104學習

電腦作業

指能熟練操作各種電腦軟體與硬體,包括文書處理、試算表、簡報製作及資料整理等。具備這項能力能提升工作效率、減少錯誤,並加強跨部門溝通與協作。對現代職場而言,是基本且必要的技能,有助於快速適應工作環境並完成日常任務。

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專業級機器學習工程師利用 Google Cloud 功能與機器學習方法的知識,來建立、評估、生產和優化AI解決方案。機器學習工程師處理大型、複雜的資料集,並建立可重複、可重複使用的程式碼。 根據基礎模型設計,同時實施生成式AI解決方案。 機器學習工程師著重AI實踐,與其他職位密切合作,以確保AI應用程式的穩定與成功。 機器學習工程師具有扎實的程式設計能力、資料平台以及分散式資料處理工具的經驗。精通模型架構、資料和機器學習管道創建、生成式 AI 和指標解釋等領域。 機器學習工程師須熟悉MLOps、應用程式開發、基礎架構管理、資料工程和資料治理的基礎概念。 幫助團隊有效運用AI解決方案。透過訓練、再訓練、部署、調度、監控和改進模型。
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AI時間管理這樣用!Copilot、Gemini幫你行事曆排程、會議重點摘要,工作效率翻倍

你是否也常覺得時間不夠用?生成式AI工具如Copilot、Gemini都可以幫你管理時間,本文示範相關用法,例如整理行事曆、排定任務優先順序,甚至代你擷取會議重點與製作摘要,讓你能快速聚焦工作重點、節省整理時間,讓工作效率實現翻倍!本文節錄自《職場人的生成式AI工作法》。 文/艾麗莎.法瑞、賈布里.羅薩尼 本文目錄(點擊可快速前往) AI幫你時間管理1. 預覽一週行事曆2.安排任務優先順序3. 會議準備4. 代表你參加會議AI幫你摘要整理AI摘要整理的進階技巧 AI幫你時間管理 如果你是管理者,工作量可能相當繁重,需要有效安排事情的優先順序,卻經常被干擾或是遇到突發事件。面對接連不斷的溝通、會議和職責,有效管理時間變得非常重要。 整合到電子郵件和團隊合作應用程式的生成式AI模型(例如:Teams內建的Microsoft Copilot、或Google Meet內建的Google Gemini)可以透過很多方式,幫你有效管理時間: 1. 預覽一週行事曆 要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間;例如,「在接下來的三天我有什麼計畫?請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以為你的行事曆分類,比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。 試試看:要求生成式AI製作一個表格,把本週會議按照[請自行指定類別]分類。 試試看:要求生成式AI分析你的每週待辦事項清單,根據你指定的緊急程度和重要性對任務進行排序和摘要。 試試看:要求生成式AI從電子郵件信箱找出標記為「緊急」的待處理會議邀請,並依照截止日期列出清單。 2.安排任務優先順序 要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議; 例如,「關於季度業務審查,根據先前的電子郵件[請自行指定郵件],建議與[請自行指定對象]安排協調會議」。 生成式AI還可以根據任務的優先順序,建議更改日程安排。 3. 會議準備 要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊,為通話、活動、會議或工作坊做準備。 試試看:請生成式AI列出你在之前的會議或郵件中同意的執行項目,並根據你提供的議程說明你在即將舉行的會議中預計扮演的角色。 試試看:請生成式AI就即將在工作坊與[請自行指定對象]討論的新產品功能,生成五個討論要點。請把焦點放在[請自行指定文件]。 4. 代表你參加會議 如果無法參加某個線上會議,生成式AI可以幫你歸納會議內容;例如,「如果講者有分享文件,請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目;例如,「後續步驟是否指派給我負責?期限是什麼時候」。生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄(錄音或錄影)。 試試看:請生成式AI就[請自行指定主題]找出你必須追蹤的問題或討論。 AI幫你摘要整理 如果每天都被大量來自電子郵件、簡報、冗長文件和報告的資訊淹沒,要看完這些內容並歸納重點便是一大挑戰。 生成式AI可以幫忙總結和解讀資訊,靈活處理不同類型的輸入,並且輸出你要的東西;例如,可能有不同的風格和格式的摘要,像是表格、條列事項、執行摘要、簡短備忘錄等。假設你需要在半小時內審閱一份三十頁的文件。由於時間不夠,你幾乎只能閱讀執行摘要和第一部分。然而,你擔心可能會錯過一些重點,無法做出合理建議。你可以要求生成式AI摘要這份文件,建立要點清單,並注明每個要點來自哪個章節或哪一頁。 試試看:請生成式AI為即將舉行的活動報告[請自行指定報告]撰寫摘要。摘要應凸顯這份報告的重要觀察,而且不超過四段。 試試看:請生成式AI比較同個主題的兩篇文章,簡要列出文章一[請自行指定文章]與文章二[請自行指定文章]的差異和共同點。 AI摘要整理的進階技巧 對於冗長、複雜的文件,可利用進階的提示技巧,讓生成式AI幫忙做摘要整理。其中之一是「密度鏈」(chain of density)。這個做法能建立一連串包含愈來愈多細節的摘要。密度鏈透過反覆進行、逐步補充內容來完成,把原始文件前一版摘要未涵蓋的重要細節逐步納入。雖然摘要的資訊密度增加,依然能保持簡潔,維持相同的長度。 舉例來說,胡安身為中階主管,必須對一篇關於公司業績的長篇商業報告做摘要整理。胡安在密度鏈技巧的啟發下,設計一串連續提示詞,以利生成更簡潔和資訊密度更高的摘要: 試試看:基本摘要。胡安請生成式AI「以不超過四句話提供第一季度銷售報告的簡明摘要,把重點放在整體表現上」。 試試看:紮實、詳細的摘要。胡安請生成式AI「撰寫一個更緊湊的新摘要,補充先前摘要中缺少的相關資訊,文章長度要相同,避免冗長語句」。 胡安重複第二個提示數次,進而生成更精簡但資訊豐富的摘要。 應用這個技巧時,必須指定下列條件: 摘要長度。指定句子的數量。 資訊深度。從廣泛的概述開始,逐漸要求包含更多在先前摘要中未提及的具體細節。 準確性。要求生成式AI使用準確的資訊。換句話說,要以原始報告做為依據。 篇幅限制。不同的生成式AI模型輸入框(輸入問題或命令的區域)能插入的文字長度可能有所不同。如果長篇文件需要做摘要整理,可在限制範圍內分成若干個段落上傳。 節錄自:天下文化《職場人的生成式AI工作法:《哈佛商業評論》提升生產力、團隊創意和決策品質的35堂課》/艾麗莎.法瑞、賈布里.羅薩尼 著 推薦閱讀: 打造ChatGPT行政小助理:專屬AI助理幫你處理瑣碎行政工作 用AI快速寫Email!ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成 NotebookLM更新影片摘要、中文Podcast怎麼做?3步驟生成AI語音摘要 除了ChatGPT還有哪些生成式AI?16種AI工具應用解析 【Graphy AI教學】AI自動生成圖表、數據分析4技巧
【104職場力】・AI

