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垃圾處理

在職場上,能有效整理與淘汰不必要的資訊或資源,避免工作流程被無用訊息淹沒,是提升效率的關鍵。這項能力包括判斷資訊的價值、分類歸檔、刪除冗餘資料,並保持工作環境整潔有序。透過這樣的管理,不僅節省時間,也減少錯誤發生,讓團隊能專注於真正重要的任務,提升整體工作品質與成果。

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卓越績效管理與提升
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向上管理的藝術
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主管真煩傳–員工管理的實戰話術|處理員工問題的18招
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目標管理 團隊篇
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衝突管理與跨部門溝通合作
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教練式領導4大支柱
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職場協調力: 人際互動溝通的密技
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生產現場作業與管理實務
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專案管理的要領與技巧
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管好員工做對事:溝通協調力
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專案管理師 |
專案是組織進行的一個暫時性(temporary)的努力付出,在一段事先確認的時間內,運用事先決定的資源,以生產一個獨特(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。 專案管理是運用管理的知識、工具、和技術於專案活動上,來達成解決專案的問題或達成專案的需求。所謂管理包含領導、組織、用人、計劃及控制等五項主要工作。
TIPCI臺灣國際專業認證學會
再生資源管理與廢棄物利用認證 |
再生資資源管理與廢棄物利用認證是一個關於有效管理再生資源和廢棄物的認證。學習者將學習如何評估和監測再生資源和廢棄物的產生和處理,學習如何設計和實施再生資源和廢棄物管理計劃,以最大化再生資源的利用並最小化廢棄物的產生和影響。
TIPCI臺灣國際專業認證學會
全方位基礎人力資源管理師認證 |
『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程,透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團,深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題,過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練,藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能,並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。   整體課程架構,將從「策略性人力資源管理架構」談起,先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念,並打通各項人資功能定位上的任督二脈後,接著以「工作分析」為基礎,逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務,諸如:「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享,使學員對人力資源管理有完整且正確的認識,不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外,亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫,還在猶豫? 趕快來點選報名吧!
社團法人中華人力資源管理協會
甲級廢棄物清除(處理)技術員合格證書 |
共同清除處理機構、廢棄物清除處理設施及公民營廢棄物清除處理機構應置之專業技術人員,需具備廢棄物(清除)處理之合格證照。
環境部
數位人資管理師-經理級認證 |
數位人資管理師認證學程將幫助你,運用e化系統的力量,將大量的人資行政瑣事效率化;利用聰明的流程再造,將員工視為內部顧客,全面提升員工體驗;最後發揮數據力,真正成為組織成功的策略夥伴! 獲得數位人資管理師-經理級認證,代表你具備以下能力 1.了解員工體驗的精神,與e化流程的設計思維,可協助組織全面檢視HR各流程的重要問題與精進的方向。 2.熟悉e化流程的設計方法步驟,協助組織善用數位科技的力量,優化現有制度流程,促進員工體驗。 3.清楚大數據分析的內涵,與業界實務運用案例,可幫助公司導入大數據分析專案,解決公司在人力計畫、人才發展、留才管理上碰到的重大問題。
104資訊科技股份有限公司
行政管理師認證 |
舉凡屬於工作基本功但不可不知的工作態度、文書寫作、人際管理及工作管理等素養,以及提升績效表現與職涯發展至關重要的專案企劃、會議主持與簡報,以及辦公科技工具應用等能力,都將會在此認證班四堂課程中由來自不同行業與背景的講師團逐一傳授並引導大家進行實務演練,於課後即具備”即學即用”的”即戰力”!
社團法人中華人力資源管理協會

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工作每天都在救火…「先把事情做完」的好意,如何拖垮組織?

你大概也在自己的組織看過:大家拚命想交出成果,表面上先把事情做完,實則留下一堆爛攤子,拖累整個組織的表現。MIT麻省理工教授指出,僵化的工作流程不僅讓組織難以達成目標,甚至常會為了推動進度而陷入「救火」的惡性循環。本文節錄自《為什麼主管每天都在救火?》。 文/尼爾森.雷朋寧、祁富彤 本文目錄(點擊可快速前往) 讓工作停滯的「救火陷阱」當救火成為「生存之道」,就會變有害 讓工作停滯的「救火陷阱」 「『先把事情做完』的心態,反而會扼殺公司成長、茁壯和競爭的能力。」 20世紀初,在美國威斯康辛州的密爾瓦基(Milwaukee),一間只有10英尺乘15英尺的小木屋裡,兩位從小到大的好朋友正把蕃茄罐頭當成化油器,組裝出他們公司的第一台機車原型。憑著對機車的熱情,威廉.哈雷(William Harley)與亞瑟.戴維森(Arthur Davidson)一起創辦了公司,後來成為全球最經典的品牌。 76年後,面對本田的激烈競爭與銀行貸款的壓力,哈雷機車差點破產。為求生存,公司裁掉了4成的員工(包括工會與非工會的職員)、刪減所有非必要成本,憑藉強大的意志力推出一款全新V型雙缸引擎「Evolution」。靠著這一步,哈雷重新站穩市場。這段逆轉勝的故事後來成了傳奇,也成了商學院的經典案例。20世紀80年代末,公司轉虧為盈,經銷商的訂單排得滿滿滿,而且這些客戶都必須先繳大筆訂金,才買得到哈雷機車。1986年,公司掛牌上市,股價一路飆升。 在那段艱困的時期,全公司上下練就一股「絕不認輸」的精神,不只帶來豐厚的回報,也深深烙印在企業文化。重要專案落後怎麼辦? 老練的主管立刻跳進來解決。賓州的工廠出狀況? 密爾瓦基的工程師馬上拎著行李,帶著一整箱零件,搭最近的一班飛機趕過去。產線來不及交貨? 工會員工以及職員捲起袖子,一起把進度追回來。無論有多艱難,大家都很自豪:我們就是有本事完成! 不過,就像博德研究所的經驗,太依賴英雄式救火,反而會拖垮關鍵營運流程。雖然全新的Evolution引擎比舊款更可靠,但整體的保固成本居高不下。就算主管能迅速出動,飛到出事的工廠救急,但隨著哈雷的產品線越來越多,把新產品推向生產線的過程越來越混亂。有一年甚至因為車尾燈設計出問題,公司居然在最後一刻把大部分產品全面大修,光是保固費用就燒掉數百萬美元。 前面就有提過,早在20世紀90年代初,哈雷高層主管便委託外部人員檢討公司的產品開發流程,最後得出一個結論:透過當時的流程做出來的產品,幾乎都具備「動作慢」(Late)、「成本高」(Expensive)以及「做錯」(Wrong)這三大特徵,簡稱LEW。這份檢討報告還點名,哈雷最資深、最能幹的專案經理,也就是曾經拯救公司的英雄,居然就是問題的根源。這些人非常英勇,一心只想把產品送出門。雖然這樣能暫時解決危機,卻沒有根除問題的癥結點,甚至反而變成新問題的溫床─這些專案經理在不自覺的情況下成了「一邊救火,一邊縱火」的人(firefighting arsonist)。這些出於好意的努力,卻反過來扼殺了公司成長、茁壯和競爭的能力。公司越來越擅長治標,但根本沒在治本。就像博德研究所一樣,哈雷雖然創造出龐大的市場需求,卻也把自己推向陷阱,面對滿滿的混亂和挫折,只能靠腎上腺素硬撐。 「一邊救火,一邊縱火」的惡性循環,不是哈雷獨有的現象。你大概也在自己的組織看過:大家拚命想交出成果,雖然初衷是好的,卻製造出更多混亂。表面上先把事情做完,實則留下一堆爛攤子,拖累整個組織的表現。只可惜,這些問題不斷被忽略,大家只會去責怪那些繞過標準流程的人(尤其自己不是當事人的情況),但事情哪有這麼簡單? 每個組織都需要有人在關鍵時刻暫時打破標準流程,讓事情可以往下推動。這種臨機應變的做法,有時候對組織來說是一帖非吃不可的藥,但劑量太多就會變成毒藥。那些「先把事情做完」的好意,往往讓組織陷入惡性循環:搬出權宜之計、承受績效壓力、做出短視的決策。 當救火成為「生存之道」,就會變有害 你大概也有一套自己的「生存之道」。就像哈雷的專案經理一樣,一旦管理系統逐漸失靈,就必須另闢蹊徑解決問題。道奇在博德研究所裡就是這方面的高手,於是她受到提拔,成了實驗室經理。研究所主任艾瑞克.蘭德對她非常有信心,知道任何事情只要交給她就一定能完成。偶爾救個火不一定是壞事,反而還能提升績效。但是當救火不再只是臨時應急,而是成為流程的一部分,就會開始變得有害。如果只能靠救火來推動工作,會壓縮大家解決問題的空間,長期下來,組織會喪失成長的機會,也失去防火能力。 所謂的生存之道其實就是一堆權宜之計:該訓練卻跳過、該測試卻省略、數據忽略不看、分析做得很倉促、會議直接取消、出差一延再延、逼同事調整優先順序、自己熬夜硬撐、即興發明新捷徑。有時候這些小手段真的能激發創新,但這些招數通常不為人知,因為這只是求生,沒有人能從中學習,也無法分享給其他人。就算偶爾有什麼妙招,也會因為沒寫進日常流程而在最後淪為合作的絆腳石。 如果組織整天忙著救火,事情常常會出錯。而每次出狀況,都能找到一個具體的原因:可能是軸承燒壞了,或者軟體有漏洞。接著揪出某個人或某個團隊,這些人應該維護軸承或檢查軟體,卻沒有做到。當事情真的出了差錯,而那些權宜之計或捷徑就是問題根源時,公司會怎麼處置呢? 假如高層沒有去了解工作內容,最常見的反應就是責怪最靠近問題的人,而不是釐清那個慢慢累積、直至拖垮組織的救火文化和能力缺口。這種偏見在心理學界稱為「基本歸因謬誤」(fundamental attribution error):人類遇到問題時,傾向怪罪離事件最近的人,就算他是無辜的。 節錄自:商周出版《為什麼主管每天都在救火?:MIT麻省理工教授原創、亞當.格蘭特力薦,5大原則重新設計工作流程,打造不瞎忙的高效團隊》/尼爾森.雷朋寧、祁富彤 著
【104職場力】・經營管理

