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指的是規劃、組織、執行及監控工作任務,確保目標按時、在預算內達成。包括設定明確目標、分配資源、協調團隊溝通、風險控管及進度追蹤。具備這項能力能有效提升工作效率,減少錯誤與延誤,並確保成果符合預期,對企業及個人職涯發展都非常重要。
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2024/08/13

Notion 中文版6大步驟使用教學&3大職場應用情境懶人包!
Notion 作為一款功能強大的工作與生活協作工具,憑藉其靈活的操作方式和高度自定義的功能,已經成為全球許多專業人士的首選。尤其,在Notion 推出中文版之後,對於許多用戶來說,工作流程更加順暢自然。
以下是 Notion 中文版的使用教學步驟,幫助你快速上手並充分利用這款工具。
步驟 1:下載並安裝 Notion
。訪問 Notion 官網:打開瀏覽器,前往 Notion 官網(https://www.notion.so/zh-tw/product)
。註冊帳號:如果你還沒有 Notion 帳號,可以使用郵箱、Google 或 Apple 帳號註冊一個新帳戶。
。下載應用:在官網首頁找到「下載應用」按鈕,選擇適合你設備的版本(Windows、macOS、iOS 或 Android),並安裝應用程序。
步驟 2:設置語言為中文
。登錄 Notion:啟動應用並使用剛才註冊的帳號登錄。
。進入設置頁面:點擊左下角個人頭像或名字,進入設定菜單。
。選擇語言:在設定頁面中找到「Language & region(語言與地區)」選項,點擊「Language」下拉菜單,選擇「中文(Simplified)」或「中文(Traditional)」。
。保存設置:系統將自動切換為中文界面。
步驟 3:熟悉 Notion 的基本操作
。建立新頁面:點擊左側欄中的「+ 新頁面」,為你的新頁面命名,並選擇一個合適的模板或從空白頁開始。
。使用塊功能:Notion 的每個內容單位都稱為「塊」,點擊頁面空白處或按下 / 鍵來插入文本、標題、清單、圖像、表格等不同類型的塊。
。編輯和排版:你可以輕鬆拖放塊來調整內容順序,並使用 Notion 提供的豐富格式選項進行排版,如加粗、斜體、標註等。
步驟 4:組織與管理內容
。創建資料庫:點擊頁面中的「/database」來插入一個資料庫,這可以用來管理你的項目、任務或其他信息。你可以選擇表格、看板、日曆等多種視圖。
。標籤與分類:通過為資料庫項目添加標籤、分類和屬性,來更好地組織和篩選信息。
。連結頁面與資料庫:利用「@」符號標註其他頁面或資料庫中的項目,實現不同頁面間的關聯。
步驟 5:與團隊協作
。邀請成員:在頁面右上角找到「分享」按鈕,輸入團隊成員的郵箱地址來邀請他們加入。
。設置權限:你可以為每個成員設置不同的權限,如「閱讀」、「評論」或「編輯」,以便管理協作過程。
。實時協作:團隊成員可以同時在 Notion 中編輯內容,並通過評論和標註功能進行即時交流。
步驟 6:探索進階功能
。使用 API:如果你有開發背景,可以利用 Notion API 將 Notion 與其他工具集成,實現更多自動化功能。
。安裝插件與擴展:探索和安裝第三方插件,來擴展 Notion 的功能,例如日程同步、數據可視化等。
Notion 中文版的推出,讓華語用戶能夠更便捷地使用這款強大的生產力工具。透過以上步驟,你可以輕鬆上手 Notion,並開始創建和管理屬於你的個人或團隊工作空間。無論是項目管理、資料整理還是團隊協作,Notion 都能助你一臂之力。
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【3大職場應用情境】
應用情境一:項目管理
在職場中,項目管理是最常見的應用場景之一。Notion 提供了多種模板,如看板、待辦事項清單和日曆視圖,讓你能夠直觀地跟蹤項目進度。
例子:
你在領導一個新產品的開發團隊。使用 Notion 的項目管理模板,你可以將每個任務分配給團隊成員,並設置截止日期和優先級。在中文版 Notion 中,你可以直接用中文標註任務和說明,讓團隊中的每一位成員都能清楚了解自己的責任和時間表。同時,日曆視圖可以幫助你查看整體項目時間線,確保各項工作按計劃進行。
