圖像化 企劃案撰寫
104學習
文件製作
能有效整理、撰寫及呈現資訊，確保內容清晰、條理分明，方便溝通與決策。熟悉各類文書軟體操作，包含文字處理、試算表及簡報工具，提高工作效率。具備基本排版美感與格式統一，增強專業形象。能根據不同對象調整語氣與內容，使訊息傳達更精準。這項技能在報告撰寫、會議記錄、企劃書製作等日常工作中扮演關鍵角色，是職場上不可或缺的基本能力。
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軟體業Technical Writer工作在做什麼？技術文件為何不是由PM寫？
軟體產業的Technical Writer工作在做什麼？和PM產品經理工作有什麼差異？Technical Writer職位結合「內容寫作」和「技術寫作」的專業，可以將硬梆梆的技術內容、轉換成一般使用者也能好理解的技術＋商業內容。本文作者以自身經驗分享，解答包括Technical Writer工作內容及為什麼不由PM來寫技術文件。
文／朱麒
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1. Technical Writer到底要幹嘛？2. 為什麼需要Technical Writer？3. 為什麼不由PM來寫技術文件？
我曾經擔任PM將近6年的時間、在新職位—Technical Writer工作也已經快9個月的時間，這篇文章想分享關於「寫文件」這件事情。
一開始有許多朋友和我討論說「為什麼不交給PM做就好？」在親身體驗與想過之後，我發現這兩者的定位與價值是完全不同的。這篇文章分享Technical Writer在做些什麼，以及簡單比較跟「產品經理（Product Manager）」的差異。
如果你對軟體產業有興趣、正在當PM的人、或是潛在想當Technical Writer的人看（有這樣的朋友嗎），一起來看看這篇文章吧。
備註：請留意此篇文章的脈絡都是以「軟體開發」的角度來談。
1. Technical Writer到底要幹嘛？
簡單說，就是替公司的產品寫一份「攻略本」。
攻略本是電玩產業的詞，能幫助新手玩家快速學會操作方法、了解遊戲目標，接著就可以比較開心的在遊戲的世界中玩耍。
而「技術寫作（Technical Writing）」就是替公司的產品寫使用文件，用來引導消費者更好地使用公司產品。技術寫作也可以視為公司品牌、產品使用體驗的一環，能影響消費者對於公司產品的整體觀感。
這就像「攻略本」會先告訴新手玩家基本的操作方法，讓玩家在別在超大的遊戲世界中不知所措的亂跑、被怪打死而感到挫折（可能一開始連「基礎戰鬥知識」都沒有就跑出新手村）。
好的技術文件，應該能夠把公司產品複雜的功能與規格，在適當的時間點、用適當的方式告訴使用者。
2. 為什麼需要Technical Writer？
對呀，為什麼不由最熟悉產品功能與規格的程式開發者或產品經理，來寫技術文件就好了呢？
先從「軟體開發者」的角度來說。由於技術文件（例如API Documentation）是技術含量相當高的文件，最好的寫作者當然是由開發者來寫。
然而多數的開發者在寫文件的時候，容易從非常技術的角度撰寫文件—多數狀況是「只解釋程式功能，但不解釋程式對於使用者的目的」。由於程式往往有自己的商業邏輯（例如建立訂單的流程、訂單對帳與請款的方式），使用者在不清楚商業邏輯的前提下直接閱讀，往往一頭霧水。
因此Technical Writier誕生了，這個職位結合「內容寫作（Content writing）」和「技術寫作（Technical Writing）」的專業，可以將硬梆梆的技術內容、轉換成一般使用者也能好理解的技術＋商業內容。
Technical writer像是一位翻譯員，要把「技術」國家的語言翻譯給「商業」國家的人理解。
3. 為什麼不由PM來寫技術文件？
行行好，放過PM吧！
PM的工作包山包海，要跟業務單位／客戶對需求、花時間整理規格、跟設計師／工程師／QA／營運團隊溝通。
PM職責範圍確實也包含寫產品的規格與規劃，例如：
使用者故事（User Story）： 即 As a（使用者）, I want（做什麼事情）, so that（得到什麼成果），讓產品團隊理解每個功能為誰而做、要做什麼、做完成果。
User Story Acceptance Criteria Test Cases：寫完User Story後，必須要進一步描述這個功能的細節，透過「Given（在什麼情況下），When（當使用者做了什麼），Then（會發生什麼事情）」才能讓工程師與QA（測試工程師）執行。
Product Roadmap：告訴C字輩的老闆接下來的產品發展，這一季要做什麼、為什麼要做、要打哪些用戶、如何衡量成效、成效好與不好的相對應措施是什麼。
可以看到，PM的寫作文件通常是「對內」，告訴團隊接下來要做些什麼、不做些什麼；但Technical Writer通常是「對外（外部使用者）」，告訴使用者產品從哪裡開始用、要完成對應的事情該怎麼做、技術細節要到哪裡去查……等。
PM和Technical Writer的技能樹不同，前者更多在溝通、後者更多在引導。更多文章分享，可至「朱騏部落格」閱讀。
（原文標題：軟體產業中的 Technical Writer 在做些什麼，為什麼「寫文件」這件事情不都交給 PM 做就好？）
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用AI快速寫Email！ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成｜附5種指令範例
想用AI快速回信寫信，Grammarly、Microsoft Copilot、TinaMind、ChatGPT Writer要怎麼用？本文解析4種工具的特色及介面用法，以及分享5種情境的信件指令（Prompt），讓你工作效率倍增！
文／ 張可佳（Claire Chang）
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Grammarly：英文書信的撰寫輔助Microsoft Copilot：善用預設介面撰寫信件撰寫商務信函指令（Prompt）商務信函的最佳化指令（Prompt）個人信件書寫指令（Prompt）職場信件書寫指令（Prompt）政府公文的撰寫指令（Prompt）TinaMind：一鍵產生信件內容ChatGPT Writer：快速寫信、自動幫你回信
書信和邀請函至今依然扮演著重要的角色，無論是正式場合還是私人活動，都需要一封得體、清晰的信件來傳達資訊和心意。利用文字生成工具來撰寫和修改書信與邀請函，無論是商務邀請、活動邀請，還是個人邀請信，都可以通過簡單的提示，生成專業且符合場合的內容。
延伸閱讀：【商業／求職Email格式】電子郵件7重點+範例，輕鬆寫出專業感
Grammarly：英文書信的撰寫輔助
官方網站：https://www.grammarly.com/
Grammarly是一個AI驅動的寫作輔助工具，主要針對英文的寫作為主，旨在幫助用戶提升寫作的準確性和表達效果。它能即時檢查文法、拼寫、標點，並提供語氣、風格等建議，也可以可根據提示生成內容大綱或草稿。
該工具支援多種平台，包括桌面應用程式、瀏覽器擴展程式、行動應用程式等，在安裝桌面版程式之後，可直接在Google Docs、Slack、Outlook等使用此工具，提供撰寫信件時的文法檢查，或是直接輸入你想寫的內容請Grammarly幫忙生成內容，而無需切換應用程式。另外Grammarly也提供瀏覽器外掛，支援Chrome、Safari、Firefox等主流瀏覽器，透過外掛可與Gmail、Google Drive等Google服務整合。
Grammarly提供免費和付費版本，某些高級的功能如：語氣建議、抄襲檢查等，只能在付費版本使用。
這個功能適合經常需要撰寫英文書信的人，其對於文法和拼寫檢查非常的準確。
Grammarly（圖／博碩文化提供）
Microsoft Copilot：善用預設介面撰寫信件
針對邀請函的撰寫，我推薦Microsoft Copilot，因為他有已經設計好的介面可供直接使用，我們只需要將Copilot的介面切換至「撰寫模式」，這邊都已經有固定的表格和選項，只要按照表單填寫，就能產生很棒的內容。
Microsoft Copilot在撰寫邀請函方面的最大優勢在於其直觀且易用的介面，特別適合不熟悉AI的使用者。以下是一些具體的優勢：
設計良好的介面：Copilot提供了一個專門的「撰寫模式」，用戶可以輕鬆切換到這一模式，無需深入了解AI技術即可開始使用。
預設模板和選項：在撰寫邀請函時，Copilot已經設計好固定的表格和選項，用戶只需選擇所需的類型，系統便會自動生成相應的內容，這樣可以節省大量的時間和精力。