從「難搞的低績效員工」到可管理的績效課題—HR 必備的診斷與處理策略

文/黃愛 Lilian Huang 104人資學院 資深專任顧問 績效其實等於「能力 × 意願」,處理低績效的第一步是釐清到底是哪一端出了問題。先檢視目標是否具挑戰性又可達成,避免因訂錯目標誤判員工;若是能力不足,可透過訓練、SOP或職務調整來支持;若是意願不足,則需透過面談釐清動機,並檢視主管互動與組織文化。管理者應以公平且具建設性的回饋促進進步,配合可量化的成長指標與定期檢視,將績效管理從零碎行為轉為制度、技能與文化並重的流程。 本文導覽 前言:績效 = 能力 × 意願(1) 先檢視目標是否合理(2) 區分能力問題與意願問題(3) 注意管理者回饋與認可的公平性(4) 強化進步導向的回饋機制將績效管理視為一門「藝術」與系統工程為什麼現在就要重視?需要協助把策略落地? 在許多公司裡,主管與老闆常抱怨:「這位員工績效太低,真難處理!」但在執行績效管理(績效管理、低績效員工、目標設定)時,我們常忽略一個簡單卻關鍵的出發點:績效 = 能力(ability) × 意願(willingness)。弄清楚是哪一端出了問題,才能有對症下藥的作法。 1. 先檢視目標是否合理 很多所謂的「低績效」,其實是目標訂錯了。目標應該既有挑戰性也要可達成—不是要求會騎腳踏車的人去開車。年度目標應考量外在情勢(通膨、競爭)與個人進步期待(經驗累積、勝任力提升),逐步提高,而不是一夕暴增。合理的目標設定是誤評低績效的第一道防線。 2. 區分能力問題與意願問題 能力不足時,檢視是否給予足夠訓練、SOP、範本與時間,或是否須調整到更適配的職務。意願問題則可能源自個人價值觀或外在環境(主管態度、文化認可)。透過面談與行為觀察釐清原因,才能決定是投入發展還是結束關係。 3. 注意管理者回饋與認可的公平性 績效文化會因主管反應而塑造成型。若主管只在「少數錯誤」時嚴厲批評,卻在「少數成功」時過度獎勵某些低基期人員,會讓持續穩健表現的優秀員工感到不公平,反而破壞動力。管理者應誠實回應每位員工的貢獻,兼顧進步肯定與長期表現獎勵。 4. 強化進步導向的回饋機制 對於努力但尚未到位的員工,除了給予資源與明確指導,還要及時肯定每一次的改善;對於一貫表現佳但偶有失誤者,也要以發展角度回饋,而非一味責難。建立可量化的成長指標與定期回顧,有助於讓員工看到自己的職涯軌跡。 將績效管理視為一門「藝術」與系統工程 優秀的績效管理結合制度(績效評估、目標管理)、技能(主管領導、回饋技巧)與文化(公平、透明)。HR 應主動學習管理典範、設計培訓課程,並可透過顧問協助與系統工具把流程標準化,降低人為偏差,提升決策品質。 為什麼現在就要重視? 有效的績效管理能提升員工生產力、降低流動成本並促進人才發展,是人才策略(人才發展、員工激勵)成功的關鍵。錯誤的處理方式不只傷害當事人,也會讓整體團隊出現「不敢優秀」或「只追求半成功」的扭曲行為。 需要協助把策略落地嗎? 104人資學院提供專業的績效管理顧問服務,包含目標設定流程設計、主管回饋訓練、績效制度建置及優化。若您想系統化改善績效管理、建立公平透明的評估機制,歡迎聯絡我們,讓專家協助您把「難處理的低績效」轉化為可管理、可成長的人才資產。 >> 索取【績效管理】難題解析影片 >> 立即諮詢 104【績效管理】顧問服務
【104職場力】・績效管理

為什麼目標總是達成不了?關鍵在「拆解」:重視複盤,而非結果

管理目標為何容易出現問題?作者認為制訂目標時若只盯著結果,不僅可能影響效果,甚至惠導致下次訂目標畏首畏尾。因此,建議關注「達成目標的步驟分解」,因為目標的實現本質上就是「拆解+各個擊破」的過程。本文節錄自《不內耗的主場工作法》。 文/夏鵬 本文目錄(點擊可快速前往) 實現目標就是拆解任務成功若單憑運氣或機率,只會讓你更洩氣 管理目標出現問題,關鍵在於「拆」這件事上欠缺方法與耐心。 目標和結果是兩個大不同的概念:前者是我們對未來的設想和計劃,後者則是過往因素累積後的實際展現,兩者的重要區別是我們在制訂目標時必須關注的。若只盯著結果,不僅情緒會受影響,還可能影響效果,甚至導致我們在下次制訂目標時畏首畏尾。因此,我們應關注達成目標的步驟分解。 簡言之,別只盯著結果,要盯步驟。 首先,結果作為之前工作的總結,屬於過去式。過去之種種,不是我們能把握和改變的,任何超出我們可控範圍的事件,一旦過分糾結便只會徒增內耗。舉個例子,你參加馬拉松比賽,若目標是跑完4千公尺,但由於體力不支,只跑了2千公尺就退賽了,此時你根本沒必要沮喪,因為這2千公尺是你體力和訓練水準的真實反映,是之前體力和訓練積累的結果。如果你看到別人跑完全程並獲得獎牌就心生懊惱,那你就是錯把結果當目標了。 又例如,如果我們月初制訂的2百萬銷售計畫,到了月底只完成了1百萬元,這也不是目標高低或結果好壞的問題,而是意味著我們需要根據目標,調整日常行銷策略。 目標是前進的方向,結果只是達成目標過程中的一個階段性事實。我們不應陷入達標或未達標下所帶來的情緒,而是要用階段性的事實去對照目標,以此作為基礎,進行複盤,制訂出改進計畫。在複盤時,我們要回顧之前做了哪些準備、採取了哪些行動,並分析哪些行動是有效的,可以繼續堅持;哪些行動是無效的,甚至產生了負面影響,需要及時調整或停止;以及還有哪些必要的行動是缺失的,需要補充實施等等。總之,面對結果,我們應該做的是複盤和改進,而不是簡單地評判對錯好壞。 實現目標就是拆解任務 其次,若只關注結果,往往無法達成目標。前文中提到,要實現目標,必須將其分解為具體的、可執行的步驟,而不是將其當成一道簡單的算術題。那麼,到底如何有效地拆分目標呢?這裡提供一個關鍵的洞察:對任何目標的拆解,都要遵循一個原則,即這件事必須在你的可控範圍之內。 以減肥為例,很多人只關注減肥的結果,例如「我要在一個月內瘦5公斤」。「瘦5公斤」可能是一個好結果,但絕對不是一個好目標,因為它缺少具體的步驟,遑論減重這件事並非完全在你的可控範圍內。而「我每天要跑5千公尺,並且每餐少吃碳水化合物⋯⋯」這樣的描述就是步驟,而且是在你的可控範圍之內。 如果你覺得自己的意志力不足,沒法堅持每天跑5千公尺,那麼目標的拆解就需要進一步細化,首先是解決意志力的問題。例如你可以先制訂一個每天跑1千公尺的計畫,先堅持一周,然後逐漸增加距離,每天多跑5百公尺,直到每天能跑5千公尺為止。在時間安排上,你可以爭取每天早起1小時進行鍛煉,而為了做到早起,你可能還要調整作息,爭取晚上也早睡1小時。同樣地,為了能夠早睡,你可能就要提升工作效率,或是調整晚上就寢的時間。 千萬不要覺得麻煩,因為目標的實現本質上就是一個「拆解+各個擊破」的過程。盯著結果看似容易但做起來卻難如登天。很多人的目標管理出現問題,根源就在於對「拆」這件事缺乏方法和耐心。 成功若單憑運氣或機率,只會讓你更洩氣 再舉一個工作上的例子。例如之前提到的,要在1個月內完成3百萬業績目標。當時按步驟拆解,其中一步是優化我在直播間的留人話術,爭取將停留超過兩分鐘的人數增加30人。那麼,接下來就需要進一步拆解,直到實現這個目標在我的可控範圍內。例如我需要學習一些有效的留人話術,但我不知道去哪裡學,這就明顯超出了我的可控範圍。因此,目標需要進一步拆解為:找到學習留人話術的管道。如果這一步仍然不可控,那就需要採取更具體的行動,例如問問別人或上網搜索,抑或是去其他主播的直播間觀摩學習。 到這裡,我找到了可控的步驟,能夠採取具體的行動了,目標才算真正拆解完畢。人們常說,辦法總比問題多,但關鍵在於是否能夠將目標拆解得足夠徹底,並確保每一步都在我們的可控範圍內。最後,目標和結果是兩件事,前者是我們對未來的假設,後者是具體發生的現實,而且是過往種種因素累積而成的一個產物。 這個重大的區別是我們在進行目標設定時必須關注的。目標只是一個方向性的指引,並不意味著一定要達到。達不到目標很正常,關鍵在於我們能夠從中學到什麼。這與將目標拆解到可控範圍內的行動是直接相關的。如果目標在制訂時只是一個簡單的算術結果,而沒有進行具體的步驟拆解,那複盤時就會兩眼一抹黑。沒有具體的步驟,複盤就會變得毫無意義,做成了也不知道是怎麼成的,沒做成也不知道下一步應如何改進。於是,只能將失敗歸咎於目標定得太高、領導支援不夠、自己對問題的認識不深刻、執行的時候不堅決等。 下一次制訂目標時,我們可能會說,由於上次沒有完成,所以這次要更加務實一些,一步一步來,結果只是簡單地在數字上做了減法,仍然還是四則運算。這樣的循環往復只會導致目標越定越低,最終不了了之。 人們常說,不換目標就換方法,但如果你連具體的步驟都沒有,又何談方法呢?只有將目標拆解到你可以控制的範圍內,你才能採取行動,而不是空想。只有一系列具體的行動才能產生相應的結果。結果固然重要,但通過複盤調整達成目標的方法同樣重要。好的目標是可以鼓舞人心的,但前提是你要一次一次地找到達成目標的方法。如果成功只能憑運氣、靠機率,那只會讓你越來越洩氣。 節錄自:時報出版《不內耗的主場工作法》/夏鵬 著
【104職場力】

