智能文件編輯：AI和Word的整合
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具備快速且準確輸入文字的能力，能提升工作效率，減少錯誤率。這項技能在辦公軟體操作、資料整理、文件撰寫等日常工作中非常實用，能讓溝通與報告更流暢。尤其在需要處理大量文字資料或即時回覆訊息的職場環境，能節省大量時間，提升整體工作品質與職場競爭力。
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用AI快速寫Email！ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成｜附5種指令範例
想用AI快速回信寫信，Grammarly、Microsoft Copilot、TinaMind、ChatGPT Writer要怎麼用？本文解析4種工具的特色及介面用法，以及分享5種情境的信件指令（Prompt），讓你工作效率倍增！
文／ 張可佳（Claire Chang）
本文目錄（點擊可快速前往）
Grammarly：英文書信的撰寫輔助Microsoft Copilot：善用預設介面撰寫信件撰寫商務信函指令（Prompt）商務信函的最佳化指令（Prompt）個人信件書寫指令（Prompt）職場信件書寫指令（Prompt）政府公文的撰寫指令（Prompt）TinaMind：一鍵產生信件內容ChatGPT Writer：快速寫信、自動幫你回信
書信和邀請函至今依然扮演著重要的角色，無論是正式場合還是私人活動，都需要一封得體、清晰的信件來傳達資訊和心意。利用文字生成工具來撰寫和修改書信與邀請函，無論是商務邀請、活動邀請，還是個人邀請信，都可以通過簡單的提示，生成專業且符合場合的內容。
延伸閱讀：【商業／求職Email格式】電子郵件7重點+範例，輕鬆寫出專業感
Grammarly：英文書信的撰寫輔助
官方網站：https://www.grammarly.com/
Grammarly是一個AI驅動的寫作輔助工具，主要針對英文的寫作為主，旨在幫助用戶提升寫作的準確性和表達效果。它能即時檢查文法、拼寫、標點，並提供語氣、風格等建議，也可以可根據提示生成內容大綱或草稿。
該工具支援多種平台，包括桌面應用程式、瀏覽器擴展程式、行動應用程式等，在安裝桌面版程式之後，可直接在Google Docs、Slack、Outlook等使用此工具，提供撰寫信件時的文法檢查，或是直接輸入你想寫的內容請Grammarly幫忙生成內容，而無需切換應用程式。另外Grammarly也提供瀏覽器外掛，支援Chrome、Safari、Firefox等主流瀏覽器，透過外掛可與Gmail、Google Drive等Google服務整合。
Grammarly提供免費和付費版本，某些高級的功能如：語氣建議、抄襲檢查等，只能在付費版本使用。
這個功能適合經常需要撰寫英文書信的人，其對於文法和拼寫檢查非常的準確。
Grammarly（圖／博碩文化提供）
Microsoft Copilot：善用預設介面撰寫信件
針對邀請函的撰寫，我推薦Microsoft Copilot，因為他有已經設計好的介面可供直接使用，我們只需要將Copilot的介面切換至「撰寫模式」，這邊都已經有固定的表格和選項，只要按照表單填寫，就能產生很棒的內容。
Microsoft Copilot在撰寫邀請函方面的最大優勢在於其直觀且易用的介面，特別適合不熟悉AI的使用者。以下是一些具體的優勢：
設計良好的介面：Copilot提供了一個專門的「撰寫模式」，用戶可以輕鬆切換到這一模式，無需深入了解AI技術即可開始使用。
預設模板和選項：在撰寫邀請函時，Copilot已經設計好固定的表格和選項，用戶只需選擇所需的類型，系統便會自動生成相應的內容，這樣可以節省大量的時間和精力。
自動化內容生成：Copilot能夠根據用戶的需求自動生成邀請函的內容，無論是正式的商務邀請還是輕鬆的社交聚會邀請，均能提供合適的文案。
Copilot（圖／博碩文化提供）
除了邀請函之外，同樣的模式在商務信函的撰寫與最佳化、個人和職場信件的書寫也非常有用。以下為範例的Prompt：
撰寫商務信函指令（Prompt）
寫一封有說服力的電子郵件來說服潛在客戶嘗試我們的商品。我們的商品是辣木月餅我們每盒都會捐贈100元幫助婦幼弱勢，辣木有極高的營養價值，是個天然的健康補充來源
商務信函的最佳化指令（Prompt）
修改這封電子郵件，以專業的英語口說方式寫出來，此封信件的語氣應要能非常專業和簡潔。此外，至少提供三個電子郵件主題給我選擇。""" 我們很高興向您介紹我們最新推出的產品「辣木月餅」。這款月餅結合了傳統與健康，是您中秋佳節的不二選擇。每購買一盒，我們將捐贈100元幫助婦幼弱勢群體。希望能有機會為您提供試吃樣品，讓您親自體驗這款健康美味。"""
個人信件書寫指令（Prompt）
寫一封給朋友的電子郵件，內容是邀請他們參加我即將舉辦的生日派對，並提供派對的詳細資訊如日期、時間、地點，還有希望他們能夠來的原因。
職場信件書寫指令（Prompt）
寫一封給同事的電子郵件，內容是邀請他們參加公司即將舉辦的研討會，並提供研討會的詳細資訊如日期、時間、地點，以及參加的意義。
政府公文的撰寫指令（Prompt）
寫一封給教育局的公文，內容是請求教育局通知各學校特教系分享協會即將舉辦的針對特教老師的培訓課程資訊，並附上課程的詳細資料如日期、地點及報名方式。
TinaMind：一鍵產生信件內容
我們可以至TinaMind的官網安裝瀏覽器外掛，這個外掛提供簡單易用易上手的UI，並且有非常多已經分類好、在不同領域可開箱即用的現成提示詞，我們只需要像是填表單一樣把我們的需求填入，就可一鍵產生我們要的書信內容。
官方網站：https://tinamind.com/
在介面的頂端，可以選擇是要撰寫新郵件還是回覆現有郵件。並可以選擇郵件內容的長度（自動、短、中、長）、語氣（中立、正式、專業等），並選擇輸出語言。這部分更詳細的說明可參考本書【4-2推薦的瀏覽器外掛與工具】，裡面有專門針對TinaMind外掛有更完整的介紹。
TinaMind（圖／博碩文化提供）
ChatGPT Writer：快速寫信、自動幫你回信
官方網站：https://chatgptwriter.ai/
ChatGPT Writer是一個瀏覽器外掛，能夠幫助用戶快速撰寫電子郵件、修正語法、進行翻譯及進行研究等多種操作。其與Gmail進行深度整合，讓用戶可以很方便地在Gmail信箱內使用AI。無論是撰寫電子郵件、回覆信件、訊息還是進行文本的修正與改寫都能快速完成。
ChatGPT Writer（圖／博碩文化提供）
支援多種AI模型，如GPT 4o、Claude Sonnet 3.5、Gemini 1.5 Flash等。ChatGPT Writer不僅支援多輪對話功能來調整回覆內容，或透過最下方的選單，根據需求調整寫作語氣與回應長度，並支援Markdown格式，讓回覆的內容更加適合特定的場合。最後則可以一鍵將最終的結果放回Gmail回覆欄位內。
ChatGPT Writer（圖／博碩文化提供）
ChatGPT Writer體積小巧、啟動快速，支援多語言，適合各類使用者需求。免費版的使用者一個月可使用15次，若覺得滿意升級Pro版本則月費為$16美金。
節錄自：博碩文化《AI職場超神助手：ChatGPT與生成式AI一鍵搞定工作難題／張可佳（Claire Chang） 著 》
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精選 推薦 : 豈止證照而已！跨域知識大串聯，打造屬於自己的能力系統
這段Podcast 是專訪Nabi iPAS 證照講師 陳正健（CCChen）如何透過經濟部 iPAS 產業人才能力鑑定，成功建立跨領域的專業系統。他至今已累積取得涵蓋 AI 應用、淨零碳規劃、智慧生產、食品保穫及品牌企劃等五大領域共 14 張證照。
CCChen強調，證照不應僅是孤立的紙本證明，而是應將所學知識與工作實務及數位工具深度結合，以提升解決複雜問題的職場競爭力。他分享了運用 AI 工具輔助學習與時間管理的策略，並以此帶動家人參與，展現出自主學習的正面能量。
他鼓勵專業人士打破學科框架，藉由跨域考證建構個人能力地圖，從而因應智慧化與永續轉型的產業趨勢。這些內容不僅記錄了他的轉型歷程，也為求職者與企業提供了關於人才培育及職涯成長的實務參考。
歡迎收聽▼
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https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/3987ebea-3686-4f67-a292-c46c3cc2128e
【中文Email格式】商業／求職電子郵件7重點+撰寫範例！複製修改3分鐘搞定
電子郵件怎麼寫才有禮貌？寄給客戶的電郵怎麼都沒回？其實一封Email格式可以分成7個基本欄位，看《104職場力》為您整理的Email格式範例，助您在職場、商場溝通往來不NG！
文／《104職場力》
本文導覽
電子郵件格式拆解—先了解基本欄位7大Email格式撰寫重點與範例1. 收件人（To）2. 主旨（Subject）3. 正式稱謂（Salutation）4. 正文（Body）5. 結論（Conclusion）6. 署名（Signature）7. 附件（Attachment）完整Email格式撰寫範例Email格式確認清單
電子郵件格式拆解—先了解基本欄位
一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位：
收件人（To）
主旨（Subject）
正式稱謂（Salutation）
正文（Body）
格式（Formatting）
禮貌用詞（Polite language）
結論（Conclusion）
署名（Signature）
附件（Attachment）
看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意，一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫？讓《104職場力》為您整理撰寫重點，不NG不踩雷，與客戶順暢溝通往來！
延伸閱讀：為什麼我發的Mail，都沒人要回我信？｜職場工作術
7大Email格式撰寫重點與範例
1. 收件人（To）
首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確，如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功，可能因此失去好的合作機會；若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項，甚至可能引發公關危機。
如果需要寄給2個人以上時，可以使用「副本」（CC , Carbon Copy）或「密件副本」（BCC , Blind Carbon Copy）。
收件信箱格式說明：CC與BCC的差別
「副本」（CC）：增加CC欄位收件人時，這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。
「密件副本」（BCC）：而增加BCC欄位收件人時，這些人可以收到郵件，但其他收件人無法看到他們的郵件地址。
2. 主旨（Subject）
「主旨」是電子郵件首要之重，必須簡潔明確的表達來信用意，才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看，清楚的電子郵件主旨都有以下助益：
立即引起收件人的注意：在收件人每天收到大量郵件的情況下，清晰的Email主旨格式可以幫助你在眾多電子郵件中脫穎而出。
讓收件者立即了解電子郵件的主題內容：幫助快速理解Email重點，節省時間。
有吸引力和明確的主旨可以增加Email的開信率。
展現自身的專業態度和溝通能力：在商業和求職場合尤為重要。
因此盡量避免使用模糊冗長的主題，而是具體描述郵件內容或目的。
例如：某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位X公司 ─ 商業會議安排日期確認
3. 正式稱謂（Salutation）
以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉，使用「職銜」稱呼較為安全；若與對方已有認識，則可視交情調整。
例如：陳經理您好
Email常見招呼格式
正式程度範例尊敬與正式GreetingsDear + 稱謂Good morning + 稱謂稱謂 + 您好稱謂 + 日安平輩或關係親近者問候Hi + 稱謂Hey + 稱謂Hello + 稱謂非常親近的友人安安嗨嗨早啊
4. 正文（Body）
電子郵件內文格式（Formatting）
而在正文段落中，要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子，電子郵件並非作文，避免使用太多的行文冗長或囉唆內容，才能使收件人短時間了解你的來信用意，即時做出回應、進行下一步計畫。
