104學習

跟催

在職場上，這項技能指的是持續追蹤並促使相關工作或任務按時完成的能力。它強調主動溝通，確認進度，及時提醒負責人或團隊，避免延誤或疏漏。具備這項能力的人，能有效協調資源，確保專案順利推進，提升整體工作效率及團隊合作品質。簡單來說，就是確保事情不拖延，目標能如期達成。

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衝突管理與跨部門溝通合作

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專案管理師

專案是組織進行的一個暫時性（temporary）的努力付出，在一段事先確認的時間內，運用事先決定的資源，以生產一個獨特（unique）且可以事先定義的產品、服務或結果。專案管理是運用管理的知識、工具、和技術於專案活動上，來達成解決專案的問題或達成專案的需求。所謂管理包含領導、組織、用人、計劃及控制等五項主要工作。

TIPCI臺灣國際專業認證學會

全方位基礎人力資源管理師認證

『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程，透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團，深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題，過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練，藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能，並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。　　整體課程架構，將從「策略性人力資源管理架構」談起，先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念，並打通各項人資功能定位上的任督二脈後，接著以「工作分析」為基礎，逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務，諸如：「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享，使學員對人力資源管理有完整且正確的認識，不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外，亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫，還在猶豫? 趕快來點選報名吧！

社團法人中華人力資源管理協會

人資專案管理師認證

專案成敗早在專案念頭發起時就已決定大半，雖然專案管理(Project Management)早在各個產業領域深入推廣，然而對於許多人資夥伴而言，似乎還是欠缺可實際運用的成功模式。藉由每位講師多年人資專案輔導與實際推動經驗，透過理論架構與案例分享，引領大家正確地從完整人力資源體系的宏觀角度切入，順利地將專案管理(Project Management)手法與工具成功應用在人資領域的各種企劃技巧、工具軟體、簡報提案與進度掌握上，進一步協助人資夥伴提升人資專案管理的績效表現。

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績效管理師認證

我們的課程設計，從策略層面的『使命與願景』、『策略地圖』、『平衡計分卡』與『目標管理』，到制度規畫層面的『績效管理的兩面向』、『績效管理的三部曲』、『強制分配』、『績效管理的目的』，及執行績效管理實務層面的『績效評核的三類方法』、『績效面談』，有系統地由淺入深，再進行實務應用。由入門的績效學理說明，再拉高層次讓您對策略管理有初步了解，進而傳授學員績效實務操作的秘訣，使學員對績效管理制度有通盤的瞭解，讓您有充分的學識足以擔任老闆及主管們策略夥伴的角色。　　在公司營運的每一個關鍵時刻，「績效管理」往往扮演了極關鍵的角色！身為人力資源從業人員，從入門邁向專業人資，「績效管理」絕對是一門必修課；而「績效管理師認證班」就是幫助您精進理論與實務更上一層樓的最佳選擇！

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永續發展影響力規劃師

「永續發展影響力規劃師」證照為組織在推動永續發展影響力管理過程所需要的人才。其扮演永續成果整理、影響力分析、管理規劃與改善建議等角色。

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行政管理師認證

舉凡屬於工作基本功但不可不知的工作態度、文書寫作、人際管理及工作管理等素養，以及提升績效表現與職涯發展至關重要的專案企劃、會議主持與簡報，以及辦公科技工具應用等能力，都將會在此認證班四堂課程中由來自不同行業與背景的講師團逐一傳授並引導大家進行實務演練，於課後即具備”即學即用”的”即戰力”!

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【104 talks】激發團隊潛能，實現最大綜效的關鍵策略 | 策略思維商學院院長孫治華

文：  人資市集整理 104 人資市集舉辦「104 talks 短講」致力於為職場人士提供高效學習的平台，集結專業領域的講師進行知識分享，期望為樂於學習的職場人士帶來不同的視野與啟發。本次邀請到策略思維商學院院長孫治華主講，探討如何透過正確的策略，激發團隊潛能並實現最大綜效。將從目標設定、能力建構及團隊文化等角度切入，分享關鍵方法與實踐經驗。前言  在現代企業經營中，打造一支高效能團隊是實現持續成長的關鍵。然而，團隊管理從來不是一項簡單的工作，尤其是在現實中，團隊的組成與外部環境充滿變數。孫治華老師在講座中深入探討了如何透過正確的策略，激發團隊潛能並實現最大綜效。本篇將從目標設定、能力建構及團隊文化等角度切入，分享關鍵方法與實踐經驗。  領導與管理：打好手中的好牌  團隊就像一副撲克牌，每個組織手中的牌可能各有優劣，真正的挑戰在於如何將這些牌打好。理論上，我們都希望組建一支卓越的團隊，選拔最優秀的人才，並創造匹配的文化。然而，現實中核心成員可能流失，新成員需要時間適應與磨合。成功的管理者應具備應對現實的能力，通過有效的策略將手中的“牌”運用到最佳。  人們經常將「領導」與「管理」合在一起討論，但兩者其實是不同但密切相關的概念：  領導（Leadership）：專注於“做對的事”（Do the right thing），引導團隊在未知情況下找到正確方向，並激發團隊士氣。管理（Management）：強調“把事情做對”（Do the thing right），負責資源配置、人員分工和進度控制。然而，在企業實踐中，管理行為往往占據主導，而領導相對被忽視。孫老師指出，兩者的結合才能帶動團隊高效運作。例如，在專案管理中，適時調整稽核頻率既可確保進度穩定，又能避免過度干預，這是領導與管理並用的典範。  員工成長的責任：領導者與組織的角色  如果一名員工在公司工作三至四年卻沒有明顯成長，這不僅是員工的問題，更是領導者與組織需要反思的議題。孫治華老師引用稻盛和夫的名言：“企業的成長來自於每一位員工的成長。”他進一步強調，許多新晉主管常陷入“救火模式”，專注於解決當下問題，卻忽略了幫助員工提升解決問題的能力，導致問題重複出現並阻礙團隊成長。大家要記住管理是用「衆人」完成事情的能力。  領導者如何「放權」引導員工成長  領導者的核心責任之一是幫助員工成長，以下幾個方法有助於提升引導效果：  目標對齊與澄清：在分配任務前，確保員工清楚理解目標的內容與意義，並確認其認同。注重自主性：讓員工在清楚目標的基礎上自主思考解決方案，以培養責任感與創造力。分階段檢視進度：定期檢視進展，幫助員工及時調整策略，避免偏差。鼓勵反思：引導員工總結經驗，從正面到負面全面分析，並設想應對意外的策略。日本文化中的“覆誦”方法是高效溝通的典範：  主管與員工在交代任務時反覆確認，確保彼此的理解完全一致。員工需思考任務的目的及可能出現的問題，並主動提出應對策略。主管應引導員工獨立思考，提出替代方案，有效降低錯誤率並增強責任感。領先指標與過程管理在管理過程中，孫治華老師強調了“領先指標”（流程管理）的重要性。與其在事後檢討業績結果 KPI（落後指標），不如專注於過程管理。例如：  設定明確的初期目標，如確保客戶名單的數量達到需求。監控每個過程階段的執行效率，及時調整策略。在業務工作中，若期望成交率為30%，則至少需要準備300個有效名單來實現100個成交的目標。如果初期沒有足夠名單支持，那麼後續的目標將難以完成。通過聚焦初期目標與過程管理，可有效避免事後檢討的局限，轉而實現“預防式管理”。  能力建構與學習規劃：找出員工的能力缺口  除了管理過程，對員工進行系統性的能力建構同樣重要：定義職責與所需技能：確定核心技能需求，例如時間管理、數據分析。區分“硬實力”與“軟實力”，前者如技術專長，後者如溝通技巧。提供專業發展路徑：幫助員工設定具體的成長方向，例如掌握談判或顧問式銷售技能。將工作績效與獎勵制度掛鉤，激發員工的主動性。了解有效又簡單的最新員工培訓趨勢 >> 放權與團隊成長管理者常面臨的一大挑戰是如何有效放權。在團隊中有多名成員，要如何規劃團隊的能力提升了？這裡孫治華老師提出了“三階段增長模型”：  初期：選擇具有潛力的員工作為重點培養對象。中期：通過培訓將這些員工的技能擴展到整個團隊。後期：實現團隊整體能力的提升。這種“核心帶動整體”的策略能有效提升團隊的綜合實力，避免資源分散帶來的效率低下。  一對一對話與目標設定  怎麼跟部署一對一開口？孫治華老師建議從這三個問題下手，並以1-10分作為員工自評標準：  忙碌程度心情狀況成就感程度而在三個問題面向中，孫治華老師建議優先關注「心情」分數低的員工，工作與私事其實是一體的，因此員工的生活狀況、情緒都會直接影響工作表現。一對一對話是管理者與員工溝通的重要方式。主管在對話中應圍繞以下幾點展開，開啟一對一對話後，協助員工設定目標及角色，並協助員工達成所設定的目標，最後是獎勵機制。孫治華老師特別強調獎勵不是「論功行賞」，這只是管理的行為，要走到領導上的激勵，是要鼓勵員工在自我突破、自我挑戰上的進步。激勵的核心在於發現並肯定員工的努力與突破，無論是工作細節的進步、個性上的成長，還是挑戰弱項所展現的勇氣。孫治華老師強調，真正的激勵不僅是論功行賞的管理行為，更是一種領導的藝術——通過獎勵自我挑戰與突破來塑造團隊氛圍與價值觀。當員工感受到付出被看見，並獲得積極反饋時，他們會更願意嘗試與改進，而這種正向循環則能逐步建立起一個積極進取的團隊文化。結語  企業管理者需要靈活運用領導與管理的雙重角色，並以員工的成長作為核心，實現團隊與企業的共同發展。培養員工是企業實現持續成長的基石。孫治華老師強調，當企業專注於提供明確的學習路徑、設計有效的能力建構計劃，並賦予員工挑戰自我與突破的機會時，員工的努力和進步將成為企業最大的競爭優勢。  放權與引導並非僅僅是管理者的工作技巧，更是一種長遠的責任。通過支持員工提升技能、完善心態，企業不僅能吸引並留住優秀人才，也能逐步建立起充滿動力與活力的團隊文化。激勵措施在這其中扮演著不可或缺的角色，它能使員工感受到自己的價值被認可，進一步激發內在動機，實現更高層次的自我成長。  成功的管理者不僅要懂得安排工作，更需要具備激勵和培養團隊的能力。透過持續的學習與精準的引導，企業不僅能提升當前的績效，還能為未來的發展奠定堅實基礎。在變化多端的市場環境中，以員工的成長為核心，構建長期競爭力，將是企業立於不敗之地的關鍵策略。講者簡介：孫治華策略思維商學院院長，同時也是簡報實驗室創辦人，曾擔任奇想創造品牌顧問、數位時代網站主編等職務。透過策略性的技巧佈局以及持續鍛鍊，從一名罕見的三無講師，一路走到今天在業界佔有一席之地。擁有超過 10 年以上企業內訓、創業輔導經驗，經常被讚譽有著「超高含金量」的課程講師。  錯過講座了嗎？會員限定 104 talks 免費回放 >> 提升員工帶動企業的成長！最划算的教育訓練方案首選>> 揪朋友、同事一起進修更優惠！最低６折起>> 企業內訓、公開班及線上課程需求，104人資市集最超值 >> 加入104人資市集 Line 好友，獲得職場新知與更多學習資源！

