商管領域的學系,可說明在高中階段數理化資訊課程培養的邏輯思考能力、多元表現培養的能力如何運用於大學學習。 3. 可說明申請校系有哪些資源、制度、課程引發申請動機。一定要參考申請校系網站以及教授、學長姐錄製的學系介紹影片,以便具體指出資源、制度、課程。 4. 適度分段,並且在各段落前善用小標題提醒該段重點。附錄第7、8頁內容幾乎相同,差異在於第7頁使用小標題提醒該段重點,第8頁沒有小標題,讀者可自行比較哪種呈現方式較易協助審查教師掌握重點。 八、未來學習計畫與生涯規劃需築夢踏實 學習歷程自述包括「未來學習計畫與生涯規劃」,學生可說明大一至大四畢業後的初步規劃。這部份有些像舊制備審資料的讀書計畫,以往許多讀書計畫僅列出近、中、遠程想做哪些事,而且想做的事很多。建議在新制度撰寫未來學習計畫與生涯規劃時,未必以近、中、遠程來呈現,而是以目標作為切入點,學生先了解申請的大學與學系有哪些資源或制度,說明如何運用這些資源或制度達成目標。 舉例來說,如果學生想在大四時出國交換,以出國交換為出發點,說明出國交換的動機、如何運用校內英語學習資源提升口說能力;如果學生想在大學畢業後進入職場工作,可說明職場目標,並說明如何運用校內學習過程與資源提升專業知識、表達能力、團隊合作能力…等。學生們可瀏覽申請學系官網了解課程規劃,並且到學院、教務處、學務處、圖書館網站了解資源與制度;或者使用網路搜尋功能,輸入大學校名與想了解的事項名詞(如:出國交換、職涯發展、英語自學資源),可能就會找到相關的校方網站。 撰寫就讀動機、學習計畫與生涯規劃時,最好對於提到的事項有初步想法,舉兩個例子來說明: (1) 學生提到想運用四年拿到雙學士學位,這對學生而言是很大的負擔,如何兼顧兩個系的課業?這並非反對雙主修,而是提醒學生先衡量申請學系性質與課業負擔,行有餘力再規劃,以免有畫大餅之嫌,並且因應面試時大學教師可能的提問。 (2) 學生若提到未來目標是從事某項職務(如:外科醫生、大學教授、會計師、律師、諮商心理師、設計師),面試時可能請學生說明對於這項職務的了解程度。學生畢竟還是高中生,未必了解職務細部工作,但是可了解大方向。 104學習歷程:未來學習計畫,引導撰寫思考區 未來學習計畫怎麼寫?這裡看詳細內容 【後記】 目前已有許多專家提供學習歷程自述撰寫建議,皆值得閱讀,學生擷取各種建議中適合自己的寫法,寫出屬於自己的學習歷程自述。文末提醒三件事: 本文前半部著重成績、課業的鋪陳提醒,但是這未必適合所有學系,部份學系可能更重視多元表現; 撰寫學習歷程自述前一定要詳讀申請學系申請入學校系分則、審查資料準備指引,以符合學系的撰寫要求; 本文多數內容同時適用於大學申請入學與四技二專甄選入學,但是文中提到的時程與檔案容量限制僅適用於大學申請入學,學生若是參加四技二專甄選入學,需留意時程與檔案容量限制的差異。 【誌謝】 本文撰寫過程獲得許多高中師長與同學的建議,在此一併致謝。 【附錄】 看完仍然沒頭緒?這邊參考學長姐自述、綜整範本⮕連結 「學習歷程自述說明範例」⮕連結 104學習歷程 助你撰寫一份吸引教授目光的作品! 關於【學習歷程】這些好文也推薦給你: 學習歷程反思範本:課程與多元表現反思教學一篇搞定|內附履歷範本、懶人包下載 學習歷程撰寫9大地雷,你避開了嗎? 全面掃雷教學 檢查清單|104職場力
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告別瞎忙,時間管理還不夠!高效「精力管理術」擺脫疲勞硬撐

