104學習

發郵件

在職場中,能夠清楚且有效地傳達訊息是基本且重要的能力。透過電子郵件,能迅速將資訊分享給相關對象,保持工作流程順暢。寫作時須注意語氣專業、內容簡潔明確,避免誤解或資訊遺漏。此外,懂得適當使用收件人、抄送及密件副本功能,能保護資訊安全並提升溝通效率。整體而言,這項技能不僅展現個人專業素養,也促進團隊協作與工作效率。

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提升你的實力,朝專業更進一步

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邏輯式溝通
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頂尖業務必修課:從陌生開發銷售技巧到成交與顧客維繫【08/31】台中場
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精選證照

考取專業證照,讓能力被市場看見

教育部臺灣台語語言能力認證 B2中高級 |
此項技能代表具備中高級的台語溝通能力,能夠流利聆聽、說話、閱讀和書寫。不僅能在日常生活中進行有效交流,也能理解較為複雜的話題及文化背景。對於希望在台灣本地企業或與當地社群互動的工作者來說,這項能力能提升職場競爭力,拓展職業機會,尤其在社會服務、教育及文化相關領域。此外,具備此能力的員工能更好地促進團隊合作,增進跨文化理解,對企業品牌形象也有正面影響。
教育部
教育部臺灣台語語言能力認證 A2初級 |
這項技能代表持有者具備基本的台語聽說能力,能在日常生活中進行簡單的交流。A2級別的認證表示對台語的基礎詞彙和句型有一定的掌握,能理解常見的短語和表達。對於需要與社區民眾溝通或在特定工作環境中使用台語的職位,這項能力可以增強與客戶、同事之間的互動,提升工作效率及團隊合作,對於文化保存及推廣也具有積極的意義。擁有此認證者在職場上會受到重視,因為能展現對臺灣本土文化的理解與尊重。
教育部
Professional Communication商務專業溝通 |
溝通技巧始終是雇主正在尋找的重要能力之一,發展這些技能可以讓求職者在職場中獲得許多競爭優勢。CSB Professional Communication 認證在驗證即將進入職場的求職者是否了解重要的溝通原則,並具備在工作環境中有效溝通的技能。
Certiport
台灣簡報認證-初級 |
簡報能力已成為企業重視的關鍵能力!甚至是決定工作表現的核心競爭力!從近年來在各大企業對簡報訓練課程的重視,以及頂尖學府每年舉辦簡報大賽等,都可以看到:簡報力,是讓職場工作者擁有被看見的能力!然而,怎麼把簡報力具像化?怎麼讓每個人的簡報能力,清楚的被看見? 台灣簡報認證由知名簡報教練王永福,影響力表達教練謝文憲,以及台大簡報大賽創辦人葉丙成教授所發起,邀集多位簡報與溝通專家,一起推動簡報認証標準化。 當你擁有台灣簡報認證,代表著被認可的簡報力,即便換了職場,不需要口沫橫飛,你的簡報能力也無需重新被審視,「簡報認證在手,終身受用無窮!」
台灣簡報認證股份有限公司
全方位基礎人力資源管理師認證 |
『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程,透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團,深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題,過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練,藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能,並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。   整體課程架構,將從「策略性人力資源管理架構」談起,先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念,並打通各項人資功能定位上的任督二脈後,接著以「工作分析」為基礎,逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務,諸如:「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享,使學員對人力資源管理有完整且正確的認識,不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外,亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫,還在猶豫? 趕快來點選報名吧!
社團法人中華人力資源管理協會
績效管理師認證 |
我們的課程設計,從策略層面的『使命與願景』、『策略地圖』、『平衡計分卡』與『目標管理』,到制度規畫層面的『績效管理的兩面向』、『績效管理的三部曲』、『強制分配』、『績效管理的目的』,及執行績效管理實務層面的『績效評核的三類方法』、『績效面談』,有系統地由淺入深,再進行實務應用。由入門的績效學理說明,再拉高層次讓您對策略管理有初步了解,進而傳授學員績效實務操作的秘訣,使學員對績效管理制度有通盤的瞭解,讓您有充分的學識足以擔任老闆及主管們策略夥伴的角色。   在公司營運的每一個關鍵時刻,「績效管理」往往扮演了極關鍵的角色!身為人力資源從業人員,從入門邁向專業人資,「績效管理」絕對是一門必修課;而「績效管理師認證班」就是幫助您精進理論與實務更上一層樓的最佳選擇!
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精選貼文,掌握第一手知識

【中文Email格式】商業/求職電子郵件7重點+撰寫範例!複製修改3分鐘搞定

電子郵件怎麼寫才有禮貌?寄給客戶的電郵怎麼都沒回?其實一封Email格式可以分成7個基本欄位,看《104職場力》為您整理的Email格式範例,助您在職場、商場溝通往來不NG! 文/《104職場力》 本文導覽 電子郵件格式拆解—先了解基本欄位7大Email格式撰寫重點與範例1. 收件人(To)2. 主旨(Subject)3. 正式稱謂(Salutation)4. 正文(Body)5. 結論(Conclusion)6. 署名(Signature)7. 附件(Attachment)完整Email格式撰寫範例Email格式確認清單 電子郵件格式拆解—先了解基本欄位 一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位: 收件人(To) 主旨(Subject) 正式稱謂(Salutation) 正文(Body) 格式(Formatting) 禮貌用詞(Polite language) 結論(Conclusion) 署名(Signature) 附件(Attachment) 看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意,一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫?讓《104職場力》為您整理撰寫重點,不NG不踩雷,與客戶順暢溝通往來! 延伸閱讀:為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?|職場工作術 7大Email格式撰寫重點與範例 1. 收件人(To) 首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確,如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功,可能因此失去好的合作機會;若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項,甚至可能引發公關危機。 如果需要寄給2個人以上時,可以使用「副本」(CC , Carbon Copy)或「密件副本」(BCC , Blind Carbon Copy)。 收件信箱格式說明:CC與BCC的差別 「副本」(CC):增加CC欄位收件人時,這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。 「密件副本」(BCC):而增加BCC欄位收件人時,這些人可以收到郵件,但其他收件人無法看到他們的郵件地址。 2. 主旨(Subject) 「主旨」是電子郵件首要之重,必須簡潔明確的表達來信用意,才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看,清楚的電子郵件主旨都有以下助益: 立即引起收件人的注意:在收件人每天收到大量郵件的情況下,清晰的Email主旨格式可以幫助你在眾多電子郵件中脫穎而出。 讓收件者立即了解電子郵件的主題內容:幫助快速理解Email重點,節省時間。 有吸引力和明確的主旨可以增加Email的開信率。 展現自身的專業態度和溝通能力:在商業和求職場合尤為重要。 因此盡量避免使用模糊冗長的主題,而是具體描述郵件內容或目的。 例如:某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位X公司 ─ 商業會議安排日期確認 3. 正式稱謂(Salutation) 以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉,使用「職銜」稱呼較為安全;若與對方已有認識,則可視交情調整。 例如:陳經理您好 Email常見招呼格式 正式程度範例尊敬與正式GreetingsDear + 稱謂Good morning + 稱謂稱謂 + 您好稱謂 + 日安平輩或關係親近者問候Hi + 稱謂Hey + 稱謂Hello + 稱謂非常親近的友人安安嗨嗨早啊 4. 正文(Body) 電子郵件內文格式(Formatting) 而在正文段落中,要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子,電子郵件並非作文,避免使用太多的行文冗長或囉唆內容,才能使收件人短時間了解你的來信用意,即時做出回應、進行下一步計畫。 此外,要適度的「分段換行」,避免所有文字內容全部擠在同一段,如果有數個事項也可以列點標項,清楚顯示每件事、每個重點。 電子郵件禮貌用詞(Polite language) 盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思,避免使用冒犯性或侮辱性的言語,造成雙方不快。 同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性,以下幾點要注意: 避免過多驚嘆號(!):過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用,避免讓收件人誤解。 避免過多的問號(?):與驚嘆號相類似,過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用,僅在需要確認或提出疑問時使用。 避免過度重複符號(!!!或???):重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達,質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解,甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。 避免多種標點符號混用:在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等,容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思,避免短短的段落中混用多種符號。 避免使用顏文字或emoji:與朋友、較為熟識的同事,當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來,就必須避免使用誇張的表情符號。 避免一路逗號(,)不停歇,洋洋灑灑最後才句點(。):如上所述,要適度「分段換行」,跟說話一樣換氣與頓點,收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。 NG範例,疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號: 我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議,誠摯邀請您參加並分享您的研究成果,該會議將於「日期」在「地點」舉行,主要聚焦於「主題/領域」,近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」,您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值,期待您的蒞臨演講如有意願參與,請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題,相關研究會議資訊,議程和表單詳於附件,謝謝您撥冗閱讀!!! 5. 結論(Conclusion) 而在電子郵件的結尾部分,大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動,另外也能感謝收件人的閱讀。 例如:我們非常重視您的意見,如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫,謝謝。 6. 署名(Signature) 在文末署名或附上「簽名檔」,也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式,讓對方能夠更方便的與你聯繫。 例如: 「公司Logo圖片」「你的名字」「公司部門」「聯絡電話」「電子郵件地址」「公司地址」 7. 附件(Attachment) 是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考,電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪? 如有附加檔案需要收件人參閱時,確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」,而檔案也確實上傳,避免還得為了附件再往來、耗費時間。 除此之外,當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時,可上傳至雲端硬碟開啟分享,給予連結讓收件人自行閱覽下載。 常見NG附件檔名:「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」 Google Gmail 附加檔案方式圖片來源:Google Gmail說明 最後提醒在發送電子郵件前,再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤,除了讓資訊清楚明確,也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤,嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。 延伸閱讀:趕快筆記!3原則寫出收信人愛看的E-mail 完整Email格式撰寫範例 假設要進一步了解客戶的需求,發信和對方窗口詢問: 主旨:關於您對「   」的需求,請提供更多細節正文:XXX先生/女士您好,我是「你的名字」,來自「你所在的公司或部門」,我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前,需要您的協助。根據我們先前的討論,您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案,需要更多的細節和具體要求。因此還需請您提供以下資訊: 1. 需求範圍:如有任何特定…。2. 目標期望:…。3. 條件限制:…。4. 時程規劃:…。5. ……這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。我們非常重視您的需求,更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,如果您對任何細節有疑問,或需要進一步討論,也請隨時與我聯繫。感謝您的合作和支持!祝安好,「你的名字」「你的職位」「你的聯繫方式」 Email格式確認清單 延伸閱讀:上班族收Mail可以更有效率!7個超實用的Google Gmail小技巧,可同時查看日曆等外掛程式|職場工作術 關於提升【職場生產力】的更多資訊,還有這些觀點供您參考 想要賈伯斯簡報渲染力?必學演講3技巧|職場工作術 簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧|職場工作術 簡報怎麼做?簡報的4大元素與做好簡報的5大要點,不藏私告訴你!|職場工作術 密碼用生日、常用平台用同一組密碼?這些帳號被盜的資安大地雷,你也犯了嗎?|職場工作術 開會討論沒效率讓人抓狂嗎?或許你該嘗試時間流程管理|職場工作術 別當社交句點王!用對技巧和6種性格聊到心坎裡 |職場溝通
【104職場力】・溝通協調

