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Streamline
指的是透過優化流程、減少不必要的步驟或資源浪費，提升工作效率和品質。具備這項能力的人，能有效找出瓶頸，簡化作業流程，縮短完成時間，同時降低成本與錯誤率。這對團隊協作和企業競爭力都有正面幫助，是現代職場中非常實用且被高度重視的技能。
提升你的實力，朝專業更進一步
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AI為你的企業賦能ChatGPT改變傳統工作流程
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Vibe Coding：AI 網路應用開發實戰（下）
ChatGPT x Gemini AI 簡報高效工作術：從自動架構到視覺美化的全方位教學！
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Line Bot聊天機器人-C#介接AI影像辨識導覽系統設計
精選證照
考取專業證照，讓能力被市場看見
DSCRMA流通服務與顧客關係管理分析師
服務業已佔國內生產總額的七成，其中各式商品的流通服務又佔服務業總額的大宗，因此，具備流通經營管理能力的實務人才，將是未來市場的熱門需求之一。
本檢定培訓（流通服務與顧客關係管理分析師-證照班），期望達成以下目標：
•結合理論與實務培養務實致用的流通經營第一線管理人才
•促進流通服務與顧客關係管理之應用學習
•協助流通e化人才的職能培育推廣
•培訓通過證照檢定考試。
本證照學科從『流通經營基礎』到『顧客關係管理』並結合科技應用工具，如POS系統、CRM系統等，藉由顧客消費分析(例如：消費頻率、客單價、商品組合分析等)，更精準地設計市場產品行銷策略，改善顧客消費經驗，結合優質服務，以因應市場的快速變動讓顧客滿意，提高市佔率與顧客忠誠度。
盈豐資訊科技有限公司
丙級電腦輔助立體製圖
由於產業升級及製圖方法與設備的改進，為配合電腦繪圖軟體以立體方式從事輔助設計製圖工作及提升專業人員技能水準與研發工作之效率，特定本檢定規範。
丙級電腦輔助立體製圖技術士之工作內涵，是指擔任單件立體圖繪製及圖面管理等工作，包括應用磁碟作業系統、安裝軟體與使用電腦週邊設備、設定繪圖環境、控制圖形顯示幕、輸出圖形與管理圖面等基本工作及繪製單件立體圖、單件立體剖視圖等項。
勞動部勞動力發展署技能檢定中心
SSE Interior Design Using AutoCAD
要成為一名專業專職的高薪室內設計師，AutoCAD是必須要會使用的軟體，只有能夠熟練運用AutoCAD製圖技術，才有可能進入室內設計的業界一展身手。
而同樣是AutoCAD，在室內設計領域所慣用的一些表現方式，也有其特殊性，必須要能畫出符合專業規範的AutoCAD室內設計平面圖及施工圖，才能讓雇主、業主乃至同行，信服你的專業能力，以及更實際的，讓實際施工的團隊，能百分百的完成建案，避免施工錯誤。
本試題即為AutoCAD室內設計的專業檢定，通過本測驗，代表您具有AutoCAD室內設計相關的專業製圖能力，是可以進入室內設計公司任職，即戰力的能力認可。
Silicon Stone Education (SSE)
實體設計 (Creo Parametric/SolidWorks)
實體設計證照主要驗證持有者在Creo Parametric或SolidWorks軟體操作上的專業能力，涵蓋三維建模、零件設計、組件裝配及工程圖繪製等技能，能有效運用軟體完成產品設計與修改，提升設計效率與精確度，適用於機械、電子及工業設計等多種產業，具備此證照者具備良好的CAD工具應用能力，能協助企業加速產品開發流程，提升競爭力。
尚未查核發照單位
流通門市管理軟體應用師
流通門市管理軟體應用師證照專為提升門市管理與營運效率而設計，涵蓋銷售、庫存、訂單及客戶關係管理等軟體操作技能，具備此證照代表能熟練運用流通業常用軟體工具，有效協助門市日常作業及數據分析，提升營運績效與服務品質，適合零售業從業人員及管理者持有，助力職涯發展與專業能力提升。
尚未查核發照單位
DP-203 Azure資料工程師技術師
身為此認證的應試者，您應該具備主題專業知識，能夠將各種結構化、非結構化和串流資料系統中的資料，整合、轉換及合併成適合建置分析解決方案的結構描述。身為 Azure 資料工程師，您可以協助利害關係人透過探索來了解資料，並使用不同的工具和技術來建置資料處理管線，並維護其安全性與合規性。 您會使用各種 Azure 資料服務和架構來儲存及產生經過清理和增強的資料集，以供分析。 此資料存放區可根據商務需求使用不同的架構模式進行設計，包括：新式資料倉儲 (MDW)、巨量資料、Lakehouse 架構。身為 Azure 資料工程師，您也可以在指定的一組商務需求和條件約束下，協助確保運作資料管線和資料存放區都保持高效能、有效率、有條理且穩定可靠。 您可以協助找出作業與資料品質問題，並對其進行疑難排解。 您也會設計、實作及監視資料平台並將其最佳化，以符合資料管線的需求
Microsoft
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告別Excel地獄：用Google免費AI工具，打造零失誤自動化銷售報表
每到月底，您是否也被淹沒在無盡的Excel銷售報表中，為混亂的資料格式、複雜的公式計算和無止境的複製貼上而苦惱？這些耗時且易錯的手動流程，不僅消耗寶貴工時，更隱藏著營運風險。我們將帶您告別傳統的報表地獄，深入探討如何運用強大的免費工具——Google Apps Script + Gemini，將繁瑣的數據處理流程全面自動化。從資料清理、庫存分析到自動生成叫貨單並發送郵件，我們將一步步教您打造一套智慧高效的報表系統，將數天工作壓縮至幾分鐘，徹底解放您的生產力。
文／人資市集
前言
想像一下，每個月底，你的桌面上攤開著「銷售量表」Excel檔案，裡面記錄著數百項商品的銷售情況、進貨成本和庫存狀態；旁邊還有一份「廠商資訊」Excel檔案，記載著二十多家供應商的聯絡方式；以及一份「叫貨單」Word模板，等待被複製貼上無數次...
「又要熬夜了...」你嘆了口氣，開始了月底例行公事。
數據處理的三大痛點
痛點一：混亂的資料格式
銷售表中的庫存欄位，有些寫著「2包9個」，有些寫著「3盒40條」，還有些是「停售」、「尚未進貨」。你必須手動計算實際數量，還要處理重複記錄的品項，如「微糖黑豆奶」出現在兩個不同的列，售價還不一致。
痛點二：繁複的計算工作
計算各品項的總銷量、總營收和毛利率時，你需要設置複雜的Excel公式。特別是處理不同進貨單位的成本計算（如「4袋/40入」成本40元，每個單品成本為1元），稍有不慎就會算錯。
痛點三：重複的文書作業
分析完成後，你必須為每個需要補貨的廠商製作叫貨單，不停地複製貼上廠商資訊、品項、數量、單價、總價...然後將它們一一轉為PDF並發送郵件。這些重複性工作不僅耗時，還容易出錯。
Google Apps Script + Gemini AI 自動化解決方案
透過Google Apps Script結合Gemini AI的強大能力，我們可以將這些繁瑣的工作全部自動化，從數據清理到報表生成，再到郵件發送，全部一鍵完成。以下是具體步驟：
1. 環境準備與檔案設置
將Excel和Word檔案上傳至Google雲端硬碟，轉換為Google格式，並從試算表的「擴充功能」選單開啟Apps Script編輯環境。這一步確保所有檔案都能被自動化程式存取和修改。
2. 使用Gemini AI生成程式碼
這是整個自動化流程的核心環節。無需懂得編程，只要向Gemini AI清楚描述你的需求，它就能生成對應的Apps Script程式碼。例如：
當你告訴Gemini：「請寫一個Google Apps Script程式，從資料夾中找到銷售量表檔案，並讀取'綜合銷售量表_9-5月'分頁的內容」，它會立即生成完整的程式碼：
JavaScript
function findFilesInFolder() {
var folderId = '你的資料夾ID';
var folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
var files = folder.getFiles();
while (files.hasNext()) {
var file = files.next();
Logger.log('找到檔案: ' + file.getName());
}
}
你只需將生成的程式碼複製到Apps Script編輯器中，按下執行按鈕，程式就會自動運行。每個步驟都可以用同樣的方式，向Gemini描述需求，獲取程式碼，然後執行。
這種方式特別適合不懂程式設計的使用者，因為你不需要了解程式語法，只需要清楚描述業務需求即可。如果程式執行結果不符合預期，你可以向Gemini解釋問題，它會提供修正後的程式碼。
3. 資料清理與標準化
向Gemini描述資料清理的需求，如「請寫程式將'2包9個'這樣的庫存記錄轉換為實際數量」，它會生成相應的程式碼，自動識別並處理重複品項、統一庫存記錄格式，並將其他備註文字記錄轉換為數字0。
4. 銷售數據分析
告訴Gemini你需要計算各品項的總銷量、總營收和毛利率，它會生成程式碼自動進行這些計算，並將結果按高到低排序，幫助你快速識別關鍵營收品項和高毛利率品項。
5. 庫存分析與補貨建議
描述你的庫存分析需求，如「計算近三個月平均銷量，與目前庫存比較，找出缺貨風險品項」，Gemini會生成程式碼自動執行這些分析，並根據公式計算建議補貨量。
6. 自動生成叫貨單
告訴Gemini你需要根據廠商資訊和補貨建議自動生成叫貨單，它會生成程式碼從廠商資訊表中找出各品項對應的廠商，複製叫貨單模板並填入所有必要資訊。
7. 自動發送郵件通知
描述郵件發送的需求，如「將叫貨單轉為PDF並發送給對應廠商」，Gemini會生成程式碼自動完成這些任務，完全消除手動發送郵件的工作量。
8. 透過Google Apps Script設置自動化觸發條件
在Apps Script編輯器中，點擊「觸發條件」選項，設定時間驅動的觸發機制，如每日、每週或每月自動執行。你可以選擇特定的時間點，確保報表在每個月底自動生成，叫貨單在固定日期自動發送。這樣，即使你不在辦公室，系統也能按照預設的時間表自動完成所有工作，實現真正的全自動化流程。
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自動化帶來的改變
透過Google Apps Script結合Gemini AI的自動化流程，你將原本需要2-3天完成的工作縮短為幾分鐘。不再需要熬夜處理數據，不再擔心計算錯誤，也不再被無止境的複製貼上折磨。
更重要的是，這種自動化方式不需要你懂得編程，只需清楚描述業務需求，Gemini就能生成所需的程式碼。這大大降低了自動化的門檻，讓任何人都能輕鬆實現工作流程的自動化。
現在，每當月底來臨，你只需輕鬆點擊幾下按鈕，就能完成所有工作，然後將寶貴的時間用在更具創意和策略性的任務上。無論你是零售業者、電商經營者，還是任何需要定期處理數據和報表的專業人士，這套自動化流程都能為你的工作帶來革命性的改變。
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Relume 快速原型製作工具！幫助產品經理(PM)簡化流程、節省開發時間
Relume 是一款為設計師和開發者打造的工具，專注於加速網頁設計與開發的流程。它透過提供大量的 Webflow 模板和組件庫，幫助用戶在 Webflow 中快速構建網站。Relume 的核心特點包括：
1. 組件庫：Relume 提供數百種預設的 UI 組件，使用者可以直接在 Webflow 中拖放這些組件，像是按鈕、導航欄、表單等。這些組件遵循現代設計趨勢且高度可自訂，可以大幅縮短設計和開發的時間。
2. 範本與模板：用戶可以利用 Relume 提供的各種模板（例如登錄頁、作品集頁面、聯絡頁面等）進行快速搭建，免去從零開始設計的麻煩。
3. 協作功能：Relume 支援多人協作設計，這讓設計團隊能夠更輕鬆地管理專案，實時檢查和編輯內容。特別適合遠端工作環境的設計團隊。
4. 設計系統的支援：Relume 組件庫內的設計元素都遵循設計系統的原則，能夠保持設計的一致性，讓網站的 UI 保持專業和流暢。
5. 靈活的整合：Relume 與 Webflow 緊密集成，但它也支援將設計導出到其他平台，以便與更多的工具和流程相互結合。
這些功能讓 Relume 成為許多 Webflow 使用者和設計師的實用工具，特別適合快速製作網站和管理大型網站專案。
► 以下是 Relume 如何幫助 Product Manager (PM) 的要點：