每天行程滿檔、待辦事項列不完,卻總覺得效率低落、疲憊不堪?作者指出,時間與精力才是最重要的核心資產,做好最重要的事,所能創造的效益遠高於你做100件瑣碎的事。解析如何做到「精力管理」,找回高效充實的最佳效率!本文節錄自《用商業思維優化你的人生選擇》。 文/游舒帆Gipi(商業思維學院院長) 本文目錄(點擊可快速前往) 時間與精力才是最重要的核心資產把時間空出來,時間管理很重要把精力找回來,精力管理更重要 經過前面幾堂課的思考,我們會漸漸提高對獲取收入,運用資產的概念,而這也是經營一家公司需要有的財務觀念,你其實有本事獲取更多收入,也有資產能與人交換你所需要的事物。但我們永遠要記得,最重要的資產始終是自己,我們將時間花在哪兒,都會決定我們未來往哪兒去。 時間與精力才是最重要的核心資產 以我而言,就是因為這樣的想法,我才會在研究所時期決定辭掉幾份兼差,專注於學業並把論文完成,因為我認為順利畢業比賺錢更重要。出社會後的兼差,在一些外部刺激後我也決定停下,因為我認為學習比短期收入更重要。年輕時雖然我的商業意識沒那麼強,但還是會盡可能選擇對未來更好的那個選項。 在任何時刻,我們都要盡可能將自己的時間與精力保留給最重要的事。做好最重要的事,所能創造的效益遠高於你做100件瑣碎的事。我們得讓自己的時間空出來,同時把自己的腦袋也空出來,才有餘裕思考,也才有餘裕往人生下個階段邁進。 把時間空出來,時間管理很重要 「時間對每個人都很公平,差別只在每個人對待時間的方式不同。」 你能否列出下個星期的完整行程,並對行程加以分類,看看自己的時間都花費在哪些地方? 下圖是多年前我擔任專業經理人時的行事曆,當時我在某家大公司擔任部門最高主管,管轄的部門超過20個,所以可以看到我的行程中充滿了各種會議。事實上,我所有的時間都花在各種管理會議、業務會議、產品會議與跨部門會議,以及我轄下各部門的部門會議上,時間窘迫到連經常性的一對一談話,都只能用午餐時間。 這種行程下,工作的品質不可能太好,生活的品質也不會太好。經過有意識的努力,3個月後我的一週行程變成這樣。 行程的數量或許沒有減少,但可以看到屬於公司會議的套色區塊大量減少了,從原先需要消耗32個小時的會議,減少為9個小時;而原先占用午餐時間的一對一,也被我調整到下午一點,除此之外,我將更多時間放在部門內的管理,也把晚上跟週末的時間都保留給私人行程。 這兩個版本的行事曆,最大的差異在於時間的自主權。本來我的行事曆是被公司、老闆和主管決定,我必須要出席他們認為需要我的每個會議,但很多時候我只是擔任備詢角色,不見得要參與,我只要能找到解決問題的方法,或者找到能替代我的人,就能不參與會議,甚至可以建議直接取消會議。 3個月的時間,我就不停地運用這樣的方法,努力找回自己時間的自主權。 把精力找回來,精力管理更重要 時間管理做得好,你就能更加妥善運用自己的時間。在35歲前,我主要把注意力放在放在時間管理上,因為我認為專業經理人角色,遭遇到的挑戰太多了,能做好時間管理,找回時間的主導權已經很了不起了。 但在35歲之後,我接觸了心流,開始覺察到自己在心流狀態下的生產力有別於一般狀態,其中的差異可能高達10倍。我回想起剛出社會那段時間,每天回家都寫程式到兩點還樂此不疲的狀態,這才發現,那時的我應該就是處在心流狀態,所以短短半年的時間,程式能力才會突飛猛進,甚至從本來基礎最差,一路躍升為部門的頂梁柱之一。 精力,是注意力、體力與腦力的綜合體。生活中有許多事特別耗能,有些事則會給自己增加能量。那些耗能的事,會大幅消耗精力,而增能的事,對精力的耗損則相對較低,而且還能帶來愉悅感,讓自己更容易進入心流狀態。 上圖是關於精力使用狀態與生產力之間的關係,在精力使用量低的時候,我可以很輕易進入心流狀態,因為腦袋中沒有太多煩惱或讓人內耗的事,我就可以非常專注,在短時間內完成複雜的任務,效率非常好。