應用情境二:知識管理
在繁忙的職場中,對信息進行有效的整理和檔案管理至關重要。Notion 的知識庫功能可以幫助你建立一個集中式的信息檔案系統,方便日後查閱和更新。
例子:
作為企業的 HR,你需要管理大量員工資料和公司政策。通過 Notion 的資料庫功能,你可以創建一個結構化的知識庫,將公司政策、流程和培訓材料集中存儲。在中文界面下,所有內容都可以用母語進行標註和分類,這大大提高了資料查找的效率和準確性,讓你在需要時可以迅速找到相關信息。
應用情境三:會議紀要
開會是職場中不可或缺的一部分,如何有效整理會議內容並記錄重要決策,是提升工作效率的關鍵。Notion 的會議紀要模板,可以幫助你輕鬆記錄和分享會議內容。
例子:
你是一名產品經理,每週都需要參加多場跨部門會議。利用 Notion 的會議紀要功能,你可以提前設置議程,會議進行中直接在模板中記錄關鍵討論點和決策事項。會後,你可以將會議紀要分享給參與者,確保大家都能清楚會議內容和後續行動項目。Notion 中文版的推出,更加方便了你在會議中使用中文進行快速記錄,避免了語言障礙帶來的溝通不便。
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14小時前

面試前來不及做功課?用 AI 快速掌握公司與產業重點 (附AI指令)
收到面試通知後,很多人第一個動作是查公司資料。但真正開始準備時,常會遇到幾個問題:官網看完不知道重點、新聞太多不知道怎麼整理、職缺內容寫得很長卻看不出面試官真正想找什麼樣的人。
這時候,AI 可以成為你的「面試前研究助理」。它不是幫你背答案,而是協助你快速整理公司資訊、產業趨勢與職缺需求,再把這些內容轉成面試時能自然使用的回答素材。
面試前,先搞懂這 4 件事
面試前做功課,不是要把公司介紹全部背起來,而是要能回答這幾個問題:
第一,這家公司主要在做什麼?
你需要知道公司的產品、服務、客戶族群與商業模式,避免只停留在「這是一間科技公司」、「這是一間電商公司」這種模糊印象。
第二,這家公司最近有什麼動態?
例如新產品、合作案、展店、募資、品牌轉型或市場布局。這些資訊可以幫助你在面試中展現自己有做功課。
第三,這個產業正在發生什麼變化?
你不需要變成產業分析師,但至少要知道近期有哪些趨勢,可能如何影響這家公司與你要面試的職位。
第四,這份工作真正重視哪些能力?
職缺內容通常會列出很多條件,但面試官真正關心的,往往是你能不能解決這個職位目前需要處理的問題。
可以直接複製的 AI 指令
面試前可以把公司名稱、職位名稱、職缺內容和自己的背景一起丟給 AI,請它幫你整理重點。
================================================================
我即將面試【公司名稱】的【職位名稱】。
請你扮演「面試前研究助理」,幫我整理這家公司與產業資訊,目標是讓我在面試中能展現:我有做功課、理解公司需求,也能把自己的經驗和職缺連結起來。
請依照以下格式整理:
一、公司快速理解
1. 這家公司主要在做什麼?
2. 主要產品或服務是什麼?
3. 目標客戶或使用者是誰?
4. 可能的商業模式是什麼?
5. 和競爭對手相比,可能的特色或差異是什麼?
二、近期動態
1. 請整理這家公司近期值得注意的新聞、產品、合作、募資、展店、裁員、組織變動或市場動態。
2. 請把不確定、需要我再查證的資訊清楚標註。
3. 如果你沒有即時搜尋能力,請直接告訴我需要提供哪些連結或資料。
三、產業趨勢
請整理【產業名稱】近一年值得注意的 5 個趨勢,並說明:
1. 這些趨勢對公司可能有什麼影響?
2. 這些趨勢對【職位名稱】可能有什麼影響?
3. 哪些觀點可以在面試回答中自然提到?
四、職缺分析
以下是職缺內容:
【貼上職缺說明 JD】
請分析:
1. 這份工作最重視的 5 個能力
2. 面試官可能在意的經驗或成果
3. 我應該準備哪些作品、數據或案例
4. 可能被問到的 10 個面試問題
5. 回答時應避免的地雷
五、面試回答素材
請幫我產出 3 段自然、不像背稿的回答草稿:
1. 為什麼想加入這家公司?
2. 你對這個產業的理解是什麼?
3. 為什麼你適合這個職位?