此外，要適度的「分段換行」，避免所有文字內容全部擠在同一段，如果有數個事項也可以列點標項，清楚顯示每件事、每個重點。
電子郵件禮貌用詞（Polite language）
盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思，避免使用冒犯性或侮辱性的言語，造成雙方不快。
同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性，以下幾點要注意：
避免過多驚嘆號（！）：過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用，避免讓收件人誤解。
避免過多的問號（？）：與驚嘆號相類似，過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用，僅在需要確認或提出疑問時使用。
避免過度重複符號（！！！或？？？）：重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達，質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解，甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。
避免多種標點符號混用：在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等，容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思，避免短短的段落中混用多種符號。
避免使用顏文字或emoji：與朋友、較為熟識的同事，當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來，就必須避免使用誇張的表情符號。
避免一路逗號（，）不停歇，洋洋灑灑最後才句點（。）：如上所述，要適度「分段換行」，跟說話一樣換氣與頓點，收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。
NG範例，疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號：
我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議，誠摯邀請您參加並分享您的研究成果，該會議將於「日期」在「地點」舉行，主要聚焦於「主題／領域」，近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」，您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值，期待您的蒞臨演講如有意願參與，請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題，相關研究會議資訊，議程和表單詳於附件，謝謝您撥冗閱讀！！！
5. 結論（Conclusion）
而在電子郵件的結尾部分，大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動，另外也能感謝收件人的閱讀。
例如：我們非常重視您的意見，如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫，謝謝。
6. 署名（Signature）
在文末署名或附上「簽名檔」，也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式，讓對方能夠更方便的與你聯繫。
例如：
「公司Logo圖片」「你的名字」「公司部門」「聯絡電話」「電子郵件地址」「公司地址」
7. 附件（Attachment）
是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考，電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪？
如有附加檔案需要收件人參閱時，確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」，而檔案也確實上傳，避免還得為了附件再往來、耗費時間。
除此之外，當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時，可上傳至雲端硬碟開啟分享，給予連結讓收件人自行閱覽下載。
常見NG附件檔名：「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」
Google Gmail 附加檔案方式圖片來源：Google Gmail說明
最後提醒在發送電子郵件前，再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤，除了讓資訊清楚明確，也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤，嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。
延伸閱讀：趕快筆記！3原則寫出收信人愛看的E-mail
完整Email格式撰寫範例
假設要進一步了解客戶的需求，發信和對方窗口詢問：
主旨：關於您對「 」的需求，請提供更多細節正文：XXX先生／女士您好，我是「你的名字」，來自「你所在的公司或部門」，我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前，需要您的協助。根據我們先前的討論，您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案，需要更多的細節和具體要求。因此還需請您提供以下資訊：
1. 需求範圍：如有任何特定…。2. 目標期望：…。3. 條件限制：…。4. 時程規劃：…。5. ……這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。我們非常重視您的需求，更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，如果您對任何細節有疑問，或需要進一步討論，也請隨時與我聯繫。感謝您的合作和支持！祝安好，「你的名字」「你的職位」「你的聯繫方式」
Email格式確認清單
延伸閱讀：上班族收Mail可以更有效率！7個超實用的Google Gmail小技巧，可同時查看日曆等外掛程式｜職場工作術
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ChatGPT可以轉檔JPG、Word、PDF嗎？讓AI一站式解決20種轉檔任務
想把圖片如PNG、JPG轉成其他格式，或把Word等文字檔案轉檔，或將PDF合併成報告，這些瑣碎的任務能用AI完成嗎？解析如何透過ChatGPT等AI工具，一站式完成Word、JPG、PDF、Excel等多達20種轉檔任務，無需再依賴多款軟體，節省大量時間與精力，讓AI成為你的最佳工作助手！本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》。
文／賴彥廷
本文目錄（點擊可快速前往）
讓AI幫你轉檔！ChatGPT一站式處理轉檔工作【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能問題：ChatGPT可以轉檔影片嗎？【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼？讓ChatGPT修正錯誤【STEP 4】下載檔案【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅
在工作中，你是否經常需要做各種「轉檔」工作？早已準備好多款不同的應用軟體，還是每次遇到問題才急急忙忙尋找線上工具？
轉檔是職場生活中既不起眼又耗時的繁瑣事務。舉例來說，把多份PDF檔案合併成完整報告，或是將圖片轉換為指定格式。
雖然市面上有不少線上工具可以處理這些任務，但真正的麻煩在於，我們必須適應多種軟體，才能應付五花八門的轉檔任務。
試想一下，PDF合併需要一種工具，照片格式調整用另一種，至於影片處理、錄音格式轉換，甚至將網址製作成QR Code，都需要用不同的軟體來處理。更麻煩的是，找到操作簡單、功能強大的工具往往需要花不少時間試用和篩選。
如果能有一個「一站式」工具解決大多數的轉檔工作，省去來回切換軟體的麻煩，那該有多好！
讓AI幫你轉檔！ChatGPT一站式處理轉檔工作
ChatGPT在文案寫作、圖像生成、程式碼撰寫等方面的表現令人津津樂道，但它還有一個較不為人知且相當實用的功能：「轉檔」。
ChatGPT轉換多種不同類型檔案格式的品質都很好，有了它幫忙，我們就不必在各種軟體之間疲於奔命了！
【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能
轉檔工作雖然不起眼，卻幾乎無所不在。無論是將文件轉換成適當的格式備份，還是將數據轉為兼容格式以供特定軟體處理。
此外，檔案的分割與合併也是常見的行政工作。在這些瑣碎繁雜的工作項目上，ChatGPT能幫上忙的地方比我們想像中更多。
以下列出7大類、超過20種轉檔相關的任務情境，每一項ChatGPT都能迅速完善地交付成果。
ChatGPT轉檔轉檔任務情境文字檔案轉換● Word檔案（.docx、.doc）、純文字文件（.txt）以及Markdown文件（.md）相關的檔案格式轉換。數據資料檔案轉換● Excel 檔案（.xlsx、.xls）、CSV 檔案（.csv）、JSON格式以及XML格式相關的檔案類型轉換。圖片檔案轉換● JPG、PNG、BMP等圖片檔案的格式轉換。PDF檔案分割與合併● 依照特定頁數範圍分割。● 奇數頁偶數頁分別獨立存放。● 單獨提取特定頁數。● 將多份檔案合併為一份。音訊檔案轉換、分割與合併● 不同音訊檔案（.mp3、.wav、.flac）的格式轉換。● 將一份音檔按照指定的時間區段，分割為幾個獨立的檔案。● 合併多份音檔。影片檔案分割與合併● 將影片檔案（.mp4、.avi、.mov、.mkv）按照指定的時間區段，分割為數個小片段。● 按照指定的檔案大小分割。● 將多段影片拼接成一個完整的影片。其他實用功能● 將彩色圖片轉換為灰階。● 圖片尺寸縮放。● 在圖片上套用簡單的濾鏡效果，比如復古風格或是負片效果。● 在圖片上的特定位置添加浮水印或是時間戳記。● 根據指定的排列方式，將多個圖片合併為一張圖。● 壓縮圖片以降低檔案大小。● 將網址製作成QR Code。
問題：ChatGPT可以轉檔影片嗎？
看完以上五花八門的功能或許有人會好奇：ChatGPT可以圖片轉檔，音樂轉檔，但是沒辦法將影片轉檔嗎？
答案是可以，但是失敗率高，限制也多。
原因在於影片的檔案容量通常比較大，轉換過程更為複雜又耗時，在處理中常常因為時間限制或網路不穩定，導致轉檔中斷而失敗。
根據經驗，目前ChatGPT只適合處理容量小、時間短的影片轉檔工作（分割與合併功能則不在此限），但相信AI科技一日千里，未來用ChatGPT處理幾小時長的影片不會是夢。
介紹完ChatGPT擅長的轉檔工作之後，接著就要設計指令囉！
【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點
工作上轉檔有很多情況，對ChatGPT下的指令也會各不相同。整體來說，轉檔指令可以簡化為3個重點：「輸入什麼、設定條件、輸出什麼」。
以切分一個PDF檔案為例。
輸入什麼：這份PDF檔案。
設定條件：照著1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序分割。
輸出什麼：3份檔案。
將這3個重點整合成一段話就是：「請將這份PDF檔案依照1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序，分割為3份獨立的檔案。」
透過這樣的方式，我們就能快速將工作需求轉為ChatGPT可以理解的指令，不必多費心力來思考指令該怎麼寫。
值得一提的是，如果要同時處理多份檔案，例如合併好幾份PDF文件，該如何告訴ChatGPT誰在前、誰在後呢？
這裡有個實用小技巧：「將每個檔案的名稱改為數字」，就能直接用數字檔名告訴ChatGPT排列順序囉！
【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼？讓ChatGPT修正錯誤
如果發現轉檔後的檔案出現缺頁或是文字亂碼等錯誤，只要請ChatGPT重新處理一次即可排除問題。
舉例來說，近期ChatGPT處理JSON與XML兩種資料格式時，比較容易出現中文字亂碼。這時候我們可以輸入指令：「請修正這份檔案的中文編碼問題，並確保所有資料按照正確的格式顯示」，ChatGPT就會自動修正錯誤。
【STEP 4】下載檔案
轉檔完成後，點擊ChatGPT提供的下載連結，就能儲存檔案。