自動化內容生成：Copilot能夠根據用戶的需求自動生成邀請函的內容，無論是正式的商務邀請還是輕鬆的社交聚會邀請，均能提供合適的文案。
Copilot（圖／博碩文化提供）
除了邀請函之外，同樣的模式在商務信函的撰寫與最佳化、個人和職場信件的書寫也非常有用。以下為範例的Prompt：
撰寫商務信函指令（Prompt）
寫一封有說服力的電子郵件來說服潛在客戶嘗試我們的商品。我們的商品是辣木月餅我們每盒都會捐贈100元幫助婦幼弱勢，辣木有極高的營養價值，是個天然的健康補充來源
商務信函的最佳化指令（Prompt）
修改這封電子郵件，以專業的英語口說方式寫出來，此封信件的語氣應要能非常專業和簡潔。此外，至少提供三個電子郵件主題給我選擇。""" 我們很高興向您介紹我們最新推出的產品「辣木月餅」。這款月餅結合了傳統與健康，是您中秋佳節的不二選擇。每購買一盒，我們將捐贈100元幫助婦幼弱勢群體。希望能有機會為您提供試吃樣品，讓您親自體驗這款健康美味。"""
個人信件書寫指令（Prompt）
寫一封給朋友的電子郵件，內容是邀請他們參加我即將舉辦的生日派對，並提供派對的詳細資訊如日期、時間、地點，還有希望他們能夠來的原因。
職場信件書寫指令（Prompt）
寫一封給同事的電子郵件，內容是邀請他們參加公司即將舉辦的研討會，並提供研討會的詳細資訊如日期、時間、地點，以及參加的意義。
政府公文的撰寫指令（Prompt）
寫一封給教育局的公文，內容是請求教育局通知各學校特教系分享協會即將舉辦的針對特教老師的培訓課程資訊，並附上課程的詳細資料如日期、地點及報名方式。
TinaMind：一鍵產生信件內容
我們可以至TinaMind的官網安裝瀏覽器外掛，這個外掛提供簡單易用易上手的UI，並且有非常多已經分類好、在不同領域可開箱即用的現成提示詞，我們只需要像是填表單一樣把我們的需求填入，就可一鍵產生我們要的書信內容。
官方網站：https://tinamind.com/
在介面的頂端，可以選擇是要撰寫新郵件還是回覆現有郵件。並可以選擇郵件內容的長度（自動、短、中、長）、語氣（中立、正式、專業等），並選擇輸出語言。這部分更詳細的說明可參考本書【4-2推薦的瀏覽器外掛與工具】，裡面有專門針對TinaMind外掛有更完整的介紹。
TinaMind（圖／博碩文化提供）
ChatGPT Writer：快速寫信、自動幫你回信
官方網站：https://chatgptwriter.ai/
ChatGPT Writer是一個瀏覽器外掛，能夠幫助用戶快速撰寫電子郵件、修正語法、進行翻譯及進行研究等多種操作。其與Gmail進行深度整合，讓用戶可以很方便地在Gmail信箱內使用AI。無論是撰寫電子郵件、回覆信件、訊息還是進行文本的修正與改寫都能快速完成。
ChatGPT Writer（圖／博碩文化提供）
支援多種AI模型，如GPT 4o、Claude Sonnet 3.5、Gemini 1.5 Flash等。ChatGPT Writer不僅支援多輪對話功能來調整回覆內容，或透過最下方的選單，根據需求調整寫作語氣與回應長度，並支援Markdown格式，讓回覆的內容更加適合特定的場合。最後則可以一鍵將最終的結果放回Gmail回覆欄位內。
ChatGPT Writer（圖／博碩文化提供）
ChatGPT Writer體積小巧、啟動快速，支援多語言，適合各類使用者需求。免費版的使用者一個月可使用15次，若覺得滿意升級Pro版本則月費為$16美金。
節錄自：博碩文化《AI職場超神助手：ChatGPT與生成式AI一鍵搞定工作難題／張可佳（Claire Chang） 著 》
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【中文Email格式】商業／求職電子郵件7重點+撰寫範例！複製修改3分鐘搞定
電子郵件怎麼寫才有禮貌？寄給客戶的電郵怎麼都沒回？其實一封Email格式可以分成7個基本欄位，看《104職場力》為您整理的Email格式範例，助您在職場、商場溝通往來不NG！
文／《104職場力》
本文導覽
電子郵件格式拆解—先了解基本欄位7大Email格式撰寫重點與範例1. 收件人（To）2. 主旨（Subject）3. 正式稱謂（Salutation）4. 正文（Body）5. 結論（Conclusion）6. 署名（Signature）7. 附件（Attachment）完整Email格式撰寫範例Email格式確認清單
電子郵件格式拆解—先了解基本欄位
一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位：
收件人（To）
主旨（Subject）
正式稱謂（Salutation）
正文（Body）
格式（Formatting）
禮貌用詞（Polite language）
結論（Conclusion）
署名（Signature）
附件（Attachment）
看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意，一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫？讓《104職場力》為您整理撰寫重點，不NG不踩雷，與客戶順暢溝通往來！
延伸閱讀：為什麼我發的Mail，都沒人要回我信？｜職場工作術
7大Email格式撰寫重點與範例
1. 收件人（To）
首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確，如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功，可能因此失去好的合作機會；若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項，甚至可能引發公關危機。
如果需要寄給2個人以上時，可以使用「副本」（CC , Carbon Copy）或「密件副本」（BCC , Blind Carbon Copy）。
收件信箱格式說明：CC與BCC的差別
「副本」（CC）：增加CC欄位收件人時，這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。
「密件副本」（BCC）：而增加BCC欄位收件人時，這些人可以收到郵件，但其他收件人無法看到他們的郵件地址。
2. 主旨（Subject）
「主旨」是電子郵件首要之重，必須簡潔明確的表達來信用意，才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看，清楚的電子郵件主旨都有以下助益：
立即引起收件人的注意：在收件人每天收到大量郵件的情況下，清晰的Email主旨格式可以幫助你在眾多電子郵件中脫穎而出。
讓收件者立即了解電子郵件的主題內容：幫助快速理解Email重點，節省時間。
有吸引力和明確的主旨可以增加Email的開信率。
展現自身的專業態度和溝通能力：在商業和求職場合尤為重要。
因此盡量避免使用模糊冗長的主題，而是具體描述郵件內容或目的。
例如：某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位X公司 ─ 商業會議安排日期確認
3. 正式稱謂（Salutation）
以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉，使用「職銜」稱呼較為安全；若與對方已有認識，則可視交情調整。
例如：陳經理您好
Email常見招呼格式
正式程度範例尊敬與正式GreetingsDear + 稱謂Good morning + 稱謂稱謂 + 您好稱謂 + 日安平輩或關係親近者問候Hi + 稱謂Hey + 稱謂Hello + 稱謂非常親近的友人安安嗨嗨早啊
4. 正文（Body）
電子郵件內文格式（Formatting）
而在正文段落中，要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子，電子郵件並非作文，避免使用太多的行文冗長或囉唆內容，才能使收件人短時間了解你的來信用意，即時做出回應、進行下一步計畫。
此外，要適度的「分段換行」，避免所有文字內容全部擠在同一段，如果有數個事項也可以列點標項，清楚顯示每件事、每個重點。
電子郵件禮貌用詞（Polite language）
盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思，避免使用冒犯性或侮辱性的言語，造成雙方不快。
同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性，以下幾點要注意：
避免過多驚嘆號（！）：過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用，避免讓收件人誤解。
