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資料彙整

指將分散、雜亂的資訊系統化、分類並整合成有條理的內容,方便後續分析與決策。此技能能提升工作效率,減少錯誤,讓團隊溝通更順暢,也有助於管理層快速掌握重點,做出正確判斷。在數據量日益龐大的職場環境中,能有效整理並呈現資訊,成為不可或缺的能力。

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資料庫與資料結構處理認證是關於如何有效地管理和組織數據的認證。學習者將學習設計和實現關鍵的資料庫技術,如關係型數據庫,以及資料結構處理技術,如排序、搜索和哈希表等。 資料庫與資料結構處理認證評估專業人士在資料庫和資料結構處理方面的能力和專業知識。通過這項證照的專業人士通常具備設計、實施和管理資料庫系統以及處理各種資料結構的能力,以支援組織的數據管理需求。
TIPCI臺灣國際專業認證學會
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大數據資料庫目前全世界是趨勢的發展!生活上很多事情可以用大數據資料庫來活用解決許多問題,大數據應用不僅僅統計學的範疇更多數學層面來運算。 統計學是擁有一個簡單且容易使用的計算編輯介面,讓一般使用者可以用很簡單的統計計算方式,在瀏覽器上輕鬆地完成複雜的演算撰寫。整合運算思維的統計學應用以及認證考照。
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「HR人資數據分析」從步驟、使用工具到10種分析面向一次懂

文:先行智庫 原文標題:什麼是HR人資數據分析?要分析什麼?從步驟、使用工具到10種數據分析面向,本文一次告訴你! 隨著數據分析技術的成熟,以及入門門檻逐漸降低,各行各業逐漸在思考如何應用數據分析,為工作帶來全新的價值,或者是提高決策品質,甚至是創造新商業機會。身為人資夥伴,我們也可以思考手上擁有的數據,例如:出缺勤數據、績效考核數據、調薪紀錄、職務異動紀錄、員工投入度、訓練課程滿意度調查、加班紀錄等,可以如何分析?該設立哪些管理指標?能用何種圖表呈現?怎麼打造員工數據戰情室?要做到什麼樣的程度才可以?使用什麼樣的工具比較合適?在今天這篇文章,我都會幫大家詳細解答。 目錄 HR人資數據分析簡介1.1 人力資源近年發展趨勢1.2 HR人資數據分析是什麼?1.3 為什麼要做HR人資數據分析? 如何做HR人資數據分析?2.1 HR人資數據能分析什麼?2.2 有哪些數據可以做HR人資數據分析?2.3 該使用何種工具比較好?Excel還是Power BI?2.4 做HR人資數據分析的6個步驟 HR人資數據分析關鍵議題3.1 招募數據分析3.2 訓練數據分析3.3 員額數據分析3.4 離職數據分析3.5 績效數據分析3.6 證照數據分析3.7 差勤數據分析3.8 薪酬數據分析3.9 人格數據分析3.10 接班人數據分析 落實人資數據分析4.1 Power BI人資戰情儀表版4.2 實踐人資數據分析可能遭遇的難題 1. HR人資數據分析簡介 1.1  人力資源近年發展趨勢 近期人力資源發展趨勢,可以概分為三個階段。 第一階段,人資主要處理勞檢、出缺勤統計、勞健保與團保、調薪與晉升公告等庶務型工作。第二階段,人資開始成為企業的策略合作夥伴,例如:規劃具備競爭力的薪資福利、根據業務發展方向擬定訓練架構、制定能鼓勵員工的績效考核辦法、優化整體招募流程以提升企業形象。第三階段,人資走向數據驅動,例如:量化個渠道的招募招募成本、量化每個部門的缺口狀況與人力結構、從課後滿意度評分問卷找出辦課重點、善用人格測評分析結果將人才擺在適當位置。 這三個階段並不是互相取代 ,而是同時並進的。換句話說,HR不僅僅要具備運營能力,在大數據時代,也必須要有數據驅動決策的技能。人力資源在過往會被認為是以人為本的行政相關工作,但在科技進步的趨勢下,也開始要涉及數字化管理。 手把手帶你掌握E化 x 數據 x AI【數位人資管理師】 >> 1.2 HR人資數據分析是什麼? HR人資數據分析,就是運用數位工具,將與人力資源相關的數據進行分析,從中獲取洞察的過程。在這段過程,不論你是使用何種工具,如:Excel、Power BI、Tableau等都是可以的。當然也不限最終的呈現形式,如:PPT、Word、Excel、儀表板。只要HR的工作中有涉及到數字,這段過程廣義來說,就能算是HR人資數據分析了。 其實這並不是一件非常遙遠或很困難的事情,因為HR平常在做的報表或報告,基本上都會做到與數字相關的統計和分析,例如:培訓的滿意度、加班時數、敬業度調查、招募人數統計、職務異動統計等。只是在於這些統計和分析的結果,是否對於決策有正向助益。 1.3 為什麼要做HR人資數據分析? 做HR人資數據分析,最主要的目的是「做出更好的決策」,讓下決策不再憑經驗或憑感覺。例如:要去哪裡找到合適的人才?招募預算應該要如何更有效配置?招募團隊與招募工作應如何調整?我們可以透過分析「履歷收件的有效性」,做為決策的參考依據。 透過HR人資數據分析,能讓我們知道要前往的方向,與評估所需投入的資源與時間,避免將本就有限的資源,投入到代價高且多餘的項目,讓我們將精力更集中在能提升效率的工作。還能夠提高論點的說服力,也能更有底氣的協調跨部門支援。更重要的是,我們可以用數字,來衡量HR的績效表現,讓老闆可以更清楚的知道HR貢獻的價值。 2. 如何做HR人資數據分析? 2.1 HR人資數據能分析什麼? 我們可以從人資工作的流程,選、用、育、晉、留,這幾個面向先思考想解決的問題有哪些?想要知道的訊息有什麼?接著再進一步思考,要解決這些問題,需要分析哪些數據?或者是用什麼樣的數據做佐證。 例如:在招募的部份,我們就會想知道哪個招募管道效益最好?招聘預算該如何配置?在訓練的部份,老闆就會想知道辦訓練課程是否值得?如果值得,又該辦哪些的訓練對於實現業務增長是有正向助益? 2.2 有哪些數據可以做HR人資數據分析? 我們可以將數據先分成2大類,一類是HR相關的數據,另一類是非HR相關的數據。 HRIS系統、PMS系統、LMS系統、招募管理系統、證照管理系統等能倒出來的數據,都屬於HR相關的數據,例如:員工基本資料、加班時數統計、面試邀約紀錄、薪資實發清冊、獎金名冊、職務異動、晉升紀錄、敬業度調查、教育訓練滿意度調查、證照到期統計、績效分數明細表等。非HR相關的數據,像是財務數據、進出貨數據、庫存數據、不良品統計數據等。我們可以將HR數據與非HR數據做結合,這樣就能更清楚後端人力資源與前端工作的關聯性。 2.3 該使用何種工具比較好?Excel還是Power BI? 不論用什麼樣的工具,都可以用來做數據分析,沒有哪一種最好,只有哪一種最適合你,這兩種工具的使用情境是不太一樣的。如果你只是要做出一兩張圖表,而且還要將圖表貼到簡報上,Excel會比Power BI來的更容易操作。但如果你製圖的頻率很高,需要一次展示多張圖表,希望將多樣的人力資源數據都整合在一起,那Power BI會是比較適合的。