最難的管理技巧「委任工作」:其實,你不需要在意工作怎麼做

為什麼委任很難?對很多主管來說,委任的工作,其成果比不上親自處理,也不會按自己處理的方法進行。本文透過案例解析為何成功的委任需要「保持廣泛的模糊」,只要設定明確的成功標準,就該放手讓團隊用你想不到的方式達標。本文節錄自《你不需要天賦,只需要每天1%的進步》。 文/安迪.艾里斯 本文目錄(點擊可快速前往) 委任的工作,不會按你的方式處理但一定會完成成功的委任,就是保持廣泛的模糊 委任的工作,不會按你的方式處理但一定會完成 最難的管理技巧之一,也可以說是最重要的管理技巧,就是委任工作。為什麼委任很難?因為,在大多數的時間,你委任的工作,其成果比不上你親自處理,也不會按你處理的方法進行。讓一個工作無法獲得盡善盡美的成果,對某些領導者來說,這會讓自尊心感覺受損。 當然,這些規則是有例外的。美國陸軍投入非常大量的資源訓練士兵,讓士兵可以在上級將領不在時,做出相似的決策,確保決策的一致性。但軍隊是例外情況; 如果你是陸軍將領,請省略本章的內容,讓我們這些平民好好聊聊。在職場上,即使是能力很強的下屬,他們的方法通常也不同於你。偶爾,確實有人能做得比你更好,那也是成為「純粹經理人」的時刻! 但在大多數的情況中,領導者通常是擁有情境背景知識的技術專家,尤其是在特定的領域中,因為長年的個人貢獻而晉升。將工作委任給能力不如自己的人並非易事,需要細心、耐心以及規畫。即使你有一位能力傑出的下屬,永遠將工作交給他,將無法讓其他下屬有機會培養能力。另一方面,過度驕傲可能也會阻礙你做決定。 因此,你應該怎麼做? 首先,請務必明白你委任的下屬不是沒有能力(我希望如此)。他們只是有不同的能力,你必須理解他們的優點和缺點,所以你可以將同時具備高度成功機會、與適度失敗機會的工作交給他們。其次,你需要明白真正的成功是什麼。可能是「創造可預期的結果」,但也可能是「解決這個問題」。無論是何者,你都要明確地告訴你的委任對象,你希望用何種標準評估,他們才能夠努力達成。 領導委任光譜的兩個相反極端分別是微觀管理(micromanagement)與完全放手;兩者可能只是下屬需要多少程度的監督,以及你的監督程度差異的一體兩面。如果你正在教導一位完全沒有相關經驗的下屬,你當然會用許多時間引導他們學習工作步驟。但對於有相關工作經驗的下屬,相同程度的關注就會變成令人感到窒息的微觀管理。反過來說,委任已有相當經驗的下屬做某項工作,你可以完全忽略過程,直到對方提出結果,這可能是合理的安排,但放手讓新人處理工作,只會讓他們走向失敗。找到平衡,才是委任的藝術。 當你掌握支持的分寸與結果的要求,下屬會更容易成功。而你自己,也能釋放出時間,專注於新的計畫。更重要的是,委任本身就是一種培養。你讓人們有機會學習新事物,讓他們在職涯中成長。你示範了「放手」,團隊裡的其他人也會學著這樣做。結果是:團隊能處理更多工作,即使方式不盡相同,事情依然會完成。 成功的委任,就是保持廣泛的模糊 「告訴我,中尉,你要如何立起旗竿?」 這是一個經典的教學問題,有時候用於軍校學生。它是一個開放式提問,往往會讓回答的人試圖破解「立起旗竿」的複雜性。這類問題和科技圈常見的腦筋急轉彎式面試題有點相似,例如「紐約市有多少位鋼琴調音師?」。提問者看似想測試創新思維,實際上,往往只是想知道回答者會不會走他們心裡預設的步驟。 人們往往開始背誦解決這種問題的「祕訣」,於是表面上看來攸關創新思維的問題,反而淪為用一種特定的制式方法來處理問題。對個人貢獻者來說,或許是一個展示邏輯的方式。但對領導者來說,意義完全不同。 大多數的問題通常只有唯一的正確答案。 「我交給中士立起旗竿,然後專心處理其他事情。」 成功的委任,靠的是一個原則:保持指令廣泛而模糊,只留下明確的成功標準。例如:「下週交接典禮前,旗竿要立好。」至於如何完成,就交給團隊。當你建立了一個成熟的團隊,他們通常會找到比你更好的方法。反之,如果你給了過多細節限制,不但壓縮了解決方案的空間,有時甚至會讓本來可行的任務,變得不可能完成。 當團隊被迫執行「不可能的任務」時,他們很快就會對於你的領導能力失去信心。你至少暴露了以下其中一項錯誤:你可能不了解他們的專長;也可能你不了解工作本身;當然,你不信任他們。這也許就是你暴露的最大錯誤,你的團隊成員現在不會想回應你的要求。 正確的做法,是讓人們有空間發揮。他們用你想不到的方法完成目標時,為他們喝采。如果他們告訴你「這樣做不可能」,不要急著否定,而是詢問:是什麼限制讓它不可能?你能否調整需求,或提供額外支持?這樣,才能讓團隊聚焦在真正的目標。 記住:當你的角色距離「執行專家」愈遠,你對於解決方法的觀念,就會出現愈多自己無法察覺的缺點。但如果你事事都講得鉅細靡遺,團隊也會愈來愈不願指出你的問題。模糊細節,反而能讓團隊修正你的盲點,並找到更合適的解法。 因為,到頭來,你不需要在意工作「怎麼做」,你只需要在乎,工作的結果是否符合你的期待。 節錄自:寶鼎出版《你不需要天賦,只需要每天1%的進步:54個職場影響力行動指南》/安迪.艾里斯 著
【104職場力】・管理學

