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「檔案管理:負責規劃、執行及監控公司內部檔案管理系統,以確保資料的完整性及保護,支持業務運作及合規需求。主要職責包括檔案的收集、分類、存儲及檢索,確保信息的可用性與安全性。需具備良好的組織能力及細節導向,熟悉文書處理軟體,具備跨部門協作及溝通技巧,以促進各部門之間的資料流通。此職位在台灣職場中面臨法規遵循及數位轉型的挑戰,需具備對當地法律法規的了解及適應能力,以有效管理敏感資料及提高工作效率。」
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06/06 17:31

ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能:會議紀錄從此不再煩人!
OpenAI 近期為 macOS 桌面版的 ChatGPT 推出了全新功能:「Record 模式」(語音錄音筆記),只要一鍵開啟錄音,說話的內容就會被即時轉錄成文字,還能自動整理出條列式的會議重點與行動項目。對經常開會、訪談、或腦力激盪的職場人來說,這是一個大幅提升工作效率的利器。
「Record 模式」可以做什麼?
這個新功能的核心價值在於:「說出來,AI 幫你整理」。
不論你是開會時的主持人、受訪者、還是獨自進行語音備忘,只要點擊「Record」按鈕開始錄音,ChatGPT 就會同步進行語音辨識。錄音結束後,它會主動幫你整理出以下內容:
* 重點摘要(Summary)
* 討論主軸(Key Topics)
* 可執行事項(Action Items)
這些內容會自動儲存在 ChatGPT 的專屬「畫布」(canvas)中,方便後續編輯、轉寄或轉換格式。
麼開始使用?
這項功能目前提供給 macOS 桌面版 ChatGPT(需登入 Pro 或 Team 帳戶),使用方式非常簡單:
1. 開啟 ChatGPT 桌面 App**,點選左下角的「Record」按鈕。
2. 允許麥克風權限**(首次使用會跳出提示)。
3. 開始錄音,自然說話即可,無需特別格式。
4. 錄音完成後按下「Send」**,AI 會自動上傳錄音內容並生成筆記。
5. 畫布開啟後,你可以看到由 AI 整理的重點內容,也可以請它轉換成 email、簡報大綱、會議紀錄等格式。
為什麼這功能超實用?
節省時間:再也不需要人工撰寫冗長會議紀錄。
不遺漏重點:AI 幫你抓住核心資訊與待辦事項。
提升團隊效率:每個人都能聚焦在「下一步該做什麼」。
多用途轉換:想要變成一封信、一份提案,甚至是產品規格書?一句話就能讓 ChatGPT 幫你完成。
使用小建議
為了讓這個功能發揮最大效益,這裡提供幾個實用小技巧:
* 使用品質較佳的麥克風,能提高語音辨識的準確度。
* 講話時邏輯清楚、段落分明,有助 AI 更好地整理內容。
* 錄完後快速檢查一次整理結果,必要時可以再補充或更改。
說出來,讓 AI 幫你整理好一切
這項功能對於重視效率的專業人士來說,是個真正能「減壓又加值」的幫手。無論你是創業者、PM、行銷人、記者,還是學生,未來只要會說話,就能讓 ChatGPT 幫你做整理、做總結,甚至變成工作產出。
目前這項功能僅支援 macOS 桌面版的 ChatGPT,未來預期會拓展到更多平台。如果你是 ChatGPT Pro 或 Team 用戶,不妨馬上試試這個功能,相信你會愛上它。
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2023/11/08

為什麼需要將Word文件轉換為PDF?6大優點整理
在職場中,需要將Microsoft Word文件(.doc或.docx)和Microsoft PowerPoint簡報(.ppt或.pptx)轉換成PDF格式的原因有很多,包括以下一些常見情況:
1. 共享和協作:PDF格式是一種通用的文檔格式,它可以跨不同操作系統和設備無縫共享。當你需要與同事、客戶或合作夥伴分享文件時,轉換成PDF可以確保文檔的格式和佈局保持一致,無論使用的是哪種軟件或設備。
2. 文件保密性:PDF文件可以設置密碼保護和限制打印、複製或編輯,這對於包含機密信息的文件非常重要。這有助於確保文檔僅對授權人員可用。
3. 印刷質量控制:PDF文件在打印時可以保持高品質,確保印刷品的外觀和格式與原始文檔一致。這對於製作專業資料、報告和宣傳材料非常重要。
4. 電子簽名:PDF文件支持電子簽名,這對於合同、協議和法律文件的簽署和驗證非常重要。這樣的文檔在法律上通常具有法律效力。
5. 文件保存和備份:PDF格式是一種固定格式,可以確保文件在不同時間和環境中保持一致。這對於長期保存、檔案管理和備份非常有用。
6. 網絡發佈:PDF文件可輕鬆上傳至網站、閱讀器或郵件附件,以便在線上發佈文檔、報告、課程材料等。
綜觀整體來看:將Word和PowerPoint文件轉換為PDF有助於確保文檔的可讀性、保密性、品質和易共享性,並支持多種工作場景。
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11/27 00:00

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10/16 16:06

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