會前一句話取得談判優勢!用Email看穿對方底牌、主導局勢

一句「能不能請你在開會前寄封電子郵件」如何幫助你在談判過程取得優勢?作者具備多年律師執業與培訓經驗,分享從Email看穿對方底牌,掌握談判優勢的方法。本文節錄自《50個問題為自己爭取更多:從電信費率到談判桌》。 文/史蒂夫.巴畢茨基, 吉姆.曼桂威提 協商要成功,和你在協商過程中擁有多少優勢有非常大的關係。取得優勢的方法之一是透過資訊,而有效蒐集資訊的方法,便是直接要求對方提供。「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」這個問題的目的是在不造成傷害的前提下,幫你有效蒐集到有用的資訊,以便在協商過程中善加利用、取得優勢。 這個問題會讓你的協商對象透露有益的關鍵資訊,包括: 對方的目標與考量,從中可以看出一些蛛絲馬跡,了解對方最重視什麼。 重要的事實,能夠用以成為優勢。 協商對象覺得重要、必得解決的事項。 你原本覺得重要、對方卻未列入的事項。 如果你對於對方的情況有一些確切的掌握,而對方也期盼能與你往來,那麼,提出這個問題將能發揮最大的作用。當有人找上門想和我們談生意(往往是要談合夥事業或建立某種合作關係)時,我們通常會順勢提出: 「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」 開業30年來,我們每年都會遇到幾次有人希望和我們見個面談談,一般都是來自較不成熟的企業、新創公司,或是希望藉我們之力讓事業更上層樓的個人。他們這麼做,無非是希望透過某種方式和我們的顧客接觸、利用我們的聲譽,或是想請我們聘用他們,又或是購買他們的產品。 和其他人開會討論潛在的合作機會,常常很快便會進入協商階段,也可能是進入正式協商的序曲。不論如何,重要的是要盡可能從對方身上多蒐集到一些資訊。問「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」的另一項好處是,如果對方拒絕,或是在郵件中提出的提案你不感興趣,那麼你可以在開會前便取消,替自己省下寶貴的時間。 「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」的弦外之音很簡單:幫助我、也幫助你自己。這個問題好就好在,基本上非常合情合理,換言之,「如果不知道你的目標與問題是什麼,要我如何做好萬全的準備?」請尋求潛在合作機會的對象寫一封電子郵件,向來能讓我們收到很好的效果,原因如下: 這個問題很合理,而且符合對方的利益。「我好事先準備」這句話暗示,你不僅認真看待這件事,而且有和對方往來的意願。對方會希望你做好準備,開會時也能將重點放在他們身上。他們應該也會想要令你印象深刻。 你只是希望對方寄一封電子郵件而已,不是什麼正式的合約或提案。人們在撰寫電子郵件時,往往不會太正式,而且在草擬電子郵件時,一般也不需要像草擬合約或提案那般謹慎小心。此外,許多人回覆電子郵件時總是匆匆忙忙的,或許是在行進間、又或是利用忙碌的空檔,倉促透過手機回覆。因此,你開會的對象很有可能在這種狀況下洩漏出對你有用的資訊,這些資訊反而可能是你無法在正式提案中看到的。 對方心裡很清楚,如果連寄封電子郵件這種無害的請求都無法配合,不僅可能得罪你,也可能導致和你約好的會議胎死腹中。 對方可能認為,他們架構出的會議題目與目的,對他們比較有利,因為他們可以讓對話朝有益於自己的方向發展,這樣比較容易獲得他們想要的結果。 當我們和某位我們確實想要和他往來的人進行協商,或是進入正式協商階段時,我們也會問,「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」以便完全掌握其中的相關問題。在這種情況下,問這個問題是為了蒐集資訊,而目的當然是善加利用這些資訊,並轉化為我們的優勢。 讓我們來看幾個成功運用這個問題的例子。第一個例子是最常見的情況,通常是某家新創事業、個人或較不成熟的企業,希望安排時間和我們見面談談,因為對方認為「我們應該合作」。我們很歡迎這樣的自主推薦,但是向來都會先問,「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」而最常收到的回覆如下: 史提芬、吉姆你們好,很高興能為兩位做說明。我們有一些很棒的產品,而貴公司有卓越的聲譽、忠實的顧客群,以及高流量的網站和實體商店。我想與你們討論的是,如果能同意讓我們運用貴公司的電子郵件名單,並讓我們的產品刊登在貴公司的網站上,相信能為貴公司帶來豐厚的利潤。非常期盼能與兩位碰面。順祝商祺查理 基於隱私等考量,我們從不曾允許任何人使用我們的顧客名單。而因為其他商業考量,例如會稀釋我們自己高利潤產品的銷售等,我們也不會在自己的網站上販售其他公司的產品。因此,我們和查理其實沒有什麼可談的。於是,我們如此回覆: 查理您好:謝謝您的來信。但基於隱私考量及公司政策,您的提議並不可行,因此我們不得不取消原訂的會議。衷心期盼您的事業推展順利。敬頌崇祺史蒂夫、吉姆 提問「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」這個簡單的問題,可以快速又不失禮地了解對方的想法,幫我們省下和他們開會的時間。 下面是另外一個例子。在這個案例中,問這個問題幫我們爭取到一筆大生意。幾年前,有位權高位重、剛自鱈魚岬(我們公司的所在地)退休的律師,主動寄履歷與求職信給我們。我們就叫這名律師羅柏好了。他概略介紹自己的資歷,並希望我們能安排時間討論彼此合作的事宜。 我們認為,擁有優秀人才是商場上決定勝敗的關鍵要素。從我們收到的履歷與求職信來看,羅柏顯然是可以幫我們帶來財富的才俊。位在鱈魚岬這個地方,我們通常不會有機會接觸到像波士頓這類大城市擁有的菁英。 當然,通常這種資歷的人才要求的薪資會是我們的一大考量。我們推測,羅柏期望的薪資可能不低。然而,協商過程中最大的錯誤之一,便是假設自己知道對方要什麼。因此,我們同意和羅柏先一起吃個午飯聊聊,但也沒忘了問他:「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」 我們得到的回覆如下: 史蒂夫與吉姆你們好:感謝兩位同意見面。我研究過貴公司的網頁,你們所做的一切非常吸引人,也令人印象深刻。退休六個月後,我開始感到心煩意亂,希望一個星期能有幾天的時間到屋外走走,讓大腦活動活動,做點什麼不一樣的事。我想,像我這種背景與經驗的人,或許對你們能有些用處,因此想討論看看我們彼此可以如何合作。期盼下星期五午餐時間與兩位會晤。羅柏 我們非常喜歡羅柏的回覆,因為他字裡行間透露出錢不是他的主要考量,而且他要的不是一份全職工作。因此,他要求的薪資我們可能付得起。我們和他進行了一場餐敘,也真的用約聘的方式,以不太高的薪資聘請到羅柏。而羅柏也成功且極具成本效益地完成了一項唯有他才能勝任的專案。請對方寄一封電子郵件,讓我們事先了解他不是那麼看重錢,也讓我們可以達成互利的協議。 在接下來的另一個例子中,我們將這個問題運用於一場進行中的協商。幾年前,我們擔任一個醫療協會的協商顧問,幫該協會和出版社談一份新的期刊合約。過程非常複雜且耗時,其中的那些枝枝節節就不在此贅述了。和出版社開始一連串的會議之前,我們問了「能不能請你在開會前寄封電子郵件,說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備?」我們收到如下的回應,大大提升了我們的優勢: 我們有以下幾項問題:我們希望從你們提供的獲利預估中,判斷其中會產生的費用。具體而言,請問以下哪些項目是你們計算在內的:紙張、印刷、裝訂、郵資、編輯、行政管理、製作、訂單履行、銷售與行銷,以及一般行政支出(法務、會計、管理與經常費用)?你們在整體營收方面計算了哪些項目?以下項目是否全都計算在內:所有訂閱、贊助訂閱、電子搜尋與資料庫、轉載(商業轉載及作者轉載)、過期期刊、圖片授權、計次收費、版權許可,以及將部分文章結集成冊出版?你覺得以下哪些項目,可以幫助我們合理提升營收:文章轉載、分類廣告、期刊增刊、病患教育布告欄、特定廣告版面及特賣?至於目標,我們已經投入3個月的時間在這個專案上了,因此,我們的目標很簡單,就是希望能在未來兩週內定案。 我們如實回答上述第一、二項問題,第三項問題則採取對我們客戶有利的方式回答。真正有價值的資訊顯然是最後一段,透露出該出版社投入這項交易有多深,幾乎是傾注全力。同時,它也透露出該出版社內部可能正面臨最後期限的壓力。收到這封電子郵件後,我們打定主意對我們提出的需求,不容稍有妥協的餘地。結果是我們百分之百正確解讀了他們所面臨的情勢,因而為客戶爭取到一筆利潤極為豐厚的交易。 節錄自:時報出版《50個問題為自己爭取更多:從電信費率到談判桌(長銷15週年雙贏版)》/史蒂夫.巴畢茨基, 吉姆.曼桂威提 著
【104職場力】・業務能力

寫Email總沒人回?掌握5原則,提高回覆率、精準傳達重點

Email不想再被已讀不回,如何讓自己的文字溝通更有效?BBC新聞主播羅斯.阿特金斯歸納5大書面溝通原則,在資訊爆炸的時代讓人秒懂重點、提高回覆率,從Email主旨到開頭句都藏有關鍵心法,本文節錄自《愈忙愈要會表達》。 文/羅斯.阿特金斯 本文目錄(點擊可快速前往) 書面溝通5原則撰寫電郵的5個假設 我們每天收到的訊息數量激增,電子郵件、簡訊、網站內容、社交媒體貼文、電子報等無所不在。以往,我們可以合理期待對方閱讀、標記已讀並回應,但如今,這樣的期待已經不切實際。 這並不是批評,而是資訊過量下的必然結果。如果我們想讓自己的文字溝通更有效,就必須接受這個環境並適應它。 如果一封電子郵件或訊息一開始就清晰完整,可以省去大量來回溝通的時間與精力。例如:學校舉辦校外教學,若家長能在第一封信件中獲得所有關鍵資訊,就不會有大量後續詢問。一封結構良好、訊息清楚的電子郵件,比數十封斷斷續續的溝通更有效、更節省時間。我的妻子莎拉是一位法官,她尤其注重溝通的清晰與否,她將其稱為「初始投資」:如果一開始就溝通清楚,回報就會隨之而來。 書面溝通5原則 哈佛甘迺迪政府學院(Harvard Kennedy School of Government)教授泰德.羅傑斯是行為科學與溝通專家,他的研究顯示:簡短的書面溝通,若設計得當,能帶來更高的參與率、更快的決策、更有效的行動。 基於我的經驗與羅傑斯教授的研究,我總結出以下5項原則: 精簡:刪去冗長、沒必要的內容,確保訊息能在數秒內理解。 明確:確保讀者立即知道這則訊息的重點與行動。 結構清晰:用標題、標點或段落符號,讓讀者一眼就能找到關鍵資訊。 讀者導向:站在對方角度思考,提供最相關、最實用的訊息。 行動導向:清楚告知對方下一步該怎麼做,減少來回確認的時間。 當我們的訊息能夠突破資訊過載的噪音,就能讓溝通變得更快、更順暢、更有效。我們都遇過這樣的情境:「這封信到底想表達什麼?」「我還要花時間找我要的資訊嗎?」「這場會議用一封電子郵件就能解決了。」 如果我們願意在一開始投入心力,就能減少後續的混亂、時間浪費與誤解。這是一項超值的「初始投資」,而回報是更好的工作效率與個人聲譽。 撰寫電郵的5個假設 有效的簡短書面溝通並不容易,除非我們了解收件人閱讀電子郵件的行為。在正式信件、工作溝通或跨單位聯繫時,我們不能假設對方一定會完整閱讀我們的訊息。在寫電子郵件時,我始終抱持以下5個假設。 【假設1】收信人可能根本就不會看 【假設2】收信人可能不會全部看完 【假設3】收信人只是草草看過,不會細讀 【假設4】收信人處理電郵的方法完全是以實用為目的 【假設5】如果收信人不認為這是專門發給他的,讀信機率會大幅降低 假設1:可能根本就不會看 這不是針對某個人,也不是質疑你的重要性。事實是,無論我們多麼勤於回覆訊息,總有無法應付所有郵件的時候。在這些時候,每封信都得競爭我們的注意力。我們雖不會刻意挑選忽略某封郵件,但在掃視收件匣時,這個選擇會自然而然發生。 因此,寫電子郵件時,第一要務就是爭取收件人的注意力。我們的內容必須說服對方:「這封信值得打開、值得一讀。」對此,我們不能有絲毫自以為是。 為了爭取注意力,我會做兩件事情。一件是寫下郵件主旨,清楚表明這是專門發給對方的信件,這件事情與他們有直接關係。二是用第一個句子來清楚解釋這封電子郵件的用意。這個動作尤其重要,因為有些電郵程式只會顯示一、兩句話。我在撰寫新聞稿時也是採用這樣的原則。 這樣的做法總是會讓我想到「突襲式採訪」(doorstepping)。這是記者在政治人物離開某個地點時,抓緊空檔進行的採訪。這樣的場景有些像是跑新聞與打橄欖球的綜合體,你必須爭取到一個好位置,開場白還要恰到好處,既能夠引起對方注意也讓他願意回應。我認為電子郵件也是這樣,第一句話就要清楚表明用意。我會省略「最近好嗎」或「希望你最近沒有太忙」等客套寒暄,直接切入重點。 嗨,喬,我有4個問題希望你能幫我。 嗨,喬,這是下週行程與相關資料。 嗨,喬,這是你要的下週會議資料─有一個問題要請你回答。 我在本書一開始曾引用潔西卡.雷斯基一芬克與羅傑斯教授在2020年合寫的一篇文章。羅傑斯教授曾告訴我一個美國軍方術語─BLUF(Bottom Line Up Front,先講重點)。這概念簡單明瞭:如果讀者無法立即理解郵件重點,他們更可能放棄閱讀,轉向其他更吸引他們的訊息。從那時起,我便謹記BLUF原則,並深感受用。 這裡有一個但書。就雙方都預期直來直往的工作關係而言,這個方法相當有用,但如果你和對方不熟,過於直白可能讓人感到無禮。因此,適度的禮貌仍然重要。例如:「希望您不介意我冒昧來信……」「很高興稍早與您會面……」「請問您能否幫我個忙……」這些開場白雖稍微延後了主題,但能讓對話更自然,也能提高對方回覆的可能性。 電子郵件不是閒聊,它首重效率。如果我們能夠在第一時間讓對方明白這封信的目的,那麼他們不僅更可能閱讀,也更願意回覆。 假設2:可能不會全部讀完 我自己打開的電郵也不見得會仔細讀完,若要提高對方讀完信的機率,電郵應該能短則短。 這點似乎不言自明,我們每天都會收到冗長到讓人卻步的電郵。坦白說,有時候光是看到那種篇幅,就決定先跳過了。 羅傑斯教授曾做過一個實驗:刪減電郵字數,甚至隨機刪減,結果發現回信機率反而上升。在某次實驗中,他甚至把電郵字數砍掉3分之2,結果回應率飆升了80%。這是一個簡單卻強大的定律:字少,回應高。如果覺得精簡訊息很痛苦,就想想這個數據─一切都值得了。 節錄自:時報出版《愈忙愈要會表達:讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》/羅斯.阿特金斯 著 推薦閱讀: 面試、提案簡報會被問哪些問題?專家6方向預測,臨場回答從容不失分 【中文Email格式】商業/求職電子郵件7重點+撰寫範例!複製修改3分鐘搞定 用AI快速寫Email!ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成|附5種指令範例 電子郵件CC、BCC怎麼用?Email別再只用「全部回覆」了
【104職場力】・溝通協調