【104職場力】・團隊合作

擬定計畫讓自己更從容！用「IF-THEN」架構提高執行力，把行動具體化

擬定計畫究竟是好事，還是不必要的束縛呢？其實，未完成的任為會讓大腦焦慮，擬定計畫反而能讓自己更從容。作者為日本行動心理學家，介紹高效率的「IF-THEN」計畫法，將目標轉化為具體的行動指令，有效提高執行力！本文節錄自《為什麼你的時間管理總是沒效率？》。文／望月俊孝本文目錄（點擊可快速前往）擬好計畫，機會來臨，也能從從容容讓執行力提升的「計畫」，關鍵在哪裡？1. 運用「IF-THEN」，將行動具體化2. 在 IF 的部分加入「時間」和「地點」人生中想做的事，一件都不放棄⋯⋯x 不要刻意擬定計畫，順勢而為○ 為每件事情擬定「計畫」談到時間管理時，無法避開的一個核心主題，就是「計畫」。「雖然喜歡擬定計畫，但做到一半就覺得滿足，結果什麼也沒有實際完成。」「一旦列了計畫，就覺得被束縛，因此乾脆不做計畫，走一步算一步。」關於計畫，許多人都有不同的想法與經驗。那麼，擬定計畫究竟是好事，還是不必要的束縛呢？想像一下這種情況：好不容易迎來假期，腦子裡卻不停浮現未完成的工作；而在工作時，反過來又總是想到私人煩惱與待辦事項。這種「心裡有未完成的事，就會反覆浮上心頭」的現象，心理學上稱為「蔡加尼克效應」（Zeigarnik effect）。這確實是個棘手的問題。無論是工作還是休閒，只要心思被其他事牽著走，就很難在當下全心投入。結果不但做不好，連享受其中的樂趣都變得遙不可及。因此，人類逐漸發展出一種能力：將「尚未完成的事」先在腦中完成一遍。這正是「擬定計畫」的本質。擬好計畫，機會來臨，也能從從容容擬定計畫的重要性，可以從2011年佛羅里達州立大學羅伊．鮑邁斯特（Roy Baumeister）團隊研究中看出端倪。研究團隊要求97名參加者在5分鐘內「盡可能列出海洋生物的名稱」。並給了所有人相同的提示：「請依照A∼Z的字母順序分類列舉。」如果以日文回答就像是：【ア】青若梅鯛、【イ】魷魚、【ウ】海膽、【エ】蝦子⋯⋯這樣依序排列，確實是個不錯的方法。接著，研究團隊將參加者分成三組：【A】只明確設定目標【B】在目標明確的基礎上，再擬定「如何運用提示」的具體計畫【C】不設定目標，也不擬定計畫而真正的實驗在後面。在開始列舉海洋生物之前，研究團隊先讓所有人解一道和主題完全無關的謎題。換句話說，他們想測試的是：當你正準備朝一個既定目標前進時，如果突然遇到新的挑戰，你能不能穩住心，順利切換？結果相當有趣。表現最差的竟然是【A】組，甚至連什麼都沒做的【C】組都比他們好。這正是「蔡加尼克效應」的影響：當大腦被「未完成的任務」占據時，就很難專注在眼前的新問題上。那麼，如果放到現實生活呢？突然的意外讓你大亂陣腳臨時冒出的機會，卻因反應不及而錯失明明事情不大，卻因「心被卡住」而浪費大量時間這些狀況，其實和上述實驗是同一個機制。相反地，反應最好的是【B】組，也就是目標清楚且有計畫的人。因為事先擬定計畫，大腦會自動認定：「這件事我已經安排好了，暫時放著也沒關係」，於是能將注意力順利轉移到新問題上。對於計畫，羅伊．鮑邁斯特的見解如下：「具體的計畫就像劇本，人就能不帶猶豫地一路執行到底。」而在最後回到原本「列舉海洋生物」的任務時，具體擬定計畫的【B】組，活用提示的程度竟然是【A】組的7 倍以上。這個結果告訴我們：光有好方法是不夠的，更重要的是「要如何落地執行」。計畫不是為了把自己綁住，而是為了讓大腦知道「下一步要做什麼」，讓你能自由地專注於眼前的事。讓執行力提升的「計畫」，關鍵在哪裡？那麼，該如何擬定一份真正有效的計畫呢？以下介紹一個簡單且容易實踐的方法。 1. 運用「IF-THEN」，將行動具體化在前述實驗中，表現最好的【B】組所採用的計畫如下：「如果任務開始，就先寫下字母，然後依序寫出對應的海洋生物名稱。」這樣的表述清晰而具體，不留模糊空間。也就是說，以「IF（在某個時點）-THEN（立刻採取某行動）」的方式，把行動流程明確寫出來。 2. 在 IF 的部分加入「時間」和「地點」 2001年，英國巴斯大學莎拉．米林斯（Sarah Milne）團隊研究指出，當參加者在計畫中明確寫下「什麼時候」與「在哪裡」運動時，有高達91％的人能長期維持運動習慣，執行率甚至是僅被告知運動好處者的6.2倍。此外，關於「什麼時候」這一點，若能具體到「當天的幾點幾分開始」，比起「一天之中找時間進行」更具效果。例如：與其寫「早上起床後運動」，不如寫「早上6 點半起床後，立刻在床上做伸展運動」，成功機率會更高。你應該能感受到其中差異了。為某件事情擬定「計畫」，不只是在提高完成度，也是在為大腦預留面對突發事件與新機會的空間。換句話說，能夠把想做的事一件件完成的關鍵技能，就是「計畫」。而「擬定計畫」本身，就已是極具力量的行動。請務必試著運用看看。以「IF-THEN」的架構來擬訂計畫 IF（在某個時機） THEN（立刻去做某件事） ⮕這樣執行率就會提高！如果將「時間」和「地點」加入IF-THEN的計畫中，就更完美了！圖／采實文化《為什麼你的時間管理總是沒效率？》節錄自：采實文化《為什麼你的時間管理總是沒效率？：史丹佛、哈佛、麻省理工學院……世界頂尖研究，36個破解拖延、焦慮與瞎忙的時間活用術》／望月俊孝著推薦閱讀：新年目標怎麼訂？如何規劃並執行個人年度目標？ChatGPT指令快速搞定為什麼新年目標總是無法實現？訂定目標時的這四個地雷別再踩啦！大谷翔平如何透過「曼陀羅計劃表」九宮格設定目標，實現登頂世界的夢想？工作忙到爆，還能兼顧自我成長嗎？過來人：從3件事做起最容易辦到

【104職場力】・時間管理

待辦清單要寫什麼？該用什麼方法完成？改善拖延的拆解任務法

常常面對待辦事項越寫越長，卻不知道從何開始的窘境？待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手，但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢？本文為《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選，作者解析如何拆解任務、專注執行，幫助你實現工作生活平衡，改善拖延、突破時間管理瓶頸！文／馬克‧曹–桑德斯本文目錄（點擊可快速前往）待辦清單包含的內容？待辦清單要寫什麼？該用什麼方式完成待辦清單？待辦清單是列出你預計要完成的任務，通常會用來幫助我們記憶該做的事項；行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆，並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。待辦清單包含的內容？待辦清單是箱型時間的先決要件，所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想：待辦清單上的事項是怎麼來的？主要有五個來源： 1. 想法你想起上星期答應別人一件事；你淋浴時閃過一個靈感；在火車上看見跟老同學長得很像的人，突然想跟同學敘敘舊；做白日夢時，你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態，而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激，也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感，提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區，寫下你有興趣，但還沒有時間去學的事物。 2. 訊息我們每天收到超過一百封電子郵件，簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送，不僅不相關，也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息，就可以寫進待辦清單。其實，即使是只需要略做回應的小事，也會是需要處理的待辦事項。 3. 會議或與人對話我們每天的工作有四分之一花在開會上，有調查顯示每天至少會有二十七段對話，這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你，有可能是因為跟年長的鄰居閒聊，所以答應幫忙修理籬笆，也有可能是在一場業務會議結束時，被指派要做什麼事。 4. 工作本身你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練；你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場；你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊；你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣，會衍伸出更多工作。 5. 生活瑣事我們有很多私人事務要打理，包括：洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中，有許多固定重複的事，也有較難預料的事；有些事情跟家庭成員有關，特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事，不管我們想不想做都得完成。待辦清單要寫什麼？待辦清單上的事項可以做成時間箱，寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆，在適當環境、以正確心態規劃時間箱時，你會需要製作時間箱的素材，而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱，完成這一天的任務後，原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。此外，不是每個點子都是好點子，不需要的待辦事項必須送進垃圾桶！再說，從把想法寫進待辦清單，到真正要實踐時，事情可能已有變化，讓這件事變成多餘的想法。請注意，想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。該用什麼方式完成待辦清單？雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單，但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成，卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後，加入箱型時間元素，希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。 1. 拆分成可處理的單位將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人，因此一般共識是時間不要超過半天，理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短，例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候，你可以先把下個要做的事記在心裡，再去進一步拆解或統整，不需要一次做完任務的拆分。請記下任務的細節，以便你回頭審視清單時，可以快速想起要做的事。例如，「研究靈魂旅行」這個待辦事項，如果只寫「研究」的話，幾小時或幾天後，你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等，有可能是有用的額外資訊，但並不一定要寫出來。 2. 流程請參考前面提到的資訊類別，為任務歸類，並配合最重要的生活面向，將這些類別系統化。舉例來說，全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務，就需要一套系統，幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如，標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作，以及根據訊息需要處理的時間，來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項，移至待辦清單及時間箱，整套流程才不至於中斷。其他會形成後續任務的活動，也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力，因為記憶不完全靠得住，要是發生意外，你可能會嚴重受挫。有些人會寫好幾張待辦清單，細分成：工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力，因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較，以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後，我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看，一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項，尤其有幫助。請以「動詞」為開頭，因為動詞代表你要去「做」某一件事。依照重要性替任務分類，並維持分類——這是最重要的一點，不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾．紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組，分批次處理，並在不同批次的任務間安插休息時間，好讓我們能在處理下一項任務前，消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理，但缺點是，可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士，則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則，幫助你從一長串的可能任務中，挑出適合歸為一組的任務：將任務貼到電子試算表上。在任務名稱旁邊的欄位，使用一到十的數字，標示任務的緊急或重要程度。依照數字大小整理欄位順序。把焦點放在前幾項的任務（排在後面的就是比較次要的）。原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項，已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」，你可以鬆口氣了。這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除，也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後，重要程度會提高。請想想哪一種分類方式比較適合你，但不管你選用哪種方式，都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時，你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮，這也是一次做一件事的力量。你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務，而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶，是正常且重要的工作。提醒你，只要上網搜尋，就可以找到許多現成的待辦清單格式，也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋：旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等，所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用，甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。 3. 做法我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上，備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點，但不管寫在哪裡，你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過，你不會希望還來不及記下，就忘記了，我們要盡力地減少阻力。我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多，開始感覺手忙腳亂（像是休假完累積一堆事要做時），我會依照前面的方法，把待辦清單貼進電子試算表，依照重要性排序，進行分類、製作時間箱。 4. 勇敢作夢待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止，本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此，也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及，但是你跟夢想之間的距離，也許只是一條待辦清單上的事，少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念，還是成為更善良的人，你都需要先踏出一小步，而待辦清單可以是你的臨時棲所。節錄自：三采文化《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》／馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著推薦閱讀：如何提高工作效率？4關鍵因素解析：一心二用對生產力有負面效果提升工作效率5大步驟！學會高效管理時間，先找到「行動力開關」工作永遠做不完，沒時間做重要的事？想突破需要有意識的4個認知

