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「檔案管理：負責規劃、執行及監控公司內部檔案管理系統，以確保資料的完整性及保護，支持業務運作及合規需求。主要職責包括檔案的收集、分類、存儲及檢索，確保信息的可用性與安全性。需具備良好的組織能力及細節導向，熟悉文書處理軟體，具備跨部門協作及溝通技巧，以促進各部門之間的資料流通。此職位在台灣職場中面臨法規遵循及數位轉型的挑戰，需具備對當地法律法規的了解及適應能力，以有效管理敏感資料及提高工作效率。」
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    06/06 17:31

    ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能：會議紀錄從此不再煩人！
    OpenAI 近期為 macOS 桌面版的 ChatGPT 推出了全新功能：「Record 模式」（語音錄音筆記），只要一鍵開啟錄音，說話的內容就會被即時轉錄成文字，還能自動整理出條列式的會議重點與行動項目。對經常開會、訪談、或腦力激盪的職場人來說，這是一個大幅提升工作效率的利器。
    「Record 模式」可以做什麼？
    這個新功能的核心價值在於：「說出來，AI 幫你整理」。
    不論你是開會時的主持人、受訪者、還是獨自進行語音備忘，只要點擊「Record」按鈕開始錄音，ChatGPT 就會同步進行語音辨識。錄音結束後，它會主動幫你整理出以下內容：
    * 重點摘要（Summary）
    * 討論主軸（Key Topics）
    * 可執行事項（Action Items）
    這些內容會自動儲存在 ChatGPT 的專屬「畫布」（canvas）中，方便後續編輯、轉寄或轉換格式。
    麼開始使用？
    這項功能目前提供給 macOS 桌面版 ChatGPT（需登入 Pro 或 Team 帳戶），使用方式非常簡單：
    1. 開啟 ChatGPT 桌面 App**，點選左下角的「Record」按鈕。
    2. 允許麥克風權限**（首次使用會跳出提示）。
    3. 開始錄音，自然說話即可，無需特別格式。
    4. 錄音完成後按下「Send」**，AI 會自動上傳錄音內容並生成筆記。
    5. 畫布開啟後，你可以看到由 AI 整理的重點內容，也可以請它轉換成 email、簡報大綱、會議紀錄等格式。
    為什麼這功能超實用？
    節省時間：再也不需要人工撰寫冗長會議紀錄。
    不遺漏重點：AI 幫你抓住核心資訊與待辦事項。
    提升團隊效率：每個人都能聚焦在「下一步該做什麼」。
    多用途轉換：想要變成一封信、一份提案，甚至是產品規格書？一句話就能讓 ChatGPT 幫你完成。
    使用小建議
    為了讓這個功能發揮最大效益，這裡提供幾個實用小技巧：
    * 使用品質較佳的麥克風，能提高語音辨識的準確度。
    * 講話時邏輯清楚、段落分明，有助 AI 更好地整理內容。
    * 錄完後快速檢查一次整理結果，必要時可以再補充或更改。
    說出來，讓 AI 幫你整理好一切
    這項功能對於重視效率的專業人士來說，是個真正能「減壓又加值」的幫手。無論你是創業者、PM、行銷人、記者，還是學生，未來只要會說話，就能讓 ChatGPT 幫你做整理、做總結，甚至變成工作產出。
    目前這項功能僅支援 macOS 桌面版的 ChatGPT，未來預期會拓展到更多平台。如果你是 ChatGPT Pro 或 Team 用戶，不妨馬上試試這個功能，相信你會愛上它。
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    2023/11/08

