104學習

會議紀錄

能準確且快速地捕捉討論重點與決策內容,是確保團隊溝通順暢與工作推進的關鍵。這項技能有助於避免資訊遺漏或誤解,方便後續追蹤和責任分工,也提升會議效率與專業形象。在職場中,良好的紀錄能力能讓主管及同事清楚掌握進度與方向,促進團隊合作與目標達成。

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手把手教你做會議達人
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(確定開班)會議溝通表達實戰:用桌遊學高效會議管理與溝通技巧【09/04】
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公務人員考題複習精選【一般行政】
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結構式目標選才面談技巧
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卓越績效管理與提升
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主管必學的 一對一面談技術
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主管須知的績效與用人管理​
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『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程,透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團,深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題,過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練,藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能,並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。   整體課程架構,將從「策略性人力資源管理架構」談起,先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念,並打通各項人資功能定位上的任督二脈後,接著以「工作分析」為基礎,逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務,諸如:「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享,使學員對人力資源管理有完整且正確的認識,不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外,亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫,還在猶豫? 趕快來點選報名吧!
社團法人中華人力資源管理協會
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舉凡屬於工作基本功但不可不知的工作態度、文書寫作、人際管理及工作管理等素養,以及提升績效表現與職涯發展至關重要的專案企劃、會議主持與簡報,以及辦公科技工具應用等能力,都將會在此認證班四堂課程中由來自不同行業與背景的講師團逐一傳授並引導大家進行實務演練,於課後即具備”即學即用”的”即戰力”!
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人資專案管理師認證 |
專案成敗早在專案念頭發起時就已決定大半,雖然專案管理(Project Management)早在各個產業領域深入推廣,然而對於許多人資夥伴而言,似乎還是欠缺可實際運用的成功模式。藉由每位講師多年人資專案輔導與實際推動經驗,透過理論架構與案例分享,引領大家正確地從完整人力資源體系的宏觀角度切入,順利地將專案管理(Project Management)手法與工具成功應用在人資領域的各種企劃技巧、工具軟體、簡報提案與進度掌握上,進一步協助人資夥伴提升人資專案管理的績效表現。
社團法人中華人力資源管理協會
績效管理師認證 |
我們的課程設計,從策略層面的『使命與願景』、『策略地圖』、『平衡計分卡』與『目標管理』,到制度規畫層面的『績效管理的兩面向』、『績效管理的三部曲』、『強制分配』、『績效管理的目的』,及執行績效管理實務層面的『績效評核的三類方法』、『績效面談』,有系統地由淺入深,再進行實務應用。由入門的績效學理說明,再拉高層次讓您對策略管理有初步了解,進而傳授學員績效實務操作的秘訣,使學員對績效管理制度有通盤的瞭解,讓您有充分的學識足以擔任老闆及主管們策略夥伴的角色。   在公司營運的每一個關鍵時刻,「績效管理」往往扮演了極關鍵的角色!身為人力資源從業人員,從入門邁向專業人資,「績效管理」絕對是一門必修課;而「績效管理師認證班」就是幫助您精進理論與實務更上一層樓的最佳選擇!
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總務行政管理師證照專為提升企業總務及行政管理能力而設計,涵蓋辦公室管理、資產管理、人力資源協調及行政法規等核心知識,協助持證人有效規劃資源、優化流程並提升組織運作效率,適合從事企業總務、行政助理及相關職務者,具備此證照能展現專業管理技能,增強職場競爭力。
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「社會責任規劃師」證照為企業在推動社會責任與永續治理過程所需要的人才。其扮演社會責任資料整理、永續議題分析、管理規劃與資訊揭露支援等角色。
中華企業資源規劃學會

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[稽核]會議錄音錄影轉文字與會議紀錄

擔任稽核工作有時會需要做會議紀錄 用AI自動做會議記錄大概是職場實務上最常應用的事情 在試了幾個方法及AI工具後,目前這個方法是我感覺最好用最穩定的方式 希望的使用條件:至少支援中文及英文、免費、轉換穩定、速度不要太慢 市面上存在AI工具可以上傳音檔直接轉成會議紀錄 而免費的方法只能先將影片或音檔轉成逐字稿 再將逐字稿請ChatGPT等大型語言模型摘要寫成會議記錄 第一步將影片或音檔轉成逐字稿這邊推薦使用微軟的Clipchamp Clipchamp是微軟新收購的軟體,包含在Microsoft 365中 非常佛心的是不需要付費訂閱365就能使用Clipchamp的許多功能 Clipchamp其實是剪輯軟體,但在這邊要使用的是軟體中CC輔助字幕的功能 不論到Microsoft store下載軟體或直接使用網頁版都可以 首先打開Clipchamp將影片或音檔匯入後,拉到中間的編輯區 並點選右邊CC輔助字幕的功能,可以選擇語言,光是中文就支援好幾種中文語言 等待轉錄完成後,如下圖,就可以在下方看到文字紀錄 點選文字紀錄中的時間還可以自動跳到影片該時間段 接著來製作會議紀錄,點選下載輔助字幕(SRT) 下載完成後以記事本開啟SRT檔 直接複製下方文字紀錄框內的內容也能夠將轉錄的文字複製下來 但時間軸就無法複製到,所以這邊建議下載SRT檔 再讓GPT轉成會議記錄時比較能夠辨認 另外有個小提醒,若是影片、音檔較長的話可能會造成Clipchamp當機或是轉錄過久 建議可以將一個長檔案以內容主題分割成幾個一小時內的檔案,這樣轉錄會更順暢哦 Clipchamp身為剪輯軟體,當然可以直接在同一套軟體中完成,非常順手! 第二步開啟LLM模型,這邊以ChatGPT做示範 但使用Gemini、Claude等等其他LLM當然也可以做到 這邊要讓會議紀錄做得好,最重要的是下的Prompt內容 若是單純直接寫請協助製作會議紀錄後貼上剛剛的逐字稿檔然沒問題 但產出的結果與自己的需求可能會有些差距或是需要再進行調整 建議可以打:以下是會議影片透過Clipchamp轉成文字記錄,會議名稱是xxx,這場會議是在討論xxxx內容,我是一名xxx人員,請協助製作會議紀錄 會議格式如下: 會議日期:[請填寫日期] 會議時間:[請填寫時間] 會議地點:[請填寫地點或線上會議平台] 主持人:[請填寫主持人姓名] 記錄者:[請填寫記錄者姓名] 參與人員:[請填寫參與者名單,可包含職級等] Prompt資訊較多能夠更協助LLM產出更貼近使用者需求的會議紀錄內容 若使用Gemini還能結合Google雲端硬碟、Workspace使用 最後要聲明,付費的工具品質等方面還是比較好的 例如Good Tape,就是在這方面非常厲害的付費AI工具 當然也有免費額度能夠使用,但限制較多,比較不符合我個人的需求 若是三天兩頭在做會議紀錄的人還是推薦使用付費工具品質更好哦! Notion完整文章連結:https://stevenwublog.notion.site/19df7f8f2828801280a8f25acc6a7a5b
Steven Wu・賈伯斯加個n:職涯/稽核/財會審計/履歷