【104職場力】・時間管理

利用MD管理驅動賦能，提升永續留才力

文／管理驅動認證顧問徐子修  原標題：管理驅動力，提升永續留才力  企業以人才為本，更好的釋放潛能與發揮能力是來自於員工本身的內驅力，因此「內驅力」就像是人才自身的永續能源，只要掌握便能源源不地輸出動力。從驅動力開始理解人才、培養人才、運用人才、留住人才，就能打造以人為本的永續企業，深入的了解組織人才驅動力，將是關鍵的第一步。上禮拜在一家企業進行工作坊，課前讓主管們分組討論和分享自己在團隊管理中遇到的挑戰或問題，結果學員提出來的問題是這樣的：  1. 團隊成員沒有動力，缺乏意義感，總感覺自己像“工具人”，團隊穩定性越來越差 2.團隊成員被動工作，經常加班，看似忙碌，實則效率不佳  3.團隊氛圍保守，缺乏創新思維，組織文化無法落地實踐  4.薪酬、獎勵物質激勵的成本越來越高，團隊缺乏情感聯結，導致人員說走就走  聽到這些問題，一方面很欣賞現在年輕人的勇於表達，另一方面也透過這些問題看到了職場中，個人與組織之間存在的摩擦。但是這些摩擦，也正是我們「賦能」的起點。  人聚在一起，叫做排隊；心聚在一起，才叫做團隊。任何一家企業都很難一帆風順，當遇到業務瓶頸或挑戰的時候，如何帶領團隊快速走出低谷，信心滿滿的繼續前進，是每位領導者都要面對的挑戰。我們需要發揮團隊的內在力量，一起探索，一起找路，才能走得更加堅定且有力量。  但具體來說該如何理解個人驅動乃至於團隊驅動力呢？。MD（Management Drives）管理驅動，給了我們三個賦能的新視角： M1:激活動力  M2:連結心力  M3:超越潛力 M1:激活動力：永續人才管理，從內驅力開始人才的永續不僅僅是招募，訓練，而是深入了解人才的動機，將動機轉換為潛能與績效，這才是人才的永續。尤其面對跨世代的團隊，保持充滿活力又包容的企業文化，讓每個人都能「做真實的自己」，是前所未有的大考驗。  MD藉由六種顏色，揭示了不同行為背後的驅動或動力來源是不一樣的，甚至相同的行為也可能來自不同驅動的影響。深入運用四幅圖，解釋了個人的內在驅動、溝通方式、領導力風格、個人能量源、拒絕模式及常態下工作中傾向使用的驅動風格、壓力下的行為表現預測及潛在隱患。  而需要留意的是：「顏色只是隱喻，覺察才是核心」  舉例來說：一位光學產業研發工程師學員分享MD個人測評的心得中提到，「原來我的主導驅動(內驅力)的特色，是想要分析，理解和深入地探索理論下背後的邏輯，工作上需要將一切變得有條理，並注重細節，然後才能高效的開展工作，難怪主管都說我特別慢熱。而我會與人產生衝突的原因，可能是我無法忍受未經過深思熟慮，直率的行動，以及太多規則和框架，限制了思考的自由。我的能量源來自於經由思考與研究產生新的見解與想法，能讓我充滿能量，雖然加班到很晚我仍然樂此不疲；以及認真的完成任務被看見，這種愉快的感覺讓我有源源不絕的動力。在職場強大的工作壓力下，我渴望每件事情都處於可以控制的範圍之下，有時甚至強迫自己必須在有限的時間內，完成所有事情。這也導致逐漸產生工作倦怠的緣由。而我現在學會讓自己暫停一下，給自己一些自由和空間，退後一步，擁有大局觀…」。當工作倦怠已經成爲現今談論越來越多的職場話題之一，而工作倦怠卻影響著整個組織的健康和伙伴們的幸福感。以往我們都專注針對個人的快速解决方式，例如：紓壓……。其實工作倦怠是一個系統性的問題，而MD是一個有效協助「預測」個人與團隊動力的工具。除了了解自己的驅動力來源，讓你更好地管理壓力，有效的與你的主管、同事進行互動，同時當你在職涯某些失去動力的階段，進行自我覺察與調整，打造自己的永續職涯。  M2:連結心力：透過便利攜帶又直觀的MD APP，活用你的內在驅動力最近看到麥當勞多元包容的Gen M影片是這麼描述的：「不管是X世代、Y世代、還是資深的上一代，我們都能成為最具包容力的世代。我們如此不同，卻又如此和諧。」，在跨世代文化、特質、動機…這麼多不同下，我們卻有相同的溝通平台，那就是人手一支的手機。藉由MD APP可以輕鬆聯結團隊中的他人，深入瞭解他人的驅動檔案，增進相互理解，促進彼此信任關係建立。如果是跨店、跨區域團隊，只要檔案儲存在MD APP，即可生成以不同專案、部門、地區爲導向的團隊報告，非常靈活。也可以說是在DEI共融世代下，一種協助團隊共融的工具。MD APP具有更圖像化的方式，呈現企業內在優勢多元的面貌，因為我們相信「看見，即關鍵；看見，即改變」 M3:超越潛力：協助組織，提升團隊動能，辨識ESG重大議題對於領導者來說，透過MD團隊報告，借助驅動視角瞭解團隊中彼此的優勢及潛在張力，以及新世代管理者需要的溝通風格，最重要的是leader能在團隊動能面臨低潮時，能夠有效的：  1.掌握團隊每位成員常態下的邏輯驅動順序，也是對方的優勢所在  2.理解成員特別抵觸的行爲和文化表現  3.清楚知道如何給與對方一些能量，拉近你們的關係  4.洞察對方在壓力下可能會有怎樣的表現，而我們該如何相互支持和幫助，讓團隊動力提升  並透過賦能工具箱的技巧與運用，化解個人與團隊之間的衝突和與矛盾，打造一個互信、有凝聚力，高效能的自驅力團隊。  最後，近年來社會各界所關注的ESG永續發展議題，不僅落實在環境面，有更多企業與利害關係人，也開始關注鑑別重大議題，實踐永續管理，MD文化掃描工具，協助從另一個角度識別組織內部重大議題以及對企業營運的衝擊，舉例來說：該流通業公司藉由關鍵利益關係人的報告分析中得知，公司內的成員對組織未來願景不清楚(黃)、個人價值定位不清(紫色)，潛在人才流失的隱患與重大議題。  小結：企業以人才為本，更好的釋放潛能與發揮能力的原因是來自於員工本身的內驅力，因此「內驅力」就像是人才自身的永續能源，只要掌握便能源源不地輸出動力。從驅動力開始理解人才、培養人才、運用人才、留住人才，就能打造以人為本的永續企業，深入的了解組織人才驅動力，將是關鍵的第一步。了解本文作者徐子修老師的所有課程，進一步深度學習 >> 看更多與人才永續、ESG相關的文章 >> 實現職涯幸福 – ESG時代下的人才永續關鍵 ESG綠領人才需求激增! HR如何應對缺乏ESG企業永續人才挑戰？ ESG 與 HR 的深度連結—如何打造人才永續組織文化和量化 ESG 經營成果訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>> 成為人資市集Line好友獲得最新課程優惠及免費講座資訊>>

【104職場力】・經營管理

跳脫「解雇」陰影：善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長

績效改善計劃（Performance Improvement Plan, PIP）日益受到重視，成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而，如何在人情世故與企業需求間取得平衡，是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧，強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談，如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法，我們可以幫助員工克服問題並提升績效，同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果，使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。  文／宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。原標題：績效管理與技能提升計劃（PIP）- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度關鍵字 PIP 員工績效輔導績效管理績效分析績效面談關懷面談輔導面談發展面談本文目錄（點擊可快速前往）前言：PIP，成為留才與助人成長利器人才定義與PIP 績效管理循環與績效輔導回饋流程啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』總結  一、前言：PIP，成為留才與助人成長利器在現今大缺工時代下，人才辨識與人才管理、留才機制與效能，，變成為企業人資與部門主管非常重要的議題，其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了！績效管理的三大目的是：與組織目標連結、與激勵機制（升遷與獎金）連動、助人成長（發展、訓練、輔導），而主管如果透過良好的PIP（Performance Improvement Plan）技能，肯定能在「助人成長」的領域中，讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升，進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果！又或者處理績效不佳的同仁員工，常常是主管心中「極度不想面對的痛點」，一方面擔心影響團隊績效與氣氛，另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等，都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題！二、人才定義與PIP 許多主管在面對績效不佳員工時，常有以下疑慮：(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」？(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」？(3.) 值得積極培養，還是維持現狀？考慮替換？(4.) 上述這些疑慮，其實在定義前，都要先回到公司的「人才標準」，才是最客觀正確的。一個完整的人才定義，至少要包含四個構面：(1.) 績效表現：能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願：是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力：是否具備滿足該職位所需的能力，包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力：是否具備「下一個職涯位置」的潛力。再次提醒：在談 PIP 前，必須先釐清「人才」的定義，當員工在績效上出現落差時，主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」，而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」，哪裡不符合？所對應的管理措施為何？ 104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站幫你搞定 > 三、績效管理循環與績效輔導回饋流程績效管理循環的架構，整理如下圖(詳細可參考：卓越主管的關鍵四大管理) 2. 績效管理的目的(1.) 策略性：A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的：A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 (3.) 發展性的：A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展 3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標：要能承接組織策略的目標，也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則：如下圖 Simply & Specific  簡單、明確具體的要清楚說明，而不是一個概略性的Measurable   可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable  可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant  有關連的必須與工作表現的重點相關Timely  有時間限制的在限定的時間內完成 (3.) 過程管理與追蹤、面談：過程中，進行即時的績效評估與相關面談，持續正向回饋與指導，幫助達標並與其，與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒，在這個循環中，績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵，否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」！B. 因此，主管應在員工出現異常跡象時，就要及時啟動介入，也就是可以：- 透過日常回饋，正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生，則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談，可區分以下幾種類型：- 正向肯定面談：主管發現員工有績優事件發生，想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談：主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，以利表達對員工的重視，並了解真正原因，方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談：針對過程中或期末時，員工績效達成狀況不理想，或者行為態度欠佳者，推論是無意願或能力有問題時，啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談：針對績效考核後，辨識出的績優人才，進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒，上述幾種面談類型，都要聚焦『核心目的』，同時也要及時啟動，才能獲得最佳效益! 四、啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 1. 肯定要及時，員工會有持續好表現：主管發現員工有績優事件發生，就可啟動正向肯定面談，同時全程一定都是正向肯定，沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』！(1.) 建議主管可多練習正向語言，同時可採用『STAR紀錄與表達法』，進行對員工深層的肯定A. Situation：情況，該正面事蹟當時的情況B. Task：任務，該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action：行動，該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result：結果，該正向事蹟當時員工展現行為後之結果 2. 主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，其操作重點如下：(1.) 關心：主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後，針對所觀察的近況，真誠的關懷，引導其說明!(2.) 了解與分析：主管真誠傾聽與理解，同時針對導致意願下降的主因，給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵：主管在分析出主因後，找出方法，引導其重回積極動力，並多強正向鼓勵! 不知道從何開始嗎？報名【104 績效管理師】認證課程>> 五、啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時) 面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表，鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧，說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處)，可善用STAR說法偕同擬定改善的方法，並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃，以及應改善的工作項目，並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵本績效面談，是面談類型中，最正式的面談，也最需要有面談紀錄，以利必要時(例如啟動資遣)，因應勞動事件法之舉證用，補充關鍵技巧要點如下：(1.) 建立信任：強調 PIP 的目的不是要淘汰，而是協助改善，回歸「助人的初心」，將有助於員工卸下防備，願意面對問題。(2.)數據為基礎：避免流於主觀，必須以績效分析結果為依據；行為態度改善的部分，也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽：必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言，讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達：過程中，都是正向語言，沒有負向語言，必要的時候也要展現同理心，例如「我理解你最近壓力很大」，減少對抗心。(5.) 問題探索：關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素（如家庭困難、心理壓力、技能不足）。六、啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』對於績優人才，主管在現今留才大時代下，更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向，包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等，讓這類人才在公司能因為看的到未來，而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。展開步驟(詳細可參閱：創辦人、主管退休誰來接班？給HR的關鍵人才梯隊建立指南，以及用個人發展計畫（IDP）留下好人才（上）訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整七、總結在 PIP 中，第一步往往不是「談績效」，而是「談助人的初心」。績效指標(成果)與職能(行為)，是考核基本考核能公平客觀合理，員工才會願意好表現公平做出人才辨識與缺口分析，善用各類績效面談，真心誠意回饋與發展主管的正向語言非常關鍵，請多練習與善用平時記錄行為事例(優/待改善)，及時回饋善用人才九宮格，主管讓績優人才數增加特別提醒，需要的時候，就要及時啟動，不要等到公司規定的績效面談時間！正向用詞很重要，回歸助人成長的初衷！最終，作者期許本文，能讓各HR 與主管們，針對績效管理與PIP方面，有所助益，成為留才、助人成長的助力，而不是單純的淘汰工具，也不再是「痛苦的代名詞」，而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。超過7000+的HR都報名過的104人資學程！七大主題課程幫你系統化學習 >> 　最划算的全方位教育訓練方案！免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意，員工服氣的雙贏調薪規劃一次學會主管最重要的三大面談，做好人才管理卓越主管的關鍵四大管理缺工浪潮下，善用升遷、培訓及獎金機制積極留才提升留任率！職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>

