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將數據整理、分析並以清晰易懂的格式呈現，幫助主管或團隊快速掌握業務狀況及決策依據。過程中需具備資料收集、Excel或相關軟體操作、邏輯思考與數字敏感度，確保資訊準確且具備可讀性。這項技能能提升工作效率，促進跨部門溝通，並強化問題發現與解決能力，是企業運營與管理不可或缺的基礎能力。
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大數據與統計應用能力認證
大數據資料庫目前全世界是趨勢的發展！生活上很多事情可以用大數據資料庫來活用解決許多問題，大數據應用不僅僅統計學的範疇更多數學層面來運算。
統計學是擁有一個簡單且容易使用的計算編輯介面，讓一般使用者可以用很簡單的統計計算方式，在瀏覽器上輕鬆地完成複雜的演算撰寫。整合運算思維的統計學應用以及認證考照。
TIPCI臺灣國際專業認證學會
資料庫與資料結構處理認證
資料庫與資料結構處理認證是關於如何有效地管理和組織數據的認證。學習者將學習設計和實現關鍵的資料庫技術，如關係型數據庫，以及資料結構處理技術，如排序、搜索和哈希表等。
資料庫與資料結構處理認證評估專業人士在資料庫和資料結構處理方面的能力和專業知識。通過這項證照的專業人士通常具備設計、實施和管理資料庫系統以及處理各種資料結構的能力，以支援組織的數據管理需求。
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IFRS資訊規劃師認證證照旨在培養具備國際財務報導準則（IFRS）相關知識與資訊系統整合能力的專業人才，能有效協助企業進行財務資訊的規劃、分析與管理，提升企業財務透明度與決策品質。持證者熟悉IFRS標準應用，具備資訊技術與財務管理交叉領域的專業技能，適用於會計師事務所、企業財務部門及相關顧問機構，助力推動企業財務報導的國際化與數位轉型。
中華企業資源規劃學會
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統計是目前處理不確定性最成熟的一門科學，俱備良好的統計知識，透過統計方法的整理與分析就能有效快速地將資料轉成一種數據資訊，進而提升決策品質與商業價值。具備基本的統計分析能力，有助於爾後適切的使用各種的高等統計方法，提升對於未來的決策分析與品質，也有助於職場上之所需。
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中華民國精算師（產險類）
精算人員主要負責公司整體的財務規劃，包括保險商品的設計，與法務及高級行銷主管共同設計保單條款、保險費率的釐訂、保單責任準備金的提列、解約金及保單紅利的計算、營業費用分析、單一商品及公司整體表現的檢視、死亡率及各項商品發生率的統計分析，協助編製各項管理用的財務報表，如為外商壽險公司可能另須依外國總公司之財務準則編製所需的報表。
中華民國精算學會
精算師
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精選貼文，掌握第一手知識
報表分析是什麼？任務完成率、團隊績效與自訂維度一次看懂
很多中小企業不是沒有數字，而是數字散在太多地方：任務進度在群組對話、業績在業務自己的試算表、客服處理時長在另一套後台、收支又在會計軟體裡。每到會議前才開始匯出、對表、貼圖，等拼出「上月發生了什麼」往往已經錯過調整時機。報表分析要把營運數據從人工拼湊，變成可依維度拆解、可定期寄送、也能追問原因的決策資料。
本文說明什麼是報表分析、為什麼中小企業需要報表分析系統，它和一頁式經營儀表板有何不同，以及管理王（AI.com.tw）如何呈現任務完成率、團隊績效，並支援自訂維度、圖表、匯出與 AI 歸因。若想先看產品能力，可參考功能頁：https://app.ai.com.tw/features/report-analytics
【什麼是報表分析？可被引用的定義】
管理王報表分析是一套把分散在任務、客戶、業績、行銷、客服、人事與會計等模組的關鍵數據，彙整成可自助產出的數據化報表的系統。老闆與主管不必寫程式、也不必排隊等資訊人員做表，就能依時間、部門、個人、客戶分類或商品類別等維度，查看任務完成率、團隊績效與其他營運指標，並以圖表呈現、匯出或自動寄送。
換句話說，報表分析不是再多一份月底才交出來的試算表，而是把「看得到數字、切得到角度、問得到原因、送得到決策者」收斂到同一層。一套合格的報表分析，至少要讓主管查得到四件事：發生了什麼、差在哪裡、為什麼會這樣，以及誰該在何時看到。若這四題還要靠「請某某幫我拉一下表」，代表公司仍停在報表代工。
【為什麼中小企業特別需要報表分析】
・數字散在客戶、任務、會計、人事、客服等不同地方，會議前才匯出對表
・每個主管各自維護一份試算表，口徑不一致，開會先花時間對數字
・月底結算才看得到上月全貌，問題擴大後才被發現
・想換一個切法（改看某部門、某產品、某業務）又要重做一張表
・績效評估缺少完成率、達成率、平均處理時長、逾期率等可對照的依據
通用分析工具很完整，但常假設公司有資訊人員可以對接資料源、建模再調視覺。許多台灣中小企業要的是今天就能看任務完成率與團隊績效。真正能落地的報表分析，要先讓資料來源跟日常營運系統是同一套，再談圖表與進階分析。更多模組可參考管理王功能總覽：https://app.ai.com.tw/features
【報表分析和 CEO 戰情室差在哪】
CEO 戰情室像經營總覽，把各系統關鍵數據收成一頁，適合每天先看全貌。報表分析則像自助式分析層：要看任務完成率、團隊績效，或依自訂維度拆解客戶轉換漏斗、業績排行、行銷成效、客服回應時長、工時分布與會計收支趨勢，並且用圖表呈現、匯出、排程寄送，或追問「為什麼會這樣」。戰情室告訴你該注意哪裡，報表分析讓你把那個「哪裡」切開來看清楚。CEO 戰情室：https://app.ai.com.tw/features/ceo-war-room
【管理王報表分析能看哪些數據】
功能頁把報表分析定位為內建的數據洞察引擎，讓非技術背景的主管也能自助出表，並一站式彙整：任務完成率、團隊績效、客戶轉換漏斗、業務員業績排行、行銷活動投資報酬、客服回應時長、員工工時分布與會計收支趨勢。當任務、客戶、業績、客服與會計資料在同一套系統流通，就不必反覆匯出再人工對表。
【自助拖拉建表：自訂維度與圖表】
可依時間區間、部門、個人、客戶分類、商品類別自由組合。呈現上可用柱狀圖比較差異、折線圖看趨勢、圓餅圖看構成、熱力圖看兩個維度交會後哪些格子特別高或特別低。重點是讓問題決定圖形，主管想看什麼角度就拉什麼角度，不必每次請人寫查詢。
【匯出、自動寄送與 AI 歸因】
支援匯出 CSV、Excel、PDF，也可設定自動排程寄送，例如每週一早上把上週績效報表寄給各級主管。數據會主動送到決策者信箱，週會比較不容易從「誰還沒交表」開始。
傳統報表停在呈現結果；管理王報表分析可用自然語言提問，例如輸入「上個月業績為什麼下滑」，由 AI 做根因分析並提出建議行動。官方也提到 AI 可把數字翻成較口語的經營摘要、標出業績下滑或應收逾期等異常，並依歷史走勢提供參考。這些都不能取代主管判斷，資料愈完整、欄位愈一致，參考價值通常愈高。
【跨團隊績效透明】
個人、團隊、部門的完成率與達成率可一次攤開，並搭配平均處理時長與逾期率，讓績效討論有客觀依據。權限上，執行長可看全部、部門主管看自己部門、店長看自己門市，讓該看的人看到該看的範圍。
【怎麼選報表分析：四大原則】
1. 資料來源是否完整：是否原生接上公司每天在用的系統，還是還要另做串接
2. 看到的數字夠不夠即時：是可跟進的近況，還是日結、月結後才出現的快照
3. 系統能不能幫忙解讀：除了圖表，能否把數字轉成較清楚的重點
4. 是否符合台灣使用習慣：介面是否為繁體中文，是否贴近在地現場
若已在使用管理王的任務、客戶或會計等模組，官方指出報表分析可直接使用；若從零導入，要先讓日常作業進系統，報表才有原材料。
【FAQ 精選】
・報表分析和試算表差在哪？試算表擅長個人彈性計算；報表分析要處理資料匯流、自訂維度、寄送與權限。
・一定要會寫程式嗎？不必。目標是讓非技術背景的主管也能拖拉出表。
・AI 歸因可以完全相信嗎？不宜全自動採信，適合先給可檢查的草稿，再由熟悉現場的人核對。
・可以指定不同主管看不同數據嗎？可以，依角色與組織設定可見範圍。
・手機怎麼看？響應式網頁，桌機、平板、手機瀏覽器皆可使用。
【開始使用時可以怎麼做】
1. 先確認日常資料已經進系統，例如任務有完成狀態、業績與客戶資料有在更新
2. 先固定看任務完成率、團隊績效等高頻報表
3. 再依當週問題改維度，例如某產品、某類客戶或某位成員
4. 需要存檔時匯出，並設定自動寄送給該看的主管
5. 對異常數字用一句話追問原因，把草稿帶回會議檢查
【下一步：先讓數字從人工對表變成可追問的報表】
若你現在最大的問題是「每次開會都在等表、對表」，不必先追求完美架構。更務實的起點是：選一張和高頻決策有關的報表（例如任務完成率或團隊績效），規定用同一口徑產出、指定誰該看、用自動寄送固定送到信箱，並在出現異常時追問原因。
想了解管理王報表分析的指標、圖表與 AI 歸因能力：https://app.ai.com.tw/features/report-analytics
若希望有人依你公司現況一起看數據卡在哪裡，加 LINE @119m 回覆「診斷」。
精選 AI寫企劃、看數據總是不能用？4種工作先排順序再交代，第一版就能討論
請AI寫企劃、做研究、看報表，結果常常看起來很完整，卻不能直接用？