簡言之,如果只是單點式的做分析,Excel就足以,如果需要做全面的整合,Power BI會是更好的選擇。 2.4 做HR人資數據分析的6個步驟 做人資數據分析有6個步驟,千萬別一下子掉入工具的選擇,我們必須依照這幾個步驟,一步一步踏穩,才能讓數據發揮它的價值。這6個步驟分別是:問題思考、資料彙整、資料清理、資料視覺化、數據洞察探索、展示報告與共享。 3. HR人資數據分析關鍵議題 你可以設計一套完整的、有系統的HR人資數據分析框架。你也可以針對招募、訓練、員額、離職、績效、證照、差勤、薪酬、人格、接班人等議題,單獨做數據分析。接下來我會針對常見的這幾個議題,做詳細介紹。 3.1 招募數據分析 大招募時代來臨,許多企業都面臨缺工與招募不到人才的問題。在招募工作中,你可以分析:要去哪裡找人?怎麼縮短人才招募時間?如何用最少成本,招募到最好的人? 要回答上述問題,我們可以從許多招募指標和數據中,找到合適的線索。還可以將這些指標建立成招募戰情儀表板,把所有的指標圖表攤在同一張儀表板上,用更宏觀的視野來看公司的招募狀況。透過客觀的數據分析,將能夠給我們足夠的決策參考情報。但如果你要做招募數據分析,就需要有招募相關的數據才行,例如:開缺報表、面試紀錄表、Offer Delivery的紀錄表。 有了情報之後,我們也可以從每一個招募工作環節,仔細檢視還能如何改善,藉由優化招募流程,解決招募工作面臨的問題,或者是採取一些創新的作法。 3.2 訓練數據分析 科技進步速度飛快,加上近期景氣低迷的因素,許多企業都意識到投資員工教育訓練的重要性。在教育訓練工作中,你可以分析:要辦什麼樣的訓練才能夠對應到公司業務發展所需?要花多少錢在教育訓練才合理?舉辦的教育訓練有沒有效? 教育訓練是一個相對比較難用數據衡量的議題,通常都只會想到分析課後回饋問卷。但如果心有餘力,也可以去蒐集前端部門有的數據,例如業務部門就有業績數據、生產線就會有不良品或停機相關的數據。接著就能夠將後端的HR數據,與前端的數據串聯做分析,以了解訓練課程的投資,對於工作成效是否有直接的助益。 3.3 員額數據分析 隨著組織不斷擴大,如何用有限的人力配置,發揮最大的價值,是做員額數據分析最重要的目的。在員額headcount的部份,你可以分析:公司員工人數和營業收入是否成正比?人力的組成結構是否健康?面對組織未來的策略發展,公司的人力配置要做哪些調整?預算數與實際員額數是否有明顯的差距? 3.4 離職數據分析 員工離職,我們除了做離職面談,其實還可以做數據分析。你可以分析:關鍵人才人才離職率、員工離職的原因統計、員工離職所產生的成本、造成員工離職的主要因素。而這些分析結果,你也可以用一些比較特殊的圖表,更精準傳遞你想訴說的訊息。 3.5 績效數據分析 人資部每年都會收到各部門主管針對部門員工做績效考核分數的數據,如果這些數據只是用來記錄就有點可惜了,我們可以將這些數字更進一步做分析,用來激發員工潛能、找出潛力人才。你可以分析:每位員工歷年來的績效趨勢、連續若干年績效表顯都很亮眼的員工、與員工績效有正相關的因素是什麼、績效與調薪之間的關係。 3.6 證照數據分析 各行業因為法規或業務發展的關係,需要考取證照。如金融業就會有壽險、證券、期貨等證照;科技製造業就會有化學品、堆高機、急救人員、工安、衛生管理等。資訊業可能就會有各原廠的認證考試。在證照的部份,你可以分析:即將到期的證照張數、證照張數的服務能量是否能滿足業務需求、每人已過期或到期的證照張數。 3.7 差勤數據分析 同仁的請假與加班狀況,會影響到員工的身心健康與工作成效。請假與加班的數據,一般都是用來通知當事人,或者是當事人的主管。但除了通知用途外,這些數據你還可以用來分析:各部門平均加班時數、哪些部門或哪些員工有異常加班的狀況、加班費的支出是否可以再降低、有哪些員工年底到了但特休使用率還未達80%。 3.8 薪酬數據分析 近期科技業大裁員的消息,讓我們意識到人事費用,對於企業而言是一筆不小的開支,需要審慎的發放與運用。該如何提高人事成本的韌性?在景氣大好時能大舉徵才?在景氣不好時又能夠有效控管人事成本?做薪酬數據分析,是首要任務。在薪酬這塊,你可以分析:公司與同業的薪資水準、人均營收與人均成本、薪資結構的合理性、薪資級距、是否逐年調薪、薪資發放的公平性。 3.9 人格數據分析 如果企業有做人格測評,通常每人都會收到一份數字化報告。但如果分開單獨看一個人的測評結果,不容易了解團隊整體的樣貌,因此我們可以將每一位員工在測評中的數據彙整後,做交叉比對,藉此分析:主管與非主管的人格特質差異、離職與在職員工的人格特質差異、各部門的人格特質是否符合業務需求。從中可以了解什麼樣的人適合擔任主管?什麼樣的人離職風險更高?團隊的組成是否有需要再調整? 3.10 接班人數據分析 許多企業在現在都面臨的接班問題,但挑選接班人除了依照主觀判斷,還要拿出客觀數據,才能夠讓接班人的挑選更具有說服力。最常見的一種方式就是人才九宮格,可以藉由績效分數和潛力分數進行判斷,找出超級明星或潛力明星。(參考文章:如何運用Power BI找出企業接班人?)當然你也可以分析每一位接班人:過往執行的重大專案數、近年績效表現、年資與年齡。 4. 落實人資數據分析 4.1 Power BI人資戰情儀表板 在做HR人資數據分析時,你可能會針對許多的管理指標,繪製出視覺化的圖表。就算準備的再周全,一樣有很高的機率,會被問到你準備資料以外的問題。而且從你取得數據,經過加工,再送到報表閱讀者手中,就已經不是即時的資料了。再加上不同的閱讀者,看報表的角度也都不盡相同,如果要針對每一個閱讀者的習慣與喜好,個別製作報表,是相當耗時耗力的工作。為了讓HR數據分析能更全面涵蓋老闆會問的問題、為了讓數據能更即時的傳到老闆手中、為了讓數據能用自助式的方式讓報表閱讀者自行篩選調整格式,我們可以透過Power BI做HR人資數據分析。請參考以下範範本: 4.2 實踐人資數據分析可能遭遇的難題 要落實人資數據分析,並不是短時間就能完成的事情,可能還會遇到許多挑戰等待你克服。最可能遇到的就是數據蒐集難題,像是缺乏重要的數據,該如何布局蒐集數據的管線與流程。也可能會遇到溝通的挑戰,像是如何讓用人單位意識到,人力資源的數據報告有利於業務增長。還可能會遇到資料整合難題,例如資料散落在各方,缺乏整合管道,如何有效率的彙整。這些問題都不是短期內就能輕鬆被解決的,但唯有這些難題被克服以後,才能夠落實人資數據分析。 了解更多Power Bi 相關的學習資源 >> 學更多【Power BI】,馬上報名 >> Power BI 資料視覺化 Power BI HR管理分析師【招募數據視覺化】 Power BI 資料清理與建模 Power BI DAX函數運用 人資必備數據Know-how都在這裡> > 用Power BI 做視覺化數據分析,企業導入時會遇到六大階段 HR數位轉型怎麼做?以數據分析為驅動 從這15個數據指標,開始建立你的招募漏斗 你的招募數據報告,老闆看不懂? 因為你沒有「資料視覺化」 HR這樣做數據分析報告,老闆才想聽!
【104職場力】