➊ 快速原型製作：利用 Relume 的預設 UI 組件庫和模板，PM 可以迅速構建產品原型，用於概念驗證和用戶測試，特別適合在產品早期階段展示核心功能和設計方向。
➋ 提升設計與開發協作效率：Relume 的拖放式組件和範本能夠讓設計和開發團隊快速理解需求。PM 可以清楚展示需求，減少跨職能溝通中的誤解，並簡化審核流程。
➌ 快速市場需求驗證：PM 可以用 Relume 製作簡單的登陸頁或測試頁，迅速收集用戶反饋和數據，為市場需求驗證提供支持，並節省開發成本。
➍ 支援設計系統落地：Relume 的 UI 元素遵循設計系統原則，PM 可運用這些元素確保設計一致性，幫助團隊在跨平台產品上維持一致的用戶體驗。
➎ 簡化流程並節省時間：Relume 的模板和組件加速了設計和開發進程，協助 PM 更快速地推出產品 MVP（Minimum Viable Product），加快產品上市的時間。
通過 Relume PM 可以在設計和開發過程中更高效協作，加快產品推進速度，同時確保設計質量和一致性。
ChatGPT可以產生流程圖嗎？用Excalidraw和ChatGPT快速搞定
面對複雜的活動企劃或行政流程時，往往不能只靠文字或口頭說明。這時，利用流程圖來視覺化資訊成為提升溝通效果的最佳解方。本文解析如何結合「ChatGPT」與「Excalidraw」，從文字、Mermaid語法到圖表，快速產製出結構清晰、專業美觀的流程圖，輕鬆應對各種工作需求。本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》。
文／賴彥廷
本文目錄（點擊可快速前往）
Excalidraw＋ChatGPT快速產製流程圖【STEP 1】快速掌握Excalidraw的使用方式使用Excalidraw將文字轉為流程圖【STEP 2】ChatGPT改寫語法【STEP 3】快速產出流程圖【STEP 4】調整與匯出Excalidraw實際成果展示【升級技巧1】善用資料庫與範本功能【升級技巧2】開啟即時協作模式
你是否遇過這樣的情況？同事在會議上介紹一個即將舉行的活動企劃，雖然他講得滔滔不絕，大家還是難以掌握活動全貌和階段任務。又或者，遇到報帳、請款這類較繁瑣的行政事務時，因為不熟悉流程，常常要多次詢問負責的人，耗費大量的時間。
這些讓人摸不著頭緒的狀況，往往是因為僅靠文字或口頭說明，無法讓他人迅速理解。此時若能將資訊視覺化，就能順利提升溝通效率，而「流程圖」就是職場中最常用的視覺化工具之一。
儘管流程圖常見且實用，但是想將一個活動企劃或是行政流程改寫為流程圖，卻不是一件容易的事！我們需要先在腦內消化眾多資訊，再思考如何拆解與表達，接著用手動繪圖，一來一往會耗費許多時間和精力。
如果有一款工具能將文字敘述快速轉換成簡潔明瞭的流程圖，那該有多好！
Excalidraw＋ChatGPT快速產製流程圖
「Excalidraw」是一款線上製圖工具，除了提供各式便利的圖表繪製功能，更重要的是，透過AI的輔助，可以快速將文字內容轉換成邏輯清晰的流程圖，對於展示活動企劃、產品研發、專案管理等工作的「流程」與「步驟」都非常有幫助。
接著將介紹如何運用「Excalidraw」搭配「ChatGPT」，根據各種工作需求，快速產出流程圖。
【STEP 1】快速掌握Excalidraw的使用方式
Excalidraw是一款免費開源、容易上手的圖表繪製工具，特別適合用於繪製流程圖與架構圖。無需安裝程式，在瀏覽器上開啟即可使用。
先進入Excalidraw的官方網站：https://excalidraw.com/
使用介面非常單純，畫面上空白的區域就是讓我們繪製與編輯圖表的白板，而透過畫面上方的「工作列」，即可加入文字、線條、箭號等流程圖常用的元素，也可以插入圖片輔助說明。
AI自動繪製流程圖的功能則是包含在工具列的「更多工具」功能中。開啟後，將有幾種模式可以選擇：
文字轉圖表：透過簡單的描述，讓AI迅速將文字轉為流程圖。
Mermaid：Mermaid是一種專門處理圖表設計的語法，適用於流程圖、甘特圖、心智圖等圖表，Mermaid能以文字的方式清楚定義圖表內的文字、節點、連線方式等元素如何組裝，我們不必手動處理每個細節。
線框稿轉為程式碼：線框稿（Wireframe）是一種網頁設計或應用程式開發的草稿，用於表達產品的設計邏輯或排版架構。此功能多用於軟體研發相關的工作，此處不贅述。
實際應用時，「文字轉圖表」可以將我們口語化的敘述改寫為流程圖，便利又實用。但是根據經驗，遇到複雜的程序偶而會出現誤判（例如漏掉某個步驟）。此時改為使用「Mermaid」功能，即可精準針對需求製作流程圖。
使用Excalidraw將文字轉為流程圖
圖／商周出版提供
到這裡你可能會心生疑問：為了畫張流程圖還得花時間學習Mermaid語法怎麼寫，不是搬磚頭砸自己的腳嗎？
別擔心，這個問題全部交給ChatGPT！
【STEP 2】ChatGPT改寫語法
現在我們切換到ChatGPT，請它將文字轉成結構性的綱要，並用Mermaid語法規劃流程圖的細節。
為了讓ChatGPT的回答內容更加精準，可以在指令中善用兩個技巧：
請AI根據資料提取「流程重點」或是「關鍵步驟」。
限制以Mermaid語法輸出。
舉例來說，現在公司要辦理一場商業茶會，同事在會議上說明了籌備流程，我們可以將隨手寫下的內容直接丟給ChatGPT處理，輸入指令如下：
請根據以下活動說明提取流程重點，以Mermaid語法清晰呈現整個活動的流程。
活動說明：
最近公司準備推廣新型的雲端服務，總經理決定舉辦一場茶會，邀請潛在客戶參加。關於地點，我先呈報上次合作過的會議中心，如果總經理不滿意，我們再討論其他適合的地點，直到總經理說ok，再來預約，同時，也要聯繫外燴公司準備點心及茶飲。現在要分工處理茶會當天的幾個工作項目：邀請嘉賓、邀請媒體單位、預先準備新聞稿、安排支援人力。另外，在茶會結束前，大家互相提醒一下，別忘了拿出送給來賓的宣傳手冊。
ChatGPT回答：
graph TD
A [開始準備] --> B [報告會議中心選項]
B --> C {總經理是否滿意}
C --> |不滿意| D [討論其他地點]
D --> C
C --> |滿意| E [預約會議中心]
E --> F [聯繫外燴公司準備點心及茶飲]
A --> G [茶會當天準備]
G --> H [邀請嘉賓]
G --> I [邀請媒體單位]
G --> J [準備新聞稿]
G --> K [安排支援人力]
G --> L [茶會結束前確認宣傳手冊]
L --> M [活動結束]
上面的英文字母、箭號、括弧等符號就是Mermaid語法。請連帶其他文字內容，全部複製貼上到Excalidraw。
這個方法的優點是，我們不必絞盡腦汁思索該如何將文字轉為流程圖，用口語化的描述，甚至有點凌亂的隨手筆記，都能直接丟給ChatGPT，讓AI整理成清晰的架構。
【STEP 3】快速產出流程圖
接著再回到Excalidraw，開啟「Mermaid」功能，輸入上一步驟ChatGPT生成的內容後，右側「預覽」（Preview）視窗就會出現AI自動生成的流程圖，接著點選「插入」（Insert）來編輯圖表細節。
【STEP 4】調整與匯出
我們可以將AI生成的流程圖當作基礎，繼續調整內容或是進行美編。
例如，使用工具列的「繪圖」（Draw）添加手繪風格的圖案，或是用「插入圖片」（Insert Image）上傳輔助說明的照片。當然，我們也能自由切換流程圖內的文字字型、顏色、對齊方式等美編設計。
完成後，點選畫面上方的「設定」就能匯出這張精美的流程圖囉！
Excalidraw實際成果展示
圖／商周出版提供
所謂「一圖勝千言」，流程圖透過簡單的關鍵字、幾組線條就能說明一切。更棒的是，如今有了AI幫忙，想繪製一張專業的流程圖，彈指之間就能完成！
【升級技巧1】善用資料庫與範本功能
如果我們在工作中設計出一個獨特且實用的流程圖，希望未來還能繼續使用，只需要對著流程圖按右鍵「加入資料庫」，即可將這次的設計儲存到個人資料庫中。下次遇到同類型工作時便能直接取用。
更棒的是，我們還可以在「資料庫」裡面瀏覽各式各樣的美編素材、插畫圖樣，甚至是其他人設計的圖表模板，還能套用到自己的作品中。藉由這些資源，作品的視覺效果將會更豐富多彩。
【升級技巧2】開啟即時協作模式
如果需要與同事一邊討論一邊修改流程圖，可以點選畫面上方的「共享」按鈕，分享網址，就能立刻多人連線、共同編輯。
節錄自：商周出版《30個必學的AI行政工作術：搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫，事半功倍，準時下班！》／賴彥廷 著
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用ChatGPT準備面試練習！AI履歷撰寫和模擬面試必學指令
ChatGPT職場提示詞懶人包！OpenAI官方「Prompt Packs」，寫信、溝通、決策，不同工作角色都能用
用ChatGPT等生成式AI，該怎麼問才能得到高品質回答？不知從何問起，或許可以參考OpenAI推出的「Prompt Packs」（提示詞懶人包），這套免費資源提供專為各種職場角色設計的提示詞範本，本文整理相關提示詞懶人包及使用情境，包括萬用的會議紀錄整理、專業電子郵件撰寫、評估問題解決方案等，超實用快收藏！
文／《104職場力》
本文目錄（點擊可快速前往）
OpenAI推出「Prompt Packs」提示詞怎麼用？各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role1. 溝通與寫作2. 會議與協作3. 問題解決與決策4. 組織與生產力給不同工作者的提示詞：業務、IT、產品經理、工程師…
OpenAI推出「Prompt Packs」提示詞怎麼用？
OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包，包括各職位都能用的職場萬用提示詞，以及針對特定角色（產品經理、HR、IT、工程師…等）打造的提示詞，一共超過300組，可以依照適用情況選擇，協助將複雜的任務拆解，提升工作效率。
使用時直接找到適合的情境，複製提示詞，並記得將括號（[ＯＯ]、【ＯＯ】）中的內容替換為自己的實際情境或資料，貼入ChatGPT或Gemini等AI工具就可以馬上運用。
以「總結會議記錄」情境為例，複製下方提示詞之後，加入實際狀況如：
將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理：關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記：【行銷建議等 onboarding 教學素材準備好再對外公告功能。工程團隊確認核心功能已穩定，但還需要再進行一次資安檢視。產品端同意調整上線檢查清單，並會在下週三前分享更新版本。另外也討論到客服培訓要在上線前還是上線後進行，但目前尚未做出結論。】
ChatGPT就會快速歸納會議紀錄總結：
以下《104職場力》同步整理精選OpenAI「Prompt Packs」提示詞，以及中文版本提示詞提供參考，可以複製提示詞或者點擊文中的「到ChatGPT試試！」直接前往ChatGPT使用。這組提示詞不限定AI工具，複製起來可以在自己偏好的AI工具運用喔！
★ 歡迎在《104職場力》「點選星號」把文章加入專屬收藏清單，隨時登入隨時查找！
OpenAI Academy推出一系列提示詞懶人包
各職位都能用的職場提示詞 ChatGPT for any role
「ChatGPT for any role」是利用AI來處理日常工作中的行政、溝通和決策任務的提示詞。包括4大類型：「溝通與寫作」包括專業郵件撰寫、針對受眾調整訊息、摘要郵件等；「會議與協作」包括建立會議議程、整理會議紀錄、準備提問等；「問題解決與決策」則是專注於邏輯分析與評估方案；「組織與生產力」則是幫助使用者更有效的規劃時間與處理長篇資訊。
1. 溝通與寫作
ChatGPT可協助撰寫草稿、修飾文案，並調整日常職場溝通內容：
