104學習

打字速度快

能快速輸入文字代表在處理文件、回覆郵件或資料錄入時效率高,節省時間並加快工作節奏。這項技能特別適合行政助理、客服、資料分析等需大量文字處理的職務,有助於提升整體工作產能,減少錯誤率,也能讓你在多任務同時進行時更游刃有餘。對於職場競爭力而言,快速打字是基本且實用的能力之一。

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提升你的實力,朝專業更進一步

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充實自己,讓能力持續成長

智能文件編輯:AI和Word的整合
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【線上課】高效能職場筆記法 | 電腦玩物站長的整理思考術
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圖像化 企劃案撰寫
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【線上課】AI高效職場簡報工作術
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AI快速完成專業簡報
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管好員工做對事:溝通協調力
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頂尖業務必修課:從陌生開發銷售技巧到成交與顧客維繫【08/31】台中場
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Office 整合應用:Word、Excel、PowerPoint 跨檔案資料管理
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快速活用 MySQL,精準設計關聯式資料庫
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精選證照

考取專業證照,讓能力被市場看見

教育部臺灣台語語言能力認證 B2中高級 |
此項技能代表具備中高級的台語溝通能力,能夠流利聆聽、說話、閱讀和書寫。不僅能在日常生活中進行有效交流,也能理解較為複雜的話題及文化背景。對於希望在台灣本地企業或與當地社群互動的工作者來說,這項能力能提升職場競爭力,拓展職業機會,尤其在社會服務、教育及文化相關領域。此外,具備此能力的員工能更好地促進團隊合作,增進跨文化理解,對企業品牌形象也有正面影響。
教育部
全方位基礎人力資源管理師認證 |
『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程,透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團,深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題,過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練,藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能,並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。   整體課程架構,將從「策略性人力資源管理架構」談起,先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念,並打通各項人資功能定位上的任督二脈後,接著以「工作分析」為基礎,逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務,諸如:「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享,使學員對人力資源管理有完整且正確的認識,不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外,亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫,還在猶豫? 趕快來點選報名吧!
社團法人中華人力資源管理協會
Pagemaker |
Pagemaker證照證明持有人具備使用Adobe Pagemaker進行專業排版與設計的能力,能熟練操作軟體完成書籍、雜誌及宣傳品等印刷品的編排工作,熟悉文字處理、圖像整合及版面設計技巧,具備有效溝通與協調印刷流程的能力,適合從事平面設計、出版編輯及印刷相關職務,提升職場競爭力與專業形象。
Adobe
教育部臺灣台語語言能力認證 A2初級 |
這項技能代表持有者具備基本的台語聽說能力,能在日常生活中進行簡單的交流。A2級別的認證表示對台語的基礎詞彙和句型有一定的掌握,能理解常見的短語和表達。對於需要與社區民眾溝通或在特定工作環境中使用台語的職位,這項能力可以增強與客戶、同事之間的互動,提升工作效率及團隊合作,對於文化保存及推廣也具有積極的意義。擁有此認證者在職場上會受到重視,因為能展現對臺灣本土文化的理解與尊重。
教育部
TQC-OA-Word |
企業人才技能認證(TQC)是財團法人中華民國電腦技能基金會針對企業用才需求,所提出來的一項整合性認證。這項認證是經過詳細調查、分析各職務工作需求,確認從事該項職務究應具備哪些電腦技能,再對所有電腦技能測驗項目重新歸類整合而成。不但能讓有志於從事網路管理職務的人員掌握學習的方向,對求才企業也提供了更快速、更客觀、更簡化的人才甄選程序。
財團法人中華民國電腦技能基金會
教育部臺灣台語語言能力認證 B1中級 |
這項技能表示個人在台語的聽說讀寫能力達到中級水平。具備此能力者能夠理解日常生活中的基本對話、參與簡單的討論,並能用台語表達自己的想法和需求。在求職方面,熟悉台語的求職者在文化相關的職位,如教育、媒體、社會服務等領域,將更具競爭力。此外,這項能力有助於促進地方文化及社群交流,對於在地企業及公共服務機構特別重要。
教育部

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【Windows表情符號快捷鍵/截圖快捷鍵】呼叫內建Windows Emoji、顏文字、特殊符號和功能增進工作效率

使用Windows電腦鍵盤輸入時,表情符號快捷鍵怎麼打?除了剪下貼上,還有哪些功能性快捷鍵可增加效率?《職場力》為您整理了常用的Windows快捷鍵大全,透過快捷鍵增進溝通及工作效率。 文/《104職場力》 本文導覽 Windows表情符號快捷鍵 「Windows+﹒」,呼叫隱藏版表情圖示鍵盤Windows 10系統Emoji快捷鍵Windows 11系統Emoji快捷鍵透過快捷鍵組合輸入特殊符號與字元功能性Windows快捷鍵:取代滑鼠的便利用法常用Windows快捷鍵 許多智慧型手機內建輸入法、通訊軟體內建表情符號鍵盤,讓對話、聊天不再只是純文字,透過表情符號傳遞心情、當下情緒,讓訊息不再冷冰冰。 如今在現代職場,也不像過去要求繁瑣的禮節和制式書信體裁,甚至部分單位使用通訊軟體溝通時,也能使用較為輕鬆的口吻、表情符號來談話。 電腦打字想使用「表情符號」、卻一時半刻找不到,不知該如何輸入嗎?其實今日微軟作業系統已經內建「emoji」、顏文字等表情鍵盤,只要簡單透過幾個按鍵叫出「隱藏版鍵盤」,就能透過快捷鍵顯示所有表情圖示囉!(❁´◡`❁) Windows表情符號快捷鍵 「Windows+﹒」,呼叫隱藏版表情圖示鍵盤 Windows 10系統Emoji快捷鍵 如要使用各式各樣Windows Emoji,可以於輸入文字時,輸入「Windows標誌鍵」+「 . (句號) .」,表情圖示鍵盤隨即顯示。 接者利用滑鼠選取表情圖示,或者繼續鍵入以搜尋您喜歡的表情圖示。 Windows 表情圖示鍵盤圖片來源:微軟支援 表情圖示鍵盤不僅有Emoji,點選「;-)」提供各式各樣的顏文字;點選「Ω」符號則可選擇各式特殊符號。 微軟也提示使用者,在任何的應用程式中都可以透過此種方式開啟表情符號鍵盤。但如果有些頁面或編輯器僅能顯示單色字元,就無法出現彩色的 Emoji、顏文字及特殊符號。 如Windows內建記事本僅能單色顯示 Windows 11系統Emoji快捷鍵 而微軟最新作業系統Windows 11同樣可以輸入「Windows標誌鍵」+「 . (句號) .」,顯示表情圖示鍵盤。 並利用滑鼠選取表情圖示,或者繼續鍵入以搜尋您喜歡的表情圖示。比起Windows 10,11更多出GIF等其他顏文字可以選擇。 Windows 表情圖示鍵盤圖片來源:微軟支援 透過快捷鍵組合輸入特殊符號與字元 如果想要快速鍵入鍵盤沒有的特殊符號或字元,例如長破折號 「—」 或版權符號「©」時,也可以利用鍵盤快捷鍵組合鍵入,而不必再透過複製製貼上,省時有效率。 因此,若使用的鍵盤配置具有數字鍵台,即可依照下列方式輸入特殊字元: 按住鍵盤上的 Alt 鍵。 按住 Alt 鍵後,為所需的字元,在數字鍵台上鍵入四位代碼(如果需要,請包括前置 0)。 放開 Alt 鍵。 附註:此種方式僅適用於數字鍵台, 不適用於鍵盤上方的數字列。 符號名稱Alt 代碼©版權符號Alt+0169®註冊商標符號Alt+0174™商標Alt+0153•清單點Alt+0149§章節符號Alt+0167†單劍註釋符號Alt+0134‡雙劍註釋符號Alt+0135–短破折號Alt+0150—長破折號Alt+0151¶段落符號(Pilcrow)Alt+0182¡上下顛倒的驚嘆號Alt+0161¿上下顛倒的問號Alt+0191¢一分符號Alt+0162£英鎊Alt+0163Є歐元貨幣Alt+0128¥日圓Alt+0165 但也提醒,討論公事、溝通業務時盡量避免頻繁使用emoji或顏文字,反而可能造成訊息難以閱讀、資訊雜亂等,造成對方困擾的情況發生。 可以觀察辦公室、同事溝通交流的方式,於輕鬆、閒暇、閒聊時使用,給對方加油打氣、舒緩緊張情緒、傳遞心情,也能維持良好職場禮儀! 功能性Windows快捷鍵:取代滑鼠的便利用法 雙手在鍵盤上飛速打字時,如果還要分神操控滑鼠或觸控板,可能會覺得不方便且浪費時間。不如就把下列鍵盤快捷鍵背起來,提升工作效率吧! 常用Windows快捷鍵 功能快捷鍵複製Ctrl + C剪下Ctrl + X貼上Ctrl + V最大化視窗F11或Windows標誌鍵 + 向上鍵 開啟工作視圖Windows標誌鍵 + Tab顯示及隱藏桌面Windows標誌鍵 + D 在開啟的應用程式之間切換Alt + Tab開啟快速連結功能表Windows標誌鍵 + X鎖定電腦Windows 標誌鍵  + L截圖Windows 標誌鍵 + Shift + S資料來源:微軟 資料來源:微軟 更詳盡的Windows快捷鍵請參考:Windows中的鍵盤快速鍵 更多職場力精選,提升【職場工作術】就看這: 專案管理常用的甘特圖(Gantt Chart)是什麼?怎麼做?如何用Excel繪製甘特圖? SWOT分析是什麼?怎麼做?沒想到,求職也能用SWOT分析自我優勢 2024年超實用PPT模板推薦!8個高質感免費簡報範本網站 簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧|職場工作術 成功人士高效率「時間管理」的秘訣?想辦法吃到屬於你的「無敵星星」 為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?
【104職場力】