我稱之為最佳效率區。 不過隨著事情的增加,工作任務的加重,需要煩惱的事情變多,要應付的人與事變雜,也會讓不如預期的事增加,這時我雖然還是能處理,也能保持基本的冷靜來處理每件事,但我知道自己其實並不在狀態內,很難進入心流狀態。有時夜深人靜沒有其他干擾時,能夠產生一小段的心流狀態時間,但因為時間也比較晚了,身體也會累,所以持續時間並不長。 當事情與問題多到一個程度時,我通常只能靠著時間管理的技巧,嘗試去安排每件事情的優先順序,並逐一處理。但因為進不了心流狀態,我不僅生產力低落,也根本無法處理那些需要大量腦力的任務,在這種情況下,我能做好的通常就是那些例行任務。 在別人的視角看來,我可能還是能處理很多事,可能還會獲得讚賞說我怎麼有辦法搞定這麼多事。但我是有苦自己知,因為那種狀態下,我根本沒法做任何有價值或高品質的產出。對我來說,每一分精力的使用所創造的生產力是不同的,精力使用量愈高,生產力往往愈差。 精力使用量跟投入時間有正相關,但投入時間並非唯一影響的因素,因為當我投入在開心的事物時,我很可能會連續工作兩天兩夜,但長時間都在最佳效率區。 跟精力使用量有關的因素除了時間之外,還有工作內容與人際關係。有些事情雖乏味卻又不得不參與,像是會議、帳務問題,或是組織政治問題,對我來說都是極端耗能的事;或者應付一些難搞的人,像鴨霸的客戶、難相處的同事等,這些其實都會嚴重消耗能量。 活到這個年紀,當然我也有一堆處理這些人與事的方法,但不代表這些不耗能。我只能降低它的耗能量,但無法降到毫無影響。當我意識到自己進入心神渙散區一段時間之後,就會嘗試給自己踩煞車,問題不大就休息個幾天,問題大就進入休耕狀態。 我這輩子有兩次進入嚴重內耗區,一次歷時半年,一次歷時兩個月,都是很糟糕的經驗。當時不僅每天起床都覺得累,甚至到睡前腦袋都還在想著要處理的事跟要面對的人,對很多事都提不起勁,對人也沒什麼耐性。 這麼多年下來,我慢慢找到調節精力的方法: 投入有熱情的事 跟相處起來舒服的人為伍 對凡事懷抱感恩 追求需要的,而非想要的 採取行動或果斷放棄,不要糾結 好好回報對自己好的那些人 滿足自己而非滿足他人 幫助他人成長 工作與生活中,總不會一切都順利,但當我愈往以上這些內容靠攏,獲得的結果通常愈好。 節錄自:聯經出版《用商業思維優化你的人生選擇:拆解人生關鍵變數,掌控財務、工作、人際與個人職場定位,活出自我版本的人生》/游舒帆(Gipi) 著 推薦閱讀: 精力有限如何分配?用一招找出你的高效工作時間 學習時間管理就能提升效率?探索你的「時間特質」找到關鍵 真的不得不加班嗎?工作爆量也能守住「6點準時下班」的高效守則
【104職場力】・時間管理

[稽核][財會]快速完成條文修正對照表的方法-Word比較及合併功能

金管會於2024-01-16預告修正「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第8條,將永續資訊之管理納為年度必要稽核項目 上市櫃公司相應而來需要面對的是永續相關辦法、內控的修訂 在修正辦法的時候需要製作條文修正對照表 一一比對差異,再填寫製作條文修正對照表真的非常浪費時間精力 盯著電腦也非常傷眼,而這項工作的產值也不高 實在不應浪費過多的時間 這時候就能夠利用Word內建的功能「比較及合併」 在Word最上方選擇校閱的標籤功能區 找到比較的功能,點選比較,就能選取原始文件及修訂後的文件來做比較 點選「更多」,也能設定比較的內容是否包含格式設定等 可以選擇比較出的內容是否包含一些排版的、格式設定,還是僅有文件修改 除了比較之外,兩份檔案當然也可能還有合併的需求 