從識人到用人:剖析性格特質,優化團隊組織配置

文/104人資學院 本文探討了企業在招募和管理人才過程中,如何透過剖析性格特質來優化團隊組織配置。僅僅依賴履歷和技能無法完全預測一位員工的適應性,性格特質乃是成功的關鍵。透過五大人格理論研發的性格量表,企業能夠深入了解求職者的情緒穩定性、合作性與創造力等,避免因性格不合而造成的離職風險。針對員工特質的精準配對,幫助主管制定適合的管理策略,促進團隊合作與穩定性。最終,透過科學的性格洞察,企業可提升選才準確度,打造高效團隊。 本文導覽 性格特質:選對人的關鍵依據 用人選才:從單一特質到性格組合 帶人管理:讓性格成為「用才依據」 性格X職務配對:提升久任與績效 實際應用:從團隊默契到領導選育 讓104測評中心成為選才用才的智囊 在招募與管理人才的過程中,常見一種情況是:履歷看起來完美、技能符合需求,但進入團隊後卻發現適應不良、溝通卡關,甚至短期內離職。這些問題往往不是能力不足,而是「性格不合適」。企業若能在選才階段就洞察性格特質,不僅能預測穩定度,更能提升整體團隊效能。 104人資學院資深專任顧問李冠輝在「精準選才×有效帶人:探索性格特質,打造高效團隊」的講座中指出,現代用人不能只看冰山上的專業技能,還要深入冰山下的性格特質與動機,才能找到「合得來、留得住、帶得動」的團隊成員。 性格特質:選對人的關鍵依據 我們過去常說「選才看能力、用才靠管理」,但李顧問提醒,性格才是決定這個人能否發揮所長的潛在條件。即使具備相同能力與背景,不同性格的人,在壓力下的表現、團隊互動、學習意願、接受回饋的方式都可能大相逕庭。 以五大人格理論(Big Five)為基礎,104測評中心設計的「性格量表」涵蓋情緒穩定性、親和樂群性、勤勉謹慎性、外向實踐性與經驗開放性等五大面向,細分為27項行為指標。例如: 抗壓性與情緒調適:預測應徵者面對壓力時的穩定度。 合作性與社交性:評估其團隊協作的潛能。 謹慎性與堅毅性:反映執行任務的細緻度與持久度。 企圖心與表現性:洞察其主動性與成果導向程度。 創造力與思辨性:判斷其應變能力與創新潛力。 透過短短15分鐘的測驗,就能掌握個人性格在各面向的相對位置,有效避免只看履歷或面談時留下的表面印象。 用人選才:從單一特質到性格組合 用對人,比用強的人更重要。李顧問強調,選才時不能只單點看「這個人有沒有責任感」,而是要思考多種性格的組合。例如: 企圖心高但堅毅性低:可能容易放棄、不穩定。 影響性高但同理心低:可能擅長說服卻易忽略他人感受,造成團隊摩擦。 合作性高但創造力低:或許適合穩定執行型的職位,但不利於創新任務。 這些組合的解讀,不僅有助於選才,也能幫助主管安排任務與溝通策略。104測評中心的報表設計,除了呈現各項性格指標的高低位置,也會提示可能的互補或風險組合,幫助HR與主管做出更立體的判斷。 帶人管理:讓性格成為「用才依據」 主管常面臨一個難題:部屬能力不錯,卻總是與他人發生摩擦、無法主動溝通,或無法承受壓力。這時若沒有性格上的理解,容易將問題簡化為「態度不好」,甚至錯失培育的可能性。 透過性格測評,主管能夠: 找到適合每位成員的工作風格與溝通方式。 避免高潛力人才因誤解而流失。 在帶領團隊時,運用差異性打造互補結構,而非一味追求同質化。 舉例來說,一位企圖心強但抗壓性低的新人,若在初期就安排大量獨立挑戰任務,可能會因壓力導致挫敗感,反而打擊信心。但若安排一位謹慎且穩定的資深同事進行協作,不但能保留其主動性,還能給予情緒支持,降低離職風險。 性格X職務配對:提升久任與績效 104測評中心根據多年大數據建立了「穩定任職模型」,能協助企業預測候選人是否具備長期穩定任職的性格特質。這在高流動率如客服、零售、行政助理等職位中尤其關鍵。 例如,具備「守成性」、「知足性」、「順應性」、「責任感」的員工,在偏重執行面、變動低的職務中通常更能久任、累積經驗、發揮穩定價值。相反地,若員工較具備「創意」與「冒險」特質,卻安排單調例行的工作給他,反而容易出現不穩定、不滿足的情緒,導致高離職率。因此,正確的性格與職務匹配,不只是找對人,更是留住人的重要關鍵。 實際應用:從團隊默契到領導選育 除了選才與用才,性格測評也能幫助組織理解整體團隊的運作模式。例如: 團隊是否過度集中在某一性格面向(如保守、低冒險),導致創新停滯? 是否缺乏情緒穩定與表現導向的中堅人才,造成執行落差? 團隊成員彼此的合作性、順從性、社交性差異大,導致溝通不良? 透過性格分析,企業能建立屬於自己的「團隊性格常模」,日後無論新招進來的是業務、行銷、PM或主管,都能更準確地評估其與現有文化的融合度。 讓104測評中心成為選才用才的智囊 人才不是用看的就能了解,也不是靠面談就能摸清。若你希望: 增加選才準確度,避免誤判與流失 協助主管理解團隊,提升帶人效率 建立符合企業文化與需求的性格選才標準 歡迎與【104測評中心】聯繫,從性格洞察出發,打造高效協作的團隊生態。讓我們一起讓「人」與「位置」的配對,不再靠運氣,而是靠科學。 >> 延伸閱讀:章魚、劍魚、海豚,你是哪一種?五大人格×海洋角色,秒懂人才性格職場力! 👉立即洽詢測評應用
【104職場力】・人才招募

如何提高工作效率?4關鍵因素解析:一心二用對生產力有負面效果

如何在有限的時間內完成更多高價值的任務?專家強調,關鍵在於處理對的事情、時間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無止境的任務獲取價值,生產力將能大幅提高。本文為《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選,以實證數據揭示提高效率的秘訣。 文/馬克‧曹–桑德斯 本文目錄(點擊可快速前往) 想完成更多任務,要先做對的選擇什麼是「帕金森定律」?懂運用就能多產出「箱型時間」幫你判斷能否在時限內完成「一心二用」對生產力有負面效果有意識地使用你的「零碎時間」接受「無底洞」知識工作沒有明確的盡頭 現在不流行講生產力了。近來,這個概念已被染上負面色彩,令人聯想到過度干涉的管理方式、沒完沒了的工作、對工作生活平衡和心理健康的忽視。但我仍然能夠很有把握地提出,「提高績效」依舊是重要、值得推崇的工作和生活態度,而箱型時間幫助我們辦到這點。 想完成更多任務,要先做對的選擇 如杜拉克(Drucker)所說,想要完成更多的事情,最重要的是把注意力放在對的事情上。想要把注意力放在對的事情上,就要取捨和培養這麼做的心態,不覺得疲憊、不分心,也不覺得那是苦差事。這樣一來,我們將更專注在想要和需要完成的事。如果缺乏計畫,漫不經心地過日子,我們的注意力就會被很多不重要的事給分散。 箱型時間能幫助我們完成大多數的任務,我們可以利用時間箱輕鬆辨識出哪些是需要優先處理的緊急任務。至於非緊急任務,例如學習,也可以利用時間箱指定適合的時段,這樣才不會一延再延。我們也比較有可能在尚有精力處理的時候,正面迎戰經常被有意無意避開的困難任務。至於那些看起來小到不必規劃的單一任務,則可以集合起來,等待一個時間一起處理。最後,那些沒有用處、適得其反的任務,由於不會出現在行事曆上,我們看不到,自然沒有理由去做。 我們試著來量化那些好處。若一個任務的價值可以分成1到10分;假設,當你只是見招拆招,任務平均價值為6分;再假設,當你事先訂出該做的事,任務平均價值為8分,那樣價值就提高了33%。要是我們假設80/20法則適用於知識工作,那麼提升的幅度更大。少數關鍵任務就能貢獻大部分的生產力。 什麼是「帕金森定律」?懂運用就能多產出 有句老話只要顛倒過來,就能提高生產力。雖然很多人愛拿帕金森定律開玩笑,但這條廣受認可的定律告訴我們「工作會不斷膨脹,直到填滿可用的完工時間」。如果你有30分鐘可以整理房間,你就會花30分鐘整理房間;但是如果你有60分鐘,你就會花60分鐘。帕金森定律所說的時間損失,其實和拖延有極大的關係。而箱型時間就是把握這句話的相反面:把工作壓縮到符合排定的完工時間,用比較小的時間箱,來完成相同的工作,聽起來是否很划算。 這個概念有科學研究的支持。在一項研究中,參加實驗的大學生被要求判讀4組照片。其中一隊大學生在實驗開始前被告知第4組照片取消了,但是他們使用的時間,與維持看4組照片的其他隊沒兩樣。判讀3組照片的學生依舊用完可用的時間:「只要預期下一項任務被取消或臨時多出時間,可以在手邊工作東摸摸、西摸摸,會使人大幅降低效率,付出高昂的代價。」許多研究都觀察到相同的結果。 在另外一項實驗中,受試者隨機分配到5或15分鐘,用來完成一模一樣的任務。分配到15分鐘的人,依舊以長出許多的時間完成任務。第3項研究指出,影響期末考分數的因素,有超過1/3歸咎於拖延。 「帕金森定律」運用起來當然也有限度,你是可以規定自己要在1小時內,從零開始寫出1萬字的報告,但不可能辦到。箱型時間沒那麼神奇,前面所提的研究大多是說,你可以節省1/4到一半時間。但也有研究指出,時間減少導致品質下降。2014年,有一項比較近期的研究證實了這點:「有時間壓力的學生,比沒有時間壓力的學生,平均分數低了3分。」 不管是把截止時間定遠一點以減少壓力,還是只要做到一定程度就好,聽起來都很有道理。如果單是懂得運用帕金森定律,就能多擠出1/3的產出,何樂而不為? 「箱型時間」幫你判斷能否在時限內完成 箱型時間可以把大型任務拆成方便估算和管理的小型任務,也就是說這套方法能夠幫助你看清楚龐大計畫裡的各種要素。這類大計畫包括:搬家、推出新產品、籌辦生日派對等。 它可幫助你判斷能否在可用時間內完成,還是你需要另做安排。它也幫助你確認,在時間充裕的情形下,被拆解的小任務是否都能在時限內完成。 「一心二用」對生產力有負面效果 我們在第4章提過一心二用會引起某些負面情緒,然而一心二用也對生產力造成負面效果。 其實,不太會有人真的一面寫報告、一面聊天、一面查閱消費支出、一面簡報,現代人的一心二用,多半發生在分心回應訊息通知,有了通訊軟體(如微軟Teams、Slack、電子郵件)和硬體設備(如筆電、平板電腦、智慧型手機、智慧型手錶),每天都有數不清的通知,導致我們老想查看誰傳來什麼訊息,影響到工作。 一心專用通常能幫我們完成更多事,一心二用或情境切換則會使效率降低:有一份2001年的論文指出,一心二用和情境切換會耗損40%的商業生產時間。一心二用在某些情境非常危險,像是一面開車一面傳簡訊。在美國,每年有超過3千件死亡車禍,原因就是開車不專心。而且有一些認知負荷很高(例如教孩子代數或審閱法律文件)和恢復速度遲緩的事,特別不能被干擾或是一心二用。確實有極少數的任務可以同時進行,後續會在第18章討論。但是就絕大多數的情況而言,箱型時間完全排除一心二用的可能,完整呈現一次做一件事的強大力量。 有意識地使用你的「零碎時間」 我們每天都有許多的零碎時間,像是等候公車、通勤時間、在咖啡廳等人以及會議提早結束或被取消時。大部分的人會把這些時間拿來直接滑手機,是的,看手機已是現代人最直覺化的行為,每天會花超過兩小時的時間,在手機上瀏覽社群媒體。 我們不停滑著手機,很多時候甚至未從中感受到快樂,那不是娛樂,而是上癮。零碎時間被吃掉,享受好處的不是我們,而是大型科技公司。我們失去的每一分鐘,累積成一個又一個小時,甚至更多時間。試想,假如我們能運用零碎時間去做更有價值的事,該有多好。採用箱型時間,並且有意識地使用這些零碎時間,你的一天也許能多一小時有生產力的活動時間。 接受「無底洞」知識工作沒有明確的盡頭 知識工作沒有明確的盡頭。有生產力專家建議,針對這個狀況,最好的做法是接受它和不要在意它。最常見的例子就是電子郵件:當你收到很多電子郵件,一一回覆後,就會收到更多的回信……永無止境。 這麼說並不完全正確。雖然,真的不會有最後一封電子郵件(從這角度看真的沒有止境),但是電子郵件的確替我們傳遞許多有用的資訊。雖然寄出郵件之後,收件匣的信件會變多,但是在那一陣子的電子郵件往來,到了某個時間,你的計劃終將完成,也許是生意談好了,也許是團隊成員比之前更有參與感。你當然需要管理自己的收件匣,不能讓它影響你的情緒或妨礙其他該完成的事,後續將在第11章說明如何防範。 如果能夠考量到所有相關聯的因素,包括處理對的事情、時間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無止境的任務獲取價值,生產力將能大幅提高。有個有趣現象,就是一個正在節食,懂得計算和控制熱量攝取的人,會比沒有在計算的人多減掉一倍的體重。用數字估算效益或許過於單純,但是如我在2018年發表的文章所說,箱型時間若運用得當,至少能提高一倍的生產力。 節錄自:三采文化《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》/馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著 推薦閱讀: 新年目標怎麼訂?如何規劃並執行個人年度目標?ChatGPT指令快速搞定 提升工作效率5大步驟!學會高效管理時間,先找到「行動力開關」 工作永遠做不完,沒時間做重要的事?想突破需要有意識的4個認知
【104職場力】・時間管理