待辦清單要寫什麼?該用什麼方法完成?改善拖延的拆解任務法

常常面對待辦事項越寫越長,卻不知道從何開始的窘境?待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手,但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢?本文為《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選,作者解析如何拆解任務、專注執行,幫助你實現工作生活平衡,改善拖延、突破時間管理瓶頸! 文/馬克‧曹–桑德斯 本文目錄(點擊可快速前往) 待辦清單包含的內容?待辦清單要寫什麼?該用什麼方式完成待辦清單? 待辦清單是列出你預計要完成的任務,通常會用來幫助我們記憶該做的事項;行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆,並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。 待辦清單包含的內容? 待辦清單是箱型時間的先決要件,所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想:待辦清單上的事項是怎麼來的?主要有五個來源: 1. 想法 你想起上星期答應別人一件事;你淋浴時閃過一個靈感;在火車上看見跟老同學長得很像的人,突然想跟同學敘敘舊;做白日夢時,你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態,而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激,也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感,提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區,寫下你有興趣,但還沒有時間去學的事物。 2. 訊息 我們每天收到超過一百封電子郵件,簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送,不僅不相關,也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息,就可以寫進待辦清單。其實,即使是只需要略做回應的小事,也會是需要處理的待辦事項。 3. 會議或與人對話 我們每天的工作有四分之一花在開會上,有調查顯示每天至少會有二十七段對話,這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你,有可能是因為跟年長的鄰居閒聊,所以答應幫忙修理籬笆,也有可能是在一場業務會議結束時,被指派要做什麼事。 4. 工作本身 你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練;你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場;你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊;你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣,會衍伸出更多工作。 5. 生活瑣事 我們有很多私人事務要打理,包括:洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中,有許多固定重複的事,也有較難預料的事;有些事情跟家庭成員有關,特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事,不管我們想不想做都得完成。 待辦清單要寫什麼? 待辦清單上的事項可以做成時間箱,寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆,在適當環境、以正確心態規劃時間箱時,你會需要製作時間箱的素材,而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱,完成這一天的任務後,原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。 此外,不是每個點子都是好點子,不需要的待辦事項必須送進垃圾桶!再說,從把想法寫進待辦清單,到真正要實踐時,事情可能已有變化,讓這件事變成多餘的想法。請注意,想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。 該用什麼方式完成待辦清單? 雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單,但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成,卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後,加入箱型時間元素,希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。 1. 拆分成可處理的單位 將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人,因此一般共識是時間不要超過半天,理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短,例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候,你可以先把下個要做的事記在心裡,再去進一步拆解或統整,不需要一次做完任務的拆分。 請記下任務的細節,以便你回頭審視清單時,可以快速想起要做的事。例如,「研究靈魂旅行」這個待辦事項,如果只寫「研究」的話,幾小時或幾天後,你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等,有可能是有用的額外資訊,但並不一定要寫出來。 2. 流程 請參考前面提到的資訊類別,為任務歸類,並配合最重要的生活面向,將這些類別系統化。舉例來說,全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務,就需要一套系統,幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如,標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作,以及根據訊息需要處理的時間,來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項,移至待辦清單及時間箱,整套流程才不至於中斷。 其他會形成後續任務的活動,也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力,因為記憶不完全靠得住,要是發生意外,你可能會嚴重受挫。 有些人會寫好幾張待辦清單,細分成:工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力,因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較,以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後,我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看,一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項,尤其有幫助。 請以「動詞」為開頭,因為動詞代表你要去「做」某一件事。 依照重要性替任務分類,並維持分類——這是最重要的一點,不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾.紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組,分批次處理,並在不同批次的任務間安插休息時間,好讓我們能在處理下一項任務前,消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理,但缺點是,可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士,則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則,幫助你從一長串的可能任務中,挑出適合歸為一組的任務: 將任務貼到電子試算表上。 在任務名稱旁邊的欄位,使用一到十的數字,標示任務的緊急或重要程度。 依照數字大小整理欄位順序。 把焦點放在前幾項的任務(排在後面的就是比較次要的)。 原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項,已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」,你可以鬆口氣了。 這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除,也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後,重要程度會提高。 請想想哪一種分類方式比較適合你,但不管你選用哪種方式,都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時,你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮,這也是一次做一件事的力量。 你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務,而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶,是正常且重要的工作。 提醒你,只要上網搜尋,就可以找到許多現成的待辦清單格式,也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋:旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等,所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用,甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。 3. 做法 我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上,備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點,但不管寫在哪裡,你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過,你不會希望還來不及記下,就忘記了,我們要盡力地減少阻力。 我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多,開始感覺手忙腳亂(像是休假完累積一堆事要做時),我會依照前面的方法,把待辦清單貼進電子試算表,依照重要性排序,進行分類、製作時間箱。 4. 勇敢作夢 待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止,本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此,也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及,但是你跟夢想之間的距離,也許只是一條待辦清單上的事,少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念,還是成為更善良的人,你都需要先踏出一小步,而待辦清單可以是你的臨時棲所。 節錄自:三采文化《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》/馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著 推薦閱讀: 如何提高工作效率?4關鍵因素解析:一心二用對生產力有負面效果 提升工作效率5大步驟!學會高效管理時間,先找到「行動力開關」 工作永遠做不完,沒時間做重要的事?想突破需要有意識的4個認知
【104職場力】・時間管理

辦公室必備筆記工具:從Google Keep到Obsidian,無縫管理資訊與任務

在現代職場中,選擇合適的筆記工具對於提升工作效率至關重要。隨著信息量的增加,上班族需要能夠快速捕捉、整理和檢索資料的工具。本文將推薦多款流行的筆記工具,如 Evernote、Notion 和 Microsoft OneNote,並深入探討它們的功能、使用情境及各自的優缺點。無論你是需要簡單的待辦事項清單,還是強大的專案管理平台,這些工具都能幫助你更高效地組織信息,提升工作表現。 ☑️1. Evernote 使用情境:適合需要快速記錄和整理資訊的上班族。範例:在會議中快速記錄要點,並利用標籤功能將筆記分類(如「專案A」、「市場調查」)。缺點: ❤️階層數量少,資料龐大時會顯得凌亂。 ❤️排版自由度低,無法進行高度自定義的設計。 ☑️2. Notion 使用情境:適合需要多功能整合(如任務管理、資料庫)的用戶。範例:創建一個專案管理頁面,將任務、會議紀錄和相關文檔整合在一起。缺點: ❤️學習曲線較高,初學者需要時間適應。 ❤️需要網路才能使用,離線功能有限。 ☑️3. Microsoft OneNote 使用情境:適合喜歡手寫筆記或需要多媒體內容的用戶。範例:在會議中手寫筆記,並插入圖片或音頻來補充內容。缺點: ❤️搜尋功能較弱,難以快速找到特定內容。 ❤️界面可能讓新手感到複雜。 ☑️4. Google Keep 使用情境:適合需要快速捕捉想法和待辦事項的用戶。範例:在手機上隨時記錄靈感或待辦事項清單,並設置提醒。缺點: ❤️功能較簡單,不適合長篇筆記或複雜組織。 ❤️缺乏強大的搜尋和標籤功能。 ☑️5. Bear 使用情境:適合喜歡 Markdown 格式和簡潔界面的用戶。範例:撰寫技術文檔或日誌,利用 Markdown 語法進行排版。缺點: ❤️僅限於 Apple 生態系統,無法在 Windows 或 Android 上使用。 ❤️免費版功能有限,需要付費解鎖更多選項。 ☑️6. Todoist 使用情境:適合需要管理任務和待辦事項的用戶。範例:將工作任務分解為具體步驟,設置截止日期和優先級。缺點: ❤️不專注於筆記功能,對於需要詳細記錄的用戶來說可能不夠全面。 ❤️高級功能需付費解鎖。 ☑️7. Simplenote 使用情境:適合尋求簡單、無干擾的筆記體驗的用戶。範例:快速記錄想法或待辦事項,並利用標籤進行分類。缺點: ❤️功能較為基本,不支持富文本格式或多媒體內容。 ❤️缺乏進階組織工具,如資料夾結構。 ☑️8. Obsidian 使用情境:適合需要建立知識網絡或卡片盒筆記法的用戶。範例:將不同主題的筆記相互連結,以形成一個知識圖譜。缺點: ❤️初學者可能會覺得界面不友好,需要時間學習。 ❤️雖然支持 Markdown,但對於不熟悉此格式的用戶來說可能有挑戰。 ☑️結語 總結來說,選擇合適的筆記工具能顯著提升你的工作效率和組織能力。無論你的需求是簡單的筆記還是複雜的項目管理,市場上都有多種選擇可供探索。希望這些推薦能幫助你找到最適合自己的工具,讓你的筆記整理和知識管理變得更加輕鬆和高效!
知識貓星球・超級辦公室達人

搜尋檔案還是找不到…提升搜尋效率,命名至少加入「2個關鍵字」

花時間找檔案是省時的大敵!作者曾在多間外商企業擔任高層秘書,傳授檔案命名原則:以「搜尋」為前提,加入「2個關鍵字」。只需改變一個小習慣,就能讓工作效率翻倍,不再為了找資料而心累。本文節錄自《節省工時的100種方法》。 文/森田幸(森田ゆき) 花時間找東西,是省時的敵人。凡是可能讓你心想「東西跑到哪去了?」的情況,都應該事先排除,才能真正省下無謂的浪費。. 雖然清楚知道「什麼東西放在哪」是基本原則,但對於資料檔案,還有一個重點應該特別留意:命名。 如果你在資料夾裡找不到想要的檔案,或是只記得幾週前下載過,卻完全不記得自己放在哪,這時候你會怎麼做?你大概會選擇搜尋吧?而在這個時候,你必定會一邊回想檔名是什麼,一邊輸入關鍵字。 反過來說,在替檔案命名時,你必須以「搜尋」為前提來思考。具體來說,就像是以下這樣的概念。 不好的範例 「202501 銷售匯總」 「202501 A公司簡報資料」 好的範例 「202501 月度銷售匯總_ 關東分店_ 最終版」 「202501 A公司簡報資料_ 系統建置提案」 重點是,要加入2個以上的關鍵字。在搜尋時,如果只輸入1個詞彙,幾乎都會跳出多筆符合條件的資料。但只要輸入2個詞彙,一次就找到檔案的可能性將會提高。 此外,郵件的標題或內文也是同樣道理。請一邊思考「如果之後要搜尋,我會輸入哪些字?」一邊將這些關鍵字都寫進去。回覆對方寄來的郵件也一樣,只要你撰寫句子時意識到這一點,搜尋效率必然提升。 POINT:資料要以「搜尋」為前提,加入2個以上的關鍵字來命名。 節錄自:大是文化《節省工時的100種方法:我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會,品質與速度兼顧的時短工作術,不用拚命就有高績效。》/森田幸(森田ゆき) 著
【104職場力】