唯一要注意的是，下載連結有時效性，最好立刻將檔案儲存到自己的電腦。連結若是逾期失效，轉檔成果都會付諸流水！
【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅
當我們連續處理了好幾個轉檔，ChatGPT生成許多不同的下載連結，如果想簡化下載步驟，我們可以告訴ChatGPT：「將所有成果打包成壓縮檔」，就不需要手動下載多個檔案，省了許多麻煩。
節錄自：商周出版《30個必學的AI行政工作術：搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫，事半功倍，準時下班！》／賴彥廷 著
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職場必學的 10 套 AI 工具：從新手嘗試到高效運用，打開你的 AI 職能地圖
文／知識遊牧工作室 - 彭其捷（https://knowmad.tw/）
在數位轉型浪潮中，AI 正迅速成為提升工作效率的關鍵助手。本文精選10大職場必學AI工具搭配6個步驟，從輕鬆互動、焦點痛點，到工具比對與指令模板，讓您輕鬆探索如何讓 AI 成為職場外掛，助力專業成長。
在瞬息萬變的數位時代，AI 已成為各行各業的日常夥伴。生成式 AI（Generative AI）就像全天候不眠不休的數位助理，幫助你發想、替你省下大量重複性工作，將時間留給更有價值的任務，對於大部分的職場人士來說，AI 工具都可以顯著的提升生產力。PwC《2025 全球 AI 就業報告》也顯示，具備 AI 應用能力的員工，平均薪資比同職位高 56%。
AI 工具百百款，你是否覺得眼花繚亂，不知如何下手呢？本文精心挑選了 10 套「職場必學」的 AI 工具，涵蓋文字生成、資料分析、翻譯、簡報製作到影音創作，並彙整為三大類：
分類工具適合對象核心價值對話助理 ChatGPTGeminiCopilot需要寫作、溝通、研究的人快速生成與整理文字、激發創意資料整理 Claude AIPerplexity、NotebookLMDeepL需要處理數據、翻譯、文件與跨平台資訊的知識工作者提升資料處理效率與可檢索性視覺呈現Napkin AIGammaLumalabs.ai常做簡報、需要視覺化資訊、影音製作的人透過 AI 生成原本較困難的視覺化產出
一、對話助理類
1. ChatGPT — 全方位 AI 對話助手
網址：https://chat.openai.com/
無庸置疑是最領頭的 AI 工具，市佔率也最高，主要由 OpenAI 開發，能生成文字、分析資料、整理摘要、發想創意，也支援圖片、文件與數據分析。
情境：撰寫報告、提案草稿、會議紀錄、電子郵件、快速學新知。
技巧：使用 Aim/Input/Output 結構下指令，並指定對象與語氣。
案例：行銷專員用 ChatGPT 快速產出新品 EDM 初稿，節省 70% 時間。
2. Gemini — 工作與生活整合好幫手
網址：https://gemini.google.com/app
Google 開發，與 Google Workspace 無縫整合，可從 Gmail、Docs、Sheets、Drive 搜尋與摘要，並串聯 Maps、Calendar。
情境：出差規劃、郵件整理、影片摘要。
技巧：指定檢索範圍、整合行程表。
案例：專案經理用 Gemini 在一小時內完成完整出差計畫。
3. Copilot — Office 生態系 AI 助手
網址：https://copilot.microsoft.com/
整合於 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook，能分析數據、生成簡報、撰寫與回覆郵件。
情境：Excel 分析、PPT 初稿、郵件摘要。
技巧：明確指定資料範圍與輸出格式，搭配 OneDrive。
案例：財務分析師用 Copilot 在 10 分鐘完成原需半天的營收分析。
二、資料整理類
4. Claude AI — 長文、程式碼撰寫好幫手
網址：https://claude.ai/
擅長寫程式、長文本處理與多檔案分析，適合專業文件與合約摘要等等任務。
情境：程式撰寫、PDF / Word 摘要，互動內容產出，重點整理。
技巧：指定摘要範圍與輸出格式，可多輪提問。
案例：法律助理用 Claude 摘要 80 頁合約的義務與條款。
5. Perplexity — 即時搜尋與知識整理專家
網址：https://www.perplexity.ai/
結合搜尋引擎與 AI，能檢索最新資訊並附來源連結。
情境：市場調研、競品分析、國際法規整理。
技巧：要求附連結、用表格整理、雙語搜尋。
案例：人資主管用 Perplexity 搜集國外企業 AI 招募案例表格。
6. NotebookLM — AI 筆記與知識管理專家
網址：https://notebooklm.google/
Google 推出，可整合文件、網站、音訊、影片，並建立知識圖譜。
情境：專案資料彙整、快速檢索、團隊協作。
技巧：一個筆記本管理多來源，利用心智圖視覺化知識。
案例：顧問將提案、產業報告、會議錄音匯入後，快速取得產業痛點摘要。
7. DeepL — 高品質翻譯與跨語溝通工具
網址：https://www.deepl.com/en/translator
翻譯品質不輸給 Google 的 AI 翻譯工具，支援多語與文件翻譯，保留專業用語。
情境：國際郵件、多語簡報、即時會議翻譯。
技巧：搭配外掛翻譯網頁，文件翻譯保留排版，設定專屬詞彙。
案例：外貿業務透過 DeepL 快速回覆多語客戶郵件。
三、視覺優化呈現類
8. Napkin AI — 一鍵生成流程圖
網址：https://www.napkin.ai/
將文字轉換為手繪風或多種樣式的流程圖。
情境：SOP 視覺化、會議紀錄轉圖、簡報視覺化。
技巧：直接生成圖片並可編輯，快速切換樣式。
案例：講師用 Napkin AI 將處理流程圖像化，提升學員理解。
9. Gamma — AI 簡報生成器
網址：https://bit.ly/gamma_jack
用文字或網址生成高質感簡報，可持續與 AI 對話調整內容。
情境：快速簡報初稿、文件轉簡報、套用模板。
技巧：用網址匯入，限制 AI 不額外添加內容，免費版需控管使用次數。
案例：產品經理用 Gamma 在三分鐘內完成簡報並視覺優化。
10. Lumalabs.ai — AI 影片生成工具
網址：https://lumalabs.ai/
用文字或圖片生成動畫影片，適合行銷、教育與創意製作。
情境：產品動畫、教學影片、品牌形象影片。技巧：指令加入鏡頭運動與風格描述，搭配圖片精準控制場景。案例：行銷人用 Lumalabs.ai 製作新品宣傳片，廣告點擊率提升 40%。
職場導入 AI 工具的步驟建議
AI 的資訊量大，建議先不要給自己太大的壓力，嘗試對話看看，丟一下生活、工作上遇到的挑戰，聽聽看這位新夥伴的看法。如果要在職場導入，可以參考以下六個步驟建議：
[Step 1] 先大膽玩耍：不給自己壓力，打開 ChatGPT，馬上對話看看！
[Step 2] 解決痛點：探索最能改善現有工作的語法，先不用想一次全學。
[Step 3] 同任務多工具測試：比較自己習慣程度、速度、準確度、品質等。
[Step 4] 建立指令模板：筆記過程中的好用指令，方便後續重複使用。
[Step 5] 定期優化流程：追蹤 AI 新知，確保工具與方法都與時俱進。
[Step 6] 自我提升 & 批判性思考：AI 是好的助手，是強大的第二大腦；但深度思考的挑選，許多仍來自個人專業，持續自我提升，與 AI 進行深度組隊！
結語：給自己一點挑戰，放手玩耍 AI 工具！
每天花 30 分鐘，用 AI 工具解決一個真實工作任務，並記錄成果。一段時間之後，你將熟悉工具並改變工作模式，讓 AI 成為你最可靠的職場外掛，加速專業成長！
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ChatGPT職場提示詞懶人包！OpenAI官方「Prompt Packs」，寫信、溝通、決策，不同工作角色都能用
用ChatGPT等生成式AI，該怎麼問才能得到高品質回答？不知從何問起，或許可以參考OpenAI推出的「Prompt Packs」（提示詞懶人包），這套免費資源提供專為各種職場角色設計的提示詞範本，本文整理相關提示詞懶人包及使用情境，包括萬用的會議紀錄整理、專業電子郵件撰寫、評估問題解決方案等，超實用快收藏！
文／《104職場力》
本文目錄（點擊可快速前往）
OpenAI推出「Prompt Packs」提示詞怎麼用？各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role1. 溝通與寫作2. 會議與協作3. 問題解決與決策4. 組織與生產力給不同工作者的提示詞：業務、IT、產品經理、工程師…
OpenAI推出「Prompt Packs」提示詞怎麼用？
OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包，包括各職位都能用的職場萬用提示詞，以及針對特定角色（產品經理、HR、IT、工程師…等）打造的提示詞，一共超過300組，可以依照適用情況選擇，協助將複雜的任務拆解，提升工作效率。
使用時直接找到適合的情境，複製提示詞，並記得將括號（[ＯＯ]、【ＯＯ】）中的內容替換為自己的實際情境或資料，貼入ChatGPT或Gemini等AI工具就可以馬上運用。
以「總結會議記錄」情境為例，複製下方提示詞之後，加入實際狀況如：
將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理：關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記：【行銷建議等 onboarding 教學素材準備好再對外公告功能。工程團隊確認核心功能已穩定，但還需要再進行一次資安檢視。產品端同意調整上線檢查清單，並會在下週三前分享更新版本。另外也討論到客服培訓要在上線前還是上線後進行，但目前尚未做出結論。】
ChatGPT就會快速歸納會議紀錄總結：
以下《104職場力》同步整理精選OpenAI「Prompt Packs」提示詞，以及中文版本提示詞提供參考，可以複製提示詞或者點擊文中的「到ChatGPT試試！」直接前往ChatGPT使用。這組提示詞不限定AI工具，複製起來可以在自己偏好的AI工具運用喔！
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OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包
各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role
「ChatGPT for any role」是利用AI來處理日常工作中的行政、溝通和決策任務的提示詞。包括4大類型：「溝通與寫作」包括專業郵件撰寫、針對受眾調整訊息、摘要郵件等；「會議與協作」包括建立會議議程、整理會議紀錄、準備提問等；「問題解決與決策」則是專注於邏輯分析與評估方案；「組織與生產力」則是幫助使用者更有效的規劃時間與處理長篇資訊。
1. 溝通與寫作
ChatGPT可協助撰寫草稿、修飾文案，並調整日常職場溝通內容：
用途情境提示詞中文提示詞寫專業電子郵件 Write a professional email to [recipient]. The email is about [topic] and should be polite, clear, and concise. Provide a subject line and a short closing.（到ChatGPT試試！）寫一封專業工作郵件給【收件人】。內容是【主題】，語氣需禮貌、清楚且簡潔。請提供合適的郵件主旨，並附上簡短結尾。（到ChatGPT試試！）改寫成更好理解的的內容Rewrite the following text so it is easier to understand. The text will be used in a professional setting. Ensure the tone is clear, respectful, and concise. Text: [paste text].（到ChatGPT試試！）改寫以下文字，讓內容更容易理解。這段文字將用於專業職場溝通情境，請確保語氣清楚、尊重且簡潔。文字：【貼上原始文字】（到ChatGPT試試！）根據受眾調整訊息內容Reframe this message for [audience type: executives, peers, or customers]. The message was originally written for [context]. Adjust tone, word choice, and style to fit the intended audience. Text: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下訊息改寫成適合【受眾：主管／同儕／客戶】閱讀的版本。這段訊息原是寫給【情境】，調整語氣、用字與表達方式，使內容更符合受眾。文字：【貼上原始文字】（到ChatGPT試試！）草擬會議邀請Draft a meeting invitation for a session about [topic]. The meeting will include [attendees/roles] and should outline agenda items, goals, and preparation required. Provide the text in calendar-invite format.（到ChatGPT試試！）撰寫一則會議邀請內容，主題為【主題】。與會者包含【參與者／角色】，清楚列出會議議程、目標，及事前準備事項。以「行事曆會議邀請」格式輸出內容。（到ChatGPT試試！）總結長郵件討論串Summarize this email thread into a short recap. The thread includes several back-and-forth messages. Highlight key decisions, action items, and open questions. Email: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下電子郵件往返內容，整理成簡短重點摘要。郵件串包含多次來回討論，請標示關鍵決策、行動事項及未決問題。電子郵件：【貼上原始郵件內容】（到ChatGPT試試！）