【104職場力】・績效管理

最難的管理技巧「委任工作」：其實，你不需要在意工作怎麼做

為什麼委任很難？對很多主管來說，委任的工作，其成果比不上親自處理，也不會按自己處理的方法進行。本文透過案例解析為何成功的委任需要「保持廣泛的模糊」，只要設定明確的成功標準，就該放手讓團隊用你想不到的方式達標。本文節錄自《你不需要天賦，只需要每天1%的進步》。文／安迪．艾里斯本文目錄（點擊可快速前往）委任的工作，不會按你的方式處理但一定會完成成功的委任，就是保持廣泛的模糊委任的工作，不會按你的方式處理但一定會完成最難的管理技巧之一，也可以說是最重要的管理技巧，就是委任工作。為什麼委任很難？因為，在大多數的時間，你委任的工作，其成果比不上你親自處理，也不會按你處理的方法進行。讓一個工作無法獲得盡善盡美的成果，對某些領導者來說，這會讓自尊心感覺受損。當然，這些規則是有例外的。美國陸軍投入非常大量的資源訓練士兵，讓士兵可以在上級將領不在時，做出相似的決策，確保決策的一致性。但軍隊是例外情況；如果你是陸軍將領，請省略本章的內容，讓我們這些平民好好聊聊。在職場上，即使是能力很強的下屬，他們的方法通常也不同於你。偶爾，確實有人能做得比你更好，那也是成為「純粹經理人」的時刻！但在大多數的情況中，領導者通常是擁有情境背景知識的技術專家，尤其是在特定的領域中，因為長年的個人貢獻而晉升。將工作委任給能力不如自己的人並非易事，需要細心、耐心以及規畫。即使你有一位能力傑出的下屬，永遠將工作交給他，將無法讓其他下屬有機會培養能力。另一方面，過度驕傲可能也會阻礙你做決定。因此，你應該怎麼做？首先，請務必明白你委任的下屬不是沒有能力（我希望如此）。他們只是有不同的能力，你必須理解他們的優點和缺點，所以你可以將同時具備高度成功機會、與適度失敗機會的工作交給他們。其次，你需要明白真正的成功是什麼。可能是「創造可預期的結果」，但也可能是「解決這個問題」。無論是何者，你都要明確地告訴你的委任對象，你希望用何種標準評估，他們才能夠努力達成。領導委任光譜的兩個相反極端分別是微觀管理（micromanagement）與完全放手；兩者可能只是下屬需要多少程度的監督，以及你的監督程度差異的一體兩面。如果你正在教導一位完全沒有相關經驗的下屬，你當然會用許多時間引導他們學習工作步驟。但對於有相關工作經驗的下屬，相同程度的關注就會變成令人感到窒息的微觀管理。反過來說，委任已有相當經驗的下屬做某項工作，你可以完全忽略過程，直到對方提出結果，這可能是合理的安排，但放手讓新人處理工作，只會讓他們走向失敗。找到平衡，才是委任的藝術。當你掌握支持的分寸與結果的要求，下屬會更容易成功。而你自己，也能釋放出時間，專注於新的計畫。更重要的是，委任本身就是一種培養。你讓人們有機會學習新事物，讓他們在職涯中成長。你示範了「放手」，團隊裡的其他人也會學著這樣做。結果是：團隊能處理更多工作，即使方式不盡相同，事情依然會完成。成功的委任，就是保持廣泛的模糊「告訴我，中尉，你要如何立起旗竿？」這是一個經典的教學問題，有時候用於軍校學生。它是一個開放式提問，往往會讓回答的人試圖破解「立起旗竿」的複雜性。這類問題和科技圈常見的腦筋急轉彎式面試題有點相似，例如「紐約市有多少位鋼琴調音師？」。提問者看似想測試創新思維，實際上，往往只是想知道回答者會不會走他們心裡預設的步驟。人們往往開始背誦解決這種問題的「祕訣」，於是表面上看來攸關創新思維的問題，反而淪為用一種特定的制式方法來處理問題。對個人貢獻者來說，或許是一個展示邏輯的方式。但對領導者來說，意義完全不同。大多數的問題通常只有唯一的正確答案。「我交給中士立起旗竿，然後專心處理其他事情。」成功的委任，靠的是一個原則：保持指令廣泛而模糊，只留下明確的成功標準。例如：「下週交接典禮前，旗竿要立好。」至於如何完成，就交給團隊。當你建立了一個成熟的團隊，他們通常會找到比你更好的方法。反之，如果你給了過多細節限制，不但壓縮了解決方案的空間，有時甚至會讓本來可行的任務，變得不可能完成。當團隊被迫執行「不可能的任務」時，他們很快就會對於你的領導能力失去信心。你至少暴露了以下其中一項錯誤：你可能不了解他們的專長；也可能你不了解工作本身；當然，你不信任他們。這也許就是你暴露的最大錯誤，你的團隊成員現在不會想回應你的要求。正確的做法，是讓人們有空間發揮。他們用你想不到的方法完成目標時，為他們喝采。如果他們告訴你「這樣做不可能」，不要急著否定，而是詢問：是什麼限制讓它不可能？你能否調整需求，或提供額外支持？這樣，才能讓團隊聚焦在真正的目標。記住：當你的角色距離「執行專家」愈遠，你對於解決方法的觀念，就會出現愈多自己無法察覺的缺點。但如果你事事都講得鉅細靡遺，團隊也會愈來愈不願指出你的問題。模糊細節，反而能讓團隊修正你的盲點，並找到更合適的解法。因為，到頭來，你不需要在意工作「怎麼做」，你只需要在乎，工作的結果是否符合你的期待。節錄自：寶鼎出版《你不需要天賦，只需要每天1%的進步：54個職場影響力行動指南》／安迪．艾里斯著

【104職場力】・管理學

破解穀倉效應：跨部門溝通與協作實戰—五星級飯店實例

文／勞動部勞動力發展署TTQS輔導顧問陳雷當五星級飯店遭遇跨部門運作挑戰，如何有效提升問題解析能力及跨部門溝通變得至關重要。在這場別開生面的企業內訓中，透過核心主題活動，幫助餐飲、客房、行銷等各部門主管辨識問題徵兆並進行預防性管理。藉由分組競賽和情境設計，各組成員展現專業，同時也揭示了「穀倉效應」對組織效率的影響。從活動中，不僅促成了彼此理解與交流，更顯著改善了內外部的合作氛圍。上週我到一家五星級飯店進行了一場企業內訓，主題是關於問題解決與跨部門溝通。五星級飯店通常具備相當大的組織規模，所以在一開始的時候就透過窗口了解了一些主管在日常管理的痛點，以及過往培訓的問題等狀況，希望透過課程讓主管能夠學習問題發生的徵兆，進而提前介入，而非等到發生後再來處理，以及各部門間要如何提升溝通品質？此次培訓對象涵蓋了餐飲、客房、業務、行銷以及財務部等各重要部門的主管與核心成員。  在承接這個專案後，就在想要如何提升主管們的問題解析能力及突破各部門的隔閡?構思後決定以一個核心活動貫穿全場，用分組競賽、討論及各種情境設定，讓各組去執行工作任務及挑戰，學員可以在其中展現專業及經驗。  雖然是飯店業，課程剛開始時難免場面還是冷了點，運用分組破冰及活動說明，讓場面開始活絡起來，進入正題後，先從熱爐法則切入，讓學員了解問題的發生往往是從各種微小跡象反覆發生而最終發生最後變成災難，讓各組運用管理工具找出個案中的徵兆，並嘗試去解析發生的問題及提出預防措施，從而觀察到各組的成員不同往往造成解讀問題的角度差異，進而產生不同的結果。  再進一步討論後，就更清楚地展現了部門間的矛盾與隔閡。各部門雖然皆以企業整體利益為核心，但實際的工作績效指標卻往往是回到部門上，而且相互衝突。例如，行銷部的新活動推展，可能對餐飲部的成本產生壓力；而業務部為達成業績，提出的短期促銷活動，可能會讓房務部的人力配置產生巨大壓力。這種情況通常被稱為「穀倉效應」，也就是各部門如同獨立的穀倉，彼此之間資源獨立、溝通困難且目標不完全一致。這種效應不僅影響效率，更容易導致部門間的不信任與誤解。在課程中，透過活動引導學員認識各部門的狀況，了解彼此的困難點與運作模式，進而提高跨部門的理解與意願。例如，行銷部門能理解餐飲部對於成本控制的考量及背負的營運目標，進而願意用心規畫符合餐飲部期望的行銷活動，而業務部再推出活動前，也會先與房務部門討論人力配置，以達到雙贏。透過串聯整場課程的主題活動，讓各個主管在反覆執行競爭與合作的活動中，願意投入及更深層次的交流討論，讓參與者了解何謂企業營運指標，而且應該要公司的營運指標放在最前面，當各部門意識到他們真正的挑戰是市場上的競爭對手，而非內部的其他部門時，合作的動機與意願明顯提升，跨部門的溝通效率與氛圍也有了顯著改善。課程時間即將結束時，學員雖然期待下課，更期待公布團體活動競賽的結果，即使因為結算成績跟收尾活動而超過時間，仍無法降低他們的參與熱情，認真關注在眼前的任務及挑戰，對於企業來說，這不就是優質的員工行為展現嗎? 了解作者陳雷老師的相關課程 >> 超過5000+的HR都報名過的104人資學程！七大主題課程幫你系統化學習 >> 　提升員工帶動企業的成長！最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求，104人資市集最超值 >> 成為人資市集Line好友獲得最新課程優惠及免費講座資訊>> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>