新手如何用 AI 整理會議紀錄?線上會議、實體會議一次看懂

開會時一邊聽、一邊記、一邊思考,常常會遇到幾個問題:重點來不及抄、決議沒寫清楚、待辦事項散落在聊天訊息或腦袋裡。現在,只要善用手機錄音、會議逐字稿與常見 AI 工具,新手也能更快整理出一份清楚、可追蹤的會議紀錄。 不過,AI 不是幫你「完全取代紀錄」,而是協助你加快整理流程。正式發送前,仍然需要人工確認人名、日期、金額、負責人、截止日與會議決議。 本文將分成「線上會議」與「實體會議」兩種情境,教你用手邊常見工具,搭配 ChatGPT、Claude、Gemini、NotebookLM 等 AI 工具,整理出適合交給主管、團隊或客戶追蹤的會議紀錄。 使用 AI 前,先確認 3 件事 在開始錄音、轉錄或把內容交給 AI 前,請先確認: 第一,會議是否允許錄音、錄影或轉錄。建議事前告知與會者錄音目的、使用範圍與保存方式。 第二,會議內容是否包含敏感資料。如果涉及客戶資料、個人資料、薪資、人事、財務、商業機密或未公開策略,不建議自行上傳到外部 AI 工具,應優先使用公司核准的平台。 第三,AI 產出只能作為初稿。AI 可能聽錯、漏掉脈絡,或把「討論中的想法」誤寫成「已決定事項」,正式使用前一定要人工檢查。 台灣《個人資料保護法》對個人資料的蒐集、處理與利用,強調應尊重當事人權益,不得逾越特定目的的必要範圍,並應與蒐集目的有正當合理關聯;本文為一般工作效率教學,不構成法律意見,實際使用仍應依公司規範與相關法規辦理。 AI 可以幫會議紀錄做什麼? AI 在會議紀錄中,最常見的用途有 5 種: 1. 錄音轉文字:把會議錄音或逐字稿變成可整理的文字資料。 2. 摘要重點:從冗長對話中整理出主要討論內容。 3. 萃取決議:找出會議最後確認的結論。 4. 整理待辦事項:列出任務、負責人、截止日期。 5. 改寫成正式紀錄:把口語內容整理成適合寄出的版本。 好的會議紀錄,不是把每句話都記下來,而是清楚回答三個問題: 討論了什麼?決定了什麼?接下來誰要做什麼? 情境一:線上會議怎麼做? 線上會議最適合新手練習,因為 Google Meet、Teams、Zoom 等平台通常已有錄影、字幕、逐字稿或 AI 摘要功能。不過,這些功能是否可用,會依公司帳號、方案、裝置、地區與管理員設定而不同。 Google Meet 的「Take notes for me」可透過 Gemini 協助記錄會議內容,但實際可用性會受到帳號與設定影響。Zoom AI Companion 也提供會議摘要功能,且管理員可啟用或停用相關設定。 線上會議建議流程 第一步:會前確認可否錄影、錄音或開啟逐字稿 如果是客戶會議、敏感會議或跨部門會議,建議先確認公司規範,並告知與會者。 可使用這句話: 「為了方便會後整理會議紀錄,這場會議會開啟錄影或逐字稿功能,紀錄僅供本專案追蹤使用。」 第二步:會中保留原始資料 使用平台內建的錄影、逐字稿、字幕、AI 筆記或會議摘要。 第三步:會後交給 AI 整理 把逐字稿或會議重點貼到 ChatGPT、Claude 或 Gemini,請 AI 整理成正式會議紀錄。 第四步:人工檢查後再寄出 檢查決議是否正確、待辦是否有負責人、截止日是否清楚,以及 AI 是否誤判會議結論。 情境二:實體會議怎麼做? 實體會議的難點是聲音來源比較複雜,可能有多人同時說話、環境雜音、白板討論、投影片補充等。因此,實體會議更需要做好錄音與現場補充紀錄。 最簡單的流程是: 手機錄音 → 轉成文字或整理重點 → 交給 AI 整理 → 人工確認 iPhone:使用內建「語音備忘錄」 iPhone 內建的「語音備忘錄」可用來錄製會議、課程或語音筆記,Apple 官方說明可開始錄音、暫停、繼續錄音,也可調整手機與聲音來源的距離以改善錄音音量。 操作方式: 1. 打開 iPhone 的「語音備忘錄」App。 2. 點選紅色錄音按鈕開始錄音。 3. 會議中若暫停,可按暫停;繼續時再恢復錄音。 4. 會議結束後按停止,錄音會自動儲存。 5. 將檔名改成「日期+會議名稱」,例如「2026-04-27_行銷週會」。 6. 會後可分享錄音檔,或先轉成文字再交給 AI 整理。 Android:使用內建「錄音機」或「Voice Recorder」 Android 手機品牌眾多,內建錄音 App 的名稱與功能會依品牌、機型與系統版本不同。常見名稱包含「錄音機」、「語音錄音」、「Recorder」或「Voice Recorder」。 如果使用 Google Pixel,可留意 Google Recorder;Google 官方說明 Recorder 主要適用於 Pixel,可用來錄製會議、課程等聲音,並提供搜尋與 AI 功能。如果使用 Samsung Galaxy,Samsung 官方說明 Voice Recorder 可錄製課程、會議與對話,支援裝置也可使用 Galaxy AI 進行轉錄、加入 Samsung Notes 或分享文字檔。 Android 通用操作方式: 1. 在手機搜尋「錄音」、「Recorder」或「Voice Recorder」。 2. 開會前先測試 5 到 10 秒,確認收音正常。 3. 把手機放在桌面中央,不要放在口袋或包包裡。 4. 會議結束後停止錄音。 5. 重新命名錄音檔,建議使用「日期+會議名稱」。 6. 若手機支援轉文字,可先產出逐字稿;若不支援,可先手動整理重點,再交給 AI 工具處理。 實體會議小技巧 實體會議中,AI 不一定能準確聽出每個人的聲音。建議主持人在重要決議後,主動重複一次: 「確認一下,這件事由 Amy 負責,下週五前完成第一版,對嗎?」 這句話看似簡單,卻能大幅提高會議紀錄的準確度。 常見、容易取得的 AI 工具怎麼選? 以下工具不代表所有功能都免費,也不保證每個帳號都能使用。部分功能會依方案、裝置、地區與公司管理員設定而不同,使用前建議先確認。 1. ChatGPT:適合整理正式會議紀錄 ChatGPT 適合把逐字稿、會議重點或錄音摘要整理成正式文件,例如會議紀錄、主管摘要、待辦清單或會後 Email。若帳號與裝置支援 ChatGPT Record,也可用於轉錄與摘要會議、腦力激盪或語音筆記;OpenAI 官方同時提醒,轉錄與摘要可能出錯,重要資訊需要人工檢查。 適合用在:正式會議紀錄、主管摘要、待辦清單、會後 Email。 2. Claude:適合處理較長逐字稿與文件 如果會議逐字稿很長,或需要同時參考簡報、企劃書、專案文件,Claude 是常見選項。Claude 官方說明支援上傳 PDF、DOCX、CSV、TXT、HTML、ODT、RTF、EPUB、JSON 等文件格式;部分檔案功能仍會依帳號設定與限制而不同。 適合用在:長會議逐字稿、訪談紀錄、研討會內容、多份文件摘要。 3. Gemini:適合 Google 工作環境 如果團隊平常使用 Gmail、Google Docs、Google Drive、Google Meet,Gemini 會比較容易放進日常流程。Google 文件中的 Gemini 可協助摘要文件,Drive 中的 Gemini 也可協助摘要檔案與資料夾,但需要符合可用方案。 適合用在:Google Docs 會議紀錄、Google Drive 文件整理、Google Meet 會後資料。 4. NotebookLM:適合專案型會議與長期追蹤 NotebookLM 比較像是「專案知識庫」。你可以把會議紀錄、簡報、企劃書、訪談資料放進同一個 Notebook,之後再針對這些資料提問。Google 說明 NotebookLM 會根據你上傳或指定的來源回答問題,並提供來源引用。 適合用在:專案會議追蹤、多次會議整理、課程筆記、客戶訪談資料庫。 新手建議工作流 線上會議 平台逐字稿或摘要 → ChatGPT/Claude/Gemini 整理 → 人工檢查 → 寄出追蹤 若是長期專案,可把每次整理好的會議紀錄放進 NotebookLM,開下次會議前請它整理「前次決議、未完成事項、待確認問題」。 實體會議 手機錄音 → 轉成文字或整理重點 → ChatGPT/Claude/Gemini 整理 → 人工確認 如果沒有逐字稿,也可以會後用 Google Docs 語音輸入,自己口述會議重點。Google Docs 語音輸入需要在支援的瀏覽器中開啟文件,並確保電腦麥克風可正常使用。這比較適合「會後自己補充重點」,不建議直接當成多人會議的正式轉錄工具。 會議紀錄建議格式 新手可以先使用這個格式: 會議主題: 會議時間: 會議地點/會議連結: 主持人: 紀錄者: 與會者: 一、會議目的 簡短說明這場會議要解決什麼問題。 二、討論重點 用條列式整理主要討論內容。 三、會議決議 只放已經確認的結論,不放還在討論中的想法。 四、待辦事項 任務|負責人|截止日期|備註 整理第一版提案|Amy|5/10|提供給行銷部確認 五、待確認事項 列出尚未有答案、需要補資料或下次再討論的內容。 可直接複製的 AI Prompt Prompt 1:整理正式會議紀錄 請根據以下會議逐字稿,整理成正式會議紀錄。 請包含: 1. 會議主題 2. 會議目的 3. 討論重點 4. 會議決議 5. 待辦事項 6. 待確認事項 7. 下次會議建議追蹤事項 待辦事項請用「任務/負責人/截止日期/備註」格式整理。 如果內容中沒有提到負責人或截止日期,請標示「待確認」。 請不要加入原文沒有提到的資訊。 請使用繁體中文,語氣正式、清楚,適合寄給團隊成員。 Prompt 2:整理主管版摘要 請將以下會議內容整理成主管可快速閱讀的摘要。 請用 300 字以內說明: 1. 本次會議重點 2. 已確認決議 3. 需要主管知道的風險或卡點 4. 接下來最重要的 3 個行動項目 請避免冗長細節,保留關鍵資訊即可。 Prompt 3:檢查會議紀錄 請幫我檢查以下會議紀錄是否完整。 請指出: 1. 是否有決議不清楚的地方 2. 是否有待辦事項缺少負責人 3. 是否有待辦事項缺少截止日期 4. 是否有需要再次確認的數字、日期、人名 5. 是否有語氣太口語、不適合寄給主管或客戶的句子 請提供修改建議。 新手最容易犯的 5 個錯誤 錯誤 1:把逐字稿當成會議紀錄 逐字稿只是原始材料,會議紀錄要整理出重點、決議與待辦。 錯誤 2:沒有區分「提議」和「決議」 有人提出建議,不代表會議已經同意。 錯誤 3:待辦事項沒有負責人 「下週整理報告」不夠清楚;「由 Kevin 於 5/10 前整理第一版報告」才方便追蹤。 錯誤 4:完全相信 AI 摘要 AI 可能漏掉反對意見,或誤解語氣與脈絡。 錯誤 5:忽略資料安全 不要把客戶資料、人事薪資、財務數字、公司策略或未公開資訊,直接上傳到未經公司核准的外部工具。 104學習小提醒 AI 可以幫你省下整理時間,但不能取代你的判斷。會議紀錄真正的價值,不是把所有人說過的話完整留下來,而是讓團隊會後能繼續推進。 對新手來說,最簡單的開始是建立一套固定流程: 錄下來 → 轉成文字 → 請 AI 整理 → 人工檢查 → 寄出追蹤 只要掌握這套流程,無論是線上會議還是實體會議,都能更快產出清楚、完整、可追蹤的會議紀錄。
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搞定會議紀錄!AI語音轉逐字稿怎麼做?Gemini Notebook、Gemini、EchoScript操作解析