職場訊息這樣回超雷!諮商心理師揭3種最容易惹怒同事的「單字訊息」

自以為效率高、節省時間,每次都秒回「單字訊息」,其實可能在同事眼中超沒禮貌?資深諮商心理師發現有些人在公務往來時,會不自覺使用3種特別容易讓人不爽的訊息,其實只要運用標點與語助詞簡單微調,就能避免被貼上「沒禮貌」的標籤,以免莫名就被同事、主管或甲方乙方討厭!本文節錄自《用指尖聊出好關係》。 文/瑪那熊(陳家維) 本文目錄(點擊可快速前往) 話少不如話巧,避免莫名被誤會職場上不該回傳的第一種訊息:「收」職場上不該回傳的第二種訊息:「可」職場上不該回傳的第三種訊息:「?」 話少不如話巧,避免莫名被誤會 「字句太短」可能帶來負面影響,讓收到訊息的人覺得沒禮貌、不舒服。 近幾年,我到企業與公家單位演講時,聽過不少成員提問、分享過一些職場溝通狀況,加上個人多年來的工作經驗,我發現有些人在公務往來時,會不自覺使用三種特別容易讓人不爽的訊息。因此這節將幫各位避雷,以免莫名就被同事、主管或甲方乙方討厭! 職場上不該回傳的第一種訊息:「收」 的確,這是個步調愈來愈快的世界,加之可能工作繁忙、一堆雜事彷彿無性繁殖般不斷滋生,讓我們愈來愈講求效率、節省時間。因此,當在職場收到對方傳送的資料、檔案時,有些人會快速回覆這句(精確來說是這個字)。 圖/采實文化《用指尖聊出好關係》 諸君,若你是傳訊的人,看到同事或新人這樣回覆,感覺如何呢?當你仔細說明、花時間通知對方,卻被一個字回應,若覺得「這人也太沒禮貌」而小小不爽,別懷疑自己是否脾氣差、器量小,你的負面感受是人之常情。 我能理解簡潔的「單字回應」很方便又省時間,但也得提醒各位,這很容易讓人解讀為「不耐煩」、「不用心」以及最直覺的「沒禮貌」。退一萬步來說,這真的有幫我們省下多少時間嗎?比起「造成負面印象」甚至「破壞職場關係」,省那幾秒鐘完全是得不償失、毫不划算的交易啊! 調整技巧: 當然不用回對方「已經確認收到無誤,再次感謝您的通知,本人將準時出席會議、與爾等共同討論」這種落落長、文謅謅的句子。只要運用前面教過的「四大武器」,就可以只多付出極低的時間成本(幾秒鐘而已),就能讓互動更順暢、營造好印象。 多幾個字: 「收到」、「收到囉」 標點符號: 「收~」 表情符號: 「收 👍」、「收 👌」 這些都能讓職場夥伴,有更好的感受,也避免對方腦中出現「沒禮貌」、「跩屁啊」的聲音。 職場上不該回傳的第二種訊息:「可」 另一種「節省時間」的訊息,就是當對方詢問或確認事情後,直接回覆「可」。 圖/采實文化《用指尖聊出好關係》 當我們用「可」來回應時,很容易給人一種「上對下」、「主管對下屬」的感覺,然後讓對方心想「是怎樣?」、「很了不起?」、「還真是高高在上呢」。同樣地,這種「單字回應」為你省不了多少時間,卻給同事或客戶留下負面印象,真的不划算啊。 調整技巧: 當然也不用回對方「感謝您的詢問,已知悉所需。您所提的時間,經確認沒問題,期待與您當日碰面」。這樣回,對方可能覺得你上班喝茫了,或擔心你最近是否壓力過大,甚至是懷疑你被盜帳號,等會就要跟她借錢了。 調整方式跟前述一樣,只要花幾秒鐘即可: 多幾個字: 「可以的」、「可以喔」、「沒問題」 標點符號: 「可以~」、「OK ~」、「OK !」、「沒問題!」(「~」語氣較為和緩,「!」則給人明確、有精神的印象。) 表情符號: 「好喔 👌」、「沒問題 👍」 職場上不該回傳的第三種訊息:「?」 多數人網聊的習慣之一,就是字數不會太多,即使在職場聯繫、公務溝通也如此,讓人第一時間不太理解意思。有時同事、客戶天外飛來一個訊息,若過於簡短或缺乏前後脈絡,更讓我們滿臉困惑,忍不住「蛤?」了一聲(請支援黑人問號梗圖)。 面對「不知你在說什麼」的情境,咱們自然要問回去,弄清對方意思才好辦事啊。但請避免這種「懶人回應」: 圖/采實文化《用指尖聊出好關係》 當對方沒頭沒腦傳來訊息,讓你實在不知在問什麼、很難回應,記得不要只傳「?」回去(不論幾個問號)。這很容易洩漏你的不耐煩,並傳遞「你在問什麼鬼啊?」「哩洗低供殺洨」的潛台詞。即使你根本沒這意思,仍高機率被對方如此解讀或誤會。 調整技巧: 請善用前文教過的提問技巧,可先運用「封閉問句」快速幫對方聚焦、確認討論方向。 圖/采實文化《用指尖聊出好關係》 這邊提醒大家,通常人們沒那麼喜歡透過網聊,來處理公務。更精確說,「職場溝通」本來就不像「日常聊天」那樣輕鬆有趣,訊息的往來容易讓人煩躁。這種情緒未必是針對你這個人,而是對工作壓力的一種投射;白話翻譯就是,你可能會掃到颱風尾,甚至被當成情緒宣洩的出口。 所以若需要詳細說明、討論,建議以語音、視訊或當面互動為主;若只能透過文字訊息,那記得活用前面教過的「表情符號」與「標點符號」、「輔助字」等技巧,避免對話過於生硬、嚴肅。 前述是職場或日常對話中,頻率較高的三種「短回應」,其他例如「嗯」、「喔」也最好盡量避免。這類短回應的出現,除了省時省力(?),也有些人覺得這種回法「很帥」、「屌爆」、「很有個性」,但網聊做為人際溝通的一環,我們不可能「只顧自己爽,不管對方感受」。 節錄自:采實文化《用指尖聊出好關係:從職場溝通到日常互動,網聊時代的好感對話術》/瑪那熊(陳家維) 著
【104職場力】・溝通協調

職場聊天傳訊息,不想惹人厭?掌握「理性+社交辭令」黃金搭配,不被誤會又清晰

擔心工作訊息太冰冷被誤會,或講不清楚浪費時間?本文解析職場網聊的必修學分,傳授「理性資訊+社交辭令」的黃金溝通公式。附上清楚的Before & After對話範例,助你提升溝通效率,不再被當作沒禮貌的句點王!本文節錄自《用指尖聊出好關係》。 文/瑪那熊(陳家維) 本文目錄(點擊可快速前往) 網路聊天傳訊能力,影響你的職場溝通網聊的基礎思維,搞清楚「對象是誰」跟職場同事、主管、客戶傳訊息:理性為主的社交辭令 網路聊天傳訊能力,影響你的職場溝通 網聊能力,將影響你的職場溝通、一般人際社交以及情場攻略。若你希望別在辦公室犯小人、不願成為邊緣人、想從大魔法師轉職, 請繼續閱讀本書的詳細教學吧! 不同互動方式的好處和風險 互動方式適合目的潛在風險網聊創造初始連結建立基礎關係引發對方好奇與好印象不小心引發誤會關係卡在不熟的朋友圈耗費太多時間心力語音通話高效率討論或確認事情見面前的暖身見面後的加溫無意間得罪人氣氛太僵或尷尬當面強化彼此連結建立進階關係創造更強的好感製造明確的曖昧關係見光死開槓桿放大負向影響氣氛太僵或尷尬被當工具人 網聊的重要與實用性,想必你已經瞭然於心。 「我該怎麼用文字跟對方互動」則成為現代人的必修課題,以及常見煩惱了。本書將會傳授你許多技巧,讓你運用網路的力量建立起人際網絡,甚至在職場、情場都能一帆風順。 網聊的基礎思維,搞清楚「對象是誰」 首先,網聊的基礎思維是辨明「對象是誰」。如果我們跟熟人及陌生人的講話方式、內容都一樣,必定會產生許多溝通上的問題。「和怎樣的人、說怎樣的話」這原則在此同樣適用,畢竟嚴格來說,所謂「網聊」隸屬於「人際互動」、「溝通表達」的一部分。 日常生活中,我們會透過網聊聯繫的對象,散落在以下幾種情境,並且可用「人際半圓模型」來理解(見圖表1-4): 職場: 同事、主管、顧客 社交場: 一般朋友 情場: 伴侶、約會對象 我們在與這三個情境的對象私訊往來時,主要的策略也截然不同。 圖/采實文化《用指尖聊出好關係》 愈外圍的半圓,代表與你的人際距離愈遠。請注意,這主要指的是「心理距離」,就像最外圈的職場同事,我們往往抱持著「上班當同事、下班不認識」的原則在互動。當然,這個人際半圓並非將你的人際「只」分成三種,即使在同一個半圓裡,不同對象所處的位置也會有差異。 例如: 某位聊得來的同事,在交情建立後被你移進來中間那圈。 最內圈雖以伴侶或家庭成員為主,但某些不熟的親戚長輩,自然會被我們放在中間或最外圈。 因此,這三個半圓的「情境」僅為一般原則,我們可依照實際的人際關係,將互動對象放在不同圈內。而且別忘了,關係具有流動變化的性質,這些對象都是可以移動位置、並調整與他們的互動模式。 距離處於中心點的我們愈遠,在線上互動時就愈以「理性、客套、事務性內容」為主;反之若是那些較靠近中心的對象,聊天時則會較多「情感、自我揭露、生活化內容」。 跟職場同事、主管、客戶傳訊息:理性為主的社交辭令 互動對象位於「外層」時,我們大多以討論「公事」為主,這時理性、清楚、明確的文字,會是你的主要武器。 圖表1-5 訊息討論公事的清楚表達 X 不夠清楚的訊息V 足夠清楚的訊息「那我們約週三好了」「那我們就約這週三下午 13:30 討論」「簡報有些圖可能需要更換」「這份簡報第15頁的圖,需要更換」「大概是三千多塊」「A 產品的報價是 3,200 元」 之所以盡量在訊息提供清楚的資訊,是因為人們在討論公事時,期待「節省時間」(見圖表1-5)。畢竟上班要忙的雜事可不少,當然希望盡快解決眼前的事項,才有時間處理下一件事(或是忙裡偷閒、滑手機)。若你提供資訊得用好幾個訊息處理,等於是逼對方花費更多時間、來來回回才能確認,這不但會讓人覺得時間被浪費,更可能引發煩躁、不悅的感覺。 然而,也別以為職場的網路聯繫只靠「理性」就足夠,言簡意賅的文字雖然具備效率,卻也容易給人冰冷、疏離之感,甚至誤會你對他不耐煩、或是個沒禮貌的人(是的,純文字溝通就是這麼「麻煩」,容易招人誤解)。職場互動仍須搭配「社交辭令」,也就是一些緩和語氣、帶點感情的「客套話」。來看圖表1-6的範例: 圖表1-6 職場互動搭配的「社交辭令」 純理性訊息加入社交辭令目的「那我們約這週三下午13:30討論」「那我們約這週三下午13:30討論,你方便嗎?」「如果約這週三下午13:30討論,OK嗎?」徵詢意見,讓對方感覺受到尊重、共同決定出時間。「這份簡報第15頁的圖,需要更換」「我覺得簡報做得很詳細,唯一需要調整的,是第15頁的圖」先給予肯定,再提出需求(同上)「如果第15頁的圖換成淺色,你覺得如何?」展現出尊重對方意見、讓對方覺得你是與他合作,而非直接發布命令「A產品的報價是3,200元」「您感興趣的A產品,目前報價是3,200元」加上「您感興趣」讓物品與對方產生連結;「目前報價」則展現出彈性,讓對方覺得「或許還有空間」(當然,這得考量你對價格是否有裁量權)(同上)「A產品的報價是3,200元,歡迎參考」補上後面那句,展現出你敞開雙臂的態度 節錄自:采實文化《用指尖聊出好關係:從職場溝通到日常互動,網聊時代的好感對話術》/瑪那熊(陳家維) 著
【104職場力】・溝通協調

