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指能有效規劃、組織和協調團隊資源,達成目標的能力。包括設定目標、分配任務、時間管理、資源調度與風險控管。同時具備激勵團隊、解決問題與溝通協調的技巧,能促進團隊合作與提升工作效率。在台灣職場中,這項技能能幫助領導者帶領團隊克服挑戰,提升整體績效,並為公司創造價值。
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職涯診所

11/21 11:53

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陳晨涓

前企業部門主管│大學講師│品牌與組織發展顧問

2022/02/27

「管理」從年輕就開始培養
很多人以為擔任「管理職」後才會接觸到「管理」,但其實職場中處處都存在著「管理」。
從年輕擔任基層職務時就可從中磨練,包括:資料管理、專案管理、時間管理、顧客關係管理、廠商管理、流程管理、文件管理,以及非常重要的向上管理......等。
管理涵蓋管理事與人,以上雖僅列舉幾項。有可能因創見、創新,發揮組織力、領導力,帶領團隊解決問題、提升工作效率外,為體制立下規範制度,從中更將強化職能功力。
提出創見前將激盪思考、磨練膽識與表達力;被採納後將責成專案交付擔綱專案負責人,號召團隊推行專案,從中歷練規劃、溝通、協調、執行能力等。若未被採納,也將磨練不同思考面向,吸取他人經驗參考。
因此,勿妄自菲薄,無論擔綱任何職務,即便是基層人員,發揮職能專業外,從中多磨練跟管理有關的職能。未來晉升「管理職」或自行創業,將擁有更多管理心法。
管理涉及領導力、組織力,以及有遠見,看更長遠的策略謀劃。當有管理意識,所有的磨練也將成為管理養分。
管理學博大精深,管理實務更是精彩燦目、驚悚驚奇,難以短短數十行說清;甚至還有水深雷區,後續再撰文分享。而越早有管理意識,就更能體會管理的微妙之處。
→全文刊載於官網 https://reurl.cc/4QOWnY
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想提升職場競爭力?專業技能課程看起來👇
從專業走向管理-新任主管管理技能提升【01/27】
1.理解專業與管理工作的不同之處,如何突破以往專業工作時的限制,了解管理者的角色定位,上司及部屬對您的期待,及所要面對的挑戰。 2.學會從專業走向管理的自我修練中,如何去調整與改變,增強跨專業,提升自我價值。 3.理解管理是需藉由團隊協力共同去完成工作任務,管理藝術上如何待人及帶人,以及如何使用科學方法去制訂管理工作,勝任管理職。 在職涯發展上通常是先學成某項專業之後,表現優秀再往管理職發展,「技而優則管」,技術人才走管理路線,在職場上經常看到,企業大多數也強調由專業人士內升管理職,可避開「外行的管理者引導內行人」所造成的團隊混亂的現象。 有抱負及理想的人,也大都不想留在原地,想往更高的管理職務邁進,讓職涯發展豐富化,或者想藉由管理職來發揮自己的理想,一旦有機會自己真的當上管理職之後,才感到水土不符難適應,不知如何做管理,才能達到上級的要求,在面對衝突怎麼做才不會得罪人? 如何分派工作? 部屬不願意接受工作分派,要怎麼回應?對工作表現不好的人不知如何處理?…等問題。 以前常一起工作聊得來的同事,在我升了主管之後,為什麼跟我的距離越來越遠?工作時間經常受突發事件影響而打亂,無法在專業上專注提升,如何可以讓自己在專業及管理上持續精進…? 如果您有以上的現象,此課程正是為您量身訂做,協助您解決您的困擾與問題,讓您成為跨專業多元價值型的人。
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從專業走向管理-新任主管管理技能提升【07/14】