我的背景簡述如下:
【貼上你的工作經驗、專長、成果或履歷摘要】
最後請整理一份「面試前 10 分鐘速讀版」,包含:
1. 我一定要記住的 5 個公司重點
2. 我一定要展現的 5 個能力
3. 我可以主動問面試官的 5 個問題
4. 一段 60 秒內可使用的面試開場說法
==================================================================
時間很趕,可以用精簡版
如果面試前只剩十幾分鐘,可以改用下面這段:
==================================================================
我即將面試【公司名稱】的【職位名稱】。
請幫我快速整理:
1. 公司在做什麼
2. 主要產品或服務
3. 目標客戶
4. 商業模式
5. 近期重要動態
6. 產業近一年趨勢
7. 競爭對手與公司差異
8. 這個職位最重視的能力
9. 面試官可能問的 10 題問題
10. 我可以反問面試官的 5 題問題
以下是職缺內容:
【貼上 JD】
以下是我的背景:
【貼上履歷摘要】
請最後幫我整理成「面試前 10 分鐘速讀版」,並標註哪些資訊需要我再查證。
==================================================================
資料要怎麼提供給 AI?
想讓 AI 回答更準,建議至少提供三種資料。
第一,公司名稱與職位名稱。
例如:「我要面試 ABC 科技公司的產品行銷專員。」
第二,職缺內容。
請直接貼上工作內容、條件要求與加分條件。AI 可以從中判斷這份工作最可能考察哪些能力。
第三,自己的履歷摘要。
不一定要貼完整履歷,但可以簡單整理過去職稱、主要經驗、擅長工具、專案成果與想強調的優勢。
例如:
我的背景是:有 2 年社群行銷經驗,曾經經營品牌 Facebook、Instagram,負責內容企劃、廣告素材發想與活動頁文案。曾協助一檔活動提高報名數 30%。熟悉 GA4、Meta 廣告後台與基本數據分析。
資料越具體,AI 越能幫你把個人經驗和職缺需求連起來。
不只整理資料,還要轉成面試語言
AI 幫你整理完公司與產業資訊後,可以再追問:
請把以上公司與產業資訊,轉換成我在面試中可以自然說出口的回答。請避免太正式、太像背稿,語氣要像真人面試回答。
如果你已經寫好回答,也可以請 AI 幫你檢查:
以下是我的面試回答草稿,請幫我檢查:
1. 是否太空泛
2. 是否有說服力
3. 是否有對應公司與職缺需求
4. 是否聽起來像 AI 生成
5. 請幫我改成更自然、更像真人面試回答的版本
我的回答:
【貼上回答】
這一步很重要。面試不是在考你背了多少資料,而是看你能不能用自己的話,說出對公司、職缺與自身經驗的理解。
面試時可以這樣回答
當面試官問「為什麼想加入我們公司?」可以用這個架構:
「我注意到貴公司主要在做【業務/產品】,服務的對象是【客戶族群】。我對這個方向有興趣,是因為它和我過去在【相關經驗】中的累積有連結。尤其我看到產業目前正在發生【趨勢】,我認為這個職位未來會更需要【能力】,這也是我希望能貢獻的地方。」
當面試官問「你為什麼適合這份工作?」可以這樣整理:
「從職缺內容來看,我理解這份工作最重視的是【能力一】、【能力二】和【能力三】。我過去在【專案或工作經驗】中曾處理過類似任務,例如【具體成果】。因此我認為自己不只是對這份工作有興趣,也有相關經驗可以比較快進入狀況。」
使用 AI 準備面試,別忽略查證
AI 可以幫你加快整理速度,但不要完全照單全收。公司最新產品、營收、員工數、募資、裁員、組織異動等資訊,最好回到公司官網、官方社群、新聞報導或徵才頁再次確認。
尤其是面試時要提到的公司近期動態,一定要查證來源。講錯資料,反而會讓面試官覺得你準備不夠扎實。
結語:AI 幫你省時間,但答案要像你自己
面試前做功課的目的,不是把公司介紹背起來,而是讓你更清楚三件事:
我了解這家公司。
我知道這份工作需要什麼。
我能說出自己的經驗如何派上用場。
AI 可以幫你整理資訊、拆解職缺、模擬問題、優化回答,但最後進入面試現場的仍然是你自己。最好的做法,是讓 AI 幫你省下查資料的時間,再用自己的理解和語氣,把答案說出來。
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