問題多半不在AI的能力，而在我們只說「幫我寫」「幫我分析」，讓它自己猜目的和標準。
四種常見工作，可以共用同一個骨架：
1. 交代目的與標準：給誰看？看完要做什麼決定？
2. 排好先後步驟：先要中間產物，確認後再往下做
3. 要求附上依據：出處、算法、引用原文，讓你能驗收
套到四種工作，各有一個先後順序：
① 寫企劃｜架構先定，內容後補
先寫明讀者與目的，請AI只給三個主張和大綱；確認後才補內容，每個數據都附出處，查不到就標「待查證」。
② 做研究｜大題切小題，說法衝突並陳
先把大問題切成四到五個能用資料回答的小題；每題比對三種來源、標出年份；說法互相衝突時，請AI並列出來，由你判斷。
③ 看數據｜問題先行，數字在後
不要只丟報表說「幫我分析」，先寫成決策問題，例如「上季回購率下滑，是哪一群顧客流失」；講好期間、欄位和比較基準，只要兩三個關鍵發現，並附計算方式。
④ 審提案｜先找漏洞，後打分數
先逐條列漏洞並引用提案原文、分出輕重；再依事先講好的配分計分；最後請AI扮反方，提出最強的反對意見。
最常見的三個錯誤：
・一開口就要整篇成品，方向錯了只能整篇重寫
・AI給的數字沒查就直接用
・一邊挑毛病一邊打分數，分數被第一印象帶走
小練習：挑一件你這週要交的工作，寫下這兩句再交給AI——
「這份東西給＿＿看，看完要他＿＿。」
「先給我＿＿（大綱／小題清單／漏洞清單），我確認後再繼續。」
比較一下，和你平常的第一版差在哪裡。
想看完整的五分鐘影音說明，104學習免費課程「AI工作術」四堂已經上線，免費報名就能看：
第1堂｜5分鐘學會用AI寫企劃
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/57aed01b-9d82-4438-b09e-e2367abc0207
第2堂｜5分鐘學會用AI做研究
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/595a665d-07a3-461d-b37e-1f8158eca70d
第3堂｜5分鐘學會用AI看數據
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/0f3d424e-1658-49a2-851e-6c9fff296f43
第4堂｜5分鐘學會用AI審提案
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/19983d11-9e93-41ae-9924-46f8d6cd47dd
也歡迎在留言分享：這四種工作，你最常請AI幫忙哪一種？有沒有哪一次的第一版特別好用（或特別難用）？
使用提醒：AI可能出錯，重要數字請自行查證；上傳資料前先確認公司規定，並去除姓名、電話等個資。文中案例皆為假設情境。
「HR人資數據分析」從步驟、使用工具到10種分析面向一次懂
文：先行智庫
原文標題：什麼是HR人資數據分析？要分析什麼？從步驟、使用工具到10種數據分析面向，本文一次告訴你！
隨著數據分析技術的成熟，以及入門門檻逐漸降低，各行各業逐漸在思考如何應用數據分析，為工作帶來全新的價值，或者是提高決策品質，甚至是創造新商業機會。身為人資夥伴，我們也可以思考手上擁有的數據，例如：出缺勤數據、績效考核數據、調薪紀錄、職務異動紀錄、員工投入度、訓練課程滿意度調查、加班紀錄等，可以如何分析？該設立哪些管理指標？能用何種圖表呈現？怎麼打造員工數據戰情室？要做到什麼樣的程度才可以？使用什麼樣的工具比較合適？在今天這篇文章，我都會幫大家詳細解答。
目錄
HR人資數據分析簡介1.1 人力資源近年發展趨勢1.2 HR人資數據分析是什麼？1.3 為什麼要做HR人資數據分析？
如何做HR人資數據分析？2.1 HR人資數據能分析什麼？2.2 有哪些數據可以做HR人資數據分析？2.3 該使用何種工具比較好？Excel還是Power BI？2.4 做HR人資數據分析的6個步驟
HR人資數據分析關鍵議題3.1 招募數據分析3.2 訓練數據分析3.3 員額數據分析3.4 離職數據分析3.5 績效數據分析3.6 證照數據分析3.7 差勤數據分析3.8 薪酬數據分析3.9 人格數據分析3.10 接班人數據分析
落實人資數據分析4.1 Power BI人資戰情儀表版4.2 實踐人資數據分析可能遭遇的難題
1. HR人資數據分析簡介
1.1 人力資源近年發展趨勢
近期人力資源發展趨勢，可以概分為三個階段。
第一階段，人資主要處理勞檢、出缺勤統計、勞健保與團保、調薪與晉升公告等庶務型工作。第二階段，人資開始成為企業的策略合作夥伴，例如：規劃具備競爭力的薪資福利、根據業務發展方向擬定訓練架構、制定能鼓勵員工的績效考核辦法、優化整體招募流程以提升企業形象。第三階段，人資走向數據驅動，例如：量化個渠道的招募招募成本、量化每個部門的缺口狀況與人力結構、從課後滿意度評分問卷找出辦課重點、善用人格測評分析結果將人才擺在適當位置。
這三個階段並不是互相取代 ，而是同時並進的。換句話說，HR不僅僅要具備運營能力，在大數據時代，也必須要有數據驅動決策的技能。人力資源在過往會被認為是以人為本的行政相關工作，但在科技進步的趨勢下，也開始要涉及數字化管理。
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1.2 HR人資數據分析是什麼？
HR人資數據分析，就是運用數位工具，將與人力資源相關的數據進行分析，從中獲取洞察的過程。在這段過程，不論你是使用何種工具，如：Excel、Power BI、Tableau等都是可以的。當然也不限最終的呈現形式，如：PPT、Word、Excel、儀表板。只要HR的工作中有涉及到數字，這段過程廣義來說，就能算是HR人資數據分析了。
其實這並不是一件非常遙遠或很困難的事情，因為HR平常在做的報表或報告，基本上都會做到與數字相關的統計和分析，例如：培訓的滿意度、加班時數、敬業度調查、招募人數統計、職務異動統計等。只是在於這些統計和分析的結果，是否對於決策有正向助益。
1.3 為什麼要做HR人資數據分析？
做HR人資數據分析，最主要的目的是「做出更好的決策」，讓下決策不再憑經驗或憑感覺。例如：要去哪裡找到合適的人才？招募預算應該要如何更有效配置？招募團隊與招募工作應如何調整？我們可以透過分析「履歷收件的有效性」，做為決策的參考依據。
透過HR人資數據分析，能讓我們知道要前往的方向，與評估所需投入的資源與時間，避免將本就有限的資源，投入到代價高且多餘的項目，讓我們將精力更集中在能提升效率的工作。還能夠提高論點的說服力，也能更有底氣的協調跨部門支援。更重要的是，我們可以用數字，來衡量HR的績效表現，讓老闆可以更清楚的知道HR貢獻的價值。
2. 如何做HR人資數據分析？
2.1 HR人資數據能分析什麼？
我們可以從人資工作的流程，選、用、育、晉、留，這幾個面向先思考想解決的問題有哪些？想要知道的訊息有什麼？接著再進一步思考，要解決這些問題，需要分析哪些數據？或者是用什麼樣的數據做佐證。
例如：在招募的部份，我們就會想知道哪個招募管道效益最好？招聘預算該如何配置？在訓練的部份，老闆就會想知道辦訓練課程是否值得？如果值得，又該辦哪些的訓練對於實現業務增長是有正向助益？
2.2 有哪些數據可以做HR人資數據分析？
我們可以將數據先分成2大類，一類是HR相關的數據，另一類是非HR相關的數據。
HRIS系統、PMS系統、LMS系統、招募管理系統、證照管理系統等能倒出來的數據，都屬於HR相關的數據，例如：員工基本資料、加班時數統計、面試邀約紀錄、薪資實發清冊、獎金名冊、職務異動、晉升紀錄、敬業度調查、教育訓練滿意度調查、證照到期統計、績效分數明細表等。非HR相關的數據，像是財務數據、進出貨數據、庫存數據、不良品統計數據等。我們可以將HR數據與非HR數據做結合，這樣就能更清楚後端人力資源與前端工作的關聯性。
2.3 該使用何種工具比較好？Excel還是Power BI？
不論用什麼樣的工具，都可以用來做數據分析，沒有哪一種最好，只有哪一種最適合你，這兩種工具的使用情境是不太一樣的。如果你只是要做出一兩張圖表，而且還要將圖表貼到簡報上，Excel會比Power BI來的更容易操作。但如果你製圖的頻率很高，需要一次展示多張圖表，希望將多樣的人力資源數據都整合在一起，那Power BI會是比較適合的。簡言之，如果只是單點式的做分析，Excel就足以，如果需要做全面的整合，Power BI會是更好的選擇。
2.4 做HR人資數據分析的6個步驟
做人資數據分析有6個步驟，千萬別一下子掉入工具的選擇，我們必須依照這幾個步驟，一步一步踏穩，才能讓數據發揮它的價值。這6個步驟分別是：問題思考、資料彙整、資料清理、資料視覺化、數據洞察探索、展示報告與共享。
3. HR人資數據分析關鍵議題
你可以設計一套完整的、有系統的HR人資數據分析框架。你也可以針對招募、訓練、員額、離職、績效、證照、差勤、薪酬、人格、接班人等議題，單獨做數據分析。接下來我會針對常見的這幾個議題，做詳細介紹。
3.1 招募數據分析
大招募時代來臨，許多企業都面臨缺工與招募不到人才的問題。在招募工作中，你可以分析：要去哪裡找人？怎麼縮短人才招募時間？如何用最少成本，招募到最好的人？
要回答上述問題，我們可以從許多招募指標和數據中，找到合適的線索。還可以將這些指標建立成招募戰情儀表板，把所有的指標圖表攤在同一張儀表板上，用更宏觀的視野來看公司的招募狀況。透過客觀的數據分析，將能夠給我們足夠的決策參考情報。但如果你要做招募數據分析，就需要有招募相關的數據才行，例如：開缺報表、面試紀錄表、Offer Delivery的紀錄表。
