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NickyLee

產品企劃

01/15 13:19

PM/企劃的工作效率術-簡報製作篇
轉職成PM最不習慣的大概是:常會被大大小小的會議淹沒,真正要做事都只能靠加班時間?
PM的時間總是被切的四分五裂,很難有一個完整且不被打擾的專注時間,所以PM常常會有一門「時間管理」的課,做PM一陣子的我,從工作中找到了一些提升效率的方法,分享給大家試試看!
簡報製作常常是最耗費精力與時間的項目,但其實有些小撇步是可以縮短製作時間的哦!
今天先分享三個製作簡報的效率術:
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
如果是提案型的簡報,通常我不會一口氣完成,而是會分成三個階段製作。
第一階段:通常會放在相關會議結束後立刻製作,提案大多會有個需求會議,在記憶最猶新的時候,先打開簡報,把在會議中的想法簡單列出吧!
*節省時間:打開空白簡報,回想當時會議的時間
第二階段:通勤時間非常適合拿來思考簡報架構,簡報架構是貫穿整個提案非常重要的關鍵,適合不被打擾的時間,而且最好也不要看著簡報想,因為當看著簡報很容易陷入細節作業,調調字體調調圖片,搞到最後架構不清不楚。思考完也不要忘記先在手機備忘錄裡面記錄下來,以免一到公司就忘記了!
*節省時間:突然的想調調字體大小,找找背景圖片的時間
第三階段:完稿,其實上面兩步驟做完,簡報應該也完成7成了,只差把架構的內文補齊跟排版,這時候如果怕方向走彎可以先給主管過目一下,因為架構清楚,主管也可以很快接收到資訊,給予方向的建議哦!
*節省時間:被打槍前的排版與美工
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
製作簡報時,不免有卡關的問題,可能做了十頁簡報但還是覺得邏輯不對、架構有問題,面臨需要重做的時候。
這時候常常會陷入一個捨不得刪掉的情感包袱,為了避免這個時刻,我桌面上永遠有著一個簡報檔,我叫它「草稿簡報」。
這時候把要刪掉的部分快速的複製過去「草稿簡報」裡儲存,然後大膽的把正檔裡的內容刪掉吧!這有兩個好處,一是幫助你可以更快速的斷捨離,二是沒想法的時候也可以去「草稿簡報」挖寶,也許這次提案不適合,之後會有適合的時機呢!
*節省時間:捨不得的情感時間
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
製作簡報還有很多隱藏的時間在於尋找參考資料,可能是競業資料,也可能是某個設計的想法。
但其實身為PM的我們,應該時時刻刻都在接收這種資訊,只是缺乏「當下」有效的紀錄與分類,所以當我們製作簡報時,常常發生以下小劇場:「那個之前不知道在哪裡看過的案例...怎麼辦想不起來...(去google搜尋半天)算了再找另一個案例吧!」
關於這點,記憶力不好的我也是吃了很多次虧..
後來當我發現不錯的內容,我一定當下紀錄下來,並且分類。
這又可以分成三種:檔案、網頁、截圖
檔案類:大多是公司內部的文件,但可能跟同一個主題類似,就算不是我主要參加的會議,只要我當下覺得它對我的工作有參考價值,我就會先將它另存一份下來,在我需要的時候可以拿出來使用。
網站類:大多數的人應該也都有儲存網頁的習慣,只是逛越多存的越多,也就變得很難找到資料,所以還是建議存的當下就先把網站分類,我目前是先簡單分成:競業類、UIUX類、學習類...等等。
截圖類:截圖類是指用手機滑掉而截圖下來的類型,在現在每天低頭滑手機的日子,其實這類型的參考資料也變得很多。這類型最好是在手機裡另外開一個相簿來紀錄,不然很容易會被遊玩時的照片洗掉變得很難找喔!
*節省時間:隱約有印象但想不起來參考資料的時間
以上三個方法分享給大家~
有其他增加效率的方法,也歡迎大家分享給我知道唷!
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104學習精靈