避免過多的問號（？）：與驚嘆號相類似，過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用，僅在需要確認或提出疑問時使用。
避免過度重複符號（！！！或？？？）：重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達，質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解，甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。
避免多種標點符號混用：在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等，容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思，避免短短的段落中混用多種符號。
避免使用顏文字或emoji：與朋友、較為熟識的同事，當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來，就必須避免使用誇張的表情符號。
避免一路逗號（，）不停歇，洋洋灑灑最後才句點（。）：如上所述，要適度「分段換行」，跟說話一樣換氣與頓點，收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。
NG範例，疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號：
我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議，誠摯邀請您參加並分享您的研究成果，該會議將於「日期」在「地點」舉行，主要聚焦於「主題／領域」，近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」，您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值，期待您的蒞臨演講如有意願參與，請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題，相關研究會議資訊，議程和表單詳於附件，謝謝您撥冗閱讀！！！
5. 結論（Conclusion）
而在電子郵件的結尾部分，大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動，另外也能感謝收件人的閱讀。
例如：我們非常重視您的意見，如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫，謝謝。
6. 署名（Signature）
在文末署名或附上「簽名檔」，也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式，讓對方能夠更方便的與你聯繫。
例如：
「公司Logo圖片」「你的名字」「公司部門」「聯絡電話」「電子郵件地址」「公司地址」
7. 附件（Attachment）
是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考，電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪？
如有附加檔案需要收件人參閱時，確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」，而檔案也確實上傳，避免還得為了附件再往來、耗費時間。
除此之外，當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時，可上傳至雲端硬碟開啟分享，給予連結讓收件人自行閱覽下載。
常見NG附件檔名：「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」
Google Gmail 附加檔案方式圖片來源：Google Gmail說明
最後提醒在發送電子郵件前，再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤，除了讓資訊清楚明確，也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤，嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。
延伸閱讀：趕快筆記！3原則寫出收信人愛看的E-mail
完整Email格式撰寫範例
假設要進一步了解客戶的需求，發信和對方窗口詢問：
主旨：關於您對「 」的需求，請提供更多細節正文：XXX先生／女士您好，我是「你的名字」，來自「你所在的公司或部門」，我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前，需要您的協助。根據我們先前的討論，您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案，需要更多的細節和具體要求。因此還需請您提供以下資訊：
1. 需求範圍：如有任何特定…。2. 目標期望：…。3. 條件限制：…。4. 時程規劃：…。5. ……這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。我們非常重視您的需求，更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，如果您對任何細節有疑問，或需要進一步討論，也請隨時與我聯繫。感謝您的合作和支持！祝安好，「你的名字」「你的職位」「你的聯繫方式」
Email格式確認清單
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「接案作品集」怎麼準備？6大要素及不同客戶應對技巧
對自由接案工作者來說，「作品集」往往比履歷更能展現你的專業度與價值。一份好的接案作品集該怎麼準備？作者為軟體工作者，分享好作品集的6大必備要素，並用自身經驗解析技術型、設計導向、非技術型與綜合型客戶的關心重點，幫你打造更有說服力的作品集。本文節錄自《不想上班的勇氣：軟體工作者的第一本接案指南》。
文／陳泰銘（Taiming）
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為什麼需要準備接案作品集？接案作品集準備方向：依照不同接案類型、客戶來調整好的作品集應該具備的6大要素沒有作品集怎麼辦？最好平時就累積Side Project
為什麼需要準備接案作品集？
作品集是接案者的「敲門磚」，能夠幫助潛在客戶快速了解你的能力、風格和經驗。有時候，你的作品集甚至比你的履歷還重要，因為它是最直觀的證明，展示你的專業度和價值。
客戶沒有時間細聊，先看作品決定是否聯繫你
比起履歷，作品集更能說明你的實力
客戶更信任有實際案例的接案者
降低溝通成本，幫助客戶確定風格與需求
讓你在競爭者中脫穎而出
當你在社群平台或論壇上看到有人發問：「有人可以幫我做插畫設計嗎？」如果你只是留言「我可以做」，很容易淹沒在眾多回覆中，客戶也不會特別關注你。但如果你直接附上作品集連結，讓對方點進去就能看到你的實力，成功機率就會大幅提升。這樣的方式不僅能讓你在競爭中脫穎而出，也能迅速抓住客戶的注意力。
接案作品集準備方向：依照不同接案類型、客戶來調整
一開始瞄準方向很重要，因為不同類型的客戶關心的重點不同，你的作品集應該根據你的目標市場來調整。例如：
技術型客戶：展示程式碼品質與技術細節
當你的目標客戶是開發公司或技術團隊時，他們更關心你的技術能力，而不只是表面的作品展示。例如，當一間軟體公司正在尋找後端開發者時，他們不會單純看UI設計，而是會評估你的程式碼品質、架構設計與API文檔。如果你的作品集包含GitHub專案連結、技術架構解析、程式碼片段或效能優化案例，將更能說服這類客戶，讓他們相信你具備專業的開發能力。
非技術型客戶：強調成果與商業價值
當你的客戶是中小企業或個人創業者時，他們通常不懂技術細節，而是關心你的工作能否為他們帶來實際價值。例如，一位餐飲業老闆希望建立線上訂餐系統，但他不懂技術，對「技術堆疊」也沒有興趣。他想知道的是這個系統能否提升業績、減少人工成本、讓顧客更方便。因此，針對這類客戶，你的作品集應該側重於案例說明，包含專案背景、解決的問題、最終成果與數據，例如「這個網站讓客戶下單率提升30%」，而不是單純列出技術細節。
設計導向的客戶：重視視覺呈現與品牌一致性
當你的客戶是品牌商、電商品牌或行銷團隊時，他們關心的是視覺美感與風格統一性，而不是技術實作的細節。例如，一位服飾品牌老闆希望找人設計一組社群貼文模板，他不會關心這些設計是用Photoshop還是Figma製作的，而是想知道你的設計是否符合品牌形象，能否吸引目標受眾。因此，你的作品集應該著重展示設計風格，提供高品質的圖片、完整的設計概念，並附Behance、Dribbble或Figma連結，讓客戶能夠直觀地評估你的視覺風格是否符合需求。