一樣在比較的功能區裡面有合併的功能可以選擇 善用工具,讓工作更快速確實 微軟支援:https://support.microsoft.com/zh-tw/topic/%E6%AF%94%E8%BC%83%E5%8F%8A%E5%90%88%E4%BD%B5%E6%96%87%E4%BB%B6%E7%9A%84%E5%85%A9%E5%80%8B%E7%89%88%E6%9C%AC-f5059749-a797-4db7-a8fb-b3b27eb8b87e
Steven Wu・賈伯斯加個n:職涯/稽核/財會審計/履歷

讀完就忘、死背也記不住?東大生的解法:用「輸出筆記」提升學習效率

書讀完就忘、死背像往破洞水桶倒水,要怎麼改善?東大生分享親身驗證的「輸出筆記術」:只憑記憶把所學默寫出來,不求筆記工整漂亮,只求動筆的過程。一旦把「輸出」當成學習的前提,大腦吸收資訊的方式會跟著改變,輸入品質自然提升。本文節錄自《東大最強筆記法》。 文/西岡壱誠 編按:作者分享的3種常用東大生筆記術,包括「備忘錄」、「輸入筆記」及「輸出筆記」。「備忘錄」是以分解與整理為目的,用來製作會議紀錄等各種言簡意賅的基本筆記;「輸入筆記」是以記憶與背誦為目的,須熟記各種資訊;「輸出筆記」則是以理解與吸收為目的,能確實將資訊轉化成自身的學識。本文說明「輸出筆記」的力量。 當最終目標是「輸出」資訊,「輸入」品質會隨之上升 那麼,所謂的「輸出筆記」究竟擁有什麼樣的功能性呢? 筆者初次接觸輸出筆記,是在重考大學的那年。當時,我始終無法突破成績的瓶頸,於是鼓起勇氣詢問補習班老師。 「請問我該怎麼做,成績才會進步呢?」 那位老師是經驗豐富的杏壇老將,曾指導無數學生考上東大,對東大生的讀書法可說瞭若指掌。 他告訴我一種「東大生早已司空見慣、在我眼裡卻是前所未見的筆記製作方式」。 他說:「首先,準備一本全新的空白筆記。然後,每天晚上試著把今天所學的內容,或課堂上聽懂的要點默寫在筆記本上。不能翻閱任何書籍,僅憑靠自身的記憶,用自己的方式一字一句重現課堂所學的內容。」 那天起,我養成每天晚上默寫所學的習慣。彙整腦中記得的資訊,將之書寫在完全空白的筆記本裡,藉由這個過程整理當天所獲得的知識。 獨自面對空白筆記本,不靠任何書籍的幫助,憑著腦中的印象,先下筆再說。親身嘗試過這件事,便會明白其難度超乎想像。 起初,空白的紙張上僅有少得可憐的幾行文字,能書寫出來的資訊根本不及當天學習的百分之十,我才驚覺:「原來我腦袋裡沒記得多少知識啊……」之後每晚,我強迫自己正視那差強人意的記憶力。 不過,我並未就此放棄,仍日日夜夜堅持書寫,隨著時間過去,白紙上的資訊越來越豐富;從兩成進步到三成,再從三成逐漸提升到四成……某天回過神來,發覺自己已能寫出八成課堂教過的內容。 飛躍性的進步,絕不是因為我的記憶力大幅提升。 當我抱持著「回想並書寫在白紙上」的學習觀念,面對資訊時,會自然而然地懷抱著一種信念:「我得確實讀懂這份資訊,之後才能用自己的方式重述一次!」學習態度的轉變,亦影響了大腦吸收知識的方式。換言之,一旦你把「輸出資訊當成學習的前提」,自然能提升輸入資訊的品質。 筆者曾於第一章粗略談及,我們會下意識地誤解學習的目的是「整理出一份漂亮的筆記」。然而,東大生重視的不是筆記最終的模樣,而是著重於「整理筆記的過程」是否能提高吸收知識的效率。比起一份資訊齊全的筆記,那段整理思緒、試圖把資訊梳理清晰的「過程」,才是學習的精華所在。 當你學會善用輸出筆記,懷抱著以「輸出」為前提來吸收知識的心態,如此一來,日後便能信手捻來地運用已習得的資訊了。 當年,我每晚持續練習輸出資訊的方式,把習慣轉化為實際的學習成果。