用AI快速寫Email!ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成|附5種指令範例

想用AI快速回信寫信,Grammarly、Microsoft Copilot、TinaMind、ChatGPT Writer要怎麼用?本文解析4種工具的特色及介面用法,以及分享5種情境的信件指令(Prompt),讓你工作效率倍增! 文/ 張可佳(Claire Chang) 本文目錄(點擊可快速前往) Grammarly:英文書信的撰寫輔助Microsoft Copilot:善用預設介面撰寫信件撰寫商務信函指令(Prompt)商務信函的最佳化指令(Prompt)個人信件書寫指令(Prompt)職場信件書寫指令(Prompt)政府公文的撰寫指令(Prompt)TinaMind:一鍵產生信件內容ChatGPT Writer:快速寫信、自動幫你回信 書信和邀請函至今依然扮演著重要的角色,無論是正式場合還是私人活動,都需要一封得體、清晰的信件來傳達資訊和心意。利用文字生成工具來撰寫和修改書信與邀請函,無論是商務邀請、活動邀請,還是個人邀請信,都可以通過簡單的提示,生成專業且符合場合的內容。 延伸閱讀:【商業/求職Email格式】電子郵件7重點+範例,輕鬆寫出專業感 Grammarly:英文書信的撰寫輔助 官方網站:https://www.grammarly.com/ Grammarly是一個AI驅動的寫作輔助工具,主要針對英文的寫作為主,旨在幫助用戶提升寫作的準確性和表達效果。它能即時檢查文法、拼寫、標點,並提供語氣、風格等建議,也可以可根據提示生成內容大綱或草稿。 該工具支援多種平台,包括桌面應用程式、瀏覽器擴展程式、行動應用程式等,在安裝桌面版程式之後,可直接在Google Docs、Slack、Outlook等使用此工具,提供撰寫信件時的文法檢查,或是直接輸入你想寫的內容請Grammarly幫忙生成內容,而無需切換應用程式。另外Grammarly也提供瀏覽器外掛,支援Chrome、Safari、Firefox等主流瀏覽器,透過外掛可與Gmail、Google Drive等Google服務整合。 Grammarly提供免費和付費版本,某些高級的功能如:語氣建議、抄襲檢查等,只能在付費版本使用。 這個功能適合經常需要撰寫英文書信的人,其對於文法和拼寫檢查非常的準確。 Grammarly(圖/博碩文化提供) Microsoft Copilot:善用預設介面撰寫信件 針對邀請函的撰寫,我推薦Microsoft Copilot,因為他有已經設計好的介面可供直接使用,我們只需要將Copilot的介面切換至「撰寫模式」,這邊都已經有固定的表格和選項,只要按照表單填寫,就能產生很棒的內容。 Microsoft Copilot在撰寫邀請函方面的最大優勢在於其直觀且易用的介面,特別適合不熟悉AI的使用者。以下是一些具體的優勢: 設計良好的介面:Copilot提供了一個專門的「撰寫模式」,用戶可以輕鬆切換到這一模式,無需深入了解AI技術即可開始使用。 預設模板和選項:在撰寫邀請函時,Copilot已經設計好固定的表格和選項,用戶只需選擇所需的類型,系統便會自動生成相應的內容,這樣可以節省大量的時間和精力。 自動化內容生成:Copilot能夠根據用戶的需求自動生成邀請函的內容,無論是正式的商務邀請還是輕鬆的社交聚會邀請,均能提供合適的文案。 Copilot(圖/博碩文化提供) 除了邀請函之外,同樣的模式在商務信函的撰寫與最佳化、個人和職場信件的書寫也非常有用。以下為範例的Prompt: 撰寫商務信函指令(Prompt) 寫一封有說服力的電子郵件來說服潛在客戶嘗試我們的商品。我們的商品是辣木月餅我們每盒都會捐贈100元幫助婦幼弱勢,辣木有極高的營養價值,是個天然的健康補充來源 商務信函的最佳化指令(Prompt) 修改這封電子郵件,以專業的英語口說方式寫出來,此封信件的語氣應要能非常專業和簡潔。此外,至少提供三個電子郵件主題給我選擇。""" 我們很高興向您介紹我們最新推出的產品「辣木月餅」。這款月餅結合了傳統與健康,是您中秋佳節的不二選擇。每購買一盒,我們將捐贈100元幫助婦幼弱勢群體。希望能有機會為您提供試吃樣品,讓您親自體驗這款健康美味。""" 個人信件書寫指令(Prompt) 寫一封給朋友的電子郵件,內容是邀請他們參加我即將舉辦的生日派對,並提供派對的詳細資訊如日期、時間、地點,還有希望他們能夠來的原因。 職場信件書寫指令(Prompt) 寫一封給同事的電子郵件,內容是邀請他們參加公司即將舉辦的研討會,並提供研討會的詳細資訊如日期、時間、地點,以及參加的意義。 政府公文的撰寫指令(Prompt) 寫一封給教育局的公文,內容是請求教育局通知各學校特教系分享協會即將舉辦的針對特教老師的培訓課程資訊,並附上課程的詳細資料如日期、地點及報名方式。 TinaMind:一鍵產生信件內容 我們可以至TinaMind的官網安裝瀏覽器外掛,這個外掛提供簡單易用易上手的UI,並且有非常多已經分類好、在不同領域可開箱即用的現成提示詞,我們只需要像是填表單一樣把我們的需求填入,就可一鍵產生我們要的書信內容。 官方網站:https://tinamind.com/ 在介面的頂端,可以選擇是要撰寫新郵件還是回覆現有郵件。並可以選擇郵件內容的長度(自動、短、中、長)、語氣(中立、正式、專業等),並選擇輸出語言。這部分更詳細的說明可參考本書【4-2推薦的瀏覽器外掛與工具】,裡面有專門針對TinaMind外掛有更完整的介紹。 TinaMind(圖/博碩文化提供) ChatGPT Writer:快速寫信、自動幫你回信 官方網站:https://chatgptwriter.ai/ ChatGPT Writer是一個瀏覽器外掛,能夠幫助用戶快速撰寫電子郵件、修正語法、進行翻譯及進行研究等多種操作。其與Gmail進行深度整合,讓用戶可以很方便地在Gmail信箱內使用AI。無論是撰寫電子郵件、回覆信件、訊息還是進行文本的修正與改寫都能快速完成。 ChatGPT Writer(圖/博碩文化提供) 支援多種AI模型,如GPT 4o、Claude Sonnet 3.5、Gemini 1.5 Flash等。ChatGPT Writer不僅支援多輪對話功能來調整回覆內容,或透過最下方的選單,根據需求調整寫作語氣與回應長度,並支援Markdown格式,讓回覆的內容更加適合特定的場合。最後則可以一鍵將最終的結果放回Gmail回覆欄位內。 ChatGPT Writer(圖/博碩文化提供) ChatGPT Writer體積小巧、啟動快速,支援多語言,適合各類使用者需求。免費版的使用者一個月可使用15次,若覺得滿意升級Pro版本則月費為$16美金。 節錄自:博碩文化《AI職場超神助手:ChatGPT與生成式AI一鍵搞定工作難題/張可佳(Claire Chang) 著 》 更多【AI工具應用】推薦: 盤點20大職場必備AI工具!專家:未來9成工作者都須懂AI ChatGPT整理Excel表格超快速!用AI輕鬆搞定複雜資料 ChatGPT一鍵生成簡報!Slides Maker讓AI幫你快速做完整簡報
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強化你的職場韌性:面對挑戰的五大核心能力