綜合型客戶：需要靈活調整作品集內容
有些客戶的需求涉及多個面向，例如，一家新創公司希望開發一款APP，他們既關心UI設計，也重視技術架構與開發能力。在這種情況下，若你的作品集過於單一，可能無法完整展現你的能力。最佳做法是針對不同領域準備不同版本的作品集，例如一份專注於UI/UX設計，另一份則強調技術架構與開發過程，這樣才能根據不同客戶的需求靈活調整，確保你的作品集能夠精準打動對方。
因此，一開始要明確你的目標客戶，這樣作品集才能精準打動對方，而不會顯得雜亂或無法吸引適合的機會。
好的作品集應該具備的6大要素
一份優秀的作品集，不只是展示你的能力，更應該幫助潛在客戶快速理解你的價值，並建立信任感。以下是作品集應該具備的關鍵要素：
1. 清楚的自我介紹與專業定位
你的作品集應該開門見山地說明你的專業領域，例如「專注於SaaS產品開發的全端工程師」或「專精品牌識別與UI設計的視覺設計師」，讓客戶一眼就能理解你的核心技能與市場定位。
2. 精選案例，而非堆砌大量作品
作品集不應該只是單純堆放所有作品，而是要精選最具代表性的案例，並確保這些案例與你的目標市場匹配。例如，如果你主要服務科技新創，那麼展示SaaS產品設計或開發案例會比一般電商網站更具說服力。
3. 案例背景與解決方案
單純的圖片或程式碼展示不足以吸引客戶，你應該為每個案例補充背景資訊，例如：「這是為某家新創公司開發的會員系統，目標是提升用戶留存率」，然後說明你的解決方案與貢獻，例如：「透過重新設計UI/UX，讓註冊轉換率提升20%。」這樣的敘述能讓客戶更容易理解你的價值。
4. 數據與成果驗證
如果可以的話，加入量化數據來證明你的工作成效，例如「重新設計後的網站，跳出率降低25%」、「API優化後，請求速度提升40%」，這樣的數據能讓你的作品更具說服力，提升客戶的信任度。
5. 直覺且專業的視覺呈現
作品集的排版應該簡潔清晰，避免雜亂無章的內容堆砌。如果你是設計師，這本身就是對你美感能力的考驗；如果你是工程師，也應該讓專案展示清晰易讀，像是使用卡片式設計來分類案例，或提供 GitHub 連結搭配摘要說明。
6. 聯絡方式與行動呼籲（CTA）
無論作品集是網站、PDF還是簡單的Notion頁面，都應該明確提供聯絡方式，例如Email、LinkedIn、或接案平台連結。此外，可以加上一些行動呼籲，例如「有興趣合作嗎？歡迎來信討論！」，讓客戶知道下一步該怎麼與你聯繫。
透過以上這些要素，你的作品集不僅能夠有效展示你的專業能力，也能提升轉換率，讓潛在客戶更容易做出決策，進而提高你的接案成功機會。
沒有作品集怎麼辦？最好平時就累積Side Project
其實，比起事到臨頭才急著找作品集，最有效的方法是平時就主動累積Side Project。不論是為了解決某個小問題、實現自己的點子，還是純粹為了學習新技術，只要能完成、有成果可展示，就能成為你的實戰證明。
Side Project不需要商業化，也不必太龐大，關鍵是能展現你的能力與風格。這些專案可以放在你的個人網站、GitHub、Behance、Notion或Medium等平台，讓潛在客戶在搜尋你的名字時就能看到。
以下是一些常見的發想與執行管道：
解決自己的痛點：把日常遇到的問題變成產品，例如排程工具、記帳App、小型自動化腳本等。
模仿與改造：挑一個你喜歡的網站或應用，試著重製、優化或加入新功能。
開源貢獻：參與GitHub上的開源專案，累積實戰經驗與人脈。
挑戰題目平台：參加如Frontend Mentor、Dribbble Weekly Warm-up、Kaggle等主題挑戰。
幫朋友或社群做東西：主動幫朋友設計海報、開發活動報名網站、製作社群 BOT 等。
紀錄學習歷程：把你學會的新技術或解法整理成部落格、教學影片或Notion範本。Side Project的價值，不只是讓你練功，更是你與客戶溝通時最有說服力的「非商業作品集」。尤其在你還沒太多實戰經驗時，它們能說明你的主動性、邏輯思維、執行力與品味。
節錄自：博碩《不想上班的勇氣：軟體工作者的第一本接案指南》／陳泰銘（Taiming） 著
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辛苦做報告卻被「整份退件」？學會「3成確認法」，避雷又省工時
辛苦完成報告卻被主管打槍，甚至被要求重做？拒絕做白工，你得學會「30%確認法」，在草稿階段就對齊方向，工作效率大提升。本文節錄自《節省工時的100種方法》。
文／森田幸（森田ゆき）
避免報告重做！資料完成3成，就先確認
有沒有人曾經發生過，拚命完成了一份資料，交給主管確認後，卻被挑出好幾個錯誤，甚至被要求重做？如果你曾有這樣的苦澀經驗，那麼從下次開始，請務必在完成大約3成時，就先拿去給主管過目吧！這時候，你可以加上「我打算用這樣的感覺製作，您覺得如何？」這句話來請他確認。
所謂完成3成，是指已有大致架構與配置概念，也就是處於草稿、雛形的狀態。即使文字或數據還是空白的也沒關係。總而言之，在設計圖的階段，就先請主管確認方向與是有否遺漏。在這個階段請主管看，他一定會提出某些建議，例如「這個內容也要加進去」、「那份數據最好也放進來」等。你再依主管意見，將文字或數據填入，逐步完成細節。
就算被主管說「完全不對」、「重做」，只要還在3成的階段，損失也有限，反而應該慶幸：「幸好在最後完成前就知道老闆的想法了！」相反的，如果你是交辦任務的一方，請團隊成員或部屬製作資料時，為節省彼此的時間與精力，一定要在初期就確實的共享這份資料的目的或目標。
舉例來說，這份資料是以獲得客戶為目的？還是為了向公司內部高層展示，並取得專案的核准？目的不同，所需的資訊、呈現方式也將有所差異。只要確實的共享目標，就不容易出現大幅偏離方向的結果。
同時，如果你有可作為基礎的過去資料或範例，也應提供給對方。節省對方的心力、避免無謂浪費，就是幫助你自己省心又省力。此外，為了避免因電腦作業系統不同而導致文字亂碼，完成的資料請別忘了轉存為PDF的格式。
POINT：確認目標後，再開始製作資料。
節錄自：大是文化《節省工時的100種方法：我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會，品質與速度兼顧的時短工作術，不用拚命就有高績效。》／森田幸（森田ゆき） 著
FYI意思是什麼？PV、OOO、FWD等職場英文縮寫懶人包！
FYI什麼意思？OOO、PV、KPI…等職場常見英文縮寫又代表什麼？本文整理常見辦公室英文縮寫，包括：Email、職位與部門名稱、會議報告、行銷企劃及資訊技術的英文縮寫用語，下次遇到就不擔心啦！
文／《104職場力》
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FYI、FYR、OTP…常見的辦公室用語英文縮寫FYI意思跟FYR差在哪？常見的職位英文與部門名稱英文縮寫常見的會議報告英文縮寫常見的行銷企劃英文縮寫常見的資訊技術英文縮寫Email及辦公室用語使用英文縮寫的原因與優劣
你是否也有在和同事、主管開會討論時，發現他們口中會念出一連串的「英文縮寫字」，聽起來既像是專業用語又像是口語，記得住字母、但是卻完全搞不懂意思，總是搞得在會議中只能乾笑卻又丈二金剛摸不著頭緒嗎？
在現在的職場中，為了縮短溝通時間和精簡文字，養成許多辦公室都會出現的「英文縮寫」文化，有些源自於專有名稱的縮寫（如PV、UV、KPI、CTA.......等等）、有些則是出自於商務電子郵件中的常見用語（如c.c.、Fw、etc）、有些則是職場常見的職務縮寫（如HR、PM、R&D、PR），更有些則是約定成俗的英文縮寫用語（如BTW、ASAP、FYI、IAM），林林總總列不完，對於初來乍到的新人而言，這些大家聽到就能直接反應的省略用詞，又不好意思拉著前輩一個一個詢問，到底該怎麼辦呢？
以下提供職場中在會議、信件中常會看見的「英文縮寫」，下次遇到就不擔心啦！
FYI、FYR、OTP…常見的辦公室用語英文縮寫
名稱說明FYIFor your information 的縮寫，意指：提供予你做參考。FYRFor your reference 的縮寫，意指：提供給你參考。C.C.Carbon copy 的縮寫，意指：副件、副本。Fw/FwdForward 的意思，意指：轉寄郵件。ASAPAs soon as possible 的縮寫，意指：請盡快完成。BTWBy the way 的縮寫，意指：順帶一提。TBDTo be determined 的縮寫，意指：待議、待決定。NSFWNot safe for work 的縮寫，意指：工作場所不宜、不適合工作場合。NRNNo reply necessary 的縮寫，意指：不需要回覆。IAMIn a meeting 的縮寫，意指：正在會議中。ETCEt cetera 的縮寫，意指：......等等，英文意同 " and so on. "OOOOut of the office 的縮寫，意指：不在辦公室。WFHWork from home 的縮寫，意指：在家工作。OTPOn the phone 的縮寫，意指：通話中。