在我開始學習這個功夫前,無論怎麼死背課本內容,都像往破了洞的水桶裡倒水般,最後都是一場空;但輸出筆記的技巧,卻幫助我一點一滴地填補了水桶的破洞。隨著我書寫在空白筆記本上的內容越多,腦海保留的知識水位也漸趨升高,終匯聚成水量豐沛的湖。 時常有人問我,學業成績曾經常駐後段班的我,究竟怎麼考上東大的?對我而言,「輸出筆記」是最關鍵的學習方法。儘管嘗試過各式各樣的讀書方法,但若問我哪一種最有效,我能拍胸脯保證:輸出筆記的威力無與倫比。 實際下筆撰寫輸出筆記,體會它的優異之處 透過前文,讀者們是否感受到輸出筆記的力量了呢? 不過,希望讀者們銘記於心:「輸出筆記的價值在於實踐」。 當我們看見整理地條理有序的備忘錄或輸入筆記時,心底總會升起一股成就感,因為那是一份光看就令人開心的筆記。 然而,輸出筆記與它們截然不同,無須精雕細琢,無須整齊劃一。親自動手撰寫筆記的過程才是最有意義的精華,無關乎最後呈現出來的模樣是否漂亮。 當然,倘若最終呈現出一份條不紊的筆記,也是好事一樁。但請各位務必事前建立這種觀念:最後呈現的結果絕對不是輸出筆記的目的。 不要把精力浪費在撰寫一百分的筆記上,即便內容東缺西漏也沒關係,下筆書寫最為重要。所有的進步與轉變,都從第一個字開始。 摘要規則─換句話說 好,從本節起,筆者想具體地談談輸出筆記的製作觀念。 首先,如同備忘錄有「順序規則」,輸入筆記有「模式化規則」般;撰寫輸出筆記時,也有必須遵循的「規則」。 這條規則就是「時時謹記換句話說,嚴禁複製貼上」。 一般來說,多數人習慣把老師教授的內容或黑板上的課堂筆記原封不動地抄寫下來;但是,輸出筆記絕對「禁止」謄寫的行為。無論你聽見什麼資訊、讀了哪些文字,複製貼上照抄絕對是最大的禁忌! 讀者們可能會暗自抱怨:「啊?為什麼要搞得這麼麻煩啊?」 且聽我說說隱藏在這個禁忌背後的道理。 「做筆記,是經由大腦彙整各式各樣的資訊後,再重新表達的行為。」這段話是本書貫徹始終的主旨。 一味照抄,資訊也僅是一行一行的文字而已;而照本宣科抄寫資訊,代表學習的內容並未經過自己的思考被吸收,最終流於一種毫無意義的謄寫行為。「複製貼上」的資訊,不過是一段無法被使用的文字。 節錄自:創意市集出版《東大最強筆記法:1000名以上東大生筆記訣竅徹底拆解!一生受用的頂尖記憶與思維技巧》/西岡壱誠 著 推薦閱讀: 上司交代一長串,重點怎麼抓?東大生做筆記,懂得先「拆解資訊」 會議備忘錄連自己都看不懂?東大生筆記法:替資訊加上「標題」 搞定會議紀錄!AI語音轉逐字稿怎麼做?NotebookLM、Gemini操作
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2025年字體懶人包!15款【實用中英日字型】免費下載,可商用、自用

在當今數位設計領域中,開源字體的使用已經變得日益普遍,為設計師提供了多樣化的選擇和便利性。然而,這種開源字體的使用也引發了一系列值得關注的痛點,例如:版權問題...等,本篇整理15款免費字體、開源字體,除了自用還可商用,讓創作者在使用字體時不用擔心版權問題。 文/《104學習精靈》 本文導覽(點選連結可至指定章節閱讀)了解什麼是「開源字體」?15大免費字體懶人包整理:思源黑體思源柔黑體台北黑體源樣黑體瀨戶字體花園明朝體饅頭黑體源泉圓體ju open 粉圓體思源宋體芫荽字體源流明體辰宇落雁體悠哉字體俐方體11號 procreate使用字體常見QA 線上學習:打造出屬於你的字體 什麼是開源字體? 