為了整理錄音檔或會議紀錄煩惱嗎?作者解析運用Google AI工具:Gemini Notebook(原NotebookLM)、Gemini與EchoScript的實戰應用,從上傳語音生成逐字稿、標註發話者,到摘要會議重點與待辦清單,利用AI讓繁瑣工作效率翻倍,無論是職場開會、學術訪談需求都能應用。本文節錄自《最強!Google AI 工作術》。 文/蔡宜坦、施威銘研究室 本文目錄(點擊可快速前往) AI語音轉逐字稿:用NotebookLM、Gemini整理會議逐字稿用NotebookLM上傳語音,直接整理會議逐字稿用Gemini上傳語音,直接整理會議逐字稿追求「無刪減」的語音轉逐字稿:EchoScript AI轉錄工具會議逐字稿超亂沒重點?交給AI摘要整理會議記錄用NotebookLM整理雜亂的會議逐字稿 (編按:NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章:) 任務:會議、訪談語音檔轉成逐字稿 使用AI:Gemini Notebook(原NotebookLM)、Gemini聊天機器人 大小會議不斷早已是職場常態,整理開會(或訪談)記錄也是挺耗時的差事,負責記錄的人要嘛過程中拚命記,若會議/訪談時間很長,為了不遺漏重要訊息,多數情況可能會錄音起來,但事後的錄音檔整理也是不小的工程…… 有了Google AI工具後,這些繁瑣的工作再也不是問題囉!當我們手邊有會議(或訪談)的錄音/影片檔時,可以用AI一秒生成逐字稿。善用AI,讓你再也不為記錄工作煩心! AI語音轉逐字稿:用NotebookLM、Gemini整理會議逐字稿 使用AI: NotebookLM:https://notebooklm.google.com/ Gemini聊天機器人:https://gemini.google.com/ 前面介紹的NotebookLM、Gemini聊天機器人其實就支援分析錄音檔,因此最快的做法就是直接上傳會議錄音檔給NotebookLM / Gemini,請它整理出逐字稿給我們: 用NotebookLM上傳語音,直接整理會議逐字稿 1. 上傳錄音檔,複製全文逐字稿內容 直接餵錄音檔給NotebookLM,照例會先生成一段針對錄音檔的摘要,但本例的需求不是這個,我們是要逐字稿。請回過頭,直接點擊來源區的錄音檔。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 直接就看到全文逐字稿內容可以複製囉!選取文字後按Ctrl + C複製下來再貼到記事本儲存就可以了 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 2. 若希望逐字稿內容可以標註發話者,可以試著請NotebookLM整理看看 輸入「協助辨識並標註發話者」,嘗試請AI分析音軌,區分各發話人。整理的結果,筆者發現AI多少會做點潤飾,不算「原汁原味」的逐字稿,但我們的重點是了解講話內容,因此還是省了不少時間。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 摘要後面的圓圈表示「出處」,由於我們的來源單純就是錄音檔,通常出處只會有一個(就是連成一長串的逐字稿啦)。 附帶一提,透過摘要旁邊的圈圈也可以取得全文逐字稿內容,怎麼做呢?很簡單,停留在圓圈上面就會顯示擷取出的逐字稿內容讓我們複製了。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 用Gemini上傳語音,直接整理會議逐字稿 現在的Gemini模型功能強大,因此我們也可以直接把錄音檔上傳給Gemini聊天機器人,請它試著整理會議逐字稿,結果也滿不錯的: 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 延伸閱讀:AI會議紀錄整理技巧!6步驟活用NotebookLM與指令模板,語音轉文字、中英夾雜也不怕會議紀錄用AI怎麼做?會議逐字稿如何整理?|AI語音轉逐字稿教學 追求「無刪減」的語音轉逐字稿:EchoScript AI轉錄工具 EchoScript AI:https://aistudio.google.com/apps/bundled/echoscript 雖然NotebookLM和Gemini在整理摘要與潤飾內容上表現卓越,但有時我們需要的是「最原始、無刪減」的逐字稿,例如在法務存證、學術訪談……等需要精確標註時間戳記(Timestamp)與發話者的場合。這時候,改用Google專門為轉錄設計的EchoScript AI會更為適合。 EchoScript AI的用法很簡單,直接連到Google AI Studio網站上傳錄音檔就可以了: 連到網站後,首先會要我們開放麥克風權限,直接點擊Allow即可。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 上傳錄音檔(mp3,wav,m4a等)。點擊「Generate Transcript」後,AI就會開始分析音軌,將會自動區分不同的發話者(例如Speaker 0、Speaker 1…)。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 分析的速度還OK,以筆者上傳約60分鐘的錄音檔為例,約耗時5分鐘。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 接著就可以在畫面上看到結果了: EchoScript的優點在於它能詳細列出幾分幾秒誰正在說話,方便事後對照錄音檔回聽。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 EchoScript AI傾向於還原說話者的「原話」,不會像Gemini那樣自動將口語稍做潤飾。 有趣的是還能分析出說話的語調,是高興(Happy) 還是一般(Neutral)。甚至還自動提供了英譯版本。 【TIP】EchoScript AI逐字稿怎麼匯出?得到帶有時間軸的全文逐字稿後,目前網站上還沒有看到一鍵匯出功能,因此最快的做法就是直接選取網頁內容後複製下來,通通貼到記事本等工具就可以了。之後若需要將這份「原汁原味」的逐字稿轉化為「會議結論」,可以參考下一節的內容,請AI再根據這份逐字稿做重點摘要。 會議逐字稿超亂沒重點?交給AI摘要整理會議記錄 NotebookLM:https://notebooklm.google.com/ 在漫長的會議中,難免發言會偏離會議主軸,而且免不了的,發言者們說話時一定會穿插很多贅字,這都很正常!但這些都勢必影響AI的辨識率,因此有些時候,我們或許可以得到了一份會議/訪談逐字稿,但內容亂的不得了,實在不太堪用…… 待整理的會議逐字稿(圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》) 以筆者手邊這份逐字稿為例,看得出來是一場AI技術討論會議嗎?筆者誠實的說「不行」,如果是用EchoScript AI擷取出來的內容,很有可能就長這樣…… 但,老話一句,別忘了我們有AI啊!Gemini聊天機器人可是分析語意的高手,而NotebookLM更是筆者遇到資料整理需求的首選AI工具。當您遇到逐字稿很亂的情況時,不妨將逐字稿內容全數餵入NotebookLM整理看看,結果可能會出乎您想像喔! 用NotebookLM整理雜亂的會議逐字稿 本例是試著用NotebookLM整理「看起來不太能用(但有區分發言者)」的EchoScript會議逐字稿,請NotebookLM做最後整理,看看能否整理出像樣一點的內容: 原逐字稿內容。很亂、人類讀了很費力沒關係,可以請Google AI工具幫忙整理。 輸入需求請NotebookLM處理:「幫我整理各與會人分別提出了哪些意見」。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 本例NotebookLM處理的結果如下: AI替各發話者的發言重點都做了整理。 經過AI整理,原本凌亂不堪的會議記錄變得有模有樣。但已經不是逐字稿了,若希望接近原汁原味的逐字稿,上圖下prompt時可以試著請NotebookLM保留文字原本的樣式,僅協助順稿。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 筆者也請AI整理出該會議的結論,結果如圖所示。每一條結論的後面都會附上來源,點擊各數字圈圈可以查看是根據逐字稿何處整理來的。 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 輸入「整理待辦事項」也可以請AI試著整理出待辦事項。整理後的結果: 圖/旗標科技《最強!Google AI 工作術》 看到這裡應該非常佩服Google的各種AI工具吧!果然就是人類看不懂的,AI搞不好看得懂(而且讀很快)! 但請切記,內容看起來很像樣沒錯,但也不能排除AI虛構的可能性喔!即便本例是用NotebookLM這個「相對可靠(會附來源)」的AI工具,但要用的話,還是要細心驗證內容,總歸一句,AI生成的內容不能照單全收! 節錄自:旗標科技《最強!Google AI 工作術:以 Gemini 3 為核心,串聯 NotebookLM 與滿滿 AI 工具, 搞定資料分析、簡報製作、 教育訓練等日常工作》/蔡宜坦、施威銘研究室 著
【104職場力】・AI

ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能:會議紀錄從此不再煩人!

OpenAI 近期為 macOS 桌面版的 ChatGPT 推出了全新功能:「Record 模式」(語音錄音筆記),只要一鍵開啟錄音,說話的內容就會被即時轉錄成文字,還能自動整理出條列式的會議重點與行動項目。對經常開會、訪談、或腦力激盪的職場人來說,這是一個大幅提升工作效率的利器。 「Record 模式」可以做什麼? 這個新功能的核心價值在於:「說出來,AI 幫你整理」。 不論你是開會時的主持人、受訪者、還是獨自進行語音備忘,只要點擊「Record」按鈕開始錄音,ChatGPT 就會同步進行語音辨識。錄音結束後,它會主動幫你整理出以下內容: * 重點摘要(Summary) * 討論主軸(Key Topics) * 可執行事項(Action Items) 這些內容會自動儲存在 ChatGPT 的專屬「畫布」(canvas)中,方便後續編輯、轉寄或轉換格式。 麼開始使用? 這項功能目前提供給 macOS 桌面版 ChatGPT(需登入 Pro 或 Team 帳戶),使用方式非常簡單: 1. 開啟 ChatGPT 桌面 App**,點選左下角的「Record」按鈕。 2. 允許麥克風權限**(首次使用會跳出提示)。 3. 開始錄音,自然說話即可,無需特別格式。 4. 錄音完成後按下「Send」**,AI 會自動上傳錄音內容並生成筆記。 5. 畫布開啟後,你可以看到由 AI 整理的重點內容,也可以請它轉換成 email、簡報大綱、會議紀錄等格式。 為什麼這功能超實用? 節省時間:再也不需要人工撰寫冗長會議紀錄。 不遺漏重點:AI 幫你抓住核心資訊與待辦事項。 提升團隊效率:每個人都能聚焦在「下一步該做什麼」。 多用途轉換:想要變成一封信、一份提案,甚至是產品規格書?一句話就能讓 ChatGPT 幫你完成。 使用小建議 為了讓這個功能發揮最大效益,這裡提供幾個實用小技巧: * 使用品質較佳的麥克風,能提高語音辨識的準確度。 * 講話時邏輯清楚、段落分明,有助 AI 更好地整理內容。 * 錄完後快速檢查一次整理結果,必要時可以再補充或更改。 說出來,讓 AI 幫你整理好一切 這項功能對於重視效率的專業人士來說,是個真正能「減壓又加值」的幫手。無論你是創業者、PM、行銷人、記者,還是學生,未來只要會說話,就能讓 ChatGPT 幫你做整理、做總結,甚至變成工作產出。 目前這項功能僅支援 macOS 桌面版的 ChatGPT,未來預期會拓展到更多平台。如果你是 ChatGPT Pro 或 Team 用戶,不妨馬上試試這個功能,相信你會愛上它。
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會議紀錄用AI怎麼做?會議逐字稿如何整理?|AI語音轉逐字稿教學

AI怎麼做會議紀錄?可以分為用AI將會議語音檔轉成逐字稿、整理會議逐字稿兩部分,本文以CLOVA Note、ChatGPT、Copilot、Gemini等為例,整理詳細步驟解析,善用AI讓你再也不為記錄、整理工作煩心! 看全文: https://blog.104.com.tw/use-ai-for-meeting-minutes/?utm_source=104nabi&utm_medium=aiclassroom
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AI會議紀錄整理技巧!6步驟活用Gemini Notebook與指令模板,語音轉文字、中英夾雜也不怕