為什麼部屬不說,私下卻意見一大堆?給主管的溝通3心法

主管經常面臨這樣的困境:開會時員工點頭稱是,但私下卻有一堆抱怨,甚至引發管理危機。明明以為「已經溝通」,卻發現部屬只是「被交辦」。這種情況的根本原因,在於溝通並非單向傳遞指令,而是雙方形成共識的過程。本文介紹3種關鍵的溝通技巧,幫助主管提升溝通效能,避免團隊內部矛盾,真正發揮領導力。 文/郭憲誌(前遠傳電信副總經理) 本文目錄(點擊可快速前往) 部屬檯面上不說,但私下卻意見一堆?主管以為「有溝通」,部屬只認為「被交辦」關鍵是溝通的目的:要達成什麼?或是要避免什麼?1. 與績效目標相關的溝通2. 與團隊相關的溝通3. 為個人或特定事件的溝通鼓勵員工表達意見,從主管「閉嘴」開始! 部屬檯面上不說,但私下卻意見一堆? Kevin看著坐在他面前的May,雙手交叉放在胸前、目光望向天花板,一臉就是不想聽你說話的態度,真的氣到想罵髒話。他忍了下來,開口問道:「妳想要怎樣?這個客戶移轉,我們之前不是已經溝通過了?當時你也沒有太多意見,我把這個客戶交給Maggie負責,分配一個更大產值的客戶給你,為什麼現在突然賭氣、提離職呢?」 May回道:「老闆,大家都知道你不爽我很久了,你明知道這個客戶是我來公司之後,自己開發出來,跟我配合了那麼多年,還會幫我介紹客戶。你堅持要把客戶轉給其他人,就是想逼我走,這口氣我吞不下去,你就簽了我的離職單吧!」 Kevin心裡想著:為什麼May反彈這麼大?先前一對一時談過的想法,到了執行時又引發抗議,是自己溝通的方法有問題?還是過程出了什麼錯?更何況,團隊已經出現好幾次類似的狀況,Kevin談好的事情,在真正執行時同仁卻不在狀況內、對於任務出現不同理解,成員在他的背後議論,已經導致Kevin的管理危機,不知道該怎麼辦才好。 主管以為「有溝通」,部屬只認為「被交辦」 許多主管在針對員工溝通時,最容易忽略一個基本原則:溝通的關鍵在於雙方能夠「形成共識」。如果沒有以此為前提,所謂的溝通也只是將自己的想法「交辦」給員工而已。 最明顯的例子就是以發佈公告、或是以電子郵件的方式告知員工某個重大的決策,卻從未與個別員工討論、或針對其想法進行差異化的調整。 類似這樣「我已經有定見」的溝通,即使事前向員工做過說明,都很難讓員工認為是雙方取得共識的結果,更何況以發公告的方式通知,員工當然難以理解主管的考量。 關鍵是溝通的目的:要達成什麼?或是要避免什麼? 團隊領導的終極目的就是達成目標、成就一個團隊。如果不能達成目標,代表團隊沒有充分發揮功能,即使溝通做得再多、再好,早晚都會被檢討。反之,當目標確實達成,溝通的結果才會被認可,連帶得到相關資源讓組織成員獲得成長。因此,主管良好的溝通能力,是要將「溝通的訊息」與「團隊目標」連結在一起,避免虛耗精力、充分溝通後卻沒有創造出成果。 另一方面,主管的責任是運用團隊的力量克服組織運作中的挑戰,針對可能的風險提出因應的作法,領導團隊避開陷阱與障礙、突破困境。所以,主管與同仁溝通的另一個重點是:避免模糊不清、空洞且沒有聚焦的對話,要充分聽取同仁的想法、相互討論後形成解決問題的具體作法。 總結來說,主管的有效溝通,必須包含清楚的目的(連結組織目標),充份的意見交換以形成具體的的共識。 落實到領導的日常,我提供3點建議作法: 1. 與績效目標相關的溝通 例如年度目標與策略發展討論、每季執行成效檢討、每月進度追蹤,都屬於定期的團隊溝通會議,也可以採用一對一的討論。主管需規範明確的討論內容及事項,請部屬陳述意見,再進行追蹤與考核,避免淪為單向的進度報告或指示。 2. 與團隊相關的溝通 關於責備,別讓一個人在大庭廣眾下出醜;關於讚美,別關起門來鼓勵一個人。當眾指責通常無法激勵人、更不會產生溝通效果,但當眾讚美卻能鼓勵其他人群起效尤,產生競合關係與模仿效應。 有效建構團隊(team building)的溝通是讓成員價值觀趨近一致,避免各自行事、不願意相互合作,針對團隊的溝通,主管需要不斷強化團隊的文化與價值觀,小心變成相互抱怨或是工作檢討的會議。 3. 為個人或特定事件的溝通 任何涉及員工個人利益和權益的項目,主管都需要清楚知道的具體內容。例如同仁的考績評分,考核的標準及應達成的目標是什麼?若不是一個可量化的指標,很容易與部屬的期待有落差而導致反彈,一定要盡可能清楚條列,才有望形成共識。 鼓勵員工表達意見,從主管「閉嘴」開始! 溝通的目的是為了了解同仁的意見,進一步取得共識,但許多主管會錯將自己的意思表達列為優先項目,一開始就大剌剌地表述自己的看法,再邀請同仁提出意見時,難免形成壓力讓員工不敢、或不願意表達。這樣的溝通等於沒做,甚至比不做還要糟! 我再三強調,無論哪一種型態的溝通,請不要忘記溝通的目的就是要「達成目標」、「形成共識」,事先擬定溝通的步驟與目標,確實做到聆聽同仁的意見,才是主管做好溝通的基本原則。 節錄自:商周出版《實戰高效主管學:培養AI也無法取代的八大軟實力》/郭憲誌 著 推薦閱讀: Z世代打破辦公室潛規則!解析新世代價值觀,3招驅動年輕人的熱情 Z世代不賣肝、不忠誠、不聽話!10大行業人資長這樣看職場差異 讓Z世代「拿出能力」的領導法:光罵他懶沒用,你得這樣下指令
【104職場力】・溝通協調

停止「一早打開所有Email」!專家:找回專注力,3類電子郵件根本不該收

每天早上第一件事就是打開所有電子郵件?這個習慣可能正在消耗你的專注力,影響一天的工作效率!作者為高階主管教練、人才開發顧問,指出早晨將判斷力用於「處理電子郵件」極為浪費,此外還有3類電子郵件其實根本不該收取,解析如何有效過濾信件,提升你的生產力!本文節錄自《麥肯錫瞬間專注技巧》。 文/大嶋祥譽 本文目錄(點擊可快速前往) 以主旨判斷哪些電子郵件該看根本不該接收的電子郵件1. 接收到一大堆無謂的電子郵件2. 無謂的簡訊往來3. 部分CC電郵(副本發送) 以主旨判斷哪些電子郵件該看 還有一項東西會顯著消耗我們的判斷力容量,就是第2章提到的「處理電子郵件和聊天訊息」。應該也有許多人跟我一樣,一天必須處理超過百封電子郵件。 但實際上,其中真正重要的電子郵件,並不是多數。然而,「這封電子郵件不必回覆」、「這封信可以待會再處理」,一封接一封信打開閱讀,都會占去你的判斷力容量。 我認為特別有問題的是一大早處理電子郵件。這是一天中腦袋最清醒的時段,而接下來要開始做重要的工作,在這個時間點將判斷力用於「處理電子郵件」,極為浪費。 因此,切勿一大早先從將收到的電子郵件一一打開閱讀。首先,只從主旨「判斷該閱讀哪封電子郵件」。如此一來,只需「一個判斷」就解決。最後,只處理認為「這封最好要閱讀」的電子郵件。 當然,有時候無法只憑主旨判斷,結果將緊急的要事「置之不理」。有時候我也因此造成了對方的困擾。可是,假如堅持立即回覆,自己的輸出品質降低,終究自己也會成為對方的困擾。 早上要致力於早上才能做的事。我在一大早腦袋清醒的時段,不會處理電子郵件,而是製作企劃內容,或者進行重大的決策。 我認為,習慣「早上先打開所有電子郵件」的人,光是停止這麼做,專注力就會大不相同。 根本不該接收的電子郵件 有許多人每天接收到幾百封電子郵件,習慣早上先處理。 如同我一再重申,人的判斷量有限,那和聰明與否完全是兩回事。判斷量越多,大腦越疲勞,判斷的品質越來越低。 每天花時間處理2、3百封電子郵件的人,該懷疑自己是否做到了正確的判斷。 電子郵件太多的人的特徵,大致上分成3種。 1. 接收到一大堆無謂的電子郵件 第一種是「接收到一大堆無謂的電子郵件」。其實那些電子郵件可能大部分是電子報、新消息的通知和定期的報告這種內容,而且幾乎不用看就能刪除。 可是,光是「要看電子報還是要刪除」,就會消耗大腦的判斷力容量。請立刻取消幾乎不看的電子報、新消息的通知和報告的訂閱。 2. 無謂的簡訊往來 接著,第二種是「無謂的簡訊往來」。舉例來說,和某人約時間時,若是進行下列這種對話: 「我要約時間。」→「OK」 「什麼時候可以?」→「月底」 「那麼,30號如何?」→「OK」 「30號下午5點可以嗎?」→「OK」 「地點要在哪裡?」→「那麼,在貴公司。」 光是這樣就會產生5個訊息。 我建議的對話如下: 「我要約時間,最好是月底。」→「OK」 「那麼,30號下午5點在敝公司如何?」→「OK」 如果採取這種對話,簡訊的數量就會減半。 3. 部分CC電郵(副本發送) 而最後的第三種情況,出乎意外十分多:「CC(副本發送)」。 有些公司明文規定「小組內的對話全部要CC」,大多無法依照自己的意思減少電子郵件,有時候光是副本一天就有一、兩百封信。 既然這是公司內部規定,或許無可奈何,但是你的腦海應該會產生「這種CC真的有必要?」這種問題。希望你起碼規定自己「所有副本在一天結束時一併閱讀就好」。要想方設法減少電子郵件的閱讀量。 節錄自:遠流出版《麥肯錫瞬間專注技巧:掌握自己的「專注力容量」,快速完成工作與學習,表現更好,自由時間更多!》/大嶋祥譽 著 推薦閱讀: 電子郵件CC、BCC怎麼用?Email別再只用「全部回覆」了 用MECE原則寫工作Email:麥肯錫專家教你「複雜的事簡單說」 商務Email怎麼寫?麥肯錫專家3步驟,讓對方「一看就懂」
【104職場力】

誰說I人就自閉?5個內向者的「職場人脈養成」小妙招!