一人有毒就能毀全局!主管必防5種「超傷害團隊行為」

什麼樣的行為會嚴重破壞組織運作?前遠傳電信副總經理郭憲誌點出主管不應該容忍的5種行為,包括:搞對立,破壞團隊和諧、漠視規範、缺乏職業道德、假公濟私、怠於學習等,主管也需立即判斷、採取阻斷的措施。本文節錄自《實戰高效主管學:培養AI也無法取代的八大軟實力》。 文/郭憲誌(前遠傳電信副總經理) 本文目錄(點擊可快速前往) 這5種行為,主管不應該容忍!1. 搞對立,破壞團隊和諧2. 自恃能力與資歷而拿翹、漠視規範3. 缺乏基本的職業道德4. 假公濟私、以私害公5. 怠於學習、拒絕進步主管的態度決定了老鼠屎的多寡 「我負責的那個客戶,又來了客訴!我們家技術人員搞了幾天才找到原因,如果不是我擋在前面跟客戶斡旋、給客戶飆罵,他早就取消訂單、要求巨額賠償了!」 Frank逢人就訴說著他的委屈遭遇,站在他的角度來看,後端的技術人員沒有及時支援前線,是公司的一大缺失,應該要立即改善。 但事實上Frank這個抱怨不只一次了。他在公司服務已久,經歷過公司技術與業務的巔峰時期,他總是拿過去的經驗死守既有客群,和主管抱怨現在的技術人員不足、能力不佳,但是卻不願意學習銷售公司的新服務與產品。 面對老客戶也只願意推銷自己熟悉的產品,或是慣性降價來維持續約合作,以致於他的客戶毛利偏低。一旦為了客訴投入額外的技術人力,就會陷入沒有獲利的窘況,也因此他時常到處訴苦、撇清責任。 主管Alan發現Frank的負面思考、四處抱怨,造成業務部與技術部的對立,嚴重影響公司士氣,但是礙於許多老客戶都維繫在Frank身上,下半年又即將進入這些客戶談續約的尖峰時刻,如果現在撤換,擔心會對業績有影響。身為主管,該怎麼做才能有效解決這個困擾? 這5種行為,主管不應該容忍! 組織中難免會有員工素質不一的狀況,一位好的主管除了要發掘優秀的員工,也要能指導具有潛力的同仁,並在過程中保持容錯的雅量。但假如出現嚴重破壞組織、對團隊產生極大負面影響的行為,主管也需立即判斷、採取阻斷的措施。 什麼樣的行為會嚴重破壞組織運作?以下整理了5種常見的狀況,可供參考: 1. 搞對立,破壞團隊和諧 領導者必須堅定不移地推動「團隊合作」,以身作則、落實團隊精神,否則組織難以發揮最大戰鬥力,白白耗費無數資源在內部抵制與消耗。如果團隊中有人刻意製造對立、破壞團隊精神,務必立即制止、加以糾正。 2. 自恃能力與資歷而拿翹、漠視規範 有些員工以為自己的專業能力是組織不可或缺的關鍵,或是自認對於客戶的掌握程度、已經累積的業績,都是公司無法失去的價值,因而恣意妄為,習慣性地輕忽公司的規範及要求遵守的原則,將逐步導致整個團隊運作失去了準則與公平性。如果主管沒有約束這樣的行為,日後對整個團隊的規範都將形同虛設,無法有效地推行。 3. 缺乏基本的職業道德 每種工作均有基本的職業道德原則,例如:房仲業者不該隱瞞買、賣雙方之間的售價與出價、從中套利,違反最基本的誠信原則。又例如:擔任大型SI專案的業務人員與專案經理,必須遵守專案內容的保密原則,並且以專案順利完成為第一優先,不能因為自己是專案的核心人物,就藉著請辭或是休假「爭取」自己與公司的薪資談判,或是直接帶槍投靠其他公司。這種行為不只影響公司的形象,也會傷害聲譽、斷了自己在業界的發展。 4. 假公濟私、以私害公 組織運作中的兩難就是「效率 vs 規範」。為了防止可能的弊端、降低組織風險,許多SOP或是管理規定應運而生,但是增加流程勢必降低效率,有些員工就會以提升效率為由、另闢蹊徑,嘗試在流程中創造出許多例外。 主管必須清楚判斷哪些是「必要的例外」?哪些是不該同意的破例?特別是這些例外可能使特定的個人受益,或是損及公司的利益,必須嚴守的界線不應輕易妥協。 5. 怠於學習、拒絕進步 企業想持續獲利與成長,必須不斷地進步與創新。組織中的成員如果缺乏學習熱情,甚至排斥學習,對於整個團隊的影響是:為什麼XXX可以不學,我卻必須持續學習新的事物?一旦這樣的情緒與思維擴散開來,組織就會陷入拒絕進步的泥淖。 這件事的解決之道在於主管的態度,當領導者主動參與學習,帶動學習氣氛、鼓勵團隊進步,就有機會適時阻斷團隊拒絕成長的風氣。 主管的態度決定了老鼠屎的多寡 組織中為什麼會有上述5種不該出現的行為?多數的原因是主管面對這些行為的前期徵兆,抱持著觀望與容忍的態度。當同仁有一些小的壞習慣冒出頭,主管礙於情面或是疏於關心而未及時糾正,久而久之就會不斷地被擴大成一種慣性,再要抑制這些行為就必須付出更多代價。 因此,領導者必須正視上述5種不當行為、做嚴格的要求,才不會讓團隊的努力,因為一顆老鼠屎而前功盡棄。 節錄自:商周出版《實戰高效主管學:培養AI也無法取代的八大軟實力》/郭憲誌 著 推薦閱讀: 留住Z世代人才不能再靠老方法!4種管理技巧,與新世代互補合作 我的職場有毒嗎?工作遇有毒主管、同事怎麼辦?6招自保不被「傳染」 年輕人為何拒絕當主管?不是逃避,是不想傳承「有毒的管理文化」
【104職場力】・溝通協調

計畫趕不上變化不用砍掉重來!2招照樣保持高效

即使訂好了一天的工作計畫,突如其來的意外總是難以預料──像是上班途中遇到塞車,導致整個行程延誤,讓人不禁懷疑是否該整天「砍掉重練」。事實上,計畫不是用來完美執行的,而是提供方向與彈性調整的依據。本文節錄自《減法》,分享兩個簡單有效的做法,面對突發狀況也能穩住步調、維持高效! 文/王世民 本文目錄(點擊可快速前往) 1. 心態上的調整:破除完美主義,接受不完美2. 行動上的調整:及時調整當天的計畫 假如你本來的計畫是在9點到公司開始做第一件要事,但不巧的是,路上堵車,導致在9點15分才到達公司。在這種計畫剛開始執行就遇到了意外的情況下,你會怎麼辦呢? 圖/商周出版提供 大部分人可能會選擇放棄當天的整個計畫,但其實大可不必。 只要做好兩個調整,計畫依然能發揮作用,讓你的一天保持高效率。 1. 心態上的調整:破除完美主義,接受不完美 在一天的執行過程中,完全按照計畫執行的情況非常罕見。更常見的情況是計畫無法如預期般執行。 制訂計畫的本質,並不是要求執行情況必須與計畫完全一致,計畫的作用是提前做了一次預演,讓你在執行時心裡更有底,遇到問題後能快速調整。 既然這樣,為何大多數人在計畫未如期執行後,就會選擇放棄呢? 這就是完美主義在作祟:要嘛做到完美,要嘛就不做。 所以,只要心態上接受不完美,就不會輕易放棄一天的計畫了。 2. 行動上的調整:及時調整當天的計畫 當計畫執行情況出現偏差後,需要考慮哪些任務或時段可以進行調整,以適應變化後的情況。 以早上因為堵車而晚到公司15分鐘為例。 在這種情況下,可以接受稍晚開始做第一件要事,並利用上午預留的11點至11點半這個留白時段來做彌補,如圖5-42所示。 圖/商周出版提供 需要注意的是,調整當天計畫時,不要修改原計畫時段的內容,而是使用藍色字體在實際執行中填寫新的計畫安排。 節錄自:商周出版《減法:少即是多,慢即是快。關於時間、精力、效能與人生管理的核心科學。5%精英都在做的減法工作術》/王世民 著 推薦閱讀: 夢想太遠,讓你停滯不前?3步驟聚焦當下找回動力 別再貪多學不會!學習也要「減法」,3步驟避免淺層學習不白忙
【104職場力】

交辦工作不是找「有空的人」:學會「畫靶」管理,輕鬆激發團隊潛力

部屬叫不動、事情做不好?許多主管習慣把工作交給「有空的人」或「好說話的人」,卻忽略了適才適所。同時,比起交付任務給「優秀的人」,更需要以「是否適合」,也就是「能否讓對方產生積極心態」為基準來進行任務委派。作者分享從部屬的「意願」與「適性」強項出發,不需強迫部屬克服弱點,也能帶出高績效團隊!本文節錄自《讓別人替你做更多》。 文/山本涉 本文目錄(點擊可快速前往) 「意願」與「適性」的考量適才適所,每個人都有擅長跟不擅長的事 「意願」與「適性」的考量 第一章中介紹的「如何交付」是交付任務的基礎,但最終能否產出良好成果,關鍵在於「交付給誰」。雖然許多人認為「交付給優秀的人最好」,但「適性」其實更為重要。 如果把賈伯斯(Steve Jobs)安插在以削減成本為目標的零件採購部門,或是請馬斯克(Elon Musk)擔任法務合規人員,恐怕都無法激發他們的動機,也難以取得成果。 因此,比起單純衡量「是否優秀」,我們更需要以「是否適合」—也就是以「能否讓對方產生積極心態」為基準來進行任務委派。 意願的3大模式 A:內在自發的意願B:外在獲得的意願C:利他奉獻的意願追求個人成長體驗成就感渴望累積經驗渴望獲得稱讚想要出人頭地追求高額獎金想要為團隊做出貢獻想要讓世界變得更好想要對客戶有所幫助 圖/遠流出版《讓別人替你做更多》 身為管理者最欣慰的事之一, 莫過於看到受託成員發揮了超越自我的潛力,並產出卓越成果的時刻。這種情況必然會發生在成員本身擅長,且能積極投入的專案中。 換言之,當事人的「適性」(能做什麼)與「意願」(想做什麼),是決定交付成功與否的關鍵。 在此先說明何謂「意願」。如圖所示,意願有各種不同的類型,並無優劣之分,每一種都能成為正向的動機。 認知到每個人追求的「意願」各不相同 有些資深經營者或主管會感嘆:「現在的年輕人沒什麼意願,既不想出人頭地,也不想賺大錢。」但這並非缺乏意願,只是意願的「導向」不同而已。 以前一頁的圖解為例,雖然不能一概而論,但年長一輩的人通常傾向於B,而年輕世代則有向C偏移的傾向。 我自己在20幾歲時並沒有這種傾向,因此相當佩服。觀察社會新鮮人可以發現,許多人從學生時代就參與社會服務,對他們而言,「能對社會做出多少貢獻」反而是職場中最強大的動機。 重點在於,必須去理解「意願」的多樣性,切勿以自己的價值觀為基準來衡量他人。理解對方的意願之後,接下來只需將其與工作的特性匹配即可。 專案 1 :攸關數十億日圓規模的新開發交易 專案 2 :考量環境永續的新產品開發 A的意願:「想要讓社會變得更好。」 B的意願:「想出人頭地,成就一番大事業。」 這兩個專案與兩位成員該如何組合才能運作順利,答案顯而易見。即使是職場之外,這種「意願」同樣是選擇交付對象時的重要因素。 就像是比起單純因為「他看起來很閒」或「他比較好說話」就隨便指派任務, 選擇一位「與新人交情深厚、且真心想讓派對熱鬧」的人擔任婚禮派對的總召,絕對是更明智的決定。 POINT 理解「意願」的多樣性。 根據成員的「意願」與「合適性」委派工作 適才適所,每個人都有擅長跟不擅長的事 我高中時有一位非常健忘的同學。他動不動就忘記帶便當,就算帶了,也會忘記把便當盒帶回家。如果一起去逛街買衣服,他一定會把東西忘在電車的置物架上。 他在大學畢業後,進入某品牌的珠寶部門工作,最初被委派的工作,就是負責將寶石送到客戶那裡。 我只嗅到悲劇的氣息。果不其然,他把寶石忘在開往出差地點的電車上了。雖然結果是有找回來,但他也提到,在找回裝滿價值超過他年薪寶石的手提箱之前,那幾個小時內他都感覺生不如死。 我想透過這個故事告訴你的是:任何人都有不擅長的領域,委託者應該要懂得避開這些部分來委派工作。 或許有人會認為「所謂的管理,不是該讓對方去克服那些自己不擅長的地方嗎?」 「人唯有依靠強項才能達成成就。弱點無論如何強化,恐怕連達到平凡的境界都令人懷疑。」 誠如經濟學家彼得‧杜拉克(Peter Drucker)所言,比起改善缺點,更應聚焦於強項。 順帶一提,那位朋友後來轉職了,現正活躍於自己擅長的工作領域。 以人為核心來匹配工作 這邊再次為你統整並解說所謂的「意願」與「適性」。 換句話說,意願=「WANT」,適性=「CAN」。 找出團隊成員「意願」=WANT(想做什麼)與「適性」=CAN(能做什麼)的交集,匹配相對應的工作,這就是委派任務的真諦。 在委派專案或人才媒合的領域中,有一句直指核心的名言:「在箭的周圍畫靶。」 再強的弓箭高手也有脫靶的時候。然而,只要在已經射出的箭周圍畫上靶心,就能百發百中。 這聽起來雖然像是在放馬後炮,但與其盲目射出一支不知道會不會中靶的箭,不如把工作直接放到適合的人身上,成功的機率會更高。 剛才提到「匹配相對應的工作」時使用了「匹配」一詞,正是出於這個理由。 圖/遠流出版《讓別人替你做更多》 以上圖為例,當JOB①出現時,先找那些「有空的人」或「好說話的人」,再強行要求對方調整自己的「意願」或「適性」,過程會非常痛苦。 那些感嘆部屬缺乏幹勁、無法發揮預期績效的主管,大多是採用這種做法。 我們首先應以人(的「意願」與「適性」)為起點,將工作與其匹配。要實現這點,需要對人具備敏銳的洞察力與判斷力。 POINT 每個人都有不擅長的領域,委派工作時應避開。 在箭的周圍畫靶。以人為核心,再將工作與其匹配。 節錄自:遠流出版《讓別人替你做更多:史上最強「交付」技術——幫你賺回時間、效率翻倍,對方還會感謝你》/山本涉 著
【104職場力】・用人管理