【104職場力】・教育訓練

AI世代主管生存指南：4大面向、18組指令，打造高效管理大腦！

管理職壓力大、雜事多？別再孤軍奮戰！本文教你利用AI處理棘手的管理問題，透過模擬困難對話、生成正向回饋與自省機制，讓AI成為你的最佳副手！文／王穎皓　由Cheers授權轉載本文導覽一、人員管理：用AI讀懂人心二、團隊管理：用AI讓團隊更順暢三、商務管理：讓決策更精準四、自我管理：持續成長不倦怠AI是協作夥伴，不是替代品在AI時代，善用生成式AI不僅能減輕管理負擔，更能提升領導效能。本文彙整日本新創Renewer發布的《給管理者的生成AI指南 2025》，從人員、團隊、商務到自我管理，提供具體AI應用指令，讓你不再被管理工作壓垮。根據日本能率協會管理中心（JAMA）調查，超過七成一般員工表示「不想成為管理職」。原因不難理解：管理者的角色看似光鮮，實則壓力重重，不僅要面對上層的目標，也要承擔團隊成敗的責任。然而，管理職卻是釋放組織力量不可或缺的存在。特別在AI時代，管理者更需要同時管理「人」與「AI」，這樣的能力將決定組織能否保持競爭力。願意承擔這份責任的主管與領導人，對企業來說是稀缺而珍貴的。許多領導者已經將AI融入日常管理，從1對1面談、團隊溝通到策略決策，AI都能提供實質幫助。以下是經過實戰驗證的AI應用方法，涵蓋4大管理面向：一、人員管理：用AI讀懂人心管理最困難的部分往往是「管人」。無論是績效面談還是傳達壞消息，都需要同理心與溝通技巧。AI可以成為你的私人教練。 1. 分析成員個性，調整管理風格每個人都有不同的行為模式。透過AI分析成員特質，你可以採取更合適的管理方式。指令範例：「我的成員具有以下特徵。依DISC理論，你判斷可能屬於哪種類型？針對這個類型，請給出有效的應對方式（溝通方法或指導風格）。」可用框架包括DISC理論（主導型、影響型、穩定型、分析型）或情境式領導理論。讓AI幫你找出最適合的溝通策略。 2. 教導與引導的平衡術有時成員需要直接教導，有時則需要啟發式提問。AI能同時提供兩種方案。指令範例：「一位成員在週報中提到：任務因重複修正常延誤計劃。請為我設計「教導式提問」與「引導式提問」的範例，供我1on1時使用。」在面談前準備好兩套方法，現場依狀況靈活切換，能大幅提升指導效果。 3. 用「GROW模型」提問，支持目標達成 AI能依 GROW 4步驟（Goal、Reality、Options、Will）生成提問，讓主管快速具備教練技巧。指令範例：「我想在與某位成員的 1on1 中使用 GROW 模型。請提供各階段（Goal、Reality、Options、Will）的合適問題範例。」 4. 用「黃金圈理論」下指令指令不只是「做什麼」，更要說明「為什麼」。依照Why→How→What的順序，能提高團隊認同感。指令範例：「我要指示成員檢查不必要的業務，請用黃金圈理論來製作指示範例（包含Why、How、What三項）。」 AI會幫你重新組織訊息，讓指示更有說服力。 5. 模擬困難對話與傾聽訓練面對薪資談判或績效不佳的討論時，事先模擬能減少焦慮。指令範例：「成員對下期薪資不滿,將進行面談。請扮演該成員，從第一句話開始與我對話。我扮演上司。對話結束後，請指出我做得好的地方與需要改進的地方。」結合語音模式使用，更能貼近真實情境。AI會在對話後給予回饋，幫助你改善溝通技巧。 6. 生成正向回饋不擅長稱讚？讓AI幫你找出成員的亮點。指令範例：「你是一位善於激勵人心的教練。請讀取A的自評，分析能提升動機的重點，並寫出一則能讓A保持積極心態的回饋。請盡量提供不同於常見的角度。」要求AI包含「努力過程」、「貢獻點」、「成果影響」，避免陳腔濫調的用語，能讓回饋更有溫度。二、團隊管理：用AI讓團隊更順暢團隊管理的核心是資訊共享、意見一致與信任建立。AI能協助你更有效率地達成這些目標。 1. 將公司指示轉化為白話文高層的會議紀錄往往充滿術語，成員難以理解。AI能幫你翻譯。指令範例：「以下是公司傳達的內容，我想重新整理成便於成員理解的說明，並附上以下資訊，請生成文字：Goal（目的與成員需要做的事情）、預估確認時間（例如：需閱讀的分鐘數）。」附上閱讀時間與明確目標，能提高訊息傳達效率。 2. 快速蒐集會議演講素材例行會議需要新鮮話題？用搜尋型AI收集最新資訊。指令範例：「我將在工程師團隊的週會中進行約3分鐘有關生成式AI的最新新聞或話題簡報。請提供3個合適的主題，最好是最近1個月的新聞。」使用Perplexity等工具，還能請AI提供名言或格言作為開場。 3. AI自評制度減輕審核負擔讓成員先用AI檢查文件，主管只需做最後把關。指令範例：「你是一位主管，負責審核成員提交的稟議書。請依以下標準檢查內容，並具體指出不符合之處（NG項），並說明理由。」使用ChatGPT的GPTs功能，可建立客製化審核機器人，大幅減少重複性工作。 4. 設計提升心理安全感的工作坊團隊信任是績效的基礎。AI能協助設計促進交流的活動。指令範例：「我想設計一個2小時的工作坊，目的是促進團隊信任。請設計從破冰到深入交流的活動順序與內容，並加入能促進自我揭露的元素。」 AI會提供完整流程，包含線上與實體版本。三、商務管理：讓決策更精準商務管理需要深度思考與策略規劃。AI能成為你的智囊團。 1. 模擬有爭議會議預期會議會有激烈辯論？先讓AI演練。指令範例：「在下一次會議中，將討論『每週要求出勤兩次』的議題。請模擬一場討論，由贊成派與反對派各自提出意見，雙方互相發言數次，最後整理出可能出現的觀點清單。」透過預演，你能提前準備應對策略，並找出折衷方案。 2. 讓AI當「唱反調者」（Devil’s Advocate）對自己的決策有信心？讓AI挑戰你。指令範例：「以下是我的決策草案，請毫不保留地指出其中缺點與風險，並提出嚴厲的質問。以下接內容XXX。」使用推理模型如ChatGPT o1，能獲得更深刻的批判與風險提示。 3. 讓團隊目標更有吸引力冰冷的數字目標難以激勵人心。結合心理學與創意改寫。指令範例：「請將目標『將客戶應對時間縮短20％』透過SCAMPER法轉換為全新表述方式。希望能跳脫常見用語，帶出隱藏的價值，並請逐步解釋轉換過程。」運用創意發想法（SCAMPER）、心理學（SDT 自我決定理論）或故事化技巧，能讓目標更有感染力。 4. 製作甘特圖與矩陣視覺化工具讓計畫更清晰。指令範例：「請以「Mermaid」記法（文字轉圖表示法）生成『3月舉辦研討會（準備及實施）』的甘特圖，根據以下任務清單製作：以下接任務清單XXX。」或使用艾森豪矩陣排定任務優先順序，幫助團隊聚焦重點。四、自我管理：持續成長不倦怠管理者也需要照顧自己。AI能成為你的成長教練。 1. 逆向尋找管理方法遇到問題不知道用什麼理論？直接問AI。指令範例：「我的團隊成員之間發生了以下衝突，請提議適用於此問題的管理方法或架構。以下接發生的問題XXX。」從問題出發，比按部就班的學習理論更有效率。 2. AI日記寫作與重新框架記錄每日心得，讓AI給予客觀分析。指令範例：「這是今天的日記，請結合前幾日內容給予回饋。以下接日記內容XXX。」當感到疲憊時，可請AI用正向視角重新詮釋：「我作為領導一直忙於進度管理與處理問題，已感到非常疲憊，無力客觀看待團隊及課題，我覺得自己快到極限了。請幫我用正向視角重新框架此情況，我可以怎麼看待？」使用GPTs功能建立專屬日記機器人，能追蹤長期變化。 3. 快速研究對手公司商談前需要了解對方？搜尋型AI更高效。指令範例：「請全面調查◯◯公司業務範圍與△△(負責人)經歷。」使用Perplexity或ChatGPT的SearchGPT功能，能快速彙整多方資訊。 4. 打造AI導師讓AI學習你信任的書籍或名人觀點。指令範例：「請基於輸入的資料，模擬XXX（領袖名）的思維與意見進行對話。不只是簡單使用資料內容，而是形成其背後的思想與人格來回答。」使用NotebookLM匯入PDF、YouTube等資料，打造個人化AI顧問。 AI是協作夥伴，不是替代品生成式AI無法取代管理者的判斷與同理心，但它能成為強大的輔助工具。從人員溝通到策略決策，從團隊建設到自我成長，AI能減輕負擔、提升效率。主管不該是孤軍奮戰，善用這些AI工具，能讓管理更得心應手、帶領團隊創造更高價值。（本文由AI撰寫初稿，經天下學習團隊編輯與核實。資料來源：堀内亮平、Renewer、JMAM；原文標題：主管不想累死，一定要知道的AI「４大情境」應用指南！）延伸閱讀：主管帶人不能憑感覺！一圖看懂「員工類型」，管理風格對症下藥優秀主管最突出的優勢是什麼？追蹤十年研究：幫員工換工作麥肯錫：最成功CEO都有一個特徵與其給錢，不如幫忙「推進度」！最新調查揭曉中階主管為什麼想離職：專案卡關，難以推動只會領導員工還不夠！當AI也成為同事，主管們的全新必修課：人機協作管理為何台灣上班族都在學稻盛和夫？跟「日本經營之聖」學管理

【104職場力】・AI

【PM職涯】換新工作如何撐過前3個月？4階段幫你從新人變核心成員

不論是換新工作或是內部晉升，前90天都是決定未來發展的關鍵時期，決定你能否被信任、被看見。作者現任新興產業全球知名品牌的產品經理，分享掌握4階段適應法，從觀察文化到建立影響力，幫你在最短時間內從新人變成團隊關鍵人物。本文節錄自《泛 PM 職能的百萬年薪破關術》。文／李星玟（Rafeni）本文目錄（點擊可快速前往）從「新人」到「核心成員」，你的適應期策略是什麼？適應期的4個關鍵階段行動指南：進入新環境，該如何快速適應？第1個月：了解組織文化與運作方式第2~3個月：開始產出價值第3-5個月：開始擔當重要角色第6個月後：鞏固影響力，進入穩定成長期如何與新團隊建立信任，避免職場「水土不服」？如何在新環境中快速建立影響力，成為關鍵人物？1. 讓自己的價值「可見」，確保努力不被忽視2. 找出「有影響力的專案」，讓自己成為團隊關鍵成員3. 建立內部人脈，確保未來的發展機會結論：如何確保新工作能順利發展，為未來職涯鋪路？無論你是換到新公司，還是從內部晉升到更高職位，前90天是決定你未來發展的關鍵時期。在這段時間內，你的表現將影響：主管與團隊對你的第一印象你能否快速適應企業文化與工作節奏你能否建立影響力，讓自己被視為「核心成員」你未來的升遷與發展機會如果在適應期內沒有掌握正確的策略，可能會導致以下問題：進入「學習模式」太久，沒有產出價值—主管可能覺得你「適應太慢」，影響長期發展。過度急於表現，反而忽略團隊運作方式—容易造成「不適應」的印象，甚至影響團隊合作。沒有主動建立關係，導致影響力受限—雖然能力不錯，但缺乏內部支持，導致職涯發展受阻。本文將幫助你掌握新環境適應的4個關鍵階段，讓你在新職位上迅速發展、穩健成長。從「新人」到「核心成員」，你的適應期策略是什麼？每個新職位都有一個適應期，但並不是「時間到了，你就自動適應」。相反地，你需要主動規劃，確保自己能在最短時間內建立信任、展現價值、融入文化。適應期的4個關鍵階段階段目標具體行動第1個月：認識環境了解眉角• 理解運作流程與邏輯，主管有感「有用心，有做功課」• 了解新公司的「影響力」地圖，理解組織目標、關鍵決策者是誰、如何決策• 熟悉公司文化、決策機制、關鍵人物• 如果環境且時間允許，多參與旁聽會議• 仔細閱讀現有文件第2-3個月：無傷大雅的小勝利策略• 找到自己的定位，開始產出價值＊切記別不了解情況就指手畫腳，多傾聽，多了解過往歷史脈絡，沒有人是笨蛋，有可能有些方法他們早已知道，但現在沒這麼做，有其特殊考量。• 了解職責範圍，主動尋找低風險的貢獻點• 發現一個部門痛點，提出改善方案，建立橫向影響力第3-5個月：展現影響力• 持續對齊期望，展現價值• 讓團隊信任你的能力，逐步負責更重要的專案• 與主管確認「未來6個月的成長目標」• 設定成果對齊組織指標• 主動參與決策，累積小型成功案例第6個月後：鞏固與放大影響力• 進入穩定成長，為未來晉升鋪路• 提升內部影響力，建立長期職涯規劃行動指南：進入新環境，該如何快速適應？第1個月：了解組織文化與運作方式觀察公司的決策模式：是屬於數據驅動，還是層級制決策？與同事建立關係，了解團隊的「潛規則」與運作節奏。 y 找到「關鍵人物」，包括你的主管、影響決策的高層、跨部門合作對象。第2~3個月：開始產出價值尋找「低風險、高影響力」的貢獻點，例如改善現有流程、優化小功能、主動解決小問題。透過「詢問建議」來建立影響力，例如：「你覺得這個方法是否合適？」讓資深同事參與決策，提高接受度。第3-5個月：開始擔當重要角色不要只是執行，要開始主動參與決策。找機會負責一個小型但有影響力的專案，建立信任。讓主管看到你的貢獻，確保你的努力有被注意到。第6個月後：鞏固影響力，進入穩定成長期積極參與跨部門合作，提升自己的知名度與影響力。與主管討論你的中長期發展，確保未來有明確的成長機會。開始為未來晉升做準備，例如累積可量化的績效成果。如何與新團隊建立信任，避免職場「水土不服」？即使你有豐富的經驗，進入新公司後，仍然需要重新建立信任。如果你在前90天內沒能與團隊建立良好關係，未來的發展將變得更加困難。影響適應期的3大關鍵因素：團隊文化匹配度—你是否能適應公司的做事風格？主管的管理風格—你的主管是「放手型」還是「細節管理型」？你的影響力是否可見—你是否讓團隊「看到」你的價值？如何快速建立信任？不要急著「改變一切」，先學會傾聽與觀察。建立「小成功」，再逐步擴大影響力。例如，先解決一個團隊內的小問題，讓大家感受到你的價值。適應主管的管理風格，調整自己的溝通方式。例如，大辣辣的主管可能希望你直來直往，細節導向的主管則可能需要更有邏輯的回報方式。如何在新環境中快速建立影響力，成為關鍵人物？如果你只是「做好自己的事」，但沒有讓主管與團隊「看到」你的價值，那麼你的職涯成長速度會比別人慢。 1. 讓自己的價值「可見」，確保努力不被忽視定期回報進度，確保主管知道你在做什麼。在會議中主動發言，讓團隊對你的專業度有信心。參與跨部門合作，提高你的能見度。 2. 找出「有影響力的專案」，讓自己成為團隊關鍵成員尋找「高影響力」的項目，例如影響業務成長、降低成本、提升用戶體驗的工作。確保你的貢獻可以被量化，例如：「透過優化流程，讓產品開發時間縮短20%。」 3. 建立內部人脈，確保未來的發展機會找一位「內部導師」（Mentor），幫助你理解公司的文化與潛規則。主動認識不同部門的人，提高你的跨部門影響力。參與團隊內的非正式活動，例如午餐交流、內部分享會，讓大家對你更熟悉。結論：如何確保新工作能順利發展，為未來職涯鋪路？職涯的成長，並不是「找到好工作」就能順利發展，而是取決於你如何在新環境中快速適應、建立信任、提升影響力。關鍵行動指南回顧：前90天策略：先理解環境，再確立角色，最後展現影響力。快速建立信任：傾聽團隊需求，先累積小成功，再擴大影響力。成為關鍵人物：讓你的貢獻「可見」，參與影響力高的專案。透過這些策略，你將不僅能夠順利適應新環境，還能夠在新職位上快速發展，為未來的職涯鋪下更堅實的基礎。節錄自：博碩《泛 PM 職能的百萬年薪破關術：職場 E 人，生活 I 人的逆襲，從被動執行到主動影響決策的理想人生》／李星玟（Rafeni）著 [joblist_plugin title='更多104【PM 產品經理】工作機會' url='https://www.104.com.tw/jobs/search/?keyword=%E7%94%A2%E5%93%81%E7%B6%93%E7%90%86+PM&order=15&page=1' amount='5']