用途情境提示詞中文提示詞寫專業電子郵件 Write a professional email to [recipient]. The email is about [topic] and should be polite, clear, and concise. Provide a subject line and a short closing.（到ChatGPT試試！）寫一封專業工作郵件給【收件人】。內容是【主題】，語氣需禮貌、清楚且簡潔。請提供合適的郵件主旨，並附上簡短結尾。（到ChatGPT試試！）改寫成更好理解的的內容Rewrite the following text so it is easier to understand. The text will be used in a professional setting. Ensure the tone is clear, respectful, and concise. Text: [paste text].（到ChatGPT試試！）改寫以下文字，讓內容更容易理解。這段文字將用於專業職場溝通情境，請確保語氣清楚、尊重且簡潔。文字：【貼上原始文字】（到ChatGPT試試！）根據受眾調整訊息內容Reframe this message for [audience type: executives, peers, or customers]. The message was originally written for [context]. Adjust tone, word choice, and style to fit the intended audience. Text: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下訊息改寫成適合【受眾：主管／同儕／客戶】閱讀的版本。這段訊息原是寫給【情境】，調整語氣、用字與表達方式，使內容更符合受眾。文字：【貼上原始文字】（到ChatGPT試試！）草擬會議邀請Draft a meeting invitation for a session about [topic]. The meeting will include [attendees/roles] and should outline agenda items, goals, and preparation required. Provide the text in calendar-invite format.（到ChatGPT試試！）撰寫一則會議邀請內容，主題為【主題】。與會者包含【參與者／角色】，清楚列出會議議程、目標，及事前準備事項。以「行事曆會議邀請」格式輸出內容。（到ChatGPT試試！）總結長郵件討論串Summarize this email thread into a short recap. The thread includes several back-and-forth messages. Highlight key decisions, action items, and open questions. Email: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下電子郵件往返內容，整理成簡短重點摘要。郵件串包含多次來回討論，請標示關鍵決策、行動事項及未決問題。電子郵件：【貼上原始郵件內容】（到ChatGPT試試！）
2. 會議與協作
用途情境提示詞中文提示詞建立會議議程Create a structured agenda for a meeting about [topic]. The meeting will last [time] and include [attendees]. Break the agenda into sections with time estimates and goals for each section.（到ChatGPT試試！）為關於【主題】的會議規劃結構化議程。會議時長為【時間】，與會者包含【參與人員】。將議程分段，並設定每段預計時間與目標。（到ChatGPT試試！）總結會議記錄Summarize these meeting notes into a structured recap. The notes are rough and informal. Organize them into categories: key decisions, next steps, and responsibilities. Notes: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下非正式、粗略的會議筆記整理成重點摘要。分類整理：關鍵決策、下一步行動、責任歸屬。筆記：【貼上原始內容】（到ChatGPT試試！）建立行動項目清單Turn the following meeting notes into a clean task list. The tasks should be grouped by owner and include deadlines if mentioned. Notes: [paste text].（到ChatGPT試試！）將以下會議紀錄整理成清楚的任務清單。依照負責人進行分組，並在有提及時標示截止日期。筆記：【貼上原始內容】（到ChatGPT試試！）準備會議提問Suggest thoughtful questions to ask in a meeting about [topic]. The purpose of the meeting is [purpose]. Provide a list of at least 5 questions that show preparation and insight.（到ChatGPT試試！）針對【主題】會議準備關鍵提問，會議目的是【目的】。至少提供5個問題，展現出事前準備與洞察。（到ChatGPT試試！）撰寫追蹤信件Write a professional follow-up email after a meeting about [topic]. Include a recap of key points, assigned responsibilities, and next steps with deadlines. Use a clear and polite tone.（到ChatGPT試試！）撰寫一封【主題】會議的專業會後進度追蹤郵件。內容需包含重點摘要、責任分配、下一步及截止日期。使用清楚且禮貌的語氣。（到ChatGPT試試！）
3. 問題解決與決策
用途情境提示詞中文提示詞找出根本原因Analyze the following workplace issue: [describe issue]. The context is that the problem has occurred multiple times. Identify possible root causes and suggest questions to confirm them.（到ChatGPT試試！）分析以下職場問題：【描述問題】。此問題已多次發生。找出可能的根本原因，並提出問題來驗證這些原因。（到ChatGPT試試！）比較方案Compare the following two or more possible solutions: [list options]. The decision needs to be made in [timeframe]. Evaluate pros, cons, and potential risks for each option.（到ChatGPT試試！）比較以下幾個可能的解決方案：【列出方案選項】。決策需要在【時間範圍】內完成。分別評估每個方案的優點、缺點及潛在風險。（到ChatGPT試試！）決策準則Help define clear decision-making criteria for [describe decision]. The context is that multiple stakeholders are involved. Provide a short list of weighted criteria to guide the choice.（到ChatGPT試試！）為【描述決策】制定清晰的決策準則，決策涉及多個利害關係人。提供一份簡要的加權評估標準清單，以協助做出選擇。（到ChatGPT試試！）潛在風險評估Assess the potential risks of the following plan: [describe plan]. The plan is set to start on [date]. List risks by likelihood and impact, and suggest mitigation strategies.（到ChatGPT試試！）評估以下計畫的潛在風險：【描述計畫】。計畫預計於【日期】啟動。依照可能性與影響程度列出風險，並提出緩解策略。（到ChatGPT試試！）建議最佳方案Based on the following background: [describe situation and options], recommend the most suitable option. Explain your reasoning clearly and suggest first steps for implementation.（到ChatGPT試試！）根據以下背景資訊，推薦最適合的方案。清楚說明判斷理由，並提出可實施的第一步做法。背景：【描述情況和備選方案】（到ChatGPT試試！）
4. 組織與生產力
用途情境提示詞中文提示詞每日任務排序Create a prioritized to-do list from the following tasks: [paste tasks]. The context is a typical workday with limited time. Suggest which tasks should be done first and why.（到ChatGPT試試！）根據以下任務，整理一份有優先順序的待辦清單：【提供任務】。場景是時間有限的典型工作日，說明哪些任務應該優先完成，並解釋原因。（到ChatGPT試試！）建立週計畫Build a weekly work plan for [describe role or situation]. The week includes deadlines, meetings, and individual focus time. Provide a balanced schedule with recommended priorities.（到ChatGPT試試！）為【描述角色或情境】規劃一週工作計畫。包含截止日期、會議，及需要保留的個人專注時間。提供平衡的日程安排，並建議優先事項。（到ChatGPT試試！）總結長文件Summarize the following document into 5 key points and 3 recommended actions. The document is [type: report, plan, or notes]. Keep the summary concise and professional. Text: [paste document].（到ChatGPT試試！）將以下文件總結出「5個重點摘要」與「3項建議行動」。文件類型是【報告／計畫／筆記】，需保持內容精簡且專業。文字：【貼上文件】（到ChatGPT試試！）腦力激盪解決方案Brainstorm potential solutions to the following workplace challenge: [describe challenge]. Provide at least 5 varied ideas, noting pros and cons for each.（到ChatGPT試試！）針對以下職場挑戰，發想可能的解決方案：【描述挑戰】。至少提出5種不同方案，並列出每個方案的優缺點。（到ChatGPT試試！）撰寫專案更新Draft a short project update for stakeholders. The project is [describe project]. Include progress made, current blockers, and next steps. Write in a professional, concise style.（到ChatGPT試試！）為利害關係人撰寫簡短的專案進度更新。專案為【專案描述】，包括目前進度、阻礙與後續行動。以專業、精簡的風格撰寫。（到ChatGPT試試！）
給不同工作者的提示詞：業務、IT、產品經理、工程師…
其他針對各個專業領域設計的提示詞，內容涵蓋人力資源、IT、行銷、工程、銷售、產品管理、客戶成功及高階主管等多元角色，內容都列出了具體的應用場景，例如撰寫專業文案、市場研究、分析數據趨勢及產出視覺圖表等，可以搭配使用：