有了情報之後，我們也可以從每一個招募工作環節，仔細檢視還能如何改善，藉由優化招募流程，解決招募工作面臨的問題，或者是採取一些創新的作法。
3.2 訓練數據分析
科技進步速度飛快，加上近期景氣低迷的因素，許多企業都意識到投資員工教育訓練的重要性。在教育訓練工作中，你可以分析：要辦什麼樣的訓練才能夠對應到公司業務發展所需？要花多少錢在教育訓練才合理？舉辦的教育訓練有沒有效？
教育訓練是一個相對比較難用數據衡量的議題，通常都只會想到分析課後回饋問卷。但如果心有餘力，也可以去蒐集前端部門有的數據，例如業務部門就有業績數據、生產線就會有不良品或停機相關的數據。接著就能夠將後端的HR數據，與前端的數據串聯做分析，以了解訓練課程的投資，對於工作成效是否有直接的助益。
3.3 員額數據分析
隨著組織不斷擴大，如何用有限的人力配置，發揮最大的價值，是做員額數據分析最重要的目的。在員額headcount的部份，你可以分析：公司員工人數和營業收入是否成正比？人力的組成結構是否健康？面對組織未來的策略發展，公司的人力配置要做哪些調整？預算數與實際員額數是否有明顯的差距？
3.4 離職數據分析
員工離職，我們除了做離職面談，其實還可以做數據分析。你可以分析：關鍵人才人才離職率、員工離職的原因統計、員工離職所產生的成本、造成員工離職的主要因素。而這些分析結果，你也可以用一些比較特殊的圖表，更精準傳遞你想訴說的訊息。
3.5 績效數據分析
人資部每年都會收到各部門主管針對部門員工做績效考核分數的數據，如果這些數據只是用來記錄就有點可惜了，我們可以將這些數字更進一步做分析，用來激發員工潛能、找出潛力人才。你可以分析：每位員工歷年來的績效趨勢、連續若干年績效表顯都很亮眼的員工、與員工績效有正相關的因素是什麼、績效與調薪之間的關係。
3.6 證照數據分析
各行業因為法規或業務發展的關係，需要考取證照。如金融業就會有壽險、證券、期貨等證照；科技製造業就會有化學品、堆高機、急救人員、工安、衛生管理等。資訊業可能就會有各原廠的認證考試。在證照的部份，你可以分析：即將到期的證照張數、證照張數的服務能量是否能滿足業務需求、每人已過期或到期的證照張數。
3.7 差勤數據分析
同仁的請假與加班狀況，會影響到員工的身心健康與工作成效。請假與加班的數據，一般都是用來通知當事人，或者是當事人的主管。但除了通知用途外，這些數據你還可以用來分析：各部門平均加班時數、哪些部門或哪些員工有異常加班的狀況、加班費的支出是否可以再降低、有哪些員工年底到了但特休使用率還未達80%。
3.8 薪酬數據分析
近期科技業大裁員的消息，讓我們意識到人事費用，對於企業而言是一筆不小的開支，需要審慎的發放與運用。該如何提高人事成本的韌性？在景氣大好時能大舉徵才？在景氣不好時又能夠有效控管人事成本？做薪酬數據分析，是首要任務。在薪酬這塊，你可以分析：公司與同業的薪資水準、人均營收與人均成本、薪資結構的合理性、薪資級距、是否逐年調薪、薪資發放的公平性。
3.9 人格數據分析
如果企業有做人格測評，通常每人都會收到一份數字化報告。但如果分開單獨看一個人的測評結果，不容易了解團隊整體的樣貌，因此我們可以將每一位員工在測評中的數據彙整後，做交叉比對，藉此分析：主管與非主管的人格特質差異、離職與在職員工的人格特質差異、各部門的人格特質是否符合業務需求。從中可以了解什麼樣的人適合擔任主管？什麼樣的人離職風險更高？團隊的組成是否有需要再調整？
3.10 接班人數據分析
許多企業在現在都面臨的接班問題，但挑選接班人除了依照主觀判斷，還要拿出客觀數據，才能夠讓接班人的挑選更具有說服力。最常見的一種方式就是人才九宮格，可以藉由績效分數和潛力分數進行判斷，找出超級明星或潛力明星。（參考文章：如何運用Power BI找出企業接班人？）當然你也可以分析每一位接班人：過往執行的重大專案數、近年績效表現、年資與年齡。
4. 落實人資數據分析
4.1 Power BI人資戰情儀表板
在做HR人資數據分析時，你可能會針對許多的管理指標，繪製出視覺化的圖表。就算準備的再周全，一樣有很高的機率，會被問到你準備資料以外的問題。而且從你取得數據，經過加工，再送到報表閱讀者手中，就已經不是即時的資料了。再加上不同的閱讀者，看報表的角度也都不盡相同，如果要針對每一個閱讀者的習慣與喜好，個別製作報表，是相當耗時耗力的工作。為了讓HR數據分析能更全面涵蓋老闆會問的問題、為了讓數據能更即時的傳到老闆手中、為了讓數據能用自助式的方式讓報表閱讀者自行篩選調整格式，我們可以透過Power BI做HR人資數據分析。請參考以下範範本：
4.2 實踐人資數據分析可能遭遇的難題
要落實人資數據分析，並不是短時間就能完成的事情，可能還會遇到許多挑戰等待你克服。最可能遇到的就是數據蒐集難題，像是缺乏重要的數據，該如何布局蒐集數據的管線與流程。也可能會遇到溝通的挑戰，像是如何讓用人單位意識到，人力資源的數據報告有利於業務增長。還可能會遇到資料整合難題，例如資料散落在各方，缺乏整合管道，如何有效率的彙整。這些問題都不是短期內就能輕鬆被解決的，但唯有這些難題被克服以後，才能夠落實人資數據分析。
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用Power BI 做視覺化數據分析，企業導入時會遇到六大階段
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你也時常遇到老闆突然叫你產出各種人事報表嗎？「早上說、下午要」的情況屢屢上演，是否常想著若能快速產出老闆要的資料就好了，不想在各式報表中切來切去、貼來貼去？其實，你一點都不孤單！104 HR Max 提供全方位的自訂報表功能，幫助 HR 從繁瑣的報表管理工作中解放。
文章導讀：
自訂報表是什麼？跟標準報表差別？人資標準報表有哪些？最常用到哪些資訊？自訂報表如何準確運用？最實用的人資儀表板整合BI系統，打造專業WorkFlow總結人資自訂報表優勢
在企業經營的過程中，資料與報表的管理總是非常關鍵，尤其對於人力資源部門而言，能夠有效地追蹤與分析員工數據，可以大大提升決策和優化組織結構的效率。104 HR Max 提供全方位的自訂報表功能，幫助 HR 從繁瑣的報表管理工作中解放，從欄位到分析邏輯，完全自行定義，打造真正屬於團隊需求的數據視角，進而提升決策的效率和品質。
自訂報表是什麼？跟標準報表差別？
104 HR Max提供內建超過150張已設定好欄位邏輯的標準制式報表，能夠滿足大部分企業的日常需求，但時常會遇到特殊情況，需要增減報表欄位，或是調整欄位顯示順序，因此104特別開發可以根據企業的特定需求，透過5大步驟 x 750+欄位，輕鬆完成專屬於您的自訂報表。
▲簡單5步驟輕鬆完成屬於您的報表。
自訂報表與標準報表有哪些不同？
比較項目標準報表自訂報表欄位格式設定固定欄位及格式，無法更改。可彈性自訂格式、欄位，提供750+跨模組功能的欄位。資料整合數據整合能力有限，需要手動整併資料。依照不同種欄位功能，整合各類數據，高度客製化。資料分析需下載後整理，才能執行分析與統計。可於系統直接設定樞紐分析報表。便利性系統提供150+標準報表可直接使用，無須設定。依照HR需求設定，前置過程花費較多時間，但可直覺調整，No Code!適合對象適合初階的報表使用者。適合需要客製化分析的HR，或有特殊報表需求的部門。
人資標準報表有哪些？最常用到哪些資訊？
104 HR Max提供150+張的標準報表，包含組織、人事、出勤、薪資、員工Portal使用相關，共5種模組。常見的員工人數、績效成果、證照數、差勤明細、薪資狀況等數據，系統都直接能下載報表，一次獲得各種項目的精準數據。而依據104人資F.B.I調查近三年人資最常利用數位工具處理的前三名依序為「員工出缺勤及請假作業」、「HR表單電子化」及「用手機打卡及處理假勤簽核」，調查也顯示2023-2024年已經有超過半數的企業已經開始運用數據分析進行人力資源管理，這些都在在展現數位化管理及數據報表資料的重要性。
▲104人資F.B.I調查近三年人資作業數位化項目使用率。
自訂報表如何準確運用？
了解了標準報表之後，現在就來告訴你自訂報表功能對人資夥伴的幫助有哪些，以下模擬各種情境能幫助您了解該如何應用人資自訂報表。
案例1：A公司老闆在4月2日當日因應美國關稅政策，想了解調節人力的可能性，請HR在1天內就要提供「2025年3月31日之前入職的員工名單，並依照入職時間、年齡進行排序」。首先，HR 只需在欄位設定中選擇部門、姓名、到職日、年齡等欄位，其後設定資料排序規則及篩選條件，即可快速生成所需報表，省去以前繁雜的手動數據整理過程。
案例2：B公司頻繁遇到員工離職，主管了解員工離職率是否與部門、工時相關，HR使用標準報表可能只能獲取到基本的離職數據，而自訂報表則可以進一步在離職資料中，加入離職員工的出勤與加班時數、年齡、學歷、任職部門等綜合資訊，並且產出樞紐分析，幫助HR與主管能快速深入分析離職原因與風險因素。
以上案例看起來簡單，但過去可能需要從不同功能下載報表後，接著在 Excel 另外整併資料，有了自訂報表功能後，可以直接從自訂報表挑選橫跨人事、出勤、薪資模組的資料欄位，進行報表產出與分析，大幅提升數據分析效率。
另外也提供一些報表設定情境供大家參考，可依照自身企業需求調整。
員工多元性ESG報（104 HR Max甚至提供一鍵生成ESG報告功能。）
員工績效與出勤時數相關報表
不同時期員工組成與薪資結構分析
政府機關資料報告
與財務相關的人事報表
104 HR Max報表功能共有5種模組x 750+欄位，無論想分析什麼，只要直接勾選相關欄位即可跑出相關數據，同時提供樞紐分析功能，讓您快速獲得精準的數據。