主管接受批評為何如此重要?4招建立正面回饋文化

原標題:為什麼主管應該主動聽取批評? 在瞬息萬變的職場環境中,主管不僅需要掌握領導技巧,更需要有勇氣接受來自下屬的建設性批評。這種主動尋求負向回饋的態度,有助於他們改進管理風格,並推動團隊成長。而哪些類型的主管更願意接受批評?以及企業如何建立開放的回饋文化和提升部屬專業能力,從而打造一個高效且協作的工作環境。透過深入分析,我們將揭示為何聆聽批評是成功管理者必備的一項技能! 文: 小婉家族研究生 周郁恩   | 工商心理實驗室 在快速變動的職場中,回饋是提升工作表現的關鍵。不只是員工需要回饋,主管也需要從部屬了解自己可以如何改進。這種主動去聽取批評的行為,叫做負向回饋徵詢。 什麼是負向回饋徵詢? 負向回饋徵詢意即主管主動請部屬指出自己的缺點或不足之處,以改善自己的領導方式。這和一般的讚美或建議不同,它需要主管有足夠的心理素質來接受批評,並從中學習。 什麼樣的主管會主動徵詢批評? 研究發現,主管的個性會影響他們是否願意聽取負向回饋,主要為以下兩種: 1.喜歡學習的主管:這類主管認為能力可以透過努力提升,所以他們不怕批評,反而會把批評當作成長的機會而更容易主動請部屬指出問題。 2.在意表現的主管:這類主管非常重視自己的形象,怕別人覺得他們不夠好。因此,他們通常會避免主動徵詢負面意見。 成為留才好主管 ,打造共好團隊>> 主管相信回饋有用嗎? 主管是否願意聽取負向回饋亦取決於他們是否相信回饋真的有幫助。喜歡學習的主管通常認為回饋對提升自己有用,所以更常主動徵詢。而在意表現的主管則認為回饋不一定有幫助,反而可能讓自己難堪,所以他們不太願意去問。 部屬的能力也很重要 部屬的專業能力會影響主管是否願意聽取他們的意見。如果部屬很專業,主管會更信任他們的回饋。反之,如果部屬經驗不足,主管可能會認為他們的回饋不夠專業,因而不太願意徵詢。 企業能怎麼做? 根據這些發現,企業可以採取以下幾個做法: 1.選擇適合的主管:挑選樂於學習、願意接受批評的主管,因為他們更容易帶領團隊進步。 2.提供回饋訓練:教導主管如何有效地接受和利用負向回饋,特別是幫助那些在意表現的主管理解批評的價值。 3.建立開放的回饋文化:鼓勵主管和部屬之間進行坦誠的交流,讓回饋成為日常工作的一部分。 4.提升部屬專業能力:加強部屬的專業培訓,讓主管更信任他們的意見,促進正向回饋循環。 主管主動徵詢負向回饋,不僅能幫助他們改進管理方式,還能促進整個團隊的成長。理解主管的個性和部屬的專業能力,能幫助企業打造一個更健康、更有效率的工作環境。 小婉家族研究生:N 參考資料: 方沴淳、紀乃文(2024)。主管目標導向特質與負向回饋徵詢行為:主管回饋效用信念與部屬專業能力的干擾式中介效果。《組織與管理》,17(1),107-148。https://doi.org/10.53106/199687602024021701003 看更多來自工商心理實驗室的好文 >> 追劇很廢嗎?抽離、放鬆懂「下班」隔天更有活力! 工作久坐健康風險高!科學證實「微休息」的4大好處 AI如何改變我們工作關係和對公司的信任感 擺脫星期一症候群「週一最低限度努力」成為職場新趨勢 Z世代安靜離職消失了嗎?不,它進化成「怨恨缺勤」 超過5000+的HR都報名過的104人資學程!求職成效提升至4.5倍!>>   提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 成為人資市集Line好友獲得最新課程優惠及免費講座資訊>> 訂閱人資市集電子報獲得專家工作分享及產業新知 >>
【104職場力】・溝通協調