2. 會議與協作
用途情境提示詞中文提示詞建立會議議程Create a structured agenda for a meeting about [topic]. The meeting will last [time] and include [attendees]. Break the agenda into sections with time estimates and goals for each section.（到ChatGPT試試！）為關於【主題】的會議規劃結構化議程。會議時長為【時間】，與會者包含【參與人員】。將議程分段，並設定每段預計時間與目標。（到ChatGPT試試！）總結會議記錄Summarize these meeting notes into a structured recap. The notes are rough and informal. Organize them into categories: key decisions, next steps, and responsibilities. Notes: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理：關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記：【貼上原始內容】（到ChatGPT試試！）建立行動項目清單Turn the following meeting notes into a clean task list. The tasks should be grouped by owner and include deadlines if mentioned. Notes: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下會議紀錄整理成清楚的任務清單。依照負責人進行分組，並在有提及時標示截止日期。筆記：【貼上原始內容】（到ChatGPT試試！）準備會議提問Suggest thoughtful questions to ask in a meeting about [topic]. The purpose of the meeting is [purpose]. Provide a list of at least 5 questions that show preparation and insight.（到ChatGPT試試！）針對【主題】會議準備關鍵提問，會議目的是【目的】。至少提供5個問題，展現出事前準備與洞察。（到ChatGPT試試！）撰寫追蹤信件Write a professional follow-up email after a meeting about [topic]. Include a recap of key points, assigned responsibilities, and next steps with deadlines. Use a clear and polite tone.（到ChatGPT試試！）撰寫一封【主題】會議的專業會後進度追蹤郵件。內容需包含重點摘要、責任分配、下一步及截止日期。使用清楚且禮貌的語氣。（到ChatGPT試試！）
3. 問題解決與決策
用途情境提示詞中文提示詞找出根本原因Analyze the following workplace issue: [describe issue]. The context is that the problem has occurred multiple times. Identify possible root causes and suggest questions to confirm them.（到ChatGPT試試！）分析以下職場問題：【描述問題】。此問題已多次發生。找出可能的根本原因，並提出問題來驗證這些原因。（到ChatGPT試試！）比較方案Compare the following two or more possible solutions: [list options]. The decision needs to be made in [timeframe]. Evaluate pros, cons, and potential risks for each option.（到ChatGPT試試！）比較以下幾個可能的解決方案：【列出方案選項】。決策需要在【時間範圍】內完成。分別評估每個方案的優點、缺點及潛在風險。（到ChatGPT試試！）決策準則Help define clear decision-making criteria for [describe decision]. The context is that multiple stakeholders are involved. Provide a short list of weighted criteria to guide the choice.（到ChatGPT試試！）為【描述決策】制定清晰的決策準則，決策涉及多個利害關係人。提供一份簡要的加權評估標準清單，以協助做出選擇。（到ChatGPT試試！）潛在風險評估Assess the potential risks of the following plan: [describe plan]. The plan is set to start on [date]. List risks by likelihood and impact, and suggest mitigation strategies.（到ChatGPT試試！）評估以下計畫的潛在風險：【描述計畫】。計畫預計於【日期】啟動。依照可能性與影響程度列出風險，並提出緩解策略。（到ChatGPT試試！）建議最佳方案Based on the following background: [describe situation and options], recommend the most suitable option. Explain your reasoning clearly and suggest first steps for implementation.（到ChatGPT試試！）根據以下背景資訊，推薦最適合的方案。清楚說明判斷理由，並提出可實施的第一步做法。背景：【描述情況和備選方案】（到ChatGPT試試！）
4. 組織與生產力
用途情境提示詞中文提示詞每日任務排序Create a prioritized to-do list from the following tasks: [paste tasks]. The context is a typical workday with limited time. Suggest which tasks should be done first and why.（到ChatGPT試試！）根據以下任務，整理一份有優先順序的待辦清單：【提供任務】。場景是時間有限的典型工作日，說明哪些任務應該優先完成，並解釋原因。（到ChatGPT試試！）建立週計畫Build a weekly work plan for [describe role or situation]. The week includes deadlines, meetings, and individual focus time. Provide a balanced schedule with recommended priorities.（到ChatGPT試試！）為【描述角色或情境】規劃一週工作計畫。包含截止日期、會議，及需要保留的個人專注時間。提供平衡的日程安排，並建議優先事項。（到ChatGPT試試！）總結長文件Summarize the following document into 5 key points and 3 recommended actions. The document is [type: report, plan, or notes]. Keep the summary concise and professional. Text: [paste document].（到ChatGPT試試！）將以下文件總結出「5個重點摘要」與「3項建議行動」。文件類型是【報告／計畫／筆記】，需保持內容精簡且專業。文字：【貼上文件】（到ChatGPT試試！）腦力激盪解決方案Brainstorm potential solutions to the following workplace challenge: [describe challenge]. Provide at least 5 varied ideas, noting pros and cons for each.（到ChatGPT試試！）針對以下職場挑戰，發想可能的解決方案：【描述挑戰】。至少提出5種不同方案，並列出每個方案的優缺點。（到ChatGPT試試！）撰寫專案更新Draft a short project update for stakeholders. The project is [describe project]. Include progress made, current blockers, and next steps. Write in a professional, concise style.（到ChatGPT試試！）為利害關係人撰寫簡短的專案進度更新。專案為【專案描述】，包括目前進度、阻礙與後續行動。以專業、精簡的風格撰寫。（到ChatGPT試試！）
給不同工作者的提示詞：業務、IT、產品經理、工程師…
其他針對各個專業領域設計的提示詞，內容涵蓋人力資源、IT、行銷、工程、銷售、產品管理、客戶成功及高階主管等多元角色，內容都列出了具體的應用場景，例如撰寫專業文案、市場研究、分析數據趨勢及產出視覺圖表等，可以搭配使用：
業務銷售 ChatGPT for sales >>IT人員 ChatGPT for IT >>客戶關係 ChatGPT for customer success >>管理職 ChatGPT for managers >>產品經理 ChatGPT for product >>高階主管 ChatGPT for executives >>工程師 ChatGPT for engineers >>財務 ChatGPT for finance >>人資 ChatGPT for HR >>行銷 ChatGPT for marketing >>
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軟體業Technical Writer工作在做什麼？技術文件為何不是由PM寫？
軟體產業的Technical Writer工作在做什麼？和PM產品經理工作有什麼差異？Technical Writer職位結合「內容寫作」和「技術寫作」的專業，可以將硬梆梆的技術內容、轉換成一般使用者也能好理解的技術＋商業內容。本文作者以自身經驗分享，解答包括Technical Writer工作內容及為什麼不由PM來寫技術文件。
文／朱麒
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1. Technical Writer到底要幹嘛？2. 為什麼需要Technical Writer？3. 為什麼不由PM來寫技術文件？
我曾經擔任PM將近6年的時間、在新職位—Technical Writer工作也已經快9個月的時間，這篇文章想分享關於「寫文件」這件事情。