那份檔案、Email放在哪?工作總在「找東西」,5招減少工作區

每天花多少時間找檔案、Email、待辦事項?工作區太多,容易讓資訊分散、增加尋找時間。作者分享5個工作區整理技巧,從待辦工具、標籤分類到數位化管理,減少東翻西找,提高工作效率。本文節錄自《時間不夠用?先減掉八成雜事》。 文/飯田剛弘 本文目錄(點擊可快速前往) 打造一個「工作區」「丟棄」紙張、「保留」數位檔案──建立工作區的技巧1. 找到適合自己的待辦事項管理工具2. 善用標籤、關鍵字與篩選功能3. 減少工作區的數量4. 從小範圍開始5. 不確定是否該丟棄時,「丟掉」實體物品,「保留」數位檔案 打造一個「工作區」 各位是否每天為了尋找物品或資料而花費許多時間呢?像是「那封電子郵件到哪裡去了呢?」、「那張備忘錄跑去哪了?」、「那個檔案存在哪裡啊?」、「那份文件擺去哪了?」之類的情況。其實,花在尋找上的時間,比我們想像中奪走更多寶貴的時光。 因為這些動作往往在不知不覺中進行,所以不容易發現。可能在一天之內就發生好幾次在找東西的情況。 或許這樣說會有點太過直接,但這些「尋找」的時間,幾乎不會產生任何價值。 更麻煩的是,愈是在忙碌的時候,愈容易發生不清楚所需的資料或訊息在哪裡,結果反而花更多時間到處尋找。 要減少這些時間浪費的方式,就是打造一個「工作區」。 所謂的「工作區」,指的是儲存與管理必須處理的事項和工作,以及相關資訊與資料的地方。像待辦事項清單、筆記本、電子郵件、聊天訊息、桌面上,或是抽屜、書架、包包等等,都可以成為「工作區」。重點是在平日就要養成習慣,除了「工作區」之外,不要隨意擺放。 不過,如果「工作區」過多,反而會使工作無法順利進行。以下是一些常見的情況: 找不到需要的工具,花了很多時間尋找,甚至最後不得不再去購買。 找不到他人之前曾經告知的資訊,導致工作無法繼續。 瀏覽過覺得有參考價值的網站,沒有加入書籤,結果再次搜尋時,耗費許多時間與心力。 記錄過和他人約定時間的筆記,不知道擺去哪裡,令人十分困擾。 事先調查的資訊筆記不小心弄丟,只能靠自己模糊的記憶回想。 找不到付款所需的文件或帳號資訊。 忘記購買必要的物品,卻買了其他多餘的東西。 直到要出門前,才慌張地到處翻找需要的票券或文件。 雖然有事先預約,卻找不到預約號碼或確認的郵件,而感到非常焦急。 當我們覺得自己不擅長安排時程時,上述這些情況往往更常出現。要讓事物順利進行, 最好是盡量把「工作區」集中在一個地方。若是把需要的東西或資訊放在不同地方,自己也會搞不清楚究竟放在哪裡,最後只會徒增尋找的時間。 因此,若要快速且輕鬆地找到所需資訊,最理想的做法是將所有待辦事物集中在同一個地方。 即使要將所有待辦事項完全集中在一個地方並不容易,但只要能盡量減少「工作區」的數量,就能縮短尋找的時間,讓工作更順利進行。 重新檢視自己有多少個工作區? 首先,請先參考下頁的表格,也就是數一數自己目前有多少個「工作區」。 數位資料的存放地點 工作區數量電子郵件(收件匣、寄件匣、草稿等)待辦事項清單(電子郵件、筆記本、Word檔等)雲端儲存區(Google 硬碟、OneDrive 等)電腦(桌面、各檔案夾)或 3C 設備(手機、平板)通訊軟體(Slack、Teams、LINE 等)其他應用程式和軟體 非數位、實體的存放地點 工作區數量筆記本或備忘錄行程表或月曆便條紙或便利貼檔案夾或文件夾各種盒子或箱子層架或書桌周圍床上包包或錢包裡白板自己的大腦其他人(同事或秘書等)家中衣服或褲子口袋 數出來的結果有幾個呢?我自己在舉辦研討會或培訓課程時,總會請學員統計自己的工作區數量,結果因每個人的工作內容與職務類型不同而有很大差異。 例如,擔任出納會計、總務等行政職的人,有時可能多達數十個工作區。而管理階層或外勤的業務人員,也有人少於十個工作區。 關鍵在於,先掌握自己目前的工作區數量,接著思考如何縮減那些花在「東翻西找」上的時間浪費。 「丟棄」紙張、「保留」數位檔案──建立工作區的技巧 以下介紹幾個在安排工作區時的重點: 1. 找到適合自己的待辦事項管理工具 市面上的待辦事項管理工具琳瑯滿目,有的只提供簡單的製作備忘錄與清單功能,有的 則是可管理完整專案的專業系統。選擇時要符合自己的需求與個性,這點至關重要。 若一開始就挑選過於複雜、使用不易的最新款高階工具,反而容易半途而廢。當自己想 要嘗試新工具時,建議優先選擇操作簡單、能與電腦和手機同步的雲端服務為佳。 2. 善用標籤、關鍵字與篩選功能 為了能快速找到待辦事項與相關資訊,可以用資料夾、透明文件夾或標籤,依照一定規則進行分類。不過更建議在整理時,能以數位化為前提,運用容易聯想的關鍵字、標籤、標記或篩選等功能,確保資訊能快速搜尋,管理也會更加輕鬆。 3. 減少工作區的數量 要降低「漫無目的尋找」所浪費的時間,最關鍵的做法就是把工作時需要的東西全部集 中在同一個地方。前面的內容也有提到,盡量減少工作區的數量非常重要。雖然實際數量會因工作環境和職務不同而有所差異,但原則上最好控制在個位數以內,以避免混亂。 4. 從小範圍開始 如果要處理的事情太多,要整理所有事物往往非常耗時費力。建議先從當下最需要處 理、最重要的部分開始整理,再慢慢拓展到其他部分。在熟悉工作區使用環境的同時,也能專注在盡量減少「時間浪費」和「找東西」上。 5. 不確定是否該丟棄時,「丟掉」實體物品,「保留」數位檔案 在試著減少工作區的數量時,常會出現不知道該不該留下的文件或資料。這時,我個人建議可以依照資料的類型處理。基本原則是若屬紙本資料,可「先掃描儲存成數位檔案後,再丟棄」,如果屬於數位檔案,則「暫時保留」。 紙張只會愈積愈多,占據空間又降低效率,因此建議能盡量數位化,達到減少紙張的效 果。如果擔心一下子全部丟棄會有風險而感到猶豫不決時,可以先掃描或拍照存成電子檔,再逐步進行斷捨離。 再次強調,工作區的數量一旦過多,即代表相關的資料與資訊分散各處,不僅增加尋找時間,也容易在管理和保存上出現困難,進而導致錯誤和疏失。 因此,要先掌握自己目前的狀況,再逐步減少工作區的數量,才能有效提高工作效率。 節錄自:寶鼎出版《時間不夠用?先減掉八成雜事:不加班也能升職的高效工作法》/飯田剛弘 著
【104職場力】・時間管理