會議記錄整理總是很花時間,如何運用AI來提高效率?作者分享「AI會議整理術」,6步驟包括運用AI語音轉文字工具,以及活用Gemini Notebook(原NotebookLM)等AI工具來解決中英夾雜、專有名詞一堆等AI會議紀錄常見痛點。搭配AI指令模板,將雜亂逐字稿自動轉譯為「三段式摘要」與「行動清單」,省下60%時間,讓團隊溝通更精準、決策更高效!本文節錄自《高效職場生存法圖解》。 文/趙胤丞、電腦玩物站長Esor 本文目錄(點擊可快速前往) 讓AI用固定模板,把會議討論變成清楚的紀錄與待辦AI會議整理操作教學!6步驟分享,節省60%時間的協作術AI提示詞分享:快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件AI會議筆記方法論反思與實踐AI會議筆記實戰QA:AI工具怎麼選?轉錄出錯怎麼辦? (編按:NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章:) 讓AI用固定模板,把會議討論變成清楚的紀錄與待辦 AI工具不是拿來取代我們,而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道,一場會議不只是一場會議,它可能是團隊協作的決策過程,也可能是專案卡關的突破時刻,所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。 但是,我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理,結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動,這樣的行為無異是「買櫝還珠」。 只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點:主持人講得飛快,你無法跟上;對話來回跳躍,記錄順序亂七八糟;會議過程與會者講了一堆,還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。其實整理不好,這不是你能力問題,而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。 這正是AI可以切入協助支援的痛點,幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。 概念說明關鍵效益自動化轉錄AI將語音自動轉換成文字節省人工聽打時間,不錯過任何細節智慧化摘要AI根據內容自動生成重點與結論快速掌握會議核心,不必重聽錄音行動化轉譯AI從文字紀錄中提取任務與責任人加速「討論」到「行動」的轉換,強化執行效率 資安前提:在使用任何AI工具時,特別是涉及公司內容,務必確認公司、平台的隱私安全規範,以保護你與組織的資料安全。 (圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) AI會議整理應用情境:適用需高效溝通的場合、專案會議、跨部門會議 這套方法適用於所有需要高效溝通的場合,特別是討論內容多且複雜的專案會議,或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者,都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。 AI會議整理技巧提醒:加速你的決策行動,而非取代你的判斷 AI是你的副駕駛助手,AI雖然能大幅節省時間,但它的價值在於「加速你的決策與行動」,而非取代你的判斷(畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋)。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對,進而確保共識沒有落差。 AI會議整理操作教學!6步驟分享,節省60%時間的協作術 【Step 1】為什麼需要AI會議記錄工具? 這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具,而是讓你學會用工具放大自己的效能,讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。 傳統會議記錄的痛點AI可以做什麼主持人語速過快、資訊密度高,難以跟上自動語音轉文字,完整保留內容對話跳躍、紀錄順序混亂快速生成會議摘要,還原討論脈絡討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問,清理要花許多時間協助整理任務清單與待辦事項會後還需整理郵件回報輔助產出主管回報Email 當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時,就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷,真正成為「決策轉譯者」。 【Step2】挑選對自己最方便的AI轉錄工具 AI語音轉文字(甚至是會議錄音專用AI工具)已經多如雨後春筍,甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析,而是針對常見的三種會議情境,分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。 工具應用情境功能簡述PLAUD.ai硬體裝置,方便啟用錄音檔案儲存在本地裝置,內建AI自動處理工作流程雅婷逐字稿手機App,即時轉錄當下即時轉錄,對於台灣用語有相對較在地的處理NotebookLM自行錄音,交由AI轉錄與處理可以建立會議錄音資料庫,由自己的指令決定轉錄的處理方式 【Step 3】如何處理多語混雜與專有名詞挑戰 中英夾雜、專有名詞頻繁,是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉錄工具,對於多語內容的辨識已經有一定水準(不過台灣常用的台語,還是有侷限),這部分大家可以實際試試看即可。 而「專有名詞」的部分,例如專案特有的名稱、人物、技術、術噢,可以製作一份「專有名詞表」,在AI要轉錄前,先提供AI,請其根據這份「專有名詞表」來轉錄,往往就可以有很好的效果。 以前面提到的Google NotebookLM為例,我們可以先新增一份專有名詞對照表。 以Google NotebookLM為例,再請AI轉錄會議前,可以新增一份專有名詞對照表(圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) 接下來在轉錄時,請AI除了分析錄音檔案,也要對照專有名詞對照表,修改會議筆記內容,就能獲得很好的辨識效果,更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。 【Step4】應用「三段式會議摘要」 我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來,但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。 用AI摘要會議紀錄,不是要它幫你「記住全部」,而是幫你「轉譯為可用資訊」。三段式結構最適合會議筆記與摘要: 背景議題:這段討論是在處理什麼? 重點觀察:過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策? 行動建議:這段話最後導出了什麼事要做?有責任人與時限嗎? 你可以在AI指令中明確要求輸出這三段內容,並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據,確保摘要可以立即使用。 用AI摘要會議紀錄,三段式結構包括:背景議題、重點觀察、行動建議,最適合會議筆記與摘要(圖/創意市集《高效職場生存法圖解》) 【Step5】從摘要轉譯為行動清單 會議中最常見的溝通語句是模糊的,例如:「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好?」。如果只是轉錄逐字稿,很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句,這時候可以請使用AI判讀以下三要素: What:要完成什麼事?(如果能寫出具體項目與產出最佳) Who:誰負責?(要寫上負責人,也要確保負責人知道自己要負責該項目) When:什麼時候要完成?(最好有明確日期與時間) 示範指令:「請根據以下逐字稿,列出所有可辨識的任務,標示What(要完成什麼事?)/Who(誰負責?)/When(什麼時候要完成?),若有待確認的資訊請註記。」 【Step6】AI會議紀錄實作分享—節省60%時間、保留主導性 每次會議後,我習慣以下流程(當作示範參考,但你可以搭配不同工具): 會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字,確保內容完整。 將逐字稿餵給ChatGPT,依「三段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。 核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具,並標注優先順序。 需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。 這個流程沒有一個步驟是全部交給AI,自己完全不動手,但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策,而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架,但也不會完全由AI主導,結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。 AI提示詞分享:快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件 如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件,可使用以下指令: 你是一名「會議行動轉譯官」,任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出:1. 會議摘要(三段式:背景議題/重點觀察/行動建議)2. 任務清單(What/Who/When)3. Email草稿(以專業、精簡語氣撰寫,結尾請列出下一個檢視節點)。請在內容中善用條列,確保收件者一眼就能掌握重點。逐字稿:(貼上逐字稿) AI會議筆記方法論反思與實踐 1. 重新定義「寫會議筆記」的價值 寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」,而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。過去我們花大量時間確保每個字都被記下來,卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具,我們反而要重新調整焦點:不是把責任全部交給AI,而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。 當AI接手機械性的紀錄工作後,你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險,或是思考下一步策略。因此,你不再是敲鍵盤的人,而是提煉共識、設定優先順序的人。 2. 真正的效率來自「人機協同」 AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿,但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟,補上情境背景、利害關係、專業措辭,也能讓AI處理得更好。而當我們有好的會議筆記,就能確保整個團隊朝正確方向前進。 3. 持續優化你的協作節奏 每個人面對的專案都不同,所以你需要跟AI溝通的專業術語,甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。 上面提供的指令是基本版,你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化,根據自己需要的正式會議報告結構做調整。我們可以抱持一種「做實驗」的心態,把每次會後郵件當成一次實驗: 這次的AI prompt是否清楚? 任務欄位拆解是否滿足需求? 專業用語分析是否正確? 如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。 AI會議筆記實戰QA:AI工具怎麼選?轉錄出錯怎麼辦? Q:AI工具這麼多,我該怎麼選擇? 解答:工具百百種,我們時間很有限,別去追求最好的工具,而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發:如果最需要節省聽打時間,專注於轉錄精準度;如果最在意資料安全,則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。 Q:AI轉錄的內容,直接使用會有風險嗎? 解答:會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用,容易造成誤解。我們仍需親自把關確認,再更細緻地補上決策背景與情緒脈絡,才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。 Q:AI摘要會不會讓我變懶惰,不再思考? 解答:AI幫你完成機械性的紀錄工作後,你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略,而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者,而不是更懶惰的紀錄者,因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。 Q:如果講者口齒不清,AI轉錄還是會出錯怎麼辦? 解答:這是AI工具的極限,但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整:遇到轉錄不精準時,可以在會議中使用「段落即時總結」技巧:由我主動複述「我確認一下,您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識,並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。 節錄自:創意市集出版《高效職場生存法圖解:工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》/趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著 推薦閱讀: NotebookLM生成簡報、資訊圖表功能登場!實用技巧盤點 NotebookLM簡報怎麼修改?5招編輯方法實測,轉PPTX、線上改都行 會議記錄=逐字稿?專業會議紀錄只記3項重點|寫法技巧、範本一次看 會議紀錄用AI怎麼做?會議逐字稿如何整理?|AI語音轉逐字稿教學
【104職場力】・AI

時間都被例行會議、會前準備耗光?日高效企業從「拒絕開會」開始省時

例行會議一場接一場,開會前還得製作精美簡報、會後再整理詳細紀錄,耗掉的工時往往不在會議本身?日本併購顧問公司執行長鼓勵員工主動拒絕與自己無關的會議,並將出席者限縮為必要人員;會前只列出簡單議程,討論時直接更新共用文件,把會議控制在15分鐘內,時間留給真正重要的工作。本文節錄自《我們是減時27%的高效率精銳》。 文/佐上峻作 本文目錄(點擊可快速前往) 部屬可以拒絕出席無關會議最耗時的,可能不是會議本身 部屬可以拒絕出席無關會議 接下來談談定期會議。許多公司習慣在固定時段開會,比如每週一的下午2點至3點舉行部門會議。這種安排確實可以省去調整排程的麻煩,方便確認報告或進度。對於忙碌的團隊來說,是一個有效的方法。然而,若連主題都未確定便召集全員,只會讓非必要人員參與。 在我的公司,即使是有社長在場的會議,經常也有員工表示:「參加這場會議對我沒有實質意義,因此決定不參加。」只要其他同事認同他的說法,就不會有任何問題。不僅當事人能自行表態,對於某位持續參與進度會議的同事,也會出現其他同仁提出建議:「○○先生不用參加下次會議。」就連我也曾被告知:「這場會議,佐上先生應該不用再參加。」經過我的同意後,我便將任務交由部屬、退出會議。正因組織上下不斷思考出席的意義,才會產生上述互動。 我也能理解可能會出現以下心情:「拒絕開會太失禮了。」、「怎麼可能跟主管說您不用來。」就像將某個人移出聊天群組一樣,多少令人有些尷尬,難免擔心關係受影響,因此難以啟齒。 儘管如此,會議屬於工作,而非私人交情,不該以情緒或習慣做判斷。拒絕出席應該在公司被視為值得鼓勵的行為──因為它能減少浪費。未出席者可以把這段時間投入到更優先的工作上;而出席者也能在精簡後的會議中,以短暫的時間做出更高效的決策。 換句話說,不出席既是為了自己,也是對整個團隊的體貼。當組織內形成勇於拒絕的文化,最終受益的將是全體。重點在於員工能自主判斷什麼事值得投入,擁有拒絕的選擇權。請記住,拒絕參加不必要的會議,對你和公司都是實現效率化的有效選項。 最耗時的,可能不是會議本身 會議之所以衍生巨大的浪費,第二個主要原因在於,會議前後的工作負擔加重。 在許多企業中,即使只是公司內部的討論,仍花費大量時間製作精美簡報、會後整理詳細的會議紀錄,並寄給所有與會者。不可否認,清晰的資料有助於理解,也能讓會議順利進行;而會議紀錄不僅是討論內容、決策事項的備忘錄,也有助於思考日後會議走向。 不過,你敢說這一切沒有做過頭嗎?精美的資料所帶來的效果,真的和投入的時間成正比?仔細整理的會議紀錄,究竟又有多少人回頭查看?過度的準備、過於詳細的紀錄,會直接降低工作效率。 以下是我們公司的會議流程:首先,在會前使用雲端筆記工具簡單列出議程,等待與會者到齊後,依序確認討論事項。例如,在一場討論銷售新策略的進度確認會議上,專案負責人會先以口頭報告:「目前回應率是7%。」主管則根據情況下達指令:「這一週再維持原本的做法。」、「那就改成○○吧!」等。以上決策內容,再由負責人當場寫進文件。 即使啟動規模較大的專案,也一律採用以上會議模式。原則上,每兩週召開一次會,花15分鐘的時間,並且只由必要人士出席、確認進度,後續作業交辦給各自的負責人員執行。 即時更新資料的好處,在於能將會議前後的工作負擔降到最低,讓討論的內容更加明確,有助於在短時間內結束會議。不僅如此,一個案子固定使用相同格式的文件,便能完整追蹤歷程。 「開會前要提前準備資料」、「資料要圖像化」、「會議紀錄由年輕人來做」這些觀念,只不過是傳統工作的延續,別再被這些無憑無據的慣例所綁架。 如果你是一名負責帶領小型團隊的主管,只要說一聲「明天開會不用準備資料」,讓部屬原本須花在製作資料的時間,得以自行利用;如果你總是被指派在開會後撰寫會議紀錄,不妨試著在下一次線上會議中,嘗試分享畫面並表示:「我可以在討論的同時,把重點更新在這份文件上,並直接當作會議紀錄嗎?」 真正必要的事前準備、事後回顧是什麼?有沒有更高效的做法?不如試著從現在開始,思考最適合的應對方式。一旦完成一場高效的會議,相信成功案例就會如漣漪效應一樣越來越多。 節錄自:大是文化《我們是減時27%的高效率精銳:帶領一群Z世代,不加班、少開會,人人能揪出耗時與浪費,善於設目標,成為日本最年輕億萬執行長。》/佐上峻作 著
【104職場力】・時間管理