一開始有許多朋友和我討論說「為什麼不交給PM做就好？」在親身體驗與想過之後，我發現這兩者的定位與價值是完全不同的。這篇文章分享Technical Writer在做些什麼，以及簡單比較跟「產品經理（Product Manager）」的差異。
如果你對軟體產業有興趣、正在當PM的人、或是潛在想當Technical Writer的人看（有這樣的朋友嗎），一起來看看這篇文章吧。
備註：請留意此篇文章的脈絡都是以「軟體開發」的角度來談。
1. Technical Writer到底要幹嘛？
簡單說，就是替公司的產品寫一份「攻略本」。
攻略本是電玩產業的詞，能幫助新手玩家快速學會操作方法、了解遊戲目標，接著就可以比較開心的在遊戲的世界中玩耍。
而「技術寫作（Technical Writing）」就是替公司的產品寫使用文件，用來引導消費者更好地使用公司產品。技術寫作也可以視為公司品牌、產品使用體驗的一環，能影響消費者對於公司產品的整體觀感。
這就像「攻略本」會先告訴新手玩家基本的操作方法，讓玩家在別在超大的遊戲世界中不知所措的亂跑、被怪打死而感到挫折（可能一開始連「基礎戰鬥知識」都沒有就跑出新手村）。
好的技術文件，應該能夠把公司產品複雜的功能與規格，在適當的時間點、用適當的方式告訴使用者。
2. 為什麼需要Technical Writer？
對呀，為什麼不由最熟悉產品功能與規格的程式開發者或產品經理，來寫技術文件就好了呢？
先從「軟體開發者」的角度來說。由於技術文件（例如API Documentation）是技術含量相當高的文件，最好的寫作者當然是由開發者來寫。
然而多數的開發者在寫文件的時候，容易從非常技術的角度撰寫文件—多數狀況是「只解釋程式功能，但不解釋程式對於使用者的目的」。由於程式往往有自己的商業邏輯（例如建立訂單的流程、訂單對帳與請款的方式），使用者在不清楚商業邏輯的前提下直接閱讀，往往一頭霧水。
因此Technical Writier誕生了，這個職位結合「內容寫作（Content writing）」和「技術寫作（Technical Writing）」的專業，可以將硬梆梆的技術內容、轉換成一般使用者也能好理解的技術＋商業內容。
Technical writer像是一位翻譯員，要把「技術」國家的語言翻譯給「商業」國家的人理解。
3. 為什麼不由PM來寫技術文件？
行行好，放過PM吧！
PM的工作包山包海，要跟業務單位／客戶對需求、花時間整理規格、跟設計師／工程師／QA／營運團隊溝通。
PM職責範圍確實也包含寫產品的規格與規劃，例如：
使用者故事（User Story）： 即 As a（使用者）, I want（做什麼事情）, so that（得到什麼成果），讓產品團隊理解每個功能為誰而做、要做什麼、做完成果。
User Story Acceptance Criteria Test Cases：寫完User Story後，必須要進一步描述這個功能的細節，透過「Given（在什麼情況下），When（當使用者做了什麼），Then（會發生什麼事情）」才能讓工程師與QA（測試工程師）執行。
Product Roadmap：告訴C字輩的老闆接下來的產品發展，這一季要做什麼、為什麼要做、要打哪些用戶、如何衡量成效、成效好與不好的相對應措施是什麼。
可以看到，PM的寫作文件通常是「對內」，告訴團隊接下來要做些什麼、不做些什麼；但Technical Writer通常是「對外（外部使用者）」，告訴使用者產品從哪裡開始用、要完成對應的事情該怎麼做、技術細節要到哪裡去查……等。
PM和Technical Writer的技能樹不同，前者更多在溝通、後者更多在引導。更多文章分享，可至「朱騏部落格」閱讀。
（原文標題：軟體產業中的 Technical Writer 在做些什麼，為什麼「寫文件」這件事情不都交給 PM 做就好？）
[joblist_plugin title='更多104【Technical Writer】工作機會' url='https://www.104.com.tw/jobs/search/?keyword=Technical%20Writer' amount='4']
Gemini Notebook簡報可直接修改了！6招編輯方法改AI簡報，轉PPTX、線上都行
Gemini Notebook（原NotebookLM）功能更新，現在支援直接修改生成簡報，以及可下載PPTX格式！本文實測6招修改方法：Gemini Notebook修改簡報功能、DeckEdit、NotebookLM簡報編輯器、Lovart、Canva魔法抓取功能及懶人色塊覆蓋法，解決Gemini Notebook簡報的編輯痛點，也比較修改自由度、是否付費等差異，和《104職場力》小編一起試試看吧！
※更新日期：2026/07/17
文／《104職場力》
本文目錄（點擊可快速前往）
Gemini Notebook簡報生成支援修改編輯了！有什麼限制？Gemini Notebook簡報怎麼改？6種方法自由度、費用比較【Gemini Notebook】官方簡報修改功能登場！利用提示詞重新生成【DeckEdit】轉檔PPTX不限次數！可轉檔也可原地改錯字【NotebookLM簡報編輯器】可匯出PPTX、線上改錯字、一鍵移除浮水印【Lovart】可拆解圖層、移動圖片、改文字，但需先轉檔再使用【Canva付費功能】魔法抓取功能，將物件轉為圖層【色塊覆蓋法】簡單覆蓋遮瑕、去浮水印，土法煉鋼但是有效
註：NotebookLM於2026年7月正式更名為Gemini Notebook，本文作部分修改。
【Gemini Notebook（原NotebookLM）】網址：https://notebooklm.google.com/
Gemini Notebook簡報生成支援修改編輯了！有什麼限制？
目前Gemini Notebook（原NotebookLM）已可支援直接修改簡報功能，並可匯出PPTX及PDF兩種格式，以及預告未來將支援匯出到Google簡報。若覺得目前的修改功能不夠用，也可以使用其他工具編輯內容或轉檔為PPTX。
在Gemini Notebook上傳資料來源後，能生成視覺元素豐富的「簡報」或「資訊圖表」。使用者可以「自訂」選擇風格，或加入提示詞說明想要建立的投影片簡報。不過，Gemini Notebook在生成簡報內容時，會將文字、背景及插圖都合併在同一個圖層，就像是一張張靜態圖片，在下載簡報時（目前提供PPTX和PDF格式），會發現不是可直接編輯文字、調整排版的簡報原始檔，因此過去都需要使用第三方工具修改。
2026年2月，NotebookLM官方終於宣布導入「修改簡報」功能，採取「輸入提示詞修改」的方式，於想修改的頁面直接下指令修改文字、顏色或圖表，和其他第三方修改工具的使用方式略有不同。至於新支援的匯出PPTX功能，檔案內容仍是一頁一頁的完整圖片，目前仍無法選擇文字或圖片元件喔！
修改簡報功能：點擊「修改」後，於頁面輸入提示詞調整文字、排版或圖表
新增下載格式：除PDF之外，新增匯出PPTX格式，但投影片為圖片不可直接編輯
NotebookLM簡報可直接修改了！更新後支援利用提示詞修改簡報，並可匯出PPTX及PDF兩種格式
NotebookLM簡報支援修改功能，利用提示詞修改簡報後會重新生成頁面，可以檢查對照是否符合需求
延伸閱讀：NotebookLM生成簡報、資訊圖表功能登場！實用技巧盤點
想要編輯修改Gemini Notebook生成簡報，還有哪些方法？透過本文分享的工具，可以稍微將限制破解，改成可編輯的型態，甚至將檔案轉成PPTX檔案，雖然每樣工具各有其限制（免費額度有限、圖層編輯受限等），但至少使用者不需要為了修改細節於Gemini Notebook重新生成一整份簡報，接下來就和《104職場力》小編一起來試試看吧！
Gemini Notebook簡報怎麼改？6種方法自由度、費用比較
修改Gemini Notebook（原NotebookLM）簡報的方法眾多，現在還可以利用Gemini Notebook的原生功能修改簡報，各種工具分別有什麼優缺點？為了方便讀者選擇適合自己的工具，《104職場力》小編整理以下比較表：
修改方法核心原理自由度複雜度是否收費適用情境Gemini Notebook官方修改功能利用提示詞修改重新生成頁面下指令可修改文字、排版或圖表簡單免費不需換工具！直接完成修改下載DeckEditOCR辨識重建PPTX、原地改字可修改及移動文字，可移除浮水印簡單免費（免註冊）修改文字或文字排版，想移除浮水印NotebookLM簡報編輯器OCR辨識重建PPTX、原地改字可修改及移動文字，可去除浮水印簡單免費（有額度限制，每月轉PPTX限一次）修改文字或改文字排，想移除浮水印LovartAI將圖片拆解成不同圖層可分圖層選取物件，可直接編輯文字較複雜免費／付費點數想做簡報細部修改Canva Pro魔法抓取工具AI辨識並分離、擷取圖片圖層可抓取物件圖層個別調整中等需訂閱Canva Pro想移動或調整簡報細節色塊覆蓋法用色塊覆蓋錯誤較低，僅用於遮蓋修補簡單免費。使用任一設計工具皆可修補小地方、蓋掉浮水印
★ 104學習推薦：台灣簡報認證 - 初級｜通過認證回傳104履歷 ★
【Gemini Notebook】官方簡報修改功能登場！利用提示詞重新生成
網址：https://notebooklm.google.com/（NotebookLM官方修改功能）
費用：免費
Gemini Notebook（原NotebookLM）已可支援修改簡報功能，修改簡報是採取「輸入提示詞」的方式，於想修改的頁面直接下指令修改文字、顏色或圖表後重新生成。匯出檔案方面，目前支援匯出PPTX及PDF兩種格式，但需注意PPTX格式匯出的投影片仍為無法直接修改的圖片檔。
「Gemini Notebook官方簡報修改功能」使用方法：
點擊簡報「修改」功能
選擇要修改的投影片，於下方「輸入修改的提示詞」，例如：把圖片置於中央或修改標題為ＯＯＯ
要修改的頁面都輸入提示詞後，點擊「待變更項目」確認內容
點擊「生成新簡報」，Gemini Notebook就會根據提示詞調整頁面
點擊「修改」可開啟Gemini Notebook官方簡報修改功能
Gemini Notebook官方簡報修改功能，於想修改的頁面框中輸入提示詞，舉例：修改標題＋刪除圖片中央的QR Code只留便利貼
在每一個想修改的頁面都要輸入提示詞，輸入完畢後可於「待變更項目」檢查內容，確認無誤後點擊生成簡報
簡報重新生成完畢，檢查頁面是否符合需求，若不符需求可以再次修改輸入提示詞
確認簡報內容後，點擊右上角「…」可選擇下載格式PDF或PPTX
小編實測心得：官方功能絕對是「不想再找其他第三方工具的人」的方便首選。實測不論修改標題文字、圖表或配圖，重新生成效果都有符合，生成時間也不需等很久。不過，由於是利用提示詞的方式來修改頁面，需要在欲修改的每一頁都輸入提示詞，目前無法一併修改；若生成結果與期待有落差，則需重新輸入提示詞來改。如果只是想調整幾個錯字或快速去除Gemini Notebook浮水印，也可以下載檔案後使用本文介紹的其他工具來編輯內容。例如：下載PPTX後使用「色塊覆蓋法」修補（詳見下文介紹）。
【DeckEdit】轉檔PPTX不限次數！可轉檔也可原地改錯字
網址：https://deckedit.com/zh-Hant
費用：免費
在其他編輯NotebookLM簡報的眾多方法中，如果追求編輯自由度、免費使用，目前較推薦使用DeckEdit，將簡報變成可編輯的PowerPoint檔。DeckEdit利用AI將PDF內的文字與背景圖形分離，重新轉換為.pptx格式檔案，除背景圖形保持不變之外，整份簡報檔案的文字均可自由調整內容及排版。
目前DeckEdit提供兩種免費編輯方式，分別為「將NotebookLM簡報轉換為可編輯PPTX」以及「線上修改文字後匯出為PDF」。使用為免費、不需註冊帳號。
.pptx轉換：上傳NotebookLM簡報、資訊圖表或截圖等含有文字的檔案，透過「.pptx轉換」功能，經解析後就能取得可編輯的「.pptx檔案」。簡報中的圖形及背景會保持不變，而每一頁的文字都會成為可編輯的文字，可任意調整內容及排版。
「.pptx轉換」使用方法：
上傳圖片或PDF文件
選擇「轉換為PPTX」
選擇要轉換的投影片，點擊「轉換X張投影片」
等待DeckEdit偵測文字
可查看偵測及清除文字結果、下載PPTX檔案
上傳簡報檔後選擇「轉換為PPTX」，選擇要轉換的投影片
DeckEdit會偵測文字，將文字和圖片背景分層
DeckEdit轉檔PPTX實測結果，簡報中的文字（框起處）均可選取、編輯修改，連NotebookLM的圖標也可選取刪除
圖片PDF編輯：如果你要調整的內容不多，只有一兩個錯字，DeckEdit也有提供圖片PDF編輯功能，將圖片或PDF檔案上傳，經辨識後，可以選擇文字區域替換或重寫，修改完成後下載匯出為PDF檔案。
「圖片PDF編輯」使用方法：
上傳圖片或PDF文件
對想修改的頁面選擇「頁面分析」，開始偵測文字區域
點選文字區域，調整文字內容、字型大小、顏色
修改完成後選擇「套用」
想修改的頁面都調整完，即可「下載PDF」
DeckEdit的「圖片PDF編輯」模式，可以線上快速修改文字，並可調整字型大小、顏色，再匯出成PDF