不擅社交、不愛寒暄,是否就無法在職場中建立人脈?其實內向者擁有觀察力強、心思細膩的優勢,只要善用低干擾、高效益的方式,就能累積信任與好感,默默成為最受歡迎的「關鍵角色」。本文提供5種I人也能輕鬆上手的協助手法,教你如何自然付出、有效被看見。 文/《104職場力》 本文導覽 1. 幫「能力範圍內的小事」降低出手壓力2. 運用「資源分享」取代社交互動3. 善用文字表達關心,不強求面對面寒暄4. 從團隊任務出發,找出能「自然出手」的場景5. 不必第一個出聲也能成為「雪中送炭」的關鍵人物 在人際關係中,不論是職場還是生活,互動就像銀行帳戶,得先有存款才有提款的可能,而「人脈存摺」的累積,不是靠一兩次的邀功式幫忙,而是日常中默默釋出的善意與行動所堆疊。 但對於性格內向、不習慣主動的I人來說,可能會礙於自己的不善言辭及社交障礙而遲遲不敢釋出善意,其實,只要用對方法付出,就能以心理負擔較低的方式,讓他人感受你的溫度與誠意。 以下提供幾個低干擾、高效益的方法,即使是不擅交際的職場小白,也能穩穩累積信任與好感。 1. 幫「能力範圍內的小事」降低出手壓力 幫忙不一定非得「幹大事」,很多微小、日常的協助,反而更能傳遞人情味與溫度,而且這些「舉手之勞」對內向者來說是最好的起手式,因為通常不需要過多的社交互動或長時間投入。 像是幫忙列印資料、提醒會議時間、順手幫會議中的同事取外送、在會議上幫正在匯報的同事整理客戶回饋,或者看到同事為找圖苦惱時,主動分享幾個好用的免費圖庫網站等,這些不張揚的小舉動會讓人覺得貼心。 不過有一點要提醒:幫小忙貴在精不在多,選擇「對方真正需要幫忙的事務」而不要硬插手他人流程,避免好意變壓力。 例如:有同事正在趕報告,你未經詢問便擅自幫修格式或內容,可能會讓對方覺得被打擾或越界,若真想幫忙可先提一句:「我這邊有時間,如果需要幫忙排版或校對可以跟我說喔!」既尊重對方,也讓你的善意更被接受。 2. 運用「資源分享」取代社交互動 如果不擅長面對面的熱絡互動,可以改用「分享資源」這種間接但實用的方式,來表達自己的善意與價值,這不僅能免去社交尷尬,也能在同事心中逐步建立起「這個人很熱心、資訊很豐富,而且很樂於分享」的正面印象。 最簡單的方式是從工作流程的痛點下手,比如主動整理一份常用的「報表模板」或「文件範本」,放在團隊共用的雲端資料夾中,並貼心標註這些模板的適用情境(像是:專案進度追蹤表,適用於週會匯報),讓同事在需要時能直接取用,省去自行製作的時間。 另外,資訊交流也是一種「貢獻」,當看到很棒的線上課程、研討會或講座報名機會時,主動轉傳給可能感興趣的同事,並附上一句:「這個內容好像很符合你最近在研究的方向,給你參考看看!」或是當學會某個實用的AI工具,覺得同事可能會有興趣或能從中受益,不妨主動在團隊群組中分享使用心得和操作方式,有餘力的話甚至可以簡單錄製一段教學小影片,讓這份善意能廣為流傳。 同樣要注意,在分享任何資訊或資源之前,務必先過濾內容的品質與實用性,避免一股腦地丟出大量未經篩選的連結或資料,這樣反而可能造成資訊轟炸或誤導,讓你的好意大打折扣。 3. 善用文字表達關心,不強求面對面寒暄 內向者未必喜歡或擅長開口寒暄,但這不代表不能表達關心,I人可以選擇「用文字取代口語」來傳遞心意,尤其現在通訊軟體很普及,幾乎各行各業都有群組,適時透過Teams、Slack、LINE傳送訊息,表達你的關心或幫忙之意,不僅更自然不費力,也能留下一份貼心的數位紀錄。 有時候同事不是真的需要實際上的援助,適時的精神支持也能在無形中發揮強大的力量,例如同事剛經歷一場高壓會議,頻繁被點名質詢,甚至提案被否決,這時比起給建議或分析問題,反而一句「剛剛那場會議氣氛真的很緊繃,你表現得很沉穩,如果需要聊聊或數據上的協助可以隨時跟我說。」這樣的關心不僅展現你的同理心,也能在關鍵時刻成為對方情緒的緩衝劑。 又比如同事長期加班趕案、陷入疲乏狀態,雖然嘴上沒說,但從對方的臉色慘白、回覆變少、語氣低落就能感受到疲憊,這時不見得要提出實質協助,可以在下班前傳訊息問「我剛好要到附近吃飯,需要幫忙買個晚餐嗎?」透過簡單訊息,讓對方知道「你有注意到他的狀態,也願意當個支持的存在」,這樣的善意,是既自然又高效的情緒支持方式。 雖然文字表達已相對委婉,但仍需拿捏語氣與時機,避免讓對方感到被「過度關注」,比如太頻繁傳訊息詢問狀態、語氣太沉重或擔憂,或是各種強迫對方回應等,反而可能造成對方誤解與壓力。 4. 從團隊任務出發,找出能「自然出手」的場景 有時候不必營造機會或刻意去討好任何人,只要細心觀察團隊中哪些任務與自身專長相關,或者哪些環節你能夠提供支援,就能在自然而然的情況下出手協助,而這種方式最棒的是「在貢獻的同時也能展現自己的專業價值」。 比如你擅長Excel,看到同事處理客戶的報表格式零亂、公式錯誤不斷,眼看時間緊迫,這時如果主動提出:「我有整理過這類報表,要不要教你怎麼套公式?」或者團隊在製作對外重要提案簡報,被格式弄得兩頭燒時,主動協助視覺排版調整、幫忙製作封面頁,讓簡報更具專業感、更流暢等,不僅有助於解決問題,也默默展現你對該項工具的掌握度。 幫忙是好事,但有個點要拿捏一下,找到那個「你做起來輕鬆愉快,對方也會真心感謝」的交集點,是最理想的幫忙方式,關鍵時刻再出手,除了避免變成你的負擔,也能讓這次協助更具價值。 這裡可能比較多人會擔心,會不會主動幫忙了以後就是自己的固定工作,這確實是職場中常見的顧慮,尤其在分工不明或主管未明確界定職責的情況下,更容易讓人覺得「多做多錯」、「做了反而吃虧」。 但其實,幫忙不等於承擔責任,建議可以在一開始就清楚設定協助的範圍,例如:「我可以幫忙這次簡報的設計,下次如果還有這類需求,我可以教你怎麼排版,這樣你之後也能自己操作。」適時設下界線,這樣既展現善意,也不讓對方對你的幫助產生「理所當然」的誤解,反而讓人更尊重你的時間與能力。 5. 不必第一個出聲也能成為「雪中送炭」的關鍵人物 與其追求「見人就幫、表現得很熱絡」,內向者不如發揮更擅長的觀察力,察覺到別人不說出口的困境,並在適合的時機救援,就能成為真正被需要、被感謝的那個關鍵角色。 比如當內部在進行大型提案會議,新人在簡報時表現不夠熟練,被主管點名檢討,這時比起公開參與指點或湊熱鬧給建議,不如在事後「蒐集一些簡報技巧的學習資源」或「彙整老闆在意的簡報重點」提供給對方,不僅避開公開指教的尷尬,也給予實質幫助,讓對方在低潮中感受到被支持的溫暖。 雪中送炭的關鍵,不是動作多大、聲量多高,而是願意站在對方的角度思考,給出真正有幫助的東西。內向者最擅長的正是這種細膩、體貼又不打擾的關心方式,而安靜的支持,往往比熱鬧的圍觀更能被銘記在心。 內向並不是職場互動的弱勢,只是與人連結的方式不同而已,I人不必說得多熱絡,也不必主動搶著出頭,只要願意觀察、在適當的時機給予適當的幫助,就能透過這些看似微不足道的小行動,構築出與同事之間的信任與連結。 延伸閱讀: 升主管後不能幫忙?她被勸「小心被騎頭上」網友全炸鍋 找同事幫忙被拒?3步驟讓對方心甘情願救火 老鳥冷淡擺臭臉,小菜雞如何融冰? 主動幫忙、開啟話題,伸手不打笑臉人
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「一對一面談」別光聊進度!善用這7招,讓主管看見你的價值

許多人面對主管的「一對一面談」(One-on-one)總感到緊張,甚至誤以為只是例行公事。特別在亞洲職場,我們習慣被動地報告進度或回報問題,錯失了展現能力與爭取機會的黃金時刻。其實,一對一面談是歐美職場中,用來大幅提升個人價值和職涯發展的「秘密武器」。它不只是回報工作進度,更是你展現主動性、策略思維和領導潛力的絕佳舞台。想讓一對一面談不再只是敷衍了事,而是能為你帶來實質助益?這7個關鍵要點,你一定要把握! 文/《104職場力》 本文導覽 「一對一面談」遠比你想像的更重要多久進行一次「一對一面談」最理想?重點1:掌控議程重點2:別只討論進度、專注在職涯成長的部分重點3:不要只告狀、事先準備好「解決方案」重點4:尋求具體回饋並實際採取行動重點5:別太見外,聊點除了「工作」以外的話題重點6:每次面談都應該追求「打破僵局」重點7:記下會議中的討論要項,作為後續行動錯過就輸了!千萬別把「一對一面談」當成例行公事 「一對一面談」,就是歐美職場的「One-on-one」,一般被視為提供中高階經理人與一般員工間固定、私密的溝通管道,頻率不限(甚至有些單位會每天固定時間開「站立會議」來快速對焦),用意是在提升工作表現、促進團隊合作,並建立更強的信任關係。  一般認為這種定期會議通常會聚焦於員工的工作表現、職涯發展、問題解決,以及建立心理安全感。 但是一樣的會議,在亞洲職場卻常變成另一幅模樣,由於亞洲工作者多半較內斂,在「安分守己、三思而後行」的文化下成長,往往會認為「有問題才需要回報」、「多說多錯、不如別說」、「我一定是做得不好才會被主管約談」,導致不少人面對「One-on-one」會議時,會養成「不說話、只聽指示」、「不需要交流,只要告訴我怎麼做」的狀況。 其實這不僅是背離「一對一面談」的初衷,更有可能一再錯失大好的職涯機會。 《104職場力》根據《Forbes》以及各家討論的說法,提供給您幾個有關「一對一面談」可以好好把握的小技巧,幫助您在職場建立更牢固的人際關係、獲得寶貴的指導,甚至可以為下一步晉升做好準備哦! 「一對一面談」遠比你想像的更重要 根據美國蓋洛普民調(Gallup)在過去所做的《全球職場現況報告》中指出,當前時代的職場上有77%的員工缺乏在美國企業主管眼中的「敬業精神」,甚至指稱當前職場最大的問題,是工作者開始「積極想逃離工作」,不再把人生寄託在追求提升職涯、薪資待遇、工作成就上。 但是《Forbes》的資深撰稿人 Caroline Castrillon 認為,這表示如果你更願意提升與上司的溝通、花點心思在職涯發展、提升職場評價等工作上,將比過去更容易脫穎而出被看見,而掌握「一對一面談」的機會、與上司建立起有效且彼此高度信任的關係,就是她認為極其重要的工作。 延伸閱讀:年終績效考核攻略!3招變身A咖員工,加薪升遷少不了 多久進行一次「一對一面談」最理想? 根據《Spinach AI》之前針對「科技界高績效團隊狀況」的調查結果顯示,在美國、每週30分鐘的「一對一面談」是最常見的節奏。 ▲ 圖片與資料來源:《Spinach AI》 不過儘管每週30分鐘的「一對一面談」似乎是最常見的選擇(超過50%),但這份已經是2022年的調查顯示,相比於2019年(Covid-19疫情前),數據顯示願意進行「One-on-one」的經理人減少了12%,過去有94%的主管會定期進行一對一的溝通,但是到2022年僅剩83%會這麼做,時間繼續往下推移,不幸的是人數持續在減少中。 但如果想要建立信賴的職場關係,定期溝通是非常重要的,以下我們根據外電的相關建議,列出當我們在「一對一面談」時,應該要注意的幾個重點: 重點1:掌控議程 很多員工參加「One-on-one」時都毫無準備、用「人出席就好」的被動態度面對,甚至不少人是抱持「坐等主管有什麼要跟我說的」心態參與,等待上司主導談話並設定優先事項。 在專家眼中:被動態度是一對一面談的大忌。