Excel資料篩選卡關?AI教你IF、COUNTIF、自動篩選一次看懂

Excel進階篩選工具功能強大,卻也是許多上班族最容易卡關的操作。該怎麼下判斷公式?這篇實測用ChatGPT、Copilot等AI工具提示如何解決資料篩選問題、生成包括IF、COUNTIF等函數,並結合自動篩選與進階篩選技巧,就算不熟Excel公式,也能靠AI輕鬆解題!本文節錄自《超有料!職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術》。 文/施威銘研究室 本文目錄(點擊可快速前往) 先一窺正規Excel書教的篩選解法請AI提示如何解決Excel資料篩選問題:AI生成IF函數 + 自動篩選器教學跟AI提示如何用「某某」功能完成任務:AI生成條件式公式 +進階篩選器教學請AI重新生成新的函數、公式:AI生成COUNTIF函數任何微不足道的Excel操作卡關都儘管問AI:AI 提供自動篩選器操作提示 【使用AI】AI聊天機器人 (ChatGPT、Copilot、Gemini…都可以) ChatGPT網址:https://chatgpt.com/ Copilot網址:https://copilot.microsoft.com/ Gemini網址:https://gemini.google.com/ 前一節看到,請AI直接篩選Excel資料實在太方便了,不過,若讀者怎麼操作就是試不出來(有可能您的檔案結構偏複雜)、或者對於提供商業內容給AI有顧慮、又或者ChatGPT的免費上傳額度滿了不能用…,不管任何原因,任何資料篩選需求請AI提示我們用Excel怎麼做行得通嗎? 當然!筆者也建議讀者不要完全捨棄這種解法,畢竟以AI聊天機器人來說,不是每一個都支援上傳Excel檔,而免費的ChatGPT也有上傳附件、圖檔的額度限制,萬一急用時免費額度卻用完了,一定會有請AI輔助解決的那一天,而且,用這一招學一些Excel基本技巧也不錯! 以資料篩選工作來說,Excel的自動篩選、進階篩選功能,及其搭配函數的使用是一定要稍微熟悉的,當操作上卡關時,可以隨時搬出AI來解圍。 先一窺正規Excel書教的篩選解法 延續前一節的範例,底下先快速看一下以往 Excel 書會教的進階篩選做法 (稍微有點高竿喔!沒學過不會是正常的),做個比較才會有感覺。我們先回顧一下這個例子的需求: 想從經常變動的商品資料中,篩出各分類的最新資料,並單獨存放方便檢視 【第1步】開始做看看。首先,在E3儲存格用函數建立一個篩選條件,這是為了判斷「目前的分類名稱跟下一列名稱是否不同」,假設查出A7那一格的名稱跟A6的不同,就可知道A6那一列是該分類的最新(最後一筆)資料: 在E3用函數建立篩選條件,顯示為FALSE(假)&nbsp; 看一下公式,比較儲存格內容是否一樣時,用了<>「不等於」的符號。此公式表示「判斷A3跟A3的下一格是否一樣」,OFFSET(A3,1,)就表示A3往下一格走,指的是A4儲存格 E3之所以顯示FALSE,是因為A3往下一格,即A4的分類名稱跟A3是一樣的(都是冷氣機),因此會顯示FALSE。若兩儲存格的值不一樣,E3儲存格則會顯示TRUE(真) 【第2步】接著,叫出Excel的「進階篩選器」來操作,進階篩選的基本概念是設定一個條件式,然後用此條件式來篩選資料。下圖的設定就是用剛才的條件式把原始資料篩過一遍: 點選表格內的儲存格,再按下資料頁次排序與篩選區的進階鈕 開啟進階篩選交談窗後,點擊將篩選結果複製到其他地方項目 將資料範圍欄位設為儲存格A2:C14&nbsp; 這一步是重點,將準則範圍欄位設為儲存格E2:E3 將複製到欄位設為儲存格G2,表示將篩出來的資料放在G2&nbsp; 按下確定鈕 呼~完成了!各分類的最新商品都被自動篩選至表格裡 【TIP】Excel進階篩選在執行時,會將E2:E3準則範圍內的條件公式套用到資料範圍的每一列,因此在檢查完A4跟A3的名稱是否一樣後,會繼續往下檢查A5跟A4是否一樣、A6跟A5是否一樣....,依此類推。 請AI提示如何解決Excel資料篩選問題:AI生成IF函數 + 自動篩選器教學 前面的步驟確實能完成Excel篩選任務,而Excel進階篩選器的設定看起來也幾個欄位而已,但本例設計條件式絕對需要經驗,若對Excel不熟,光是「公式該怎麼下(我哪知道該用OFFSET函數!)」、「篩選窗那些設定要怎麼設…」都會卡關。 在沒有提供檔案給AI聊天機器人的情況下,這樣的例子該如何請AI幫忙呢?底下就來試試看,只要我們沒有直接丟資料給AI,它所回覆的通常就會是解法思路,而大部份情況都會教我們用函數搭配一些內建功能來解決問題: 【TIP】提醒讀者,如同第一章提到的,AI聊天機器人絕對會提供我們看似很詳盡的操作步驟,嘗試後出錯是常有的事,但做為操作的參考思路還是有幫助。 如1-5節的說明,最佳的資料提供做法就是上傳資料的截圖給AI 描述需求,務必要指明儲存格,而且我們還附了截圖,AI會錯意的機率小了許多&nbsp; ChatGPT給的指示很明確,上圖圈起來那一段是要我們在 D3貼上公式,此公式可以識別目前所在的這一列是不是每個分類的最後一筆資料 接著按住填滿控點"+",往下拉到D14儲存格 最後一筆資料都被識別出來了,目前AI教的結果都正確 接著,上圖AI聊天機器人教筆者用內建的自動篩選器把資料篩出來,這一步也沒問題 【TIP】回顧最開頭所下的提示語,筆者是希望AI把篩出來的資料「額外」統整在G2儲存格,這部分 ChatGPT就沒有回答到。這是常有的事,此時您可以繼續提要求,但以本例來說,步驟6已經把資料篩出來了,直接複製起來貼到其他地方也就完事了,不見得要繼續花時間向AI提問。 跟AI提示如何用「某某」功能完成任務:AI生成條件式公式 +進階篩選器教學 當然,若您稍微知道進階篩選器提供了「把篩選出來的資料額外存放到某儲存格」的功能(如前面的示範),也可以請AI提供這方面的做法給我們參考(再次提醒,只能做為參考,不要期望過高):&nbsp; AI這一步是要我們先建立用來篩資料的條件式(也就是前面步驟4的準則範圍)&nbsp; 所教的公式跟前面所用的OFFSET函數稍有不同,沒關係先試試看 先照上圖AI指示的建議,在F2儲存格建立條件式(在Excel內是稱準則範圍,AI是稱條件範圍,這樣的小出入要自己稍微變通一下) 接著就照左圖AI給的「進階篩選器」操作指引一步步做,還是需要抓Bug,例如資料範圍應該是A2:C14,這種小錯誤算是容易修正的 本例照著AI的指引操作完進階篩選器,結果「電風扇」這個分類的最後一筆資料沒被篩出來 前面一再說過,即便照著AI的指引也不見得能保證成功,若遇到像本例「電風扇」的最後一筆資料未被篩出來的問題,我們就得進行除錯,通常不外乎是函數、公式或篩選條件需要調整,是否能糾出問題會很考驗個人的Excel功力。 【TIP】結合前面所學的看起來,問題應該是出在做為準則範圍的那個條件式公式:此問題的關鍵在於兩個公式的邏輯不同,OFFSET函數提供了更靈活的參考範圍,能應對數據結尾的特殊情況,而「=A3<>A4」則單純比較當前列和下一列的值,但當到達最後一列時,下一列並不存在,就不會觸發篩選條件,導致最後一列的電風扇資料被忽略。 請AI重新生成新的函數、公式:AI生成COUNTIF函數 當然,卡關的當下我們通常不會知道可以採用什麼替代函數來做,別忘了可以再次向AI發問,讓它進一步提出修正方案: 繼續追問,直接把遇到的錯誤情況提供給AI:「照你的做法,電風扇這個分類的最後一筆資料沒被篩出來」 但一開始回的好像沒什麼改善,滿常「跳針」講一樣的內容,這是常有的事&nbsp; 重提需求,目標講明確一點,例如請AI改個公式看看 最後AI新給了=COUNTIF(A$3:A$15,A3)=COUNTIF(A$3:A3,A3)這段公式。AI也會幫我們解釋函數用法及公式的邏輯 照AI的給的公式,貼到F3儲存格(需自行將A3:A15改成A3:A14)&nbsp; 再操作進階篩選器一次,成功解決最後一列篩不出來的問題了 【TIP】AI真的很厲害,新給的公式是改用統計次數的COUNTIF函數來處理,這樣就不會有前面=A3<>A4這個條件式所遇到「最後一列沒有下一列,導致最後一列篩不出來」的問題。因此,讀者只要遇到卡關,可以請AI多試不同的公式,這個做法會比請AI在舊公式上除錯來得快。 任何微不足道的Excel操作卡關都儘管問AI:AI 提供自動篩選器操作提示 除了看起來稍微有點學問的進階篩選功能外,爾後讀者如果遇到任何Excel內建操作的問題,都可以把截圖丟給AI聊天機器人,請它給出操作提示。不用怕,任何小功能都行。 【1】例如面對一些不複雜的篩選需求時,Excel的自動篩選功能也常被使用,這是使用率最高的篩選工具: 位於資料頁次/排序與篩選區的篩選鈕是最常用的Excel篩選工具 可以直接勾選要篩選的條件,例如勾選萬華區結果如右&nbsp; 也可在此輸入部份的值,例如大安區做為篩選條件 這裡也提供一大堆自動篩選條件 【2】雖然自動篩選操作起來很直覺,不太需要教,但如果一時不曉得如何指定篩選條件,不妨就把「卡關的截圖」+ 「想篩出什麼資料」請AI給出提示吧: 例如想篩出「請款單編號」中含"10" (月份) 的項目,光點點按按是篩不出來的。這時就可以搬出 AI 聊天機器人來協助:&nbsp; 附上資料截圖 建議附上自動篩選器的截圖,這樣AI聊天機器人的回答才不會太發散 描述需求 本例AI教筆者用萬用字元符號來處理 看到左邊AI聊天機器人的提示,雖然對這個位置的指示沒到很精準,但至少AI有提供篩選的思路(若對於在哪裡輸入不清楚,可以再繼續逼問AI) 【TIP】但提醒讀者,如同第1章所提到的,「請AI教你Excel怎麼操作」比較適合對Excel有一定熟悉的人(以本例來說,至少你自己要用過自動篩選器!),因為AI聊天機器人對操作位置的指示不會100%精準,若您對某功能壓根不熟,光看AI聊天機器人的步驟操作極有可能會白花時間。 節錄自:旗標出版《超有料!職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術:生成公式 + 函數、做自動化,用 AI 解決所有 Excel 難題!》/施威銘研究室 著 推薦閱讀: AI寫Excel公式這樣最省時!ChatGPT、Copilot描述需求、生成函數、錯誤修正一次學會 ChatGPT整理Excel表格超快速!用AI輕鬆搞定複雜資料 【Graphy AI教學】AI自動生成圖表、數據分析4技巧!連報告都能一鍵生成的靈感救星
【104職場力】・AI

【104 talks】必學的聰明工作術!-從邏輯思維到工具應用,全面提升工作效能|2/20 線上免費直播

文/104人資市集 「104 talks」致力於協助職場人士的知識學習與能力提升 為每位忙碌的職場人士,創立一個能夠高效學習的節目平台,集結各領域專業講師的知識與分享,為職場人士帶來啟發和新視角。 必學的聰明工作術!-從邏輯思維到工具應用,全面提升工作效能 2025年想讓工作變得更輕鬆、高效嗎? 這場講座將帶您解鎖全新的工作思維,從掌握大局、時間管理到善用AI技能,讓繁瑣流程迎刃而解,能更精準且有策略的執行,輕鬆達到事半功倍的效果。 一起加入這場聰明工作術的旅程,讓工作變得更簡單! 講者及主題介紹 ★黑馬思維-看懂局勢 跳脫平凡的密技- 主講人 : 楊東岳 | 大玩創意有限公司執行長 ★掌握時間成本,創造高效任務管理策略- 主講人 : 曾正文 | PMP 國際專案管理師 ★用AI方法徹底改造工作,輕鬆成為效率達人!- 主講人 : 林尚能 | 企業經營顧問 ★這輩子免學Excel公式,用AI全部解決 - 主講人 : 吳承穎 | 查特普拉斯管理顧問有限公司 共同創辦人 講座資訊: 講座時間:2025/2/20(四)13:30~15:00 報名截止時間:2025/2/18(二) 活動形式:線上免費直播 適合對象:所有職場人士 價值:3600元 → 免費 立即點我免費報名 【報名流程】 1. 活動前1天,我們將以Email寄送活動通知及相關資訊給您,請隨時留意Email,以免遺漏。2. 本講座會以Youtube直播的方式進行。 【注意事項】 報名前,請詳閱課程內容及購買須知。&nbsp; 104 人資市集 保有相關課程內容調整及講師之變動權,可能視情況進行適當的修改與調整。&nbsp; 104 人資市集 保留報名審核權利。&nbsp; 如有課程相關問題,請至聯絡我們留下相關訊息。 . . . 最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 推薦你更多相關的好文章>> 【104 talks】時代 vs 世代:不可不知的 EAP 推動要點 | 興智國際執行長 黃智儀 【104 talks】現代領導者的人生進化指南 | 波波黛莉共同創辦人黃晨皓 Kim 【104 talks】AI 數據智能時代的工作再定義 | 微軟人資長王有蘋 【104 talks】運用心理能量,職場一路順暢 | 蘇予昕心理師 【104 talks】啟動你的能量計畫,打造高效人生 | 最速總經理王冠翔 【104 talks】提前佈局不被市場淘汰!第二曲線創新學 | 郭瑞祥 滿足中小企業的培訓需求!超過150+課程任選 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息 >> 加入104人資市集 Line 獲得新知與獨家優惠!
【104職場力】・AI

運用「社會計量」實踐正向領導力,帶領團隊達成卓越績效!