不只自訂報表，人資儀表板更是所有HR的最愛功能！
除了報表功能外，HR Max 還提供預設的人資儀表板，以圖表呈現關鍵的人資數據，幫助 HR 和主管快速掌握人才現況，例如：
員工性別、年齡、離職、育嬰留停等統計。
公傷病假、產假/產檢假/陪產假等統計。
主管職/非主管職的薪資結構統計。
讓HR可一目了然掌握現況，並且還能將圖表下載放進簡報中，可以直接與老闆報告說明，榮獲HR最愛的功能之一！
人資系統整合BI系統，打造專業WorkFlow
為了進一步提升人資數據的價值，HR Max 提供 OPEN API，可與企業的 BI（商業智慧）系統進行介接，打造更專業的人資洞察儀表板。 透過整合 ERP、CRM、HRM 等各種系統的資料，可以產出更具策略意義的分析結果，例如：
HR 總覽：即時掌握人力資源狀況。
團隊分析：了解團隊結構與能力，輔助任務分派。
新人管理：掌握新人留任情況，提升招募效率。
離職分析：分析離職原因，降低離職率。
出缺勤管理：掌握整體出勤狀況，提升員工效率。
以上這些功能與串接不僅是方便人資作業而已，更能展現人資的價值與決策能力。
數據說話！幫助HR提升價值與效率
自訂報表功能的推出，對企業管理好處已經提了很多，以下整理幾點優勢讓企業與人資能更加瞭解，選擇有自訂報表、儀表板、OPEN API串接的人資系統，如何真的能在人事工作上提升效率與價值。
靈活性與客製化：自訂報表允許HR根據特定需求選擇和調整報表欄位，能針對個別企業或部門的需求進行客製化設計，從而提高數據的實用性。
加速數據與深入分析：自訂報表功能大幅提高數據處理的效率，使HR可以快速生成報表，無需手動整理數據，能進行更深入的數據分析。
自動化數據更新：一旦設置報表，HR每次下載只要調整報表資料的篩選條件，隨時自動更新報表資料，確保獲取最新及準確的資訊，減少手動輸入錯誤。
數據驅動決策：自訂報表可提供所需的關鍵數據，幫助HR和管理層做出明智的決策，尤其在招募、留才及其他人力資源策略上能夠提供有力的數據支持。
即時應對突發需求：在面對突發狀況，如主管要求特定報表或即時資訊，自訂報表能確保HR能迅速回應和提供所需數據，提升人力資源部門的應變能力。
104 HR Max 的自訂報表功能不僅是工具，還是一個協助企業與人資發掘數據價值的專業夥伴，使人資的管理工作變得愈加有價值與效率。強大的報表功能，讓各個企業能夠在數據驅動的時代中，取得優勢！
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報表分析系統推薦指南：中小企業如何不靠工程師也能看懂數據
「上個月業績為什麼下滑？」這個問題，在許多公司需要等上一週才有答案：業務匯出一份檔案，會計匯出另一份，再由某位同事花兩三天比對。等報表做完，問題多半已成定局。報表分析系統的價值，在於縮短從問題到答案之間的時間。
【報表分析系統是什麼】
可以把它理解為企業營運的儀表板層，負責把分散在 CRM、會計、人事、業務與行銷等系統的關鍵數據彙整在同一處，並以圖表呈現。傳統做法依賴試算表手工拼湊，每月要花數天結算才看得到上月數字。
管理王的報表分析系統內建於平台，資料來自企業日常在系統內的作業紀錄，因此不需要另外購買串接服務。
【六項主要功能】
一、全模組數據彙整。任務完成率、團隊績效、客戶轉換漏斗、業務業績排行、行銷活動投報、客服回應時間、員工工時分布與會計收支趨勢，集中在同一個分析介面。
二、自助建立報表。報表支援自訂維度，可依時間區間、部門、個人、客戶分類或商品類別組合，並提供柱狀圖、折線圖、圓餅圖與熱力圖等圖表，主管不必委託工程師撰寫查詢。
三、匯出與排程寄送。支援 CSV、Excel 與 PDF 匯出，也可以設定排程，例如每週一早上自動把上週績效報表寄給各級主管。
四、AI 歸因分析。以一句話提問，例如上個月業績為什麼下滑，AI 會進行原因分析，指出影響較大的因素並提出建議行動。
五、績效透明。個人、團隊與部門的完成率和達成率可以並列檢視，搭配平均處理時間與逾期率，讓績效評估有客觀依據。
六、與戰情室搭配。日常以戰情室看總覽，需要深入時再進入報表分析拆解細節，兩者使用的是同一份資料。
【誰適合使用】
想從憑經驗管理走向數據化管理、但沒有資料分析團隊的企業，是主要的適用對象。
情境一：一家顧問公司的執行長，過去業務報表要延遲一週才看得到。改用平台後，可以即時查看每位顧問的工時、收入貢獻與商機進度，問題剛出現時就能處理。
情境二：一家連鎖餐飲的營運主管，各店資料分散在不同系統，月底才知道盈虧。現在可以比較各店的客單價、毛利與人事成本，異常店面不必等到月報才被發現。
【如何挑選：報表分析系統比較】
報表分析系統比較可以從三種做法切入。
第一種是自行建置資料倉儲與商業智慧工具。分析能力強，但需要專人撰寫查詢與維護資料模型，適合已有資料團隊的企業。
第二種是單點報表工具。上手較快，但資料必須從各系統匯出或另外串接，資料來源愈多，維護工作愈重。
第三種是整合平台內建的報表功能。資料與分析在同一處，免除串接，但前提是日常作業已經在平台上進行。
官網建議優先看四件事：資料來源是否完整、數字是即時還是日結或月結、系統能否把數字轉成該怎麼做的建議，以及介面是否為繁體中文並符合台灣的稅務與發票邏輯。
【讓報表真正被使用的做法】
許多企業導入報表工具之後，真正常態使用的只有少數幾張報表。這不是壞事，重點在於那幾張報表是否對應到實際的決策。建議先從三類報表開始建立。第一類是每週固定檢視的營運報表，例如業績達成、新增客戶與任務逾期率，用排程寄送給主管。第二類是每月檢討用的趨勢報表，觀察收支、客戶轉換與客服回應時間的變化。第三類是臨時性的問題分析，有疑問時再以自訂維度拆解，或直接向 AI 提問。
資料品質同樣重要。如果業務沒有即時更新商機狀態，或客服案件沒有確實結案，報表數字就會失真。導入初期可以先挑一兩個指標，要求相關人員養成登錄習慣，確認數字可信之後再擴大範圍。報表的定義也應該寫清楚，例如成交以簽約日還是收款日認列，避免各部門對同一個數字有不同解讀。當主管開始以報表上的數字作為開會依據，第一線人員自然會更重視資料的完整。
【報表與日常管理的結合】
報表不應該只在月底出現。比較理想的狀態，是把數字融入平日的管理節奏：業務主管每週以業績與商機報表進行一對一討論，客服主管以回應時間與逾期率安排人力，經營者以收支趨勢評估下一季的投入。當每一層主管都有自己固定檢視的報表，並且知道數字變化時該採取什麼行動，數據化管理才算真正落地，而不只是多了一套工具。
【費用說明】
關於報表分析系統費用，管理王採方案制，各系統內建於方案中，不需為單一系統另外付費。想先試用的團隊可以從免費方案開始：NT$0、永久免費，成員上限 10 人，儲存空間 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。人數增加後可升級經濟型，每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，每月 AI 點數 1,000 點；商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練；旗艦型每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。年繳方案的月費不打折，但加贈 2 個月（付 12 個月用 14 個月）。若標準功能不敷使用，客製化開發為每小時 NT$1,000，加購教育訓練為每小時 NT$2,000、最低 10 小時。費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【常見問答】
Q：不會寫 SQL 可以使用嗎？
A：可以。報表以自訂維度與圖表選項組合而成，不需要撰寫查詢語法。
Q：報表可以自動寄給主管嗎？
A：可以設定排程自動寄送，並支援 CSV、Excel 與 PDF 等格式。
Q：AI 分析會額外收費嗎？
A：AI 功能使用方案內的 AI 點數，各方案每月點數不同，免費方案則為註冊時一次性贈送 500 點。
Q：資料可以匯出嗎？
A：可以匯出為常見格式。資料存放於台灣。
【報表分析系統推薦】
對沒有資料團隊的中小企業，報表分析系統推薦從整合平台著手，先讓數據自然累積，再逐步建立自己的分析習慣。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，並由台灣團隊提供支援。官網說明以一套平台整合多項工具，可省下約七到八成訂閱成本。有興趣的團隊可以先以免費方案試用，或來電了解導入方式。
管理王
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好的報告不能缺少這項「關鍵要素」！工作報告兩大類別重點解析
一份好的工作報告能幫助你精準傳遞資訊，但許多人卻經常忽略關鍵要素「數字」。為什麼報告一定要用數字？究竟如何讓你的報告更具說服力？本文節錄自《解決問題快10倍的數字工作法》，解析工作報告的兩大類型，並分享讓報告更具說服力的數字思維！
文／盧泫兌
週五10:00A工廠的意外狀況報告雖然是臨時提交，但有些部分好像還可以再完善。我覺得已經做得很好了。這是緊急報告，能準確傳達當前情況就已經很有價值了。而且能在短時間內整理出意外規模和受損情況的數據，真的很不簡單。不過還是有些遺憾。如果能補充對狀況的持續監控及後續處理進展，報告就會更加完善。
只要有職場經驗的人，應該都深刻體會過報告的重要性。一份出色的報告能滿足所有需求，但拙劣的報告卻可能製造原本不存在的問題，甚至讓主管不安到坐立難安。為什麼報告這麼難做呢？