FYI意思跟FYR差在哪？
FYI中文翻譯為「提供予你做參考」，明明跟FYR意思差不多，但為什麼要分成兩種用法呢？
兩者的主要區別如下：
FYI英文中的Information，意思是指「資訊、資料、文件」等明確資訊，不論對方要採取什麼行動，這些訊息都是對方必須知道的事項。例如：需要出席的開會時間、出差行程、活動安排等。
常見的FYI用法：
FYI，下週的會議將在同一時間和地點舉行。
FYI，公司年度晚宴已確定在10月舉行，詳細資訊稍後公佈。
FYI，附上會議的紀錄與報告。
FYR英文中的reference，相對於Information，比較偏向參照、對照用的參考資訊或資料。屬於額外性質的，「有沒有幫助」或「要不要參考」則取決於收件者的判斷與意願。例如：圖片設計的建議參考範本、官網改版的參考網頁等。
常見的FYR用法：
這是以前設計圖的風格，FYR。
雲端內有歷史資料，FYR。
附檔為競品的調整內容，FYR。
因此，可以根據你提供給對方的資料屬性，選擇應該要使用FYI或FYR，這樣對方收到的指令會更加明確、使溝通更順暢。
常見的職位英文與部門名稱英文縮寫
名稱說明CEOChief Executive Officer 的縮寫，意指：首席執行官、執行長、行政總裁。CEO是公司三長之一，多為企業集團、行政單位的最高行政負責人。CFOChief Financial Officer 的縮寫，意指：首席財務官、財務長、財務總監。CFO是公司三長之一，多為企業集團、財閥中負責財務的最高執行人。CIOChief Information Officer 的縮寫，意指：首席資訊官、資訊長。CTOChief Technology Officer 的縮寫，意指：首席技術官、技術長。COOChief Operating Officer 的縮寫，意指：首席營運官、營運長。CMOChief Marketing Officer 的縮寫，意指：首席行銷官、行銷長。HRHuman Resources 的縮寫，意指：人力資源管理。PRPublic relations 的縮寫，意指：公共關係維護。PMProject Manager 的縮寫，意指：專案經理。ITInformation Technology 的縮寫，意指：資訊技術。R&DResearch and Development 的縮寫，意指：研究開發，簡稱研發。SASystem Analyst 的縮寫，意指：系統分析師。MISManagement Information System 的縮寫，意指：網管人員。QAQuality Assurance 的簡寫，意指：品質管理工程師。UIUser Interface Designer 的縮寫，意指：使用者介面設計師。UXUser Experience Designer 的縮寫，意指：使用者經驗設計師。VDVisual Designer 的縮寫，意指：視覺設計師。
常見的會議報告英文縮寫
名稱說明KPIKey performance indicators 的縮寫，意指：關鍵績效指標。OKRObjectives and Key Results 的縮寫，意指：目標與關鍵成果。YTDYear to date 的縮寫，意指：從今年初至今。常見於財務文件或報表當中。MTDMonth to date 的縮寫，意指：從本月初至今。Q1、Q2、Q3、Q4Quarter 1-4 的縮寫，意指：季度。一年可分為四個季度、每個季度3個月。通常第一季度指1-3月、第二季度指4-6月、第三季度指7-9月、第四季度指10-12月。H1、H2H 指的是 Half（半年），通常用來指特定年份，因此會出現在年份的的末尾，如：2023H1、2023H2（請注意一年只會有2個半年），H1通常指1-6月、H2則為7-12月。YoYYear on year 的縮寫，意指：年營收成長率。QoQQuarter on quarter 的縮寫，意指：季營收成長率。MoMMonth on month 的縮寫，意指：月營收成長率。B2BBusiness to Business 的縮寫，意指：企業對企業。常用於電子商務模式定義商業關係。B2CBusiness to Consumer 的縮寫，意指：企業對消費者。常用於電子商務模式定義商業關係。TBCTo be confirmed 的縮寫，意指：待確認。TBDTo be determined 的縮寫，意指：待確定。
常見的行銷企劃英文縮寫
名稱說明ADAdvertisement 的縮寫，意指：廣告。PVPage View 的縮寫，意指：單頁點閱率。UVUnique Visitor 的縮寫，意指：網站不重複的訪客數。SEOSearch Engine Optimization 的縮寫，意指：搜索引擎優化。CTR Click Through Rate 的縮寫，意指：點擊率。CTACall to action 的縮寫，意指行動呼籲，意指提示使用者採取動作。CPCCost Per Click 的縮寫，意指：每次點擊成本。CPACost Per Action 的縮寫，意指：每次動作成本。ROIReturn On Investment的縮寫，意指：投資報酬率。CRMCustomer Relationship Management 的縮寫，意指：客戶關係管理。EDMElectronic Direct Mail 的縮寫，意指：電子郵件行銷。FAQFrequently Asked Questions 的縮寫，意指：常見問題。
常見的資訊技術英文縮寫
名稱說明IPIP Address 的縮寫，意指：網際協定位址、網際網路協定位址。URLUniversal resource locator 的縮寫，意指：統一資源定位符，俗稱網頁位址或網址。VPNVirtual Private Network 的縮寫，意指：虛擬私人網路，多用於企業或團體間的私人網路通訊。RSSRich Site Summary 的縮寫，意指：簡易資訊聚合，用以聚合經常發布更新資料的網站。OSOperating System 的縮寫，意指：作業系統。HTTPHyperText Transfer Protocol 的縮寫，意指：超文本傳輸協定，是全球資訊網資料通信的基礎。HTTPSHyperText Transfer Protocol Secure 的縮寫，意指：超文本傳輸安全協定。FTPFile Transport Protocol 的縮寫，意指：檔案傳輸協定。ERPEnterprise Resource Planning 的縮寫，意指：企業資源計劃。APIApplication Program Interface 的縮寫，意指：應用程式介面。CSSCascading Style Sheet 的縮寫，意指：階層式樣式表。HTMLHyperText Markup Language 的縮寫，意指：超文本標記語言。
Email及辦公室用語使用英文縮寫的原因與優劣
不論辦公室中是使用電子郵件傳遞訊息或透過通訊軟體溝通，為了有效傳遞資訊，都非常講求簡短精確，使用英文縮寫可避免撰寫與閱讀時間的浪費，也減少語意不清混淆的狀況，如果辦公環境中有外國同事，更有助於促進溝通的一致性、邁向國際化。
雖然英文縮寫能提升打字效率，甚至可在商場中打造出專業形象，並幫助團隊溝通順暢，但對於初來乍到的新人可能門檻有點高，例如：
如果對英文敏感度較低，部分縮寫可能會造成理解困難，尤其是對於不熟悉該領域或書信文化的人來說。
部分縮寫具有多重意義，如果沒有弄清楚前後文的語意，容易導致誤解或會錯意，進而形成紛爭。
簡寫雖然好用，但過度使用縮寫可能會讓整封信件變得晦澀難懂，反而提升閱讀門檻。
不同國家、地區或文化對於縮寫的理解可能有所不同，如果沒有定義清楚，容易因文化差異造成誤解。
因此如果要在辦公室推行英文縮寫，或是因業務需要，向來都是英文書信往來的企業，不妨在新人訓練時一併布達相關內容，或直接列入培訓環節，讓整體的使用更精準、更實際。
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搜尋檔案還是找不到…提升搜尋效率，命名至少加入「2個關鍵字」
花時間找檔案是省時的大敵！作者曾在多間外商企業擔任高層秘書，傳授檔案命名原則：以「搜尋」為前提，加入「2個關鍵字」。只需改變一個小習慣，就能讓工作效率翻倍，不再為了找資料而心累。本文節錄自《節省工時的100種方法》。
文／森田幸（森田ゆき）
花時間找東西，是省時的敵人。凡是可能讓你心想「東西跑到哪去了？」的情況，都應該事先排除，才能真正省下無謂的浪費。.