文: 小婉家族研究生 趙詠捷   | 工商心理實驗室 原標題:打造職場勝利組,提升職場韌性的幾個方法 在迅速變化和充滿壓力的現代職場中,韌性成為促成職業成功的關鍵特質。職場韌性,即在壓力和挑戰面前迅速適應和恢復的能力,能使人們在遭遇困難時,迅速調適情緒並保持積極行動力。本文將深入探討職場韌性的多面向,並探討如何透過後天學習和訓練來培養這一能力,涵蓋彈性思考、情緒調節、有效溝通、自信和樂觀這五大關鍵能力。探索這些技能如何幫助員工將壓力轉化為動力,提高工作效率,並在職業生涯中獲得持續成長和成功。 透過研究整理,職場韌性(Workplace Resilience)的定義:是指心理韌性在職場上的運用,指的是在職場上面對壓力、挑戰、變化和困難等不利因素時,能夠快速適應和恢復的能力,於諸多研究中又稱為職場復原力。有高度職場韌性的人在經歷工作壓力和困難時,能快速調節、轉換情緒和思維,繼續前進、保持積極態度和行動力。1990年代興起的正向心理學派認為:儘管生活中都得面臨壓力或不好的事件,但某些正向的人格特質(如:樂觀或主動性人格)與情緒(如:喜悅、快樂),能幫助個體將壓力轉換為助力、適應逆境、擁有韌性、追求幸福(Diener, Oishi, & Lucas,2003)。其中,「韌性」即是指個體面對逆境時所展現出的一種特質(利翠珊,2006),可用來解釋為什麼有些個體暴露於困境中,卻能從低谷反彈,最後達成正向的適應,不被擊倒。因為,韌性能讓人將困境或壓力視為挑戰,而不再消極地將外在環境的要求或限制當成阻礙。它可以幫助人們應對職場上各種變化和挑戰,提高工作效率和工作滿意度,增強職業發展和成功的機會。 多堂免費大師講座,提升你的職場思維與視野 >> 職場韌性並不是專屬於某些人獨有的特質,而是可以透過後天的學習和訓練來提升的能力。具有職場韌性的人可能透過提升以下幾種能力來增加自己的職場韌性,同時為自己創造高RQ(Resilience quotient,簡稱RQ): 1. 彈性思考 對新的思考方向、可能性或是新的角度保持開放的態度,透過不同角度看到問題解決的可能性,並從中找尋最佳的解決方案。彈性思考能夠幫助人們在不斷變化的環境中應對挑戰,並實現個人和職涯的目標。 2. 情緒調節 情緒調節就是於情緒反應過程中,對個人體驗何種情緒,以及採取何種方式體驗抒發情緒產生影響的過程,同時,在職場中面對有情緒起伏(通常是負面情緒)的當下,以維持工作效率及人際互動的關係,降低非理性狀態所帶來的失誤。在緊急狀況解除之後,適度的發洩情緒也是調節的方法之一。 3. 溝通能力 有效的表達自己的想法和意圖,並傾聽他人的需要,透過與他人之間的溝通達到解決歧見和衝突,建立信任並協調出雙方都可接受的結果。 4. 自信 充分的去瞭解自己的優勢與可以為職場上或組織帶來的價值,對自己的能力、價值和能夠應對的情況感到有把握感。自信是一種重要的心理資源,自信的人相信自己可以克服挑戰實現目標,並能應對工作中的困難。 5. 樂觀 樂觀(Optimism)是人對各事物所持的一種思想態度,是我們如何歸究事情發生的原因,對事情慣用的一套解釋形態 (Attribution style)。樂觀的人,對發生了的事付予正面的詮釋,對未發生的事則會預計好的結果。樂觀的人通常也比較能夠應付變化的壓力和挑戰,為自己和他人帶來希望感。 小婉家族研究生 詠捷 文獻來源: 郭美琪(2024)。在COVID-19疫情下保護性社工人員職場韌性之研究〔碩士論文,國立屏東科技大學〕。華藝線上圖書館。https://doi.org/10.6346/NPUST202400079 文麗婷(2018)。理情教育融入九年級國文課程之行動研究〔碩士論文,國立臺灣師範大學〕。華藝線上圖書館。https://doi.org/10.6345/THE.NTNU.ED.026.2018.F02 陳佳雯、許伊均、陸洛、吳詩涵(2012)。以韌性觀點探討女性主管的職業生涯歷程。彰化師大教育學報,(22),51-71。https://doi.org/10.6769/JENCUE.201212.0051 看更多來自工商心理實驗室的好文 >> 在職場中你容易被情緒勒索嗎?這五大人格特質最易受影響 職場八卦:氣質性嫉妒與組織認同的交織 能者多勞?還是忍著過勞? 小心引發工作倦怠 Z世代安靜離職消失了嗎?不,它進化成「怨恨缺勤」 學習時間管理就能提升效率?探索你的「時間特質」找到關鍵 提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >> 訂閱人資市集電子報獲得專家工作分享及產業新知 >> 加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>
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AI會議紀錄整理技巧!6步驟活用Gemini Notebook與指令模板,語音轉文字、中英夾雜也不怕

會議記錄整理總是很花時間,如何運用AI來提高效率?作者分享「AI會議整理術」,6步驟包括運用AI語音轉文字工具,以及活用Gemini Notebook(原NotebookLM)等AI工具來解決中英夾雜、專有名詞一堆等AI會議紀錄常見痛點。搭配AI指令模板,將雜亂逐字稿自動轉譯為「三段式摘要」與「行動清單」,省下60%時間,讓團隊溝通更精準、決策更高效!本文節錄自《高效職場生存法圖解》。 文/趙胤丞、電腦玩物站長Esor 本文目錄(點擊可快速前往) 讓AI用固定模板,把會議討論變成清楚的紀錄與待辦AI會議整理操作教學!6步驟分享,節省60%時間的協作術AI提示詞分享:快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件AI會議筆記方法論反思與實踐AI會議筆記實戰QA:AI工具怎麼選?轉錄出錯怎麼辦? (編按:NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章:) 讓AI用固定模板,把會議討論變成清楚的紀錄與待辦 AI工具不是拿來取代我們,而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道,一場會議不只是一場會議,它可能是團隊協作的決策過程,也可能是專案卡關的突破時刻,所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。 但是,我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理,結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動,這樣的行為無異是「買櫝還珠」。 只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點:主持人講得飛快,你無法跟上;對話來回跳躍,記錄順序亂七八糟;會議過程與會者講了一堆,還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。其實整理不好,這不是你能力問題,而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。 這正是AI可以切入協助支援的痛點,幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。 概念說明關鍵效益自動化轉錄AI將語音自動轉換成文字節省人工聽打時間,不錯過任何細節智慧化摘要AI根據內容自動生成重點與結論快速掌握會議核心,不必重聽錄音行動化轉譯AI從文字紀錄中提取任務與責任人加速「討論」到「行動」的轉換,強化執行效率 資安前提:在使用任何AI工具時,特別是涉及公司內容,務必確認公司、平台的隱私安全規範,以保護你與組織的資料安全。 (圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) AI會議整理應用情境:適用需高效溝通的場合、專案會議、跨部門會議 這套方法適用於所有需要高效溝通的場合,特別是討論內容多且複雜的專案會議,或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者,都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。 AI會議整理技巧提醒:加速你的決策行動,而非取代你的判斷 AI是你的副駕駛助手,AI雖然能大幅節省時間,但它的價值在於「加速你的決策與行動」,而非取代你的判斷(畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋)。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對,進而確保共識沒有落差。 AI會議整理操作教學!6步驟分享,節省60%時間的協作術 【Step 1】為什麼需要AI會議記錄工具? 這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具,而是讓你學會用工具放大自己的效能,讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。 傳統會議記錄的痛點AI可以做什麼主持人語速過快、資訊密度高,難以跟上自動語音轉文字,完整保留內容對話跳躍、紀錄順序混亂快速生成會議摘要,還原討論脈絡討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問,清理要花許多時間協助整理任務清單與待辦事項會後還需整理郵件回報輔助產出主管回報Email 當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時,就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷,真正成為「決策轉譯者」。 【Step2】挑選對自己最方便的AI轉錄工具 AI語音轉文字(甚至是會議錄音專用AI工具)已經多如雨後春筍,甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析,而是針對常見的三種會議情境,分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。 工具應用情境功能簡述PLAUD.ai硬體裝置,方便啟用錄音檔案儲存在本地裝置,內建AI自動處理工作流程雅婷逐字稿手機App,即時轉錄當下即時轉錄,對於台灣用語有相對較在地的處理NotebookLM自行錄音,交由AI轉錄與處理可以建立會議錄音資料庫,由自己的指令決定轉錄的處理方式 【Step 3】如何處理多語混雜與專有名詞挑戰 中英夾雜、專有名詞頻繁,是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉錄工具,對於多語內容的辨識已經有一定水準(不過台灣常用的台語,還是有侷限),這部分大家可以實際試試看即可。 而「專有名詞」的部分,例如專案特有的名稱、人物、技術、術噢,可以製作一份「專有名詞表」,在AI要轉錄前,先提供AI,請其根據這份「專有名詞表」來轉錄,往往就可以有很好的效果。 以前面提到的Google NotebookLM為例,我們可以先新增一份專有名詞對照表。 以Google NotebookLM為例,再請AI轉錄會議前,可以新增一份專有名詞對照表(圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) 接下來在轉錄時,請AI除了分析錄音檔案,也要對照專有名詞對照表,修改會議筆記內容,就能獲得很好的辨識效果,更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。 【Step4】應用「三段式會議摘要」 我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來,但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。 用AI摘要會議紀錄,不是要它幫你「記住全部」,而是幫你「轉譯為可用資訊」。三段式結構最適合會議筆記與摘要: 背景議題:這段討論是在處理什麼? 重點觀察:過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策? 行動建議:這段話最後導出了什麼事要做?有責任人與時限嗎? 你可以在AI指令中明確要求輸出這三段內容,並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據,確保摘要可以立即使用。 用AI摘要會議紀錄,三段式結構包括:背景議題、重點觀察、行動建議,最適合會議筆記與摘要(圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) 【Step5】從摘要轉譯為行動清單 會議中最常見的溝通語句是模糊的,例如:「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好?」。如果只是轉錄逐字稿,很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句,這時候可以請使用AI判讀以下三要素: What:要完成什麼事?(如果能寫出具體項目與產出最佳) Who:誰負責?(要寫上負責人,也要確保負責人知道自己要負責該項目) When:什麼時候要完成?(最好有明確日期與時間) 示範指令:「請根據以下逐字稿,列出所有可辨識的任務,標示What(要完成什麼事?)/Who(誰負責?)/When(什麼時候要完成?),若有待確認的資訊請註記。」 【Step6】AI會議紀錄實作分享—節省60%時間、保留主導性 每次會議後,我習慣以下流程(當作示範參考,但你可以搭配不同工具): 會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字,確保內容完整。 將逐字稿餵給ChatGPT,依「三段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。 核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具,並標注優先順序。 需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。 這個流程沒有一個步驟是全部交給AI,自己完全不動手,但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策,而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架,但也不會完全由AI主導,結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。 AI提示詞分享:快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件 如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件,可使用以下指令: 你是一名「會議行動轉譯官」,任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出:1. 會議摘要(三段式:背景議題/重點觀察/行動建議)2. 任務清單(What/Who/When)3. Email草稿(以專業、精簡語氣撰寫,結尾請列出下一個檢視節點)。請在內容中善用條列,確保收件者一眼就能掌握重點。逐字稿:(貼上逐字稿) AI會議筆記方法論反思與實踐 1. 重新定義「寫會議筆記」的價值 寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」,而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。過去我們花大量時間確保每個字都被記下來,卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具,我們反而要重新調整焦點:不是把責任全部交給AI,而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。 當AI接手機械性的紀錄工作後,你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險,或是思考下一步策略。因此,你不再是敲鍵盤的人,而是提煉共識、設定優先順序的人。 2. 真正的效率來自「人機協同」 AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿,但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟,補上情境背景、利害關係、專業措辭,也能讓AI處理得更好。而當我們有好的會議筆記,就能確保整個團隊朝正確方向前進。 3. 持續優化你的協作節奏 每個人面對的專案都不同,所以你需要跟AI溝通的專業術語,甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。 上面提供的指令是基本版,你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化,根據自己需要的正式會議報告結構做調整。我們可以抱持一種「做實驗」的心態,把每次會後郵件當成一次實驗: 這次的AI prompt是否清楚? 任務欄位拆解是否滿足需求? 專業用語分析是否正確? 如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。 AI會議筆記實戰QA:AI工具怎麼選?轉錄出錯怎麼辦? Q:AI工具這麼多,我該怎麼選擇? 解答:工具百百種,我們時間很有限,別去追求最好的工具,而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發:如果最需要節省聽打時間,專注於轉錄精準度;如果最在意資料安全,則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。 Q:AI轉錄的內容,直接使用會有風險嗎? 解答:會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用,容易造成誤解。我們仍需親自把關確認,再更細緻地補上決策背景與情緒脈絡,才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。 Q:AI摘要會不會讓我變懶惰,不再思考? 解答:AI幫你完成機械性的紀錄工作後,你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略,而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者,而不是更懶惰的紀錄者,因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。 Q:如果講者口齒不清,AI轉錄還是會出錯怎麼辦? 解答:這是AI工具的極限,但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整:遇到轉錄不精準時,可以在會議中使用「段落即時總結」技巧:由我主動複述「我確認一下,您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識,並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。 節錄自:創意市集出版《高效職場生存法圖解:工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》/趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著 推薦閱讀: NotebookLM生成簡報、資訊圖表功能登場!實用技巧盤點 NotebookLM簡報怎麼修改?5招編輯方法實測,轉PPTX、線上改都行 會議記錄=逐字稿?專業會議紀錄只記3項重點|寫法技巧、範本一次看 會議紀錄用AI怎麼做?會議逐字稿如何整理?|AI語音轉逐字稿教學
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2026年高效工作術!盤點9種辦公室生產力工具App