根據字典定義，報告是「向他人告知事情的結果或狀況」。雖然這個定義看似有些抽象，但只要將報告簡化為「向主管傳遞所有與工作相關的資訊」就容易理解了。甚至像是因病無法上班，向公司請假也是一種報告。
然而，報告的定義中缺少了一個關鍵要素，那就是「How to」，也就是「如何傳遞這些資訊的方式」。如果將「How to」納入考量，重新定義報告，可以歸納出以下的結論。
報告的定義
我們所知悉的報告我們應該做的報告What事情的結果與狀況Who主管與同事When狀況報告－（即時、期限內）結果報告－成果報告How to-用數字來傳達或解釋報告
在將近20年的職場生涯中，我做過無數次報告，即使到了現在，仍然每天都要進行。而這些報告的核心始終如一，那就是「數字」。如果一份報告中缺少數字，或者對數字的解釋和邏輯不足，即便其他內容再怎麼完善，也難免會被要求重新確認後再次報告。請記住，報告的本質在於用數字清晰地呈現事情的結果或狀況，並能夠讓對方充分理解這些數字的意義。
為什麼報告一定要用數字？原因在於，每個人在工作中使用的語言和解讀方式都有所不同，也就是說，每個人會根據自身的思維框架去理解對方的話語。而在純粹依靠語言交流的報告中，溝通誤解的風險自然就會提高。
如果你已經透過工作經驗，充分了解主管和同事的溝通習慣，或許能準確捕捉他們的語言重點。但如果你在有限的時間內無法做到這一點，那麼使用明確、直觀的數字來進行報告，就成了不可或缺的方法。
以下舉例說明，假設報告中以「困難」、「很難」或「不可能」等模糊詞彙來描述，若改以數字表達，其內容將變得更具體明確，修改後的結果如下：
達成目標有一定難度。→目前距離目標還差30％
按照現在的情況，幾乎不可能達成目標。→距離目標營業額還差15億韓元。若要100％達標，接下來每個月至少需要達成5億韓元的營業額。
因為銷售狀況不如預期，很難達標。→距離目標銷售量還差2,500個
工作報告的兩大類別
依照目的不同，工作報告可以分為兩類：一類是「緊急通報」，另一類是「計畫報告」。
緊急通報：突發事件、事故或無法預測的狀況
緊急通報通常針對突發的事件、事故或不可預測的狀況，要求快速傳遞核心資訊。例如，假設某工廠發生火災，若因追求完美的報告內容，花時間整理起火原因、分析詳細數據或提出防範對策，工廠可能在這期間就已燒毀殆盡。在這種情況下，「迅速」才是通報的核心，最重要的是用最少的資訊快速回報當前狀況。然而，追求快速並不代表可以省略數據支撐。
即使是緊急通報，也需要包含一些關鍵數字，例如：是否有人員傷亡？火災規模有多大？火勢大約需要多久才能撲滅？這些可以立即掌握的數據，哪怕簡單，也應列入報告，以解答主管的疑問並協助決策。
計畫報告：公司內的日常報告
計畫報告則涵蓋了公司內大部分的日常報告類型，包括預測、分析、業績、應對方案等內容。這類報告的核心重點在於「準確」和「邏輯」。
在公司中，經常需要透過報告來分享進度或匯報成果。例如，假設收到指示要評估某項業務的可行性，或預測某產品的銷售與生產量，在收到指示時，通常也會被告知報告完成的期限。此時，比起快速完成，準確的數據和合理的邏輯才是計畫報告的關鍵。計畫報告需要提出精準的數據，並透過清晰的邏輯進行詳細解釋。
為了提升計畫報告的品質，建議回顧STEP1，檢視自己是否已經建立起良好的數字思考力，這將成為計畫報告成功的基礎。
節錄自：采實文化《解決問題快10倍的數字工作法：韓國三星經理教你4步驟用數據思考，從企劃、分析、決策到報告都事半功倍，獲得賞識和成就感》／盧泫兌 著
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日報表範本管理系統推薦：各部門欄位與填報格式的設計指南
推行日報表失敗的公司，常見的原因是全公司共用同一張表。業務覺得欄位不夠，工程師覺得欄位太多，最後大家都在「其他」那一格寫作文，資料既無法統計，也難以比較。
日報表範本管理系統解決的是格式問題：由管理員設定日報表範本，讓各部門有自己的欄位與填報格式，同時維持資料可以彙整的一致性。這是日報制度的地基，卻最容易被跳過。
【設計範本前先想清楚】
在評估日報表範本管理系統之前，建議先回答三個問題。
這份日報要回答什麼問題。如果主管想知道的是拜訪量與成交機會，欄位就應該是數字與下拉選項，而不是大段文字。
誰負責維護範本。由管理員統一控管，還是開放各部門主管自行調整，會影響工具的權限需求。
欄位改版後舊資料怎麼辦。範本一定會修改，能否保留歷史版本並回溯對照，是挑選時不能省略的檢查項目。
【功能說明】
根據管理王官網功能頁的內容：
拖拉式範本編輯器：內建數字、文字、下拉、多選、日期、評分、連結、附件等欄位類型，不需要寫程式，用拖拉的方式就能組出報表。
部門分類與內建範本庫：範本可以依業務、客服、工程、行政等部門分類管理，系統也內建十餘種常見產業範本，可以直接套用再修改。
預建選項：下拉選單與多選項目事先建好，員工填報時從清單中選取，避免同一件事每個人寫法不同，造成後續無法統計。
版本管理：範本改版後，舊資料完整保留並可回溯對照。欄位也支援條件顯示，例如填了某一欄才出現下一欄。
自動計算欄位：可以設定公式，例如輸入報價金額與成交機率後，自動算出期望值。
指派與使用統計：由主管決定誰使用哪一份範本，範本可以複製微調，也可以跨部門共用；使用統計則顯示每份範本實際被填寫的次數，方便淘汰沒人用的版本。
【實際應用的樣子】
假設一家有業務、客服與工程三個部門的公司。業務部的範本包含拜訪家數、報價金額與成交機率，並自動算出期望值；客服部的範本以案件數與案件類型的下拉選項為主；工程部則是今日完成項目與阻礙說明。三份範本各自不同，但填報入口一致。
半年後業務部調整銷售流程，需要新增一個「客戶階段」欄位。管理員修改範本後，舊資料仍然保留原本的樣貌，新舊版本可以對照，不會因為改版而讓歷史紀錄失去意義。
【範本治理的原則】
範本數量會隨時間增加，如果沒有管理，半年後就會出現許多名稱相近、內容略有差異的版本。建議由一位管理員擔任範本的總負責人，各部門主管提出需求，由管理員統一建立與修改。透過日報表範本管理系統的使用統計，每季檢視一次哪些範本已經沒有人填寫，適時停用。
欄位的命名與選項也需要一致。同樣是客戶名稱，業務部與客服部的範本如果使用不同的欄位定義，日後就無法合併分析。下拉選項的內容應避免彼此重疊，並保留一個由管理員定期檢視的「其他」選項，用來發現需要新增的類別。至於條件顯示與自動計算欄位，建議先在少數人身上測試，確認邏輯正確之後再全面啟用，避免錯誤的公式影響整個部門的資料。
【三種做法的差異】
做日報表範本管理系統比較時，市面上的選擇大致可以分成三類。第一類是自建，用試算表、共用資料夾加上通訊軟體拼湊，初期幾乎沒有支出，但資料分散、版本難控，承辦人一換手就容易斷線。第二類是單點工具，功能專精、上手快，不過與其他系統之間的資料要靠匯出匯入或另外串接，工具一多，訂閱與帳號管理的負擔也跟著增加。第三類是整合平台，把相關模組放在同一套資料上，範本產生的資料直接供部門與團隊的彙整報表使用，欄位定義只需要維護一處。
三類做法沒有絕對的好壞，關鍵在公司規模與流程成熟度。人數少、流程單純時，自建或單點工具足以應付；當部門變多、資料需要互相對照時，整合平台的效益才會明顯。管理王屬於第三類，官網說明可省下約七到八成訂閱成本，實際幅度仍須依各公司原本使用的工具組合而定。
【常見問答】
Q：一定要從零開始設計範本嗎？
A：不必。可以先套用內建的產業範本，再依部門需求增減欄位。
Q：日報表範本管理系統的欄位太多，員工會不會不想填？
A：會。建議每份範本控制在幾分鐘內可以填完的長度，善用下拉與條件顯示，把不相關的欄位隱藏起來。
Q：不同部門可以共用同一份範本嗎？
A：可以，範本支援跨部門共用，也能複製後微調。
Q：範本和日報的彙整有什麼關係？
A：範本決定資料的格式，部門與團隊的日報彙整則使用這些資料。欄位定義得愈清楚，後續的統計愈可靠。
【方案與預算】
評估日報表範本管理系統費用時，建議先確認計價單位是按人頭、按模組還是按方案。管理王採方案制，各系統內建於方案中，不需為單一系統另外付費，預算相對容易估算。
免費方案：NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。
經濟型：每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。
商務型：每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。
旗艦型：每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。客製化開發每小時 NT$1,000，加購教育訓練每小時 NT$2,000（最低 10 小時）。實際費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【權限、備份與行動裝置】
導入任何管理工具，都建議在一開始就把權限規劃好。管理王可以依角色區分可查看與可修改的資料範圍，操作過程留有紀錄，傳輸採加密連線，資料存放於台灣。需要留存或交接時，可將資料匯出為 CSV、Excel 或 PDF。日常使用不限定裝置，官網說明採響應式網頁設計，手機、平板與桌機的瀏覽器都能使用，另提供 PWA 版本，外出或在家工作時同樣可以處理事務。
【下一步】
讀到這裡，如果想把管理王放進日報表範本管理系統推薦的候選清單，可以先註冊免費方案，找一個部門做小範圍試行，再依實際使用狀況評估方案等級。管理王是戰國策集團的產品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊維運，資料存放於台灣。
管理王