1.理解專業與管理工作的不同之處,如何突破以往專業工作時的限制,了解管理者的角色定位,上司及部屬對您的期待,及所要面對的挑戰。 2.學會從專業走向管理的自我修練中,如何去調整與改變,增強跨專業,提升自我價值。 3.理解管理是需藉由團隊協力共同去完成工作任務,管理藝術上如何待人及帶人,以及如何使用科學方法去制訂管理工作,勝任管理職。 在職涯發展上通常是先學成某項專業之後,表現優秀再往管理職發展,「技而優則管」,技術人才走管理路線,在職場上經常看到,企業大多數也強調由專業人士內升管理職,可避開「外行的管理者引導內行人」所造成的團隊混亂的現象。 有抱負及理想的人,也大都不想留在原地,想往更高的管理職務邁進,讓職涯發展豐富化,或者想藉由管理職來發揮自己的理想,一旦有機會自己真的當上管理職之後,才感到水土不符難適應,不知如何做管理,才能達到上級的要求,在面對衝突怎麼做才不會得罪人? 如何分派工作? 部屬不願意接受工作分派,要怎麼回應?對工作表現不好的人不知如何處理?…等問題。 以前常一起工作聊得來的同事,在我升了主管之後,為什麼跟我的距離越來越遠?工作時間經常受突發事件影響而打亂,無法在專業上專注提升,如何可以讓自己在專業及管理上持續精進…? 如果您有以上的現象,此課程正是為您量身訂做,協助您解決您的困擾與問題,讓您成為跨專業多元價值型的人。
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提升工作效能(二):有效管理工作
您是否有下列的困擾:‧ 即使有了工作計畫,卻依然計畫趕不上變化?‧ 雖然投注了大量的時間和精力,卻依然無法按照進度完成?‧ 時常被主管提醒,時間管理不佳?‧ 希望克服自己運用時間的問題,卻苦於不知從何開始?如何培養良好的工作習慣,透過個人的工作管理可以妥善運用時間提高工作效率呢? 本課程透過了解自己的時間運用以及工作環境,學習忙而不亂的工作整理方式,確實掌握工作效能。 【線上課程-企業購買方式】 1.想用「最低成本」讓全公司同仁學習:請參考特約企業會員年度訂閱方案(可任選五堂線上課,每堂課企業全員一年內不限次數觀看!歡迎免費申請試閱) 2.想以「授權」方式放入公司學習平台:請填寫課程諮詢單   3.想以 「團購」方式購買特定人數課程:請填寫團購表單  課程目標‧認知自己的時間運用情形,找出更有效的時間使用方法。‧做好工作管理的作業,掌握PDCA的管理 課程大綱課程導讀單元一、擅用你的時間 Time Management1-1診斷自己的時間1-2有效管理你的時間1-3單元測驗附件:工作時間紀錄表_work 單元二、有效管理工作 Getting Organized2-1掌握有效管理工作六個關鍵要素2-2把握日事日清的工作原則2-3單元測驗 附件:日工作行程表_day 總結 相關課程推薦:提升工作效能(一):善用工作規劃 
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04/28 09:00

新手如何用 AI 整理會議紀錄?線上會議、實體會議一次看懂
開會時一邊聽、一邊記、一邊思考,常常會遇到幾個問題:重點來不及抄、決議沒寫清楚、待辦事項散落在聊天訊息或腦袋裡。現在,只要善用手機錄音、會議逐字稿與常見 AI 工具,新手也能更快整理出一份清楚、可追蹤的會議紀錄。
不過,AI 不是幫你「完全取代紀錄」,而是協助你加快整理流程。正式發送前,仍然需要人工確認人名、日期、金額、負責人、截止日與會議決議。
本文將分成「線上會議」與「實體會議」兩種情境,教你用手邊常見工具,搭配 ChatGPT、Claude、Gemini、NotebookLM 等 AI 工具,整理出適合交給主管、團隊或客戶追蹤的會議紀錄。
使用 AI 前,先確認 3 件事
在開始錄音、轉錄或把內容交給 AI 前,請先確認:
第一,會議是否允許錄音、錄影或轉錄。建議事前告知與會者錄音目的、使用範圍與保存方式。
第二,會議內容是否包含敏感資料。如果涉及客戶資料、個人資料、薪資、人事、財務、商業機密或未公開策略,不建議自行上傳到外部 AI 工具,應優先使用公司核准的平台。
第三,AI 產出只能作為初稿。AI 可能聽錯、漏掉脈絡,或把「討論中的想法」誤寫成「已決定事項」,正式使用前一定要人工檢查。
台灣《個人資料保護法》對個人資料的蒐集、處理與利用,強調應尊重當事人權益,不得逾越特定目的的必要範圍,並應與蒐集目的有正當合理關聯;本文為一般工作效率教學,不構成法律意見,實際使用仍應依公司規範與相關法規辦理。
AI 可以幫會議紀錄做什麼?
AI 在會議紀錄中,最常見的用途有 5 種:
1. 錄音轉文字:把會議錄音或逐字稿變成可整理的文字資料。
2. 摘要重點:從冗長對話中整理出主要討論內容。
3. 萃取決議:找出會議最後確認的結論。
4. 整理待辦事項:列出任務、負責人、截止日期。
5. 改寫成正式紀錄:把口語內容整理成適合寄出的版本。
好的會議紀錄,不是把每句話都記下來,而是清楚回答三個問題:
討論了什麼?決定了什麼?接下來誰要做什麼?