會議上想要更多影響力?掌握「第一個發言」時機,不靠頭銜也能左右風向

很多職場工作者都懂這種挫折感,內心明明有超棒想法,但輪到你在會議上說話時,整個走向已經決定好了。研究顯示,真正左右討論走向的,往往是「誰先開口」。當第一個觀點成為討論起點,「羊群效應」便會悄悄發酵。理解這個機制,就算沒有頭銜,也能在關鍵時刻引導會議方向。 文/樂羽嘉編譯 由天下雜誌授權轉載 本文目錄(點擊可快速前往) 先講話為什麼這麼重要?成功團隊中的5種獨特角色如何善用「羊群效應」與不同團隊角色?沉默震耳欲聾會怎樣? 很多職場專業人士都懂這種挫折感,內心明明有超棒想法,也分享出來,但輪到你說話的時候,整個走向已經決定好了。 《Forbes》專欄作家、《紐約時報》暢銷書作家墨菲(Mark Murphy)點出一個幾乎沒有人說過的祕密,那就是開會中第一個發言的人,通常能夠左右整個結果。 墨菲指出,這不是權威或資歷的問題,而是神經科學和社會心理學。誰先開口、誰的聲音先進入會議室,誰的觀點就會成為討論的錨點,其他聲音都會圍繞這個起點展開。只要知道這是怎麼運作的,就算你沒有響亮的頭銜,也能把每一場會議變成領導的機會。 先講話為什麼這麼重要? Leadership IQ做過的團隊效能與挫折研究(Team Effectiveness & Frustrations Study)顯示,只有36%員工表示團隊中的衝突能夠建設性地獲得解決,只有18%覺得說出不受歡迎的意見是完全安全的。多數人在發言前,都會選擇等待、觀望,看看會議室的風向。 這種猶豫不決正是你的機會。當你第一個發言,就能設定框架,你定義「正常」的意見是怎麼樣的。其他人會本能地開始回應你的想法,不論他們是同意、重新定義還是辯論,都依然是從你的看法出發。 這叫做羊群效應,也稱從眾效應,是現代組織中最被低估的影響力槓桿之一。 一項研究中,學者們分析維基百科上超過40萬個爭論,主題是應該保留還是刪除新創造的文章。學者發現,如果討論中的第一票是保留一篇文章,那最終決定也是「保留」文章的機率會提高超過40個百分點。 如果第一票是刪除文章,那麼刪除文章的機率會上升大約20個百分點。所以說,單單只是講話或投票的順序,就能夠像地心引力般牽引接下來討論的結果。 不論是執行長還是最有自信的中階主管,先講話的人會創造軌道,團隊的其他人只能沿著軌道運轉。討論從來不是中立地展開,第一道聲音可以帶動風向。你如果濫用這招,就是操縱討論,好好善用就是領導。 人類大多愛好和平,一旦桌上出現了意見,我們會下意識地根據這個意見做出調整。 所以在會議上,若你已經思慮周到、做好萬全的準備,第一個開口發言能讓你在所有人心中設下導航。你不需要大吼大叫好讓人聽你說話,你只要在噪音開始前提供清楚明確的意見。 不過要記住,只有在你擁有公信力、利用你的影響力帶團隊前進而不只是突顯自己時,才能這樣做。 當別人看到你以洞見、證據和明確目標為基礎引導對話時,即使你不是正式的領導者,他們也會開始把你視為方向的依靠。 反過來看,如果第一個開口的人偏向被動行事、自私自利或資訊貧乏,羊群還是會跟著他,但方向很可能是錯的。 正因如此,優秀的領導者會刻意使用羊群效應,策略性地安排要讓誰先說話。 成功團隊中的5種獨特角色 多數人以為一個高效率的團隊是建立在個人特質或職稱之上,但《你是哪一種團隊玩家?》(What Type of Team Player Are You?)測驗的數據顯示,最成功的團隊會在5種截然不同的角色之間取得平衡: 導向者(Directors):果斷的推進者,喜歡清楚明確、競爭、成果,能讓團隊聚焦於目標與責任。 實踐者(Achievers):執行力大師,重視卓越、精準與落實,能把計畫轉化為具體成果。 穩定者(Stabilizers):流程的守門人,提供結構與一致性,擅長風險控管,確保雄心勃勃的點子能在現實中落地。 協調者(Harmonizers):人際關係的黏合劑,能及早察覺緊張氣氛、化解衝突,守護團隊的信任與士氣。 開創者(Trailblazers):創新的驅動者,勇於突破邊界,提出挑釁的問題,激發其他成員不曾想到的飛躍性創意。 每一種角色都具備不可或缺的優勢,互相搭配就能發揮最大潛能。 如何善用「羊群效應」與不同團隊角色? 根據團隊討論的性質,選擇不同角色擔任第一個發言的人。 「羊群效應」本身很強大,搭配與適合的角色時,影響力會更強。 如果你在發想新產品,應該讓「開創者」先發言,挑戰既有的假設、拓展可能性、打開其他人的思路。 如果團隊現在需要聚焦、排序優先順序、找出明確前進方向,那麼就該讓「導向者」率先發言。導向者會帶來自信與緊迫感,能把模糊不清的情況轉化為具體行動。不過,他們應該只在團隊有失焦或過度討論的風險時主導,因為他們的權威感有時可能會不經意扼殺創意思考。 針對風險、系統或流程改善相關的決策,應該讓「穩定者」先發言。他們能帶來冷靜、有組織的邏輯,他們謹慎的語氣能避免草率決策,確保每一個大膽的想法在付諸行動前都能經過現實檢驗。 當討論的焦點牽涉到人,例如變革管理、企業文化轉型,或情緒張力高的專案時,則應該讓「協調者」率先開場。他們能把同理心放在討論的最前線,提醒團隊:每一張圖表、每一個數字背後都是人。當協調者領頭時,團隊的氛圍會更傾向「理解」而不是「防衛」。 每一次開場,都會產生截然不同的引力場。關鍵不在於誰的職位高,而在於現階段最適合引導團隊解決問題的角色是誰。 沉默震耳欲聾會怎樣? 如果第一個發言的人不對,或大家遲遲不開口,「羊群效應」也可能反噬你。尤其當高層主管一開場就強勢表態時,其餘人很容易直接附和,看似一致,其實只是沉默的服從。 因此,高效能團隊常會根據議題提前決定誰該開場,甚至輪流讓不同角色擔任「第一個聲音」,確保沒人壟斷對話方向。 例如,一週的策略會議由「導向者」開場,下週的員工士氣討論則讓「協調者」先說。這樣的輪替讓團隊保持思想多元,避免被羊群效應拖累。 「影響力」不在於權威,在於時間點與順序。每場會議都有心理節奏,誰先開口,就等於放下第一塊磚,決定了整場討論的走向。你無法羊群效應,但可以駕馭它,善用開口的時機主動引導會議走向。 (資料來源:Forbes、中央銀行) (原文標題:想要更多影響力?專家建議:開會時第一個發言) 推薦閱讀: 大家都同意,我也沒理由反對... 當職場出現「羊群效應」為什麼反而危險? 開會提出新想法別踩大地雷!意見想被採納、不招反感的加分說法 別再問「你好嗎」 心理學家:成功人士的5個聊天技巧 不是拍馬屁 專家:成功人士會和老闆談10件事 真正卡住你職涯的,不是年紀!專家揭露背後關鍵
【104職場力】・溝通協調