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樞紐分析表這樣用！五大實用技巧提升數據處理效率，懶人包整理！
Excel樞紐分析表（Pivot Table）是 Excel 中最強大的數據分析工具之一，它能夠快速整理、匯總並分析大量數據，使決策變得更加直觀與高效。在職場上，無論是財務報表、業務數據還是市場調查，樞紐分析表都能幫助我們更好地理解數據趨勢。
以下將介紹 Excel 樞紐分析表的五大工具，幫助你最大化提升數據處理效率！
1. 值彙總方式（Summarize Values By）——快速計算關鍵指標
當我們建立樞紐分析表時，最基本的需求就是匯總數據，例如計算總和、平均值或最大/最小值。
【如何使用？】
→ 插入樞紐分析表並選取數據。
→ 在「值」欄位中選擇要分析的數據，如「銷售金額」。
→ 點擊「值欄位設定」，選擇不同的彙總方式，如總和（Sum）、平均值（Average）或計數（Count）。
這個工具適用於財務報告、業績分析等場景，幫助你快速提取關鍵數據。
2. 篩選器（Filters）——聚焦關鍵數據
當數據量過大時，篩選器可以幫助我們快速聚焦於特定條件下的數據。例如，僅顯示特定月份的銷售數據或特定地區的業績表現。
【如何使用？】
→ 在樞紐分析表中，將想要篩選的欄位拖曳到「篩選」區域。
→ 點擊篩選器，選擇想要顯示的條件。
→ 樞紐分析表會即時更新數據。
這個工具適用於市場分析或區域性業績評估，幫助我們更專注於目標數據。
3. 切片器（Slicer）——更直觀的篩選方式
切片器是一種視覺化的篩選工具，可以讓使用者直接點擊篩選條件，而不需要使用傳統的下拉選單。
【如何使用？】
→ 選取樞紐分析表，點擊「插入」>「切片器」。
→ 選擇要當作篩選條件的欄位，如「產品類別」或「銷售區域」。
→ 點擊切片器中的按鈕，樞紐分析表會即時變更。
這對於簡化數據篩選過程非常有幫助，特別適合需要頻繁切換條件的情境。
4. 數據透視圖（Pivot Chart）——將數據圖像化
樞紐分析表本身雖然強大，但數據可視化同樣重要。數據透視圖可以將樞紐表的數據直接轉換成圖表，讓趨勢一目了然。
【如何使用？】
→ 選取樞紐分析表，點擊「插入」>「樞紐圖表」。
→ 選擇適合的圖表類型，如長條圖、折線圖或圓餅圖。
→ Excel 會自動生成圖表，並與樞紐分析表保持同步更新。
這個工具適用於製作報告，讓數據不再只是枯燥的數字，而是清晰易懂的視覺化資訊。
5. 計算欄與計算欄位（Calculated Field & Calculated Item）——進階數據分析
如果內建的計算方式無法滿足需求，可以透過「計算欄位」與「計算欄」來自定義計算公式。例如，在銷售報表中，你可以新增一個「利潤」欄位（=銷售金額 - 成本）。
【如何使用？】
→ 選取樞紐分析表，點擊「分析」>「欄位、項目與組合」>「計算欄位」。
→ 輸入自定義公式，如 =銷售金額 - 成本。
→ 點擊確定後，樞紐分析表會自動新增此計算結果。
這個工具適用於需要進一步計算的商業報表，如毛利率、成長率等。
樞紐分析表不僅能快速整理數據，還可以透過這五大工具進一步提升數據分析的靈活性與效率。無論你是財務專員、行銷人員還是業務分析師，掌握這些技巧，能讓你的數據分析能力更上一層樓！
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ChatGPT x Excel | 職場必學商務數據分析術
https://nabi.104.com.tw/course/tibame/8ec8ed91-2d58-4d07-aa08-e342a12cb84b
數據分析師｜入門實戰：Excel x AI 打造最強數字力
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從Excel到Power BI數據視覺化
https://nabi.104.com.tw/course/tibame/f9cc35cc-497a-4d9a-8bff-fa63fd483ff1
如何評估專案經理(PM)的工作表現？除專案成果外，還有這些指標！
評估專案經理的工作表現需要綜合考量多個方面，包括專案的具體成果、團隊的回饋以及數據分析等。以下將提供幾個方法能全面地了解專案經理的能力和表現，並為其提供相應的支持和發展機會，如關鍵績效指標（KPIs）、團隊回饋、專案成果及數據分析。
1. 關鍵績效指標（KPIs）
- 專案完成率：評估專案是否按時、按預算和按質量標準完成。這是衡量專案經理成功與否的基本指標之一。
- 預算控制：檢查專案是否在預算範圍內運行，並分析預算偏差的原因。這可以幫助了解專案經理在資源管理方面的能力。
- 風險管理：評估專案經理識別和應對風險的能力，包括他們是否能夠預見潛在問題並制定有效的應對策略。
2. 團隊回饋
- 360度評估：通過團隊成員、上級和其他相關利益相關者的反饋來評估專案經理的表現。這種方法能夠提供全面的視角，幫助識別專案經理的強項和改進空間。
- 團隊士氣和滿意度：調查團隊成員對專案經理的領導風格和溝通能力的滿意度。高士氣和良好的團隊合作通常反映出專案經理的有效管理。
3. 專案成果
- 質量標準：評估專案交付成果是否符合預定的質量標準。這包括產品的功能性、可靠性和用戶滿意度等方面。
- 學習與改進：分析專案經理在專案結束後是否進行了反思和總結，並將學到的教訓應用於未來的專案中。這顯示了他們的成長和適應能力。
4. 數據分析
- 專案數據追蹤：使用數據分析工具來追蹤專案進度、成本和資源使用情況。這些數據可以幫助評估專案經理的決策是否基於可靠的訊息。
- 績效報告：定期生成專案績效報告，總結專案的進展、問題和解決方案，並評估專案經理在報告中的透明度和準確性。
告別Excel地獄：用Google免費AI工具，打造零失誤自動化銷售報表
每到月底，您是否也被淹沒在無盡的Excel銷售報表中，為混亂的資料格式、複雜的公式計算和無止境的複製貼上而苦惱？這些耗時且易錯的手動流程，不僅消耗寶貴工時，更隱藏著營運風險。我們將帶您告別傳統的報表地獄，深入探討如何運用強大的免費工具——Google Apps Script + Gemini，將繁瑣的數據處理流程全面自動化。從資料清理、庫存分析到自動生成叫貨單並發送郵件，我們將一步步教您打造一套智慧高效的報表系統，將數天工作壓縮至幾分鐘，徹底解放您的生產力。
文／人資市集
前言
想像一下，每個月底，你的桌面上攤開著「銷售量表」Excel檔案，裡面記錄著數百項商品的銷售情況、進貨成本和庫存狀態；旁邊還有一份「廠商資訊」Excel檔案，記載著二十多家供應商的聯絡方式；以及一份「叫貨單」Word模板，等待被複製貼上無數次...
「又要熬夜了...」你嘆了口氣，開始了月底例行公事。
數據處理的三大痛點
痛點一：混亂的資料格式
銷售表中的庫存欄位，有些寫著「2包9個」，有些寫著「3盒40條」，還有些是「停售」、「尚未進貨」。你必須手動計算實際數量，還要處理重複記錄的品項，如「微糖黑豆奶」出現在兩個不同的列，售價還不一致。
痛點二：繁複的計算工作
計算各品項的總銷量、總營收和毛利率時，你需要設置複雜的Excel公式。特別是處理不同進貨單位的成本計算（如「4袋/40入」成本40元，每個單品成本為1元），稍有不慎就會算錯。
痛點三：重複的文書作業
分析完成後，你必須為每個需要補貨的廠商製作叫貨單，不停地複製貼上廠商資訊、品項、數量、單價、總價...然後將它們一一轉為PDF並發送郵件。這些重複性工作不僅耗時，還容易出錯。
Google Apps Script + Gemini AI 自動化解決方案
透過Google Apps Script結合Gemini AI的強大能力，我們可以將這些繁瑣的工作全部自動化，從數據清理到報表生成，再到郵件發送，全部一鍵完成。以下是具體步驟：
1. 環境準備與檔案設置
將Excel和Word檔案上傳至Google雲端硬碟，轉換為Google格式，並從試算表的「擴充功能」選單開啟Apps Script編輯環境。這一步確保所有檔案都能被自動化程式存取和修改。
2. 使用Gemini AI生成程式碼
這是整個自動化流程的核心環節。無需懂得編程，只要向Gemini AI清楚描述你的需求，它就能生成對應的Apps Script程式碼。例如：
當你告訴Gemini：「請寫一個Google Apps Script程式，從資料夾中找到銷售量表檔案，並讀取'綜合銷售量表_9-5月'分頁的內容」，它會立即生成完整的程式碼：
JavaScript
function findFilesInFolder() {
var folderId = '你的資料夾ID';
var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
var files = folder.getFiles();
while (files.hasNext()) {
var file = files.next();
Logger.log('找到檔案: ' + file.getName());
}
}
你只需將生成的程式碼複製到Apps Script編輯器中，按下執行按鈕，程式就會自動運行。每個步驟都可以用同樣的方式，向Gemini描述需求，獲取程式碼，然後執行。
這種方式特別適合不懂程式設計的使用者，因為你不需要了解程式語法，只需要清楚描述業務需求即可。如果程式執行結果不符合預期，你可以向Gemini解釋問題，它會提供修正後的程式碼。
3. 資料清理與標準化
向Gemini描述資料清理的需求，如「請寫程式將'2包9個'這樣的庫存記錄轉換為實際數量」，它會生成相應的程式碼，自動識別並處理重複品項、統一庫存記錄格式，並將其他備註文字記錄轉換為數字0。