雖然清楚知道「什麼東西放在哪」是基本原則，但對於資料檔案，還有一個重點應該特別留意：命名。
如果你在資料夾裡找不到想要的檔案，或是只記得幾週前下載過，卻完全不記得自己放在哪，這時候你會怎麼做？你大概會選擇搜尋吧？而在這個時候，你必定會一邊回想檔名是什麼，一邊輸入關鍵字。
反過來說，在替檔案命名時，你必須以「搜尋」為前提來思考。具體來說，就像是以下這樣的概念。
不好的範例
「202501 銷售匯總」
「202501 A公司簡報資料」
好的範例
「202501 月度銷售匯總_ 關東分店_ 最終版」
「202501 A公司簡報資料_ 系統建置提案」
重點是，要加入2個以上的關鍵字。在搜尋時，如果只輸入1個詞彙，幾乎都會跳出多筆符合條件的資料。但只要輸入2個詞彙，一次就找到檔案的可能性將會提高。
此外，郵件的標題或內文也是同樣道理。請一邊思考「如果之後要搜尋，我會輸入哪些字？」一邊將這些關鍵字都寫進去。回覆對方寄來的郵件也一樣，只要你撰寫句子時意識到這一點，搜尋效率必然提升。
POINT：資料要以「搜尋」為前提，加入2個以上的關鍵字來命名。
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【2026精選PPT模板】12大簡報範本網站、AI工具免費下載！
需要高質感簡報範本嗎？《104職場力》實測、整理12款「PPT模板網站和多個AI簡報生成工具，免費下載商務、演講、會議、提案等簡報範本！文末加碼教學PPT轉PDF，並由簡報大師憲哥謝文憲、王永福指導專業簡報邏輯。
更新日期：2026/7/9
文／《104職場力》
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版本：PowerPoint
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10. Slidehunter─提供精美視覺圖解，簡報有大量表格、數據超好用
可下載數千款簡報模版（需先註冊成免費會員），可依情境去尋找適合的版型。這個網站提供的簡報的最大特色，是有許多精美視覺圖解，如果你的資料中有大量表格或數據，不妨到Slidehunter找找，讓你的簡報更一目了然。
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Design AC >>
12. Gamma─AI製作、快速生成
這是一個強大的AI內容製作工具，可以快速生成PPT簡報、網站、文件。以下為《104職場力》小編實測「如何無腦生出專業簡報」過程：
1. 選擇產生「簡報內容」並選擇想要的卡片張數（即簡報頁數）
2. 輸入簡報主題，點擊「產生大綱」
為了測試AI有多強大，小編故意將主題設定較直白絕對不是因為台積電又破千元。一眼瞬間，AI立刻列出6頁簡報大綱，從台股近期表現到風險分析、策略建議等，讓整份簡報看起來面面俱到。如果不滿意大綱，也可以手動刪除，或點擊「產生大綱」讓AI生一批新大綱。
3. 還可以進一步設定每頁簡報的內容詳細程度、風格。小編選擇詳細內容，打算看看AI會端出什麼菜！
雖然小編不是少年股神，但這份簡報看起來還不錯，對吧！
（重要：以下簡報內容僅為AI生成示意，請勿作為投資依據）
網站連結：Gamma
網站語言：繁體中文
費用：免費試用版、付費進階版
版本：PowerPoint、PNG、PDF
Gamma >>
【104獨家製作】台灣簡報認證-初級｜104 × 台灣簡報認證
[course_plugin api_type='course_id' title='台灣簡報認證-初級｜104 × 台灣簡報認證' id='39d7b0fe-6384-450f-aee8-eaa8932b544d']
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加碼不藏私技巧：「PPT轉PDF」教學
完成後的PPT簡報，有時為保持原創性、避免他人修改，需要轉成PDF檔案，步驟如下：
選取［檔案］>［匯出］
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專家手把手帶你做超強簡報：千萬講師謝文憲、王永福劃重點
不論求學或工作階段坐在臺下聽取他人簡報，當看到畫面密密麻麻的文字，講者又像讀稿機把每個文字都念過去，是否就昏頭不想看下去了？換作自己站在台上時，該如何避免此種狀況發生呢？
簡報製作不外乎幾個重點，「字體清楚」、「資訊明確易辨認」、「畫面簡潔」、「字數勿太多」、「透過圖表或圖像帶出重點」等，依據欲講述的內容選擇合適的表達方式，才能明確傳達每一頁的資訊。
令人驚艷的簡報設計與報告方式值得我們多加學習，有待加強或較差狀況的簡報則提醒自己勿再犯下同樣錯誤，不斷修正與進步。
簡報界千萬講師謝文憲（憲哥）、王永福（福哥）教你專業簡報該怎麼做：
★ 重點一：先說重點，再講細節
傳統簡報總是先闡述緣由，再專業說明，最後才推導到結論。如果結論是客戶最想知道的事，放在最後面才說，這不是很奇怪嗎？
現代社會講求效率，商務簡報應該要「先說重點，再講細節」。
〈謝文憲教簡報：先說結論再講細節，一開場就要直球對決〉
★ 重點二：善用「倒三角型敘述」
對於實事求是的高階主管而言，精準與有效率的談話一向是成功表達的要訣。掌握福哥說的倒三角訣竅，讓你未來無預期遇見高階主管，「只會想到機會，不再感到害怕」，尤其真的在電梯裡。
〈先講結論！電梯簡報分秒必爭，善用「倒三角型敘述」to the point！〉
★ 重點三：概念愈複雜愈要濃縮
簡報不僅用來傳達資料內容，更重要的是說服。當你只想著傳達資訊，便會在投影片中塞入一大堆資訊；而當你想的是說服聽眾，就會開始思考什麼方式能讓聽眾理解、記住而且被說服。「三重點分割」是非常好用的技巧，如果聽眾連三個重點都記不住，又如何能消化更多內容？
〈你的簡報老是塞滿無極限？千萬級講師王永福：概念愈複雜愈要濃縮〉
★ 重點四：重要比賽別用新手套！
當我們面對愈重要的簡報場合時，應該將場地的不安定因素減至最低，包括設備、音效、麥克風，甚至是我們的衣著、小配件，都要特別留意。千萬講師謝文憲提出一個重要經驗談：「大賽別用新手套」，千萬要注意。
〈憲哥簡報力：「重要比賽別用新手套」關鍵的簡報時機，不要讓陌生的配備平添變數〉
★ 重點五：在對的時間、講給對的人聽
簡報，是職場最不公平的競賽，對的時間、講對的事、給對的人聽，你隨時有機會翻身，反之亦然。你從來不會知道，當你簡報時，誰會坐在下面。只有每一次都做好準備，才能掌握住稍縱即逝的機會！
〈一場簡報讓默默無名的業助驚艷董座！謝文憲：簡報，是職場最不公平的競賽〉
★ 重點六：因地制宜調整你的內容
很多簡報者都會認為「聽眾不懂我要表達的」、「我講的東西很重要、但他們沒興趣」，看在千萬講師謝文憲眼中，優秀的簡報者會視聽眾屬性、需求適時去調整內容，態度不同帶來的結果不同，重點不在誰對誰錯，而在如何改善。
〈我簡報講不好，怎麼想都是聽眾的錯？千萬講師：重點不是誰錯，而是如何改善〉
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4架構+AI輔助技巧寫出亮眼自傳│免費自傳範例、履歷表格式下載！
履歷自傳怎麼寫？自傳範例搭配AI輔助有什麼訣竅？如何針對應徵職務，寫出展現個人特色亮點的客製化自傳？本文拆解「自傳範例4大結構」、提供5大族群「最新自傳範本」，幫助大家求職突圍而出！
更新日期：2026/1/8
文／《104職場力》小編
本文目錄（點選連結可快速跳至該章節閱讀）
我可以用AI寫自傳嗎？自傳撰寫第一步：針對「目標職務」盤點個人經歷自傳怎麼寫？4大架構馬上上手畫龍點睛更亮眼！幫自傳加分的4個小秘訣5大族群看過來！最新自傳範例大公開2026最新履歷撰寫教學文、履歷表範本下載
「寫自傳可以參考自傳範例嗎？」、「有沒有什麼自傳範例或自傳範本可以參考？」相信是很多人求職時撰寫自傳時心中的吶喊，其實撰寫自傳時，參考自傳範例是可以的，但務必要別出心裁，寫出自己和其他人不同的地方，否則企業人資看到一堆大同小異、毫無生命力的自傳範本，自然就不會把你當一回事，也較難爭取到面試機會！