業務銷售 ChatGPT for sales >>IT人員 ChatGPT for IT >>客戶關係 ChatGPT for customer success >>管理職 ChatGPT for managers >>產品經理 ChatGPT for product >>高階主管 ChatGPT for executives >>工程師 ChatGPT for engineers >>財務 ChatGPT for finance >>人資 ChatGPT for HR >>行銷 ChatGPT for marketing >>
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ChatGPT生成Excel圖表不卡關！xy軸設定、中文顯示問題輕鬆搞定
只要搭配ChatGPT，就能快速把Excel數據資料轉換成多種數據視覺化圖表，包括折線圖、長條圖、圓形圖、直方圖、散佈圖、箱形圖、熱圖……等。教你如何用ChatGPT生成視覺化圖表，並解決常見的「中文無法顯示」、「xy軸顯示調整」等問題，快速完成專業圖表。本文節錄自《三秒鐘的出其不意！Excel × AI 幫你工作超省力》。
文／Excel 廣播電台｜張予
本文目錄（點擊可快速前往）
【1】用ChatGPT生成圖表【2】ChatGPT數據圖表客製化調整【3】ChatGPT數據圖表功能介紹切換至互動式圖表切換色彩下載圖表&展開圖表
【1】用ChatGPT生成圖表
ChatGPT不只能幫你分析數據，還能將結果視覺化呈現！想了解每個月的銷售趨勢？沒問題！只要請它生成一張折線圖，就能一目了然地掌握銷售變化，讓數據分析更加直觀清晰。
指令：「生成每個月的銷售額折線圖」
成功獲得一張折線圖！但中文字無法正常顯示、x軸部分不希望顯示年份（圖／旗標出版提供）
但這個折線圖有些地方不夠完美，例如，你希望x軸只顯示月份就好（不需要年份資訊），以及目前中文字無法正常顯示，來看看如何下指令調整。
【2】ChatGPT數據圖表客製化調整
把想要調整的地方直接告訴ChatGPT，像是圖表標題、圖形顏色、y軸的刻度間隔等都能客製化調整。而中文字無法顯示的問題，需要上傳支援中文的字型檔給它，如此一來中文字就能出現囉！
上傳支援中文字型的字型檔
輸入指令：「進行以下調整：1. X軸僅需留下月份資訊，把年份2023部分去掉 2.使用我提供的字型檔，更改折線圖中的字型」
輸入指令：「再進行以下調整：1.將y軸的單位改成5000一個單位 2.圖表標題改為『2023年每月銷售額變化趨勢』」
y軸刻度單位、圖表標題也能調整！（圖／旗標出版提供）
調整圖表顏色也沒問題！（圖／旗標出版提供）
【3】ChatGPT數據圖表功能介紹
注意到圖表的右上方有幾個功能按鈕，由左到右依序為「切換至互動式圖表」、「切換色彩」、「下載圖表」、「展開圖表」。
（圖／旗標出版提供）
來看看這些功能的效果如何？
切換至互動式圖表
點擊「切換至互動式圖表」
將游標移到資料點後，可看見月份和銷售額資訊
（圖／旗標出版提供）
切換色彩
點擊「切換色彩」
可切換互動式圖表的顏色（注意：如果是靜態圖表，則無法切換的顏色）
（圖／旗標出版提供）
下載圖表&展開圖表
點擊「下載圖表 」， 可將圖表下載成png檔
點擊「展開圖表」，可看到更大的圖表
（圖／旗標出版提供）
ChatGPT能生成多種數據視覺化圖表，包括折線圖、長條圖、圓形圖、直方圖、散佈圖、箱形圖、熱圖、區域圖、雷達圖、樹狀圖、泡泡圖、瀑布圖等，幾乎應有盡有！
你可以根據需求，直接指定想要的圖表類型，ChatGPT會按照你的要求生成對應的視覺化結果。如果沒有特別指定，它還能智能判斷，為你選擇最適合的圖表，讓數據分析變得更高效、更直觀！
節錄自：旗標出版《三秒鐘的出其不意！Excel × AI 幫你工作超省力》／Excel 廣播電台｜張予 著
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終極懶人包：職場霸凌新法7月上路，從制度、培訓到舉證，HR合規行動圖解
7 月 1 日，職業安全衛生法職場霸凌防治新制正式上路。這不只是法規更新，而是企業管理流程、主管溝通方式與 HR 風險控管能力的一次全面檢驗。本文整理自 104 人資市集 5/19 新職安法講座(歡迎點擊報名)重點，協助 HR 與管理層快速掌握新法核心，並將法規要求轉化為可立即執行的行動清單。
文／人資市集
從裁罰風險、申訴調查、主管培訓到紀錄留存,一次掌握企業不能踩的合規紅線
本文重點速讀
新制重點不只在罰鍰提高，更在於申訴處理、調查程序、教育訓練與紀錄留存是否完整。
100 人以上企業需預先準備調查小組、申復審議小組與外部專家名冊，避免案件發生後才倉促找人。
HR 應以「制度流程、培訓落地、風險預警」三條線同步推進，把合規轉成可執行的內部工作流。
一、新法最大改變:從罰鍰風險到舉證責任
過去合規認知多停留在「有沒有申訴管道」與「有沒有處理個案」；新制上路後,主管機關會更重視企業是否已建立完整預防、受理、調查、處理與追蹤機制。
最容易讓企業低估的是「申訴人保護」與「不利處分風險」── 員工提出申訴後,若企業對其調職、考績、獎懲或契約終止作出不利處分，必須能舉證該處分與申訴行為無關。這代表紀錄必須在日常管理中就形成，包含主管指導、績效溝通、教育訓練、申訴受理、調查訪談與改善追蹤紀錄。
另一個重要配套是違法資訊可能對外公告 ── 一旦被裁罰，事業單位名稱、負責人姓名、違反法條與裁罰金額都可能影響雇主品牌。對重視人才招募與留任的企業，這已不只是法務問題，而是組織信任問題。
HR 提醒
不要只問「有沒有申訴信箱」，而要問「申訴進來後，誰受理、誰調查、誰決定、誰追蹤」。
不要只留存教育訓練簽到表，也要留存課程內容、測驗或完訓紀錄、主管補訓紀錄。
不要等到主管機關來查才補文件，紀錄必須在事件發生當下就形成。
二、100 人以上企業：調查組織不完整,程序風險會被放大
圖｜企業規模合規檢核矩陣 ── 不同人數規模需具備的合規動作
從上圖可以清楚看到,10 人、30 人、100 人是三個關鍵門檻。對 100 人以上企業而言，挑戰最大：調查小組依法需納入外部專業人士，且外部成員比例(不得少於 1/2)、委員資格、出席情形與利益迴避，都會影響調查程序的有效性。
若企業未事先建立外部專家名冊，案件發生後光是找人、確認利益迴避與安排會議，就可能影響法定處理期限。此外，申復審議小組不能與原調查小組重疊；所有委員需注意性別比例不得過低，內部委員則需完成必要教育訓練 ── 這些都是新制上路前就應完成的基本工程。
企業應準備項目
企業應準備項目 目的 未完成的風險 申訴處理單位 負責受理、初步審查、通知與流程控管 案件進來後無人負責，容易延誤時程或處理不一致 調查小組 負責事實調查、訪談、證據整理與調查報告 調查程序被質疑不公正，可能造成重查或裁罰風險 申復審議小組 處理當事人不服調查結果後的申復程序 原調查人員若重複參與，容易被質疑球員兼裁判 外部專家名冊 快速找到具法律、職安、人資、心理或勞資爭議經驗的外部委員 案件發生後臨時找人，可能影響期限與程序品質 利益迴避機制 避免與當事人有上下屬、親屬、利害關係者參與調查 調查結果被質疑偏頗,降低程序可信度
三、一旦申訴，企業要走完一條長責任鏈
從上圖可見，5 個關鍵節點環環相扣，若把內部申訴、調查、申復與外部申訴都納入，實務上可能形成一條接近 300 天的長流程。對 HR 而言,最可怕的不是案件複雜，而是前面任一程序沒做好就會被推翻 ── 例如未在期限內成立調查小組、未讓當事人陳述、未保存訪談紀錄、未說明不受理理由，或調查委員有利益衝突，主管機關介入後都可能認定程序重大瑕疵，被要求重新調查。
三個行動原則
不拖：接到申訴後立即啟動程序，時程符合法規規定。
不偏：調查過程保持客觀與公正，不預設立場。
不漏：所有紀錄完整留存，一旦主管機關介入稽查，每一個環節都能拿出資料。
各程序節點 HR 行動對照
流程節點 HR 要做什麼 應留下的紀錄 申訴受理 確認申訴內容、身分資訊、是否屬職場霸凌或不法侵害範圍 申訴表、收件時間、初步判斷紀錄 是否受理 依法判斷是否受理;若不受理，需說明理由與救濟方式 不受理通知、理由說明、送達紀錄 成立調查小組 確認委員資格、外部專家、性別比例與利益迴避 委員名冊、迴避聲明、會議通知 調查與訪談 訪談申訴人、被申訴人、相關證人，蒐集證據 訪談紀錄、證據清單、會議紀錄 調查結果 作成成立或不成立判斷，並提出處理建議 調查報告、審議紀錄、決議文件 結果通知與追蹤 書面通知當事人，提供救濟方式，追蹤改善措施 通知書、送達紀錄、改善追蹤表
四、培訓是合規核心，不是選配
很多企業以為建立申訴管道就完成合規，但新制要求企業必須具備預防、辨識與處理能力，教育訓練是最基礎的合規證據。培訓對象需涵蓋全體員工與各級主管 ── 其中主管培訓尤其重要，多數職場霸凌爭議來自主管在績效要求、工作分派、公開溝通與情緒管理上的失控，若主管不知道哪些語言、行為與管理方式可能踩線，就算企業制度完整，仍可能因個別主管行為造成風險。
紀錄留存同樣關鍵 ── 企業應保存課程教材、出席紀錄、完訓名單、測驗紀錄與補訓紀錄。僅憑紙本簽到或口頭宣導，稽查時無法快速提出完整資料，仍可能被認定合規不足。
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培訓對象 必講內容 目的 全體員工 職場霸凌定義、常見樣態、申訴管道、申訴人保護 讓員工知道如何求助，也知道哪些行為不能做 各級主管 合理管理界線、績效面談語言、公開指責風險、報復禁止 降低主管因管理失當引發申訴的機率 HR／法務／職安窗口 申訴流程、調查 SOP、訪談技巧、證據保存、外部專家協作 確保案件發生時能依法啟動並完整留痕 高階管理層 企業責任、品牌風險、組織文化、重大案件決策原則 讓合規不只是 HR 任務，而是管理層治理責任
五、HR 立即行動清單：制度、訓練、風險預警
合規工作分三條線：制度、訓練、風險預警 ── 三者必須同步推進。我們依企業規模整理出兩份清單對照，百人以上需要更完整的避險能力，百人以下則可以聚焦核心動作。
百人以上企業 ── 補齊三大避險能力
圖｜百人以上企業：STEP 1 制度留痕 / STEP 2 訓練留證 / STEP 3 風險預警
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百人以下企業 ── 聚焦核心動作
圖｜百人以下企業：精簡版三步驟
優先順序與時程建議
行動項目 優先順序 建議完成時間 負責單位 盤點現有申訴管道與工作規則 高 立即 HR／法務 建立職場霸凌申訴處理 SOP 高 2 週內 HR／法務／職安 建立外部專家名冊 高 2 至 4 週內 HR／法務 安排全員教育訓練 高 1 個月內 HR／訓練單位 安排主管專項訓練 高 1 個月內 HR／高階主管 導入紀錄留存與稽核機制 中高 1 至 2 個月內 HR／IT 建立風險預警指標 中 2 至 3 個月內 HR／管理層
六、什麼是霸凌紅線？法院判斷給主管的明確答案
新法讓很多主管擔心「以後什麼都不能講」。但從法院判斷與實務經驗來看，職場霸凌的核心標準很清楚：是否侵害名譽、是否損害人格尊嚴、是否逾越合理管理界線。主管仍可要求工作品質、進行績效面談、分派工作 ── 問題不在管理，而在管理方式是否變成人身攻擊、公開羞辱、長期孤立或不合理對待。
圖｜法院實際判決過的高風險行為 ── 言語霸凌、人格貶抑、名譽侵害、孤立、剝奪職務
上圖整理了 5 類已被法院認定構成職場霸凌的具體言行。值得注意的是，持續性與反覆性是判斷風險的重要因素 ── 單次衝突不必然構成霸凌，但若一再發生、對象集中、語言貶抑，且企業未介入處理，風險就會快速升高。
主管溝通的安全做法 vs 高風險紅線(摘要)
主管行為 通常較安全的做法 高風險紅線 績效要求 針對具體工作成果、期限與改善標準溝通 用羞辱性字眼否定員工人格或能力 工作分派 依職務內容、能力與業務需要合理分配 刻意給予不合理工作量或無意義任務作為懲罰 公開會議 討論問題、流程與改善方案 在眾人面前反覆點名羞辱特定員工
主管溝通前的三個自我檢查
我是在討論事情，還是在貶低這個人？
這是偶發提醒，還是已經反覆針對同一個人？
這段話如果被完整記錄下來，是否仍能被解釋為合理管理？
結語：現在開始準備，合規不煩惱
新制上路後，真正的合規關鍵是：制度能不能啟動、調查能不能站得住腳、主管是否理解管理紅線、所有過程是否留下完整紀錄。對 HR 而言，現在最重要的不是等案件發生後再補救，而是提前完成三件事：盤點制度缺口、安排教育訓練、建立外部專家與調查 SOP。
合規的目的不只是避免裁罰，而是讓企業建立一套讓員工敢發聲、主管懂界線、組織能自我修復的健康職場機制。當企業能把這套流程做好，職場霸凌防治就不只是法規要求，而會成為組織信任與管理成熟度的基礎。
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參考資料
勞動部，職場霸凌防治準則草案總說明。
行政院公報資訊網，職場霸凌防治準則草案公告資料。
法源法律網，勞動部公告「職場霸凌防治準則」草案相關整理。