4. 銷售數據分析
告訴Gemini你需要計算各品項的總銷量、總營收和毛利率，它會生成程式碼自動進行這些計算，並將結果按高到低排序，幫助你快速識別關鍵營收品項和高毛利率品項。
5. 庫存分析與補貨建議
描述你的庫存分析需求，如「計算近三個月平均銷量，與目前庫存比較，找出缺貨風險品項」，Gemini會生成程式碼自動執行這些分析，並根據公式計算建議補貨量。
6. 自動生成叫貨單
告訴Gemini你需要根據廠商資訊和補貨建議自動生成叫貨單，它會生成程式碼從廠商資訊表中找出各品項對應的廠商，複製叫貨單模板並填入所有必要資訊。
7. 自動發送郵件通知
描述郵件發送的需求，如「將叫貨單轉為PDF並發送給對應廠商」，Gemini會生成程式碼自動完成這些任務，完全消除手動發送郵件的工作量。
8. 透過Google Apps Script設置自動化觸發條件
在Apps Script編輯器中，點擊「觸發條件」選項，設定時間驅動的觸發機制，如每日、每週或每月自動執行。你可以選擇特定的時間點，確保報表在每個月底自動生成，叫貨單在固定日期自動發送。這樣，即使你不在辦公室，系統也能按照預設的時間表自動完成所有工作，實現真正的全自動化流程。
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自動化帶來的改變
透過Google Apps Script結合Gemini AI的自動化流程，你將原本需要2-3天完成的工作縮短為幾分鐘。不再需要熬夜處理數據，不再擔心計算錯誤，也不再被無止境的複製貼上折磨。
更重要的是，這種自動化方式不需要你懂得編程，只需清楚描述業務需求，Gemini就能生成所需的程式碼。這大大降低了自動化的門檻，讓任何人都能輕鬆實現工作流程的自動化。
現在，每當月底來臨，你只需輕鬆點擊幾下按鈕，就能完成所有工作，然後將寶貴的時間用在更具創意和策略性的任務上。無論你是零售業者、電商經營者，還是任何需要定期處理數據和報表的專業人士，這套自動化流程都能為你的工作帶來革命性的改變。
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如何提高工作效率？4關鍵因素解析：一心二用對生產力有負面效果
如何在有限的時間內完成更多高價值的任務？專家強調，關鍵在於處理對的事情、時間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無止境的任務獲取價值，生產力將能大幅提高。本文為《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選，以實證數據揭示提高效率的秘訣。
文／馬克‧曹–桑德斯
本文目錄（點擊可快速前往）
想完成更多任務，要先做對的選擇什麼是「帕金森定律」？懂運用就能多產出「箱型時間」幫你判斷能否在時限內完成「一心二用」對生產力有負面效果有意識地使用你的「零碎時間」接受「無底洞」知識工作沒有明確的盡頭
現在不流行講生產力了。近來，這個概念已被染上負面色彩，令人聯想到過度干涉的管理方式、沒完沒了的工作、對工作生活平衡和心理健康的忽視。但我仍然能夠很有把握地提出，「提高績效」依舊是重要、值得推崇的工作和生活態度，而箱型時間幫助我們辦到這點。
想完成更多任務，要先做對的選擇
如杜拉克（Drucker）所說，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在對的事情上。想要把注意力放在對的事情上，就要取捨和培養這麼做的心態，不覺得疲憊、不分心，也不覺得那是苦差事。這樣一來，我們將更專注在想要和需要完成的事。如果缺乏計畫，漫不經心地過日子，我們的注意力就會被很多不重要的事給分散。
箱型時間能幫助我們完成大多數的任務，我們可以利用時間箱輕鬆辨識出哪些是需要優先處理的緊急任務。至於非緊急任務，例如學習，也可以利用時間箱指定適合的時段，這樣才不會一延再延。我們也比較有可能在尚有精力處理的時候，正面迎戰經常被有意無意避開的困難任務。至於那些看起來小到不必規劃的單一任務，則可以集合起來，等待一個時間一起處理。最後，那些沒有用處、適得其反的任務，由於不會出現在行事曆上，我們看不到，自然沒有理由去做。
我們試著來量化那些好處。若一個任務的價值可以分成1到10分；假設，當你只是見招拆招，任務平均價值為6分；再假設，當你事先訂出該做的事，任務平均價值為8分，那樣價值就提高了33%。要是我們假設80/20法則適用於知識工作，那麼提升的幅度更大。少數關鍵任務就能貢獻大部分的生產力。
什麼是「帕金森定律」？懂運用就能多產出
有句老話只要顛倒過來，就能提高生產力。雖然很多人愛拿帕金森定律開玩笑，但這條廣受認可的定律告訴我們「工作會不斷膨脹，直到填滿可用的完工時間」。如果你有30分鐘可以整理房間，你就會花30分鐘整理房間；但是如果你有60分鐘，你就會花60分鐘。帕金森定律所說的時間損失，其實和拖延有極大的關係。而箱型時間就是把握這句話的相反面：把工作壓縮到符合排定的完工時間，用比較小的時間箱，來完成相同的工作，聽起來是否很划算。
這個概念有科學研究的支持。在一項研究中，參加實驗的大學生被要求判讀4組照片。其中一隊大學生在實驗開始前被告知第4組照片取消了，但是他們使用的時間，與維持看4組照片的其他隊沒兩樣。判讀3組照片的學生依舊用完可用的時間：「只要預期下一項任務被取消或臨時多出時間，可以在手邊工作東摸摸、西摸摸，會使人大幅降低效率，付出高昂的代價。」許多研究都觀察到相同的結果。
在另外一項實驗中，受試者隨機分配到5或15分鐘，用來完成一模一樣的任務。分配到15分鐘的人，依舊以長出許多的時間完成任務。第3項研究指出，影響期末考分數的因素，有超過1/3歸咎於拖延。
「帕金森定律」運用起來當然也有限度，你是可以規定自己要在1小時內，從零開始寫出1萬字的報告，但不可能辦到。箱型時間沒那麼神奇，前面所提的研究大多是說，你可以節省1/4到一半時間。但也有研究指出，時間減少導致品質下降。2014年，有一項比較近期的研究證實了這點：「有時間壓力的學生，比沒有時間壓力的學生，平均分數低了3分。」
不管是把截止時間定遠一點以減少壓力，還是只要做到一定程度就好，聽起來都很有道理。如果單是懂得運用帕金森定律，就能多擠出1/3的產出，何樂而不為？
「箱型時間」幫你判斷能否在時限內完成
箱型時間可以把大型任務拆成方便估算和管理的小型任務，也就是說這套方法能夠幫助你看清楚龐大計畫裡的各種要素。這類大計畫包括：搬家、推出新產品、籌辦生日派對等。
它可幫助你判斷能否在可用時間內完成，還是你需要另做安排。它也幫助你確認，在時間充裕的情形下，被拆解的小任務是否都能在時限內完成。
「一心二用」對生產力有負面效果
我們在第4章提過一心二用會引起某些負面情緒，然而一心二用也對生產力造成負面效果。
其實，不太會有人真的一面寫報告、一面聊天、一面查閱消費支出、一面簡報，現代人的一心二用，多半發生在分心回應訊息通知，有了通訊軟體（如微軟Teams、Slack、電子郵件）和硬體設備（如筆電、平板電腦、智慧型手機、智慧型手錶），每天都有數不清的通知，導致我們老想查看誰傳來什麼訊息，影響到工作。
一心專用通常能幫我們完成更多事，一心二用或情境切換則會使效率降低：有一份2001年的論文指出，一心二用和情境切換會耗損40%的商業生產時間。一心二用在某些情境非常危險，像是一面開車一面傳簡訊。在美國，每年有超過3千件死亡車禍，原因就是開車不專心。而且有一些認知負荷很高（例如教孩子代數或審閱法律文件）和恢復速度遲緩的事，特別不能被干擾或是一心二用。確實有極少數的任務可以同時進行，後續會在第18章討論。但是就絕大多數的情況而言，箱型時間完全排除一心二用的可能，完整呈現一次做一件事的強大力量。
有意識地使用你的「零碎時間」
我們每天都有許多的零碎時間，像是等候公車、通勤時間、在咖啡廳等人以及會議提早結束或被取消時。大部分的人會把這些時間拿來直接滑手機，是的，看手機已是現代人最直覺化的行為，每天會花超過兩小時的時間，在手機上瀏覽社群媒體。
我們不停滑著手機，很多時候甚至未從中感受到快樂，那不是娛樂，而是上癮。零碎時間被吃掉，享受好處的不是我們，而是大型科技公司。我們失去的每一分鐘，累積成一個又一個小時，甚至更多時間。試想，假如我們能運用零碎時間去做更有價值的事，該有多好。採用箱型時間，並且有意識地使用這些零碎時間，你的一天也許能多一小時有生產力的活動時間。
接受「無底洞」知識工作沒有明確的盡頭
知識工作沒有明確的盡頭。有生產力專家建議，針對這個狀況，最好的做法是接受它和不要在意它。最常見的例子就是電子郵件：當你收到很多電子郵件，一一回覆後，就會收到更多的回信……永無止境。
這麼說並不完全正確。雖然，真的不會有最後一封電子郵件（從這角度看真的沒有止境），但是電子郵件的確替我們傳遞許多有用的資訊。雖然寄出郵件之後，收件匣的信件會變多，但是在那一陣子的電子郵件往來，到了某個時間，你的計劃終將完成，也許是生意談好了，也許是團隊成員比之前更有參與感。你當然需要管理自己的收件匣，不能讓它影響你的情緒或妨礙其他該完成的事，後續將在第11章說明如何防範。
如果能夠考量到所有相關聯的因素，包括處理對的事情、時間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用、從看似無止境的任務獲取價值，生產力將能大幅提高。有個有趣現象，就是一個正在節食，懂得計算和控制熱量攝取的人，會比沒有在計算的人多減掉一倍的體重。用數字估算效益或許過於單純，但是如我在2018年發表的文章所說，箱型時間若運用得當，至少能提高一倍的生產力。