情境一:線上會議怎麼做?
線上會議最適合新手練習,因為 Google Meet、Teams、Zoom 等平台通常已有錄影、字幕、逐字稿或 AI 摘要功能。不過,這些功能是否可用,會依公司帳號、方案、裝置、地區與管理員設定而不同。
Google Meet 的「Take notes for me」可透過 Gemini 協助記錄會議內容,但實際可用性會受到帳號與設定影響。Zoom AI Companion 也提供會議摘要功能,且管理員可啟用或停用相關設定。
線上會議建議流程
第一步:會前確認可否錄影、錄音或開啟逐字稿
如果是客戶會議、敏感會議或跨部門會議,建議先確認公司規範,並告知與會者。
可使用這句話:
「為了方便會後整理會議紀錄,這場會議會開啟錄影或逐字稿功能,紀錄僅供本專案追蹤使用。」
第二步:會中保留原始資料
使用平台內建的錄影、逐字稿、字幕、AI 筆記或會議摘要。
第三步:會後交給 AI 整理
把逐字稿或會議重點貼到 ChatGPT、Claude 或 Gemini,請 AI 整理成正式會議紀錄。
第四步:人工檢查後再寄出
檢查決議是否正確、待辦是否有負責人、截止日是否清楚,以及 AI 是否誤判會議結論。
情境二:實體會議怎麼做?
實體會議的難點是聲音來源比較複雜,可能有多人同時說話、環境雜音、白板討論、投影片補充等。因此,實體會議更需要做好錄音與現場補充紀錄。
最簡單的流程是:
手機錄音 → 轉成文字或整理重點 → 交給 AI 整理 → 人工確認
iPhone:使用內建「語音備忘錄」
iPhone 內建的「語音備忘錄」可用來錄製會議、課程或語音筆記,Apple 官方說明可開始錄音、暫停、繼續錄音,也可調整手機與聲音來源的距離以改善錄音音量。
操作方式:
1. 打開 iPhone 的「語音備忘錄」App。
2. 點選紅色錄音按鈕開始錄音。
3. 會議中若暫停,可按暫停;繼續時再恢復錄音。
4. 會議結束後按停止,錄音會自動儲存。
5. 將檔名改成「日期+會議名稱」,例如「2026-04-27_行銷週會」。
6. 會後可分享錄音檔,或先轉成文字再交給 AI 整理。
Android:使用內建「錄音機」或「Voice Recorder」
Android 手機品牌眾多,內建錄音 App 的名稱與功能會依品牌、機型與系統版本不同。常見名稱包含「錄音機」、「語音錄音」、「Recorder」或「Voice Recorder」。
如果使用 Google Pixel,可留意 Google Recorder;Google 官方說明 Recorder 主要適用於 Pixel,可用來錄製會議、課程等聲音,並提供搜尋與 AI 功能。如果使用 Samsung Galaxy,Samsung 官方說明 Voice Recorder 可錄製課程、會議與對話,支援裝置也可使用 Galaxy AI 進行轉錄、加入 Samsung Notes 或分享文字檔。
Android 通用操作方式:
1. 在手機搜尋「錄音」、「Recorder」或「Voice Recorder」。
2. 開會前先測試 5 到 10 秒,確認收音正常。
3. 把手機放在桌面中央,不要放在口袋或包包裡。
4. 會議結束後停止錄音。
5. 重新命名錄音檔,建議使用「日期+會議名稱」。
6. 若手機支援轉文字,可先產出逐字稿;若不支援,可先手動整理重點,再交給 AI 工具處理。
實體會議小技巧
實體會議中,AI 不一定能準確聽出每個人的聲音。建議主持人在重要決議後,主動重複一次:
「確認一下,這件事由 Amy 負責,下週五前完成第一版,對嗎?」
這句話看似簡單,卻能大幅提高會議紀錄的準確度。
常見、容易取得的 AI 工具怎麼選?