不僅浪費寶貴的面談時間,更暴露出自己對職涯發展不夠積極主動,完全符合前文所提及,美國眾多企業主管眼中「積極想脫離工作」的那種人,面談結束後扣分比得分更多。 當員工主導雙方對話時的節奏時,不僅從中展示主動性,最重要的是能讓上司從中感受你的策略思維和領導潛力,這些都是未來晉升討論中(不一定是升職管理職、單純的加薪分紅也有可能)會被留意到並記住的個人特質。 對應策略:「一對一面談」應由員工主導而非上司,你應該把50%-90%的精力用來交談,而非聽取指示。 建議作法: 會議開始前主動發送預定的討論議程(或問題清單)。 專注於挑戰、新想法或進一步成長的機會。 準備一些比「進度更新」更進一步深思熟慮的問題(譬如這個專案背後的營運邏輯、考量點等等)。 可以使用以下的開場白:「我想聽聽看你對XX專案的看法」、「我這陣子都在思考.......」 與其坐等上司指示,更建議直說:「我發現幾個可以簡化工作流程的作法、可讓專案節省約20%的時間,你願意聽聽看我的想法嗎?」,不用擔心犯錯。 延伸閱讀:績效面談該怎麼拿捏分寸?什麼該說、不該說,你得謹記5大原則 重點2:別只討論進度、專注在職涯成長的部分 大多數的「一對一面談」很容易淪為敷衍了事、「為開而開」的流於形式,最後變成大家行禮如儀的狀態更新、進度追蹤。當然這不是說員工藉此報告已完成的任務、說明工作進度都不重要,而是如果只讓難得雙方都能空下時間可以面談的機會,最後變成「工作分配時間」,將錯失真正可以探討職涯發展、未來發展軌跡的機會。 根據Workplace Intelligence此前協助亞馬遜(Amazon.com)進行的一項研究表明,74%的千禧世代和Z世代可能會因為「看不見任何職涯發展機會」而選擇離職,這裡的「職涯發展」並不全然等於升遷,職涯成長的未來發展性也是一環。 對應策略:現代企業願意留住並培養「高績效員工」,當你持續願意討論個人發展時,不僅展現雄心壯志,也能讓公司(或上司)明白你願意在組織內長期待下,提供「投資你的未來」的理由。 建議作法: 每次「一對一面談」至少花10分鐘左右討論個人發展的問題。 主動詢問自己是否應該培養增加哪些技能,以促進職涯發展。 討論是否有延伸的任務,或是跨職能可以協助的項目。 延伸說明討論一些行業的趨勢、觀察到的現象,以及那些衝擊如何影響你目前的角色。 範例問題:(僅供參考,可視對話情境或習慣調整語氣或內容) 「我該培養哪些技能,才能為下一個階層的工作做好準備?」 「對於我所渴望擔任的職位(或責任)來說,什麼意味著成功?」 「是否有任何我可以承擔更多責任的專案工作呢?」 延伸閱讀:別等年底績效考核才準備!3招提升自己的「績效能見度」 重點3:不要只告狀、事先準備好「解決方案」 不只是亞洲職場,很多歐美員工也會一不小心就讓「一對一面談」變成了「私下告狀大會」。 許多員工會想著「趁著只有我們兩個,我要來講點心裡話」,於是一股腦地對上司倒出一大堆抱怨、日常瑣事,試圖透過這些平常工作積累的不滿來宣洩不滿的情緒,甚至有些人還會抱持「孤注一擲」的心態,認為「我這次跟你攤牌講完後,如果沒改善,我就要離開這裡!」。 但等等,你在「一對一面談」這麼做,其實只會嚇壞上司和背後的組織(如果真有這些問題,你應該在狀況發生的當下就舉報,或是另立一個以此為主題的會議,而不是「拖到One-on-one的時候才一口氣爆發」)。 這種作法其實不會讓自己看起來像正義的「吹哨者」,比較容易被列為「製造麻煩者」或是團隊組織當中的「負能量來源」,不但未讓團隊的工作負擔減輕、反而還加重了。 對應策略:提出問題並非不重要,但別讓自己「只是提出問題」,應該設法在說明前努力思考解方,讓自己成為「可以提供方案」的人,這種思維差距將扭轉大家對你個人價值的看法。 建議作法: 為你所提出的「每個問題」都先思考過製少2個以上的潛在解決方案。 事先研究過其他團隊(或公司)的相關解決案例或作法。 提出一份包括後續步驟、時間表的簡要大綱。 尋求有關具體落實這些解決方案的指導意見。 範例問題:(僅供參考,可視對話情境或習慣調整語氣或內容) 「我留意到近一個月的客戶回函量增加了20%,我先去研究了其他團隊正使用的3種方法:自動化回覆表單、增派客服人手以及啟用AI智能回覆,我認為現階段對我們最有利的作法是先啟用自動化回覆,因為(詳列原因),如果我們要直接推行,您認為是否可行呢?」 延伸閱讀:給1小時解決問題,為什麼愛因斯坦願意花55分鐘確認「問對問題」了嗎? 重點4:尋求具體回饋並實際採取行動 有些成熟的專業工作者,他們在職場的工作習慣是「沒有消息就是好消息」(表示一切營運如常、沒有危機,或是任何的狀況都已在掌控中獲得排除),通常他們會等到年末績效評估時才會一次統計今年的所做所為、完成的專案、為公司創造的效益等等,平常其實不太需要密集的與主管回報。 當然這樣的員工是可遇不可求,也讓主管非常放心,但是無形中這種「不夠積極主動」的回饋方式也容易讓組織高層無法掌握你的進度、所學,甚至錯失調整和改進的機會。 根據微軟(Microsoft)自己的研究報告當中指出:獲得上司明確指導的員工,在保持「工作與生活平衡」的同時能夠保持高效工作,可能性比普通員工高出2.5倍(因為他能夠把工作時間完全花在對的地方),因此積極主動尋求主管的回饋很重要(但也不需要矯枉過正,變成每件小事都要尋求主管的同意首肯)。 對應策略:一般管理者會欣賞那些「樂於被指導並致力於優化改進」的員工,因此當你試圖主動徵求回饋並採取行動時,將證明你是名值得上司和組織投入時間指導的員工。 建議作法: 提出具體的問題:「我的簡報該如何優化才能更好?」 勇敢的要求回饋:「你能告訴我一個一定要苦思改進的項目嗎?」 跟進之前的回饋:「之前你曾建議我在會議上要表現的更自信一點,我已經嘗試在近期的會議中作出調整,你認為我做得如何?」 確保所有收到的回饋和調整進度都有被確實紀錄(或實踐)。 範例問題:(僅供參考,可視對話情境或習慣調整語氣或內容) 「你認為我在哪個領域的發展最有潛力?」 「如果您處於我的角色和狀態,最優先關注的項目會是什麼?」 「我認為團隊當前最重要的目標是XX,我該如何更好的支持團隊或貢獻所長呢?」 延伸閱讀:如何改善職場人際關係?首先注意自己是否掉入單向社交陷阱? 重點5:別太見外,聊點除了「工作」以外的話題 現代職場很多的職場關係都停留在表面,正所謂「上班好同事、下班不認識」,似乎已成了常態。 但如果我們在職場當中總是只談論交付成果、專案截止日期、專案進度,缺乏個人間的情感聯繫,這種關係雖然無損於公事(如果是一個夠專業導向、夠鐵面無私的組織),但卻會限制團隊間的信任感、降低心理安全感,甚至在危機發生時很容易因為平時習慣「各掃門前雪」而導致分崩離析,甚至團隊成員、上司不願意在關鍵時刻出面爭取利益、扛下責任。 根據《Forbes》的報導,當員工感受到團隊組織關心他們的整體福祉(不只是他們是否如實完成工作)時,工作的敬業度也會顯著提升,不論是否身為主管的角色,請要記得:你先是一個人、其次才是專業人士。好的人際關係將可以改變工作關係,而這是可以透過一次次的「一對一面談」所完成的。 對應策略:維持良好的團隊工作氣氛不只是為了「拍馬屁」、「想升官」,更多時候是因為牢固的工作關係可以創造心理安全感,信任與相互投入,請記得:主管會是你在職涯當中強而有力的支持者,而非阻礙者(如果阻礙多於支持、請儘早遠離這樣的有害職場)。 建議作法: 可以從「認可他們的專業知識」和近期領導下取得的好成果切入。 分享適當的個人動態,並主動詢問他們的狀況。(如連假計畫、出國行程、熱門下午茶等等) 對他們的職涯經驗、生涯亮點表現出「真正的興趣」。 特別留意他們曾經分享過有關自己的興趣,或是熱愛的挑戰。 成為讓主管可以深深信賴的員工,特別是「能讓工作變簡單」的那種。 範例問題:(僅供參考,可視對話情境或習慣調整語氣或內容) 「您認為團隊到目前為止,最讓人感到有成就感的事情是?」 「之前聽您提到一個(個人興趣或目標),目前的進展還順利嗎?」 「我之前也有去某某地方玩,我覺得那邊的很符合您的旅遊習慣,滿推薦造訪的。」 延伸閱讀:跟老闆搭電梯也不怕的閒聊法:只說3種話,其他皆廢話 重點6:每次面談都應該追求「打破僵局」 「打破僵局」俗氣一點的說法是「破冰」,但這裡要「破」的可能不只是人際關係的冰,還包括那些專案上遇到的困難點、實際執行的阻礙。 在Covid-19疫情後,因為不少工作者進入職場的時期都是遠距離或混合辦公的形式,後疫情時代的辦公室氛圍也比較偏向「管好自己的事」,與過往要花費大量心神經營職場人際關係、社交應酬的形態不太相同。 不過,長久下來變成大家談論工作以外話題的機會少之又少,你甚至得「刻意留出時間」來與公務夥伴交流、溝通(像本文提及的「一對一面談」,甚至變成了類似社交的場合)。 對應策略:在這種情況下,「融洽的對話情境」比以往任何時候都更重要,應該要好好把握這個機會製造好的印象,或是解決那些平常「沒有時間反應」的阻礙狀況,打開天窗說亮話。 建議作法: 試著從工作以外的事情切入,結合重點5的切入點。 針對工作問一些軟性問題,例如:「整個專案中,您認為哪個環節是最大關鍵?」 記得準備3-5個「備用問題」來彈性加入議程。 記得不要離開會議時,一切和「進入會議前」別無二致(表示你們各自都浪費了寶貴的時間)。 延伸閱讀:不想降低人際好感度?職場閒聊時請避開這種「對話陷阱」 重點7:記下會議中的討論要項,作為後續行動 很多人會誤以為「一對一對談」就只是「聊聊天」的行動,因此對於討論的事項只要放在心上即可,其實這麼做是有風險的,姑且不提「口說無憑」可能會有翻臉不認帳的狀況(理論上「一對一談話」多發生在密切合作的團隊身上,實在沒必要欺騙自己人),在工作被填滿的情況下,你很難確保自己記得每件事情。特別一般管理階層的一日行程會被各種大小會議給填滿,幾乎沒有時間坐下來好好整理和誰討論了什麼。 這時,如果你能送上精心準備的「小小會議紀錄」或是結論Memo,不但能讓管理階層回想起你們討論的關鍵要點,更重要的是可以激勵他們記住你的細心,讓自己獲得脫穎而出的機會。 建議作法:可以在下次「One-on-one」時,嘗試紀錄下簡單的會議紀錄,或是直接回顧上次中斷、未討論完的事項,讓自己看起來像個「專業人士」。 延伸閱讀:會議記錄=逐字稿?專業會議紀錄只記3項重點|寫法技巧、範本一次看 錯過就輸了!千萬別把「一對一面談」當成例行公事 最後要提醒大家,定期與團隊、組織(不限於上司)進行「一對一面談」將有助於提高成效,如上述各點提及的,包括員工的敬業度、團隊的人才留任率,更好的團隊績效,以及無形間所打造出的信任感。 特別對個人職涯的效益顯然更高,溝通順暢的「一對一對談」將有助於建立主管對你的信任感,充份感受到你對於工作所投注的熱情,所思考想像的不再只是「把眼前的任務完成」、「坐等主管給予進一步指示」,而是真的與工作專案一同前進;同時藉由這些有效的回饋,也能讓自己對於職涯發展的軌跡更清楚、更有自信去面對各種問題。 總的來說,「一對一面談」是一個難得的職場機會,當你有策略性的展開這些對話,你將不僅是做「向上管理」、「績效考核」等工作,而是在積極拓展職涯道路的無限可能。 如果你還是只把一對一當作例行公事,你可能在無形中,已經輸給更懂得經營主管關係的同事了。 本文參考《Forbes》、《Spinach AI》、《bordio》相關報導,經整理改寫。
【104職場力】・績效考核