節錄自：三采文化《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》／馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著
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報告有重點、有數據、有結論，為何主管就是不買單？3個誤區可能忽略了
明明資料齊全、說明完整，報告卻總是無法說服人？問題往往出在解讀方式。作者曾任貝恩顧問公司策略顧問，解析報告最常見的3個誤區：只從自身立場解讀、見樹不見林、以及硬套理論脫離現實，並整理出克服問題的3種能力，幫助從大量訊息中找出核心重點。本文節錄自《薪水翻倍的報告撰寫法》。
文／金玲瓏
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報告的常見3大誤區陷阱1：侷限觀點的解讀陷阱2：見樹不見林陷阱3：脫離現實框架用錯，不如不要用避開失真陷阱，需要的3種能力
報告的常見3大誤區
到目前為止，我們已探討報告的3個要素。邏輯思維、「所以重點是什麼」與「為什麼會得出這個結論」，都是強化結構的有力工具。接下來，就讓我們一起看看，該如何巧妙運用這些工具吧。
有時，即使報告已包含所有必要要素，內容仍可能偏離主題。儘管清楚說明了該做什麼、為什麼這麼做，也加入各種數據，羅列得非常清晰，最後得出的結論卻難以引起共鳴，也缺乏說服力。這時，必須重新檢查以下3點：
侷限觀點的解讀。
見樹不見林。
脫離現實。
只要能避開以上3個陷阱，就能保證報告不會偏離主題。現在就來一同檢視這3個問題，以及該如何避開它們。
陷阱1：侷限觀點的解讀
第一個陷阱是：侷限觀點的解讀。舉例來說，A項目是公司的新事業，公司正在評估是否應持續投入資金於該事業，以及目前的經營成績。此時，負責人拿著整理好的報告說：「近期銷售增加50％，顯示已逐漸培養出忠實顧客，應該繼續經營這項事業。」
這段陳述乍聽之下相當合理，看似符合報告該有的邏輯結構。「所以重點是什麼」（繼續經營這項事業）與「為什麼會得出這個結論」（近期銷售增加50％，顯示已逐漸培養出忠實顧客）兩者均無遺漏。但這樣就能確保負責人說的正確無誤？
據了解，A項目多年來持續占用公司超過一成的資金，但銷售占比卻始終不足公司整體的1％。此外，在市場中的競爭力也不明確，最近銷售之所以成長，只是受到大型促銷活動帶動。這項事業投入的成本很多，獲利卻趨近於無，某種程度上甚至可以視為虧損。即使擁有部分忠實顧客，人數也相當有限，而且長期以來幾乎沒有新顧客。
在這樣的情況下，負責人卻表示：「A項目最近銷售表現不錯，所以應該繼續經營。」這樣的判斷，真的正確嗎？
當然，A項目負責人的發言並非毫無根據。銷售成長與擁有忠實顧客，的確是不爭的事實。只是，若從公司整體角度來看，A項目更像是花了很多錢，卻沒什麼水花的「雞肋事業」。而從負責人的立場來看，由於這是自己長期投入心力的事業，自然會希望保住它，同時也能避免因經營成果不佳而遭到批評。
越是在這樣的情況下，越需要以客觀角度看待問題。站在公司的立場，比起費心包裝A項目的業績，更希望負責人能主動指出問題，並提供替代方案。例如停止該項目，將相關資源重新投入其他核心業務，或嘗試轉向更具成長潛力的新項目。
即便是具邏輯依據的發言，也不代表一定是正確的訊息。同樣一個現象，也會因觀察角度、評斷標準與解讀方式不同，而產生截然不同的結論。隨著邏輯結構的差異，最終呈現出的訊息，可能偏向個人立場，也可能真正符合整體利益。
陷阱2：見樹不見林
偏離主題的第二個原因就是見樹不見林。有一天，負責線上服務的主管發現一項異常數據──使用B服務的人數突然下降20％，他立刻慌張的向上回報：「B服務的使用人數下滑20％，必須立刻改善該服務。」
這項提案中，「所以重點是什麼」（立即改善B服務）與「為什麼會得出這個結論」（B服務的使用人數下滑20％）看似都交代清楚了。但問題是，只要改善B服務就夠了嗎？
在急著下結論之前，不妨先檢視整體狀況。仔細查閱後會發現，不只是B服務，連帶C服務與D服務的使用人數，也都下降20％。
換句話說，最近使用整體服務的人數下降20％，因此各項服務的使用人數也因此受到影響。既然如此，難道能說問題出在B服務嗎？眼下最該做的，真的是改善B功能嗎？
在改善B服務之前，應該先釐清為何整體使用人數銳減，並確認是否能採取措施，挽回這些使用者。
工作中很常出現類似情況──忽略整體脈絡，僅憑一、兩項數據就急著判斷並下結論。即使是再聰明的人，也可能掉入這種陷阱。因此，為了避免這種錯誤，應該在解讀問題與分析情況時，不斷反問自己：「我是否忽略了整體？」、「是否有遺漏的地方？」
除此之外，我們再來看看行銷組長C的案例。某天，C突然發現這個月訪客人數暴跌了30％。驚慌之下，他立刻提出以下提案：「這個月的訪客人數暴跌了30％，必須盡快增加行銷預算。」
這個提案看起來也十分合理。增加行銷預算，的確可能帶動使用者成長。「所以重點是什麼」（立即增加行銷預算）與「為什麼會得出這個結論」（訪客人數暴跌30％），這兩個部分，也都交代清楚。
倘若此時擴大範圍檢視數據，又會發現什麼？真正該做的應該是在急著追加行銷預算前，先回頭檢視過去兩年的整體趨勢，而非只盯著最近這兩個月的數據。只要仔細查看就能發現，這個公司因為事業屬性的關係，某些季節使用者會增加，反之則會下降。由此可知，現在的數據變化，只是反映了季節波動。
由於季節因素影響，這項服務的當月訪客人數，原本就會比上個月減少約30％。若不與前一個月相比，而改與去年同期比較，會發現人數其實上升20％。既然如此，「訪客人數比上個月暴跌30％」，算是嚴重問題嗎？
雖說對企業而言，若能每月持續成長是再好不過，但像這樣季節性明顯的事業，在判斷數據時，更需要以宏觀的角度來看待。
觀察某種現象並從中獲取訊息時，必須兼顧整體與局部，以及長期趨勢與短期變化。若只關注局部現象或短期數據，可能會忽略更重要的細節，甚至導致判斷失真。
陷阱3：脫離現實
最後一個陷阱，則是脫離現實。以下是一個與多家企業合作的案例，這些合作公司原本各自經營自家工廠。然而，總部企劃負責人D卻認為：「各自運營不僅無法發揮規模經濟，也缺乏效率。」因此，他強烈主張，即使要耗費巨額資金，也應整合成一座大型綜合工廠，並表示：「蓋了大工廠後，合作公司的訂單就能統一透過總部管理，合作方也能因規模經濟獲得更大利益。」
在D看來，只要將工廠合而為一，不但能發揮規模經濟、降低成本並提高效率，也能省去經營工廠的繁瑣雜事，這份提案看起來的確不錯。關於「所以重點是什麼」（蓋一座大型綜合工廠）與「為什麼會得出這個結論」（透過規模經濟讓雙方獲利）的邏輯結構，也相當完整。
不過，這項計畫勢必要投入大額投資，總讓人覺得哪裡不太對勁。因此，團隊決定深入檢視，而後在過程中發現幾個關鍵問題。在確認合作工廠的生產流程後，發現這些製程都難以自動化。也就是說，合作工廠的產量與投入的人力成正比，並不是蓋一座大型綜合工廠就能解決的事。
另一個問題是，合作方各自負責生產的內容本就不同。只有在製程相近的情況下，才能產生協同效應，但由於產品與生產流程皆不相同，即使強行合併，也無法形成更快速、更有效率的運作模式。
此外，光是讓合作方關閉目前營運中的工廠，並將既有設備與貨物轉移至綜合工廠，就需要付出龐大成本，這本身便是一大阻礙。更何況，每個合作方早已經在工廠用地、設備等方面投入大量資金，也為了維持運營招聘不少職員，因此要讓工廠停運並不容易。
透過規模經濟改善效率、提高利潤率，是管理學常見的策略之一。但現實往往比教科書更複雜，有時甚至會與理論完全相反。不論接觸任何書籍或理論，都要時刻警惕過度套用，或認為它能適用於任何情況。若對現實缺乏足夠理解，只是一味強調理論和技巧，那麼提出的訊息表面看似合理，實際上卻可能早已偏離重點。
框架用錯，不如不要用
套用特定框架也是如此。隨着管理學發展和顧問產業興起，各種思維框架接連誕生。從大家熟悉的「SWOT分析」、「○○矩陣」，到「○○飛輪」等，在經營學書籍、教科書，以及各種部落格都隨處可見。然而，如果對現況缺乏正確理解，就貿然套用這些模板，有時可能會產生「不如不要用」的念頭。
目前許多廣為人知的框架，大多出自顧問公司。即使是曾開發過優秀框架的經營顧問，在實際工作時，也不會只依賴單一框架就想推動所有專案。因為每個產業、每家公司面臨的問題和情況都截然不同，無法用同一套模板帶入所有案例。
正因如此，比起使用既有框架，能否根據專案當下的情況，重新建立思考框架才是更理想的做法。
不同情況適用的框架各不相同，與其了解各種框架、鑽研特定框架，擁有能針對情境處理的能力更重要。所以，簡報不該只停留在形式，應以能真正影響業務和成果的訊息為主。
避開失真陷阱，需要的3種能力
到目前為止，相信你已經了解即使具備完整的邏輯結構，訊息仍可能失真的3種典型情況，分別是「侷限觀點的解讀」、「見樹不見林」及「脫離現實」。想避免落入這些陷阱，就必須具備以下能力：
客觀解讀：比起從主觀角度解釋現象，更應站在客觀立場提出合理觀點。
綜觀全盤的思考能力：從整體與長期角度得出合理結果，而非沉溺於細枝末節和短期目標。
現實感：跳脫表面包裝或固有理論，聚焦本質、傳遞具有實際意義的訊息。
前面提到的邏輯思維，以及能展現思考能力的「所以重點是什麼」與「為什麼會得出這個結論」，再加上「客觀解讀」、「綜觀全盤的思考能力」及「現實感」，等於已經具備從大量訊息中找出核心重點的能力。
節錄自：大是文化《薪水翻倍的報告撰寫法：我在全球三大顧問之一，貝恩策略公司學到的祕訣。》／金玲瓏 著
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