以下工具不代表所有功能都免費,也不保證每個帳號都能使用。部分功能會依方案、裝置、地區與公司管理員設定而不同,使用前建議先確認。
1. ChatGPT:適合整理正式會議紀錄
ChatGPT 適合把逐字稿、會議重點或錄音摘要整理成正式文件,例如會議紀錄、主管摘要、待辦清單或會後 Email。若帳號與裝置支援 ChatGPT Record,也可用於轉錄與摘要會議、腦力激盪或語音筆記;OpenAI 官方同時提醒,轉錄與摘要可能出錯,重要資訊需要人工檢查。
適合用在:正式會議紀錄、主管摘要、待辦清單、會後 Email。
2. Claude:適合處理較長逐字稿與文件
如果會議逐字稿很長,或需要同時參考簡報、企劃書、專案文件,Claude 是常見選項。Claude 官方說明支援上傳 PDF、DOCX、CSV、TXT、HTML、ODT、RTF、EPUB、JSON 等文件格式;部分檔案功能仍會依帳號設定與限制而不同。
適合用在:長會議逐字稿、訪談紀錄、研討會內容、多份文件摘要。
3. Gemini:適合 Google 工作環境
如果團隊平常使用 Gmail、Google Docs、Google Drive、Google Meet,Gemini 會比較容易放進日常流程。Google 文件中的 Gemini 可協助摘要文件,Drive 中的 Gemini 也可協助摘要檔案與資料夾,但需要符合可用方案。
適合用在:Google Docs 會議紀錄、Google Drive 文件整理、Google Meet 會後資料。
4. NotebookLM:適合專案型會議與長期追蹤
NotebookLM 比較像是「專案知識庫」。你可以把會議紀錄、簡報、企劃書、訪談資料放進同一個 Notebook,之後再針對這些資料提問。Google 說明 NotebookLM 會根據你上傳或指定的來源回答問題,並提供來源引用。
適合用在:專案會議追蹤、多次會議整理、課程筆記、客戶訪談資料庫。
新手建議工作流
線上會議
平台逐字稿或摘要 → ChatGPT/Claude/Gemini 整理 → 人工檢查 → 寄出追蹤
若是長期專案,可把每次整理好的會議紀錄放進 NotebookLM,開下次會議前請它整理「前次決議、未完成事項、待確認問題」。
實體會議
手機錄音 → 轉成文字或整理重點 → ChatGPT/Claude/Gemini 整理 → 人工確認
如果沒有逐字稿,也可以會後用 Google Docs 語音輸入,自己口述會議重點。Google Docs 語音輸入需要在支援的瀏覽器中開啟文件,並確保電腦麥克風可正常使用。這比較適合「會後自己補充重點」,不建議直接當成多人會議的正式轉錄工具。
會議紀錄建議格式
新手可以先使用這個格式:
會議主題:
會議時間:
會議地點/會議連結:
主持人:
紀錄者:
與會者:
一、會議目的
簡短說明這場會議要解決什麼問題。
二、討論重點
用條列式整理主要討論內容。
三、會議決議
只放已經確認的結論,不放還在討論中的想法。
四、待辦事項
任務|負責人|截止日期|備註
整理第一版提案|Amy|5/10|提供給行銷部確認
五、待確認事項
列出尚未有答案、需要補資料或下次再討論的內容。
可直接複製的 AI Prompt
Prompt 1:整理正式會議紀錄
請根據以下會議逐字稿,整理成正式會議紀錄。
請包含:
1. 會議主題
2. 會議目的
3. 討論重點
4. 會議決議
5. 待辦事項
6. 待確認事項
7. 下次會議建議追蹤事項
待辦事項請用「任務/負責人/截止日期/備註」格式整理。
如果內容中沒有提到負責人或截止日期,請標示「待確認」。
請不要加入原文沒有提到的資訊。
請使用繁體中文,語氣正式、清楚,適合寄給團隊成員。
Prompt 2:整理主管版摘要
請將以下會議內容整理成主管可快速閱讀的摘要。
請用 300 字以內說明:
1. 本次會議重點
2. 已確認決議
3. 需要主管知道的風險或卡點
4. 接下來最重要的 3 個行動項目
請避免冗長細節,保留關鍵資訊即可。
Prompt 3:檢查會議紀錄
請幫我檢查以下會議紀錄是否完整。
請指出:
1. 是否有決議不清楚的地方
2. 是否有待辦事項缺少負責人
3. 是否有待辦事項缺少截止日期
4. 是否有需要再次確認的數字、日期、人名
5. 是否有語氣太口語、不適合寄給主管或客戶的句子
請提供修改建議。
新手最容易犯的 5 個錯誤
錯誤 1:把逐字稿當成會議紀錄
逐字稿只是原始材料,會議紀錄要整理出重點、決議與待辦。
錯誤 2:沒有區分「提議」和「決議」
有人提出建議,不代表會議已經同意。
錯誤 3:待辦事項沒有負責人
「下週整理報告」不夠清楚;「由 Kevin 於 5/10 前整理第一版報告」才方便追蹤。
錯誤 4:完全相信 AI 摘要
AI 可能漏掉反對意見,或誤解語氣與脈絡。
錯誤 5:忽略資料安全
不要把客戶資料、人事薪資、財務數字、公司策略或未公開資訊,直接上傳到未經公司核准的外部工具。
104學習小提醒
AI 可以幫你省下整理時間,但不能取代你的判斷。會議紀錄真正的價值,不是把所有人說過的話完整留下來,而是讓團隊會後能繼續推進。
對新手來說,最簡單的開始是建立一套固定流程:
錄下來 → 轉成文字 → 請 AI 整理 → 人工檢查 → 寄出追蹤
只要掌握這套流程,無論是線上會議還是實體會議,都能更快產出清楚、完整、可追蹤的會議紀錄。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

2021/11/22

【求助】二面時要準備個人能力的簡報,該怎麼呈現比較加分
【職涯診所夥伴提問】
最近被之前面試的公司通知有二面的機會
要請我準備3頁以內的個人能力簡介的簡報
我嘗試很多呈現方式,但都很難將過去工作經驗濃縮成3頁內
想請教怎麼樣才能在有限的頁面中,完整地展現自我能力
請各位前輩幫幫忙了,我真的很想要得到這份工作!