【104職場力】

「一對一面談」別光聊進度！善用這7招，讓主管看見你的價值

許多人面對主管的「一對一面談」（One-on-one）總感到緊張，甚至誤以為只是例行公事。特別在亞洲職場，我們習慣被動地報告進度或回報問題，錯失了展現能力與爭取機會的黃金時刻。其實，一對一面談是歐美職場中，用來大幅提升個人價值和職涯發展的「秘密武器」。它不只是回報工作進度，更是你展現主動性、策略思維和領導潛力的絕佳舞台。想讓一對一面談不再只是敷衍了事，而是能為你帶來實質助益？這7個關鍵要點，你一定要把握！文／《104職場力》本文導覽「一對一面談」遠比你想像的更重要多久進行一次「一對一面談」最理想？重點1：掌控議程重點2：別只討論進度、專注在職涯成長的部分重點3：不要只告狀、事先準備好「解決方案」重點4：尋求具體回饋並實際採取行動重點5：別太見外，聊點除了「工作」以外的話題重點6：每次面談都應該追求「打破僵局」重點7：記下會議中的討論要項，作為後續行動錯過就輸了！千萬別把「一對一面談」當成例行公事「一對一面談」，就是歐美職場的「One-on-one」，一般被視為提供中高階經理人與一般員工間固定、私密的溝通管道，頻率不限（甚至有些單位會每天固定時間開「站立會議」來快速對焦），用意是在提升工作表現、促進團隊合作，並建立更強的信任關係。  一般認為這種定期會議通常會聚焦於員工的工作表現、職涯發展、問題解決，以及建立心理安全感。但是一樣的會議，在亞洲職場卻常變成另一幅模樣，由於亞洲工作者多半較內斂，在「安分守己、三思而後行」的文化下成長，往往會認為「有問題才需要回報」、「多說多錯、不如別說」、「我一定是做得不好才會被主管約談」，導致不少人面對「One-on-one」會議時，會養成「不說話、只聽指示」、「不需要交流，只要告訴我怎麼做」的狀況。其實這不僅是背離「一對一面談」的初衷，更有可能一再錯失大好的職涯機會。《104職場力》根據《Forbes》以及各家討論的說法，提供給您幾個有關「一對一面談」可以好好把握的小技巧，幫助您在職場建立更牢固的人際關係、獲得寶貴的指導，甚至可以為下一步晉升做好準備哦！「一對一面談」遠比你想像的更重要根據美國蓋洛普民調(Gallup)在過去所做的《全球職場現況報告》中指出，當前時代的職場上有77%的員工缺乏在美國企業主管眼中的「敬業精神」，甚至指稱當前職場最大的問題，是工作者開始「積極想逃離工作」，不再把人生寄託在追求提升職涯、薪資待遇、工作成就上。但是《Forbes》的資深撰稿人 Caroline Castrillon 認為，這表示如果你更願意提升與上司的溝通、花點心思在職涯發展、提升職場評價等工作上，將比過去更容易脫穎而出被看見，而掌握「一對一面談」的機會、與上司建立起有效且彼此高度信任的關係，就是她認為極其重要的工作。延伸閱讀：年終績效考核攻略！3招變身A咖員工，加薪升遷少不了多久進行一次「一對一面談」最理想？根據《Spinach AI》之前針對「科技界高績效團隊狀況」的調查結果顯示，在美國、每週30分鐘的「一對一面談」是最常見的節奏。 ▲ 圖片與資料來源：《Spinach AI》不過儘管每週30分鐘的「一對一面談」似乎是最常見的選擇（超過50%），但這份已經是2022年的調查顯示，相比於2019年（Covid-19疫情前），數據顯示願意進行「One-on-one」的經理人減少了12%，過去有94%的主管會定期進行一對一的溝通，但是到2022年僅剩83%會這麼做，時間繼續往下推移，不幸的是人數持續在減少中。但如果想要建立信賴的職場關係，定期溝通是非常重要的，以下我們根據外電的相關建議，列出當我們在「一對一面談」時，應該要注意的幾個重點：重點1：掌控議程很多員工參加「One-on-one」時都毫無準備、用「人出席就好」的被動態度面對，甚至不少人是抱持「坐等主管有什麼要跟我說的」心態參與，等待上司主導談話並設定優先事項。在專家眼中：被動態度是一對一面談的大忌。不僅浪費寶貴的面談時間，更暴露出自己對職涯發展不夠積極主動，完全符合前文所提及，美國眾多企業主管眼中「積極想脫離工作」的那種人，面談結束後扣分比得分更多。當員工主導雙方對話時的節奏時，不僅從中展示主動性，最重要的是能讓上司從中感受你的策略思維和領導潛力，這些都是未來晉升討論中（不一定是升職管理職、單純的加薪分紅也有可能）會被留意到並記住的個人特質。對應策略：「一對一面談」應由員工主導而非上司，你應該把50%-90%的精力用來交談，而非聽取指示。建議作法：會議開始前主動發送預定的討論議程（或問題清單）。專注於挑戰、新想法或進一步成長的機會。準備一些比「進度更新」更進一步深思熟慮的問題（譬如這個專案背後的營運邏輯、考量點等等）。可以使用以下的開場白：「我想聽聽看你對XX專案的看法」、「我這陣子都在思考.......」與其坐等上司指示，更建議直說：「我發現幾個可以簡化工作流程的作法、可讓專案節省約20%的時間，你願意聽聽看我的想法嗎？」，不用擔心犯錯。延伸閱讀：績效面談該怎麼拿捏分寸？什麼該說、不該說，你得謹記5大原則重點2：別只討論進度、專注在職涯成長的部分大多數的「一對一面談」很容易淪為敷衍了事、「為開而開」的流於形式，最後變成大家行禮如儀的狀態更新、進度追蹤。當然這不是說員工藉此報告已完成的任務、說明工作進度都不重要，而是如果只讓難得雙方都能空下時間可以面談的機會，最後變成「工作分配時間」，將錯失真正可以探討職涯發展、未來發展軌跡的機會。根據Workplace Intelligence此前協助亞馬遜(Amazon.com)進行的一項研究表明，74%的千禧世代和Z世代可能會因為「看不見任何職涯發展機會」而選擇離職，這裡的「職涯發展」並不全然等於升遷，職涯成長的未來發展性也是一環。對應策略：現代企業願意留住並培養「高績效員工」，當你持續願意討論個人發展時，不僅展現雄心壯志，也能讓公司（或上司）明白你願意在組織內長期待下，提供「投資你的未來」的理由。建議作法：每次「一對一面談」至少花10分鐘左右討論個人發展的問題。主動詢問自己是否應該培養增加哪些技能，以促進職涯發展。討論是否有延伸的任務，或是跨職能可以協助的項目。延伸說明討論一些行業的趨勢、觀察到的現象，以及那些衝擊如何影響你目前的角色。範例問題：（僅供參考，可視對話情境或習慣調整語氣或內容）「我該培養哪些技能，才能為下一個階層的工作做好準備？」「對於我所渴望擔任的職位（或責任）來說，什麼意味著成功？」「是否有任何我可以承擔更多責任的專案工作呢？」延伸閱讀：別等年底績效考核才準備！3招提升自己的「績效能見度」重點3：不要只告狀、事先準備好「解決方案」不只是亞洲職場，很多歐美員工也會一不小心就讓「一對一面談」變成了「私下告狀大會」。許多員工會想著「趁著只有我們兩個，我要來講點心裡話」，於是一股腦地對上司倒出一大堆抱怨、日常瑣事，試圖透過這些平常工作積累的不滿來宣洩不滿的情緒，甚至有些人還會抱持「孤注一擲」的心態，認為「我這次跟你攤牌講完後，如果沒改善，我就要離開這裡！」。但等等，你在「一對一面談」這麼做，其實只會嚇壞上司和背後的組織（如果真有這些問題，你應該在狀況發生的當下就舉報，或是另立一個以此為主題的會議，而不是「拖到One-on-one的時候才一口氣爆發」）。這種作法其實不會讓自己看起來像正義的「吹哨者」，比較容易被列為「製造麻煩者」或是團隊組織當中的「負能量來源」，不但未讓團隊的工作負擔減輕、反而還加重了。對應策略：提出問題並非不重要，但別讓自己「只是提出問題」，應該設法在說明前努力思考解方，讓自己成為「可以提供方案」的人，這種思維差距將扭轉大家對你個人價值的看法。建議作法：為你所提出的「每個問題」都先思考過製少2個以上的潛在解決方案。事先研究過其他團隊（或公司）的相關解決案例或作法。提出一份包括後續步驟、時間表的簡要大綱。尋求有關具體落實這些解決方案的指導意見。範例問題：（僅供參考，可視對話情境或習慣調整語氣或內容）「我留意到近一個月的客戶回函量增加了20%，我先去研究了其他團隊正使用的3種方法：自動化回覆表單、增派客服人手以及啟用AI智能回覆，我認為現階段對我們最有利的作法是先啟用自動化回覆，因為（詳列原因），如果我們要直接推行，您認為是否可行呢？」延伸閱讀：給1小時解決問題，為什麼愛因斯坦願意花55分鐘確認「問對問題」了嗎？重點4：尋求具體回饋並實際採取行動有些成熟的專業工作者，他們在職場的工作習慣是「沒有消息就是好消息」（表示一切營運如常、沒有危機，或是任何的狀況都已在掌控中獲得排除），通常他們會等到年末績效評估時才會一次統計今年的所做所為、完成的專案、為公司創造的效益等等，平常其實不太需要密集的與主管回報。當然這樣的員工是可遇不可求，也讓主管非常放心，但是無形中這種「不夠積極主動」的回饋方式也容易讓組織高層無法掌握你的進度、所學，甚至錯失調整和改進的機會。根據微軟(Microsoft)自己的研究報告當中指出：獲得上司明確指導的員工，在保持「工作與生活平衡」的同時能夠保持高效工作，可能性比普通員工高出2.5倍（因為他能夠把工作時間完全花在對的地方），因此積極主動尋求主管的回饋很重要（但也不需要矯枉過正，變成每件小事都要尋求主管的同意首肯）。對應策略：一般管理者會欣賞那些「樂於被指導並致力於優化改進」的員工，因此當你試圖主動徵求回饋並採取行動時，將證明你是名值得上司和組織投入時間指導的員工。建議作法：提出具體的問題：「我的簡報該如何優化才能更好？」勇敢的要求回饋：「你能告訴我一個一定要苦思改進的項目嗎？」跟進之前的回饋：「之前你曾建議我在會議上要表現的更自信一點，我已經嘗試在近期的會議中作出調整，你認為我做得如何？」確保所有收到的回饋和調整進度都有被確實紀錄（或實踐）。範例問題：（僅供參考，可視對話情境或習慣調整語氣或內容）「你認為我在哪個領域的發展最有潛力？」「如果您處於我的角色和狀態，最優先關注的項目會是什麼？」「我認為團隊當前最重要的目標是XX，我該如何更好的支持團隊或貢獻所長呢？」延伸閱讀：如何改善職場人際關係？首先注意自己是否掉入單向社交陷阱？重點5：別太見外，聊點除了「工作」以外的話題現代職場很多的職場關係都停留在表面，正所謂「上班好同事、下班不認識」，似乎已成了常態。但如果我們在職場當中總是只談論交付成果、專案截止日期、專案進度，缺乏個人間的情感聯繫，這種關係雖然無損於公事（如果是一個夠專業導向、夠鐵面無私的組織），但卻會限制團隊間的信任感、降低心理安全感，甚至在危機發生時很容易因為平時習慣「各掃門前雪」而導致分崩離析，甚至團隊成員、上司不願意在關鍵時刻出面爭取利益、扛下責任。根據《Forbes》的報導，當員工感受到團隊組織關心他們的整體福祉（不只是他們是否如實完成工作）時，工作的敬業度也會顯著提升，不論是否身為主管的角色，請要記得：你先是一個人、其次才是專業人士。好的人際關係將可以改變工作關係，而這是可以透過一次次的「一對一面談」所完成的。對應策略：維持良好的團隊工作氣氛不只是為了「拍馬屁」、「想升官」，更多時候是因為牢固的工作關係可以創造心理安全感，信任與相互投入，請記得：主管會是你在職涯當中強而有力的支持者，而非阻礙者（如果阻礙多於支持、請儘早遠離這樣的有害職場）。建議作法：可以從「認可他們的專業知識」和近期領導下取得的好成果切入。分享適當的個人動態，並主動詢問他們的狀況。（如連假計畫、出國行程、熱門下午茶等等）對他們的職涯經驗、生涯亮點表現出「真正的興趣」。特別留意他們曾經分享過有關自己的興趣，或是熱愛的挑戰。成為讓主管可以深深信賴的員工，特別是「能讓工作變簡單」的那種。範例問題：（僅供參考，可視對話情境或習慣調整語氣或內容）「您認為團隊到目前為止，最讓人感到有成就感的事情是？」「之前聽您提到一個（個人興趣或目標），目前的進展還順利嗎？」「我之前也有去某某地方玩，我覺得那邊的很符合您的旅遊習慣，滿推薦造訪的。」延伸閱讀：跟老闆搭電梯也不怕的閒聊法：只說3種話，其他皆廢話重點6：每次面談都應該追求「打破僵局」「打破僵局」俗氣一點的說法是「破冰」，但這裡要「破」的可能不只是人際關係的冰，還包括那些專案上遇到的困難點、實際執行的阻礙。在Covid-19疫情後，因為不少工作者進入職場的時期都是遠距離或混合辦公的形式，後疫情時代的辦公室氛圍也比較偏向「管好自己的事」，與過往要花費大量心神經營職場人際關係、社交應酬的形態不太相同。不過，長久下來變成大家談論工作以外話題的機會少之又少，你甚至得「刻意留出時間」來與公務夥伴交流、溝通（像本文提及的「一對一面談」，甚至變成了類似社交的場合）。對應策略：在這種情況下，「融洽的對話情境」比以往任何時候都更重要，應該要好好把握這個機會製造好的印象，或是解決那些平常「沒有時間反應」的阻礙狀況，打開天窗說亮話。建議作法：試著從工作以外的事情切入，結合重點5的切入點。針對工作問一些軟性問題，例如：「整個專案中，您認為哪個環節是最大關鍵？」記得準備3-5個「備用問題」來彈性加入議程。記得不要離開會議時，一切和「進入會議前」別無二致（表示你們各自都浪費了寶貴的時間）。延伸閱讀：不想降低人際好感度？職場閒聊時請避開這種「對話陷阱」重點7：記下會議中的討論要項，作為後續行動很多人會誤以為「一對一對談」就只是「聊聊天」的行動，因此對於討論的事項只要放在心上即可，其實這麼做是有風險的，姑且不提「口說無憑」可能會有翻臉不認帳的狀況（理論上「一對一談話」多發生在密切合作的團隊身上，實在沒必要欺騙自己人），在工作被填滿的情況下，你很難確保自己記得每件事情。特別一般管理階層的一日行程會被各種大小會議給填滿，幾乎沒有時間坐下來好好整理和誰討論了什麼。這時，如果你能送上精心準備的「小小會議紀錄」或是結論Memo，不但能讓管理階層回想起你們討論的關鍵要點，更重要的是可以激勵他們記住你的細心，讓自己獲得脫穎而出的機會。建議作法：可以在下次「One-on-one」時，嘗試紀錄下簡單的會議紀錄，或是直接回顧上次中斷、未討論完的事項，讓自己看起來像個「專業人士」。延伸閱讀：會議記錄=逐字稿？專業會議紀錄只記3項重點｜寫法技巧、範本一次看錯過就輸了！千萬別把「一對一面談」當成例行公事最後要提醒大家，定期與團隊、組織（不限於上司）進行「一對一面談」將有助於提高成效，如上述各點提及的，包括員工的敬業度、團隊的人才留任率，更好的團隊績效，以及無形間所打造出的信任感。特別對個人職涯的效益顯然更高，溝通順暢的「一對一對談」將有助於建立主管對你的信任感，充份感受到你對於工作所投注的熱情，所思考想像的不再只是「把眼前的任務完成」、「坐等主管給予進一步指示」，而是真的與工作專案一同前進；同時藉由這些有效的回饋，也能讓自己對於職涯發展的軌跡更清楚、更有自信去面對各種問題。總的來說，「一對一面談」是一個難得的職場機會，當你有策略性的展開這些對話，你將不僅是做「向上管理」、「績效考核」等工作，而是在積極拓展職涯道路的無限可能。如果你還是只把一對一當作例行公事，你可能在無形中，已經輸給更懂得經營主管關係的同事了。本文參考《Forbes》、《Spinach AI》、《bordio》相關報導，經整理改寫。