內容太多想記下筆記,哪款筆記軟體適合自己呢?工作常常分心想滑手機,如何才能提升專注力?想和團隊即時線上討論,除了通訊軟體開視訊還有什麼方法?《104職場力》為您整理幾個辦公室實用生產力工具App,包括手寫筆記、文法錯字修正、時間管理等提升效率、增加便利性的軟體,讓工作更加靈活! 文/《104職場力》 生產力工具網站/APP特色Slack通訊軟體協作工具,可以即時交談、群組對話。Zoom遠距、視訊會議工具,與團隊成員直接網路交流。Evernote筆記和組織工具,跨平台支援桌機、iOS、Android。GoodNotes筆記和組織工具,目前僅支援macOS、iOS、iPadOS。Notability筆記和組織工具,目前僅支援macOS、iOS、iPadOSTodoist任務管理工具,清楚管理日常各式工作與行程。Forest時間管理工具,提高專注力並減少分心,讓樹木成長茁壯。Grammarly語法和拼寫檢查工具,可以迅速修正拼字、文法錯誤。Later社群媒體管理平台,管理你所經營的各種社群網站。 1. Slack 許多企業都會用的Slack是什麼軟體? Slack是一個通訊協作工具,可以即時交談和群組聊天功能,讓團隊成員能夠快速溝通和討論問題。它的功能有: 即時聊天:可以與團隊成員立即溝通、討論問題。 建立群組頻道:團隊成員在不同頻道中進行對話,討論不同主題面向。 文件分享:分享文件、圖片、影片等。 寄送通知:可以透過電子郵件、手機通知等方式向團隊成員發送通知,及時了解重要訊息。 應用程式整合:可以整合其他應用程式,如Google Drive、Trello等,在Slack上直接連結這些應用。 自訂義訊息:可以設置自定義訊息,如自動回覆、提醒等,提升工作流程與效率。 網站連結:Slack 網站語言:提供繁體中文 費用:免費版、Pro、Business+、Enterprise Grid 版本: 桌面版:macOS、Windows、Linux 應用程式:Apple App Store、Android Google Play ▲ 圖片來源:Slack 2. Zoom 眾多遠距、視訊會議和網路研討會的工具之一,不論成員身在何處,它可以與團隊成員直接網路交流。例如: 視訊會議:視訊通話可以同時支援多達1000位與會者,在會議中分享畫面、白板、文件、影片等內容。 音訊會議:除了視訊通話,也能透過電話加入音訊、設定喇叭與麥克風或召開個人電話會議。 畫面分享:會議中分享自己的畫面,同步讓其他與會者檢視畫面、簡報、工作表等。 註解和白板:在分享文件或畫面上增加註解和標記,或使用白板即時進行線上協作。 網路研討會:舉辦網路研討會或直播,Zoom有提供管理註冊和報名程序的功能。 會議錄製:如果是會議主持人,可以錄製會議存檔,後續回放和分享。 網站連結:Zoom 網站語言:提供繁體中文 費用:基本免費(Basic)、Pro、Business、Enterprise 版本: 桌面版:macOS、Windows(官網下載連結) 瀏覽器擴充功能:Chrome、Firefox 電子郵件:Microsoft Oulook增益集 應用程式:Apple App Store、Android Google Play ▲ 圖片來源:Zoom 3. Evernote 筆記和組織工具,可以快速記錄想法和重要資訊,並將統整組織,日後方便檢閱搜尋。例如: 筆記和記事本:建立不同類型的筆記或記事本,可以設定於不同標籤或文件夾中。 增加多媒體檔案:可以加入圖像、聲音和影片等多媒體檔案於筆記中。 網頁文章剪貼:Evernote提供瀏覽器擴充功能,文章、網頁、螢幕擷取都可以直接儲存到筆記中。 標籤搜尋:透過標籤清楚分類,搜尋時更快速找到想要的文件。 共享協作:開啟文件分享權限後能與他人共同協作。 同步備份:支援跨平台同步和備份,不同設備上都可以使用,也避免防止資訊不見或損壞。 整合服務:能與Google日曆、電子郵件及雲端硬碟等、Slack、Microsoft Teams許多應用程式整合,提升效率。 網站連結:Evernote 網站語言:提供繁體中文 費用:免費版、個人版、專業版、團隊版 版本: 桌面版:macOS、Windows 瀏覽器擴充功能:Chrome 電子郵件:Microsoft Oulook增益集 應用程式:Apple App Store、Android Google Play ▲ 圖片來源:Evernote 4. GoodNotes 筆記和PDF編輯軟體「GoodNotes」,其功能有: 建立不同類型筆記:如手寫、打字和插入圖像、聲音、影片等多種媒體。 手寫筆記和繪圖:GoodNotes支援手寫筆記和繪圖功能,在iPad上可以用手寫筆或Apple Pencil手寫筆記或繪圖。 PDF、PPT編輯:可以編輯PDF及PPT文件,包括增加註釋、標記、繪圖、刪除和更換文件等。 錄製音訊筆記:編輯筆記同時,也能錄製音訊檔,而播放錄音即可看到所做筆記同時出現。 文字識別功能:支援手寫文字識別功能,可以透過搜尋找到手寫文字資訊。 抽認卡:將筆記轉化成抽認卡,透過間隔重複進行複習,增加熟悉。 分享匯出:筆記和PDF文件可以上傳到雲端或其他應用程式中、與其他人分享,並匯出多種格式如PDF、Word、PowerPoint等。 iCloud同步備份:透過iCloud同步備份能在不同裝置瀏覽使用。 網站連結:GoodNotes 網站語言:提供繁體中文 費用:免費版(建立筆記數量、功能有限制)、付費版(一次性買斷 NTD$290) 版本: 桌面版:macOS 應用程式:Apple App Store ▲ 圖片來源:GoodNotes 5. Notability 不論你是學生課堂記下筆記、教師紀錄課堂資訊與教學內容、從業人員繪圖並記下重要資訊等,相信有使用iPad也都不陌生這款筆記軟體「Notability」。 其主要的功能有: 建立不同類型筆記:如手寫、打字和插入圖像、聲音、影片等多種媒體。 手寫筆記和繪圖:Notability支援手寫筆記和繪圖功能,在iPad上可以用手寫筆或Apple Pencil手寫筆記或繪圖。 PDF、PPT編輯:可以編輯PDF及PPT文件,包括增加註釋、標記、繪圖、刪除和更換文件等。 錄音:編輯筆記同時,也能錄製音訊檔,在課堂、會議、講座等場合十分好用。 手寫筆記轉換為文字:支援手寫文字識別功能,將手寫筆記轉換為文字,更為方便編輯與閱讀。 分享匯出:筆記和PDF文件可以上傳到雲端或其他應用程式中,並能匯出多種格式,如PDF、Word、PowerPoint等。 iCloud同步備份:透過iCloud同步備份能在不同裝置瀏覽使用。 網站連結:Notability 網站語言:提供繁體中文 費用:免費版(建立筆記數量、功能有限制)、付費訂閱制(Notability Plus) 版本: 桌面版:macOS 應用程式:Apple App Store ▲ 圖片來源:Notability 6. Todoist Todoist是一個任務管理工具,可以設定期限、優先級別和提醒事項,更清楚的管理日常各式工作與行程,例如: 建立任務清單:建立各種類型的任務清單,例如工作、家庭、學習等等,組織任務、提升效率。 設定優先順序:可以標記將各種任務標記優先順序,「重要」、「中等」或「較不重要」,更清楚的安排時間規劃。 設定期限:為每個任務設定期限,掌握進度並確認什麼時候需要完成。 建立次要任務:如果任務較為龐大複雜,可以再往下設定次要任務,以便追蹤進度。 設定標籤、提醒等:讓任務更清楚。 與其他成員共同合作:可以設定將任務與他人共享,團隊都能清楚了解任務資訊與進度。 Todoist提供免費版及按月付費,以及企業商務用,差別在於項目、共同協作成員數量等限制。 網站連結:Todoist 網站語言:提供繁體中文 費用:免費版、專業版、企業版 版本: 桌面版:macOS、Windows 10/11、Linux 瀏覽器:Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari 應用程式:Apple App Store、Android Google Play 穿戴裝置:Apple WatchOS、Google Wear OS 電子郵箱:Gmail插件、Gmail、Outlook ▲ 圖片來源:Todoist 7. Forest 幫助您放下手機,專注生活的 App。 Forest 「Forest 專注森林」是一款時間管理工具,它可以幫助使用者提高專注力並減少分心,透過有趣的種植「虛擬樹木」方式來完成目標。 今日社會人手一機,更是難以放下對手機的依賴,因此不論工作、學習還是社交場合中,想要提高專注力、減少查看手機的行為、更享受於與人社交的過程,這款App可能很適合你。 啟動Forest選擇一個時間長度並開始計時,這段時間不能使用其他軟體、應用程式,否則成長中的小樹就會枯萎。持續執行持續達成目標後,森林就會變得愈來愈茂密。 而Forest也與種樹組織Trees for the Future合作,如果使用者累積一定金幣後,Forest就會種植一顆真正的樹苗在地球上。 網站連結:Forest 網站語言:提供繁體中文 費用:免費版(提供應用程式內購) 版本: 瀏覽器:Chrome擴充功能 應用程式:Apple App Store、Android Google Play 穿戴裝置:Apple WatchOS ▲ 圖片來源:Forest 專注森林 8. Grammarly 寫電子郵件、報告和其他業務工作文檔、文案時,可以透過Grammarly語法和拼寫檢查工具迅速修正拼字、文法錯誤。功能如: 文法和拼寫檢查:檢查文中的文法和拼寫錯誤,並提供相關建議與修正,從而改善文句順暢與正確性。 語法改進:根據文章類型,如學術寫作、新聞稿件、社群媒體,提供語法建議。 標點符號:有時可能漏打或錯用標點符號,它會檢查文中標點符號的使用狀況。 詞彙替換:提供詞彙同義字更多選擇,單字使用上更精準也讓語句更豐富。 調整撰寫風格:它也能提供撰寫風格建議。 Grammarly提供免費版、高級版以及企業商務用,差別免費版僅有基礎功能,如要更進階的改善建議則須付費。 網站連結:Grammarly 網站語言:英文 費用:免費版、高級版、企業版 版本:桌面版:macOS、Windows 瀏覽器:Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari 文書軟體:MS Office、Google Docs 應用程式:Apple App Store(iPhone、iPad)、Android Google Play ▲ 圖片來源:grammarly 9. Later Later為一社群媒體管理平台,主要功能在於管理你所經營的社群網站,排程貼文、分析社交平台上的活動、行銷等。功能如: 設定排程:透過Later編輯並可預先排定每個社群媒體貼文、圖片。 多平台支援:支援Instagram、Facebook、TikTok、Twitter、LinkedIn、Pinterest等社群平台,一次管理所有社群活動。 儲存標籤:整理社群媒體標籤。 分析報告:分析社群媒體成效,了解貼文表現、提供粉絲、受眾群體有用資訊。 貼文管理:管理不同平台的貼文圖片,可修改圖片、增加文字等功能。 多人共同管理:可以新增與他人共同協作,共享帳號和管理。 網站連結:Later 網站語言:英文 費用:免費版、入門版(Starter)、成長版(Growth)、進階版(Advanced) 版本: 桌面版:macOS、Windows 應用程式:Apple App Store、Android Google Play ▲ 圖片來源:Later 關於【工作術】更多職場新訊,還有這些觀點供您參考 為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?|職場工作術 簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧|職場工作術 在家工作就想發懶?8個提升WFH辦公效率的小技巧!|職場工作術 不想年度工作報告像流水帳?學學張忠謀的「時間框架」|職場工作術 密碼用生日、常用平台用同一組密碼?這些帳號被盜的資安大地雷,你也犯了嗎?|職場工作術 Windows 10實用快捷鍵:免安裝下載的「表情符號」?用快捷鍵叫出微軟內建的「Emoji」、顏文字和特殊符號吧!|職場工作術
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ChatGPT可以轉檔JPG、Word、PDF嗎?讓AI一站式解決20種轉檔任務