我可以用AI寫自傳嗎？
近年生成式AI當道，也有不少人用ChatGPT寫履歷自傳、一鍵快速生成省時省力，然而104人資專案經理Lester幫求職者建立一個重要觀念：「可以請AI協助修改，但不是幫我們從0到1」。
由於我們自行撰寫自傳時懂得針對職務投其所好，如果讓AI無中生有一份履歷自傳，下指令時，若沒有給出明確的標的物，AI就難以產生必要的共鳴及連結，最後自傳只剩空泛的形容詞，缺少具體情境，經驗足夠的人資其實分辨得出來。
使用AI輔佐寫履歷的3大正確步驟
1.先給履歷自傳初稿再給AI調整● 寫一版展現個人特色的簡略自傳內容● 再使用AI履歷生成完整內容2.調整AI版自傳範例的用字遣詞● 以個人慣用語氣調整AI生成的履歷自傳範例● 注意用字遣詞是否符合常用3.在自傳內容加入情境及相關指標● 在自傳中加入情境實例，凸顯個人特點● 加入可被驗證的量化質化指標，提升可信度
其實寫自傳一點都不難，無論你參考的是【自傳範例】或【生成式AI工具】，前提都是：先盤點個人經歷、擬定整體架構，自行寫完一份初稿相當重要。
接下來，本文將手把手教你展開自傳架構，哪些加分項不能錯過，並提供【自傳範例結構大拆解】、【最新自傳範本】，讓你寫出讓人驚艷的好故事！自傳沒有強制規定內容與格式順序，但把握以下幾項「企業最希望從自傳中瞭解的重點資訊」，再客製化的發揮、撰寫，包準不會錯！
延伸閱讀：用AI寫履歷，HR怎麼看？「2大地雷」絕不能犯｜AI履歷生成3步驟
自傳撰寫第一步：針對「目標職務」盤點個人經歷
履歷自傳怎麼寫才好？小編採訪多位於104履歷健診活動擔任Giver的資深人資，他們直指首先必須「找到自己的目標職務」。
人資顧克威建議求職者先自問兩個問題：「我的求職目標是什麼職缺？」、「這個職缺的工作內容跟需要的專長是什麼？」藉由分析目標職務的所需能力及職能關鍵字，就會比較好盤點自己與職務關連度較高的經驗及亮點。
「人資時間有限，看一份履歷大概就幾分鐘而已，請把關鍵的、符合程度高的呈現出來，與職缺符合程度關聯低的經驗就不用放了。」他提醒，若版面資訊太多也會讓人資或用人主管感覺過於發散，建議求職者只要呈現最精華的部分，別讓不重要的資訊浪費自傳版面。
延伸閱讀：投30份履歷僅一間面試？人資揭可能原因，履歷記得抓緊「KSA」
自傳怎麼寫？4大架構馬上上手
以下分別就自傳的4大結構解析，帶你了解企業想看什麼、如何在自傳中凸顯個人特質及能力，點擊查看範例可快速前往各段落範本喔：
自傳4大結構企業想看什麼？自傳段落範本1. 自傳開頭應徵者的背景與個人特質，是個有趣、穩定且能和團隊相處愉快的人嗎？查看範例＞＞2. 自傳：學歷與專業能力你的職能是否正是這份工作所需要的？查看範例＞＞3. 自傳：相關經歷與成就應徵者真的有能力能夠為公司帶來貢獻嗎？查看範例＞＞4. 自傳：應徵動機、個人理念與目標願景應徵者和公司的企業文化契合嗎？查看範例＞＞
1. 自傳開頭
企業想知道：應徵者的背景與個人特質，是個適合、穩定且能和團隊相處愉快的人嗎？
自傳開頭怎麼寫？其實企業想知道的是：求職者的背景是不是基本安全、是否是個能夠花心力培養而不會沒兩天就離職的穩定人才、是不是一個有意思好相處且不會讓公司烏煙瘴氣的人、個人特質是否適合這份工作……等等。
盡量用最能凸顯個人特色的事情或一句話開頭，讓人一開始就想要繼續看下去。介紹家庭背景時簡述與應徵工作有相關的重點，並用一、兩句話凸顯加分特色即可，最好避免過度詳盡的族譜報告與千篇一律的流水帳成長敘述。
舉例來說：如果應徵森林導覽員，可以強調自己從小在山裡長大與動物植物為伍的相關成長過程；如果應徵時尚雜誌編輯，可以強調爸爸是藝術家、媽媽是記者，從小耳濡目染，參與過哪些相關盛事、什麼人或作品影響你最深……等個人背景。如果成長背景確實沒有相關事情可分享，則可利用個人事蹟小故事來吸引目光。例如：想應徵攝影記者，或許可以談談自己從小就擅長用攝影紀錄生活，還自己在家中舉辦家庭攝影展……之類的有趣事蹟。
當然，「只撰寫事實，切忌胡謅、瞎掰」是必需要秉持的原則，畢竟「誠信正直」可是大部份企業最最重視的員工基本品格。況且故事的真實性有經驗的面試官一探便知，實在沒有欺騙的必要。
此外，也別忘了在此強調出目標應徵職務最需要的人格特質。比如：若你是個EQ與抗壓性極強、百折不撓、把挫折當作挑戰的人，應徵業務職位時便可以大方的強調出來，作為加分的一大性格優勢！
簡短的自傳開頭範例
【關於我】 我是高業基，畢業於中興大學財金系，目前在WWW軟體擔任業務專員，曾榮獲新人業績王，也在一年間將Y類產品銷售提升破500萬，近35%的銷售額。 【求學經歷】大學期間除了積極學習貿易相關理論，並維持系排前10%，也對行銷、廣告深感興趣，進而修讀了廣告學程。同時也因對於歐美及日本文化的熱愛，除了持續加強自身的英文能力，獲得多益980分的認證，也積極學習日文作為第二外語，通過了N1檢定
2026自傳範本：背景與人格特質
2. 自傳：學歷與專業能力
企業想知道：你的職能是否正是這份工作所需要的？
自傳架構的學歷及專業能力怎麼寫？簡單介紹你的學歷背景，同時告訴企業你的專業能力有哪些。最好能夠點出用人主管正在尋找的「職能關鍵字」，務必要足夠能讓企業瞭解到：「你的能力恰恰正是這間公司與這份職務最迫切需要的」。
建議好好閱讀目標應徵職務所開出的「工作內容描述」與「能力要求」，然後在履歷自傳強調自己最相關的專長。
比如：應徵「網路行銷」職務，就可以強調自己擅長經營社群、撰寫文案、剪輯短片、設計EDM、觀察數據，也懂得操作廣告、SEO……等等的相關技能，而不是寫出空泛且與工作內容較無關的敘述像是「我很有行銷頭腦且會好好學習」會令企業無從判斷。
簡短的自傳學歷與專業能力範例
【第一間公司轉換跑道 產品企劃】雖然以前擔任工程時，就常團隊互動，但轉換企劃工作，還是有很大的不同。除了轉了180度看專案，視野和心境也有很大收穫，不再只是站在單一部門看專案，而是需兼顧用戶、公司策略、實際開發等多面向的權衡。大量收集資料、分析分案、說服大家，成了主要的工作，卻也找到了自己喜歡的工作。*特殊事蹟：獲得ABC公司○○○○年優秀員工
2026自傳範本：學歷與專業能力
3. 自傳：相關經歷與成就
企業想知道：應徵者真的有能力能夠為公司帶來貢獻嗎？
自傳的相關經歷與成就怎麼寫？同樣要針對目標應徵職務所開出的「工作內容描述」、「能力要求」及「職能關鍵字」，盤點自己的相關經歷，把最令你驕傲的相關事蹟寫出來！
經歷就是最好的實力證明，而量化是讓事蹟脫穎而出的關鍵，因為數據能直觀證明你的影響力，遠比模糊的描述更具說服力。撰寫時最好能使用簡潔有力的句子，同時輔以相關數據或實際成績證明。
例如：「負責東南亞地區國外業務的開發，並成功拿下公司當年度最大的訂單，使業績提升25%」、「帶領5人團隊，提前2週完成專案，節省10%預算」或「舉辦萬人響應的社群活動，Facebook活動自然觸及破百萬人」，而不要只是寫「開發業務」、「完成專案」、「舉辦抽獎活動」等。
若工作內容無法量化或無法取得實際數據，也可以提供直接或間接獲得的成果，例如：「開發並導入新系統，獲得主管書面讚揚／績效考核A+／榮獲年度績優員工獎項」等，也是一種展現方式。
剛畢業沒有相關工作經驗的社會新鮮人，也千萬不要浪費展現實力的大好機會！可以特別著墨在社團活動、學生組織、專題報告、論文、畢業製作、在學競賽、實習、打工、作品等相關的「在學經歷」撰寫。
例如：「在A公司實習期間，負責facebook與Instagram社群經營，半年內使兩者的追蹤粉絲人數皆成長2.5倍」或「在B飲料店打工期間，細心洞察客戶需求並依其喜好推薦飲品，大幅提升了老客人回訪的比率，也因此獲得店長的特別表揚」。
簡短的自傳相關經歷與成就範例
【獨當一面產品企劃／PM】轉換到ABC公司時，是很挑戰的工作，獨立扛產品的經營成果，工作也和公司業績息息相關。在ABC公司主要專案為「XYZ類商品頁改版」和「商品後台改版」，這2個專案都是自己擔任PM的專案，從需求分析、目標擬定、方案規劃、專案執行、結案等，都參與其中，規劃的過程大量運用數據、檢討調校，才有最後的成果。