【104職場力】・績效考核

PM的隱性停滯：你是「救火型PM」還是「系統設計型PM」？

產品經理該如何避免陷入「雜務陷阱」與內耗？作者指出，能救火是能力，但一直救火是職涯陷阱！提供自我檢測、3種困境解析與PM行動指南，幫助PM從救火轉型為策略設計師。本文節錄自《泛 PM 職能的百萬年薪破關術》。文／李星玟（Rafeni）本文目錄（點擊可快速前往）測驗：你是「救火型PM」或「系統設計型PM」？PM隱性停滯3狀況：「一直救火」是職涯陷阱案例分析：其他PM如何擺脫救火模式？PM行動指南：「救火隊長」到「產品戰略設計師」我們在做產品經理，還是高級協調員？你在設計系統，還是在被組織設計？許多PM一開始以為自己的工作是驅動產品成長，但做著做著，卻變成了解決團隊內部的大小問題，最終角色定位模糊。 PM變成了：跨部門溝通的橋樑，但沒有決策權。問題發生時，所有人都來找你，但沒有真正的權力推動變革。自己明明很努力，但產品方向卻由別人主導。這時候，PM會開始懷疑：我的價值到底是什麼？我真的在成長嗎？」如果你發現自己陷入了「雜務陷阱」，那麼是時候重新審視你的職責與影響力了。這一節的目標，是幫助PM從被動「填補組織漏洞」，轉變為主動「設計更有效率的工作模式」，最後才有精力，重新找回職涯成長的動力。測驗：你是「救火型PM」或「系統設計型PM」？這個測驗幫助你評估自己目前的工作模式，判斷你是「救火隊長」還是「系統設計者」。測驗題目請針對以下問題進行評分，0分（完全不符合）到5分（完全符合）評分：0分（不符合）、1-2分（部分符合）、3-5分（完全符合）問題我每天的工作內容大多是處理緊急問題，而不是規劃長期策略團隊遇到問題時，第一反應是來找我，而不是先嘗試自己解決我經常被臨時請求打斷，導致無法專心規劃產品方向公司的產品開發流程常常出現問題，但沒有人真正去優化它我的角色更像是「最後防線」，所有問題都需要我來處理測驗結果解讀總分0-6：你可能擁有「系統設計思維」，已經能夠讓團隊自主運作，減少救火工作的負擔。總分7-15：你偶爾會陷入救火模式，但也有意識地在調整，應該進一步設計更好的機制。總分16-25：你可能被救火型工作壓垮，建議立即改變你的工作模式，將重心轉向設計長期解決方案。 PM為何容易變成「救火型角色」？可能是因為你太有責任感，也可能是因為，你缺乏了系統設計思維。 PM隱性停滯3狀況：「一直救火」是職涯陷阱小心！「能救火」是能力，但「一直救火」是職涯陷阱。狀況1：PM在組織內的定位模糊，職責無限擴張在一些公司，PM不只是產品負責人，還要處理開發管理、業務支援、客服應對，甚至是行政雜務。工程團隊遇到問題，PM要來解決產品需求變更，PM需要負責協調上層要報告，PM要來整理數據結果，PM變成了「補位型」角色，彌補組織內部的流程缺陷，但沒有真正推動產品價值。狀況2：PM的影響力不足，只能負責「執行」而不是「定位方向」如果PM沒有進入決策圈層，那麼他只能執行高層的決策，而不是參與決策本身。這導致PM變成了一個高級專案管理者，而不是產品策略制定者。如果PM只是被動接受需求，那麼產品方向永遠是別人決定的。如果PM總是在「應付變更」，而不是「制定策略」，那麼他只是流程管理者，而不是產品負責人。狀況3：PM缺乏時間思考，只能不斷處理眼前的問題當PM每天都在救火時，還有時間思考長期產品策略嗎？產品方向的市場分析，沒時間做用戶數據的深度洞察，沒時間看更長遠的策略規劃，沒有空間推動久而久之，PM變成了短期問題的處理機器，無法真正創造長期價值。案例分析：其他PM如何擺脫救火模式？【案例A】救火型PM的困境「我每天的Slack都被大量@tag轟炸，工程師、設計師、業務團隊都來找我解決問題。我發現，我的時間全部被這些即時請求佔據，導致我沒辦法專心規劃長期產品策略⋯⋯」問題根源：團隊過度依賴PM，缺乏適當獨立決策的習慣與心態缺乏標準流程，問題只能透過PM人工協調解決方案：設計FAQ或標準決策機制，減少PM介入的頻率設立專注時間，讓PM不會被臨時請求打斷【案例B】拆小決策顆粒，推動業務分組、建立標準與流程「我曾經也是個救火型PM，每天應付無數的緊急需求、跨部門溝通，導致我沒有時間專注於產品策略。後來，我意識到這樣的模式不可持續，於是決定拆小決策顆粒，並推動業務分組，建立標準與流程，讓團隊可以更有系統地運作，而不是每件事都來找我。」問題根源：需求與決策過於集中在PM身上，導致PM過勞且影響力受限團隊對標準與流程不熟悉，造成大量的即時請求與救火需求缺乏分工機制，所有決策都需要PM來協調與仲裁解決方案：拆小決策顆粒，將大範圍的決策拆解為小型自治單位，讓不同角色能夠各自負責相應的決策推動業務分組，讓團隊擁有相對固定的成員與責任，減少頻繁的跨組協作問題建立標準與流程，讓每個組別都能有明確的作業規範，確保團隊知道該如何解決問題，而不是事事尋求PM介入【案例C】與相關部門主管協商分工，由該部門主管制定相關規則與流程「過去，我常常被各部門的問題淹沒，業務、工程、設計、客服等團隊都會直接來找我處理跨部門的衝突與問題，導致我的時間被大量消耗。後來，我意識到這些問題不應該只由PM來解決，於是我開始與相關部門主管協商分工，讓他們負責制定適合該部門的規則與流程，確保決策權回到正確的負責人手上。」問題根源：各部門習慣將問題拋給PM，而不是內部先解決或尋求主管協助缺乏清楚的職責分工，PM成為所有跨部門問題的「最後防線」 PM需要處理非自己職責範圍內的管理問題，例如工程師的工作方式、設計師的交付流程、業務團隊的需求篩選等解決方案：與各部門主管協商分工，確保每個部門的問題由該部門自行處理，而不是直接拋給PM 由部門主管制定標準與流程，例如工程團隊的技術決策流程、設計團隊的交付標準、業務需求的優先排序機制等，確保有系統地解決問題，而不僅是依賴PM或特定角色人工協調明確PM的職責範圍，讓PM專注於產品方向與策略，而非介入每個部門的內部問題這些方法的核心思想是：PM不應該只是「解決問題」，而是「設計讓問題不會再發生的系統」。如果你的時間大部分都用來救火，那代表你的組織運作機制需要改善，從今天開始，試著讓團隊能夠「自動運轉」吧！ PM行動指南：「救火隊長」到「產品戰略設計師」 PM的價值，並不是「變得更會救火」，而是「設計出更少火災的環境」。如果你的日常工作大部分時間都在「解決問題」，而不是「設計更好的工作模式」，那麼你的影響力就會受到限制。錯誤模式：「救火隊長」的日常需求變更→PM協調修改工程團隊卡住→PM來解決跨部門問題→PM去協調更好的模式：「產品戰略設計師」的日常需求變更→PM提前設計決策機制，避免無效需求進來工程團隊卡住→PM與技術主管建立更好的優先級決策框架跨部門問題→PM設計更好的溝通與決策流程，減少摩擦當PM意識到自己進入了「內耗模式」，就需要開始思考：「我要如何讓自己的時間，真正投入在高價值的事情上？」請記得， PM 需要的不是「一直解決問題」，而是「創造不需要救火的環境」。如果發現自己在做的事情沒有累積價值，就應該開始重新設計自己的工作方式。 PM 不應該只是確保「事情能完成」，而是確保「做的事情是對的」。思考框架一：「救火vs.設計系統」思維概念：優秀的PM不應該只是「處理問題」，而是應該「設計更少問題的環境」。如果PM總是要救火，說明整個流程可能有問題，需要被優化。救火模式（Firefighter Mode）設計系統模式（System Designer Mode）思考方式這次怎麼解決這個問題？怎麼設計一個讓這個問題不會再發生的系統？行動方式回應需求、處理衝突、解決當下的問題建立機制、設計流程、讓團隊自動化解決問題長期影響PM變成團隊的「最後防線」，所有問題都要找PMPM把時間投入到長期策略，不再被低價值工作綁住當PM總是處理問題，而不是設計更好的流程，就會陷入「救火模式」。這時候，可以運用以下思維工具，來幫助自己從短期應對轉變為長期優化。思考框架二：「5 Why分析法」：釐清問題的根本原因當問題發生時，PM不應該只解決表面問題，而是要深入挖掘「為什麼這個問題會發生？」，才能找到真正的解決方案。【例子】某個功能發布後，數據沒有達到預期1. 為什麼數據沒有達到預期？ →用戶使用率比預測低2. 為什麼用戶使用率低？ →他們不知道這個功能存在3. 為什麼他們不知道？ →產品內缺乏有效的引導與教育4. 為什麼缺乏引導？ →我們沒有在設計階段規劃onboarding5. 為什麼沒有規劃？ →需求討論時，缺乏對用戶行為的考量解決方案：未來在規劃新功能時，必須把onboarding設計納入核心考量，確保用戶能順利使用新功能，而不是等問題發生再來補救。思考框架三：「First Principles Thinking」（第一性原理）：拆解問題，找到本質這個方法來自於Elon Musk，重點是將問題拆解到最基本的組成部分，重新思考解決方式。【例子】為什麼PM總是被動接需求？傳統思維：這是PM的工作，只能接受現狀。第一性原理拆解：• 需求來自於哪裡？→來自業務團隊• 為什麼業務團隊有這麼多需求？→他們沒有明確的產品規劃• 為什麼沒有規劃？→產品目標與業務需求沒有對齊解決方案：與業務團隊共同制定「優先級決策框架」，確保需求與產品策略一致，而不是無限接需求。上述所提及的，都不是單一PM的案例，我接觸到很多PM朋友都有遇到類似狀況。看到這邊一定有人會問，系統問題都是PM的問題嗎？系統開發團隊沒有技術方面的主管嗎？我確實有看到有些案例很幸運，他們有很棒的技術主管帶領。但對於沒有這樣資源的環境，我的觀點是，不如去思考，可以如何聯合有影響力的人，一起去看見問題，並願意去改善現況。這也是PM能展現影響力的地方，當你不只能辨識問題，還有方式可以帶來具體的改善（不躁進，又能在相對短期見效），這就彰顯了你的影響力。當然，有時候總可能會有些阻礙，不論關鍵人士願意配合也好，或不願意配合也好，都分別有對應的方式可以改善問題。節錄自：博碩《泛 PM 職能的百萬年薪破關術：職場 E 人，生活 I 人的逆襲，從被動執行到主動影響決策的理想人生》／李星玟（Rafeni）著 [joblist_plugin title='更多104【PM 產品經理】工作機會' url='https://www.104.com.tw/jobs/search/?keyword=%E7%94%A2%E5%93%81%E7%B6%93%E7%90%86+PM&order=15&page=1' amount='5']