從「難搞的低績效員工」到可管理的績效課題—HR 必備的診斷與處理策略

文/黃愛 Lilian Huang 104人資學院 資深專任顧問 績效其實等於「能力 × 意願」,處理低績效的第一步是釐清到底是哪一端出了問題。先檢視目標是否具挑戰性又可達成,避免因訂錯目標誤判員工;若是能力不足,可透過訓練、SOP或職務調整來支持;若是意願不足,則需透過面談釐清動機,並檢視主管互動與組織文化。管理者應以公平且具建設性的回饋促進進步,配合可量化的成長指標與定期檢視,將績效管理從零碎行為轉為制度、技能與文化並重的流程。 本文導覽 前言:績效 = 能力 × 意願(1) 先檢視目標是否合理(2) 區分能力問題與意願問題(3) 注意管理者回饋與認可的公平性(4) 強化進步導向的回饋機制將績效管理視為一門「藝術」與系統工程為什麼現在就要重視?需要協助把策略落地? 在許多公司裡,主管與老闆常抱怨:「這位員工績效太低,真難處理!」但在執行績效管理(績效管理、低績效員工、目標設定)時,我們常忽略一個簡單卻關鍵的出發點:績效 = 能力(ability) × 意願(willingness)。弄清楚是哪一端出了問題,才能有對症下藥的作法。 1. 先檢視目標是否合理 很多所謂的「低績效」,其實是目標訂錯了。目標應該既有挑戰性也要可達成—不是要求會騎腳踏車的人去開車。年度目標應考量外在情勢(通膨、競爭)與個人進步期待(經驗累積、勝任力提升),逐步提高,而不是一夕暴增。合理的目標設定是誤評低績效的第一道防線。 2. 區分能力問題與意願問題 能力不足時,檢視是否給予足夠訓練、SOP、範本與時間,或是否須調整到更適配的職務。意願問題則可能源自個人價值觀或外在環境(主管態度、文化認可)。透過面談與行為觀察釐清原因,才能決定是投入發展還是結束關係。 3. 注意管理者回饋與認可的公平性 績效文化會因主管反應而塑造成型。若主管只在「少數錯誤」時嚴厲批評,卻在「少數成功」時過度獎勵某些低基期人員,會讓持續穩健表現的優秀員工感到不公平,反而破壞動力。管理者應誠實回應每位員工的貢獻,兼顧進步肯定與長期表現獎勵。 4. 強化進步導向的回饋機制 對於努力但尚未到位的員工,除了給予資源與明確指導,還要及時肯定每一次的改善;對於一貫表現佳但偶有失誤者,也要以發展角度回饋,而非一味責難。建立可量化的成長指標與定期回顧,有助於讓員工看到自己的職涯軌跡。 將績效管理視為一門「藝術」與系統工程 優秀的績效管理結合制度(績效評估、目標管理)、技能(主管領導、回饋技巧)與文化(公平、透明)。HR 應主動學習管理典範、設計培訓課程,並可透過顧問協助與系統工具把流程標準化,降低人為偏差,提升決策品質。 為什麼現在就要重視? 有效的績效管理能提升員工生產力、降低流動成本並促進人才發展,是人才策略(人才發展、員工激勵)成功的關鍵。錯誤的處理方式不只傷害當事人,也會讓整體團隊出現「不敢優秀」或「只追求半成功」的扭曲行為。 需要協助把策略落地嗎? 104人資學院提供專業的績效管理顧問服務,包含目標設定流程設計、主管回饋訓練、績效制度建置及優化。若您想系統化改善績效管理、建立公平透明的評估機制,歡迎聯絡我們,讓專家協助您把「難處理的低績效」轉化為可管理、可成長的人才資產。 >> 索取【績效管理】難題解析影片 >> 立即諮詢 104【績效管理】顧問服務
【104職場力】・績效管理

運用「社會計量」實踐正向領導力,帶領團隊達成卓越績效!

文/ 八方整合社企 鄧慧文顧問 原文標題:當社會計量與正向領導力相遇  學者專家探索領導方式多年,領導非僅情感,需要解碼工具,而社會計量則是之一。社會計量由J. L. Moreno於1930年發展,科學測量人際關係,解決衝突、凝聚團隊、提升績效。常用技術如社會原子圖、光譜圖、相似圈等,引導團隊邁向正向領導目標。 追求績效是主管最重要的工作之一。多年來學者專家、企業組織嘗試以領導理論與科學驗證找到適合的領導方式,來促使團隊組織達成效能。領導不是感覺的產物,因為存有過去經驗的偏差(bias),領導像是抽象的密碼,必須透過工具解碼,而社會計量就是正向領導力的解碼工具。  何謂社會計量?  社會計量(Sociometry)是奧地利精神科醫師J. L. Moreno在1930年間發展出來的理論及技術,用以探索人際關係、人際選擇過程、與人際連結的社會測量科學,他在1946年說,社會計量是社會關係及人際關係量測的總稱。  社會計量可量測群體間所有的人際網絡與連結,也可以聚焦研究個人的網絡連結、團隊整體的人際網絡、或是不同團隊之間的網絡互動等。因此運用社會計量可以瞭解團隊中的個人、相互連結及團隊整體動力。社會計量技術已被證實在團隊中解決衝突、凝聚團隊、促進團隊績效的有效工具之一。  常用的社會計量技術  運用社會計量技術可評估團隊現況,並根據設定的介入目標,選擇適合的社會計量技術介入團隊、優化團隊動力、增進團隊工作效益,帶領團隊朝向正向領導力的目標前進。常用的社會計量技術:  (1) 社會原子圖   (2) 光譜圖   (3) 相似圈  (4) 優勢圈   (5) 區域型社會計量  (6) 地板評量  (7) 搭肩式社會計量  (8) 目標導向社會計量  以相似圈 (Circle of Similarities)為例:  相似圈又稱步入式社會計量(Step-in Sociometry),幫助團體成員以行動方式表達選擇,確認、並經驗自己與其他成員產生連結、漸次融入團體的感覺。相似圈幫助團體成員意識到彼此間的相似性,使隱藏的連結變得顯而易見,從而提高團體整體聯繫與凝聚力。  例如主題:多元融合  1. 向前跨入一步,問大家 ”有沒有誰和我一樣是社會新鮮人? 也請你們往前站一步”  2. 向前跨入一步,問大家 ”有沒有誰和我一樣進公司前就是公司產品的鐵粉? 也請你們往前站一步”  帶領者的引導:  階段一:根據介入目標提出明確的問題  階段二:引導成員以行動表達選擇、進行分享、邀請有相似經驗/觀點者步入…  階段三:邀請成員分享選擇(what)及原因(why)  階段四:帶領者視團體動力狀況,邀請未往前步入的成員分享其不同經驗或觀點等,創造不同觀點成員間的正向連結。  台灣科技島,國家重點發展產業在高科技與生技醫療產業,主力在培育大量理工STEM人才的養成,較注重數學,事實,數據,科學與邏輯,相對於領導、管理、情緒調適、人際連結能力與互動技巧較少著墨,關鍵的領導力與軟實力是企業組織急需強化的重點。  當社會計量與正向領導力相遇:正向領導力實踐於企業組織,從內到外三大結構聚焦主管覺察自身Intra狀態,善用個人與團隊優勢觀點,盤點目前Inter與團隊關係狀態,並以社會計量技術方法與團隊產生正向連結關係,成為A TEAM適時獎勵、激勵士氣達成團隊績效。  參考資料:  八方整合正向領導力-職場社會計量專案團隊  正向領導力–職場社會計量師2023專訓班講義  了解鄧慧文老師的相關課程及內訓>> 提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>> 成為人資市集Line好友獲得最新課程優惠及免費講座資訊>>
【104職場力】・績效管理