完美會議7原則:開會最長不超過1小時、不遲到、不帶想法進會議室是無罪的

如何提高開會效率?如何創造多多發言討論的會議氛圍?作者分享團隊實踐多年的「完美會議7原則」開會技巧,其中包括「開會最長不超過1小時」、「不遲到」、「沒想法也能進會議室」等破除迷思的觀念,幫助更快聚焦、更有效合作。想讓會議更有價值、工作不再被開會綁架,7條原則值得一看。本文節錄自《不辭職也能快樂!》。 文/金敃澈 本文目錄:完美會議7原則(點擊可快速前往) 1. 不遲到,10點3分不是10點2. 毫無想法進會議室是無罪的,但不帶著清醒的頭腦進會議室就有罪3. 別人在說明想法時要敞開心胸,即使是實習生的想法也藏著無限可能4. 多說話。唯有批評、爭論與討論,才能讓會議像個會議5. 會議室裡人人平等,沒有人能倖免於批判6. 會議最長不能超過1小時7. 走進會議室時或許腦袋空空,但離開時必須認清該做的事 我很久以前寫過一本書叫《我們來開會吧》。那是我的第一本書,有別於後來出版的散文,那本書徹頭徹尾都在討論「開會」這件事。我以4個專案為例,把我們團隊開會的過程重新解構,詳細記錄在那本書裡。意外的是,即便出版距今已經11年,這本書還是有人買。偶爾我會在新人的桌上看到這本書,每次我都覺得像與小學同學重逢,高興又有些難為情,甚至有些憐惜這個一直在某處好好過著人生的朋友。 在那本書的序言中,我揭露了當時我們團隊的7個會議原則。雖然從來沒有人用文字寫下來,但大家確實都堅守著這些原則。這7個原則如下: 1. 不遲到,10點3分不是10點 這個原則大家看得跟命一樣重要。因為大家都知道,如果表定10點的會等到10點10分才開始,就會發生骨牌效應,使接下來的會議也跟著延宕,最後勢必得留下來加班。我也認為準時開始會議代表了大家對待這場會議的態度,準時是對會議最低限度的禮貌。 2. 毫無想法進會議室是無罪的,但不帶著清醒的頭腦進會議室就有罪 你可能以為開會時帶著一籮筐的點子進會議室,就會受組長青睞,其實並非如此。比起10個陳腔濫調的點子,更需要一個新穎的創意。不過我還是要勸大家,拋開那種一定要帶著創新的點子進會議室的強迫觀念吧。其實只要帶著一顆清醒的頭腦進會議室,好好聆聽別人的想法,對會議更有幫助。 3. 別人在說明想法時要敞開心胸,即使是實習生的想法也藏著無限可能 這就是朴雄賢組長主持的會議與其他會議最大不同之處—他不會為想法區分階級,部長的想法跟實習生的想法地位相同。當然,部長的想法成功率確實比較高,但如果實習生的想法有可取之處,組長也一定會保留。因此我們團隊的實習生經常能帶著滿足的心情下班。 4. 多說話。唯有批評、爭論與討論,才能讓會議像個會議 這一點非常重要,我甚至在之前的書中單獨為它寫了一個篇章。組長老是說:「大家的薪資高低,應該要用開會時說話的分量來排序。」每次聽到他這樣說,我都心想:「那我的薪資應該要是我們組最高的……」只可惜,組長的這個主張始終沒有實現,我的年薪就是證明。可惜,真是可惜。 5. 會議室裡人人平等,沒有人能倖免於批判 甚至是對組長也要公正不阿。提出意見的人是誰並不重要,重要的是他說了什麼。即使是組長提的意見,只要不同意就可以反駁。既然連組長都是這種待遇,其他組員會如何對待彼此的點子,我就不需多說了吧? 雖然我們會無情地批評彼此提出的點子,但在這樣的過程中,不會有人因此意志消沉。就算有點傷自尊心,大家還是很豁達。因為我們都同意,為了好的會議結果,遭受一點批評是無可避免的。 6. 會議最長不能超過1小時 這也是朴雄賢組長的過人之處。無論我們丟了再多亂七八糟的點子到組長面前,他都有辦法從中開出一條路。最驚奇的是,他總能在1小時內完成。其實我們為了不讓會議超過1小時,開會時都很認真傾聽每個人的想法、認真思考、認真給意見。也因為如此專注,所以1小時就是大家的體力極限了。 7. 走進會議室時或許腦袋空空,但離開時必須認清該做的事 這是對下次會議的基本禮儀。開會結束後,就是發揮團隊合作的時候了!即使沒有人下令,大家也會自主歸納出下次開會前該做的事。因為下次開會碰面時,事情就該要有明顯的進度。打個比方,上次開會時進度是到250頁,下次開會時卻常常直接跳到350頁開始。這就是因為大家都很清楚自己該做什麼,也很認真地去完成。這也是朴雄賢組長在我的書出版後跟我說,他認為這一條是最重要的原則。 我成為組長後才領悟到,工作時要堅守這7條原則真的有夠難。要營造讓大家多發言的氣氛需要很多努力、不帶想法進會議室也需要很大的膽子。最重要的是,開會不能超過1小時,這個目標對我這種菜鳥組長來說就像喜馬拉雅山一樣高不可攀。當然隨著時間過去,我的開會能力也逐漸提升。 節錄自:時報出版《不辭職也能快樂!20年上班族不當厭世社畜,升級理想人生的工作法》/金敃澈 著 推薦閱讀: 手握「辭職卡」的力量!給厭世上班族的職場生存心法 亞馬遜開會為何禁用PPT?貝佐斯談「6頁報告」如何提升效率 不想開會開到眼神死?必學的高效能會議SOP
【104職場力】