開源字體(Open Source Fonts)是指以開源許可證(例如SIL Open Font License、Apache License、MIT License等)發布的字型,這些許可證允許任何人自由地使用、修改、分發和共享該字型的源代碼。開源字體具有以下四大特點: 自由使用:任何人都可以免費使用開源字體,無需付費或取得特殊許可。這使其在許多不同領域,包括網頁設計、印刷媒體和軟體開發中變得非常受歡迎。 可修改性:開源字體的源代碼通常是公開的,允許字體設計師和開發者自由地修改字型以滿足特定需求。這種可定製性使設計師能夠創建獨特的字體風格。 共享和分發:開源字體可以自由地分享和分發,這使其易於在不同項目和平台之間共享,無需擔心版權問題。 社區參與:開源字體通常由一個社群來開發和維護。這促進了協作和知識分享,並使字體得以不斷改進和擴展。 開源字體的使用在設計和開發領域中非常常見,它們為設計師、開發者和內容創作者提供了多樣性的字體選擇,同時也支持開放的文化和知識共享。 15大免費字體懶人包整理: 字體說明 字體介紹字體參考思源黑體 多語言支持,優質設計,多風格,開源授權,跨平台,廣泛應用。【我要下載】思源柔黑體中文優雅、豐富風格、多字重、精簡設計、開源授權。【我要下載】台北黑體簡約現代、中文優美、多風格、開源許可、易用廣泛。【我要下載】源樣黑體簡約風格、中英文支持、多字重、開源許可、廣泛應用。【我要下載】瀨戶字體日式風格、漂亮筆劃、多字形、優質字型、設計自由。【我要下載】花園明朝體優雅書法風、中文精美、多風格、閱讀佳選、獨具特色。【我要下載】饅頭黑體多語言支持,優美字形,清晰易讀,跨平台,開放授權。【我要下載】源泉圓體簡約風格,中文精緻,多字重,免費開源,廣泛應用。【我要下載】ju open 粉圓體年輕活潑,簡潔設計,多字重,自由分享,現代風。【我要下載】思源宋體傳統中文風,多字重,開源許可,閱讀佳選,多用途。【我要下載】芫荽字體手寫風格、藝術性、簡單多用、中英文支持、創新設計。【我要下載】源流明體楷書風格、經典美學、多字形、精緻細緻、文學藝術。【我要下載】辰宇落雁體藝術書法、流暢筆觸、文學情感、風格獨特、中文優雅。【我要下載】悠哉字體風格簡約、清晰易讀、多字形、中英文支持、閱讀愉悅。【我要下載】俐方體11號現代風格、多字形、簡潔美觀、中文優美、設計專業。【我要下載】 procreate使用字體常見QA: 1. 如何在Procreate中添加自定義字體? 通過啟動iOS的檔案應用程序,將字體文件添加到Procreate的「字體/Fonts」文件夾中。然後您可以在Procreate中訪問並使用這些字體。 2. Procreate支持哪些字體文件格式? Procreate支持.ttf(TrueType)和.otf(OpenType)字體格式。您可以將這些格式的字體添加到Procreate中使用。 3. 我添加了字體,但它們不顯示在Procreate中。怎麼辦? 確保您已將字體文件正確放置在Procreate的「字體/Fonts」文件夾中。然後在Procreate中嘗試重新啟動應用程序,這些字體應該會出現在字體選擇列表中。 4. 是否有推薦的字體管理應用程序可用於Procreate? 是的,您可以使用應用程序如iFont或AnyFont來管理和添加字體到Procreate以外的應用程序。 5. 我可以在Procreate中調整字體的大小和顏色嗎? 是的,您可以在Procreate中調整字體的大小、顏色和其他屬性。使用文本工具來編輯文本圖層,並使用Procreate的繪圖工具進行進一步的調整。 6. 是否可以在Procreate中添加外部字體庫? 目前,Procreate只支持將字體添加到特定的「字體/Fonts」文件夾中。