讓工作越忙、越高壓,績效就會好嗎?專家揭「逼大家瞎忙」的代價重傷生產力

工作越忙,績效真的越好嗎?作者為來自麻省理工史隆管理學院的兩位資深講師,以醫院案例指出,當工作量超過系統負荷,效率不升反降,還會引發全面性的「瞎忙」與失序,唯有控制起始的工作量,才有餘力完成更多。本文節錄自《為什麼主管每天都在救火?》。 文/尼爾森.雷朋寧、祁富彤 本文目錄(點擊可快速前往) 調節工作流量「瞎忙」的代價 調節工作流量 「控制起始的工作量,才有餘力完成更多。」 2015年,耶魯大學附設醫院的心臟外科醫師艾比爾.曼吉(Abeel Mangi)覺得自己已經忍無可忍。他完成手術、將病患推出手術室,卻發現加護病房沒有床位─這種事情已經發生太多次。甚至有一次,病患在走廊等了6個小時。 為了處理這個問題,曼吉和他指導的學生黛安.索莫洛(Diane Somolo)開始檢視數據。他們很快就發現,「走廊塞車」根本不是偶發事件,而是常態。接受心臟手術的病患在離開手術室、進入加護病房前,有一半以上會在走廊上等待超過15分鐘。別小看這段時間差! 在走廊等太久會讓病患的出血量增加,30天內再度住院的機率提升34%,住院時間也會增加半天。但住院時間拉長,醫院等於每年損失兩百萬美元的潛在收入,因為加護病房沒有多餘的空間去支援更多的手術。 曼吉碰到的問題一點也不稀奇。早有大量文獻指出美國醫療體系面臨的挑戰,而且不是只有手術室和加護病房。成本一路飆升,資源卻有限。近期的研究顯示,大約有7%的病患在住院治療時遭受到本可以避免的醫療傷害 。 審視數據之後,曼吉堅持解決對的問題,於是展開深入調查。他親臨現場,觀察病人是怎麼從手術室轉到加護病房,再轉送醫院其他單位。他特地訪談醫師和護理師,蒐集這套系統第一線的工作經驗。 經過調查,曼吉有一些重要的發現。首先,加護病房每天早上9點半召開「病床流量」會議,討論每位病人的狀況,推估當天能釋出多少床位。然而,手術團隊7點半就開始動刀,比加護病房準確算出空床數量的時間還早。他也發現,從加護病房出院的時段只有一個,患者可以離開加護病房的時間非常有限。 曼吉和索莫洛的研究顯示,耶魯附設醫院的問題不是經費不足,也不是怠忽職守,而是工作設計本身出問題。從手術室到加護病房的延誤,是這種工作設計必然的結果。耶魯附設醫院的領導高層並沒有真正掌握動態工作設計的第四個原則:調節工作流量。也就是確保進入系統的工作量,與手上的資源相符。然而,要維持這個平衡,往往比想像中困難。新任務的流量沒有調控好,會打亂整個系統的流暢度,導致大部分的工作系統過載,人人忙著救火。更糟糕的是,主管對背後的成本往往沒有警覺,看團隊忙到天昏地暗,反而覺得「大家很拚」,誤把亂象當作成功。 很多主管都以為,只要讓所有人員和部門的工作「滿載」,甚至「超載」,績效就會最好。耶魯附設醫院的心臟外科就是這樣,努力塞滿每個手術時段,以為手術越多,病人的流動就會越順暢。但這種「逼大家瞎忙」的做法,表面上看似合理,但系統反而達不到最佳績效。本章會不斷強調,如果系統想要發揮最大的效能,就必須調節工作量。如果工作量剛剛好,雖然大家不一定每分鐘都在忙,卻能讓工作流程保持暢通。找到最適合的工作流量,個人的貢獻自然會放大,還會有餘裕發現問題;一旦問題解決,還會帶來更多成效。 雖然很有效,但「調節工作流量」這個原則乍聽之下違反直覺。看到有人閒著,人們的第一個反應通常是多塞一點工作給他。比如說把手術排滿,看似善用了整個單位的資源。但曼吉的經驗告訴我們,當工作量超過系統可承受的範圍,就會讓系統癱瘓。 只要做幾個簡單的調整,就可以調控病患流量,帶動整體效率提升。首先,把病床流量會議提早到清晨5點半,這樣外科醫師開刀前就能知道加護病房有多少床位可用。每天的手術量直接與當天的病床數綁定,譬如有10張病床就做10台手術。第二,加護病房加開一個出院時段,讓符合條件的病患提早離開,更快騰出床位。 在做出這些調整之前,病患流量是由手術室主導;調整後,現在是由加護病房的容量決定。乍看之下,這只是小小的改變,卻大幅改善了加護病房的效能和容量,可以進行更多手術。翻開《胸腔外科年鑑》(Annals of Thoracic Surgery),內有曼吉、索莫洛和雷朋寧提供的數據。經過上述調整,病患從手術室轉加護病房的平均時間縮短了兩成左右(大約省下4分鐘);15分鐘內就轉移完畢的病患數量成長了16%。這些改善,有4分之3是因為重大延誤明顯減少。以前動不動就拖延45分鐘,不僅病患要承受的風險提升,也會把加護病房搞得雞飛狗跳。 這些進展乍看之下沒什麼,但是影響非同小可。病人能夠更快進入加護病房,降低了併發症的機率,恢復速度也更快。根據曼吉和索莫洛的數據,病人在加護病房的失血量明顯減少,平均住院天數也從3.5天降為2.8天,縮短了0.7天,等於讓加護病房的容量提升了將近兩成。平均住院時間縮短,每台手術的成本降低19%,這在醫療成本節節高升的時代,可是難能可貴的成果。最重要的是,醫院可以服務更多病患。 「瞎忙」的代價 大家應該都有過這種感覺:事情永遠做不完,好像整間公司都在跟你作對。待辦事項一籮筐,每次做到一半,要不是被打斷,就是臨時出狀況。結果整天下來,正事的進度沒推進多少,反而花一堆時間在反覆調整待辦事項的順序;會議開了半天,結果散會時還是沒有結論。更慘的是,要回的信越來越多,收件匣永遠都有新郵件。這不是你個人的問題,而是整間公司的困境:交付延遲、專案卡關,人人拚命補破網,卻還是追不上目標。 如果你覺得現代組織根本一團亂,你的感覺是對的。很多研究早已證明,工作量太多(這種現象叫作過載),不只會傷害個人,也會讓組織績效低落。心理學家早就發現,如果壓力太大,表現和學習力都會下滑。20世紀初有個實驗,讓老鼠在迷宮裡面找乳酪,只要老鼠走錯路就會遭到電擊。結果老鼠因為害怕和壓力過大,反而學得更慢,找不到出路。人也是一樣,科學研究發現,如果研發團隊接太多專案、被迫在不同專案之間來回切換,一下子處理眼前最緊急的專案,一下子又要應付快到期的專案。表面上看起來沒什麼,但這樣其實會拖垮生產力,也更容易出錯。近期研究指出,現代人光是在手機和電腦的各種應用程式之間切換,一個星期下來平均浪費了大約一成的時間。 系統過載時,任何小小的干擾都可能讓整個系統陷入停滯。曾經在看診時排到最後一號,或嘗試在夏天的週五下午開車出城的人,應該都曾親身體會過這件事。在耶魯大學附設醫院,只要有一個病人遲到,或者有一輛車在車道上拋錨,就可以癱瘓整個系統。 很多領導人其實搞錯了,以為不斷對組織施壓,績效就會更好。他們會獎勵那些在高壓環境下硬撐並交出成果的主管,甚至刻意把組織文化塑造成「想升遷就要扛下一堆待辦事項、盡量延長工時,偶爾還要走捷徑搞定工作」。就拿醫界來說,每次醫療單位提議把外科住院醫師的工時限制在每週80小時,就會有一堆主治醫師跳出來抗議,聲稱成為好醫師的關鍵在於「習慣睡眠不足和筋疲力竭」。但研究早就證實,24四小時不睡覺會讓人的認知功能大幅下滑,相當於血液酒精濃度0.1%,而後者早已超過酒駕的法定標準。 我們合作過一家大公司,員工之間有個傳聞,說有位高階主管只是週末忘了回覆電子郵件,就被執行長痛罵。據說執行長撂下狠話:「如果你週末不想上班,我會找別人來做!」這個故事是真是假不重要,因為早已成為組織文化的警世寓言。我們的同事丹.格魯西克,本來和祁富彤一起在Intermatic公司,後來轉職到另一家企業。那家企業也一樣,硬是讓所有員工長期處於「危機狀態」,甚至對新人說:「這會是你職涯中最精采的3年!」但所有人都心知肚明,在那樣的工作強度下根本沒辦法撐太久。幸好格魯西克懂得運用動態工作設計,才能在短時間內完成龐大的開發案,熬過那3年。事實上,提升效能不一定要靠腎上腺素硬撐。 工作量過載的傾向,大概是管理學界實務與學術之間最大的落差。心理學家一直強調「最佳挑戰點」(optimal challenge),也就是當人類面對挑戰,如果挑戰只比當下的能力再困難一點,表現才會最好(這正是電玩遊戲設計的強項)。如果太沒有挑戰性,人會覺得無聊,開始自己找事情做或滑手機打發時間。太具挑戰性又會讓人挫敗、焦慮,因為工作量已經超出可以負荷的範圍。許多管理學者已經證實,唯有將工作量調整到與組織目前的能力範圍相符,效能才會最大。雖然學術上早有定論,但實務上還是幾乎沒有改變。第二章就已經提過,我們花了10年,不斷提醒主管:「只要謹慎管控工作量,就能避免過載,完成更多事。」當下大家聽了點點頭,結果回到現場,即便工作系統已經大塞車,還是忍不住再加一個重要專案或急件。 從那時起,我們終於明白,工作系統之所以老是過載,是因為大家搞錯它運作的邏輯。如果去問一位工作超出負荷的主管需要什麼,答案不外乎兩個,一是增加預算,二是增派人手(或者減少工作量)。這是因為人們通常會把系統過載歸因於資源不足,但問題沒那麼單純。一旦工作過載,做事的方式就會亂套:整天都在重新排序、切換任務,效率反而更差,挫敗和焦慮隨之飆升。只要消除這些低效的情況,生產力往往會大幅提高,甚至生產力缺口也不再是問題。就算依然會有缺口,也會變小很多,而且更容易量化和處理。依照我們的經驗,如果不調整工作設計,增派再多人手,效果還是有限。更糟的是,不調整設計就直接硬塞人手,通常會把小問題變成大災難。原本早已失序低效的系統,只會更混亂、更沒效率。 博德研究所就是活生生的例子,證明一旦工作量過載,工作方式就會亂套。當時我們跟希拉.道奇的團隊合作,實驗室到處都是等待處理的檢體。無論何時都會有成千上萬個小瓶子卡在某個環節,等著技術人員一個一個往下推。套用製造業的術語,這就是所謂「在製品」(Work in Process,簡稱WIP),半成品卡在那裡,等著下一個人接手。耶魯大學附設醫院的術後病患也一樣,完成上一個階段(手術),等著進入下一個階段(術後照護)。你自己的收件匣大概也是這樣,塞滿一堆在製品,如果你不回信,待辦事項就卡在原地。 動態工作設計的重點就是「讓工作流動」。系統有彈性才能快速推進工作,世界再怎麼瞬息萬變,也能隨時調整。相反地,一旦系統過載,就可能變得遲緩,難以轉型。不管是檢體、病患還是郵件,工作堆積越多,就要花越多時間消化。如果系統塞滿等著被處理的「在製品」,就跟敏捷沾不上邊了。想想看,你的收件匣裡還有幾封信在等你回覆? 節錄自:商周出版《為什麼主管每天都在救火?:MIT麻省理工教授原創、亞當.格蘭特力薦,5大原則重新設計工作流程,打造不瞎忙的高效團隊》/尼爾森.雷朋寧、祁富彤 著
【104職場力】・時間管理