跳脫「解雇」陰影:善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長

績效改善計劃(Performance Improvement Plan, PIP)日益受到重視,成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而,如何在人情世故與企業需求間取得平衡,是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧,強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談,如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法,我們可以幫助員工克服問題並提升績效,同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果,使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:績效管理與技能提升計劃(PIP)- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度 關鍵字 PIP 員工績效輔導 績效管理 績效分析 績效面談 關懷面談 輔導面談 發展面談 本文目錄(點擊可快速前往) 前言:PIP,成為留才與助人成長利器 人才定義與PIP 績效管理循環與績效輔導回饋流程 啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』  總結  一、前言:PIP,成為留才與助人成長利器 在現今大缺工時代下,人才辨識與人才管理、留才機制與效能,,變成為企業人資與部門主管非常重要的議題,其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了! 績效管理的三大目的是:與組織目標連結、與激勵機制(升遷與獎金)連動、助人成長(發展、訓練、輔導),而主管如果透過良好的PIP(Performance Improvement Plan)技能,肯定能在「助人成長」的領域中,讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升,進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果! 又或者處理績效不佳的同仁員工,常常是主管心中「極度不想面對的痛點」,一方面擔心影響團隊績效與氣氛,另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等,都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題! 二、人才定義與PIP 許多主管在面對績效不佳員工時,常有以下疑慮:(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」?(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」?(3.) 值得積極培養,還是維持現狀?考慮替換?(4.) 上述這些疑慮,其實在定義前,都要先回到公司的「人才標準」,才是最客觀正確的。  一個完整的人才定義,至少要包含四個構面:(1.) 績效表現:能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願:是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力:是否具備滿足該職位所需的能力,包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力:是否具備「下一個職涯位置」的潛力。 再次提醒:在談 PIP 前,必須先釐清「人才」的定義,當員工在績效上出現落差時,主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」,而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」,哪裡不符合?所對應的管理措施為何? 104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站幫你搞定 > 三、績效管理循環與績效輔導回饋流程 績效管理循環的架構,整理如下圖(詳細可參考:卓越主管的關鍵四大管理) 2. 績效管理的目的(1.) 策略性:A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的:A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 (3.) 發展性的:A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展 3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標:要能承接組織策略的目標,也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則:如下圖 Simply & Specific  簡單、明確具體的要清楚說明,而不是一個概略性的Measurable   可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable  可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant  有關連的必須與工作表現的重點相關Timely  有時間限制的在限定的時間內完成 (3.) 過程管理與追蹤、面談:過程中,進行即時的績效評估與相關面談,持續正向回饋與指導,幫助達標並與其,與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒,在這個循環中,績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵,否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」!B. 因此,主管應在員工出現異常跡象時,就要及時啟動介入,也就是可以:- 透過日常回饋,正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生,則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談,可區分以下幾種類型:- 正向肯定面談:主管發現員工有績優事件發生,想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談:主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,以利表達對員工的重視,並了解真正原因,方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談:針對過程中或期末時,員工績效達成狀況不理想,或者行為態度欠佳者,推論是無意願或能力有問題時,啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談:針對績效考核後,辨識出的績優人才,進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒,上述幾種面談類型,都要聚焦『核心目的』,同時也要及時啟動,才能獲得最佳效益! 四、啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 1. 肯定要及時,員工會有持續好表現:主管發現員工有績優事件發生,就可啟動正向肯定面談,同時全程一定都是正向肯定,沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』!(1.) 建議主管可多練習正向語言,同時可採用『STAR紀錄與表達法』,進行對員工深層的肯定A. Situation:情況,該正面事蹟當時的情況B. Task:任務,該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action:行動,該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result:結果,該正向事蹟當時員工展現行為後之結果 2. 主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,其操作重點如下:(1.) 關心:主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後,針對所觀察的近況,真誠的關懷,引導其說明!(2.) 了解與分析:主管真誠傾聽與理解,同時針對導致意願下降的主因,給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵:主管在分析出主因後,找出方法,引導其重回積極動力,並多強正向鼓勵! 不知道從何開始嗎?報名【104 績效管理師】認證課程>> 五、啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時) 面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表,鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧,說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處),可善用STAR說法偕同擬定改善的方法,並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃,以及應改善的工作項目,並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵  本績效面談,是面談類型中,最正式的面談,也最需要有面談紀錄,以利必要時(例如啟動資遣),因應勞動事件法之舉證用,補充關鍵技巧要點如下:(1.) 建立信任:強調 PIP 的目的不是要淘汰,而是協助改善,回歸「助人的初心」,將有助於員工卸下防備,願意面對問題。(2.)數據為基礎:避免流於主觀,必須以績效分析結果為依據;行為態度改善的部分,也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽:必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言,讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達:過程中,都是正向語言,沒有負向語言,必要的時候也要展現同理心,例如「我理解你最近壓力很大」,減少對抗心。(5.) 問題探索:關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素(如家庭困難、心理壓力、技能不足)。 六、啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』 對於績優人才,主管在現今留才大時代下,更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向,包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等,讓這類人才在公司能因為看的到未來,而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。 展開步驟(詳細可參閱:創辦人、主管退休誰來接班?給HR的關鍵人才梯隊建立指南,以及用個人發展計畫(IDP)留下好人才(上)訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整 七、總結 在 PIP 中,第一步往往不是「談績效」,而是「談助人的初心」。 績效指標(成果)與職能(行為),是考核基本 考核能公平客觀合理,員工才會願意好表現 公平做出人才辨識與缺口分析,善用各類績效面談,真心誠意回饋與發展 主管的正向語言非常關鍵,請多練習與善用 平時記錄行為事例(優/待改善),及時回饋 善用人才九宮格,主管讓績優人才數增加 特別提醒,需要的時候,就要及時啟動,不要等到公司規定的績效面談時間! 正向用詞很重要,回歸助人成長的初衷! 最終,作者期許本文,能讓各HR 與主管們,針對績效管理與PIP方面,有所助益,成為留才、助人成長的助力,而不是單純的淘汰工具,也不再是「痛苦的代名詞」,而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。 超過7000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
【104職場力】・績效管理