小編實測心得：DeckEdit光是免費、不用登入、可轉換為PPTX，應該就很符合許多人的使用需求了。DeckEdit提供的兩種編輯模式可以修改文字內容和文字排版，轉換為PPTX後編輯自由度已經很高，若還有需要調整圖示內容需要另外手動調整。此外，NotebookLM圖標也會被轉換為可選取的文字方塊，因此若是在意浮水印，可以直接刪除。
【NotebookLM簡報編輯器】可匯出PPTX、線上改錯字、一鍵移除浮水印
網址：https://notebooklm.10xboost.org/
費用：可免費使用，但有額度限制：AI分析每月5次、PPTX匯出每月1次
由台灣開發者製作的「NotebookLM簡報編輯器」，近期新增了「支援PPTX輸出」功能，成為既可以線上編修NotebookLM簡報、也能轉換為PPTX提升編輯自由度的簡報編輯器。
這款專為編輯NotebookLM簡報設計的線上工具，同樣以OCR技術辨識圖片文字，將文字轉為「可點擊修改」的區塊，並可去除浮水印。由於轉換為PPTX時有可能發生部分圖形跑掉的問題，「NotebookLM簡報編輯器」官方提醒，轉換PPTX輸出時，只針對需要「編輯文字」的頁面做選擇，沒有選擇的頁面將匯出為原圖，避免版面跑掉。
「NotebookLM簡報編輯器」使用方法：
首先需先登入個人Google帳號，上傳NotebookLM簡報PDF，接下來選擇匯出PPTX或線上快速修改文字。
匯出PowerPoint：
點擊「匯出PPTX」
選擇需要編輯的頁面，也可選擇「全部可編輯」
可勾選「移除NotebookLM圖標」移除浮水印
選擇完畢，「匯出PPTX」
下載檔案後即可自由編輯簡報文字
NotebookLM簡報編輯器轉PPTX實測結果，簡報內文字框均可移動，可一鍵移除NotebookLM圖標，但簡報中有部分圖形的形狀跑掉了
線上快速修改文字：
選擇要修改的頁面點擊 「開始分析」
點擊錯字區塊，直接在右側欄位輸入正確文字，也可以調整顏色或粗體
可選擇「移除NotebookLM圖標」
修改完成後，點擊「匯出 PDF」即可下載修正後的檔案。
NotebookLM簡報編輯器也可以線上快速修改文字
小編實測心得：「NotebookLM簡報編輯器」的功能和「DeckEdit」相近，多了可以一鍵勾選「移除NotebookLM圖標」的選項，適合介意浮水印的使用者；不過，由於將簡報轉換為PPTX時有機會發生部分圖形跑掉的問題，不建議一次轉換全部頁面。
【Lovart】可拆解圖層、移動圖片、改文字，但需先轉檔再使用
網址：https://www.lovart.ai/zh-TW
費用：可免費使用，但使用會扣點，有付費點數制度
如果你覺得調整文字還不夠，想要調整NotebookLM原版簡報的配圖，或是想把插圖換個位置，Lovart的「編輯元素」功能可以幫上忙。
Lovart「編輯元素功能」可以將上傳的圖片自動拆解為文字、圖片和背景等不同圖層，因此你可以和使用其他設計軟體一樣，單獨調整文字位置，或者調整簡報裡的人物插圖位置，或甚至更改簡報背景等。
需要注意的是，使用Lovart調整NotebookLM簡報的前置作業，需要先透過轉檔工具將NotebookLM簡報的PDF轉成PNG或JPG圖片，調整完成後也需要單獨輸出檔案。
Lovart操作步驟：
上傳轉檔為圖片的簡報後，點擊「編輯元素」
待系統生成後，可以點擊文字修改，或選取圖示、背景層進行調整
調整完畢後，全選編輯區點擊「合併圖層」，再按右鍵「導出檔案」
在Lovart上傳轉檔為圖片的簡報後，點擊「編輯元素」
Lovart「編輯元素」調整結果，文字均可直接編輯修改，部分圖案有拆出圖層可調整，但有「文字變為簡體中文」、「拆解不乾淨」的問題
小編實測心得：使用Lovart雖可拆解圖層做細部調整、編輯自由度很高，但操作流程較繁瑣，需要先將NotebookLM簡報PDF用轉檔軟體轉成圖片，再上傳圖片至Lovart做處理，應該比較適合調整少量張數的情境（例如調整NotebookLM的資訊圖表）。此外，如果原始簡報元素較為複雜，拆解圖層的結果可能不盡完美，另外也有出現文字變為簡體中文的問題。
【Canva付費功能】魔法抓取功能，將物件轉為圖層
網址：https://www.canva.com/
費用：需付費訂閱Canva Pro
如果你有付費訂閱Canva Pro，上傳NotebookLM簡報後，可以在編輯模式中使用「魔法抓取」功能，選擇想要調整的文字或視覺元素，就能把物件和簡報背景分開，輕易移動位置或縮放大小。
不過要留意的是，不論你抓取的是文字或圖片元素，Canva都會將其轉換成「圖層」，因此只能移動或做縮放調整，不能直接編修文字；若要更改文字，需要另外手動輸入調整。
此外，使用「魔法抓取」把內容分離後，簡報背景容易殘留亂碼，需要再用「魔法橡皮擦」做調整。
Canva魔法抓取功能使用方法：
在Canva上傳NotebookLM簡報PDF
在編輯模式選擇「Brush」（筆刷）圈選，或直接選擇想抓取的文字或元素
點擊「魔法抓取」將選取範圍轉換為圖層
選取成功，可移動或縮放、刪除選取圖層
在Canva編輯模式選擇「Brush」（筆刷）圈選，或直接點擊「魔法抓取」，來選取文字或物件
Canva的「魔法抓取」功能可以分離文字、圖案元素，不過抓取移動後，會發現背景容易殘留亂碼，需要再用「魔法橡皮擦」功能調整。
小編實測心得：Canva的魔法抓取功能可以調整文字、圖案元素，用法雖然和Lovart相近，但因為可以上傳整份簡報PDF一起調整、匯出，使用上比Lovart方便許多。不過，由於功能為Canva Pro訂閱限定，需要付費使用。
【色塊覆蓋法】簡單覆蓋遮瑕、去浮水印，土法煉鋼但是有效
工具：任一設計軟體（例如Canva、PowerPoint等）
費用：免費
如果你看完還是不想使用上述工具，只求快速搞定錯字，或甚至蓋掉浮水印，那麼最基本的「色塊覆蓋法」還是很有效的。只要在任一設計軟體中上傳要修改的簡報（例如Canva），拉出一個與背景同色的色塊（記得用滴管吸取相同顏色），再新增文字方塊，選擇與原先字體大小、字型相近的文字，並注意行距，放至原本的位置即可。
由於NotebookLM已支援下載PPTX格式，也可以開啟PowerPoint直接使用色塊覆蓋法。方法同樣是拉出一個與背景同色的色塊來覆蓋內容，適用於背景單純的簡報，較不會有破綻。
色塊覆蓋法使用方法：以Canva操作為例
點擊「建立」，上傳整份NotebookLM簡報檔PDF
點擊工具列「元素」中的「形狀」色塊，調整色塊大小至蓋住調整範圍
調整色塊的「顏色」，點擊「新增顏色」，用「滴管」吸取背景相同顏色
點擊工具列「文字」新增文字方塊，輸入文字內容並調整字體大小設定
修改完成後可匯出下載整份PDF
用「色塊覆蓋法」調整文字：用色塊遮蓋想修改的範圍，再加上文字
以Canva示範，先拉一個色塊遮蓋想修改的範圍，記得用滴管吸取背景相同顏色
再加上相近的文字即可。這招「色塊覆蓋法」，雖然是老方法了，但有效就好
用「色塊覆蓋法」遮浮水印：以色塊吸取背景相同顏色即可覆蓋
想要遮蓋浮水印也是同樣的方式，以色塊吸取背景相同顏色即可覆蓋。本圖以Canva為例。
不過，如果簡報的背景顏色複雜、或是想遮蓋的範圍太大，使用色塊覆蓋法可能會很明顯，此方法比較適合簡單修改使用。
以上就是本次關於「NotebookLM簡報如何修改」的實測分享，NotebookLM生成簡報的功能非常強大，視覺效果也很好，只是仍然有部分文字亂碼、不好調整的問題，依照本文的分享就可以不用重新生成，挑選最符合需求的方法，將AI簡報升級吧！
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搜尋檔案還是找不到…提升搜尋效率，命名至少加入「2個關鍵字」
花時間找檔案是省時的大敵！作者曾在多間外商企業擔任高層秘書，傳授檔案命名原則：以「搜尋」為前提，加入「2個關鍵字」。只需改變一個小習慣，就能讓工作效率翻倍，不再為了找資料而心累。本文節錄自《節省工時的100種方法》。
文／森田幸（森田ゆき）
花時間找東西，是省時的敵人。凡是可能讓你心想「東西跑到哪去了？」的情況，都應該事先排除，才能真正省下無謂的浪費。.
雖然清楚知道「什麼東西放在哪」是基本原則，但對於資料檔案，還有一個重點應該特別留意：命名。
如果你在資料夾裡找不到想要的檔案，或是只記得幾週前下載過，卻完全不記得自己放在哪，這時候你會怎麼做？你大概會選擇搜尋吧？而在這個時候，你必定會一邊回想檔名是什麼，一邊輸入關鍵字。
反過來說，在替檔案命名時，你必須以「搜尋」為前提來思考。具體來說，就像是以下這樣的概念。
不好的範例
「202501 銷售匯總」
「202501 A公司簡報資料」
好的範例
「202501 月度銷售匯總_ 關東分店_ 最終版」
「202501 A公司簡報資料_ 系統建置提案」
重點是，要加入2個以上的關鍵字。在搜尋時，如果只輸入1個詞彙，幾乎都會跳出多筆符合條件的資料。但只要輸入2個詞彙，一次就找到檔案的可能性將會提高。
此外，郵件的標題或內文也是同樣道理。請一邊思考「如果之後要搜尋，我會輸入哪些字？」一邊將這些關鍵字都寫進去。回覆對方寄來的郵件也一樣，只要你撰寫句子時意識到這一點，搜尋效率必然提升。
POINT：資料要以「搜尋」為前提，加入2個以上的關鍵字來命名。
節錄自：大是文化《節省工時的100種方法：我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會，品質與速度兼顧的時短工作術，不用拚命就有高績效。》／森田幸（森田ゆき） 著
2026年高效工作術！盤點9種辦公室生產力工具App
內容太多想記下筆記，哪款筆記軟體適合自己呢？工作常常分心想滑手機，如何才能提升專注力？想和團隊即時線上討論，除了通訊軟體開視訊還有什麼方法？《104職場力》為您整理幾個辦公室實用生產力工具App，包括手寫筆記、文法錯字修正、時間管理等提升效率、增加便利性的軟體，讓工作更加靈活！
文／《104職場力》
生產力工具網站／APP特色Slack通訊軟體協作工具，可以即時交談、群組對話。Zoom遠距、視訊會議工具，與團隊成員直接網路交流。Evernote筆記和組織工具，跨平台支援桌機、iOS、Android。GoodNotes筆記和組織工具，目前僅支援macOS、iOS、iPadOS。Notability筆記和組織工具，目前僅支援macOS、iOS、iPadOSTodoist任務管理工具，清楚管理日常各式工作與行程。Forest時間管理工具，提高專注力並減少分心，讓樹木成長茁壯。Grammarly語法和拼寫檢查工具，可以迅速修正拼字、文法錯誤。Later社群媒體管理平台，管理你所經營的各種社群網站。
1. Slack
許多企業都會用的Slack是什麼軟體？
Slack是一個通訊協作工具，可以即時交談和群組聊天功能，讓團隊成員能夠快速溝通和討論問題。它的功能有：
即時聊天：可以與團隊成員立即溝通、討論問題。
建立群組頻道：團隊成員在不同頻道中進行對話，討論不同主題面向。
文件分享：分享文件、圖片、影片等。
寄送通知：可以透過電子郵件、手機通知等方式向團隊成員發送通知，及時了解重要訊息。
應用程式整合：可以整合其他應用程式，如Google Drive、Trello等，在Slack上直接連結這些應用。
自訂義訊息：可以設置自定義訊息，如自動回覆、提醒等，提升工作流程與效率。
網站連結：Slack
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版、Pro、Business+、Enterprise Grid
版本：
桌面版：macOS、Windows、Linux
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Slack
2. Zoom
眾多遠距、視訊會議和網路研討會的工具之一，不論成員身在何處，它可以與團隊成員直接網路交流。例如：
視訊會議：視訊通話可以同時支援多達1000位與會者，在會議中分享畫面、白板、文件、影片等內容。
音訊會議：除了視訊通話，也能透過電話加入音訊、設定喇叭與麥克風或召開個人電話會議。
畫面分享：會議中分享自己的畫面，同步讓其他與會者檢視畫面、簡報、工作表等。
註解和白板：在分享文件或畫面上增加註解和標記，或使用白板即時進行線上協作。
網路研討會：舉辦網路研討會或直播，Zoom有提供管理註冊和報名程序的功能。
會議錄製：如果是會議主持人，可以錄製會議存檔，後續回放和分享。
網站連結：Zoom
網站語言：提供繁體中文
費用：基本免費（Basic）、Pro、Business、Enterprise
版本：
桌面版：macOS、Windows（官網下載連結）
瀏覽器擴充功能：Chrome、Firefox
電子郵件：Microsoft Oulook增益集
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Zoom
3. Evernote
筆記和組織工具，可以快速記錄想法和重要資訊，並將統整組織，日後方便檢閱搜尋。例如：
筆記和記事本：建立不同類型的筆記或記事本，可以設定於不同標籤或文件夾中。
增加多媒體檔案：可以加入圖像、聲音和影片等多媒體檔案於筆記中。