告別瞎忙,時間管理還不夠!高效「精力管理術」擺脫疲勞硬撐

每天行程滿檔、待辦事項列不完,卻總覺得效率低落、疲憊不堪?作者指出,時間與精力才是最重要的核心資產,做好最重要的事,所能創造的效益遠高於你做100件瑣碎的事。解析如何做到「精力管理」,找回高效充實的最佳效率!本文節錄自《用商業思維優化你的人生選擇》。 文/游舒帆Gipi(商業思維學院院長) 本文目錄(點擊可快速前往) 時間與精力才是最重要的核心資產把時間空出來,時間管理很重要把精力找回來,精力管理更重要 經過前面幾堂課的思考,我們會漸漸提高對獲取收入,運用資產的概念,而這也是經營一家公司需要有的財務觀念,你其實有本事獲取更多收入,也有資產能與人交換你所需要的事物。但我們永遠要記得,最重要的資產始終是自己,我們將時間花在哪兒,都會決定我們未來往哪兒去。 時間與精力才是最重要的核心資產 以我而言,就是因為這樣的想法,我才會在研究所時期決定辭掉幾份兼差,專注於學業並把論文完成,因為我認為順利畢業比賺錢更重要。出社會後的兼差,在一些外部刺激後我也決定停下,因為我認為學習比短期收入更重要。年輕時雖然我的商業意識沒那麼強,但還是會盡可能選擇對未來更好的那個選項。 在任何時刻,我們都要盡可能將自己的時間與精力保留給最重要的事。做好最重要的事,所能創造的效益遠高於你做100件瑣碎的事。我們得讓自己的時間空出來,同時把自己的腦袋也空出來,才有餘裕思考,也才有餘裕往人生下個階段邁進。 把時間空出來,時間管理很重要 「時間對每個人都很公平,差別只在每個人對待時間的方式不同。」 你能否列出下個星期的完整行程,並對行程加以分類,看看自己的時間都花費在哪些地方? 下圖是多年前我擔任專業經理人時的行事曆,當時我在某家大公司擔任部門最高主管,管轄的部門超過20個,所以可以看到我的行程中充滿了各種會議。事實上,我所有的時間都花在各種管理會議、業務會議、產品會議與跨部門會議,以及我轄下各部門的部門會議上,時間窘迫到連經常性的一對一談話,都只能用午餐時間。 這種行程下,工作的品質不可能太好,生活的品質也不會太好。經過有意識的努力,3個月後我的一週行程變成這樣。 行程的數量或許沒有減少,但可以看到屬於公司會議的套色區塊大量減少了,從原先需要消耗32個小時的會議,減少為9個小時;而原先占用午餐時間的一對一,也被我調整到下午一點,除此之外,我將更多時間放在部門內的管理,也把晚上跟週末的時間都保留給私人行程。 這兩個版本的行事曆,最大的差異在於時間的自主權。本來我的行事曆是被公司、老闆和主管決定,我必須要出席他們認為需要我的每個會議,但很多時候我只是擔任備詢角色,不見得要參與,我只要能找到解決問題的方法,或者找到能替代我的人,就能不參與會議,甚至可以建議直接取消會議。 3個月的時間,我就不停地運用這樣的方法,努力找回自己時間的自主權。 把精力找回來,精力管理更重要 時間管理做得好,你就能更加妥善運用自己的時間。在35歲前,我主要把注意力放在放在時間管理上,因為我認為專業經理人角色,遭遇到的挑戰太多了,能做好時間管理,找回時間的主導權已經很了不起了。 但在35歲之後,我接觸了心流,開始覺察到自己在心流狀態下的生產力有別於一般狀態,其中的差異可能高達10倍。我回想起剛出社會那段時間,每天回家都寫程式到兩點還樂此不疲的狀態,這才發現,那時的我應該就是處在心流狀態,所以短短半年的時間,程式能力才會突飛猛進,甚至從本來基礎最差,一路躍升為部門的頂梁柱之一。 精力,是注意力、體力與腦力的綜合體。生活中有許多事特別耗能,有些事則會給自己增加能量。那些耗能的事,會大幅消耗精力,而增能的事,對精力的耗損則相對較低,而且還能帶來愉悅感,讓自己更容易進入心流狀態。 上圖是關於精力使用狀態與生產力之間的關係,在精力使用量低的時候,我可以很輕易進入心流狀態,因為腦袋中沒有太多煩惱或讓人內耗的事,我就可以非常專注,在短時間內完成複雜的任務,效率非常好。我稱之為最佳效率區。 不過隨著事情的增加,工作任務的加重,需要煩惱的事情變多,要應付的人與事變雜,也會讓不如預期的事增加,這時我雖然還是能處理,也能保持基本的冷靜來處理每件事,但我知道自己其實並不在狀態內,很難進入心流狀態。有時夜深人靜沒有其他干擾時,能夠產生一小段的心流狀態時間,但因為時間也比較晚了,身體也會累,所以持續時間並不長。 當事情與問題多到一個程度時,我通常只能靠著時間管理的技巧,嘗試去安排每件事情的優先順序,並逐一處理。但因為進不了心流狀態,我不僅生產力低落,也根本無法處理那些需要大量腦力的任務,在這種情況下,我能做好的通常就是那些例行任務。 在別人的視角看來,我可能還是能處理很多事,可能還會獲得讚賞說我怎麼有辦法搞定這麼多事。但我是有苦自己知,因為那種狀態下,我根本沒法做任何有價值或高品質的產出。對我來說,每一分精力的使用所創造的生產力是不同的,精力使用量愈高,生產力往往愈差。 精力使用量跟投入時間有正相關,但投入時間並非唯一影響的因素,因為當我投入在開心的事物時,我很可能會連續工作兩天兩夜,但長時間都在最佳效率區。 跟精力使用量有關的因素除了時間之外,還有工作內容與人際關係。有些事情雖乏味卻又不得不參與,像是會議、帳務問題,或是組織政治問題,對我來說都是極端耗能的事;或者應付一些難搞的人,像鴨霸的客戶、難相處的同事等,這些其實都會嚴重消耗能量。 活到這個年紀,當然我也有一堆處理這些人與事的方法,但不代表這些不耗能。我只能降低它的耗能量,但無法降到毫無影響。當我意識到自己進入心神渙散區一段時間之後,就會嘗試給自己踩煞車,問題不大就休息個幾天,問題大就進入休耕狀態。 我這輩子有兩次進入嚴重內耗區,一次歷時半年,一次歷時兩個月,都是很糟糕的經驗。當時不僅每天起床都覺得累,甚至到睡前腦袋都還在想著要處理的事跟要面對的人,對很多事都提不起勁,對人也沒什麼耐性。 這麼多年下來,我慢慢找到調節精力的方法: 投入有熱情的事 跟相處起來舒服的人為伍 對凡事懷抱感恩 追求需要的,而非想要的 採取行動或果斷放棄,不要糾結 好好回報對自己好的那些人 滿足自己而非滿足他人 幫助他人成長 工作與生活中,總不會一切都順利,但當我愈往以上這些內容靠攏,獲得的結果通常愈好。 節錄自:聯經出版《用商業思維優化你的人生選擇:拆解人生關鍵變數,掌控財務、工作、人際與個人職場定位,活出自我版本的人生》/游舒帆(Gipi) 著 推薦閱讀: 精力有限如何分配?用一招找出你的高效工作時間 學習時間管理就能提升效率?探索你的「時間特質」找到關鍵 真的不得不加班嗎?工作爆量也能守住「6點準時下班」的高效守則
【104職場力】・時間管理

擬定計畫讓自己更從容!用「IF-THEN」架構提高執行力,把行動具體化

擬定計畫究竟是好事,還是不必要的束縛呢?其實,未完成的任為會讓大腦焦慮,擬定計畫反而能讓自己更從容。作者為日本行動心理學家,介紹高效率的「IF-THEN」計畫法,將目標轉化為具體的行動指令,有效提高執行力!本文節錄自《為什麼你的時間管理總是沒效率?》。 文/望月俊孝 本文目錄(點擊可快速前往) 擬好計畫,機會來臨,也能從從容容讓執行力提升的「計畫」,關鍵在哪裡?1. 運用「IF-THEN」,將行動具體化2. 在 IF 的部分加入「時間」和「地點」 人生中想做的事,一件都不放棄⋯⋯x 不要刻意擬定計畫,順勢而為○ 為每件事情擬定「計畫」 談到時間管理時,無法避開的一個核心主題,就是「計畫」。 「雖然喜歡擬定計畫,但做到一半就覺得滿足,結果什麼也沒有實際完成。」 「一旦列了計畫,就覺得被束縛,因此乾脆不做計畫,走一步算一步。」 關於計畫,許多人都有不同的想法與經驗。那麼,擬定計畫究竟是好事,還是不必要的束縛呢? 想像一下這種情況: 好不容易迎來假期,腦子裡卻不停浮現未完成的工作;而在工作時,反過來又總是想到私人煩惱與待辦事項。 這種「心裡有未完成的事,就會反覆浮上心頭」的現象,心理學上稱為「蔡加尼克效應」(Zeigarnik effect)。 這確實是個棘手的問題。無論是工作還是休閒,只要心思被其他事牽著走,就很難在當下全心投入。結果不但做不好,連享受其中的樂趣都變得遙不可及。 因此,人類逐漸發展出一種能力:將「尚未完成的事」先在腦中完成一遍。這正是「擬定計畫」的本質。 擬好計畫,機會來臨,也能從從容容 擬定計畫的重要性,可以從2011年佛羅里達州立大學羅伊.鮑邁斯特(Roy Baumeister)團隊研究中看出端倪。 研究團隊要求97名參加者在5分鐘內「盡可能列出海洋生物的名稱」。並給了所有人相同的提示:「請依照A∼Z的字母順序分類列舉。」如果以日文回答就像是:【ア】青若梅鯛、【イ】魷魚、【ウ】海膽、【エ】蝦子⋯⋯這樣依序排列,確實是個不錯的方法。 接著,研究團隊將參加者分成三組: 【A】只明確設定目標 【B】在目標明確的基礎上,再擬定「如何運用提示」的具體計畫 【C】不設定目標,也不擬定計畫 而真正的實驗在後面。在開始列舉海洋生物之前,研究團隊先讓所有人解一道和主題完全無關的謎題。換句話說,他們想測試的是:當你正準備朝一個既定目標前進時,如果突然遇到新的挑戰,你能不能穩住心,順利切換? 結果相當有趣。 表現最差的竟然是【A】組,甚至連什麼都沒做的【C】組都比他們好。這正是「蔡加尼克效應」的影響:當大腦被「未完成的任務」占據時,就很難專注在眼前的新問題上。 那麼,如果放到現實生活呢? 突然的意外讓你大亂陣腳 臨時冒出的機會,卻因反應不及而錯失 明明事情不大,卻因「心被卡住」而浪費大量時間 這些狀況,其實和上述實驗是同一個機制。 相反地,反應最好的是【B】組,也就是目標清楚且有計畫的人。因為事先擬定計畫,大腦會自動認定:「這件事我已經安排好了,暫時放著也沒關係」,於是能將注意力順利轉移到新問題上。 對於計畫,羅伊.鮑邁斯特的見解如下:「具體的計畫就像劇本,人就能不帶猶豫地一路執行到底。」 而在最後回到原本「列舉海洋生物」的任務時,具體擬定計畫的【B】組,活用提示的程度竟然是【A】組的7 倍以上。 這個結果告訴我們:光有好方法是不夠的,更重要的是「要如何落地執行」。計畫不是為了把自己綁住,而是為了讓大腦知道「下一步要做什麼」,讓你能自由地專注於眼前的事。 讓執行力提升的「計畫」,關鍵在哪裡? 那麼,該如何擬定一份真正有效的計畫呢? 以下介紹一個簡單且容易實踐的方法。 1. 運用「IF-THEN」,將行動具體化 在前述實驗中,表現最好的【B】組所採用的計畫如下:「如果任務開始,就先寫下字母,然後依序寫出對應的海洋生物名稱。」這樣的表述清晰而具體,不留模糊空間。也就是說,以「IF(在某個時點)-THEN(立刻採取某行動)」的方式,把行動流程明確寫出來。 2. 在 IF 的部分加入「時間」和「地點」 2001年,英國巴斯大學莎拉.米林斯(Sarah Milne)團隊研究指出,當參加者在計畫中明確寫下「什麼時候」與「在哪裡」運動時,有高達91%的人能長期維持運動習慣,執行率甚至是僅被告知運動好處者的6.2倍。 此外,關於「什麼時候」這一點,若能具體到「當天的幾點幾分開始」,比起「一天之中找時間進行」更具效果。例如:與其寫「早上起床後運動」,不如寫「早上6 點半起床後,立刻在床上做伸展運動」,成功機率會更高。 你應該能感受到其中差異了。為某件事情擬定「計畫」,不只是在提高完成度,也是在為大腦預留面對突發事件與新機會的空間。 換句話說,能夠把想做的事一件件完成的關鍵技能,就是「計畫」。而「擬定計畫」本身,就已是極具力量的行動。請務必試著運用看看。 以「IF-THEN」的架構來擬訂計畫 IF(在某個時機) THEN(立刻去做某件事) ⮕這樣執行率就會提高!如果將「時間」和「地點」加入IF-THEN的計畫中,就更完美了! 圖/采實文化《為什麼你的時間管理總是沒效率?》 節錄自:采實文化《為什麼你的時間管理總是沒效率?:史丹佛、哈佛、麻省理工學院……世界頂尖研究,36個破解拖延、焦慮與瞎忙的時間活用術》/望月俊孝 著 推薦閱讀: 新年目標怎麼訂?如何規劃並執行個人年度目標?ChatGPT指令快速搞定 為什麼新年目標總是無法實現?訂定目標時的這四個地雷別再踩啦! 大谷翔平如何透過「曼陀羅計劃表」九宮格設定目標,實現登頂世界的夢想? 工作忙到爆,還能兼顧自我成長嗎?過來人:從3件事做起最容易辦到
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主管帶人不能憑感覺!一圖看懂「員工類型」,管理風格對症下藥