使用提醒
本文為講座內容與公開資料整理，適合用於內部溝通與 HR 合規提醒。
若需作為正式法遵文件、工作規則或申訴辦法，建議再由法務、律師或勞資顧問確認條文與企業適用情境。
本文件為講座內容整理與實務行動建議，實際適用仍應依主管機關公告與專業法律意見為準。
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用ChatGPT Work整理名片、簽到表！建立Excel聯絡人清單，統一格式、合併重複資料
收集到的名片、手寫簽到表、舊聯絡資料超難整理？作者示範用ChatGPT Work讀取名片、手寫簽到表與舊CSV，教你擷取聯絡人資料並建立Excel清單，逐步統一公司名稱、電話與職稱格式，合併重複資料，快速完成部門共用聯絡人名單。本文節錄自《ChatGPT AI Agent 工作術》。
文／施威銘研究室
本文目錄（點擊可快速前往）
名片、簽到表和舊CSV散一堆？整理成部門共用聯絡清單【步驟1】先擷取資料，不急著合併【步驟2】統一名稱與格式，並補上分類【步驟3】合併重複資料，建立共用清單3分鐘帶你一次看懂：完整動作影片教學！
名片、簽到表和舊CSV散一堆？整理成部門共用聯絡清單
活動、展會或客戶拜訪結束後，聯絡資料常常散在不同地方：有人拍了名片，有人留下手寫簽到表，資料夾裡還有一份很久以前整理過的聯絡人CSV。這些資料如果沒有統一整理，很容易出現同一家公司重複建檔、電話格式不一致、窗口資料缺漏，或找不到後續該聯絡誰的問題。
本節將透過ChatGPT讀取名片照片、簽到表照片與既有CSV，整理成一份部門共用的聯絡人清單。完成後，Excel會保留原始擷取結果、格式統一後的資料、共用聯絡清單，以及仍需人工確認的項目，方便後續查找、分類與分工。
名片、簽到表、既有聯絡人CSV資料示意圖。本文示範用ChatGPT讀取名片照片、簽到表照片與既有CSV，整理成一份部門共用的聯絡人清單。（圖／旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術》）
必備工具：
桌面版ChatGPT：切換至Work模式（免費版帳戶目前可以透過桌面版使用Work模式，但無法透過網頁版及手機版使用。）下載ChatGPT Windows桌面版>>
範例資料檔：此範例包含名片照片、手寫簽到表照片及既有的聯絡人CSV。
Spreadsheets外掛：用來建立Excel檔案。
Microsoft Excel：檢視外掛生成的檔案是否正確。
註：Spreadsheets外掛中包含兩種不同用途的技能：Spreadsheets與Excel Live Control。本例使用Spreadsheets技能，用來建立及整理試算表；另一項Excel Live Control則可直接操作目前桌機中開啟的Excel。
【步驟1】先擷取資料，不急著合併
面對格式不同的聯絡資料時，不建議一開始就要求ChatGPT同時清理、合併及刪除重複項目。一旦辨識錯誤，會很難判斷問題出在資料擷取還是後續整理。
首先，將名片照片、簽到表照片與舊聯絡人CSV集中放入同一個資料夾。接著在桌面版ChatGPT切換至Work模式，建立專案並選擇該資料夾作為工作資料夾，讓ChatGPT可以直接讀取其中的所有檔案。
這一步只先擷取各來源中的聯絡資訊，建立初步清單，不進行格式修改或重複資料合併。完成後，再檢查姓名、公司名稱、電話與Email是否讀取正確。
提示詞
@Spreadsheets請整理工作資料夾中的聯絡資料檔案，包含名片照片、手寫簽到表照片與舊聯絡人CSV，並先建立一份新的Excel初步清單。請先擷取以下欄位：姓名、公司名稱、職稱、電話、Email、網站、資料來源、備註。先不要合併重複資料，也不要更動資料格式。請列出你認為後續需要統一格式或人工確認的項目即可。
建立完成後，點擊Excel檔案即可直接在ChatGPT中預覽活頁簿內容；如果對特定欄位有疑問，可以選取儲存格後點擊Ask Codex，針對選定內容提問或要求修改（圖／旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術》）
注意！雖說可以直接在ChatGPT中檢視建立完成的Excel檔案，但因為顯示的視窗寬度有限，一旦檔案內容太多，就常會需要用到滑桿拖曳顯示被遮住的內容，建議直接使用Excel開啟檔案檢視內容。1. 右鍵點擊檔名後 2. 選擇在Default App中開啟，即可使用Excel開啟檔案。
「待確認項目」頁籤會集中列出無法辨識、格式不一致或可能需要人工判斷的內容，作為下一步整理資料的檢查清單（圖／旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術》）
確認初步清單沒有明顯的辨識錯誤後，就能根據這些問題統一資料格式。
【步驟2】統一名稱與格式，並補上分類
同一家公司在不同資料來源中，可能分別使用中文名稱、英文名稱或簡稱，例如華碩、ASUS與ASUSTeK Computer Inc.。電話也可能同時出現+886、區碼、分機或缺少區碼等不同寫法。
如果沒有先統一這些內容，後續篩選或合併資料時，同一家公司或聯絡人就可能被判斷成不同對象。
這一步除了整理公司名稱與電話，也會加入廠商分類、職稱中文說明及待確認欄位，讓聯絡清單更容易查找與分工。
提示詞
@Spreadsheets請根據前一步的「待確認項目」，將初步聯絡清單整理成一張新的「格式統一後清單」。請協助完成以下整理：1. 統一公司名稱，將同一家公司的不同寫法整理為一致名稱。2. 統一台灣電話格式；缺少區碼時，在備註標示「需確認區碼」；非台灣電話則保留原格式。3. 新增「廠商分類」欄位，依照公司性質分類。4. 新增「職稱中文說明」欄位，補充英文職稱的中文說明，不要覆蓋原始職稱。5. 新增「待確認」欄位，記錄無法判斷的姓名、公司名稱或電話。請保留原本的初步清單，另外建立新的工作表，不要直接覆蓋原資料。
活頁簿中會新增「格式統一後清單」，原始的初步清單仍會保留；公司名稱與電話會依規則統一，並新增廠商分類、職稱中文說明及待確認欄位（圖／旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術》）
格式統一後，原本寫法不同的公司、電話與職稱就有了共同的比對基準，接下來才能比較可靠地判斷重複資料。
【步驟3】合併重複資料，建立共用清單
這一步要根據公司名稱、姓名、電話與Email交叉比對。能明確判斷為同一人的資料才進行合併；資訊不足或比對結果不明確時，則保留到待確認清單，不直接刪除。
提示詞
@Spreadsheets請根據「格式統一後清單」，比對公司名稱、姓名、電話與Email，建立一份「共用聯絡清單」。能明確判斷為同一人的資料請合併，保留較完整的聯絡資訊，並記錄所有資料來源。如果無法確定是否為同一人，請移至「待確認資料」工作表，不要直接合併或刪除。
「共用聯絡清單」會合併已確認的重複資料，保留較完整的聯絡方式與所有資料來源；無法確認的相似資料會集中放在「待確認資料」，交由使用者進一步核對，不會直接刪除（圖／旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術》）
到這裡，散落在名片、簽到表與舊CSV中的聯絡資訊，就整理成一份可以共同維護的部門清單了！本例刻意將流程拆成「擷取資料、統一格式、合併重複資料」3個階段，讓每一步都能先確認結果，避免前面的錯誤一路帶進最終清單。
3分鐘帶你一次看懂：完整動作影片教學！
節錄自：旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術：87 個職場實作範例 | ChatGPT Work × Plugins × Skills》／施威銘研究室 著
Canva結合ChatGPT外掛，快速創作社群貼文與簡報模板的新神器｜使用教學、使用場景、外掛限制
在這個數位時代，設計與文本的結合變得比以往更重要，許多人在創作內容時，常面臨設計與文案不平衡的困擾。幸好，Canva 推出了 ChatGPT 外掛，讓使用者能透過簡單的文字提示，自動生成社群貼文與簡報模板，快速提升工作效率。本文將深入介紹如何利用 Canva 的 ChatGPT 外掛，並且解決你在創作中的痛點。
▍如何使用 Canva ChatGPT 外掛？
Canva ChatGPT 外掛是一個整合了 ChatGPT 語言生成能力與 Canva 設計平台的工具，能幫助使用者透過文字指令快速找到適合的模板，如社群媒體貼文、簡報、Logo 設計等。這個外掛對於想要加速創作過程、提高效率的內容創作者來說，無疑是個強大的幫手。
1. 訂購 ChatGPT Plus 才能啟用
要使用 ChatGPT 的外掛功能，首先需要訂購 ChatGPT Plus 會員，每月費用為 20 美元。啟用後，你就能在 ChatGPT 中看到 GPT-4 及其 Plugins 外掛功能，這包含了 Canva 外掛。這對經常需要快速產生內容的創作者來說，可能是一筆值得投資的費用。
2. 安裝 Canva 外掛
在 GPT-4 模式中啟用 Plugins 功能，然後進入「Plugin Store」，搜尋 Canva 並進行安裝。這個過程非常簡單，且一旦安裝完成後，你就可以隨時透過 ChatGPT 來找尋 Canva 模板靈感。
▍Canva ChatGPT 外掛能為你做些什麼？
安裝外掛後，你可以透過文字指令輸入需求，Canva 外掛會為你推薦相關的模板。無論你是需要社群貼文、簡報、還是 Logo 設計，Canva ChatGPT 外掛都能夠幫助你快速找到合適的範本，以下是幾個具體應用：
1. 快速製作社群媒體貼文
假設你想製作一個關於 iPhone 15 的 IG 貼文，可以在 ChatGPT 中輸入指令，例如「白色背景，科技感，簡單設計」，Canva 外掛就會根據這些指令，推薦幾個模板供你選擇。點選「查看模板」後，你會直接跳轉至 Canva 編輯器，進行詳細的調整。
2. 提供 Logo 設計靈感
Logo 設計對許多人來說是一大挑戰，但透過 Canva ChatGPT 外掛，你只需要輸入關鍵需求，外掛便會提供多個 Logo 模板供你參考。這對於需要靈感的設計師或品牌創始人來說，無疑是節省時間的好幫手。
3. 簡報模板
如果你正在準備簡報，卻苦於找不到合適的模板，Canva ChatGPT 外掛也能快速提供多樣化的簡報範本，讓你不再因尋找合適的設計而煩惱。這些範本覆蓋了各種主題，適合不同場景的簡報需求。
▍Canva ChatGPT 外掛的限制
儘管 Canva ChatGPT 外掛可以快速提供靈感與範本，但它無法像其他 AI 工具（如 Midjourney 或 Bing Image Creator）那樣直接生成圖像。它的主要功能是幫助你搜尋模板，然後將模板導入 Canva 平台進行編輯。因此，這個外掛更像是一個「靈感提供器」而非「自動生成工具」。
▍如何提高使用 Canva ChatGPT 外掛的精準度？
在使用 Canva ChatGPT 外掛時，如果你希望得到更精準的結果，建議你將需求簡明扼要地列出，並且使用英文輸入指令，這樣可以提高模板推薦的準確性。例如在進行 Logo 設計時，你可以讓 ChatGPT 先將中文需求翻譯成英文，再輸入至外掛。
▍Canva ChatGPT 外掛是否值得使用？
總體來看，Canva ChatGPT 外掛適合那些已經經常使用 ChatGPT 並希望加速創作流程的使用者。它能快速提供多種靈感與模板選項，無需額外打開 Canva 平台即可瀏覽可用範本。特別是當你需要在短時間內製作大量內容時，這個外掛能有效減少尋找模板的時間。
然而，對於那些本來就習慣直接進入 Canva 搜索靈感的人來說，這個外掛的附加價值可能有限。畢竟，最終你還是需要進入 Canva 平台進行細部編輯。
➤ 了解更多：https://www.canva.com/help/chatgpt-templates/
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ChatGPT幫你跑寄信流程！實測串Gmail、Google Drive，寫信、附檔、批次寄送都能做
ChatGPT外掛串接Gmail、Google Drive可以做到什麼？本文示範如何把繁瑣寄信流程交給AI處理，實測用ChatGPT整理跨國會議資訊、搜尋指定附件、建立會前提醒信草稿，再依收件人批次建立並寄送Email。本文節錄自《ChatGPT上工了! 最強AI活用術》。
文／施威銘研究室
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使用ChatGPT外掛程式幫你批次發會議通知【步驟1】請ChatGPT查找並讀取Gmail信件【步驟2】請ChatGPT前往Google Drive找到指定附件【步驟3】請ChatGPT連同附件建立Gmail信件草稿【步驟4】確認草稿後，交由ChatGPT分別寄出Gmail