文/ 八方整合社企 鄧慧文顧問 原文標題:當社會計量與正向領導力相遇  學者專家探索領導方式多年,領導非僅情感,需要解碼工具,而社會計量則是之一。社會計量由J. L. Moreno於1930年發展,科學測量人際關係,解決衝突、凝聚團隊、提升績效。常用技術如社會原子圖、光譜圖、相似圈等,引導團隊邁向正向領導目標。 追求績效是主管最重要的工作之一。多年來學者專家、企業組織嘗試以領導理論與科學驗證找到適合的領導方式,來促使團隊組織達成效能。領導不是感覺的產物,因為存有過去經驗的偏差(bias),領導像是抽象的密碼,必須透過工具解碼,而社會計量就是正向領導力的解碼工具。&nbsp; 何謂社會計量?&nbsp; 社會計量(Sociometry)是奧地利精神科醫師J. L. Moreno在1930年間發展出來的理論及技術,用以探索人際關係、人際選擇過程、與人際連結的社會測量科學,他在1946年說,社會計量是社會關係及人際關係量測的總稱。&nbsp; 社會計量可量測群體間所有的人際網絡與連結,也可以聚焦研究個人的網絡連結、團隊整體的人際網絡、或是不同團隊之間的網絡互動等。因此運用社會計量可以瞭解團隊中的個人、相互連結及團隊整體動力。社會計量技術已被證實在團隊中解決衝突、凝聚團隊、促進團隊績效的有效工具之一。&nbsp; 常用的社會計量技術  運用社會計量技術可評估團隊現況,並根據設定的介入目標,選擇適合的社會計量技術介入團隊、優化團隊動力、增進團隊工作效益,帶領團隊朝向正向領導力的目標前進。常用的社會計量技術:&nbsp; (1) 社會原子圖&nbsp;&nbsp; (2) 光譜圖&nbsp;&nbsp; (3) 相似圈&nbsp; (4) 優勢圈&nbsp;&nbsp; (5) 區域型社會計量&nbsp; (6) 地板評量&nbsp; (7) 搭肩式社會計量&nbsp; (8) 目標導向社會計量&nbsp; 以相似圈 (Circle of Similarities)為例:&nbsp; 相似圈又稱步入式社會計量(Step-in Sociometry),幫助團體成員以行動方式表達選擇,確認、並經驗自己與其他成員產生連結、漸次融入團體的感覺。相似圈幫助團體成員意識到彼此間的相似性,使隱藏的連結變得顯而易見,從而提高團體整體聯繫與凝聚力。&nbsp; 例如主題:多元融合&nbsp; 1. 向前跨入一步,問大家 ”有沒有誰和我一樣是社會新鮮人? 也請你們往前站一步”&nbsp; 2. 向前跨入一步,問大家 ”有沒有誰和我一樣進公司前就是公司產品的鐵粉? 也請你們往前站一步”&nbsp; 帶領者的引導:&nbsp; 階段一:根據介入目標提出明確的問題&nbsp; 階段二:引導成員以行動表達選擇、進行分享、邀請有相似經驗/觀點者步入…&nbsp; 階段三:邀請成員分享選擇(what)及原因(why)&nbsp; 階段四:帶領者視團體動力狀況,邀請未往前步入的成員分享其不同經驗或觀點等,創造不同觀點成員間的正向連結。&nbsp; 台灣科技島,國家重點發展產業在高科技與生技醫療產業,主力在培育大量理工STEM人才的養成,較注重數學,事實,數據,科學與邏輯,相對於領導、管理、情緒調適、人際連結能力與互動技巧較少著墨,關鍵的領導力與軟實力是企業組織急需強化的重點。&nbsp; 當社會計量與正向領導力相遇:正向領導力實踐於企業組織,從內到外三大結構聚焦主管覺察自身Intra狀態,善用個人與團隊優勢觀點,盤點目前Inter與團隊關係狀態,並以社會計量技術方法與團隊產生正向連結關係,成為A TEAM適時獎勵、激勵士氣達成團隊績效。&nbsp; 參考資料:&nbsp; 八方整合正向領導力-職場社會計量專案團隊&nbsp; 正向領導力–職場社會計量師2023專訓班講義&nbsp; 了解鄧慧文老師的相關課程及內訓>> 提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>> 成為人資市集Line好友獲得最新課程優惠及免費講座資訊>>
【104職場力】・績效管理

AI寫Excel公式這樣最省時!ChatGPT、Copilot描述需求、生成函數、錯誤修正一次學會

不會寫Excel函數也沒關係!本文教你如何運用ChatGPT、Copilot、Gemini等AI工具,從描述需求開始,生成函數公式、修正錯誤結果,快速完成資料整理任務,超實用的新手與職場工作者必備Excel AI技巧教學!本文節錄自《超有料!職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術》。 文/施威銘研究室 本文目錄(點擊可快速前往) 請AI生成函數、公式,輔助整理資料描述需求、請AI生成函數、公式,不懂還可以繼續問!實用技巧:貼上AI生成的函數、公式後執行失敗?實用技巧:描述問題時,截圖給AI最快! 請AI生成函數、公式,輔助整理資料 使用AI:AI聊天機器人(ChatGPT、Copilot、Gemini…都可以) Excel函數可以說是整理表格資料的利器,延續上一節的「檢查資料漏填」例子,在Excel上普遍的做法是用函數檢查每一列是否有漏填的欄位,例如本例可以用設定條件判斷的IF函數和用來計算範圍內非空值數量的COUNTA函數,組合成公式來做檢查,然後在最後的「確認結果」欄顯示檢查的結果。 但萬一您對Excel不是很熟,光知道該挑這兩個函數出來、進一步撰寫公式,可能就會花一大堆時間,來看AI如何「顛覆」以往的Excel函數學習法吧! 描述需求、請AI生成函數、公式,不懂還可以繼續問! 怎麼開始呢?您不用傷腦筋該如何提供AI方向 (例如提示它「請用函數來解決」),都不用!只有一個重點,就是跟AI聊天機器人描述清楚我們的需求,這非常重要,包括表格的資料範圍、以及我們希望在哪個目標儲存格得到什麼樣的結果都要講清楚。想更萬無一失的話,能截圖給AI聊天機器人參考最好。 【1】我們先試著用文字來描述需求(截圖的做法最後再試,因為有些免費的AI聊天機器人會限制單日的圖片上傳用量,不是您隨時想用都可以用)。先回顧一下本例的需求。 希望確認每一格是否都有填寫,若有一項沒填就在F欄留下註記 解決問題的環境若回到Excel(而不是餵給AI自動處理),也不用擔心表單樣式會受影響了(圖/旗標出版提供) 【2】以本例來說,是使用以下的提示語(prompts): (圖/旗標出版提供) 檢查B3~E27欄位是否都有輸入資料。若有空白的儲存格,在F3~F27標示「有資料未填寫」 ⬆儘量描述清楚欄位的位置 或者 使用Excel函數,檢查B3~E27欄位是否都有輸入資料。如有空白的儲存格,需要在F3~F27標示「有資料未填寫」 ⬆若您大概知道可以用函數來解決,可以加這段,這樣AI的回答就會鎖定在函數,不會回答的很廣泛,導致一時不知該用哪個解法 【TIP】撰寫提示語時,務必清楚描述欄位範圍與條件,例如明確指出「檢查B3:E27範圍內的每個儲存格」,而非模糊的「我想判斷F欄前面的資料有沒有漏」敘述。同時,也要清楚說明判斷條件(例如要找出有空白的格子)與執行動作(例如「在對應F欄標示『有資料未填寫』」),確保AI可以正確理解並執行任務。 (圖/旗標出版提供) 上圖讀者也看到了,AI聊天機器人不只給我們答案,還貼心地提供函數和公式的說明(就是怕您不會用),完美取代了以往Excel函數書、網路上函數教學文的地位(而且不懂還可以繼續問!) 很多AI聊天機器人都會提供複製功能,找到後並點擊就可以複製公式(若沒有,手動複製網頁上的公式也很快)。 【TIP】以上圖AI生成的公式來說,因為每一列都是4格(B、C、D、E這4欄),AI的解法是判斷哪些列「有資料」的儲存格小於4個,小於4個就表示該列有空白的儲存格(資料未填)。本書的精神是優先解決Excel問題,AI給的函數、公式細節讀者可以再慢慢研究。也再次提醒讀者,AI回答的內容不是100%正確喔!AI聊天機器人最擅長的就是生成文字,但也有生成虛構、錯誤內容的可能。如果AI所生成的函數、公式失效了,有時候執行後並不會有什麼錯誤訊息(只是你要的結果沒出現),此時最快的做法就是請AI生成另一個公式給我們試試。 【3】而AI聊天機器人在提供解法時,也可能以「純文字」來做回應,但慢慢讀文字沒什麼效率,可以請AI給出函數/公式。如下圖: 但慢慢讀文字沒什麼效率,可以請AI給出函數/公式(圖/旗標出版提供) 【4】此外,由於AI聊天機器人給的公式可能跟本書示範的不一樣,甚至您每次操作時得到的答案也可能不一樣,不過只要試過能完成任務就沒差。若您問AI聊天機器人有沒有其他的函數解法,它也會提供你新的公式:&nbsp; 本例筆者重新發問後,ChatGPT給了其他的公式解法,所用的函數都不太一樣(圖/旗標出版提供) 老話一句,我們先不用管公式是長是短、內容為何,能解決問題就好!本例先試AI給的這個公式。把公式貼到F3儲存格,按住填滿控點「+」,往下拉到F27儲存格,瞄一下左圖的F欄,看起來公式是OK的。選擇填滿但不填入格式,以保留原儲存格的樣式,這樣就完成操作了! (圖/旗標出版提供) 實用技巧:貼上AI生成的函數、公式後執行失敗? 上圖在AI生成函數的幫助下,缺資料的那一列最後面都做了註記。但AI提供的公式絕對有可能會出錯(特別是在範圍設定或條件判斷的細節上),當出錯時,當然可以請AI修正,或者詢問是否有其他解法。例如: 這個公式不對,請幫我檢查錯誤或提供替代公式 依經驗,單只有給AI文字提示語最容易遇到公式出錯,因為描述需求時容易有遺漏或模糊不清,此時當然可以自行檢查公式內容,有時候或許不難除錯,例如F3改成F4這樣的小問題。但自行檢查有時很花時間,這時不如回頭檢查提示語是否有清楚說明欄位範圍(例如B3:E27),以及明確列出條件與目標(例如「檢查是否有空白儲存格」並「在F欄標註」)。 實用技巧:描述問題時,截圖給AI最快! 面對Excel資料整理需求時,如果prompt描述的夠到位,其實問題就解決一半了。但關鍵就在用文字描述需求有時候很花時間,也容易描述得不夠精確、甚至寫錯… 依筆者經驗,最省時省力的方式就是直接截圖給AI,大部分AI聊天機器人的圖片辨識能力都很強(中英文都通),能快速解析圖片中的內容理解問題。比起繁瑣的文字描述,傳截圖給AI的問題分析準確性高,還能大幅節省時間。 準備好截圖給AI,重點在於,Excel上面和左邊的編號,以及和您的目標欄位(例如F欄)一定要包含在圖片內。(圖/旗標出版提供) 【TIP】針對電腦畫面該怎麼截下來,Windows上有提供Print Screen鍵抓全螢幕畫面,但這樣就得再手動截取範圍,有點麻煩。筆者通常是額外安裝FastStone、HyperSnap等專用來截圖的軟體,利用裡面的「截取區域」功能把要的範圍截下來。若您用的是Mac電腦,內建的Shift+Command+4組合鍵就可以截您指定範圍的畫面了。 截圖備妥後,拉曳到對話框就可以附給AI(這裡是以免費版ChatGPT來操作),再輸入提示語描述需求,因為有附上圖,可以描述的更簡潔(圖/旗標出版提供) 【TIP】現階段無論是ChatGPT、Copilot、Gemini...等都可以接收圖檔來做判讀,讀者要用哪個AI聊天機器人來操作都可以。不過前面提過,免費版的ChatGPT用戶雖然可以使用圖檔上傳功能,但會有用量的限制,當您對話到一半時,可能會出現無法繼續使用的訊息。若真的被限用了也沒關係,免費的AI聊天機器人多的是。不過,建議也要多熟悉文字的描述技巧,以備不時之需! 當不是請AI聊天機器人自動整理資料,而是請它「輔助」生成函數來解決Excel問題時,筆者最喜歡附上截圖方便AI理解prompt 。AI解析圖片的速度很快,幾秒鐘就可完成,依經驗,提供截圖的AI出錯機率比單用文字prompt低非常多喔! 節錄自:旗標出版《超有料!職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術:生成公式 + 函數、做自動化,用 AI 解決所有 Excel 難題!》/施威銘研究室 著 推薦閱讀: Excel公式讓ChatGPT幫你寫!輸入指令就能懂的Excel公式教學 ChatGPT整理Excel表格超快速!用AI輕鬆搞定複雜資料 ChatGPT生成Excel圖表不卡關!xy軸設定、中文顯示問題輕鬆搞定 [course_plugin title='推薦Excel相關課程' keyword='excel' amount=2]
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工作分配選對人,團隊績效再翻倍!