我用優秀刷存在感!10個提升「職場能見度」的必備技巧

即便不是為了升遷,在現代職場中「刷存在感」依然是重要的人際工作,若能有效透過一些小技巧提升自己的「職場能見度」,將能保證自己的產出被看見,甚至傳達出「勇於承擔工作」、「願意付出」、「與組織一同成長」等正面態度,讓自己獲得更高的職場評價。《104職場力》綜合相關資訊,推薦「10個提升職場能見度」的必備技巧。 文/《104職場力》 本文目錄(點選連結可快速跳至該章節閱讀) 為什麼,我們應該提高自己的「職場能見度」?積極參與會議與討論主動承擔「領導」的角色在適當的時機展示成果有機會的話,務必參與研討會和培訓課程具備「解決問題」的能力維持「表裡如一」的溝通透明度慎選閒聊話題,「3W」是個不錯的公式當老闆的友善「好朋友」積極投入公司的「企業文化」保持自信且積極的態度,成為「每個人」的好朋友 為什麼,我們應該提高自己的「職場能見度」? 為什麼我明明很努力,卻沒被看見? 很多工作者常會發出上述的喟嘆,認為自己明明工作認真努力、默默耕耘為公司付出,但為什麼最後加薪升職、受到表揚的,總是那些「做一分、說十分」的同事們?這種狀況在「內向工作者」(或者近年很流行的MBTI測驗「I」型人)身上特別容易發生,難道在職場上,「不邀功」竟是種罪過嗎? 沒有人說默默付出是錯誤,但許多中外的職場報告都指出,員工的加薪升職,除了專業與技能之外,也有很大的比重取決於態度、貢獻度,以及「職場能見度」,就是一般俗稱的「辦公室風評」。許多組織在決定升遷人選時,會寧願選擇「做事70分、做人100分」,而不是「做事100分、做人50分」的工作者,原因是當你的位階愈高,需要負責處理的組織人事、溝通協調項目也會增加,一個讓辦公室都信服的人選,會比一顆人際未爆彈安全很多。 因此,即便「加官晉爵」已不再是現代職場的主流思維,若想提供自己在職場的報酬(薪資、獎金、紅利,受工作夥伴的敬重等等),「讓自己的優秀被看見」也是重要的。以下《104職場力》綜合中外的論點,為您整理出「如何有效提高自己職場能見度」的建議作法。 延伸閱讀:內向I人 職場上只有挨打的份?空中巴士銷售總監故事告訴你:害羞內向 ≠ 沒有野心 積極參與會議與討論 會議討論是有些辦公室避之惟恐不及的工作項目,甚至有「主管找開會就裝忙」的狀況發生。 但是出色的工作者往往會把握會議的發言機會,除了暢所欲言自己的觀點之外,也可以藉機傳達「這件事情我其實一直有在思考,正等著適當時機提出來」的概念,顯示自己一直對工作是上心的。 懂得利用時機的人會這樣做: 會議前做好充份準備,千萬不要在會議中一問三不知(沒加到分還扣分)。 會議中積極主動發言,而且務必表達「有見地」的觀點和建議。 儘可能聆聽每個人的意見,而且不單只談論自己所負責的任務,若能參與其他部門或專案的討論更好。 延伸閱讀:想要會議快狠準,開始前先確認好「這件事」 主動承擔「領導」的角色 不是只有擔任主管才是「領導」,任何辦公室的專案、合作,甚至一場會議對話,都可以有主動承擔責任的機會,包括工作劃分、任務分配、工作協調等等。 一個好的工作者不會是「換上頭銜」後才適任,而是大家在他沒被冠上頭銜前,就心想「這個工作非他莫屬了吧?」,而要做到這一點,你可以這麼做: 主動提出解決方案、無私分享個人經驗。 發揮Giver精神、任何可以幫助同事的機會都不放過。 自願代表部門或團隊參與跨部門的討論會議、專案協作。 延伸閱讀:沒有人天生就會當主管,職涯路上的三種人幫助你快速成為稱職的領導者! 在適當的時機展示成果 有人說,「工作成果就是辦公室人際關係最好的調劑」,這是事實。大家會更願意包容一個「工作能力強的爛人」,而不是「要一直幫他工作擦屁股的濫好人」(當然,可以的話你最好兩個都別當)。 當我們完成工作專案時,千萬不要默默就把它收進「完成清單」當中,應該要在適當的時機讓團隊的成員、上司、主管都理解到你在這次工作的付出、學習成長,即便取得的成果差強人意也無妨。 你可以這麼做: 主動回報並說明已完成的專案或任務,並強調對公司或團隊的貢獻。 可以的話,使用簡報條列式、數據化成果,讓其他人能清楚明白你的工作價值。 延伸閱讀:別等年底績效考核才準備!3招提升自己的「績效能見度」 有機會的話,務必參與研討會和培訓課程 現代工作者非常重視「自我進修」,因此如果有發展相關專業的研討會、講座、培訓課程等活動的機會,務必要參與其中,而且若能將學習成果應用到工作場所,將更有利於加分印象分數。 你可以選擇這麼做: 告訴團隊夥伴(或老闆)你會如何運用這些新知識、對組織有何益處。 分享產業最新趨勢或最新技能,展示出自己的前瞻性以及專業素養。 沒有人會對「積極學習」的人感到排斥,如果有,那可能是他們擔心自己被你超車太多。 如果覺得研討會和培訓課程過於沉重,許多公司都設有團康社團、讀書會活動,參與這類型的「社交型活動」也將有助於自己廣納人脈,為自己取得比較高的能見度。 因為說實話,職場上的一舉一動,都有可能被其他人給觀察到。 延伸閱讀:工作忙到爆,還能兼顧自我成長嗎?過來人:從3件事做起最容易辦到 具備「解決問題」的能力 辦公室裡面有種人最討厭:「光會抱怨、點出問題,但從不動手做」,挑出毛病人人都會,能把問題解決的才是真本事。但職場中實際願意捲起袖子、弄髒雙手去把問題解決的人,畢竟是少數。 當你是這個「少數」時,自然比較容易受到正向的關注。 你可以這麼做、贏得敬重: 當專案遇到問題時,提出「具體」的解決方案或建議,切記不要「只點出問題」,然後兩手一攤等人解決。 成為團隊中的「問題解決者」,而不是「問題發現者」。 延伸閱讀:「樂觀」不該是鴕鳥心態的藉口,你早晚都得解決問題,何不一開始就勇敢? 維持「表裡如一」的溝通透明度 何謂「表裡如一」?有些辦公室成員習慣「人前人後」,對上主管報告時說一套,帶回團隊作業時卻做著另一套,甚至有些人是表面上非常客氣、態度也無比熱情,但卻在人後故意散播不實流言,有意無意說著對某些人的想法、意見。 這些人多半會被歸類為辦公室人際關係的「亂源」,能見度是提高了,但換得的卻是負面評價。 當個「表裡如一」的工作者,好處在於和各個層級(包括對上、對下,應對平行單位)保持開放暢通的溝通管道,知無不言,讓彼此都清楚知道自己的想法、避免產生額外的誤會,增加溝通成本。 因此你可以這麼做: 對你的工作進展、想法永遠保持透明,既然是同公司的成員,就沒什麼好隱藏的。 適時回報,清楚讓上司知道自己的處理進度。 遠離八卦、遠離八卦、遠離八卦,那對完成工作一點幫助都沒有。 延伸閱讀:原來如此!4個不足為奇的小細節,全被老闆看在眼裡打分數 慎選閒聊話題,「3W」是個不錯的公式 有人的地方就有江湖,職場就是一個小社會縮影,你很難避免人際間的互動。 上一段提及我們應該適時遠離無意義的「八卦」,但辦公室的人際關係不可能與人毫無互動,當我們無可避免要閒聊時,如何確保自己不會因此失分呢?不妨考慮使用全世界許多職場通用的「3W」聊天公式。 Weather:聊天氣,絕對無害。 Weekend:聊週末(或休假)計畫,展示你是個重視「工作與生活平衡」的人。 Worldwide issue:談談全球性的議題,顯示自己非常關心產業趨勢與動態,緊握時事。 如果你覺得這些「廣而淺」的話題不容易帶出個人的工作價值,那你也許可能考慮往「少而精」的互動發展,意即「平常不輕易閒聊,但是一聊就是很有深度的內容」,如此一來也容易打造出「不鳴則已、一鳴驚人」的形象。 延伸閱讀:不想降低人際好感度?職場閒聊時請避開這種「對話陷阱」 當老闆的友善「好朋友」 這聽起來有點「走捷徑」的感覺,當老闆的朋友談何容易?稍有不慎就容易被辦公室其他同事給貼上「拍馬屁」的負面標籤。 這邊指的「好朋友」不完全是私人情誼上的互動,要大家跟老闆吃飯喝酒、相約出遊、一起玩樂享福,而是在「老闆需要你的時候當他的支柱」。 舉一個常見的例子:「當老闆提問時,常見的狀況是全場鴉雀無聲、沒有人願意接球(不論實體或線上)」這時若有人願意主動跳出來並率先作出友善回覆,避免場面處於尷尬氣氛,通常也會讓團隊上下都對你留下好印象。 老闆(或上司)也是人,在職場中也會需要人際關係的互動,我們不需要分享私生活、逢迎拍馬,但跟上司保持友好、給予支持的關係,對於打造「職場能見度」非常重要。 延伸閱讀:老闆該跟員工當朋友嗎?不盡然!「這個時刻」在場就好 積極投入公司的「企業文化」 公司一般都有屬於自己的企業文化,有些上市公司甚至會將「是否有助於企業達成使命」作為評選員工優劣的準則,若是公司鼓勵的是正向、積極的文化,並且期望旗下員工認同並付出,這時候積極參與投身公司的活動、推動公司的價值觀和文化,就容易讓大家對你產生正面的印象。 以「104人力銀行」為例,期望能夠完成「三大使命」,分別為: 孩子使命,幼有所長幫每一個孩子找到天份職涯使命,壯有所用不只找工作,幫你找方向不只找人才,幫你管理人才銀髮使命,老有所終發揮健康長者的價值 另外「104人力銀行」也推動「Giver」精神,倡議「同理他人需求,慷慨給予協助與誠實回饋,並落實雞婆精神承擔、支援他人」的觀念。 因此組織成員若能將「Giver」精神落實到待人接物、工作當中,甚至主動分享自己的經驗和觀點,自然容易獲得比較高的「職場能見度」。 延伸閱讀:最容易逼走A咖員工的八個企業文化:一視同仁其實是一種不公平 保持自信且積極的態度,成為「每個人」的好朋友 有自信的人,在職場上是藏不住鋒芒的。 或許你不一定要出人頭地,但面對職場的困境和挑戰時,展現自信與積極的態度會是增加「職場能見度」不二的法門,當你在團隊當中建立起「可靠、勇於面對挑戰、不會閃躲問題」的形象時,即便你對於攻取大位沒有想法,大家也會自然而然把你視為「能見度很高」的可靠人才。 當然最重要的,是跟所有同事都建立起良好的互動關係,在職場上「敵人要少、朋友要多」,具體作法你可以這麼做: 廣結善緣,與每個人都建立基本的良好關係,而且不限於日常接觸合作的團隊。 多多利用午餐、辦公室社交活動建立屬於自己的人際交友圈。 適時的讓高層或有影響力的人「認識你是誰」,擴大自己在公司的影響力。 延伸閱讀:人資主管曝:「人脈資源」常被列為選才標準,你是大家搶著結交的關鍵人才嗎? 以上這些都是提高個人的「職場能見度」常見的作法,事實上在辦公室「刷存在感」不全然是一件壞事,在現代職場中,只是「悶著頭只做好自己的事」不只付出容易被忽略,甚至還有可能被冠上「獨善其身」、「只顧自己」的惡名,有些內向工作者甚至因此背了職場評價的黑鍋,實在得不償失。 提高「職場能見度」並不是要求大家成為交際花、長袖善舞的社交達人,這些技巧在無形間將讓工作者在職場中持續保持進取、精進的態度,並且有利於個人職涯發展,長遠來看,這些投入都是非常具有價值的。 (參考資料:Livebout Dotcom) 提高「職場能見度」,你也可以這樣做 年後跳槽,先掂掂自己的職場能見度和過氣程度 別等年底績效考核才準備!3招提升自己的「績效能見度」 想在職場被看見,你得先懂企業文化!面試4方向助觀察
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打斷別人說話的藝術:8種手法、4大理由+範例,輕鬆奪回發言權

在職場溝通中,適時打斷別人說話是一項重要技能,尤其在會議上更要懂得拿捏發言時機。如果你常面臨以下6種情境,讓《104職場力》教你線上、線下情境如何禮貌中斷或結束話題、從容控制對談節奏。 文/《104職場力》 本文導覽 你是否也遇過這些需要「打斷別人說話」的時刻?1.線上會議出現技術性問題2.會議時間短暫/超時3.內容離題或沒有重點4.對方態度強勢5.位高權重者滔滔不絕6.請教對方,已得到充分資訊時如何禮貌地打斷別人說話?手法、理由一次學!8種巧妙打斷別人說話的方式,不著痕跡的按下暫停鍵!選對中斷/結束對話的理由,讓自己輕鬆全身而退結束對話常用4技巧,把每一次對談轉為人脈 在我們的教育中,「打斷」或「中斷」別人通常被視為負面的行為,無論是中斷自己或別人的言語、動作,除了直接和「無禮」畫上等號,甚至還可能被貼上「性格缺陷」的標籤。 不過職場上有時狀況特殊,畢竟大家的時間有限,還要分給各式各樣的專案、會議,因此有效的「時程掌控」幾乎成為一項必備技能。當溝通或討論的時間超過預期時,為了保持會議的焦點和效率,適時中斷反而是必要的舉措。 你是否也遇過這些需要「打斷別人說話」的時刻? 1.線上會議出現技術性問題 在視訊或電話會議中,發言者或聆聽者因網路不穩或設備問題,導致聲音斷斷續續或模糊不清,造成理解困難,因而需要出面請對方暫停、重述或尋找替代溝通管道。 2.會議時間短暫/超時 會議時間有限,但發言者滔滔不絕,導致議程延誤,影響其他與會者的時間安排,身為主持人的你有責任主導會議進程、控制大家發言的時長。 3.內容離題或沒有重點 當對方聊得起勁,但發言內容逐漸偏離會議主題,或著重的方向不對,必須出面中斷討論(掃興)、說明並重新聚焦主題,以便總結有價值的資訊或結論。 4.對方態度強勢 對方因情緒激動、態度較強硬,發言權緊抓不放,剝奪了你或其他團隊成員說話的機會,需要有人介入打破僵局、讓討論公平進行。 5.位高權重者滔滔不絕 必須頂著壓力打斷身份、輩份、職位比你高的長官或資深同事的發言,結束通話/會議。 6.請教對方,已得到充分資訊時 被請教方因為「被需要」而情緒激昂,若加上話題是對方熟悉、專業的領域,容易出現高談闊論的局面,雖然是自己有求於人在先,但必須要按奈不好意思的情緒打斷對方,從對話中脫身。 如何禮貌地打斷別人說話?手法、理由一次學! 本段將依照不同情境,提供一些實用的手法及合適的理由,讓大家在維護良好溝通氛圍之下還不冒犯對方的搶回發言權。 8種巧妙打斷別人說話的方式,不著痕跡的按下暫停鍵! 線上情境(電話或視訊會議) 🔶運用線上軟體的內建功能 大部分視訊會議軟體,列如Google Meet、Teams、Zoom都有「舉手」、「留言」功能,會議進行中可以利用這些功能示意對方你想表達意見,等講者Cue你再開口,既能發言又不會打亂整體節奏。 🔶講者說話換氣空檔快速發聲 特殊情況需要出聲打斷對方,可以在對方語氣稍緩或停頓時切入,但務必言簡意賅、直搗重點,讓對方能很快了解發生什麼事。 例如:「抱歉打擾!提醒大家,會議時間已經超出預定8分鐘,為了後續議程,需要在2分鐘內結束本次討論,非常感謝大家的理解與配合,謝謝。」 🔶利用聲音暗示 萬一對方中氣十足、語速又快,可以試著利用語助詞製造短促的聲音,讓對方不自覺停下。例如:清清喉嚨,發出「咳、嗯、啊、那個...」等,引起對方注意,暗示你希望插入話題或有話要說。 🔶直接打斷 在線上會議中,使用肢體語言效果不佳,如果對方沒注意/不理會任何明示暗示,或者真的有特殊狀況需要中止對話,可以直接打斷對方,雖然這樣很突兀,但我們可以用態度和說話方式來彌補。 會議離題範例:「很抱歉中斷您的發言!因為同仁後續還有其他會議,為了不佔用大家太多時間,能否優先討論專案的時間線,讓大家更了解進度安排?謝謝。」 設備問題範例:「抱歉打斷您發言!我們這邊的設備出狀況,目前聲音不是很清楚,同仁正在排除問題,煩請稍等我們一下。」 部分網友曾分享自己「假裝電話訊號差」或「網路斷線、畫面定格」來中斷電話/線上會議,關於這點小編其實不太建議,除非你有十足的把握,不然出糗造成反效果的機率太大,尤其是後者,就曾有網友曾在社群上分享自己假裝定格,但背後電扇依舊盡責轉動,因而被識破的故事。 比起中斷對話,糊弄對方的行為顯得更不禮貌,也會讓對方覺得被冒犯。因此還是建議各位好好說明打斷對話的理由,只要真誠說明,相信大部分的人都能理解、體諒。 線下情境(會議或私下討論) 實體會面能操作的方式就更多元了!不論是透過眼神、肢體暗示,或製造契機、利用情境等,都能發效果。 🔶善用肢體語言 眼神和點頭是會議中傳遞訊息的好幫手,在對方說話的間隙,先與對方建立眼神交流,微微點頭表示你在認真聆聽;想發言時,可以稍微加重點頭的幅度,或者稍微挑眉,暗示你有話想說。 另外,會議中如有較大的動作會引起所有人的注意,包含發言者。當你想發言時,可以將身體向前傾,在對方看過來的同時,以眼神或舉手來表示你對談話內容有回應。 如果是在比較正式、要保持端莊形象的會議場合,可以將手抬高至耳邊的高度,讓對方注意到你想發言的意圖。 🔶製造小動作 手邊有筆,可以輕輕地用筆敲擊桌面,順帶移動桌面上的資料,抓住對方注意力,以便更容易找到機會插入話題。 如有準備好下一階段議程的相關文件,可以在對方說話的間隙,以遞送資料為由,自然地打斷對方或轉移話題。 例如:「不好意思,這份資料可能對我們現在的討論有幫助,關於XX議題,這次會議要決定A方案的後續流程。」 🔶利用身上與辦公室的物品 看一下Apple Watch,假裝收到緊急訊息,藉機打斷對話、轉移或結束話題。 例如:「抱歉,突然有緊急訊息,需要我處理,可能要暫停這次討論。」 假裝覺得會議室太悶熱或太冷,主動站起來開窗或調整空調,在行動的過程中,自然說聲抱歉並打斷對方發言。 如果會議室有茶水,可以在適當時機主動為大家服務,或是以關心名義,禮貌性問發言者需不需要飲水。 例如:在對方卡痰或乾咳的時候關心「會議進行很久了,有沒有需要幫您倒杯水或休息一下?我們待會再繼續/下週同一時間再討論。」 當然也可以設定手機鬧鐘(如能在會前告知與會者會更好),鈴響時表示該時段結束,需要進入下個環節或下次再議,自然的控場。 🔶巧用聲影或安排暗樁 假如是請教前輩這種非正式討論,無法用議程藉口打斷的情況,可以抓住突發的聲音及人影(例如電話鈴聲、有人敲門或在門外徘徊的身影),可以藉此機會打斷對方並結束話題。 當然,必要時也可以提前吩咐暗樁(同事、助理)在特定時間「不小心打擾」,然後依依不捨結束話題。 例如:「謝謝您的分享,這些資訊實在太受用,很遺憾現在必須趕往下一個會議,下次有機會再跟您請教。」 選對中斷/結束對話的理由,讓自己輕鬆全身而退 ✅生理需求 口渴 尿遁 頭暈 肚子痛 身體相關需求,其實都可以有效中斷對話,但能否結束,會視對方的靈敏度而定。 ✅空間、設備因素 手機、電腦或耳機沒電 網路或通訊設備不理想 準備外出或開車,不方便繼續通話 會議室下一個時段有人預約了 環境太吵雜,提議換個地方,或者擇日再談 線上的轉換通常會直接結束話題,但實體會面則不一定,建議在說出理由的同時,可以明確的表達你的需求,這樣會更好掌握結果。 ✅接下來還有行程 有下一個會議 需要外出見客戶 有緊急事項要處理 這些是最常見,也是最合適的理由,因為等於宣告「接下來沒時間」,所以也不怕對方換個地方繼續輸出。 ✅焦點轉移 這個問題,另一個同事更了解 這是我們的同仁,他也很想聽聽你的經驗 在「接受提問」的交談中,可以將回應主力轉移給其他同仁,然後找藉口離開;如果是單純社交場合的交流,可引導他人加入話題,並待說話者和他人對談時自然離開。 結束對話常用4技巧,把每一次對談轉為人脈 結束對話前,如何讓對方留下好印象並記住你、成為你的人脈?本段介紹4種技巧,幫助你在任何對話中達成目標。 ✅準備好「一聽就懂」的結束語 就像商場響起「讓我們互道一聲晚安」就知道要打烊一樣,對話中也可以利用一些起手式明示對方,例如: 今天很高興認識您... 很開心能和您聊天... 謝謝您花時間和我分享... 今晚很榮幸與您交談... 通常這類的話一出,大家就心照不宣,可以準備收尾了! ✅不吝稱讚對方,說出具體收穫 今天的討論真的很有啟發性,您的觀點讓我對這個議題有了更深的理解,謝謝分享! 我很欣賞您在這個項目上的努力及獨到的見解,期待未來能有更多合作機會。 您的經驗分享讓我受益良多,這次對話激發了我很多新想法,非常感謝。 在結束對話前,務必稱讚對方,讓對方覺得這次對話很有價值,禮貌之餘,下次他也會更願意跟你分享。 ✅道別並表達(有必要時主動握手) 很高興今天能和您聊聊,希望我們下次還有見面深談的機會。 謝謝您今天的分享,期待下個月的會議再聊更多細節。 祝您有個美好的一天,下次換我回饋給您。 正式場合上,握手是很有禮貌的道別方式,一句期待加上真摯握手,幫這場會議或對談畫下完美句點。 ✅給予或索取名片 這是我的名片,如果您有任何問題或想進一步討論的話,隨時可以聯絡我! 我很喜歡今天的討論,可以跟您交換名片嗎?希望未來能保持聯繫! 這是我的名片,希望未來能有機會合作,期待您的回音! 無論是自家企業的同仁或是外部商務場合,初次見面的最後,可以給予對方名片或索取名片(通常主動給予,對方都會回應),用行動展現「很積極想認識對方」或表現出「很開心認識對方」,有了好印象,人脈就對接上了。 延伸閱讀: 讓人願意聽你說下去!最優秀的演講要「像普通人一樣說話」 這些話一開口就討人厭!專家:微調說話語氣,別當「對話獨裁者」 開場白「我不太會說話、社恐…」當心形象扣分!專家:7組萬用話題和誰都能聊
【104職場力】・溝通協調