網頁文章剪貼：Evernote提供瀏覽器擴充功能，文章、網頁、螢幕擷取都可以直接儲存到筆記中。
標籤搜尋：透過標籤清楚分類，搜尋時更快速找到想要的文件。
共享協作：開啟文件分享權限後能與他人共同協作。
同步備份：支援跨平台同步和備份，不同設備上都可以使用，也避免防止資訊不見或損壞。
整合服務：能與Google日曆、電子郵件及雲端硬碟等、Slack、Microsoft Teams許多應用程式整合，提升效率。
網站連結：Evernote
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版、個人版、專業版、團隊版
版本：
桌面版：macOS、Windows
瀏覽器擴充功能：Chrome
電子郵件：Microsoft Oulook增益集
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Evernote
4. GoodNotes
筆記和PDF編輯軟體「GoodNotes」，其功能有：
建立不同類型筆記：如手寫、打字和插入圖像、聲音、影片等多種媒體。
手寫筆記和繪圖：GoodNotes支援手寫筆記和繪圖功能，在iPad上可以用手寫筆或Apple Pencil手寫筆記或繪圖。
PDF、PPT編輯：可以編輯PDF及PPT文件，包括增加註釋、標記、繪圖、刪除和更換文件等。
錄製音訊筆記：編輯筆記同時，也能錄製音訊檔，而播放錄音即可看到所做筆記同時出現。
文字識別功能：支援手寫文字識別功能，可以透過搜尋找到手寫文字資訊。
抽認卡：將筆記轉化成抽認卡，透過間隔重複進行複習，增加熟悉。
分享匯出：筆記和PDF文件可以上傳到雲端或其他應用程式中、與其他人分享，並匯出多種格式如PDF、Word、PowerPoint等。
iCloud同步備份：透過iCloud同步備份能在不同裝置瀏覽使用。
網站連結：GoodNotes
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版（建立筆記數量、功能有限制）、付費版（一次性買斷 NTD$290）
版本：
桌面版：macOS
應用程式：Apple App Store
▲ 圖片來源：GoodNotes
5. Notability
不論你是學生課堂記下筆記、教師紀錄課堂資訊與教學內容、從業人員繪圖並記下重要資訊等，相信有使用iPad也都不陌生這款筆記軟體「Notability」。
其主要的功能有：
建立不同類型筆記：如手寫、打字和插入圖像、聲音、影片等多種媒體。
手寫筆記和繪圖：Notability支援手寫筆記和繪圖功能，在iPad上可以用手寫筆或Apple Pencil手寫筆記或繪圖。
PDF、PPT編輯：可以編輯PDF及PPT文件，包括增加註釋、標記、繪圖、刪除和更換文件等。
錄音：編輯筆記同時，也能錄製音訊檔，在課堂、會議、講座等場合十分好用。
手寫筆記轉換為文字：支援手寫文字識別功能，將手寫筆記轉換為文字，更為方便編輯與閱讀。
分享匯出：筆記和PDF文件可以上傳到雲端或其他應用程式中，並能匯出多種格式，如PDF、Word、PowerPoint等。
iCloud同步備份：透過iCloud同步備份能在不同裝置瀏覽使用。
網站連結：Notability
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版（建立筆記數量、功能有限制）、付費訂閱制（Notability Plus）
版本：
桌面版：macOS
應用程式：Apple App Store
▲ 圖片來源：Notability
6. Todoist
Todoist是一個任務管理工具，可以設定期限、優先級別和提醒事項，更清楚的管理日常各式工作與行程，例如：
建立任務清單：建立各種類型的任務清單，例如工作、家庭、學習等等，組織任務、提升效率。
設定優先順序：可以標記將各種任務標記優先順序，「重要」、「中等」或「較不重要」，更清楚的安排時間規劃。
設定期限：為每個任務設定期限，掌握進度並確認什麼時候需要完成。
建立次要任務：如果任務較為龐大複雜，可以再往下設定次要任務，以便追蹤進度。
設定標籤、提醒等：讓任務更清楚。
與其他成員共同合作：可以設定將任務與他人共享，團隊都能清楚了解任務資訊與進度。
Todoist提供免費版及按月付費，以及企業商務用，差別在於項目、共同協作成員數量等限制。
網站連結：Todoist
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版、專業版、企業版
版本：
桌面版：macOS、Windows 10/11、Linux
瀏覽器：Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
穿戴裝置：Apple WatchOS、Google Wear OS
電子郵箱：Gmail插件、Gmail、Outlook
▲ 圖片來源：Todoist
7. Forest
幫助您放下手機，專注生活的 App。
Forest
「Forest 專注森林」是一款時間管理工具，它可以幫助使用者提高專注力並減少分心，透過有趣的種植「虛擬樹木」方式來完成目標。
今日社會人手一機，更是難以放下對手機的依賴，因此不論工作、學習還是社交場合中，想要提高專注力、減少查看手機的行為、更享受於與人社交的過程，這款App可能很適合你。
啟動Forest選擇一個時間長度並開始計時，這段時間不能使用其他軟體、應用程式，否則成長中的小樹就會枯萎。持續執行持續達成目標後，森林就會變得愈來愈茂密。
而Forest也與種樹組織Trees for the Future合作，如果使用者累積一定金幣後，Forest就會種植一顆真正的樹苗在地球上。
網站連結：Forest
網站語言：提供繁體中文
費用：免費版（提供應用程式內購）
版本：
瀏覽器：Chrome擴充功能
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
穿戴裝置：Apple WatchOS
▲ 圖片來源：Forest 專注森林
8. Grammarly
寫電子郵件、報告和其他業務工作文檔、文案時，可以透過Grammarly語法和拼寫檢查工具迅速修正拼字、文法錯誤。功能如：
文法和拼寫檢查：檢查文中的文法和拼寫錯誤，並提供相關建議與修正，從而改善文句順暢與正確性。
語法改進：根據文章類型，如學術寫作、新聞稿件、社群媒體，提供語法建議。
標點符號：有時可能漏打或錯用標點符號，它會檢查文中標點符號的使用狀況。
詞彙替換：提供詞彙同義字更多選擇，單字使用上更精準也讓語句更豐富。
調整撰寫風格：它也能提供撰寫風格建議。
Grammarly提供免費版、高級版以及企業商務用，差別免費版僅有基礎功能，如要更進階的改善建議則須付費。
網站連結：Grammarly
網站語言：英文
費用：免費版、高級版、企業版
版本：桌面版：macOS、Windows
瀏覽器：Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari
文書軟體：MS Office、Google Docs
應用程式：Apple App Store（iPhone、iPad）、Android Google Play
▲ 圖片來源：grammarly
9. Later
Later為一社群媒體管理平台，主要功能在於管理你所經營的社群網站，排程貼文、分析社交平台上的活動、行銷等。功能如：
設定排程：透過Later編輯並可預先排定每個社群媒體貼文、圖片。
多平台支援：支援Instagram、Facebook、TikTok、Twitter、LinkedIn、Pinterest等社群平台，一次管理所有社群活動。
儲存標籤：整理社群媒體標籤。
分析報告：分析社群媒體成效，了解貼文表現、提供粉絲、受眾群體有用資訊。
貼文管理：管理不同平台的貼文圖片，可修改圖片、增加文字等功能。
多人共同管理：可以新增與他人共同協作，共享帳號和管理。
網站連結：Later
網站語言：英文
費用：免費版、入門版（Starter）、成長版（Growth）、進階版（Advanced）
版本：
桌面版：macOS、Windows
應用程式：Apple App Store、Android Google Play
▲ 圖片來源：Later
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為什麼我發的Mail，都沒人要回我信？｜職場工作術
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不想年度工作報告像流水帳？學學張忠謀的「時間框架」｜職場工作術
密碼用生日、常用平台用同一組密碼？這些帳號被盜的資安大地雷，你也犯了嗎？｜職場工作術
Windows 10實用快捷鍵：免安裝下載的「表情符號」？用快捷鍵叫出微軟內建的「Emoji」、顏文字和特殊符號吧！｜職場工作術
AI寫Excel公式這樣最省時！ChatGPT、Copilot描述需求、生成函數、錯誤修正一次學會
不會寫Excel函數也沒關係！本文教你如何運用ChatGPT、Copilot、Gemini等AI工具，從描述需求開始，生成函數公式、修正錯誤結果，快速完成資料整理任務，超實用的新手與職場工作者必備Excel AI技巧教學！本文節錄自《超有料！職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術》。
文／施威銘研究室
本文目錄（點擊可快速前往）
請AI生成函數、公式，輔助整理資料描述需求、請AI生成函數、公式，不懂還可以繼續問！實用技巧：貼上AI生成的函數、公式後執行失敗？實用技巧：描述問題時，截圖給AI最快！
請AI生成函數、公式，輔助整理資料
使用AI：AI聊天機器人（ChatGPT、Copilot、Gemini…都可以）
Excel函數可以說是整理表格資料的利器，延續上一節的「檢查資料漏填」例子，在Excel上普遍的做法是用函數檢查每一列是否有漏填的欄位，例如本例可以用設定條件判斷的IF函數和用來計算範圍內非空值數量的COUNTA函數，組合成公式來做檢查，然後在最後的「確認結果」欄顯示檢查的結果。
但萬一您對Excel不是很熟，光知道該挑這兩個函數出來、進一步撰寫公式，可能就會花一大堆時間，來看AI如何「顛覆」以往的Excel函數學習法吧！
描述需求、請AI生成函數、公式，不懂還可以繼續問！
怎麼開始呢？您不用傷腦筋該如何提供AI方向 （例如提示它「請用函數來解決」)，都不用！只有一個重點，就是跟AI聊天機器人描述清楚我們的需求，這非常重要，包括表格的資料範圍、以及我們希望在哪個目標儲存格得到什麼樣的結果都要講清楚。想更萬無一失的話，能截圖給AI聊天機器人參考最好。
【1】我們先試著用文字來描述需求（截圖的做法最後再試，因為有些免費的AI聊天機器人會限制單日的圖片上傳用量，不是您隨時想用都可以用）。先回顧一下本例的需求。
希望確認每一格是否都有填寫，若有一項沒填就在F欄留下註記
解決問題的環境若回到Excel（而不是餵給AI自動處理），也不用擔心表單樣式會受影響了（圖／旗標出版提供）
【2】以本例來說，是使用以下的提示語（prompts）：
（圖／旗標出版提供）
檢查B3~E27欄位是否都有輸入資料。若有空白的儲存格，在F3~F27標示「有資料未填寫」
⬆儘量描述清楚欄位的位置
或者
使用Excel函數，檢查B3~E27欄位是否都有輸入資料。如有空白的儲存格，需要在F3~F27標示「有資料未填寫」
⬆若您大概知道可以用函數來解決，可以加這段，這樣AI的回答就會鎖定在函數，不會回答的很廣泛，導致一時不知該用哪個解法
【TIP】撰寫提示語時，務必清楚描述欄位範圍與條件，例如明確指出「檢查B3:E27範圍內的每個儲存格」，而非模糊的「我想判斷F欄前面的資料有沒有漏」敘述。同時，也要清楚說明判斷條件（例如要找出有空白的格子）與執行動作（例如「在對應F欄標示『有資料未填寫』」），確保AI可以正確理解並執行任務。
（圖／旗標出版提供）
上圖讀者也看到了，AI聊天機器人不只給我們答案，還貼心地提供函數和公式的說明（就是怕您不會用），完美取代了以往Excel函數書、網路上函數教學文的地位（而且不懂還可以繼續問！）
很多AI聊天機器人都會提供複製功能，找到後並點擊就可以複製公式（若沒有，手動複製網頁上的公式也很快）。
【TIP】以上圖AI生成的公式來說，因為每一列都是4格（B、C、D、E這4欄），AI的解法是判斷哪些列「有資料」的儲存格小於4個，小於4個就表示該列有空白的儲存格（資料未填）。本書的精神是優先解決Excel問題，AI給的函數、公式細節讀者可以再慢慢研究。也再次提醒讀者，AI回答的內容不是100%正確喔！AI聊天機器人最擅長的就是生成文字，但也有生成虛構、錯誤內容的可能。如果AI所生成的函數、公式失效了，有時候執行後並不會有什麼錯誤訊息（只是你要的結果沒出現），此時最快的做法就是請AI生成另一個公式給我們試試。
【3】而AI聊天機器人在提供解法時，也可能以「純文字」來做回應，但慢慢讀文字沒什麼效率，可以請AI給出函數／公式。如下圖：
但慢慢讀文字沒什麼效率，可以請AI給出函數／公式（圖／旗標出版提供）