使用ChatGPT外掛程式幫你批次發會議通知
我們以一個跨國會議的準備情境，教大家善用ChatGPT的外掛程式幫你完成繁瑣的工作流程。
使用工具：ChatGPT
網址：https://chatgpt.com/
外掛：本文以ChatGPT連接外掛程式「Gmail、Google Drive」為例
實測：使用ChatGPT外掛程式幫你批次發會議通知
讓ChatGPT透過外掛程式讀取郵件與附件後，整理出重點資訊
請ChatGPT前往Google Drive，找到指定附件
請ChatGPT將該附件加入信件中，建立會前提醒信草稿
確認內容無誤後，再個別寄送給參與會議的同仁
實測情境：準備與荷蘭總公司的產品上市會議
故事是這樣的，曜盛生活科技台灣分公司即將與荷蘭總公司召開線上會議，討論新款空氣清淨機AeroPure Mini 2在台灣的上市計畫。
會議前一天，總公司已透過電子郵件寄來通知，並附上3份全英文資料，包括議程、台灣市場上市進度表與全球行銷規範。相關行事曆活動也已建立，當中記錄台北與阿姆斯特丹的會議時間、參與者名單及線上會議資訊。由於資料分散在電子郵件、行事曆與不同格式的附件中，行政人員若逐一查找、翻譯和整理，往往需要在多個工具之間反覆切換，這次我們就決定要請ChatGPT來幫忙。
這次的任務有4個步驟，第一，讓ChatGPT透過已連接的外掛程式讀取總公司寄來的郵件與附件後，整理出重點資訊。第二，請ChatGPT前往Google Drive，找到指定的附件。第三，請ChatGPT將該附件加入信件中，建立一封要寄給台灣團隊的會前提醒信草稿。第四，確認內容無誤後，再個別寄送給參與會議的台灣同仁。
本例收到的是一封由總公司寄來的英文會議通知信。接下來，我們會請AI協助簡化信件內容，翻譯成中文版，再加上相關附件，最後寄給台灣分公司的同仁（圖／旗標科技）
簡單來說，今天示範的任務同時包含「讀取資料」與「執行動作」。首先來將落落長的大工程拆分成多個小任務，我們可以把任務拆成4個階段：查找並讀取Gmail信件 → 找到Google Drive中的附件 → 連同附件一起建立Gmail信件草稿 → 個別寄送提醒信。這樣才比較好掌控整體品質，即使中途出現錯誤，也比較容易回到特定步驟修改。
【步驟1】請ChatGPT查找並讀取Gmail信件
首先，請ChatGPT讀取那封總公司寄來的會議通知信件，再檢查看看ChatGPT有沒有理解錯誤。
【提示詞】@Gmail 請查看今天與荷蘭總公司召開的Q3 APAC Product Launch Review，讀取相關行事曆、電子郵件與附件。請先整理會議時間、參與者、會議目的、討論項目與需要決定的事項。
實際測試發現，有時不一定需要輸入「@」指定特定工具。只要提示詞中提到相關關鍵字，ChatGPT就可能自動連接對應的外掛，並開始執行相關任務。
先按@後輸入Gmail，連結到Gmail之後輸入提示詞，最後點擊發送（圖／旗標科技）
在AI整理出會議資訊之後，別忘了檢查有無錯誤喔（圖／旗標科技）
【步驟2】請ChatGPT前往Google Drive找到指定附件
接下來的情境是，除了要參加線上會議之外，台灣分公司當天還有其他事情要忙，因此也準備了一份「當日行程表」，方便台灣同仁掌握整天的工作安排。
問題是，這份行程表正躺在某位員工很深很深的Google Drive資料夾裡。與其花時間一層一層翻找，不如直接請ChatGPT前往Google Drive，幫忙把指定附件找出來！
如果不幸忘記確切的檔名？沒關係！我們給關鍵字，ChatGPT還是找得到。
【提示詞】@Google Drive 請前往我的Google Drive，搜尋與「台灣分公司、7月15日、當日行程表」相關的檔案
@Google Drive之後，給出關鍵字請它查找；ChatGPT輕鬆找到檔案，還附上Google Drive連結讓你快速瀏覽（圖／旗標科技）
【步驟3】請ChatGPT連同附件建立Gmail信件草稿
下一步，請ChatGPT建立一封寄給台灣團隊的會前提醒信草稿。提醒信除了列出會議時間、討論重點與會前準備事項，也要附上前一步找到的台灣分公司工作行程表。
順帶一提，雖然我們的最終目標是分別寄送給5位同仁，但如果一開始就直接建立5封草稿，後來才發現內容有誤，就得請AI同時修改5封信，處理起來反而麻煩。因此，這裡會先請AI建立一封總草稿。等我們確認內容沒有問題後，下一步再請AI將總草稿複製成5份，準備個別寄出。
【提示詞】請根據整理完成的資料，建立一封寄給台灣參與者的中文會前提醒信草稿。包含會議時間、Microsoft Teams會議資訊、會議目標、會前準備事項，以及剛剛你查找到的「0715台灣分公司當日行程表.pdf」附件。建立草稿就好，不要直接寄出。
有沒有注意到？從這裡開始，筆者已經不特別在提示詞中使用「@」指定工具了。因為實際測試發現，只要任務描述夠清楚，ChatGPT通常就能自行啟動對應的外掛來處理。
下好提示詞後，等待ChatGPT完成處理。接著前往已連結的Gmail信箱確認結果（圖／旗標科技）
太厲害了，ChatGPT真的在筆者的信箱建立了有附件的草稿（圖／旗標科技）
【小插曲】這時候還能更改內容嗎？假如這時總公司熊熊更改會議方式，原本規劃使用Teams開會，後來改成Google Meet，但信件草稿都準備好了，該怎麼辦？別擔心，這時仍然可以請ChatGPT協助修改草稿。只要提供新的會議資訊或連結，並明確說明要替換的內容，ChatGPT就能將更新後的資訊一併修改到草稿中。
【步驟4】確認草稿後，交由ChatGPT分別寄出Gmail
完成上述步驟，確認總草稿內容沒有問題後，就萬事俱備、只欠最後寄出了。接下來，我們可以把要寄送的名單提供給ChatGPT，請它依照這份總草稿，分別建立要寄給各位台灣同仁的信件草稿，並附上指定附件。
由於這個環節牽涉到實際寄信，我們提示詞可以寫得稍微仔細一些，特別要求ChatGPT先列出預計寄送的名單，讓我們檢查收件人是否正確。
【提示詞】根據前面整理完成的會前提醒信，分別為以下5位台灣同仁建立一封獨立的Email草稿：（放上收信人的稱謂、Email）每封郵件只能有一位主要收件者，不要將上述5人合併在同一封信中。每封信的副本都請加入：（放上要副本對象的稱謂、Email）請依照主要收件者的姓名調整信件開頭稱呼，其餘內容可以維持一致。記得每封信依然都要附上Google Drive中的「0715台灣分公司當日行程表.pdf」。請先建立5封草稿，不要寄出。完成後，逐封列出以下資訊供我確認：主要收件者副本收件者郵件主旨附件名稱請再次確認每封信只有一位主要收件者，而且5封信都已附上指定附件。
其實ChatGPT的Gmail外掛程式可以直接幫你寄信，只是如前面所述，我們建議最好先看過內容再寄出比較妥當，因此這裡只會請ChatGPT擬草稿。
請ChatGPT仔細檢查寄送對象，並整理資訊給我們確認（圖／旗標科技）
確實建立了要寄給每個人的個別草稿（圖／旗標科技）
等ChatGPT建立好多封草稿後，由我們親自確認沒有問題後，再請ChatGPT一次寄出這些郵件，就大功告成了。
確認沒問題後，請ChatGPT幫忙寄出郵件（省掉我們一封封點擊寄出的麻煩）；本次範例寄出5封信，ChatGPT大約花了40秒完成寄送指令。不過實際測試發現，Gmail端可能還需要再等1～2分鐘，才會顯示郵件已寄出（圖／旗標科技）
前往Gmail寄件備份，可以看到5封信件都已經成功寄出，完工！（圖／旗標科技）
節錄自：旗標科技《ChatGPT上工了! 最強AI活用術: ChatGPT Work×GPT 5.6》／施威銘研究室 著
AI會議紀錄整理技巧！6步驟活用Gemini Notebook與指令模板，語音轉文字、中英夾雜也不怕
會議記錄整理總是很花時間，如何運用AI來提高效率？作者分享「AI會議整理術」，6步驟包括運用AI語音轉文字工具，以及活用Gemini Notebook（原NotebookLM）等AI工具來解決中英夾雜、專有名詞一堆等AI會議紀錄常見痛點。搭配AI指令模板，將雜亂逐字稿自動轉譯為「三段式摘要」與「行動清單」，省下60%時間，讓團隊溝通更精準、決策更高效！本文節錄自《高效職場生存法圖解》。
文／趙胤丞、電腦玩物站長Esor
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讓AI用固定模板，把會議討論變成清楚的紀錄與待辦AI會議整理操作教學！6步驟分享，節省60%時間的協作術AI提示詞分享：快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件AI會議筆記方法論反思與實踐AI會議筆記實戰QA：AI工具怎麼選？轉錄出錯怎麼辦？
（編按：NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章：）
讓AI用固定模板，把會議討論變成清楚的紀錄與待辦
AI工具不是拿來取代我們，而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道，一場會議不只是一場會議，它可能是團隊協作的決策過程，也可能是專案卡關的突破時刻，所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。
但是，我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理，結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動，這樣的行為無異是「買櫝還珠」。
只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點：主持人講得飛快，你無法跟上；對話來回跳躍，記錄順序亂七八糟；會議過程與會者講了一堆，還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。其實整理不好，這不是你能力問題，而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。
這正是AI可以切入協助支援的痛點，幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。
概念說明關鍵效益自動化轉錄AI將語音自動轉換成文字節省人工聽打時間，不錯過任何細節智慧化摘要AI根據內容自動生成重點與結論快速掌握會議核心，不必重聽錄音行動化轉譯AI從文字紀錄中提取任務與責任人加速「討論」到「行動」的轉換，強化執行效率
資安前提：在使用任何AI工具時，特別是涉及公司內容，務必確認公司、平台的隱私安全規範，以保護你與組織的資料安全。
（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
AI會議整理應用情境：適用需高效溝通的場合、專案會議、跨部門會議
這套方法適用於所有需要高效溝通的場合，特別是討論內容多且複雜的專案會議，或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者，都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。
AI會議整理技巧提醒：加速你的決策行動，而非取代你的判斷
AI是你的副駕駛助手，AI雖然能大幅節省時間，但它的價值在於「加速你的決策與行動」，而非取代你的判斷（畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋）。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對，進而確保共識沒有落差。
AI會議整理操作教學！6步驟分享，節省60%時間的協作術
【Step 1】為什麼需要AI會議記錄工具？
這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具，而是讓你學會用工具放大自己的效能，讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。
傳統會議記錄的痛點AI可以做什麼主持人語速過快、資訊密度高，難以跟上自動語音轉文字，完整保留內容對話跳躍、紀錄順序混亂快速生成會議摘要，還原討論脈絡討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問，清理要花許多時間協助整理任務清單與待辦事項會後還需整理郵件回報輔助產出主管回報Email
當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時，就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷，真正成為「決策轉譯者」。