好的報告不能缺少這項「關鍵要素」!工作報告兩大類別重點解析

一份好的工作報告能幫助你精準傳遞資訊,但許多人卻經常忽略關鍵要素「數字」。為什麼報告一定要用數字?究竟如何讓你的報告更具說服力?本文節錄自《解決問題快10倍的數字工作法》,解析工作報告的兩大類型,並分享讓報告更具說服力的數字思維! 文/盧泫兌 週五10:00A工廠的意外狀況報告雖然是臨時提交,但有些部分好像還可以再完善。我覺得已經做得很好了。這是緊急報告,能準確傳達當前情況就已經很有價值了。而且能在短時間內整理出意外規模和受損情況的數據,真的很不簡單。不過還是有些遺憾。如果能補充對狀況的持續監控及後續處理進展,報告就會更加完善。 只要有職場經驗的人,應該都深刻體會過報告的重要性。一份出色的報告能滿足所有需求,但拙劣的報告卻可能製造原本不存在的問題,甚至讓主管不安到坐立難安。為什麼報告這麼難做呢? 根據字典定義,報告是「向他人告知事情的結果或狀況」。雖然這個定義看似有些抽象,但只要將報告簡化為「向主管傳遞所有與工作相關的資訊」就容易理解了。甚至像是因病無法上班,向公司請假也是一種報告。 然而,報告的定義中缺少了一個關鍵要素,那就是「How to」,也就是「如何傳遞這些資訊的方式」。如果將「How to」納入考量,重新定義報告,可以歸納出以下的結論。 報告的定義 我們所知悉的報告我們應該做的報告What事情的結果與狀況Who主管與同事When狀況報告-(即時、期限內)結果報告-成果報告How to-用數字來傳達或解釋報告 在將近20年的職場生涯中,我做過無數次報告,即使到了現在,仍然每天都要進行。而這些報告的核心始終如一,那就是「數字」。如果一份報告中缺少數字,或者對數字的解釋和邏輯不足,即便其他內容再怎麼完善,也難免會被要求重新確認後再次報告。請記住,報告的本質在於用數字清晰地呈現事情的結果或狀況,並能夠讓對方充分理解這些數字的意義。 為什麼報告一定要用數字?原因在於,每個人在工作中使用的語言和解讀方式都有所不同,也就是說,每個人會根據自身的思維框架去理解對方的話語。而在純粹依靠語言交流的報告中,溝通誤解的風險自然就會提高。 如果你已經透過工作經驗,充分了解主管和同事的溝通習慣,或許能準確捕捉他們的語言重點。但如果你在有限的時間內無法做到這一點,那麼使用明確、直觀的數字來進行報告,就成了不可或缺的方法。 以下舉例說明,假設報告中以「困難」、「很難」或「不可能」等模糊詞彙來描述,若改以數字表達,其內容將變得更具體明確,修改後的結果如下: 達成目標有一定難度。→目前距離目標還差30% 按照現在的情況,幾乎不可能達成目標。→距離目標營業額還差15億韓元。若要100%達標,接下來每個月至少需要達成5億韓元的營業額。 因為銷售狀況不如預期,很難達標。→距離目標銷售量還差2,500個 工作報告的兩大類別 依照目的不同,工作報告可以分為兩類:一類是「緊急通報」,另一類是「計畫報告」。 緊急通報:突發事件、事故或無法預測的狀況 緊急通報通常針對突發的事件、事故或不可預測的狀況,要求快速傳遞核心資訊。例如,假設某工廠發生火災,若因追求完美的報告內容,花時間整理起火原因、分析詳細數據或提出防範對策,工廠可能在這期間就已燒毀殆盡。在這種情況下,「迅速」才是通報的核心,最重要的是用最少的資訊快速回報當前狀況。然而,追求快速並不代表可以省略數據支撐。 即使是緊急通報,也需要包含一些關鍵數字,例如:是否有人員傷亡?火災規模有多大?火勢大約需要多久才能撲滅?這些可以立即掌握的數據,哪怕簡單,也應列入報告,以解答主管的疑問並協助決策。 計畫報告:公司內的日常報告 計畫報告則涵蓋了公司內大部分的日常報告類型,包括預測、分析、業績、應對方案等內容。這類報告的核心重點在於「準確」和「邏輯」。 在公司中,經常需要透過報告來分享進度或匯報成果。例如,假設收到指示要評估某項業務的可行性,或預測某產品的銷售與生產量,在收到指示時,通常也會被告知報告完成的期限。此時,比起快速完成,準確的數據和合理的邏輯才是計畫報告的關鍵。計畫報告需要提出精準的數據,並透過清晰的邏輯進行詳細解釋。 為了提升計畫報告的品質,建議回顧STEP1,檢視自己是否已經建立起良好的數字思考力,這將成為計畫報告成功的基礎。 節錄自:采實文化《解決問題快10倍的數字工作法:韓國三星經理教你4步驟用數據思考,從企劃、分析、決策到報告都事半功倍,獲得賞識和成就感》/盧泫兌 著 推薦閱讀: 你的KPI是什麼?工作也要像背九九乘法,2招牢記「關鍵指標」重要數字 寫工作報告,別只想當「好孩子」!掌握「2個要領」寫出主管想看的 亞馬遜開會為何禁用PPT?貝佐斯談「6頁報告」如何提升效率
【104職場力】・簡報技巧

工作分配選對人,團隊績效再翻倍!

文: 小婉家族研究生 何美惠   | 工商心理實驗室 原標題:享受挑戰,樂在工作 挑戰性的工作能激發個人思維靈活性並提升競爭力。研究顯示,面對複雜任務,員工傾向投入更多努力,從中獲得成就感和情感滿足。管理者應依個性分配工作,賦予積極進取者更多挑戰,以發揮其潛力。此外,選擇適合的任務複雜度,能有效提升學習者的情緒投入和學習成果。 工作中總是充滿挑戰,能讓人思緒靈活,顯得更具有競爭力,Liu等(2020)提及任務複雜度,人們評估任務需求並分配更多的努力來解決更複雜的事物,喜歡系統地搜索高相關性決策,任務複雜度為影響人類績效和行為的重要任務特徵(Liu & Li, 2012)。Donovan等(2017)提出當員工從事複雜跨職能工作團隊中相較於簡單和重複的任務時,較能索取完整資源且更顯得有競爭力,因此管理者在工作安排上,因應每個人的個性不同,分配不同的工作任務,將具有企圖心且積極度的員工賦予高複雜任務,具有更好的績效(Macey et al.,2009)。 多堂免費大師講座,提升你的職場思維與視野 >> 根據學習情緒的控制價值理論(Pekrun,1992)認為環境因素會因個人對事情的價值評估,進而對情緒產生間接影響,主要取決於對事情的控制與價值的認知評估。對於知識更豐富的學習者來說,由於從低複雜性的任務中沒有什麼新東西可以學習,這些學習者可能會產生挫敗感(Schrader & Nett, 2018)對他們的學習可能會受到抑制。當被賦予過於簡單的任務時,高知識技術學習者的表現可能會比預期的差。然而,學習者也可能傾向於選擇他們認為更困難的任務而不是簡單的任務,以獲得更高的情感獎勵,當新手面臨相對更複雜的任務挑戰時,樂趣會增加,認知資源的使用和學習表現也會增加。因此,具有挑戰性的新手在更困難的任務上的表現比預期的要好(Likourezos & Kalyuga, 2017)。 小婉家族研究生 美美 參考資料: Donovan, J. J., Hafsteinsson, L. G., & Lorenzet, S. J. (2017). The interactive effects of achievement goals and task complexity on enjoyment, mental focus, and effort. Journal of Applied Social Psychology, 48(3), 136-149. Likourezos, V., & Kalyuga, S. (2017). Instruction-first and problem-solving-first approaches: Alternative pathways to learning complex tasks. Instructional Science, 45(2), 195–219. Liu, P., & Li, Z. (2012). Task complexity: A review and conceptualization framework. International Journal of Industrial Ergonomics, 42(6), 553–568. Liu, X., Peng, H., & Pu, B. (2020). Age differences in the decision information search: The roles of task complexity and task relevance. Cognitive Development, 54, 100877. Macey, W. H., Schneider, B., Barbera, K. M., & Young, S. A. (2009). Employee engagement: Tools for analysis, practice and competitive advantage. Hoboken, NJ: Wiley-Blackwell. Retrieved from https://doi. org/10.1002/9781444306538 Pekrun, R. (1992). Expectancy-value theory of anxiety: Overview and implications. In D. G. Forgays, T. Sosnowski, & K. Wresniewski (Eds.), Anxiety: Recent developments in cognitive, psychophsysiological and health research (pp. 23-41). Washington, DC: Hemisphere. Schrader, C., & Nett, U. (2018). The perception of control as a predictor of emotional trends during gameplay. Learning & Instruction,54, 62–72. https://doi.org/10.1016/j.learninstruc.2017.08.002 看更多來自工商心理實驗室的好文 >> 在職場中你容易被情緒勒索嗎?這五大人格特質最易受影響 職場八卦:氣質性嫉妒與組織認同的交織 能者多勞?還是忍著過勞? 小心引發工作倦怠 Z世代安靜離職消失了嗎?不,它進化成「怨恨缺勤」 學習時間管理就能提升效率?探索你的「時間特質」找到關鍵 提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >> 訂閱人資市集電子報獲得專家工作分享及產業新知 >> 加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>
【104職場力】・用人管理