如果您希望使用外部字體庫,需要確保將字體文件複製到該文件夾中。 更多Procreate學習討論,可前往104學習精靈加入討論 線上學習:打造出屬於你的字體 除了下載字體使用外,其實你可以打造出屬於你的專屬字形唷 ! 透過線上學習相關課程,逐漸鑄造出屬於自己的文字風格,這是一場充滿創意和表達的冒險旅程。通過堅持練習,我們能夠在數位世界中留下自己的痕跡,打造一個獨一無二的字體,反映著我們的個性和故事。 相關課程推薦: 課程課程名稱教學內容伸縮自如的字體課:從基本功到創意風格掌握基礎中文字體知識,掌握基本字體如明、黑體的繪製技巧標標標標標準字 - 從生活創意到邏輯實踐設計出一套好看的標準字6五3的書法設計課:跳脫字帖的書寫自由式可獨立完成具有設計感的書法字,並應用於日常生活各處。藝術字數位化,手寫風格 Logo 設計清楚了解每個流程的製作方式與細節等,最後將自己手寫的字體應用在各種地方!
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寫Email總沒人回?掌握5原則,提高回覆率、精準傳達重點

Email不想再被已讀不回,如何讓自己的文字溝通更有效?BBC新聞主播羅斯.阿特金斯歸納5大書面溝通原則,在資訊爆炸的時代讓人秒懂重點、提高回覆率,從Email主旨到開頭句都藏有關鍵心法,本文節錄自《愈忙愈要會表達》。 文/羅斯.阿特金斯 本文目錄(點擊可快速前往) 書面溝通5原則撰寫電郵的5個假設 我們每天收到的訊息數量激增,電子郵件、簡訊、網站內容、社交媒體貼文、電子報等無所不在。以往,我們可以合理期待對方閱讀、標記已讀並回應,但如今,這樣的期待已經不切實際。 這並不是批評,而是資訊過量下的必然結果。如果我們想讓自己的文字溝通更有效,就必須接受這個環境並適應它。 如果一封電子郵件或訊息一開始就清晰完整,可以省去大量來回溝通的時間與精力。例如:學校舉辦校外教學,若家長能在第一封信件中獲得所有關鍵資訊,就不會有大量後續詢問。一封結構良好、訊息清楚的電子郵件,比數十封斷斷續續的溝通更有效、更節省時間。我的妻子莎拉是一位法官,她尤其注重溝通的清晰與否,她將其稱為「初始投資」:如果一開始就溝通清楚,回報就會隨之而來。 書面溝通5原則 哈佛甘迺迪政府學院(Harvard Kennedy School of Government)教授泰德.羅傑斯是行為科學與溝通專家,他的研究顯示:簡短的書面溝通,若設計得當,能帶來更高的參與率、更快的決策、更有效的行動。 基於我的經驗與羅傑斯教授的研究,我總結出以下5項原則: 精簡:刪去冗長、沒必要的內容,確保訊息能在數秒內理解。 明確:確保讀者立即知道這則訊息的重點與行動。 結構清晰:用標題、標點或段落符號,讓讀者一眼就能找到關鍵資訊。 讀者導向:站在對方角度思考,提供最相關、最實用的訊息。 行動導向:清楚告知對方下一步該怎麼做,減少來回確認的時間。 當我們的訊息能夠突破資訊過載的噪音,就能讓溝通變得更快、更順暢、更有效。我們都遇過這樣的情境:「這封信到底想表達什麼?」「我還要花時間找我要的資訊嗎?」「這場會議用一封電子郵件就能解決了。」 如果我們願意在一開始投入心力,就能減少後續的混亂、時間浪費與誤解。這是一項超值的「初始投資」,而回報是更好的工作效率與個人聲譽。 撰寫電郵的5個假設 有效的簡短書面溝通並不容易,除非我們了解收件人閱讀電子郵件的行為。在正式信件、工作溝通或跨單位聯繫時,我們不能假設對方一定會完整閱讀我們的訊息。在寫電子郵件時,我始終抱持以下5個假設。 