提案卡關,問題出在哪?影響決策的3個誤區:認錯人、選錯路、押錯時機

提案做得完整,不代表一定能順利過關。人資小週末創辦人盧世安點出,真正影響決策的,可能不是職位最高的人,正式流程也未必是真正的決策路徑。從「認錯人、選錯路、押錯時機」3個常見誤區,看懂職場提案如何避免卡關。本文節錄自《職場政治學》。 文/盧世安 本文目錄(點擊可快速前往) 誤區一、認錯人:把職位最高的人,當成最有影響力的人誤區二、選錯路:走了組織圖的路徑,沒走權力地圖的路徑誤區三、押錯時機:在決策已經形成之後才行動 知道權力地圖怎麼畫是一回事,懂得運用它又是另一回事。下面3個誤區,幾乎每個剛開始用權力地圖的人都犯過。 誤區一、認錯人:把職位最高的人,當成最有影響力的人 最常見的一個錯誤就是,你看到組織圖上誰的位置最高,就以為他是真正的決策者。 你應該也有過這樣的經驗:你準備了一個精心設計的提案,所有的力氣都用在「怎麼讓總經理點頭」。要留意,高階主管其實很少會在正式場合,對一位基層專員的提案做出會被寫進會議記錄的「明確同意」,畢竟若於事後反悔,會損害自己的威信。更常見的情況是,他會說:「這個方向很好,請專案組繼續深化細節。」聽起來像是同意,實質上是「緩兵之計」;他心裡清楚真正的實權部門對這個案子可能還有極大保留,於是把球輕輕拋回給你,看你有沒有本事去擺平那些水面下的阻力。 但職位高的人,不一定是真正影響決策的人。在很多組織裡,高層的角色是「整合各方意見後做最後宣告」,而那些意見的形成,發生在他的視線和參與之外的某個過程裡。那個過程的真正主導者,往往是有高度專業權、高度資訊權或高度魅力權的人;這些人在組織圖上不一定是最高層的。 要避免這個誤區,可以問自己一個問題:「我現在要說服的,是名義上的最高決策者,還是實際上影響這個決策的人?」如果答案不一樣,你的力氣就用錯地方了。 誤區二、選錯路:走了組織圖的路徑,沒走權力地圖的路徑 你想推動一件事,於是按組織圖的邏輯,往上一層呈報,再往上一層、再往上一層。每一層都答應了,到了最高層,被駁回。為什麼?因為最高層的決策,常常不是按組織圖的鏈條形成的。 正確的路徑,可能是先讓某個資訊節點知道你的方向(讓資訊以對你有利的方式流到決策者那裡),同時讓某個有魅力權的人對這件事有正面情緒(讓決策者感受到「這件事大家是支持的」氛圍),然後再進入正式的呈報流程。 正式流程不是錯的,它是必要的。但只走正式流程,往往事倍功半。 要避免這個誤區,可以在行動之前先問自己:「這件事在我的權力地圖上,需要先讓誰知道?以什麼方式知道?」這個問題比「我應該往哪一層呈報」更重要。 誤區三、押錯時機:在決策已經形成之後才行動 這個誤區最致命,因為它最不容易被察覺。 你以為「正式會議」是決策發生的場合。你準備了完整的提案,等到那場會議,把它呈現出來。但在那場會議裡,多數人的反應已經定調了,因為決策的形成發生在那場會議之前,發生在你看不見的私下對話、午餐閒聊、走廊偶遇裡。 等到正式會議時,你想影響的決定,已經沒有什麼空間可以影響了。你的提案再好,影響的也只是執行的細節,不是大方向。 要避免這個誤區,就要先學會分辨「決策形成階段」和「決策宣告階段」的邊界。前者是真正可以介入的窗口;後者大部分時候只是儀式。如果你只在後者出現,就已經晚了。 節錄自:商周出版《職場政治學:看懂專業以外決定職涯發展的關鍵》/盧世安 著 推薦閱讀: 避免求職面試出局!11句話面試時可能不該說 主管換人,請當作「換了新工作」!面對新老闆,必學10個職場生存法則 「技能」才是履歷核心!掌握3關鍵讓「經歷」更有意義,新手也能勝出
【104職場力】・提案

主管太忙,都沒時間聽你說?快速獲得回應的向上溝通技巧

面對時間有限的主管,必須在短時間內精準表達重點,並有效引導對方做出必要的決定和判斷。如何讓主管願意聽你說?掌握先取得同意、先講結論的向上溝通技巧,讓報告、請示與確認更有效率。本文節錄自《為什麼你每天都很忙,工作卻做不完?》。 文/井出元子 本文目錄(點擊可快速前往) 讓對方願意傾聽的說話方式先說結論,再補充原因和背景 讓對方願意傾聽的說話方式 面對總是行程緊湊、時間有限的主管,我們必須在短時間內精準表達重點,並有效引導對方做出必要的決定和判斷。因此,最重要的第一步驟是要讓對方願意聽你說話。例如,可以先這樣開口:「有件關於○○的事情需要您的指示,不知道能否耽誤您兩分鐘的時間?」或是「想和您報告關於○○的狀況,請問什麼時候方便談一下呢?」,先詢問主管取得他的同意和理解。當對方回答「好的」、「現在可以」時,就等於開啟了願意聆聽的模式。 接下來的關鍵在於,是否能用一句話明確說出想談的內容,就像是先幫想說的事下一個標題。忙碌而時間有限的主管會根據你說的這句話,快速判斷是否需要立即處理,還是可以延後再談。 如果事情有急迫性,記得也要補充說明為什麼「現在」就需要抽空處理的原因。例如:「場地預約的截止日期快到了,想跟您確認一下活動的安排」或「需要您做決定的期限快到了」等等。如此一來,對方就能理解你此刻前來的必要性,也比較願意立刻給予回應。 掌握主管的時間,進行詢問和確認 若無急迫性,可提出 [事項] 和 [時段] 與主管約好時間 想和您談〇〇的事,請問今天有30分鐘左右的時間嗎? 想和您確認□□的事 請問這個星期,您什麼時候有1小時左右的時間呢? ※「和主管談話的時間」也應先預留彈性和緩衝。主管也有自己的行程安排,可能無法立即回應 圖/《為什麼你每天都很忙,工作卻做不完?》 先說結論,再補充原因和背景 有時會聽到年輕的員工說:「主管太忙了,根本沒時間聽我說話,該問的事情也沒辦法問清楚。」但其實,能否讓主管聽你說話,關鍵在於你怎麼表達。 應該先把結論講出來。如果希望主管幫你做某件事,就必須在一開始直接切入主題。至於原因、來龍去脈等背景說明,可以放在後面補充。 不論是面對面談話或是用電子郵件,對方最關心的其實是「你現在要我做什麼?」或是「我必須採取什麼行動?」如果一開始就講清楚這一點,對方就更容易掌握整體內容。相反地,如果要等聽完整段話,才能知道有什麼需求,那對方一開始就會不知道該用什麼立場或態度來聽你說話,自然也就不容易抓住重點。 站在說話者的角度,常會想把來龍去脈依序交代清楚。但在職場中,更有效率的溝通方式是先明確說出「結論」。這樣可以幫助對方更快進入狀況,也能讓溝通更順利。 先說重要的部分=先講「結論」 (核心結論): 〇〇工業的零件交期會延後3天。 請問該如何處理? (補充敘述): 聽說是因為昨天的颱風導致漏水, 機器故障。 修理需要2天半的時間。 圖/《為什麼你每天都很忙,工作卻做不完?》 節錄自:寶鼎出版《為什麼你每天都很忙,工作卻做不完?:AI時代職場人不被取代的工作基本功》/井出元子 著
【104職場力】・溝通協調

專案經理(PM)如何提高會議中的效率?五個方法順利專案推行!

專案經理提升會議效率的關鍵在於精心規劃和有效執行,有效提升會議的效率、確保團隊時間的最佳利用,並推動專案順利進行。以下五個方法能夠幫助您在會議中更加高效: 1. 設定明確的會議目標 確保每次會議都有清晰且具體的目標,是提升會議效率的第一步。 - 確定會議目的:在會議召開前,明確定義此次會議的目的是解決某個問題、做出決策還是進行資訊分享。這有助於參與者集中注意力,朝著共同目標努力。 - 避免無目的會議:僅在有具體議題需要討論或決策時才召開會議,避免浪費團隊的時間。 2. 提前準備並發佈議程 一份詳盡的議程能夠幫助參與者做好準備,提升會議的效率和效果。 - 制定詳細議程:列出每個議題的討論順序、預計時間及負責人,確保會議內容有條不紊。 - 提前發送議程:在會議前幾天將議程發送給所有參與者,讓他們有充足的時間準備相關資料和問題,提升討論的深度和質量。 3. 嚴格控制會議時間 有效的時間管理能夠防止會議過於冗長,確保每個議題得到充分但不過度的討論。 - 設定時間限制:為每個議題分配具體的討論時間,並嚴格遵守,防止時間被不必要的討論佔用。 - 即時調整:若討論偏離主題,專案經理應及時引導會議回到正軌,確保會議目標的達成。 4. 精簡參與人員 確保會議參與者都是與會議議題直接相關的人員,能夠提升會議的專注度和決策效率。 - 選擇核心成員:只邀請那些對議題有貢獻或需要參與決策的成員,避免過多不必要的參與者造成焦點分散。 - 角色分工明確:在會議中分配具體角色,如主持人、記錄者和時間管理員,確保每個人都有明確的職責,提升會議的組織性。 5. 明確行動項目與後續跟進 會議的最終目的是達成具體的行動計劃,確保會議成果能夠被有效落實。 - 制定行動計劃:在會議結束前,總結出每個行動項目的負責人和完成期限,確保每位成員清楚自己的任務。 - 定期跟進:在後續的會議或通訊中檢查行動項目的進展,確保計劃的執行和問題的及時解決。 【補充建議】 - 使用會議工具:善用如Trello、Asana或Slack等協作工具,來記錄會議內容、分配任務和跟進進度,提升整體協作效率。 - 避免過長會議:盡量將會議控制在30至60分鐘內,必要時可分階段進行,以保持參與者的專注力和會議的高效性。
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