文: 小婉家族研究生 何美惠   | 工商心理實驗室 原標題:享受挑戰,樂在工作 挑戰性的工作能激發個人思維靈活性並提升競爭力。研究顯示,面對複雜任務,員工傾向投入更多努力,從中獲得成就感和情感滿足。管理者應依個性分配工作,賦予積極進取者更多挑戰,以發揮其潛力。此外,選擇適合的任務複雜度,能有效提升學習者的情緒投入和學習成果。 工作中總是充滿挑戰,能讓人思緒靈活,顯得更具有競爭力,Liu等(2020)提及任務複雜度,人們評估任務需求並分配更多的努力來解決更複雜的事物,喜歡系統地搜索高相關性決策,任務複雜度為影響人類績效和行為的重要任務特徵(Liu &amp; Li, 2012)。Donovan等(2017)提出當員工從事複雜跨職能工作團隊中相較於簡單和重複的任務時,較能索取完整資源且更顯得有競爭力,因此管理者在工作安排上,因應每個人的個性不同,分配不同的工作任務,將具有企圖心且積極度的員工賦予高複雜任務,具有更好的績效(Macey et al.,2009)。 多堂免費大師講座,提升你的職場思維與視野 >> 根據學習情緒的控制價值理論(Pekrun,1992)認為環境因素會因個人對事情的價值評估,進而對情緒產生間接影響,主要取決於對事情的控制與價值的認知評估。對於知識更豐富的學習者來說,由於從低複雜性的任務中沒有什麼新東西可以學習,這些學習者可能會產生挫敗感(Schrader &amp; Nett, 2018)對他們的學習可能會受到抑制。當被賦予過於簡單的任務時,高知識技術學習者的表現可能會比預期的差。然而,學習者也可能傾向於選擇他們認為更困難的任務而不是簡單的任務,以獲得更高的情感獎勵,當新手面臨相對更複雜的任務挑戰時,樂趣會增加,認知資源的使用和學習表現也會增加。因此,具有挑戰性的新手在更困難的任務上的表現比預期的要好(Likourezos &amp; Kalyuga, 2017)。 小婉家族研究生 美美 參考資料: Donovan, J. J., Hafsteinsson, L. G., &amp; Lorenzet, S. J. (2017). The interactive effects of achievement goals and task complexity on enjoyment, mental focus, and effort. Journal of Applied Social Psychology, 48(3), 136-149. Likourezos, V., &amp; Kalyuga, S. (2017). Instruction-first and problem-solving-first approaches: Alternative pathways to learning complex tasks. Instructional Science, 45(2), 195–219. Liu, P., &amp; Li, Z. (2012). Task complexity: A review and conceptualization framework. International Journal of Industrial Ergonomics, 42(6), 553–568. Liu, X., Peng, H., &amp; Pu, B. (2020). Age differences in the decision information search: The roles of task complexity and task relevance. Cognitive Development, 54, 100877. Macey, W. H., Schneider, B., Barbera, K. M., &amp; Young, S. A. (2009). Employee engagement: Tools for analysis, practice and competitive advantage. Hoboken, NJ: Wiley-Blackwell. Retrieved from https://doi. org/10.1002/9781444306538 Pekrun, R. (1992). Expectancy-value theory of anxiety: Overview and implications. In D. G. Forgays, T. Sosnowski, &amp; K. Wresniewski (Eds.), Anxiety: Recent developments in cognitive, psychophsysiological and health research (pp. 23-41). Washington, DC: Hemisphere. Schrader, C., &amp; Nett, U. (2018). The perception of control as a predictor of emotional trends during gameplay. Learning &amp; Instruction,54, 62–72. https://doi.org/10.1016/j.learninstruc.2017.08.002 看更多來自工商心理實驗室的好文 >> 在職場中你容易被情緒勒索嗎?這五大人格特質最易受影響 職場八卦:氣質性嫉妒與組織認同的交織 能者多勞?還是忍著過勞?&nbsp;小心引發工作倦怠 Z世代安靜離職消失了嗎?不,它進化成「怨恨缺勤」 學習時間管理就能提升效率?探索你的「時間特質」找到關鍵 提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >> 訂閱人資市集電子報獲得專家工作分享及產業新知 >> 加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>
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告別Excel地獄:用Google免費AI工具,打造零失誤自動化銷售報表