身為主管,你是否覺得同樣的管理方式,對某些員工有效,對另一些人卻成效不彰。作者提供「員工類型定位圖」,幫助從「動力」與「技能」兩個維度,快速看懂部屬的狀態。了解如何運用「控制」和「鼓勵」等管理風格,對症下藥、帶出高效團隊。本文節錄自《普通主管才是最強主管》。 文/洛倫.貝爾克、吉姆.麥考密克、加里.托普奇克 本文目錄(點擊可快速前往) 專制型與圓融型的主管選擇合適的管理風格:控制與鼓勵評估你的團隊、員工類型面對不同員工類型,你的應對方式 回顧管理風格的歷史,你會發現占主導地位的風格有兩種。主管不是專制型,就是圓融型。然而,現在最優秀的主管都知道,管理風格不僅局限於這兩種,他們能在多種風格中游刃有餘。在討論主管必須具備一種「自覺的」管理風格之前,先讓我們來看看專制型和圓融型的管理風格。 專制型與圓融型的主管 很難相信現今仍存在傳統的專制型主管。我們不禁想知道為什麼。部分原因在於許多主管未接受訓練,只能自我摸索,按一己的想法做事,認為自己應該扮演「老闆」的角色。專制型主管也認為,如果採取較為溫和的方式,下屬可能會因此來占便宜。 另一個可能的原因是,身為圓融型的主管需要花費更多時間。他們會向下屬解釋該做什麼,並告訴他們為什麼要這麼做。專制型的主管就不一樣,他們不想被人打擾,所抱持的心態是「因為我說了算」。而圓融型的主管則明白,員工了解「做什麼」和「為什麼做」之後,能夠表現得更好。 專制型主管希望掌控所有決策,並將員工視為聽命行事的機器人。這類主管像按鈕似的下達命令,員工立即執行,事情就這樣完成了。而圓融型主管則明白,事先花時間讓每一個人參與其中,最終帶來的回報將很豐厚。 專制型管理者以威嚇為管理手段,而圓融型管理者則建立尊重,甚至多少帶有關愛。面對專制型主管,員工可能會在心裡嘀咕:「改天我一定會報復這傢伙。」圓融型管理者則讓員工心悅誠服說出:「他尊重我們,關心我們,只要他開口,我願意赴湯蹈火。」 在專制型主管眼裡,圓融型主管是軟弱的;而圓融型主管認為專制型主管是霸道的。關鍵差異在於,專制型主管一再倚仗權威,而圓融型主管則審慎運用權威。為專制型主管工作的人覺得自己在為主管賣命,而為圓融型主管做事的人則認為自己是和主管合作。 選擇合適的管理風格:控制與鼓勵 身為新任主管,應有意識地選擇適合的管理風格。成功管理的關鍵在於,意識到每位員工的需求,並提供恰如其分的控制與鼓勵。 「控制」包括:告訴員工該做什麼,示範如何去做,確保任務完成。 「鼓勵」包括:激勵屬下,傾聽意見,排除障礙,讓員工能順利完成任務。 有些下屬需要高強度的控制與鼓勵,有些需求較少,另一些則介於兩者之間。因此,在有意識選擇合適的管理風格時,你必須判斷每位下屬對控制和鼓勵的期待,進而調整你的管理手腕,以滿足其需求。 每位下屬需要的控制或鼓勵程度,取決於工作內容或部門狀況。比方,如果某位員工必須學會新設備的操作,就需要較多控制;如果公司內部正流傳裁員或縮減編制的消息,則需要更多的鼓勵與支持。 以下圖表和描述將幫助你了解員工的需求與你所提供的控制或鼓勵之間的關係,換句話說,你是否能夠意識到他們的需求? A類型員工:這類員工一心一意想要表現出色,但是缺乏必要技能或知識來成功完成任務。主管要給他們以控制為主的支持。 B類型員工:這類員工具備完成工作所需要的技能,只是已經喪失動力。主管要盡量鼓勵他們,以助其重新投入工作。 C類型員工:這類員工表現出色並且動力充足。主管只需拿出少量的控制和鼓勵即可。 D類型員工:這類員工既缺乏能力也缺乏完成工作的意願。主管要給予大量的控制和鼓勵來幫助他們改進。 E類型員工:這類員工在技能和動力上皆屬於中等水準。主管需要提供適量的控制與鼓勵來引導他們。 評估你的團隊、員工類型 為了將這些概念應用於你的團隊,首先要根據兩個標準來評估員工:他們的動力水準,以及與職務相關的技能和知識水準。評估後,將他們定位於圖表上:動力越高的員工越靠近圖表頂端,具備越多工作相關技能與知識的員工越靠近圖表右側。 (圖/聯經出版提供) 面對不同員工類型,你的應對方式 檢視圖8-1並確認員工的定位後,你就可以清楚知道該如何應對。員工越靠近圖表左側,表示要對他們施加更多控制;越靠近圖表底部,則表示要給予更多鼓勵。 我們試舉一個職場情境,看看你能有多敏銳。假設你正在一家電信公司主持一個大型的獨立專案。被指派到你專案的一位員工安迪平常習慣獨立完成任務。他喜歡自己決定一切,並且非常享受工作,成果也一向出色,組織內部的服務對象對他的表現也非常滿意。然而,在這個專案中,你注意到安迪很難與其他團隊成員一起規劃、溝通以及做出共同決策。此外,安迪貶低團隊合作的概念,甚至認為這是浪費時間。他已經表達了對這一新專案的不滿。 身為一位有覺察力的主管,你為把安迪定為A至E類型中的哪一種?還有,他需要什麼樣的支持? 答案如下:雖然安迪在平時的工作中是經驗豐富的員工,但在你的專案中並非如此。他需要你來控制與鼓勵,也需要你指導他學習如何在與團隊其他成員合作,並在他面臨這種艱難的轉變時獲得支持。即便安迪在自己平常的任務中可能屬於C型,但就這你的專案來看,則應歸於D型。 這裡有個能讓你管理工作更加輕鬆的建議:不妨每隔幾天就在通勤路上想一下你直接管理的下屬,回顧他們在不同任務和專案中的類型。保留一份心思,思考他們需要什麼。如果你已滿足他們的需求,那麼你的管理技巧是理想的;如果還沒有,則決定自己必須做出哪些改變。落實這個方法,你會發現它對你的管理工作大有幫助。試試看吧! 節錄自:聯經出版《普通主管才是最強主管:百萬領導者齊聲推薦!第一天當主管就上手的43個帶人常識,用簡單原則打造最強團隊》/洛倫.貝爾克、吉姆.麥考密克、加里.托普奇克 著
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