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「檔案整理：負責組織、分類及管理公司內部文檔，確保文件的精確性與易於查詢。主要目標為提升資料存取效率，支援過程中的業務運作。需要具備良好的組織能力與細節觀察，能有效運用檔案管理系統。在台灣職場中，強調合規與保密意識，需具備基本的溝通能力，以協調跨部門資料需求與收集。此外，熟悉電子檔案管理及雲端儲存系統者尤佳。」
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    2024/06/06

    LINE Keep 功能即將結束！全面教你快速備份重要資料＆替代方案
    LINE官方宣布，Keep功能將於2024年7月31日正式結束服務。這對於依賴這項功能來臨時儲存重要資料的用戶來說，無疑是一大打擊。然而，不必擔心！本文將詳細介紹如何在Keep功能終止前，快速且有效地備份資料，並提供其他替代方案，確保重要資料不會遺失。
    ▍LINE Keep 功能結束的影響
    LINE Keep功能的結束意味著用戶將無法再使用這個方便的1GB雲端空間來儲存資料。雖然Keep筆記功能依然可用，但筆記內的圖片、影片或檔案等資料將會在伺服器內保存一段時間後被刪除。因此，現在正是備份你的Keep資料的最佳時機。
    ▍如何備份LINE Keep資料
    【將LINE Keep的檔案下載到手機】
    ❶ 進入Keep頁面：打開LINE主頁，進入右上角的「Keep」頁面。
    ❷ 選擇檔案：點選您想要備份的檔案，然後點擊右上角的「…」符號。
    ❹ 儲存到裝置：選擇「儲存到裝置」，照片或影片會被儲存到手機相簿，檔案則會保存到手機系統的檔案內。
    【將LINE Keep的檔案下載到電腦】
    ❶ 開啟Keep頁面：在電腦上打開LINE應用程式，並於右側功能條選擇「Keep」。
    ❷ 選擇檔案：點選頁面右上角的「…」符號中的「下載」。
    ❸ 備份檔案：勾選想要備份的檔案，再按下方的「下載」。
    選擇儲存位置：選擇儲存檔案的位置，即可完成備份。
    ▍沒有Keep功能後的替代方案
    【使用Gmail備份資料】
    ❶ 分享檔案：選擇想要備份的檔案，點選「傳送」圖示。
    ❷ 選擇Gmail：在「分享至應用程式」中選擇「Gmail」。
    ❸ 寄送檔案：將寄件人和收件人的地址填寫為自己的郵箱地址，即可完成備份。
    【創建一人 LINE群組】
    ❶ 建立群組：點按LINE首頁右上角的「加入好友」，進入「建立群組」後，在「選擇好友」介面直接按下一步。
    ❷ 確認群組成員：確定該群組只有自己的頭像，輸入群組名稱即可創立。
    ❸ 儲存資料：將照片上傳到「相簿」，文字內容保存到記事本中，即可自製不怕過期的儲存空間。
    雖然LINE Keep功能即將結束，但只要掌握上述備份方法，仍然可以安全地保存重要資料。此外，利用Gmail或自創一人群組的方法，也能確保未來的資料不會因為空間限制而丟失。立即行動，確保資料在LINE Keep功能結束前完成備份吧！
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    06/13 12:46

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    2023/11/08

    為什麼需要將Word文件轉換為PDF？6大優點整理
    在職場中，需要將Microsoft Word文件（.doc或.docx）和Microsoft PowerPoint簡報（.ppt或.pptx）轉換成PDF格式的原因有很多，包括以下一些常見情況：
    1. 共享和協作：PDF格式是一種通用的文檔格式，它可以跨不同操作系統和設備無縫共享。當你需要與同事、客戶或合作夥伴分享文件時，轉換成PDF可以確保文檔的格式和佈局保持一致，無論使用的是哪種軟件或設備。
    2. 文件保密性：PDF文件可以設置密碼保護和限制打印、複製或編輯，這對於包含機密信息的文件非常重要。這有助於確保文檔僅對授權人員可用。
    3. 印刷質量控制：PDF文件在打印時可以保持高品質，確保印刷品的外觀和格式與原始文檔一致。這對於製作專業資料、報告和宣傳材料非常重要。
    4. 電子簽名：PDF文件支持電子簽名，這對於合同、協議和法律文件的簽署和驗證非常重要。這樣的文檔在法律上通常具有法律效力。
    5. 文件保存和備份：PDF格式是一種固定格式，可以確保文件在不同時間和環境中保持一致。這對於長期保存、檔案管理和備份非常有用。
    6. 網絡發佈：PDF文件可輕鬆上傳至網站、閱讀器或郵件附件，以便在線上發佈文檔、報告、課程材料等。
    綜觀整體來看：將Word和PowerPoint文件轉換為PDF有助於確保文檔的可讀性、保密性、品質和易共享性，並支持多種工作場景。
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    06/12 16:49