待辦清單要寫什麼?該用什麼方法完成?改善拖延的拆解任務法

常常面對待辦事項越寫越長,卻不知道從何開始的窘境?待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手,但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢?本文為《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選,作者解析如何拆解任務、專注執行,幫助你實現工作生活平衡,改善拖延、突破時間管理瓶頸! 文/馬克‧曹–桑德斯 本文目錄(點擊可快速前往) 待辦清單包含的內容?待辦清單要寫什麼?該用什麼方式完成待辦清單? 待辦清單是列出你預計要完成的任務,通常會用來幫助我們記憶該做的事項;行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆,並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。 待辦清單包含的內容? 待辦清單是箱型時間的先決要件,所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想:待辦清單上的事項是怎麼來的?主要有五個來源: 1. 想法 你想起上星期答應別人一件事;你淋浴時閃過一個靈感;在火車上看見跟老同學長得很像的人,突然想跟同學敘敘舊;做白日夢時,你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態,而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激,也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感,提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區,寫下你有興趣,但還沒有時間去學的事物。 2. 訊息 我們每天收到超過一百封電子郵件,簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送,不僅不相關,也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息,就可以寫進待辦清單。其實,即使是只需要略做回應的小事,也會是需要處理的待辦事項。 3. 會議或與人對話 我們每天的工作有四分之一花在開會上,有調查顯示每天至少會有二十七段對話,這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你,有可能是因為跟年長的鄰居閒聊,所以答應幫忙修理籬笆,也有可能是在一場業務會議結束時,被指派要做什麼事。 4. 工作本身 你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練;你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場;你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊;你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣,會衍伸出更多工作。 5. 生活瑣事 我們有很多私人事務要打理,包括:洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中,有許多固定重複的事,也有較難預料的事;有些事情跟家庭成員有關,特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事,不管我們想不想做都得完成。 待辦清單要寫什麼? 待辦清單上的事項可以做成時間箱,寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆,在適當環境、以正確心態規劃時間箱時,你會需要製作時間箱的素材,而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱,完成這一天的任務後,原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。 此外,不是每個點子都是好點子,不需要的待辦事項必須送進垃圾桶!再說,從把想法寫進待辦清單,到真正要實踐時,事情可能已有變化,讓這件事變成多餘的想法。請注意,想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。 該用什麼方式完成待辦清單? 雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單,但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成,卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後,加入箱型時間元素,希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。 1. 拆分成可處理的單位 將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人,因此一般共識是時間不要超過半天,理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短,例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候,你可以先把下個要做的事記在心裡,再去進一步拆解或統整,不需要一次做完任務的拆分。 請記下任務的細節,以便你回頭審視清單時,可以快速想起要做的事。例如,「研究靈魂旅行」這個待辦事項,如果只寫「研究」的話,幾小時或幾天後,你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等,有可能是有用的額外資訊,但並不一定要寫出來。 2. 流程 請參考前面提到的資訊類別,為任務歸類,並配合最重要的生活面向,將這些類別系統化。舉例來說,全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務,就需要一套系統,幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如,標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作,以及根據訊息需要處理的時間,來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項,移至待辦清單及時間箱,整套流程才不至於中斷。 其他會形成後續任務的活動,也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力,因為記憶不完全靠得住,要是發生意外,你可能會嚴重受挫。 有些人會寫好幾張待辦清單,細分成:工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力,因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較,以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後,我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看,一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項,尤其有幫助。 請以「動詞」為開頭,因為動詞代表你要去「做」某一件事。 依照重要性替任務分類,並維持分類——這是最重要的一點,不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾.紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組,分批次處理,並在不同批次的任務間安插休息時間,好讓我們能在處理下一項任務前,消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理,但缺點是,可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士,則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則,幫助你從一長串的可能任務中,挑出適合歸為一組的任務: 將任務貼到電子試算表上。 在任務名稱旁邊的欄位,使用一到十的數字,標示任務的緊急或重要程度。 依照數字大小整理欄位順序。 把焦點放在前幾項的任務(排在後面的就是比較次要的)。 原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項,已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」,你可以鬆口氣了。 這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除,也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後,重要程度會提高。 請想想哪一種分類方式比較適合你,但不管你選用哪種方式,都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時,你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮,這也是一次做一件事的力量。 你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務,而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶,是正常且重要的工作。 提醒你,只要上網搜尋,就可以找到許多現成的待辦清單格式,也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋:旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等,所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用,甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。 3. 做法 我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上,備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點,但不管寫在哪裡,你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過,你不會希望還來不及記下,就忘記了,我們要盡力地減少阻力。 我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多,開始感覺手忙腳亂(像是休假完累積一堆事要做時),我會依照前面的方法,把待辦清單貼進電子試算表,依照重要性排序,進行分類、製作時間箱。 4. 勇敢作夢 待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止,本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此,也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及,但是你跟夢想之間的距離,也許只是一條待辦清單上的事,少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念,還是成為更善良的人,你都需要先踏出一小步,而待辦清單可以是你的臨時棲所。 節錄自:三采文化《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》/馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著 推薦閱讀: 如何提高工作效率?4關鍵因素解析:一心二用對生產力有負面效果 提升工作效率5大步驟!學會高效管理時間,先找到「行動力開關」 工作永遠做不完,沒時間做重要的事?想突破需要有意識的4個認知
【104職場力】・時間管理

產品經理的「向上管理」必修課:老闆需求變來變去怎麼辦?

作者前言:策略走向終須一變,影響到產品規格與功能異動,PM們該如何解讀老闆指令,因應需求變更的任務?本篇文章適用於所有產品經理(PM),閱讀時間約10分鐘,希望大家都能順利克服產品被更動時的狀況。 – 文/Mu Chen 陳爾豪 一、本質,從商業思維談起 產品經理基本除了關心用戶體驗、跨部門溝通、確認功能細節外,進階的你得關心老闆的策略思維、集團戰略、市場/公司利益等。 說白了些,商業策略的走向影響了所有的需求變動,創造出來的產品不為了單一的用戶體驗環節,而是你的核心服務/業務滿足了多種用戶體驗,消費者們願意買單支付並使用你的服務,而最終集結成了你的產品。 而「需求變動」,起因都可能來自「商業策略」的轉換,無論是外在發動還是內部啟動,都是一環扣著一環去影響你的產品。 你得清楚,在你的公司中,哪些產品與核心功能是老闆最為關心?哪些用戶貢獻度最高?或更為被重視?有了基本的體認,未來在面臨各種策略或功能異動時,才能用最快速度應變。 二、理解,老闆的話中話 有時老闆在提出需求變更時,資訊是非常不明確的,可能只丟了一句話、一篇新聞報導、深夜時發了段LINE message描述他對產品未來的願景,然後就讓你(找不到人或太忙)無所適從。 在產品經理接到任務後,第一件事不該是立刻想功能怎麼設計,或是傳達聖旨給所有跨部門同事們,這只會讓你像個工匠或傳聲筒。你得仔細揣摩並理解老闆的話中話,也許發現他提出的不是個需求變動(而是發牢騷?),或著現階段不該做的事(先畫餅),有幾個check point可以衡量: 你問得到更多資訊嗎?不是當下立即拒絕或接受,是取得更多判斷條件。 你理解老闆說出這句話的環境背景嗎?(ex.新聞, 研討會) 專案/產品進行中的策略/情報,是否有遺漏更新給老闆的地方? 你理解市場上對手的動態嗎?發展策略是否和別人有差異? 從商業思維出發,這樣的需求變動是否有符合公司策略及盈利? 在Top-down到產品功能後,才去思考如何變動設計,能夠符合老闆提出的需求變動原意,而你在真正理解後,也才能制定正確的action plan。 過去在中國信託負責數位平台時,曾接到「要提升所有宣傳曝光」的任務,直觀來說這是Marketing份內的事,從優化單一素材成效與想出更多creative idea去達成。但從Platform/Channel角度來看,則是如何創造更多「曝光機會」,從服務/場景思考創造新版位,或平台向下細化分眾加強曝光效果,又或是從外部資源去連結產品創造新客群。 但從老闆的話中話來定義,卻可能是「搶佔所有客戶touch point,達成產品在上市初期的話題與聲量。」在這條件下,就不能從單一面向(Marketing)去思考提升既有通路/產品的曝光。 三、尋找,從變更需求中點出明燈 在釐清老闆話中話,真正確認是「改動需求」的Brief後,你有幾條路可以走: 堅持立場:你有時需要學會拒絕老闆的任務,不是什麼都必須執行與Say yes,必須站在完整的產品全局去思考與說出你的獨立觀點。但在拒絕變更需求的同時,必須向老闆說明清楚,你的思考判斷為什麼這個不能更動?原因是什麼?影響範圍有哪些? 接受他也接受事實:產品經理得在內部會議上審查產品環節,並向老闆確認自己對業務/新需求的解讀是否有誤,你需要釐清新流程、新邏輯、因應新狀況帶來的各種問題,都需要和老闆確認並過一遍。既然是變更,那就得一次到位。而再次審查的面向,包含了影響範圍、功能/設計細節、時程、人力、業務邏輯、老闆期待值、各關係人、市場狀況等。 切記,再次從商業思維檢查業務邏輯,不能和產品邏輯脫鉤,一但落下不是變成沒人用的產品,就是用了卻不符合消費者期待的產品。 你也許會碰到無所適從的時候,像範圍太大不知如何改起、功能複雜一時動不了太多(通常這程度改動已經是策略上的翻天覆地)。試著化整為零,拆分成一個一個小環節來看,並排序重要性及急迫性,把互相影響的湊成一塊,單獨能解決的標記出來,有助於梳理思緒。 拉著key stakeholder看來,別讓自己陷入單兵作戰的窘境。 四、教育,不是一蹴可及 在變更需求不斷痛苦的溝通過程中,你得明白,老闆不像你一樣懂得所有產品開發流程,在同樣的時間內他學習並實踐商業策略,綜觀全局,但技術面的Know-how、或是產品全局的掌控,你才是專家。 因此,你不該當有意見不合時就一昧責怪你老闆,一次溝通不成功,你得去梳理背後的原因,才能找出後續解決的核心: 觀念來源:是否有他更信賴,更倚重的消息來源去造成他這樣的思考脈絡?可能是另外一位主管的論點,又或是新聞/媒體上的某些事件。 成功經驗:觀念是長久累積而成,而人們習慣依賴過往的成功經驗,進而複製到下一個階段,你得觀察是否有他的過往成功經驗擋住了你的提案? 說服程度:你準備的materials,是否足夠支撐你想講的論點與提案?你的key message是否清楚?又能讓老闆在短時間內吸收理解? 溝通策略:你可以動之以情,或是分析利弊得失,但得先確定好你的時間/地點等環境因素適合提出,並使用一切合情合理的方式讓你的老闆了解改動需求所帶來的影響。 - 甚至,你可以定期或不定期的盡量洗腦你的老闆,無論是正式會議、等電梯、搭Taxi、外出覓食、單獨走路時,你要把握每一次談話的機會教育他、洗腦他、舉例來說服他、讓他對於你做的判斷感到心動,開始對於他做的決定感到動搖,當動搖累積到一定程度後再進行正式會議說服,成功率才會大幅提升。 一次提不過,不代表會永遠提不過。 也有一種方式是拉入外部資源,從顧問,廠商下手,比你自己來教育會輕鬆很多,不管是外部seminar、內部workshop開始進行教育工程,日常教育是減少未來認知gap的基礎。 五、安內,向上向下即時更新 對於向上管理的訊息同步,你必須注意以下的要點: 主動性:身為一個產品經理,你得學會主動將資訊跟進度同步給你老闆,尤其在產品變更需求上,老闆更會特別重視,甚至等不及weekly meeting報告,你需要深入分辨什麼是你自己能下判斷處理的,哪些是老闆需要知道/或決策的訊息,在適時的時候提出,才能增加你溝通上的價值。 決策點:若專案需要老闆裁決判斷,你需要清楚地列出各項action item,並壓上deadline,說明決策帶來的正負影響(通常算一算變更需求,負面影響都大於正面…) 面對PM性格或控制欲強的老闆,訊息同步更為重要,很多老闆恨不得在他想要的產品功能上樣樣都插手,但適時的讓他放心,並展現你專案控管的專業就是一件得不斷學習的事。 即使最終仍要變更需求,對於跨部門溝通的同事們也要說明清楚: 變更目的:最終你被說服時,也要拿出老闆策略判斷與合理解釋去說明需求變更目的。(當然話術得內化過) 變更執行計畫:可能已和老闆協議了折衷方案,用最小的功能修改去滿足老闆的需求,但執行計畫、步驟上都需要和每一位專案成員溝通釐清。 更新協作資料:記得更新每一個記載舊需求的地方,包含Email, Excel, JIRA, Confluence, google doc…等等,避免造成混淆或資訊不同步。 最後,祝大家面對需求變更時都能安然度過,和老闆溝通順暢無比! (原文標題:學會向上管理,產品經理應對老闆變更需求之教戰守則) [course_plugin api_type='course_id' title='PM產品經理|入門致勝攻略' id='d74ae414-8db3-46d4-8158-9d256c517939']
【104職場力】・專案管理