想把圖片如PNG、JPG轉成其他格式,或把Word等文字檔案轉檔,或將PDF合併成報告,這些瑣碎的任務能用AI完成嗎?解析如何透過ChatGPT等AI工具,一站式完成Word、JPG、PDF、Excel等多達20種轉檔任務,無需再依賴多款軟體,節省大量時間與精力,讓AI成為你的最佳工作助手!本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》。 文/賴彥廷 本文目錄(點擊可快速前往) 讓AI幫你轉檔!ChatGPT一站式處理轉檔工作【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能問題:ChatGPT可以轉檔影片嗎?【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼?讓ChatGPT修正錯誤【STEP 4】下載檔案【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅 在工作中,你是否經常需要做各種「轉檔」工作?早已準備好多款不同的應用軟體,還是每次遇到問題才急急忙忙尋找線上工具? 轉檔是職場生活中既不起眼又耗時的繁瑣事務。舉例來說,把多份PDF檔案合併成完整報告,或是將圖片轉換為指定格式。 雖然市面上有不少線上工具可以處理這些任務,但真正的麻煩在於,我們必須適應多種軟體,才能應付五花八門的轉檔任務。 試想一下,PDF合併需要一種工具,照片格式調整用另一種,至於影片處理、錄音格式轉換,甚至將網址製作成QR Code,都需要用不同的軟體來處理。更麻煩的是,找到操作簡單、功能強大的工具往往需要花不少時間試用和篩選。 如果能有一個「一站式」工具解決大多數的轉檔工作,省去來回切換軟體的麻煩,那該有多好! 讓AI幫你轉檔!ChatGPT一站式處理轉檔工作 ChatGPT在文案寫作、圖像生成、程式碼撰寫等方面的表現令人津津樂道,但它還有一個較不為人知且相當實用的功能:「轉檔」。 ChatGPT轉換多種不同類型檔案格式的品質都很好,有了它幫忙,我們就不必在各種軟體之間疲於奔命了! 【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能 轉檔工作雖然不起眼,卻幾乎無所不在。無論是將文件轉換成適當的格式備份,還是將數據轉為兼容格式以供特定軟體處理。 此外,檔案的分割與合併也是常見的行政工作。在這些瑣碎繁雜的工作項目上,ChatGPT能幫上忙的地方比我們想像中更多。 以下列出7大類、超過20種轉檔相關的任務情境,每一項ChatGPT都能迅速完善地交付成果。 ChatGPT轉檔轉檔任務情境文字檔案轉換● Word檔案(.docx、.doc)、純文字文件(.txt)以及Markdown文件(.md)相關的檔案格式轉換。數據資料檔案轉換● Excel 檔案(.xlsx、.xls)、CSV 檔案(.csv)、JSON格式以及XML格式相關的檔案類型轉換。圖片檔案轉換● JPG、PNG、BMP等圖片檔案的格式轉換。PDF檔案分割與合併● 依照特定頁數範圍分割。● 奇數頁偶數頁分別獨立存放。● 單獨提取特定頁數。● 將多份檔案合併為一份。音訊檔案轉換、分割與合併● 不同音訊檔案(.mp3、.wav、.flac)的格式轉換。● 將一份音檔按照指定的時間區段,分割為幾個獨立的檔案。● 合併多份音檔。影片檔案分割與合併● 將影片檔案(.mp4、.avi、.mov、.mkv)按照指定的時間區段,分割為數個小片段。● 按照指定的檔案大小分割。● 將多段影片拼接成一個完整的影片。其他實用功能● 將彩色圖片轉換為灰階。● 圖片尺寸縮放。● 在圖片上套用簡單的濾鏡效果,比如復古風格或是負片效果。● 在圖片上的特定位置添加浮水印或是時間戳記。● 根據指定的排列方式,將多個圖片合併為一張圖。● 壓縮圖片以降低檔案大小。● 將網址製作成QR Code。 問題:ChatGPT可以轉檔影片嗎? 看完以上五花八門的功能或許有人會好奇:ChatGPT可以圖片轉檔,音樂轉檔,但是沒辦法將影片轉檔嗎? 答案是可以,但是失敗率高,限制也多。 原因在於影片的檔案容量通常比較大,轉換過程更為複雜又耗時,在處理中常常因為時間限制或網路不穩定,導致轉檔中斷而失敗。 根據經驗,目前ChatGPT只適合處理容量小、時間短的影片轉檔工作(分割與合併功能則不在此限),但相信AI科技一日千里,未來用ChatGPT處理幾小時長的影片不會是夢。 介紹完ChatGPT擅長的轉檔工作之後,接著就要設計指令囉! 【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點 工作上轉檔有很多情況,對ChatGPT下的指令也會各不相同。整體來說,轉檔指令可以簡化為3個重點:「輸入什麼、設定條件、輸出什麼」。 以切分一個PDF檔案為例。 輸入什麼:這份PDF檔案。 設定條件:照著1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序分割。 輸出什麼:3份檔案。 將這3個重點整合成一段話就是:「請將這份PDF檔案依照1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序,分割為3份獨立的檔案。」 透過這樣的方式,我們就能快速將工作需求轉為ChatGPT可以理解的指令,不必多費心力來思考指令該怎麼寫。 值得一提的是,如果要同時處理多份檔案,例如合併好幾份PDF文件,該如何告訴ChatGPT誰在前、誰在後呢? 這裡有個實用小技巧:「將每個檔案的名稱改為數字」,就能直接用數字檔名告訴ChatGPT排列順序囉! 【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼?讓ChatGPT修正錯誤 如果發現轉檔後的檔案出現缺頁或是文字亂碼等錯誤,只要請ChatGPT重新處理一次即可排除問題。 舉例來說,近期ChatGPT處理JSON與XML兩種資料格式時,比較容易出現中文字亂碼。這時候我們可以輸入指令:「請修正這份檔案的中文編碼問題,並確保所有資料按照正確的格式顯示」,ChatGPT就會自動修正錯誤。 【STEP 4】下載檔案 轉檔完成後,點擊ChatGPT提供的下載連結,就能儲存檔案。 唯一要注意的是,下載連結有時效性,最好立刻將檔案儲存到自己的電腦。連結若是逾期失效,轉檔成果都會付諸流水! 【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅 當我們連續處理了好幾個轉檔,ChatGPT生成許多不同的下載連結,如果想簡化下載步驟,我們可以告訴ChatGPT:「將所有成果打包成壓縮檔」,就不需要手動下載多個檔案,省了許多麻煩。 節錄自:商周出版《30個必學的AI行政工作術:搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫,事半功倍,準時下班!》/賴彥廷 著 更多【AI工作術】推薦給你: 4步驟學會運用AI關鍵能力!16種AI工具應用解析|行銷策略指令範例 用AI快速寫Email!ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成 ChatGPT一鍵生成簡報!Slides Maker讓AI幫你快速做完整簡報 會議紀錄用AI怎麼做?會議逐字稿如何整理?|AI語音轉逐字稿教學 用ChatGPT準備面試練習!AI履歷撰寫和模擬面試必學指令
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跳脫「解雇」陰影:善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長