每到月底,您是否也被淹沒在無盡的Excel銷售報表中,為混亂的資料格式、複雜的公式計算和無止境的複製貼上而苦惱?這些耗時且易錯的手動流程,不僅消耗寶貴工時,更隱藏著營運風險。我們將帶您告別傳統的報表地獄,深入探討如何運用強大的免費工具——Google Apps Script + Gemini,將繁瑣的數據處理流程全面自動化。從資料清理、庫存分析到自動生成叫貨單並發送郵件,我們將一步步教您打造一套智慧高效的報表系統,將數天工作壓縮至幾分鐘,徹底解放您的生產力。 文/人資市集 前言&nbsp; 想像一下,每個月底,你的桌面上攤開著「銷售量表」Excel檔案,裡面記錄著數百項商品的銷售情況、進貨成本和庫存狀態;旁邊還有一份「廠商資訊」Excel檔案,記載著二十多家供應商的聯絡方式;以及一份「叫貨單」Word模板,等待被複製貼上無數次... 「又要熬夜了...」你嘆了口氣,開始了月底例行公事。 數據處理的三大痛點 痛點一:混亂的資料格式 銷售表中的庫存欄位,有些寫著「2包9個」,有些寫著「3盒40條」,還有些是「停售」、「尚未進貨」。你必須手動計算實際數量,還要處理重複記錄的品項,如「微糖黑豆奶」出現在兩個不同的列,售價還不一致。 痛點二:繁複的計算工作 計算各品項的總銷量、總營收和毛利率時,你需要設置複雜的Excel公式。特別是處理不同進貨單位的成本計算(如「4袋/40入」成本40元,每個單品成本為1元),稍有不慎就會算錯。 痛點三:重複的文書作業 分析完成後,你必須為每個需要補貨的廠商製作叫貨單,不停地複製貼上廠商資訊、品項、數量、單價、總價...然後將它們一一轉為PDF並發送郵件。這些重複性工作不僅耗時,還容易出錯。 Google Apps Script + Gemini AI 自動化解決方案 透過Google Apps Script結合Gemini AI的強大能力,我們可以將這些繁瑣的工作全部自動化,從數據清理到報表生成,再到郵件發送,全部一鍵完成。以下是具體步驟: 1. 環境準備與檔案設置 將Excel和Word檔案上傳至Google雲端硬碟,轉換為Google格式,並從試算表的「擴充功能」選單開啟Apps Script編輯環境。這一步確保所有檔案都能被自動化程式存取和修改。 2. 使用Gemini AI生成程式碼 這是整個自動化流程的核心環節。無需懂得編程,只要向Gemini AI清楚描述你的需求,它就能生成對應的Apps Script程式碼。例如: 當你告訴Gemini:「請寫一個Google Apps Script程式,從資料夾中找到銷售量表檔案,並讀取'綜合銷售量表_9-5月'分頁的內容」,它會立即生成完整的程式碼: JavaScript function findFilesInFolder() { var folderId = '你的資料夾ID'; var folder = DriveApp.getFolderById(folderId); var files = folder.getFiles(); while (files.hasNext()) { var file = files.next(); Logger.log('找到檔案: ' + file.getName()); } } 你只需將生成的程式碼複製到Apps Script編輯器中,按下執行按鈕,程式就會自動運行。每個步驟都可以用同樣的方式,向Gemini描述需求,獲取程式碼,然後執行。 這種方式特別適合不懂程式設計的使用者,因為你不需要了解程式語法,只需要清楚描述業務需求即可。如果程式執行結果不符合預期,你可以向Gemini解釋問題,它會提供修正後的程式碼。 3. 資料清理與標準化 向Gemini描述資料清理的需求,如「請寫程式將'2包9個'這樣的庫存記錄轉換為實際數量」,它會生成相應的程式碼,自動識別並處理重複品項、統一庫存記錄格式,並將其他備註文字記錄轉換為數字0。 4. 銷售數據分析 告訴Gemini你需要計算各品項的總銷量、總營收和毛利率,它會生成程式碼自動進行這些計算,並將結果按高到低排序,幫助你快速識別關鍵營收品項和高毛利率品項。 5. 庫存分析與補貨建議 描述你的庫存分析需求,如「計算近三個月平均銷量,與目前庫存比較,找出缺貨風險品項」,Gemini會生成程式碼自動執行這些分析,並根據公式計算建議補貨量。 6. 自動生成叫貨單 告訴Gemini你需要根據廠商資訊和補貨建議自動生成叫貨單,它會生成程式碼從廠商資訊表中找出各品項對應的廠商,複製叫貨單模板並填入所有必要資訊。 7. 自動發送郵件通知 描述郵件發送的需求,如「將叫貨單轉為PDF並發送給對應廠商」,Gemini會生成程式碼自動完成這些任務,完全消除手動發送郵件的工作量。 8. 透過Google Apps Script設置自動化觸發條件 在Apps Script編輯器中,點擊「觸發條件」選項,設定時間驅動的觸發機制,如每日、每週或每月自動執行。你可以選擇特定的時間點,確保報表在每個月底自動生成,叫貨單在固定日期自動發送。這樣,即使你不在辦公室,系統也能按照預設的時間表自動完成所有工作,實現真正的全自動化流程。 看了文章還是覺得太難?104 線上課程手把手帶你學會用 AI >> 自動化帶來的改變 透過Google Apps Script結合Gemini AI的自動化流程,你將原本需要2-3天完成的工作縮短為幾分鐘。不再需要熬夜處理數據,不再擔心計算錯誤,也不再被無止境的複製貼上折磨。 更重要的是,這種自動化方式不需要你懂得編程,只需清楚描述業務需求,Gemini就能生成所需的程式碼。這大大降低了自動化的門檻,讓任何人都能輕鬆實現工作流程的自動化。 現在,每當月底來臨,你只需輕鬆點擊幾下按鈕,就能完成所有工作,然後將寶貴的時間用在更具創意和策略性的任務上。無論你是零售業者、電商經營者,還是任何需要定期處理數據和報表的專業人士,這套自動化流程都能為你的工作帶來革命性的改變。 讓科技為你解放時間和創造力,從繁瑣的數據處理中脫身,專注於真正重要的事務!立即加入「行政/營運 AI 超能力:行政流程X生管X採購自動化」這門課程學習,手把手掌握Google Apps Script結合Gemini AI的全面應用,讓你的工作效率和成果品質都能提升到一個新的高度。 企業用戶歡迎申請課程免費試閱,並選擇「104人資市集 |&nbsp;企業訂閱制方案」,課程每人每年最低33元起/堂,最低$10,000起搞定全公司整年度的AI導入培訓。亦可團購或授權課程,歡迎點擊下方專人諮詢。&nbsp; 免費試閱 了解方案 專人諮詢 提升員工帶動企業的成長!最划算的 AI 教育訓練方案首選>> 超過7000+的HR都報名過的104人資學程!求職成效提升至4.5倍!>>   成為人資市集Line好友獲得最新課程優惠及免費講座資訊>> 訂閱人資市集電子報獲得專家工作分享及產業新知 >>
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AI會議紀錄整理技巧!6步驟活用Gemini Notebook與指令模板,語音轉文字、中英夾雜也不怕

會議記錄整理總是很花時間,如何運用AI來提高效率?作者分享「AI會議整理術」,6步驟包括運用AI語音轉文字工具,以及活用Gemini Notebook(原NotebookLM)等AI工具來解決中英夾雜、專有名詞一堆等AI會議紀錄常見痛點。搭配AI指令模板,將雜亂逐字稿自動轉譯為「三段式摘要」與「行動清單」,省下60%時間,讓團隊溝通更精準、決策更高效!本文節錄自《高效職場生存法圖解》。 文/趙胤丞、電腦玩物站長Esor 本文目錄(點擊可快速前往) 讓AI用固定模板,把會議討論變成清楚的紀錄與待辦AI會議整理操作教學!6步驟分享,節省60%時間的協作術AI提示詞分享:快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件AI會議筆記方法論反思與實踐AI會議筆記實戰QA:AI工具怎麼選?轉錄出錯怎麼辦? (編按:NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章:) 讓AI用固定模板,把會議討論變成清楚的紀錄與待辦 AI工具不是拿來取代我們,而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道,一場會議不只是一場會議,它可能是團隊協作的決策過程,也可能是專案卡關的突破時刻,所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。 但是,我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理,結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動,這樣的行為無異是「買櫝還珠」。 只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點:主持人講得飛快,你無法跟上;對話來回跳躍,記錄順序亂七八糟;會議過程與會者講了一堆,還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。其實整理不好,這不是你能力問題,而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。 這正是AI可以切入協助支援的痛點,幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。 概念說明關鍵效益自動化轉錄AI將語音自動轉換成文字節省人工聽打時間,不錯過任何細節智慧化摘要AI根據內容自動生成重點與結論快速掌握會議核心,不必重聽錄音行動化轉譯AI從文字紀錄中提取任務與責任人加速「討論」到「行動」的轉換,強化執行效率 資安前提:在使用任何AI工具時,特別是涉及公司內容,務必確認公司、平台的隱私安全規範,以保護你與組織的資料安全。 (圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) AI會議整理應用情境:適用需高效溝通的場合、專案會議、跨部門會議 這套方法適用於所有需要高效溝通的場合,特別是討論內容多且複雜的專案會議,或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者,都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。 AI會議整理技巧提醒:加速你的決策行動,而非取代你的判斷 AI是你的副駕駛助手,AI雖然能大幅節省時間,但它的價值在於「加速你的決策與行動」,而非取代你的判斷(畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋)。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對,進而確保共識沒有落差。 AI會議整理操作教學!6步驟分享,節省60%時間的協作術 【Step 1】為什麼需要AI會議記錄工具? 這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具,而是讓你學會用工具放大自己的效能,讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。 傳統會議記錄的痛點AI可以做什麼主持人語速過快、資訊密度高,難以跟上自動語音轉文字,完整保留內容對話跳躍、紀錄順序混亂快速生成會議摘要,還原討論脈絡討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問,清理要花許多時間協助整理任務清單與待辦事項會後還需整理郵件回報輔助產出主管回報Email 當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時,就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷,真正成為「決策轉譯者」。 【Step2】挑選對自己最方便的AI轉錄工具 AI語音轉文字(甚至是會議錄音專用AI工具)已經多如雨後春筍,甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析,而是針對常見的三種會議情境,分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。 工具應用情境功能簡述PLAUD.ai硬體裝置,方便啟用錄音檔案儲存在本地裝置,內建AI自動處理工作流程雅婷逐字稿手機App,即時轉錄當下即時轉錄,對於台灣用語有相對較在地的處理NotebookLM自行錄音,交由AI轉錄與處理可以建立會議錄音資料庫,由自己的指令決定轉錄的處理方式 【Step 3】如何處理多語混雜與專有名詞挑戰 中英夾雜、專有名詞頻繁,是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉錄工具,對於多語內容的辨識已經有一定水準(不過台灣常用的台語,還是有侷限),這部分大家可以實際試試看即可。 而「專有名詞」的部分,例如專案特有的名稱、人物、技術、術噢,可以製作一份「專有名詞表」,在AI要轉錄前,先提供AI,請其根據這份「專有名詞表」來轉錄,往往就可以有很好的效果。 以前面提到的Google NotebookLM為例,我們可以先新增一份專有名詞對照表。 以Google NotebookLM為例,再請AI轉錄會議前,可以新增一份專有名詞對照表(圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) 接下來在轉錄時,請AI除了分析錄音檔案,也要對照專有名詞對照表,修改會議筆記內容,就能獲得很好的辨識效果,更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。 【Step4】應用「三段式會議摘要」 我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來,但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。 用AI摘要會議紀錄,不是要它幫你「記住全部」,而是幫你「轉譯為可用資訊」。三段式結構最適合會議筆記與摘要: 背景議題:這段討論是在處理什麼? 重點觀察:過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策? 行動建議:這段話最後導出了什麼事要做?有責任人與時限嗎? 你可以在AI指令中明確要求輸出這三段內容,並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據,確保摘要可以立即使用。 用AI摘要會議紀錄,三段式結構包括:背景議題、重點觀察、行動建議,最適合會議筆記與摘要(圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) 【Step5】從摘要轉譯為行動清單 會議中最常見的溝通語句是模糊的,例如:「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好?」。如果只是轉錄逐字稿,很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句,這時候可以請使用AI判讀以下三要素: What:要完成什麼事?(如果能寫出具體項目與產出最佳) Who:誰負責?(要寫上負責人,也要確保負責人知道自己要負責該項目) When:什麼時候要完成?(最好有明確日期與時間) 示範指令:「請根據以下逐字稿,列出所有可辨識的任務,標示What(要完成什麼事?)/Who(誰負責?)/When(什麼時候要完成?),若有待確認的資訊請註記。」 【Step6】AI會議紀錄實作分享—節省60%時間、保留主導性 每次會議後,我習慣以下流程(當作示範參考,但你可以搭配不同工具): 會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字,確保內容完整。 將逐字稿餵給ChatGPT,依「三段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。 核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具,並標注優先順序。 需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。 這個流程沒有一個步驟是全部交給AI,自己完全不動手,但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策,而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架,但也不會完全由AI主導,結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。 AI提示詞分享:快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件 如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件,可使用以下指令: 你是一名「會議行動轉譯官」,任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出:1. 會議摘要(三段式:背景議題/重點觀察/行動建議)2. 任務清單(What/Who/When)3. Email草稿(以專業、精簡語氣撰寫,結尾請列出下一個檢視節點)。請在內容中善用條列,確保收件者一眼就能掌握重點。逐字稿:(貼上逐字稿) AI會議筆記方法論反思與實踐 1. 重新定義「寫會議筆記」的價值 寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」,而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。過去我們花大量時間確保每個字都被記下來,卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具,我們反而要重新調整焦點:不是把責任全部交給AI,而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。 當AI接手機械性的紀錄工作後,你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險,或是思考下一步策略。因此,你不再是敲鍵盤的人,而是提煉共識、設定優先順序的人。 2. 真正的效率來自「人機協同」 AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿,但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟,補上情境背景、利害關係、專業措辭,也能讓AI處理得更好。而當我們有好的會議筆記,就能確保整個團隊朝正確方向前進。 3. 持續優化你的協作節奏 每個人面對的專案都不同,所以你需要跟AI溝通的專業術語,甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。 上面提供的指令是基本版,你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化,根據自己需要的正式會議報告結構做調整。我們可以抱持一種「做實驗」的心態,把每次會後郵件當成一次實驗: 這次的AI prompt是否清楚? 任務欄位拆解是否滿足需求? 專業用語分析是否正確? 如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。 AI會議筆記實戰QA:AI工具怎麼選?轉錄出錯怎麼辦? Q:AI工具這麼多,我該怎麼選擇? 解答:工具百百種,我們時間很有限,別去追求最好的工具,而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發:如果最需要節省聽打時間,專注於轉錄精準度;如果最在意資料安全,則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。 Q:AI轉錄的內容,直接使用會有風險嗎? 解答:會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用,容易造成誤解。我們仍需親自把關確認,再更細緻地補上決策背景與情緒脈絡,才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。 Q:AI摘要會不會讓我變懶惰,不再思考? 解答:AI幫你完成機械性的紀錄工作後,你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略,而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者,而不是更懶惰的紀錄者,因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。 Q:如果講者口齒不清,AI轉錄還是會出錯怎麼辦? 解答:這是AI工具的極限,但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整:遇到轉錄不精準時,可以在會議中使用「段落即時總結」技巧:由我主動複述「我確認一下,您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識,並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。 節錄自:創意市集出版《高效職場生存法圖解:工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》/趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著 推薦閱讀: NotebookLM生成簡報、資訊圖表功能登場!實用技巧盤點 NotebookLM簡報怎麼修改?5招編輯方法實測,轉PPTX、線上改都行 會議記錄=逐字稿?專業會議紀錄只記3項重點|寫法技巧、範本一次看 會議紀錄用AI怎麼做?會議逐字稿如何整理?|AI語音轉逐字稿教學
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從數位工具到商務實戰──義民高中資料處理科:培養跨域競爭力的數位職人