產品

01/14 17:20

【工具書分享】麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧
簡報格式與說服技巧。
在麥肯錫,簡報不是報告,而是一種「說服」,而這種說服跟軟硬體設備無關。
簡報是決定買賣成交、提案通過與否的最後一關。
簡報,也代表了「你這個人」。所以,麥肯錫對簡報的格式要求、技術磨練極其嚴格。
◎麥肯錫菁英在簡報進行前,會先自問三個問題
●你希望對方怎麼做?
●你能為對方解決什麼問題?
●如何提高聽眾對你的接受度、也就是說服力。
 
◎接下來,他們會把問題分為四種問題類型──
■恢復原狀型:已出現症狀的問題類型,也是一般所謂的「問題」。(業績下滑)
這種報告,你得準備五要件。
■防杜潛在型:尚未出現症狀,但放任不管的話,將演變為大問題。(出現競爭者)
這種報告,你得想出兩對策。
■追求理想型:指理想與現實之間的差距,亦即還有改善的餘地。(提升業績)
這種報告,你要突顯兩者的落差。
避免機會損失型:現在雖然沒有顯著的損害,將來也不會因此產生問題,但錯失這大好機會卻非常可惜。(出現大好機會)
這種報告,你要產生急迫性。
◎然後針對以上四種問題,提出:結論→理由→結論
●簡報的基本原則是,闡述最想傳達的事情=所以要先說結論。
鋪陳?最後才講故事結局?賣個關子想引人入勝?這都是簡報被打「╳」的原因。
●結論需要提出理由來佐證、鞏固;佐證訊息最多不超過五個。
但整份報告絕不超過七頁——這還包括封面一頁!
●聽眾都是健忘的,必須在報告結束前再提出結論,確認聽眾理解你的目的。
本書特別提供公司內部的迷你簡報,該怎麼設計格式?
  
◎麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報
→停止無意義的比手畫腳。更不玩弄雷射筆,他們甚至不用雷射筆。
→上臺不是自拍,頭髮不准遮到臉
→增加誠信的祕密──六點十分的角度,創造鞠躬效益。
→領帶要選深紅或藍色 避免穿粗條紋或格紋西裝
簡報本來就該以聽者的角度製作,但如果你知道有多少報告,
是從發表者自己的立場或利益為出發點,一定會大吃一驚。
會報告的人,比比皆是,卻乏善可陳;
能做好簡報的人,無論是在公司內部、發表會場、演講廳,都將成為那個
「準備好的人」(全球性人才)=菁英。
- - -
目錄資訊
●推薦序一 簡報,就是把禮物送給觀眾/黃永猛
●推薦序二 簡報力,就是競爭力!/王永福
●前言 在麥肯錫,簡報代表「說服」,不是報告
●第1部 簡報前,麥肯錫菁英必問三件事
第1章 你希望對方怎麼做?
第2章 你能為對方解決什麼問題?
第3章 如何增加說服力?
●第2部 麥肯錫的最強項:正確定義問題
第4章 所有問題,都可歸納為三種類型
第5章 恢復原狀型的問題,要五要件
第6章 防杜潛在型的問題,要想兩對策
第7章 追求理想型的問題,要突顯落差
第8章 結合不同問題描述的組合技術
●第3部 能成功傳遞訊息的版面設計
第9章 金字塔版面結構,內容不超過七頁
第10章 文字頁的基本結構──正誤釋例
第11章 圖表頁的運用要領
第12章 圖表與文字,你得這樣組合
特別提供 公司內部的迷你簡報,該怎麼設計格式?──A4報告
●第4部 麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上臺簡報
第13章 單刀直入由上而下,否則必遭曲解
專欄 由上而下法的簡報要這樣做
第14章 聽眾的疑問,就是最好的說服捷徑
第15章 肢體語言,也是簡報的重點
第16章 策略性的簡報穿著與臉部表情
第17章 簡報會場的注意事項圖解
●第5部 簡報的大忌:我怯場了!
第18章 成功的簡報,來自容許失敗
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