感謝!
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【職涯診所回覆內容】
您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。
① 請我準備3頁以內的個人能力簡介的簡報
✍ 在二面的情況下,您必須有心理準備,對方應該對您的基本資料有一定的了解,所以重點不是把履歷的內容在轉成簡報,而是要有更多可看的元素在,以【行銷企劃】公司為例子,您可以參考以下的方式架構及注意事項去製做簡報。
1. 第一頁:個人背景介紹
1.1 製做重點
✍ 搭配形象照片,介紹您的學經歷、個人特質、取得證照,且重要其資料絕對不是越多越好,所描述的個人特質與取得證照都要與【行銷企劃】有正相關性,避免您要應徵行銷企劃,個人特質卻寫著【內向】、【慢熟】,反而會讓面試官一頭霧水。
1.2 說明重點
✍ 而本頁的說明重點不是將報告中的內容全部念過一次,而是要搭配您的內容做補充描述,例如您提到個性【積極】、【有創造力】,就要搭配遇到的實例狀況,去做進一步的描述,才能讓面試官印象深刻。
2. 第二頁:工作經驗及能力介紹
2.1 製做重點
✍ 同樣要將之前有【行銷企劃】的經歷列入,但若之前沒有【行銷企劃】經驗,也可以將其他工作中,有行銷企劃相關的內容列出來。另外您可以採用統整結果+重點說明的方式,避免使用大量的文字,選擇透過圖表+流程說明的方式,例如您的整體企劃案效益是多少?其中最主要的企劃是哪個類型? 您是如何由發想->實際完成。另外如果要講的真的很多,也可以考慮用四宮格+放大說明的方式,或許可以將工作經驗濃縮成1頁內。
2.2 說明重點
✍ 而此頁的重點就如同整理內容,除了一般性的工作內容說明,還要多使用數據及金額的方式去呈現效益,不然很容易會講了很多,但面試官卻聽不出您的優點在哪,就是很NG的。
3. 我能夠為公司做些什麼?
3.1 製做重點
✍ 將您對於公司所收集到的一些資料【公司成就】、【業界表現】進行整理,讓面試官了解到您是有做功課的,另外再搭配資料說明您【為何認為自己適合這份工作】,以及若您【錄取後會怎樣幫助公司的想法或做法】。
3.2 說明重點
✍ 這一頁是個人認為最重要也是最難講的部分,因為有很多夥伴習慣性把如果順利錄取,【我會努力學習】、【我會盡全力表現】、【我會不辜負公司的美意】,但面對有這麼多競爭者都是這樣的內容,如果不是呈現出【我已經準備好了】、【我就是公司要的人】,那又如何能夠說明自己是對的人呢?
② 在有限的頁面中,完整地展現自我能力
✍ 而為何要3頁以內的個人能力簡介的簡報,其主要目的就是不要讓應徵夥伴做了超多頁的簡報,然後像念課文一樣,唸完所有的簡報內容。而是要懂得濃縮經歷、去蕪存菁,再透過口頭的補充與臨場反應進行報告,這才是真正展現您的本質,以表示符合公司要的能力。
👍 唯有累積大量練習,才能做到臨危不亂,以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。
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【還有其他困擾您的職涯問題嗎?快上職涯診所匿名發問求助:https://is.gd/32xD5b】
【在職場中您是否曾受過幫助,而錯失了向對方訴說感謝的機會,透過感謝寄將心意傳遞出去:https://event.beagiver.104.com.tw/thanks】
【您是否也有想過,有天可以透過自己的經驗,去幫助別人走出難關。快來BeAGiver網站看看:https://beagiver.104.com.tw/service】
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