如何讓學生在 AI 崛起與網路經濟爆發的時代脫穎而出?義民高中資料處理科給出了一個清晰的答案。這門兼具「資訊技術」與「商業管理」的學科,不僅教導學生如何操作電腦、考取證照,更著重於跨領域的邏輯思維與實務整合。在這裡,學生從最基礎的文書處理出發,逐步踏入會計、經濟與商業專題製作的殿堂,在數字與程式碼之間,編織出屬於自己的未來職涯藍圖。 跨域思維的先行者:結合資訊與商務的學科優勢 「資料處理科最核心的優勢,就在於它的『跨領域』。」義民高中資料處理科陳昭君主任在訪談中一針見血地指出。面對許多國中生與家長常將「資訊科」與「資料處理科」混淆的疑問,主任給出了一個簡單而明確的判別方式:「資訊科是工業類群,面對的是機器;而資料處理科(資處科)則是商業管理群,面對的是人。網路世界的基礎是電腦,當你具備了電腦操作能力,又懂得商業運作邏輯,就能直接跨入電子商務與現代商務的領域。」 在課程設計上,資處科將複雜的電腦應用與統整商管知識相結合。高一到高三的學科內容涵蓋兩大體系: 資訊技術: 電腦軟體應用(Word、Excel、PowerPoint)、中英文輸入、計算機概論與Python 程式語言。 商業類科: 會計學、經濟學、商業概論到專題製作。 這種雙軌並進的訓練,讓資處科的學生在面對複雜的商業環境時,既擁有清晰的邏輯思維,又具備資料處理的執行力。 圖:學生透過上機實作,培養文書能力 從基本功到高階應用:以證照檢定奠定實力自信 在義民高中資處科,學習成果不只體現在課堂的聽講上,更落實在具體的證照考取與技能檢定中。學校規劃了一套循序漸進的證照地圖,協助學生在三年內建立無可替代的硬實力。 「我們透過考取證照的過程,給孩子們建立信心。」主任分享,高一時學生會先從電腦軟體應用丙級、TQC 辦公室應用軟體(Word、Excel、PowerPoint)以及中英文輸入開始扎根;到了高二、高三,則進階挑戰高難度的「電腦軟體應用乙級」檢定,以及人工記帳會計丙級等專業證照。 目前就讀資處科的林同學與戴同學,便充分展現了這項環境帶來的專業實力。林同學在三年內考取了包括電腦軟體應用乙級與丙級、商教會會計一級檢定、人工記帳會計丙級等多張高含金量證照;戴同學也順利拿下了電腦軟體應用丙級及多張 TQC 證照。這些努力,成為他們畢業時最堅實的備忘錄。 圖:高中三年努力考取多張證照,展現學以致用的實力 理論與實務的交會:專題製作打開職涯的無限可能 隨著 108 課綱的推進,「專題製作」成為資處科高三學生最重要的核心課程。專題製作要求學生必須主動整合三年所學,從無到有地完成一項縮小版的商業研究或企劃報告。 主任分享,目前科大在競賽與專題上喜好的取向,多圍繞在 ESG(環境、社會與治理)、APP 應用、產品行銷企劃與活動企劃。因此,學生的專題主題也緊扣這些時代脈動,例如有組別便以「心理舒壓」為核心研發創意點子,完成了具備高度整合性的專題成果。 在專題製作的過程中,學生必須寫出完整的企劃書,內容涵蓋室內設計構想、成本預算控制、人力資源配置、行銷宣傳策略等。主任透露:「在討論行銷推廣時,學生提出想利用 Instagram作為宣傳通路。我不直接教他們怎麼進行推廣,但我會以過去做行銷的經驗挑戰他們:『你們的推廣策略就只有這樣嗎?要怎麼寫文案?文稿跟圖片要怎麼呈現?』」這種高互動性的引導,讓學生養成思考每一步驟背後的邏輯與效益。 圖:高三專題成果,榮獲商業類技藝競賽獎項,展現跨域整合與實作能力 多元進路與特質媒合:找到屬於自己的發光舞台 「讀資處科,最大的好處就是未來的出路非常寬廣。」主任驕傲地表示。由於兼具資訊與商管背景,資處科畢業生在統測升學時擁有極大的優勢,可選擇的落點涵蓋:資訊管理系、企業管理系、財務金融系、會計系、財稅系等…甚至是跨足跨域的工業管理、資訊工程系等。 對於有志於在高中畢業後直接投入職場的「實用技能班」學生,資處科也提供了充足的就業準備。林同學與戴同學便分享,身邊選擇直接就業的同學,多數能順利進入餐飲業、零售通路(如全聯)等服務產業服務。更有實用技能班的孩子在畢業後,一邊在知名科技公司(如緯創)上班,一邊在國立大學研究所繼續深造,實現了產學無縫接軌。 究竟什麼樣的孩子適合就讀資料處理科?主任與兩位學生的分享總結出了以下幾項人格特質: 樂於與人互動、不排斥溝通: 商管群的核心在於服務與協調,具備良好的文字與言語表達能力是重要基石。 對數字與細節具備敏感度: 不需要數學成績頂尖,但必須對數字有耐心,能從簡單的數據中發現脈絡。 喜好操作電腦、不排斥邏輯思考: 面對系統與程式工具,願意動腦思考其運作邏輯。 航向數位未來的羅盤:在多變環境中發光的跨域英才 在義民高中資料處理科的三年的時光裡,學生學到的從來不只是死板的軟體操作,而是一套與現代數位世界對話的方式。從高一敲擊鍵盤的生疏,到高三能在講台上自信展示專題成果;從面對數據的迷惘,到能用多元工具梳理資料邏輯。這群資處科的學生在細節中鍛鍊判斷力,在跨領域的碰撞中摸索自我,陪伴著他們走向未,在各自的領域裡閃閃發光。 開箱資料處理科學習日常!更多科系探索,歡迎追蹤104高職生IG 在 Instagram 查看這則貼文 104高職生(@104v.hs)分享的貼文
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基礎程式能力對上班族的重要性:自動化、跨部門溝通、邏輯思考的優勢