【Step2】挑選對自己最方便的AI轉錄工具
AI語音轉文字（甚至是會議錄音專用AI工具）已經多如雨後春筍，甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析，而是針對常見的三種會議情境，分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。
工具應用情境功能簡述PLAUD.ai硬體裝置，方便啟用錄音檔案儲存在本地裝置，內建AI自動處理工作流程雅婷逐字稿手機App，即時轉錄當下即時轉錄，對於台灣用語有相對較在地的處理NotebookLM自行錄音，交由AI轉錄與處理可以建立會議錄音資料庫，由自己的指令決定轉錄的處理方式
【Step 3】如何處理多語混雜與專有名詞挑戰
中英夾雜、專有名詞頻繁，是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉錄工具，對於多語內容的辨識已經有一定水準（不過台灣常用的台語，還是有侷限），這部分大家可以實際試試看即可。
而「專有名詞」的部分，例如專案特有的名稱、人物、技術、術噢，可以製作一份「專有名詞表」，在AI要轉錄前，先提供AI，請其根據這份「專有名詞表」來轉錄，往往就可以有很好的效果。
以前面提到的Google NotebookLM為例，我們可以先新增一份專有名詞對照表。
以Google NotebookLM為例，再請AI轉錄會議前，可以新增一份專有名詞對照表（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
接下來在轉錄時，請AI除了分析錄音檔案，也要對照專有名詞對照表，修改會議筆記內容，就能獲得很好的辨識效果，更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。
【Step4】應用「三段式會議摘要」
我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來，但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。
用AI摘要會議紀錄，不是要它幫你「記住全部」，而是幫你「轉譯為可用資訊」。三段式結構最適合會議筆記與摘要：
背景議題：這段討論是在處理什麼？
重點觀察：過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策？
行動建議：這段話最後導出了什麼事要做？有責任人與時限嗎？
你可以在AI指令中明確要求輸出這三段內容，並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據，確保摘要可以立即使用。
用AI摘要會議紀錄，三段式結構包括：背景議題、重點觀察、行動建議，最適合會議筆記與摘要（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
【Step5】從摘要轉譯為行動清單
會議中最常見的溝通語句是模糊的，例如：「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好？」。如果只是轉錄逐字稿，很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句，這時候可以請使用AI判讀以下三要素：
What：要完成什麼事？（如果能寫出具體項目與產出最佳）
Who：誰負責？（要寫上負責人，也要確保負責人知道自己要負責該項目）
When：什麼時候要完成？（最好有明確日期與時間）
示範指令：「請根據以下逐字稿，列出所有可辨識的任務，標示What（要完成什麼事？）／Who（誰負責？）／When（什麼時候要完成？），若有待確認的資訊請註記。」
【Step6】AI會議紀錄實作分享—節省60%時間、保留主導性
每次會議後，我習慣以下流程（當作示範參考，但你可以搭配不同工具）：
會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字，確保內容完整。
將逐字稿餵給ChatGPT，依「三段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。
核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具，並標注優先順序。
需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。
這個流程沒有一個步驟是全部交給AI，自己完全不動手，但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策，而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架，但也不會完全由AI主導，結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。
AI提示詞分享：快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件
如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件，可使用以下指令：
你是一名「會議行動轉譯官」，任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出：1. 會議摘要（三段式：背景議題／重點觀察／行動建議）2. 任務清單（What／Who／When）3. Email草稿（以專業、精簡語氣撰寫，結尾請列出下一個檢視節點）。請在內容中善用條列，確保收件者一眼就能掌握重點。逐字稿：（貼上逐字稿）
AI會議筆記方法論反思與實踐
1. 重新定義「寫會議筆記」的價值
寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」，而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。過去我們花大量時間確保每個字都被記下來，卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具，我們反而要重新調整焦點：不是把責任全部交給AI，而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。
當AI接手機械性的紀錄工作後，你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險，或是思考下一步策略。因此，你不再是敲鍵盤的人，而是提煉共識、設定優先順序的人。
2. 真正的效率來自「人機協同」
AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿，但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟，補上情境背景、利害關係、專業措辭，也能讓AI處理得更好。而當我們有好的會議筆記，就能確保整個團隊朝正確方向前進。
3. 持續優化你的協作節奏
每個人面對的專案都不同，所以你需要跟AI溝通的專業術語，甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。
上面提供的指令是基本版，你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化，根據自己需要的正式會議報告結構做調整。我們可以抱持一種「做實驗」的心態，把每次會後郵件當成一次實驗：
這次的AI prompt是否清楚？
任務欄位拆解是否滿足需求？
專業用語分析是否正確？
如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。
AI會議筆記實戰QA：AI工具怎麼選？轉錄出錯怎麼辦？
Q：AI工具這麼多，我該怎麼選擇？
解答：工具百百種，我們時間很有限，別去追求最好的工具，而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發：如果最需要節省聽打時間，專注於轉錄精準度；如果最在意資料安全，則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。
Q：AI轉錄的內容，直接使用會有風險嗎？
解答：會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用，容易造成誤解。我們仍需親自把關確認，再更細緻地補上決策背景與情緒脈絡，才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。
Q：AI摘要會不會讓我變懶惰，不再思考？
解答：AI幫你完成機械性的紀錄工作後，你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略，而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者，而不是更懶惰的紀錄者，因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。
Q：如果講者口齒不清，AI轉錄還是會出錯怎麼辦？
解答：這是AI工具的極限，但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整：遇到轉錄不精準時，可以在會議中使用「段落即時總結」技巧：由我主動複述「我確認一下，您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識，並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。
節錄自：創意市集出版《高效職場生存法圖解：工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》／趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著
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員工下班後，主管傳LINE就算加班了嗎？
現代主管常會碰到的難題：下班時間、部門卻遇上突發事件，此時究竟是否能透過通訊軟體告知部屬狀況呢？許多工作團隊會利用通訊軟體來輔助公務執行，甚至主管會用其交辦事務，但在下班時間「LINE」到群組、就等同加班了嗎？有哪些法律規範該注意？雙方只要發生「LINE對話」就要付加班費嗎？專家指出：關鍵在於是否有「實際提供勞務」。
更新日期：2024/12/2
文／《104職場力》小編
本文導覽（點選文字可至指定章節閱讀）主管下班LINE員工，就是加班？重點不在通訊，而是有無實際提供勞務！
用「LINE」通訊的加班費，要如何計算？
補充檔案【勞動部：勞工在事業場所外工作時間指導原則】
「工作時間」，到底怎麼算呢？
勞工在事業場所外工作時間指導原則
如果只是值日（夜）班的留守工作，可以僅支付「值班費」嗎？
根據勞動部最新的「勞工生活及就業狀況」調查指出，有36.6%的勞工近一年內曾加過班（延長工時），其中加班工作者中，有25.5%的比例是在下班時間接獲工作單位以通訊軟體（包括網路、手機APP）交辦工作，並且有些主管甚至要求當下立即執行工作。
近期因發生公務員疑遭職場霸凌案，包括主管不當要求、下班因公務連發LINE追進度，引發社會討論。環境部長在受訪時強調：自己過去任職於民間、習慣比照勞基法規定，下班後不應隨便以LINE連絡員工、假使有就得算加班費。因此自己也早已請人事部門發公文，如下班有公務急事發LINE訊息連絡，一定要寫什麼時候完成、有專案加班，要求主管務必要讓收到訊息的同仁理解：「上下班是不一樣的」。
到底下班時間收到主管傳來的「LINE」訊息，算不算加班呢？我們為您逐一整理。
主管下班LINE員工，就是加班？
常發生爭議的狀況，是員工在下班時間接到主管以電話或即時通訊軟體交辦工作，產生「工作時間」及「加班」認定問題，許多勞工主張這是「變相加班」，主管們則喊冤，多數時候僅為「事先聯絡」，並非要求員工必須當下執行工作，認為這只是溝通上的落差。
重點不在通訊，而是有無實際提供勞務！
由於《勞動基準法》第24條規範，雇主如延長勞工的工作時間，應給付延長工時的工資（俗稱為加班費），但主管如在下班時間傳「e-mail」、「LINE」等訊息給員工，算是加班嗎？關鍵在於員工是否有因為該訊息而「立即實際提供勞務」。