【4】此外，由於AI聊天機器人給的公式可能跟本書示範的不一樣，甚至您每次操作時得到的答案也可能不一樣，不過只要試過能完成任務就沒差。若您問AI聊天機器人有沒有其他的函數解法，它也會提供你新的公式：
本例筆者重新發問後，ChatGPT給了其他的公式解法，所用的函數都不太一樣（圖／旗標出版提供）
老話一句，我們先不用管公式是長是短、內容為何，能解決問題就好！本例先試AI給的這個公式。把公式貼到F3儲存格，按住填滿控點「+」，往下拉到F27儲存格，瞄一下左圖的F欄，看起來公式是OK的。選擇填滿但不填入格式，以保留原儲存格的樣式，這樣就完成操作了！
（圖／旗標出版提供）
實用技巧：貼上AI生成的函數、公式後執行失敗？
上圖在AI生成函數的幫助下，缺資料的那一列最後面都做了註記。但AI提供的公式絕對有可能會出錯（特別是在範圍設定或條件判斷的細節上），當出錯時，當然可以請AI修正，或者詢問是否有其他解法。例如：
這個公式不對，請幫我檢查錯誤或提供替代公式
依經驗，單只有給AI文字提示語最容易遇到公式出錯，因為描述需求時容易有遺漏或模糊不清，此時當然可以自行檢查公式內容，有時候或許不難除錯，例如F3改成F4這樣的小問題。但自行檢查有時很花時間，這時不如回頭檢查提示語是否有清楚說明欄位範圍（例如B3:E27），以及明確列出條件與目標（例如「檢查是否有空白儲存格」並「在F欄標註」）。
實用技巧：描述問題時，截圖給AI最快！
面對Excel資料整理需求時，如果prompt描述的夠到位，其實問題就解決一半了。但關鍵就在用文字描述需求有時候很花時間，也容易描述得不夠精確、甚至寫錯…
依筆者經驗，最省時省力的方式就是直接截圖給AI，大部分AI聊天機器人的圖片辨識能力都很強（中英文都通），能快速解析圖片中的內容理解問題。比起繁瑣的文字描述，傳截圖給AI的問題分析準確性高，還能大幅節省時間。
準備好截圖給AI，重點在於，Excel上面和左邊的編號，以及和您的目標欄位（例如F欄）一定要包含在圖片內。（圖／旗標出版提供）
【TIP】針對電腦畫面該怎麼截下來，Windows上有提供Print Screen鍵抓全螢幕畫面，但這樣就得再手動截取範圍，有點麻煩。筆者通常是額外安裝FastStone、HyperSnap等專用來截圖的軟體，利用裡面的「截取區域」功能把要的範圍截下來。若您用的是Mac電腦，內建的Shift+Command+4組合鍵就可以截您指定範圍的畫面了。
截圖備妥後，拉曳到對話框就可以附給AI（這裡是以免費版ChatGPT來操作），再輸入提示語描述需求，因為有附上圖，可以描述的更簡潔（圖／旗標出版提供）
【TIP】現階段無論是ChatGPT、Copilot、Gemini...等都可以接收圖檔來做判讀，讀者要用哪個AI聊天機器人來操作都可以。不過前面提過，免費版的ChatGPT用戶雖然可以使用圖檔上傳功能，但會有用量的限制，當您對話到一半時，可能會出現無法繼續使用的訊息。若真的被限用了也沒關係，免費的AI聊天機器人多的是。不過，建議也要多熟悉文字的描述技巧，以備不時之需！
當不是請AI聊天機器人自動整理資料，而是請它「輔助」生成函數來解決Excel問題時，筆者最喜歡附上截圖方便AI理解prompt 。AI解析圖片的速度很快，幾秒鐘就可完成，依經驗，提供截圖的AI出錯機率比單用文字prompt低非常多喔！
節錄自：旗標出版《超有料！職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術：生成公式 + 函數、做自動化，用 AI 解決所有 Excel 難題！》／施威銘研究室 著
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軟體工程師履歷範本｜5大地雷別踩：形容詞太多、技術名詞太少
軟體工程師履歷怎麼寫？軟體工程師種類很多，常見有：前端／後端工程師、Web 開發工程師、APP 工程師等，即使職類不同，優質工程師履歷製作的原則卻通用。本文專訪Build School 軟體工程師培訓學校的創辦人吳典璋，曾指導上百位軟體工程師撰寫求職履歷，分享軟體工程師履歷範本一擊必中攻略。
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履歷前言不可少，4大重點快速吸引目光1. 技能樹2. 專案經驗、專題、作品3. 個人成就4. 人格特質為履歷加分，3項須知一定要做1. 履歷中最重要的是強調專案中的經驗及成就2. 完整展現你的作品、技術能力及學習能力3. 最重要的專案經驗及作品放前面履歷扣分禁忌，5個地雷提醒1. 避免錯字，尤其是技術名詞及關鍵字2. 太多形容詞、太少技術關鍵字3. 具體描述「工作成果」而不是「工作內容」4. 具體描述你的學習能力5. 改用線上履歷連結，方便即時更新把握履歷撰寫原則，新鮮人及轉職者應更有信心
履歷前言不可少，4大重點快速吸引目光
在履歷的開頭，最重要的是用履歷前言快速吸引求才公司目光，但許多求職者卻忽略這一塊，或是根本沒放，非常可惜。「履歷前言」可以當成是你的自我介紹，也可以將這部分熟記，在面試時派上用場；前言也可以當成投遞履歷時要給徵才者看到的簡短自我介紹，一定比留白來得好。舉在104編寫履歷模板為例，「個人簡介」欄位就是履歷最先呈現的區塊，可以在這邊帶出履歷前言的重點，並在專案及自傳中詳述。履歷前言主要為 4 重點：
1. 技能樹
說明你最擅長的技術，例如：.NET/C#、ASP.NET MVC、ASP.NET Core、JavaScript、Vue.js、Node.js、Docker....等等。
2. 專案經驗、專題、作品
若是可以公開的，可以放上連結或 GitHub，方便讓用人主管針對有興趣的地方，進一步查看；但若公開的部份也請記得要整理完善並確定自己能解釋說明這些程式碼的架構、流程、所使用的技術。
3. 個人成就
例如：工作具體成就、若是新鮮人可放實習經驗、得獎殊榮、外語能力、特殊才能等等。
若是新鮮人或跨領域轉職者，沒有太多專案開發經驗，更要記得強調此部分。不用太擔心是不是所謂的資訊本科，重點是強調你的專業能力；但若有普羅大眾認為是不錯的學經歷，或是特殊專長及才能，縱使與程式能力非直接相關，建議可放上來，因為可以引起徵才主管的目光並製造面試時的話題，在千篇一律的履歷中，更有吸睛的機會。
4. 人格特質
真誠且自然地展現自己的特色且企業主會喜歡特質，例如：對程式的熱情、有良好自主學習能力等等，最好要有關鍵字出現。
以下提供撰寫範例：
曾任電商之業務管理職，擁有高度的自律及團隊管理能力。因愛好線上遊戲而自行編寫外掛腳本，發覺對程式開發感到熱愛，決心投入軟體工程師的專業培訓。善長後端技術 .NET / C#、ASP.NET MVC、ASP.NET Core，但前端技術 JavaScript, Vue.js, CSS 也擁有專題開發經驗。透過 Git/GitHub 團隊開發完成一個前台、後台管理、金流之高完整度「線上交友網站 - ＸＸＸ」(可以公開的話放上連結)，也正在使用 Vue.js + ASP.NET Core Web API 前後端分離的開發模式，開發「線上桌遊 - ＯＯＯ」(可以公開的話放上連結)。考取多益金色證書擁有良好的外語能力，在開發專題時擔任組長，帶領組員學習 SignalR 及 WebRTC 即時通訊技術，樂於與他人分享，享受解決 Bug 的過程及專案上線所帶來的滿滿成就感！
到【104履歷範本】查看軟體工程師履歷範本
104履歷可在版頭撰寫個人簡介、新增個人網站連結與特色標籤
為履歷加分，3項重要須知一定要做
1. 履歷中最重要的是強調專案中的經驗及成就
讓公司從這些描述中，快速了解你的能力。若是新鮮人，沒有相關工作經驗，則可多強調曾做過的專題、實習、個人成就或曾於培訓及學校時所做的專題。若為轉職者，更要強調你的專題及完整度高的作品經驗，以及擁有良好的自主學習能力。
2. 完整展現你的作品、技術能力及學習能力
你可以這麼做：
履歷上要呈現你的專案或專題經驗及使用的技術。
若有可公開之作品或 GitHub 可放上，讓面試官可以看。但請務必注意是否可以公開，以及是否有整理過，需有一定的完整度。
若有寫技術部落格或經營技術社群，可將連結放上去，例如：平常練習新技術的心得整理及分享。若是該職缺需要的技能是你沒碰過的技術，可將你的學習成果連結放上去。
若為新鮮人，可描述在專題過程中遇到的挑戰或卡關，你如何解決及克服。這一點常是面試官在面試過程中，用來了解求職者的自主學習能力。
3. 最重要的專案經驗及作品放前面
履歷撰寫的順序未必要用時間軸，記得要盡可能呈現你的優勢，讓徵才主管及面試官在履歷中愈容易看到愈好。
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履歷扣分禁忌，5個地雷提醒
1. 避免錯字，尤其是技術名詞及關鍵字
軟體工程師重視細節，若履歷上有錯字，容易讓面試官有不好的印象。
2. 太多形容詞、太少技術關鍵字
撰寫履歷時最好簡明扼要呈現自己的技術能力及專案經驗，文字使用不饒口、不累贅，並且盡量少用形容詞，因為形容詞無法精準表達。避免寫像是：我在學校是一個積極向上，受到師長喜愛的同學……等等。跟專業技能無關的描述太多，對履歷不會加分。
以下舉出一個修改前及修改後的範例。
修改前（文字描述稍嫌累贅）：
正在實作 OOO 專案，開發 SPA 網頁 - 後端的部分使用 ASP.NET Core 撰寫 Web API 處理後端邏輯，前端使用 Vue.js 進行前後端分離，使用 Vue Router 進行路由設定，並利用 axios 傳遞與接收資料渲染至頁面上，後端有分 Service 及 Repository 層。
修改後（簡潔並精準呈現專案內容與技術）：
OOO 專案開發 SPA 網頁，採 Vue.js + ASP.NET Core Web API 前後端分離的開發模式● 使用 Vue Router 路由設定● 使用 axios 與後端 Web API 介接● 後端採 Service 及 Repository 設計作品網站連結 - xxxxx (務必確認是可以公開的才放；若程式碼可公開可放 GitHub 連結)
3. 具體描述「工作成果」而不是「工作內容」
求職者在撰寫工作經驗時，常常只描述工作內容，而不是工作成果，像是只寫負責前後端程式開發、Web API 開發、網頁切版及串接 API。應該具體描寫自己執行什麼專案、使用了什麼技術，期間達成什麼工作成就，但仍務必留意該項內容是否可以公開。工作成就可以是專案表現公司或團隊給予獎勵、或是因你的開發工作、重構專案、或研究某項技術並導入專案中，減少重工或提升開發效率、或開發維護更容易、或提升系統效能 xx %、降低系統負載 xx %、提升同時在線人數 xx% ...。
4. 具體描述你的學習能力
許多求職者新人容易在履歷中寫到自己很願意學習，但在軟體工程師這領域，持續學習是基本的要求，不用刻意寫自己是來學習的，因為公司都希望人才是能為公司及團隊創造價值，反而要強調的是學習能力，可以用之前做專題時卡關時如何解決、學習新技術的經驗、或你個人的佈落格學習記錄、或是開發 Side Project、參加技術社群或 meet-up 持續學習、這些描寫來展現你的學習積極性及自主學習能力。
5. 改用線上履歷連結，方便即時更新
建議投遞履歷時，以提交線上履歷連結為主，尤其是應徵軟體工程師，可以直接做一個自己的履歷頁面，或可以在 104 人力銀行取得履歷的限時連結。雖然有些公司履歷投遞時會要求 PDF 檔，但因你個人的資歷會隨著時間更新，若提交了一個有錯誤的 PDF 履歷或是很久以前的檔案，投遞後可能會在求職公司內轉傳，人資寄送給用人主管，就會是有錯的或久未更新的履歷。若是線上履歷，一旦發現有錯，或你個人的資歷有更新了，可以即時修正或補充。
104履歷「取得連結」功能，可以自動產生7天內有效的專屬線上履歷連結
最後提醒讀者們，履歷上的文字描述只是呈現你目前的經歷及成就，最重要的仍是個人要有紮實的程式技能，以及在專案或作品上所累積的經驗，並持續積極的主動學習，不用過度地追求履歷的完美而本末倒置。
也鼓勵所有嚮往軟體工程師就業的夥伴們，不用太擔心自己的過往背景及經歷，因為過去的你無法改變，只要下定決心，專注在可以掌握的現在，有強烈的學習動機且願意花時間持續的練習，這就是最關鍵的第一步！
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把握履歷撰寫原則，新鮮人及轉職者應更有信心
看完了上面的攻略，是否更清楚自己的履歷該如何撰寫了呢？
Build School 的吳典璋老師 - Dann 哥在最後也想鼓勵想跨入這個領域的新鮮人或轉職者勇敢嘗試。軟體工程師在台灣的求職機會非常多，依據老師的輔導經驗，除了資訊本科系外、過去也有許多非相關背景的轉職者都成功轉職，像是：空服員、電競選手、硬體廠技術員、PM專案經理、餐飲及服務業、甚至大學休學生都在培養紮實的程式能力後，開創自己職涯新方向。
要擔任稱職的軟體工程師，最重要的就是專業技術能力以及學習能力，在履歷上盡可能呈現自己的專案經驗及完整度高一點的作品，說明簡潔扼要，並展現吸睛元素。把握上述履歷撰寫法則，相信就能為自己敲開心儀企業的大門，拿到入場門票。
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