【104職場力】・職涯規劃

【104 talks】時代 vs 世代：不可不知的 EAP 推動要點 | 興智國際執行長黃智儀

文：人資市集整理 104 人資市集舉辦「104 talks 短講」致力於為職場人士提供高效學習的平台，集結專業領域的講師進行知識分享，期望為樂於學習的職場人士帶來不同的視野與啟發。本次邀請到 EAP 專家興智國際執行長黃智儀主講，帶大家了解 EAP 如何運作，能對員工及組織帶來哪些好處，以及 HR 及主管所該扮演的角色。 EAP 員工協助方案的起源與發展員工協助方案（Employee Assistance Program, EAP）起源於美國，最早是為了解決員工濫用毒品、酒精等成癮問題對工作出勤的影響。隨著需求變化，逐步擴展成為一個多功能的員工支持系統，幫助員工在面對生活、心理和家庭等多方面的問題時獲得資源支持，從而穩定出勤率、提升生產力並降低安全風險。今日的 EAP 並非單一的心理諮商計劃，而是涵蓋全面的員工協助系統。 EAP 成功運作的三大關鍵要素現今 EAP 不僅限於戒毒戒酒，它涵蓋了員工在工作中和生活中的各種問題，如心理健康、家庭衝突等。黃智儀指出，EAP 的核心在於「穩定員工」，從而穩定企業運營，並提升工作效率。每一個員工的穩定，其實是一個家庭的穩定，一個家庭的穩定，會讓整個社會都跟著穩定。這套系統的重點在於「預防與干預」，即通過資源整合幫助員工處理個人困境，並在問題發生之前就進行預防。EAP 的成功實施依賴於三個關鍵要素： 1. 員工的自覺：培養員工主動尋求幫助的意識。 2. 同事有感覺：同事之間互相關注，當有異常狀況出現時能立即通知相關部門或協助求助。 3. 主管能發掘：主管應接受相關訓練，學會辨識員工需求，並主動介入提供支持。這三條線路相互配合，可以及早識別問題並進行有效干預，從而降低風險，特別是員工安全和職場公共安全方面的風險。  時代 vs世代的變遷  隨著社會環境與職場文化的變遷，EAP 成為處理職場衝突和危機事件的重要工具之一。以下是推動 EAP 應關注的兩大重要層面：時代不同 > 法規增加及職場環境改變：隨著台灣職場相關法規的增多，如職場不法侵害防治和心造防治法等，讓員工在面對職場霸凌或不公正時，有法規來保障員工的身心健康與權益。在經濟環境不穩定、社會壓力增大的情況下，個人和家庭壓力增加，員工對心理支持需求上升。若能有完善的 EAP 資源來幫助員工穩定情緒，便可減少人事流動，提升整體效能。世代不同 > 新世代員工的需求：現今職場中存在多個世代，尤其是年輕的新世代對工作的期待、壓力來源和文化需求不同於以往。面對這樣的變化，EAP 在處理新一代員工的心理健康問題和自殺事件上尤為重要，企業應注重提供心理健康資源與正向支持的 EAP 服務。 EAP相關課程及培訓，打造友善職場正確支持員工 >> 現代職場中，員工的心理健康問題、工作壓力、績效管理的不公正，職場霸凌等現象，都可能引發嚴重的管理危機，甚至威脅到生命安全問題。黃智儀指出，自己服務過數百家公司，自去年開始，精神疾病跟自殺案件都翻倍成長，有很大部分來自八年級生的不穩定，所以世代差異是一個非常需要著重的部分。而員工協助方案可以有效阻止問題的升級，企業的管理者需要 EAP 能夠幫助企業及早發現潛在的職場衝突，並提供適當的干預措施，以避免危機事件的發生。這些措施可以包括心理與情緒支持：透過系統化的協助，企業可以資源整合，幫助員工面對生活或職場中的壓力，並且強調在出現異常狀況時同事和主管的支持。透過建立內部支援系統或與外部專業單位合作，為有需要的員工及時提供相關諮詢服務和支持；壓力管理與培訓課程：安排壓力管理相關的培訓和工作坊，教導員工自我調適的技巧。法律或福利支援：除了情緒支持和壓力管理，企業還需在必要時提供法律和福利上的資訊支持。當處理與員工和主管間的爭議事件時，HR 需檢查主管行為的合法性，並且確保處理流程符合國家法規，進一步保障員工的心理及法律權益，防範爭議事件。 HR、主管、組織在 EAP 的角色？首先，企業需要設計一個涵蓋多層面的系統化協助方案，整合各方資源，訓練員工能夠自主求助。建置資源地圖，讓同仁知道：我有任何的困難，我可以上這個網頁去找、公司有什麼資源可以幫助我？有什麼相關的合作廠商，或者是外部資源可以幫助我？社會有什麼資源，政府有什麼資源？同時，HR與主管在EAP中扮演著關鍵角色。 HR可從人資系統來觀察人員的穩定，如職護系統的三高追蹤、出缺勤穩定性、員工滿意度調查等。另外HR要協助檢查主管是否有管理不當及績效考核的正確性，避免組織對員工造成間接性的職場不法侵害。主管作為直接管理者，管理方式會直接影響到員工的心理健康與職場穩定性，當主管的管理行為不當，如缺乏公平性、管理情緒失控、過於人身指責或不正確的績效評估等，都可能構成職場上的不當行為，甚至是職權霸凌，進而引發員工心理壓力或組織衝突。因此，HR需要幫助主管建立正確的管理方式，防止衝突的升級。例如，當一位員工有精神疾病、情緒失控、甚至有自殺傾向時，這不是一般的心理諮商可以解決的，會需要HR的介入，保護員工的生命安全穩定。主管也應接受培訓，學會如何辨識並及時協助員工，並在發現異常後採取正確措施，支持員工重返穩定的工作狀態。主管可以怎麼做？第一，觀察員工；第二，警覺到員工又再次需要協助；第三，正確的幫助員工回歸職場，正確的工作；第四，正確做到緊急事件之後的工作管理。從組織的立場出發，人資與員工關係部門需盤點組織可提供的資源，並確保員工及其家庭在心理健康和工作穩定性方面獲得必要支持，EAP 的功能不僅限於問題的當下解決，更擴展至風險預防與危機管理，最終目標在於塑造積極的組織文化。當組織中發生員工異常狀況、爭議或不法侵害事件時，應基於“員工、主管、組織、法規”下圖這個三角型的平衡，全面考量並採取正確的處理流程與策略，以維護職場的公平與安全環境。此外，現代員工對主管的期待轉向全方位的互動，他們期望主管能夠理解並關心自身的狀況，而不僅僅關注工作表現。因此，EAP在組織文化中不僅是解決問題的工具，更是培養關懷氛圍、滿足員工需求、預防危機的關鍵措施。整體來說，EAP為員工提供求助途徑，提升其自助意識；對主管來說，可幫助他們更好地管理團隊，從績效到員工協助均具備法規釋義；對組織而言，則有助於提前預判風險、加強危機管理。通過EAP，企業可以有效地保護並支持員工成長，並提升整體績效。系統化EAP促進員工穩定與組織韌性隨著大環境的變遷，每位員工面臨的個人挑戰及其家庭、生活等“小生態”日益複雜，這些都影響了其職場穩定性。EAP不僅預防危機、處理風險，更支撐了員工的心理穩定，讓他們在壓力增加的現代職場中獲得支持。現代員工對主管的需求已超越工作指導，更希望得到情感上的關懷；組織企業除了推行 ESG 社會責任之外，還須符合「DEI」，多元（Diversity）、公平（Equity）、共融（Inclusion）文化的落實。 EAP 的系統化架構使公司能夠整合各部門的資源，設立求助和協助系統，培養員工的自助能力，並為主管提供正確的管理指導，留下管理紀錄。避免員工的生命安全跟國家法規檢查的風險。在面對個人問題、職場爭議、管理績效等挑戰時，透過完整的 EAP 架構，組織可以更加從容地處理問題、降低風險，並以人性化的方式關懷每位員工。總結來說，EAP 是現代企業管理中不可或缺的一部分，它既是員工的支持系統，也是企業穩定發展的重要工具。從最初的危機干預，到如今的全方位管理，EAP 的價值不僅在於幫助員工，更在於為企業創造一個安全、健康且具生產力的工作環境。講者簡介：黃智儀黃智儀為興智國際的執行長，24 年來專注於員工協助方案（Employee Assistance Programs, EAP）的推動。台灣引入 EAP後，黃智儀是最早的一批推動者，參與了勞動部出版的三本員工協助手冊的編撰工作，推動此方案的持續發展。這些手冊幫助企業理解如何更有效地支持員工，並降低職場風險和生產力下降等問題。錯過講座了嗎？會員限定 104 talks 免費回放 >> 揪朋友、同事一起進修更優惠！最低６折起>> 企業內訓、公開班及線上課程需求，104人資市集最超值 >> 加入104人資市集 Line 好友，獲得職場新知與更多學習資源！

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