【假設1】收信人可能根本就不會看 【假設2】收信人可能不會全部看完 【假設3】收信人只是草草看過,不會細讀 【假設4】收信人處理電郵的方法完全是以實用為目的 【假設5】如果收信人不認為這是專門發給他的,讀信機率會大幅降低 假設1:可能根本就不會看 這不是針對某個人,也不是質疑你的重要性。事實是,無論我們多麼勤於回覆訊息,總有無法應付所有郵件的時候。在這些時候,每封信都得競爭我們的注意力。我們雖不會刻意挑選忽略某封郵件,但在掃視收件匣時,這個選擇會自然而然發生。 因此,寫電子郵件時,第一要務就是爭取收件人的注意力。我們的內容必須說服對方:「這封信值得打開、值得一讀。」對此,我們不能有絲毫自以為是。 為了爭取注意力,我會做兩件事情。一件是寫下郵件主旨,清楚表明這是專門發給對方的信件,這件事情與他們有直接關係。二是用第一個句子來清楚解釋這封電子郵件的用意。這個動作尤其重要,因為有些電郵程式只會顯示一、兩句話。我在撰寫新聞稿時也是採用這樣的原則。 這樣的做法總是會讓我想到「突襲式採訪」(doorstepping)。這是記者在政治人物離開某個地點時,抓緊空檔進行的採訪。這樣的場景有些像是跑新聞與打橄欖球的綜合體,你必須爭取到一個好位置,開場白還要恰到好處,既能夠引起對方注意也讓他願意回應。我認為電子郵件也是這樣,第一句話就要清楚表明用意。我會省略「最近好嗎」或「希望你最近沒有太忙」等客套寒暄,直接切入重點。 嗨,喬,我有4個問題希望你能幫我。 嗨,喬,這是下週行程與相關資料。 嗨,喬,這是你要的下週會議資料─有一個問題要請你回答。 我在本書一開始曾引用潔西卡.雷斯基一芬克與羅傑斯教授在2020年合寫的一篇文章。羅傑斯教授曾告訴我一個美國軍方術語─BLUF(Bottom Line Up Front,先講重點)。這概念簡單明瞭:如果讀者無法立即理解郵件重點,他們更可能放棄閱讀,轉向其他更吸引他們的訊息。從那時起,我便謹記BLUF原則,並深感受用。 這裡有一個但書。就雙方都預期直來直往的工作關係而言,這個方法相當有用,但如果你和對方不熟,過於直白可能讓人感到無禮。因此,適度的禮貌仍然重要。例如:「希望您不介意我冒昧來信……」「很高興稍早與您會面……」「請問您能否幫我個忙……」這些開場白雖稍微延後了主題,但能讓對話更自然,也能提高對方回覆的可能性。 電子郵件不是閒聊,它首重效率。如果我們能夠在第一時間讓對方明白這封信的目的,那麼他們不僅更可能閱讀,也更願意回覆。 假設2:可能不會全部讀完 我自己打開的電郵也不見得會仔細讀完,若要提高對方讀完信的機率,電郵應該能短則短。 這點似乎不言自明,我們每天都會收到冗長到讓人卻步的電郵。坦白說,有時候光是看到那種篇幅,就決定先跳過了。 羅傑斯教授曾做過一個實驗:刪減電郵字數,甚至隨機刪減,結果發現回信機率反而上升。在某次實驗中,他甚至把電郵字數砍掉3分之2,結果回應率飆升了80%。這是一個簡單卻強大的定律:字少,回應高。如果覺得精簡訊息很痛苦,就想想這個數據─一切都值得了。 節錄自:時報出版《愈忙愈要會表達:讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》/羅斯.阿特金斯 著 推薦閱讀: 面試、提案簡報會被問哪些問題?專家6方向預測,臨場回答從容不失分 【中文Email格式】商業/求職電子郵件7重點+撰寫範例!複製修改3分鐘搞定 用AI快速寫Email!ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成|附5種指令範例 電子郵件CC、BCC怎麼用?Email別再只用「全部回覆」了
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