績效改善計劃(Performance Improvement Plan, PIP)日益受到重視,成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而,如何在人情世故與企業需求間取得平衡,是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧,強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談,如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法,我們可以幫助員工克服問題並提升績效,同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果,使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:績效管理與技能提升計劃(PIP)- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度 關鍵字 PIP 員工績效輔導 績效管理 績效分析 績效面談 關懷面談 輔導面談 發展面談 本文目錄(點擊可快速前往) 前言:PIP,成為留才與助人成長利器 人才定義與PIP 績效管理循環與績效輔導回饋流程 啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』  總結  一、前言:PIP,成為留才與助人成長利器 在現今大缺工時代下,人才辨識與人才管理、留才機制與效能,,變成為企業人資與部門主管非常重要的議題,其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了! 績效管理的三大目的是:與組織目標連結、與激勵機制(升遷與獎金)連動、助人成長(發展、訓練、輔導),而主管如果透過良好的PIP(Performance Improvement Plan)技能,肯定能在「助人成長」的領域中,讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升,進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果! 又或者處理績效不佳的同仁員工,常常是主管心中「極度不想面對的痛點」,一方面擔心影響團隊績效與氣氛,另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等,都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題! 二、人才定義與PIP 許多主管在面對績效不佳員工時,常有以下疑慮:(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」?(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」?(3.) 值得積極培養,還是維持現狀?考慮替換?(4.) 上述這些疑慮,其實在定義前,都要先回到公司的「人才標準」,才是最客觀正確的。  一個完整的人才定義,至少要包含四個構面:(1.) 績效表現:能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願:是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力:是否具備滿足該職位所需的能力,包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力:是否具備「下一個職涯位置」的潛力。 再次提醒:在談 PIP 前,必須先釐清「人才」的定義,當員工在績效上出現落差時,主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」,而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」,哪裡不符合?所對應的管理措施為何? 104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站幫你搞定 > 三、績效管理循環與績效輔導回饋流程 績效管理循環的架構,整理如下圖(詳細可參考:卓越主管的關鍵四大管理) 2. 績效管理的目的(1.) 策略性:A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的:A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 (3.) 發展性的:A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展 3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標:要能承接組織策略的目標,也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則:如下圖 Simply & Specific  簡單、明確具體的要清楚說明,而不是一個概略性的Measurable   可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable  可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant  有關連的必須與工作表現的重點相關Timely  有時間限制的在限定的時間內完成 (3.) 過程管理與追蹤、面談:過程中,進行即時的績效評估與相關面談,持續正向回饋與指導,幫助達標並與其,與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒,在這個循環中,績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵,否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」!B. 因此,主管應在員工出現異常跡象時,就要及時啟動介入,也就是可以:- 透過日常回饋,正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生,則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談,可區分以下幾種類型:- 正向肯定面談:主管發現員工有績優事件發生,想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談:主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,以利表達對員工的重視,並了解真正原因,方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談:針對過程中或期末時,員工績效達成狀況不理想,或者行為態度欠佳者,推論是無意願或能力有問題時,啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談:針對績效考核後,辨識出的績優人才,進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒,上述幾種面談類型,都要聚焦『核心目的』,同時也要及時啟動,才能獲得最佳效益! 四、啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 1. 肯定要及時,員工會有持續好表現:主管發現員工有績優事件發生,就可啟動正向肯定面談,同時全程一定都是正向肯定,沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』!(1.) 建議主管可多練習正向語言,同時可採用『STAR紀錄與表達法』,進行對員工深層的肯定A. Situation:情況,該正面事蹟當時的情況B. Task:任務,該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action:行動,該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result:結果,該正向事蹟當時員工展現行為後之結果 2. 主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,其操作重點如下:(1.) 關心:主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後,針對所觀察的近況,真誠的關懷,引導其說明!(2.) 了解與分析:主管真誠傾聽與理解,同時針對導致意願下降的主因,給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵:主管在分析出主因後,找出方法,引導其重回積極動力,並多強正向鼓勵! 不知道從何開始嗎?報名【104 績效管理師】認證課程>> 五、啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時) 面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表,鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧,說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處),可善用STAR說法偕同擬定改善的方法,並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃,以及應改善的工作項目,並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵  本績效面談,是面談類型中,最正式的面談,也最需要有面談紀錄,以利必要時(例如啟動資遣),因應勞動事件法之舉證用,補充關鍵技巧要點如下:(1.) 建立信任:強調 PIP 的目的不是要淘汰,而是協助改善,回歸「助人的初心」,將有助於員工卸下防備,願意面對問題。(2.)數據為基礎:避免流於主觀,必須以績效分析結果為依據;行為態度改善的部分,也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽:必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言,讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達:過程中,都是正向語言,沒有負向語言,必要的時候也要展現同理心,例如「我理解你最近壓力很大」,減少對抗心。(5.) 問題探索:關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素(如家庭困難、心理壓力、技能不足)。 六、啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』 對於績優人才,主管在現今留才大時代下,更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向,包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等,讓這類人才在公司能因為看的到未來,而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。 展開步驟(詳細可參閱:創辦人、主管退休誰來接班?給HR的關鍵人才梯隊建立指南,以及用個人發展計畫(IDP)留下好人才(上)訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整 七、總結 在 PIP 中,第一步往往不是「談績效」,而是「談助人的初心」。 績效指標(成果)與職能(行為),是考核基本 考核能公平客觀合理,員工才會願意好表現 公平做出人才辨識與缺口分析,善用各類績效面談,真心誠意回饋與發展 主管的正向語言非常關鍵,請多練習與善用 平時記錄行為事例(優/待改善),及時回饋 善用人才九宮格,主管讓績優人才數增加 特別提醒,需要的時候,就要及時啟動,不要等到公司規定的績效面談時間! 正向用詞很重要,回歸助人成長的初衷! 最終,作者期許本文,能讓各HR 與主管們,針對績效管理與PIP方面,有所助益,成為留才、助人成長的助力,而不是單純的淘汰工具,也不再是「痛苦的代名詞」,而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。 超過7000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
【104職場力】・績效管理

Figma 統一文字樣式方法:教你建立自己的文字範本,保存文字樣式,下次直接叫出使用

在設計專案中,保持文字格式的一致性是非常重要的。Figma中提供了一個功能,讓你可以輕鬆將常用的文字格式保存為「文字樣式」(Text Styles),以便在專案中反覆使用。本文將為你介紹如何在Figma中創建和應用文字樣式,從而提高設計的效率和一致性。 ▮什麼是文字樣式? 文字樣式是Figma中用來儲存和重用文字格式的功能,包含字體、字重、字體大小、顏色、行高、字距等設定。透過將文字樣式保存,你可以在整個專案中快速應用統一的文字格式,而不需要手動一一調整。 ▮如何在Figma中將文字保存為文字樣式? 以下是創建文字樣式的詳細步驟: 1. 選中設計好的文字 在畫布(Canvas)上,選擇你想要保存的文字層(Text Layer)。確保已設置好所有的文字屬性,例如字體、字重、字體大小、顏色、行高、字距等。 2. 打開右側屬性面板(Properties Panel) 選中文字層後,Figma介面的右側會顯示屬性面板。在面板中,你可以看到所有與文字相關的屬性設定。 3. 找到「文字樣式」區域(Text Style Section) 在屬性面板中的「Text」部分下方,你會看到一個標籤為「Text Style」的區域。這個區域用來管理文字樣式。 4. 點擊「+」按鈕(Create Style) 在「Text Style」區域右側有一個「+」按鈕(即「Create Style」)。點擊此按鈕會彈出一個對話框,讓你可以為新的文字樣式命名。 5. 命名樣式(Name the Style) 在彈出的對話框中,輸入一個清晰的名稱來命名這個文字樣式。例如「標題-加粗-24pt」或「正文-常規-16pt」,以便你和團隊成員在後續應用時能快速識別樣式。完成命名後,點擊「Create Style」按鈕保存。 ▮如何在其他文字層上應用文字樣式? 一旦保存了文字樣式,你可以在設計過程中輕鬆地應用它: 1. 選中需要應用樣式的文字層。 2. 在右側屬性面板的「Text Style」區域中,點擊下拉選單。 3. 從選單中選擇所需的文字樣式。 文字層會立即應用選定的文字樣式,無需手動調整格式。 ▮文字樣式的好處 1. 提高設計一致性:文字樣式確保整個專案中使用相同的文字格式,避免不同頁面間的格式不一致。 2. 加速設計流程:保存和重用文字樣式可減少手動調整的時間,提升設計效率。 3. 便於更新:如果需要修改樣式,只需在文字樣式中進行一次更改,所有應用了該樣式的文字層都會同步更新。 ▮最佳實踐:文字樣式的應用 1. 分類管理:在創建文字樣式時,按照功能分類,如「標題」、「副標題」、「正文」、「註釋」等,方便快速查找和應用。 2. 使用設計系統:如果你有一個完整的設計系統,請將文字樣式納入其中,以便在不同專案中重用。 3. 命名規則清晰:採用一致的命名規則來命名文字樣式,讓樣式一目了然,提高團隊協作效率。 ▮結論 在Figma中創建和應用文字樣式是設計中保持一致性和提升效率的關鍵。無論是大型專案還是日常設計工作,文字樣式的合理運用都能讓你的設計流程更加順暢。透過本篇指南,相信你已掌握如何在Figma中將文字保存為文字樣式,並有效地應用於設計中。
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怎麼做才能提高工作效率?高效能人士都有3大思維