如何評估專案經理(PM)的工作表現?除專案成果外,還有這些指標!

評估專案經理的工作表現需要綜合考量多個方面,包括專案的具體成果、團隊的回饋以及數據分析等。以下將提供幾個方法能全面地了解專案經理的能力和表現,並為其提供相應的支持和發展機會,如關鍵績效指標(KPIs)、團隊回饋、專案成果及數據分析。 1. 關鍵績效指標(KPIs) - 專案完成率:評估專案是否按時、按預算和按質量標準完成。這是衡量專案經理成功與否的基本指標之一。 - 預算控制:檢查專案是否在預算範圍內運行,並分析預算偏差的原因。這可以幫助了解專案經理在資源管理方面的能力。 - 風險管理:評估專案經理識別和應對風險的能力,包括他們是否能夠預見潛在問題並制定有效的應對策略。 2. 團隊回饋 - 360度評估:通過團隊成員、上級和其他相關利益相關者的反饋來評估專案經理的表現。這種方法能夠提供全面的視角,幫助識別專案經理的強項和改進空間。 - 團隊士氣和滿意度:調查團隊成員對專案經理的領導風格和溝通能力的滿意度。高士氣和良好的團隊合作通常反映出專案經理的有效管理。 3. 專案成果 - 質量標準:評估專案交付成果是否符合預定的質量標準。這包括產品的功能性、可靠性和用戶滿意度等方面。 - 學習與改進:分析專案經理在專案結束後是否進行了反思和總結,並將學到的教訓應用於未來的專案中。這顯示了他們的成長和適應能力。 4. 數據分析 - 專案數據追蹤:使用數據分析工具來追蹤專案進度、成本和資源使用情況。這些數據可以幫助評估專案經理的決策是否基於可靠的訊息。 - 績效報告:定期生成專案績效報告,總結專案的進展、問題和解決方案,並評估專案經理在報告中的透明度和準確性。
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BA/SA/產品經理職涯升級:把需求分析經驗,變成履歷上看得見的商業分析力

如果你是 BA、SA、產品經理、PO,或正在參與系統導入、產品規劃、需求訪談相關工作,你可能早就在做商業分析。 只是很多時候,這些能力被包在日常工作裡,看起來像是: 🔸訪談使用者需求 🔸整理規格文件 🔸確認功能範圍 🔸協調業務、工程、設計與主管期待 🔸評估方案可行性 🔸排定需求優先順序 🔸處理需求變更與利害關係人溝通 這些工作看似瑣碎,其實背後都在回答一個核心問題: 這個需求,真的值得做嗎? 如果要做,怎麼做才會對組織、客戶與團隊產生價值? 這就是商業分析的價值。 很多 BA/SA/產品經理不是沒有專業,而是專業太常散落在一個個專案、一場場會議、一份份規格文件裡。 做了很多年,卻不一定能清楚整理成履歷上的能力、主管看得懂的價值,或跨部門可以信任的專業方法。 這也是為什麼,PMI-PBA® 很適合已經有需求分析、系統分析、產品規劃或專案協作經驗的人。 PMI-PBA® 的價值,不只是多一張國際證照,而是協助你把過去累積的需求經驗,整理成一套更完整、更系統化,也更容易被職場理解的商業分析能力。 對 BA 來說,PBA 可以幫助你把需求訪談、需求分析、利害關係人溝通與價值判斷整理得更有架構。 對 SA 來說,PBA 可以幫助你從系統規格與技術邏輯,再往前補上問題定義、需求釐清與方案評估能力。 對產品經理/PO 來說,PBA 可以幫助你更扎實地理解使用者需求、定義產品價值、評估優先順序,讓產品決策更有依據。 你做的不是單純寫需求文件,也不是只把大家說的話整理起來。 你真正做的是協助團隊釐清問題、看見價值、做出更好的決策。 為什麼 BA/SA/產品經理值得學 PMI-PBA®? ✅ 把需求分析經驗整理成國際認可的專業能力 ✅ 強化問題定義、需求釐清與價值判斷能力 ✅ 提升利害關係人溝通與跨部門協作能力 ✅ 讓履歷上的專案經驗更有架構、更有說服力 ✅ 從「把需求寫清楚」進一步走向「幫團隊做對決策」 如果你希望自己的專業不只是「做很多年」,而是能被更清楚地看見、理解與信任,PMI-PBA® 會是很值得規劃的下一步。 長宏 PMI-PBA® 第44屆視訊班 📅 課程日期:2026/09/05-2026/10/03,每週六 💻 上課方式:Zoom 線上直播+錄影回放 🎯 適合對象:BA、SA、產品經理、PO、系統導入、需求分析、專案協作相關職能 📌 適合正在累積需求分析經驗,並希望把能力系統化、國際化的職場工作者 早一點開始整理自己的專業,未來在專案、轉職、升遷與跨部門協作中,就能早一點派上用場。 👉 歡迎預約報名: https://www.pm-abc.com.tw/Member/Registration_PBA
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