社群PO工作成果也會出事?盤點分享職場生活的小陷阱

越來越多上班族選擇在平台上分享自己的工作日常、心情或成就,貼文一旦被看見,可能帶來認同、掌聲甚至人脈機會,但同時也暗藏各種職場與社交風險。本文將從不同受眾角度剖析發文可能造成的影響,並提供簡單自檢工具,幫助你在社群發聲時保持智慧與分寸。 文/《104職場力》 本文導覽 為什麼越來越多員工分享職場生活?好處不只有「收到愛心」可是,當聲音被放大,卻可能帶來一些隱形問題!想抒發又害怕?發文前,不妨先做一次「風險小檢查」 為什麼越來越多員工分享職場生活?好處不只有「收到愛心」 一位剛轉職的行銷人,在Threads上寫下「如何在30天內熟悉新公司的專案」,短短一週就獲得上千則按讚和收藏。 這種「努力被看見」的感覺會帶來強烈成就感,同時還能慢慢累積個人的專業形象、打造個人品牌,並有機會認識更多同行與專家,這都會讓發文者想繼續輸出更多內容。 一名網友發文分享「公司新人如何在會議上回嗆老闆」,當晚就引起上萬網友的熱烈討論與轉發。 這種「被理解、被讚賞,或被同溫層擁抱」的即時回饋就像一種獎勵機制,會讓人不自覺上癮,覺得分享是一種療癒,久而久之就養成了日常習慣。 一位設計師在社群上公開分享「自己被一校、二改、三修的設計稿,結果最終客戶還是選了一開始的版本」,除了引發設計圈共鳴,沒想到還意外吸引業者留言洽詢合作事宜。 原本只是單純的分享,卻意外變成接案管道,當人嗅到商機、嘗到甜頭時,分享就不只是抒發,更是變現的致富密碼。 可是,當聲音被放大,卻可能帶來一些隱性問題! 當一則貼文的小飛機數量越來越多,有更多陌生人看見並參與回覆時,風險也會隨之擴散,有時甚至可能出現失控的情況。 最常見的是「脫口而出」的抱怨被同事或主管看見,或是以為自己有做好「去識別化」,沒想到卻還是被肉搜並有相關人士出面打臉;最可怕的是本來只是想抒發心情,卻被有心人士截圖到處曲解,引來鋪天蓋地的輿論攻擊,或貼文、圖片中提到的細節被網友比對辨識出企業、客戶名等,導致信譽崩壞及觸法,這些都可能帶來超乎想像的影響。 當這些內容被看見時,這些人的內心可能怎麼想呢? 同事怎麼想 看到「開噴」的貼文,有些同事可能會覺得你「好猛,居然敢把真話搬上社群」而心生敬佩,但一定會有同仁開始感到不安,擔心「會不會哪天輪到我被寫上去?」於是選擇刻意保持距離、減少互動。 更棘手的是,當事人若發現自己莫名被點名、暗諷或公審,心情往往難以平復,如果雙方原本在現實中還能維持點頭之交,貼文一經曝光,表面上的和諧就可能出現裂痕,還可能讓你被貼上「雙面人」的標籤;萬一貼文的用詞再尖銳一些,或許還會直接被歸類為「霸凌者」。 再者,風險並不僅限於抱怨型的發文,「宣揚戰績」的內容被發現也可能在引來反效果,比如有人覺得你在獨攬團隊功勞、有人出面打臉那些成就根本不是版主的貢獻,更尷尬的是,當同仁發現此人的實際能力和社群塑造的形象「差很大」時,原本想透過社群加分的貼文,結果卻成了職場上的扣分項。 不論是哪一種情況,最後受損的往往不只是人際關係,更是自己在職場上的形象與信任度。 上司怎麼想 而當貼文被更高層級的人看見時,效應就會放大,對主管來說,這不單只是「一個人抒發情緒」這麼單純,而可能被解讀成對管理或團隊氛圍的公開質疑,無論他能不能「理解員工的不滿」,卻一定擔心「這樣的聲音會不會削弱整個部門的信任感?」於是你的專業表現就很容易被情緒性的標籤掩蓋。 倘若發文內容點名的,正好是上司本人的管理方式時,情況會更「微妙」,如果上司心胸較開放,或許會把這視為一種「匿名意見反饋」,甚至反思自己的管理風格;但更多時候,上司會覺得這是對權威的挑戰,或懷疑你是否有意煽動同事的不滿,這根刺一旦扎根,就不容易拔除,不僅可能導致上下關係緊張,也容易影響日後的信任與互動,甚至成為升遷與資源分配時的隱形阻力。 老闆怎麼想 對老闆來說,當一篇抱怨被外界看到並廣傳時,第一時間在乎的不會是「發文者在想什麼、有什麼委屈」,而是直接進入「這會不會成為公關危機?影響企業形象」的思考,除了可能會請主管或HR介入了解,還可能進一步啟動規範或內控。 而「工作術」或「戰績分享」這類原本帶有正向意圖的貼文,若拿捏不當,也可能埋下風險,當內容涉及企業決策方向、操作策略,甚至具體的施行方法時,等於無形中替競爭對手打開了一道觀察窗口,不僅會讓雇主懷疑你的保密意識與忠誠度,若內容觸及商業機密或法律紅線,更可能逼得公司不得不採取法律途徑。 客戶怎麼想 無論是抱怨或成果宣揚,對外部合作的客戶來說,心中的問號則更直接:「我們的專案或需求會不會哪天也被公開?」因為即使文章沒有直接點名,但各行業之間彼此會有交流和研究,同行其實很容易能從需求的細節中找出蛛絲馬跡,這會讓發案者對於接案者的保密性產生懷疑,甚至擔心機密外洩而重新評估合作風險。 信任一旦被動搖,修復的成本往往遠高於合作本身的價值。 網友怎麼想 最後,別忘了更外圍的「觀眾」。 通常社群的推文都有一定邏輯,即便是陌生人,都有可能是未來的同仁、面試官、潛在的業界人脈等,當這些人只能從貼文去判斷你的人品時,負面或洩密的發文通常只會帶來負面評價與忌憚,更甚者影響日後的發展機會。 另一方面,單純路過的網友可能是肯定你的小天使,也可能是潛在的麻煩者,萬一他們曲解了貼文的語意、不認同你的做法或觀點,就會集體在留言區洗版批評,或用嘲笑的方式轉發、放大你的失誤,Threads上常可見爆文的版主在貼文底下補充說明或一一解釋,甚至直接開戰網友,搞得烏煙瘴氣,沒抒發情緒、沒宣傳成功,反而還人設崩壞、惹事上身。 雖然這些人對職涯的直接影響有限,但對心理感受與社群氛圍的影響,卻可能比想像中更大。 想抒發又害怕?發文前,不妨先做一次「風險小檢查」 許多人以為「隱私設定」和「刪文」能防範或解決問題,但很多風波往往都是從「友人」的截圖或口中傳出去的。 在社群時代,數位足跡很難抹除,尤其截圖、轉載、下載等功能越發便利,大幅提升野火的燃燒速度與破壞力,因此與其事後補救,不如發文前就進行一次簡單評估。 下面這張檢核表,可以幫助大家在按下送出鍵前,先行判斷「這則貼文會不會造成危害」: 檢核項目0 分1 分2 分3 分貼文主角的可識別性完全匿名、不可回推有輕微線索可被熟人辨識一般大眾可辨識是否涉及合約保密事項無任何關聯有提及但無特殊性同業或熟人可推測出來直接涉及機密有無洩漏個資或影像無人物、無私密資料模糊局部清晰清晰且可對到人貼文內容的情緒狀態冷靜客觀微不爽生氣非常激動、人身攻擊平台公開度完全私密或僅幾人能見帳號的好友皆可見公開貼文但用小帳發文公開貼文且用主要帳號發文潛在誤讀風險有數據與參與過程、清楚標明在團隊中的角色都是事實,但細節有些模糊他人成果及敘事不夠完整,,只帶到部分細節片段敘事,偏重個人成果 分數越高,代表風險越大!建議當總分超過 5 分時,先暫停發佈,給自己一些時間冷靜,或考慮換成其他抒發管道,甚至重新評估是否真的需要分享戰果與工作方法,這樣可以降低潛在誤解與職場衝突的可能,同時保護自己的專業形象。 分享職場生活是一種「自由」,也是一種展現自我的方式,但無論是抱怨貼文,還是分享成果與工作方法,開放的社群發文都不只是單純的抒發,而是一種會被多層次觀察與解讀的行為,掌握以上原則,希望大家都能在保護自己專業形象的同時,維持真實、正向的表達,讓社群成為有價值的交流平台,而非增加壓力或矛盾的場域。 延伸閱讀: 社群媒體攻佔各世代  別讓社群毀了工作!|104玩數據 近半英國年輕人寧願沒有網路!調查:社群媒體讓快樂、幸福感降低 用「脆」就對!社群破圈的流量密碼
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