    如何產出好的 Prompt？讓 AI 成為你真正的幫手+ 五種常用 Prompt 範本
    近年來，AI 工具如 ChatGPT、Claude、Gemini 等快速進入我們的工作與生活，不論是寫文案、總結報告、規劃行程，甚至是撰寫程式碼，只要下對指令（prompt），AI 幾乎無所不能。
    但問題來了：為什麼我問的問題，AI 給的回答總是不夠精準？
    這時候，你可能缺的不是一個更聰明的 AI，而是一個更好的 prompt。
    本篇文章將帶你一步步掌握「好 prompt」的四大原則 + 五種實用範本 + 常見錯誤避雷指南，幫助你從「AI 使用者」進階成「AI 操控師」。
    一、什麼是 Prompt？
    Prompt，簡單來說就是你對 AI 下達的「指令」或「提問內容」。
    它的形式可能是：
    一段文字（例如：「請幫我寫一封推薦信」）
    一個問題（例如：「如何向上管理主管？」）
    一組指令（例如：「用表格整理優缺點，並推薦最適合的解法」）
    Prompt 就像你對 AI 下達的任務說明書，越清楚、越有邏輯，AI 才越能對症下藥。
    二、好 Prompt 的 5大原則：CLEAR
    我們建議用以下的「CLEAR」五字訣，來檢查你的 prompt 是否足夠明確：
    C - Context（情境）
    提供背景資訊，讓 AI 理解你的角色、目的與任務脈絡。
    ➤ 例：「我是一位求職中的社會新鮮人……」
    L - Language（語氣與格式）
    指定你想要的語氣風格、格式形式或語言版本。
    ➤ 例：「請用輕鬆幽默的語氣」、「請用英文回答」
    E - End Goal（輸出目標）
    說清楚你想要的最終結果，讓 AI 知道你是要報告、表格、文案還是清單。
    ➤ 例：「我要一篇 500 字的部落格草稿」
    A - Action（動作）
    告訴 AI 你要它「做什麼」——例如撰寫、比較、總結、建議等。
    ➤ 例：「請幫我比較這三個方案的優缺點」
    R - Rules（規則）
    有特定限制或格式規範的話要明講，例如字數、語氣、格式或禁用詞。
    ➤ 例：「限制在 200 字內」、「不要使用專業術語」
    三、五種常用 Prompt 範本
    以下是五個實用的 prompt 模板，無論職場、學習還是生活應用都相當好用：
    1. 會議紀錄整理 Prompt
    「我是一名專案經理，以下是我們產品開發部門的會議紀錄。請幫我整理成正式內部報告，內容分為三段：1. 會議摘要（限 100 字內）、2. 決策事項（條列式）、3. 待辦事項（包含負責人與期限）。語氣請保持正式精簡。」
    2. 專案建議書撰寫 Prompt
    「我是一位行銷專案負責人，目前正在提報一個新品行銷提案，目標是提升產品曝光率。請幫我撰寫一份約 500 字的專案建議書草稿，包含以下四段：1. 專案背景、2. 行銷目標、3. 執行方式、4. 預期效益。語氣請保持專業、有說服力，採用第三人稱，不用提及預算細節。」
    3. 表格資料統整 Prompt
    「以下是三個工具的特性說明，請幫我整理成 5 欄表格（項目名稱、說明、優點、風險、建議採行對象），表格格式適合投影片簡報中使用，內容限於 20 字以內/欄，語氣請精簡明確，避免冗詞。」
    4. Email 撰寫 Prompt
    「請幫我撰寫一封給內部人資主管的 Email，主旨是：申請部門教育訓練預算。語氣正式但親切，內容包含三段：1. 教育訓練目的與效益、2. 執行時程與預估費用、3. 對團隊發展的幫助。結尾請加入敬語與簽名，整封信字數控制在 250 字以內。」
    5. 方案比較分析 Prompt
    「我是一位採購經理，正評估三個軟體工具供應商，目的是選出性價比最佳的方案。請幫我以表格形式，從五個面向（功能完整性、價格、技術支援、使用便利性、風險）比較三者，並以條列方式給出建議首選及選擇理由，語氣請保持客觀分析。」
    四、避免 3 個常見錯誤
    ◆問題太模糊：「幫我寫一下這個」，寫什麼？給誰看？用途是什麼？AI 根本抓不到重點。
    ◆輸出格式沒說清楚：你想要清單、表格、段落還是流程圖？請先講清楚。
    ◆一次問太多：AI 回答會變散亂。先拆解問題，一步步來，效果更好。
    Prompt 是一種新時代的溝通力
    AI 工具不會自動變成你的超能力，會提問、懂得溝通，才是未來的關鍵能力。
    把 prompt 當作你對 AI 的「任務設計」，越清楚，AI 越能「幫你幫到點上」。
    從今天開始，練習寫好 prompt，就是你打開 AI 潛力寶庫的第一步！
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    如何產出好的 Prompt？讓 AI 成為你真正的幫手+ 五種常用 Prompt 範本
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