舉例而言：如主管僅是單純分享資訊、生活所得，一篇分享文章、產業資訊，並未要求下屬需要做出什麼實質的工作產出，就不算加班；但若主管傳訊息要求的是「請繳交某份報告」、「請去確認某份訂單」、「某某客戶有狀況，請處理」，而又未明確說明是在「上班時間處理即可」，即有可能因為勞工於下班時間完成指示，因此該作業工時均屬延長工時，應給付加班費。
延伸閱讀：下班被主管LINE，該回嗎？勞動部調查：277萬勞工曾於下班被通訊軟體交辦工作
用「LINE」通訊的加班費，要如何計算？
由於用「LINE」等通訊軟體的時間通常零碎，而且加上讀取和回覆對話的時間落差，讓很多事業單位都會輕忽這個「加班」事實的計算方式。
根據臺北市政府勞動局的說明，只要勞工能夠提供雇主交辦業務的證明，如「通訊軟體的對話截圖」、「電子郵件的內容」，可以被認定是雇主要求勞工加班的證據，依法即可計入工作時間並核算延長工時的工資。
此外勞動部也曾制訂過〈勞工在事業場所外工作時間指導原則〉，其中在第2條第7項當中提及：「勞工正常工作時間結束後，雇主以通訊軟體、電話或其他方式使勞工工作，勞工可自行記錄工作之起迄時間，並輔以對話、通訊紀錄或完成文件交付紀錄等送交雇主，雇主應即補登工作時間紀錄。」
因此如須計算加班時間，可由勞工「自行記錄執行工作的起迄時間」，並輔以對話、通訊紀錄等文件紀錄，計算延長工時的工資（即加班費）。
補充檔案【勞動部：勞工在事業場所外工作時間指導原則】
勞動部：勞工在事業場所外工作時間指導原則
「工作時間」，到底怎麼算呢？
其實《勞基法》並未明確定義「工作時間」，特別近年因新冠疫情導致工作型態改變，許多工作甚至不再受限於辦公室及公司定點執行，從中發展出的「WFH」、「遠端工作」、「彈性上下班」制度更容易讓上下班的界線模糊，導致勞資雙方對工作時間認定更容易產生爭議。
如「新聞媒體工作者」經常於事業場所外從事工作、無須返回事業場所簽到退等，或臨時突發新聞事件必須及時處理；又如「外勤業務員」可能僅有部分時間在固定之事業場所，長時間在外機動性前往不同目的地、配合客戶時間等，而沒有明確出缺勤和打卡紀錄，這類型勞工的正常工作時間或延長工時便不易認定。
延伸閱讀：WFH在家工作反變成「全天待命」？勞動部：建議比照原工時、休息時間
勞工在事業場所外工作時間指導原則
因此如前所提及的，勞動部公佈之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，供事業單位就在外工作勞工之「工作時間」認定及「出勤紀錄」記載之參考，以保障其勞動權益。
提醒雇主有關正常工作開始及終止之時間、延長工作時間（加班）之認定、休息時間及輪班制之換班等有關事項，勞資雙方應以書面勞動契約約定，並訂入工作規則。
而勞工正常工作時間結束後，雇主以通訊軟體、電話或其他方式使勞工工作，勞工可自行記錄工作之起迄時間，並輔以對話、通訊紀錄或完成文件交付紀錄等送交雇主，雇主應即補登工作時間紀錄。
延伸閱讀：勞工的工作時間和休息時間如何區分？還有「備勤時間」、「待命時間」、「候傳時間」是什麼？
如果只是值日（夜）班的留守工作，可以僅支付「值班費」嗎？
如果不是下班時間「LINE」員工交辦工作，而是要求員工協助一些「聯絡廠商」、「收發信件」、「居中聯繫」的工作呢？
過去部分行業因其工作特殊性，於工作正常時間外必須安排人力留守工作岡位，從事如「事務聯繫」、「巡邏」、「設備監控」或「文件收發」等工作，因此發展出「值班」、「值日（夜）」的工作模式。
過去的工資計算，多半由勞雇雙方自行約定的「值日夜津貼」，且不須依法定標準給付加班費。因此常有雇主給付300、500元或一小時僅有百元以下、遠低於加班費甚至基本工資的狀況發生。
但自民國111年1月1日起，勞動部宣佈停止適用「事業單位實施勞工值日（夜）應行注意事項」，不論是否為值日（夜）工作，均須直接回歸《勞動基準法》的工作時間之相關規定。
因此：雇主如使勞工從事值日（夜）工作時，將認屬工作時間，超過正常工作時間之部分，應計入延長工時時數並給付延時工資。
今日勞工如值日（夜），依法定標準雇主應給付加班費，而無值班費（津貼）。
延伸閱讀：勞工於正常時間外值班從事輕便工作，可以只發「值班費」、不給「加班費」嗎？
因此，我們最後可以針對「下班後有突發事件，可以傳訊息LINE部屬處理嗎？」的狀況作結。
原則上可以，但主管們請務必注意，在「要求勞工提供勞務與否」的部分必須明確。
「中華民國勞資關係協進會」指出若雇主只是分享資訊、提早交辦業務，並沒有要求勞工真的提供勞務，按定義上就不屬於工作時間。
反過來說，如果雇主在下班後聯絡交辦事項並有當下勞工處理（提供勞務）的需求，應屬工作或延長工作時間，而須給付薪資或加班費。
更多工時及加班等相關資訊，都在《104職場力》
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AI寫Excel公式這樣最省時！ChatGPT、Copilot描述需求、生成函數、錯誤修正一次學會
不會寫Excel函數也沒關係！本文教你如何運用ChatGPT、Copilot、Gemini等AI工具，從描述需求開始，生成函數公式、修正錯誤結果，快速完成資料整理任務，超實用的新手與職場工作者必備Excel AI技巧教學！本文節錄自《超有料！職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術》。
文／施威銘研究室
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請AI生成函數、公式，輔助整理資料描述需求、請AI生成函數、公式，不懂還可以繼續問！實用技巧：貼上AI生成的函數、公式後執行失敗？實用技巧：描述問題時，截圖給AI最快！
請AI生成函數、公式，輔助整理資料
使用AI：AI聊天機器人（ChatGPT、Copilot、Gemini…都可以）
Excel函數可以說是整理表格資料的利器，延續上一節的「檢查資料漏填」例子，在Excel上普遍的做法是用函數檢查每一列是否有漏填的欄位，例如本例可以用設定條件判斷的IF函數和用來計算範圍內非空值數量的COUNTA函數，組合成公式來做檢查，然後在最後的「確認結果」欄顯示檢查的結果。
但萬一您對Excel不是很熟，光知道該挑這兩個函數出來、進一步撰寫公式，可能就會花一大堆時間，來看AI如何「顛覆」以往的Excel函數學習法吧！
描述需求、請AI生成函數、公式，不懂還可以繼續問！
怎麼開始呢？您不用傷腦筋該如何提供AI方向 （例如提示它「請用函數來解決」)，都不用！只有一個重點，就是跟AI聊天機器人描述清楚我們的需求，這非常重要，包括表格的資料範圍、以及我們希望在哪個目標儲存格得到什麼樣的結果都要講清楚。想更萬無一失的話，能截圖給AI聊天機器人參考最好。
【1】我們先試著用文字來描述需求（截圖的做法最後再試，因為有些免費的AI聊天機器人會限制單日的圖片上傳用量，不是您隨時想用都可以用）。先回顧一下本例的需求。
希望確認每一格是否都有填寫，若有一項沒填就在F欄留下註記
解決問題的環境若回到Excel（而不是餵給AI自動處理），也不用擔心表單樣式會受影響了（圖／旗標出版提供）
【2】以本例來說，是使用以下的提示語（prompts）：
（圖／旗標出版提供）
檢查B3~E27欄位是否都有輸入資料。若有空白的儲存格，在F3~F27標示「有資料未填寫」
⬆儘量描述清楚欄位的位置
或者
使用Excel函數，檢查B3~E27欄位是否都有輸入資料。如有空白的儲存格，需要在F3~F27標示「有資料未填寫」
⬆若您大概知道可以用函數來解決，可以加這段，這樣AI的回答就會鎖定在函數，不會回答的很廣泛，導致一時不知該用哪個解法
【TIP】撰寫提示語時，務必清楚描述欄位範圍與條件，例如明確指出「檢查B3:E27範圍內的每個儲存格」，而非模糊的「我想判斷F欄前面的資料有沒有漏」敘述。同時，也要清楚說明判斷條件（例如要找出有空白的格子）與執行動作（例如「在對應F欄標示『有資料未填寫』」），確保AI可以正確理解並執行任務。
（圖／旗標出版提供）
上圖讀者也看到了，AI聊天機器人不只給我們答案，還貼心地提供函數和公式的說明（就是怕您不會用），完美取代了以往Excel函數書、網路上函數教學文的地位（而且不懂還可以繼續問！）
很多AI聊天機器人都會提供複製功能，找到後並點擊就可以複製公式（若沒有，手動複製網頁上的公式也很快）。
【TIP】以上圖AI生成的公式來說，因為每一列都是4格（B、C、D、E這4欄），AI的解法是判斷哪些列「有資料」的儲存格小於4個，小於4個就表示該列有空白的儲存格（資料未填）。本書的精神是優先解決Excel問題，AI給的函數、公式細節讀者可以再慢慢研究。也再次提醒讀者，AI回答的內容不是100%正確喔！AI聊天機器人最擅長的就是生成文字，但也有生成虛構、錯誤內容的可能。如果AI所生成的函數、公式失效了，有時候執行後並不會有什麼錯誤訊息（只是你要的結果沒出現），此時最快的做法就是請AI生成另一個公式給我們試試。
【3】而AI聊天機器人在提供解法時，也可能以「純文字」來做回應，但慢慢讀文字沒什麼效率，可以請AI給出函數／公式。如下圖：
但慢慢讀文字沒什麼效率，可以請AI給出函數／公式（圖／旗標出版提供）
【4】此外，由於AI聊天機器人給的公式可能跟本書示範的不一樣，甚至您每次操作時得到的答案也可能不一樣，不過只要試過能完成任務就沒差。若您問AI聊天機器人有沒有其他的函數解法，它也會提供你新的公式：
本例筆者重新發問後，ChatGPT給了其他的公式解法，所用的函數都不太一樣（圖／旗標出版提供）
老話一句，我們先不用管公式是長是短、內容為何，能解決問題就好！本例先試AI給的這個公式。把公式貼到F3儲存格，按住填滿控點「+」，往下拉到F27儲存格，瞄一下左圖的F欄，看起來公式是OK的。選擇填滿但不填入格式，以保留原儲存格的樣式，這樣就完成操作了！
（圖／旗標出版提供）
實用技巧：貼上AI生成的函數、公式後執行失敗？
上圖在AI生成函數的幫助下，缺資料的那一列最後面都做了註記。但AI提供的公式絕對有可能會出錯（特別是在範圍設定或條件判斷的細節上），當出錯時，當然可以請AI修正，或者詢問是否有其他解法。例如：
這個公式不對，請幫我檢查錯誤或提供替代公式
依經驗，單只有給AI文字提示語最容易遇到公式出錯，因為描述需求時容易有遺漏或模糊不清，此時當然可以自行檢查公式內容，有時候或許不難除錯，例如F3改成F4這樣的小問題。但自行檢查有時很花時間，這時不如回頭檢查提示語是否有清楚說明欄位範圍（例如B3:E27），以及明確列出條件與目標（例如「檢查是否有空白儲存格」並「在F欄標註」）。
實用技巧：描述問題時，截圖給AI最快！
面對Excel資料整理需求時，如果prompt描述的夠到位，其實問題就解決一半了。但關鍵就在用文字描述需求有時候很花時間，也容易描述得不夠精確、甚至寫錯…
依筆者經驗，最省時省力的方式就是直接截圖給AI，大部分AI聊天機器人的圖片辨識能力都很強（中英文都通），能快速解析圖片中的內容理解問題。比起繁瑣的文字描述，傳截圖給AI的問題分析準確性高，還能大幅節省時間。
準備好截圖給AI，重點在於，Excel上面和左邊的編號，以及和您的目標欄位（例如F欄）一定要包含在圖片內。（圖／旗標出版提供）
【TIP】針對電腦畫面該怎麼截下來，Windows上有提供Print Screen鍵抓全螢幕畫面，但這樣就得再手動截取範圍，有點麻煩。筆者通常是額外安裝FastStone、HyperSnap等專用來截圖的軟體，利用裡面的「截取區域」功能把要的範圍截下來。若您用的是Mac電腦，內建的Shift+Command+4組合鍵就可以截您指定範圍的畫面了。
截圖備妥後，拉曳到對話框就可以附給AI（這裡是以免費版ChatGPT來操作），再輸入提示語描述需求，因為有附上圖，可以描述的更簡潔（圖／旗標出版提供）
【TIP】現階段無論是ChatGPT、Copilot、Gemini...等都可以接收圖檔來做判讀，讀者要用哪個AI聊天機器人來操作都可以。不過前面提過，免費版的ChatGPT用戶雖然可以使用圖檔上傳功能，但會有用量的限制，當您對話到一半時，可能會出現無法繼續使用的訊息。若真的被限用了也沒關係，免費的AI聊天機器人多的是。不過，建議也要多熟悉文字的描述技巧，以備不時之需！
當不是請AI聊天機器人自動整理資料，而是請它「輔助」生成函數來解決Excel問題時，筆者最喜歡附上截圖方便AI理解prompt 。AI解析圖片的速度很快，幾秒鐘就可完成，依經驗，提供截圖的AI出錯機率比單用文字prompt低非常多喔！
節錄自：旗標出版《超有料！職場第一高效的 Excel ✕ AI 自動化工作術：生成公式 + 函數、做自動化，用 AI 解決所有 Excel 難題！》／施威銘研究室 著
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