在數位時代的驅動下,學習基礎程式入門成為許多人提升職業技能的重要一步。無論你是希望轉職為軟體工程師,還是單純想提高工作效率,掌握程式語言都能為你帶來更多機會。從自動化簡單任務到增強問題解決能力,學習程式設計的好處不可忽視。本文將帶你了解如何有效入門,並介紹常見的程式語言及其應用,幫助你在這個技術驅動的世界中走得更遠。 ❤️1. 提升工作效率 擁有基礎程式能力可以幫助上班族自動化重複性任務,從而節省時間。例如,學會使用 Excel 的公式和簡單的 VBA 腳本,可以快速處理數據,而不必手動操作。 ❤️範例: 情境:每月需要整理銷售報告。 解決方案:編寫一個自動化腳本,自動生成報告,節省數小時的工作時間。 ❤️2. 增強問題解決能力 學習程式設計能培養邏輯思維和問題解決能力。這些技能不僅適用於編寫程式,也能幫助你在工作中更有效地分析問題和制定解決方案。 ❤️範例: 情境:面對一個複雜的業務問題。 解決方案:利用程式設計思維,分解問題並逐步解決,最終找到最佳方案。 ❤️3. 提高職場競爭力 在求職市場上,具備基礎程式能力的候選人通常更受青睞。許多企業在招聘時會優先考慮具有技術背景的人才,因為這樣的人才能更快適應數位轉型的需求。 ❤️範例: 情境:應徵一份需要數據分析的職位。 優勢:擁有基本的 Python 或 R 語言知識,使你在眾多候選人中脫穎而出。 ❤️4. 促進團隊合作 具備基礎程式能力的員工可以更有效地與技術團隊溝通。理解基本的程式概念,有助於非技術背景的員工與開發人員之間建立更好的合作關係。 ❤️範例: 情境:參與一個跨部門專案。 優勢:能夠理解開發人員的需求和限制,提高專案執行效率。 ❤️5. 適應未來趨勢 隨著人工智慧和自動化技術的興起,未來職場對於具備程式能力的人才需求將持續增加。掌握基礎程式設計將使你在未來的職場變化中保持競爭力。 ❤️範例: 情境:公司推行新技術或工具。 優勢:具備程式能力使你能快速學習並適應新環境。 ❤️結語 總結來說,程式語言入門不僅是學習一種技能,更是一種思維方式。透過掌握基礎知識和實踐經驗,你將能夠解決實際問題,並在職場中獲得更大的競爭優勢。希望本文提供的資訊能幫助你在學習程式的旅程中取得成功,開啟新的職業機會! 掌握基礎程式入門不僅是提升技能的起點,更是開啟新職業機會的關鍵。透過學習程式設計,你不僅能提高工作效率,還能增強職場競爭力,甚至在未來科技變革中保持領先地位。希望這篇文章提供的資訊能幫助你在程式學習之路上取得成功,為你的職涯發展奠定堅實基礎。
知識貓星球・超級辦公室達人

為什麼IBM頻繁輪調、員工技能卻能快速到位?全靠「一張Excel表」掌握技能樹

你們公司會職務輪調嗎?在台灣IBM,有人一年換3個部門、有人3年換5個職務,「內部輪調」是他們的工作日常。面對市場快速變化,工作輪調是企業應戰的必要手段,例如當使用者體驗興起時,設計部門便因應而生;當雲端與AI成為趨勢時,人員也須立刻到位。不過,企業要如何確保員工技能以便快速調度?IBM全靠一張Excel表。 文/李佳樺、劉鳳珍 由Cheers授權轉載 有「經驗」代表有「技能」嗎?僅憑過去結果判斷未來人才發展,在快速變動的市場更容易失準,IBM如何用一張Excel表,攤開員工的技能圖? 面對市場快速的變化,職務輪調已成企業保命應戰的必要管理手段。 「我曾經一年就換了3個部門。」台灣IBM諮詢合夥人暨業務轉型服務群負責人高愈惠分享自己的經歷。另一位諮詢顧問協理曾華彥則在短短3年間,轉換了5個職務。 台灣IBM的同仁,對頻繁地職務調動早習以為常。 顧問業的生意以客戶專案為核心,哪個產業有商機,組織就立刻對應調整,例如當使用者體驗興起時,設計部門便因應而生;當雲端與AI成為未來趨勢時,人員的調度也須立刻到位。 但面對客戶需求又快又急,企業要如何確保員工技能的「存量」足夠,以便能夠快速調度? 一張Excel表拆解顧問技能 IBM的做法是將每個職位所需技能,逐一定義,並發展出以技能為單位(Skills-based)的組織架構。 以顧問職務為例,上面密密麻麻列出顧問部門近百種職位(Job Role)、上千項職位專長(Specialty)與相應的技能組合(Skills set),清楚定義。此外,不同技能的含金量(Premium Type)也一清二楚。這份表單含會隨著市場、專案變化,定期更新。 以表中專案經理的職位為例子,同職位(Job Role)可以拆分出不同的專長(Specialty)。例如有人的專精是微軟系統、有人專精SAP的ERP系統。這兩位專案經理,會有共通的技能如溝通、談判等,也會有各自有別的技能強項。 在美國、歐洲、中國等員工數更多、規模更大的地區,顧問敘薪會參考專長的「成熟度分級」作為判斷指標之一,同樣職等不一定領一樣的薪水。 透過這一張定義清楚的表單,每位員工所具備的技能,無所遁形。企業一旦要調度人員、儲備人才、指派培訓,都有清楚依據,也相對可以減少員工對主管「主觀好惡」的臆測。 例如,如果A部門最近案量少,主管可以指派同仁去學習新興的產品技能;員工如果想轉調業務,則可以在了解業務需要哪些技能下,先在專案經理的職務上,參與公司培訓,取得所需的認證,不用立刻與公司分道揚鑣。 這套系統也有利於促進員工自我賦能,而不是公司開一大堆課,到頭來卻被員工覺得強迫學習。 聚焦技前瞻性,不僅憑績效表現選才 IBM會定期公布公司看重的市場稀缺技能,並透過舉辦競賽、活動,鼓勵員工學習,學習成果也與績效評估連結,每位員工一年至少要達成40小時的學習時數。高愈惠是忙碌的高階主管,2024年8月底就已經達108小時,而且像她一樣超標的同仁不在少數。 在IBM的學習平台上,透過徽章(badge)認證每一個人的學習、成長紀錄。台灣IBM諮詢金融產業顧問協理鄒淑芳曾被主管指派,一項預算規模超過她職級可以處理的專案,她為此而去上資深PM都會想拿的「Experienced PM Badge」課程,學習專案管理方法論,但並非上完課就能獲得這項獎章,還有其他嚴苛的條件。 鄒淑芳花了6年累積專案、導師經驗,最後獲得這項獎章才晉升到下一個職等,「這是我拿過最印象深刻的 Badge(獎章)。」鄒淑芳興奮的說。 IBM對技能重視的嚴謹度,從一件小事可以看出。 大部分企業多認為,只要是主管就「應該」會面試,自己去篩出適任人選,但IBM的主管必須先通過內部訓練考核,取得面試獎章後,才有資格上陣。 「這是IBM正在推動skills as currency(技能即貨幣)的概念, 」台灣IBM人資長邱纓琇說,當技能與績效、升遷串連,學習技能的價值也跟著提高,進而改變整個公司選材的思維。 邱纓琇說:「過去選人的做法,可能是印象中這個員工績效表現好就升他。在IBM,主管要思考公司未來要發展的核心技能是哪些?我如何投資擁有這些技能的人才讓他們一直留在公司?」 換言之,如果以前主管拔擢人才的標準是放在對「人」的主觀評價上,看的是他的過去,往往會疏忽了未來所需技能的重要性。尤其在人才稀缺的今天,聚焦「技能」的專業度高低、市場前瞻性,才是有機會把人才效能變大的睿智做法。 IBM也鼓勵員工攤開自己的職務「蜂巢圖」,讓員工面對下一個晉升職位,有更清晰的成長方向,同時配合課程推薦,儲備未來技能。下圖便是高愈惠和下屬分享自己的蜂巢圖。 透過技能為核心的管理模式,過往學歷、資歷的重要性也開始降低。IBM全球有20%的員工沒有大學學歷,就是憑藉技能說話。在2024年兩千大企業人資長的調查,也呼應此一趨勢 —學歷重要性下降,專業技能開始上升。 你的技能存量足夠面對未來變化嗎?你的團隊當前的技能存摺,足以面對產業變化嗎?加速發展技能,將是人才管理最重要的課題。 (原文標題:IBM全球20%員工沒大學學歷!他們用「一張表」看出員工技能強項) 推薦閱讀: 當專業技能遇上生成式AI,你會因此變更強、還是被取代?一圖看懂你與AI的距離 2025年「數據/資料工程師」12個必備技能、推薦職缺、證照進修 【上篇】2025台灣人才技能落差總體檢:「技能」已取代缺人成企業最大痛 【下篇】2025台灣人才技能落差總體檢:逾三分之一工作人正偷偷用GAI 「商業知識百科」隆重推出:近100個商業詞庫,免費全公開使用!全台最完整X各專家審閱
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