    為什麼需要將Word文件轉換為PDF？6大優點整理
    在職場中，需要將Microsoft Word文件（.doc或.docx）和Microsoft PowerPoint簡報（.ppt或.pptx）轉換成PDF格式的原因有很多，包括以下一些常見情況：
    1. 共享和協作：PDF格式是一種通用的文檔格式，它可以跨不同操作系統和設備無縫共享。當你需要與同事、客戶或合作夥伴分享文件時，轉換成PDF可以確保文檔的格式和佈局保持一致，無論使用的是哪種軟件或設備。
    2. 文件保密性：PDF文件可以設置密碼保護和限制打印、複製或編輯，這對於包含機密信息的文件非常重要。這有助於確保文檔僅對授權人員可用。
    3. 印刷質量控制：PDF文件在打印時可以保持高品質，確保印刷品的外觀和格式與原始文檔一致。這對於製作專業資料、報告和宣傳材料非常重要。
    4. 電子簽名：PDF文件支持電子簽名，這對於合同、協議和法律文件的簽署和驗證非常重要。這樣的文檔在法律上通常具有法律效力。
    5. 文件保存和備份：PDF格式是一種固定格式，可以確保文件在不同時間和環境中保持一致。這對於長期保存、檔案管理和備份非常有用。
    6. 網絡發佈：PDF文件可輕鬆上傳至網站、閱讀器或郵件附件，以便在線上發佈文檔、報告、課程材料等。
    綜觀整體來看：將Word和PowerPoint文件轉換為PDF有助於確保文檔的可讀性、保密性、品質和易共享性，並支持多種工作場景。
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    個人職場品牌打造術
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    林易璁

    職涯顧問｜培訓講師｜書籍作者

    2022/06/15

    行政工作流程數位科技化
    在日常工作當中，或多或少有都有一些行政事務流程，或是資料整理的相關事宜，我們可以透過網站工具或是手機APP，讓這一些行政流程數位化，就不會讓你浪費太多的工作時間。
    ▍語音輕鬆轉文字
    工作上，有時需要打逐字稿，或是暫時不方便打字。在智慧型手機的介面裡，只需一個按鈕就可以將語音轉為文字。網站方面，可以透過SpeechNote https://speechnotes.co/ 網站或是Google文件將語音轉為文字；APP方面，可以下載雅婷逐字稿 APP，可以同時將語音轉換成文字檔跟聲音檔。
    ▍圖片輕鬆轉文字
    除了聲音之外，有時我們需要將圖片內容轉換成文字。我們可以進入Line的照相功能之後選擇轉換文字功能，就可以圖片轉成文字，此外，也可以使用Google文件將圖片轉換成文字。
    ▍合約文件轉圖片
    過去，想要給客戶正式的文件，需要將文件印出後簽名，在傳真到對方公司，需要花費不少時間。現在，可以不用到處找傳真機，只要透過Microsoft Office Lens APP，將文件拍照之後，就可以轉成圖檔，透過Line等通訊軟體馬上就可以轉給客戶。而且拍照之後，不像一般相機功能，會把桌子一起照進去，軟體會自動擷取文件大小轉成檔案，非常方便。
    ▍紙本文件數位化
    工作上，常常有許多紙本文件輸出，累積一陣子後，會沒有地放置放。我們可以透過Evernote數位筆記工作術，將紙本資料存入Evernote數位筆記當中。
    ▍雲端空間好管理
    根據2018年Google的官方統計，GMail全球用戶人數已經超過十五億，也就是說每五個人就有一個人使用Gmail信箱服務。GMail預設有15G空間可以使用，如果你有工作上的需求，需要備份硬碟當中的檔案，可以評估之後，購買額外的Google雲端空間；此外，可以進入Google空間管理 https://one.google.com/storage 點選「釋出帳戶儲存空間」進管理網頁，釋放硬碟空間。
    ▍檔案轉換好輕鬆
    工作上，常常需要將Microsoft Office相關文件轉換為PDF檔案，或將PDF檔案合併、拆分或是加浮水印，這些功能都可以透過iLovePDF網站 https://www.ilovepdf.com/zh-tw 處理。自媒體行銷時，需要將圖片轉換成特定大小，特定格式，或是做圖片裁減，這些功能都可以透過iLoveIMG網站 https://www.iloveimg.com/zh-tw 處理。
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