怎麼做才能提高工作效率?本文作者為日本最年輕的億萬富豪,他指出,關鍵不只在於做得快,高效能人士會以時間衡量每項工作的必要性,用數據拆解目標、降低溝通落差,也懂得從團隊整體出發,避免「自己做比較快」反而拖慢組織。本文節錄自《我們是減時27%的高效率精銳》。 文/佐上峻作 本文目錄(點擊可快速前往) 時間思維,從改變主詞開始數據思維,把目標視覺化「自己做比較快」,這種思維會拖垮組織 究竟該怎麼做,才能提高工作效率? 在討論具體策略之前,必須先理解:掌握效率化的核心,在於思維。唯有將效率化的實務技巧內化成習慣,才能充分發揮優勢。重點並非方法本身,而是暗藏其中的核心邏輯。理解原則,才能找出企業內部的實際需求,以及團隊成員都能接受的工作方法。 我希望正在讀本書的你,能將書中介紹的實例加以調整,轉化為契合自身工作環境的模式,並主動實踐。唯有如此,你的生活才能迎來一場重大改革。 為此,必須掌握高效工作者共通的思維特徵。此一特徵也能理解為慣性思考、看待事物的觀點,以及思維模型。如同前述,我和公司的成員一向偏好尋求最短路徑、追求合理效益。不僅如此,身邊的企業經營者也多具有類似傾向。若要分析高效能人士的思維,我身處的環境可說是再適合不過。 接下來,我將分享自己長期觀察許多高效能人士的工作習慣,並歸納出達成效率化的三大思維。 時間思維,從改變主詞開始 第一個是「時間思維」。簡單來說,就是重視時間觀念。不過我並不打算提出「不准遲到」、「禁止偷懶」這種論調,而是希望你對時間可以更加嚴謹。 此時此刻,試著回頭檢視自己每天的工作內容。針對每一項工作,你能否清楚的說明這些問題:「為什麼由你負責?」、「為什麼用這種方式執行?」而你是否僅因「主管交代」、「從以前到現在都是這樣做」、「一直以來都是使用這個格式」等理由,毫無疑問的照單全收。 工作,總是存在著大量「感覺上大家都習慣如此」的工作流程,導致工作量不減反增。這種「感覺」,反而讓長時間的勞動成為常態。這就是時間思維的本質所在。若想重視時間,必須時刻抱持懷疑:「真的有必要嗎?」、「真的是最好的方法嗎?」逐一排除那些「感覺上都這麼做」的習慣。要做到這點,關鍵在於改變主詞。 舉例而言,當你心想:「這場會議有必要嗎?」通常難以得到答案。這時改用「這段『時間』有必要嗎?」思考。無論是開會、製作日報、經費報帳,全部先換算成時間單位。例如:「為了這場會議,這30分鐘真的值得嗎?」、「為了製作日報,這20分鐘真的有必要嗎?」 將每日工作拆解到以分為單位計算,並在工作上練習刪減無效的時間,這就是具備時間思維之人的日常。 懷疑每一分、壓縮每一秒 更進一步來說,工作達人對時間的要求精確到以一分、一秒為單位。你可能覺得才一分鐘,沒什麼大不了。然而,假如每天的工作都能縮短一分鐘,會發生什麼事──一週省下5分鐘、一個月則節省20分鐘、一年下來就多出240分鐘,也就是4個小時。假設這項任務不是你一人,而是10個人共同執行?換句話說,公司一整年就可能浪費近40小時,你還能說「才一分鐘,沒什麼大不了」嗎? 日本有句諺語:「笑看一日圓者,終將為一日圓而哭泣。」時間也是同理。若你持續輕忽這短短的一分鐘,很可能將來會因與他人或其他公司之間的巨大差距而懊悔。 懷疑每一分鐘的工作,思考能否縮短一秒的方法。學會這種徹底的時間思維,就不會放過任何改進的機會,也能逐步建立提升效率的基礎。 數據思維,把目標視覺化 第二個是「數據思維」。指以數字看待所有事物,並且用數據表達的能力。 常有人說:「我們公司今年的營業目標是一億日圓。」、「我會設定每月目標,像是這個月要簽下10筆合約。」,試圖讓自己感到安心。然而,這還稱不上是數據思維。數據思維並不是最終目標,而是透過數字掌握業務流程──也就是用數字掌握一切行動,這才是效率所需的思維。 舉例來說,假設你是一名業務人員,便可以將工作拆解成拜訪次數、洽談次數、產品展示次數、簽約件數、銷售金額等流程,並逐一量化。只要持續記錄,就能算出從洽談到簽約的轉換率、平均客單價、回購率等詳細數據。 只要將業務細節量化到這種程度,就能讓原本只是感覺上的不足視覺化。例如:「A先生之所以達到業績目標,是因為他的拜訪次數是我的3倍,簽約率是我的4倍。」若能透過這種分析,了解自己不足之處,下一步的行動也就更清楚。 說起數據思維,即準確的掌握現狀,並與他人、過去、目標相比較,缺失的部分便會逐漸浮現。換言之,你將能輕鬆導出達成目標所需的具體路徑。相反的,如果缺乏數據這項材料,就無法明確了解距離目標還缺少什麼,也不清楚該採取何種行動。儘管在所有環節中全力以赴,也不代表有工作效率。 以剛才的例子來說,假設你的約訪數明顯不足,卻一味的把精力投注在累積商品知識上,只會徒增疲憊,稱不上是高效的工作方式。 「請盡快處理」,這句話太模糊 在溝通場合上,數據思維同樣相當重要。 舉例來說,若身為管理職,想請託部屬製作會議資料,只說:「幫我做下次會議的資料。」並非數據思維。正確的表達應是:「為了下次的會議,請把新提案的重點整理成4個項目、大約10頁的資料,並在13日的下午3點前完成。」 用數字作為溝通依據,可以避免雙方對於資料內容與細節產生認知落差。「再快一點」、「盡快處理」這種模糊不清的表達,並無法有效縮短作業時間。 當你含糊的下達指令,只會讓對方疑惑:「這到底是什麼意思?」或看完資料後,僅表達「這種東西不行」,讓對方重做。不僅徒增雙方的工作量,此狀況若是反覆發生,甚至會增加精神負擔。而善用數字溝通,就能有效降低時間與心理成本。 數字代表客觀事實,也是全球通用的衡量工具。使用數字,事情得以視覺化,並成為和他人共享資訊的共通語言。舉凡制定計畫、執行業務、回顧工作、下達指示,或是判斷工作方針,都應養成用數字思考、用數字表達的習慣。一旦掌握這種思維,提升工作效率自然不在話下。 「自己做比較快」,這種思維會拖垮組織 第三個是「系統思維」。即始終以整體為出發點,重視團隊合作的思考方式。 或許有些讀者會感到意外。談到高效能人士,大多數人腦中浮現的印象,都是強烈的個人主義、只專注在快速完成被交辦的任務;又或是一提到超高效公司,不乏有些人會聯想到冷漠的工作場景、淡薄的人際關係。 儘管如此,在重視效率的工作達人中,人人皆具全局觀,沒有任何人會刻意破壞團隊合作。原因在於,如果做出令身邊同事反感的行為,在公司內推展工作時一點好處也沒有。不僅如此,大家一致認為:「獨善其身的思維,對公司毫無效率可言。」 舉例來說,將掌握的客戶資訊占為己有,雖然短期內可搶得先機、提升個人業績,但客戶出現問題,公司便無法即時提供支援。由於資訊無法流通,不僅會造成團隊成員重複接觸同一客戶,也可能讓客戶對公司失去信任。 另一方面,除了獨善其身的資訊壟斷者,也有人認為必須靠自己想辦法解決問題,將工作全攬在身上。雖說自行摸索解決方案的態度相當重要,倘若因此耗上好幾個小時,那就稱不上是高效。 如果向主管尋求協助,或許能利用其過往經驗從而獲得明確的建議。反之,也有主管傾向讓部屬先自行思考,但容易造成彼此之間出現距離感。 作為社會人士,主動思考與自我學習的態度固然重要。話雖如此,如果讓部屬不斷犯錯,不僅會增加後續補救的工作量,也可能使部屬長期停滯不前,無法成長。這樣的指導方式,是否還稱得上是高效且無浪費的做法? 假設一支球隊只有一名打擊率5成的超強打者,而另一支球隊則是擁有9名打擊率超過3成的球員,獲勝機率較高的球隊絕對是後者。打線若無法連貫,就無法得分。這也說明,與其依賴單一明星選手,擁有整體戰力的團隊反而更加強大。 「只要我好就好」的個人主義想法,極可能拖慢組織成長。唯有彼此合作、提升全員實力,才能打造出高效且穩健的組織。因此,以團隊為視角的系統思維必不可少。 節錄自:大是文化《我們是減時27%的高效率精銳:帶領一群Z世代,不加班、少開會,人人能揪出耗時與浪費,善於設目標,成為日本最年輕億萬執行長。》/佐上峻作 著
【104職場力】・時間管理

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