2026自傳範本：相關經歷與成就
4. 自傳：應徵動機、個人理念與目標願景
企業想知道：應徵者和公司的企業文化契合嗎？
自傳的應徵動機、個人目標怎麼寫？請告訴心儀企業「你為什麼想要進到這間公司工作」、「你就是適合的人」。
每間公司都有每間公司的企業文化，有時候他們對找到「同道中人」的執著會超乎你的想像。許多條件非常優秀的人，在被應徵企業婉拒後都會感到十分的不解和挫敗。然而，大部份的時候其實都並不是因為他們能力不足或者不夠優秀，只是「氣場不同」罷了！具體一點來說，性格專注、謹慎而條理分明的公司，或許就不太會招募自由不羈的不受控員工 ; 而跳脫框架的熱血新創公司，也不會想要去尋覓墨守成規、思想封閉保守的員工。
除了個性、氣場之外，「動機和理念」也很重要。你為什麼想要進到這間公司工作？是哪一點吸引了你的目光？這家企業的理念是否是你能認同，且心甘情願為之效力的？這些問題不管是對你自己或者對公司來說，都無比重要。因為，進到不能認同的公司會讓你非常痛苦，而錄取理念不合的員工則會拖累整個企業，使它無法在最佳狀態下全速前進。
比如：當一個步調緩慢、想在工作中尋找「社會意義」的員工，進入一間節奏飛快，因為規模微小無法篩選客戶，而只能照單全收的幫所有上門企業做品牌的「公關廣告公司」，然後接到「為某家黑心企業挽回聲名」的緊急任務。你覺得他會傾盡全力的為黑心廠商力挽狂瀾嗎？如果盡力去做了，他會快樂嗎？如果不盡力去做，公司花錢聘請了他，難道不委屈嗎？
再舉另一個更直接的例子：小明是一位經驗豐富的一流活動企劃，但他卻不是一個環保主義者，不僅對環境保護毫無概念、熱情，喜歡複雜的包裝、方便的免洗器皿，還非常享受過度消費所帶來的快感，這樣的他或許到其他公司都不成問題，但如過想進入綠色產業或環境保護組織工作，成功錄取的機率就微乎其微。
因此，在自傳的這個部分中，最重要的就是必須明確的告訴心儀企業：「嘿！我們的氣場很合欸！而且我們的理念和目標都是在同一條路上的呢！我有能力也非常樂意為公司創造價值，不如我們面試聊聊吧！」。清楚的向企業展現熱情與合拍特質、強調動機與理念目標。最後別忘了用恰到好處的一兩個句子再次告訴企業「自己能為公司帶來的價值與未來」，然後不卑不亢的用「歡迎企業與你聯絡」之類的禮貌話語，做一個有力的結尾。
簡短的應徵動機、個人理念與目標願景範例
【樂於學習，在網路世界中保持一顆上進心】回顧在網路工作6年多來的經驗，有時為了讓自己在企劃職能更加成長而去學習新工具，有時則是為了自己的興趣而去學習新技能，例如：為了觀測產品數據，學習了如何查看GA以及如何埋設GTM；為了使產品設計概念能夠具體化呈現，自學了Axure工具讓團隊溝通討論更加順利；也因為學了Axure而希望自己可以進一步學習網頁設計，因此自學了sketch工具、UI/UX設計。在網路的世界裡，有許多不同領域的知識可以挖掘，也讓我覺得擔任網站企劃/PM充滿樂趣，也很期待能夠一直學習下去。期許未來能夠接觸不同類型產品、使用者，發揮專長與經驗，幫公司解決問題，提供符合用戶需求的網路服務。
2026自傳範本：應徵動機、個人理念與目標願景
畫龍點睛更亮眼！幫自傳加分的4個小秘訣
1. 有記憶點的自傳小標題
從前述自傳範例可以看到，每一段大主題都可以為自己下一個有記憶點的小標題，例如：【獨當一面產品企劃／PM】、【成功創下業績記錄】等，建議這裡不要再寫「成長背景」、「未來期許」等等常用的標題，要能凸顯個人特色及亮點，才能從眾多求職履歷中脫穎而出。
另外，也要記得搭配個人想應徵工作的「應徵職務說明」找出職務所需相關亮點及關鍵字，適時由這些字詞來搭配下標。
延伸閱讀：自傳如何讓人印象深刻？你需要有「記憶點」的小標題）
2. 自傳排版格式需整齊好讀、嚴防錯字
自傳字數：約為800~1000字，不超過一頁A4。
內文字體字級統一：自傳以簡潔好讀為主，建議字體都統一，不需過於花俏。而內文字級大小可以設為「12」，標題大小可設為「14加粗體」。
嚴查標點符號和錯字：如果在自傳中出現錯字或標點符號錯誤，會讓面試官對你的基本文字能力、細心程度產生疑慮，因此寫完自傳後務必檢查嚴防錯字。
3. 針對職務做客製化自傳
很多人會問「寫自傳可以參考範本嗎？」當然可以！但記得自傳務必要別出心裁，凸顯個人特色。人資特別提醒，許多人會以同一份自傳投遞多個職缺，若工作類型相同則沒有問題，但若應徵職務類型及產業差異過大，履歷自傳內容常會未能緊扣該職務所需的職能關鍵字，成為人資眼中的NG自傳。
因此提醒大家，不論是履歷或自傳，務必針對應徵職務做客製化。如果你有2、3種目標職位，就可以分別製作自傳內容，切記緊扣該項職務所需的能力及職能關鍵字，才能讓用人主管感受到「你就是最適合的人」。
4. 自傳別著墨「家庭、星座、血型」
人資和用人主管沒有太多的時間看履歷，自傳也是一樣。請記得緊扣目標應徵職務所需能力，將個人最關鍵、符合程度最高的經歷呈現出來。只需展現「與應徵此工作最相關的重點」，至於較無關連的星座、血型、家庭背景等資料，就不必過多著墨。
5大族群看過來！最新自傳範例大公開
說完後撰寫自傳的4個步驟後，大家如果還是不知道如何下手，我們整理了5種自傳範例供你參考，包括：新鮮人、實習生、上班族、二度就業、學生打工的自傳範本，大家也可以點以下的各自的連結，查看完整的自傳範例！
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5種自傳範例內容參考新鮮人自傳範例【關於我】 我是高業基，畢業於中興大學財金系，目前在WWW軟體擔任業務專員，曾榮獲20XX新人業績王，也在一年間將Y類產品銷售提升破500萬，近35%的銷售額。 【求學經歷】大學期間除了積極學習貿易相關理論，並維持系排前10%，也對行銷、廣告深感興趣，進而修讀了廣告學程。同時也因對於歐美及日本文化的熱愛，除了持續加強自身的英文能力，獲得多益980分的認證，也積極學習日文作為第二外語，通過了N1檢定。【看更多新鮮人自傳範例】 實習生自傳範例【關於我】我是郝宮作，畢業於東吳大學企業管理學系。曾在WWW國際文化擔任專案助理實習生，也進入壹零肆集團的暑期行銷實習計畫，參加ATCC商業競賽更從400多隊中脫穎而出，獲得亞軍。從這些經驗中，我學習到社群經營與廣告操作的經驗，也能熟練運用AI、PS、PR等軟體，自行產出行銷素材、加快執行速度。 【競賽經歷】 ATCC商業競賽 20XX/03~20XX/07。20XX年時與朋友參與ATCC商業競賽，針對M品牌議題規劃改善方案。因為自身較細心、外向，且整合歸納能力較強，因此在組內負責企劃統整與發表。這次的競賽有幸能參訪M品牌，除了更了解FMCG產業的運作，還更掌握線上、線下活動分別的特性，了解如何更清楚展示提案，讓作品更加完善，也在最後從400多組中脫穎而出，獲得評審肯定榮獲亞軍。【看更多實習生自傳範例】 上班族自傳範例【關於我】 出生於XXXX年，喜歡閱讀、旅遊，並將自己的旅遊心得，紀錄在自己的blog，除了是興趣，也培養自己的美感與文字能力。 【第一份工作 前端工程師】 畢業後第一份工作，在WWW數位媒體行銷股份有限公司當前端工程師。主要工作內容是負責www主網站前端功能開發，包括CSS切版、jQuery使用，並瞭解SEO、GA相關知識。 因為前端的工作需和PM、設計師緊密合作，常和PM討論使用者需求、議題，也常和設計師一起發想網站互動、規劃、參與使用者訪談，因此對網站規劃產生興趣，後來在公司內轉任產品企劃專員。 * 特殊事蹟：參加ABC公司駭客松比賽，獲得佳作【看更多上班族自傳範例】 二度就業自傳範例【X年產品企劃經歷，曾取得XX專利】XXX年離開職場前，我曾經在A、B、C三家公司服務過，工作內容主要以產品企畫為主，期間企畫了A公司X網站的報名與金流系統、B公司的Y評量測驗、C公司的Z教育訓練課程。其中YYY評量測驗還取得「E」與「F」二項專利。【暫別職涯、持續充電，自信迎接新挑戰】由於工作時常常因為責任感與成就感的驅使，而讓自己忽略身體健康，直到XX年健康檢查才知道免疫系統出了問題，生了「X疾病」。經醫生建議與公司的同理，我在XX年暫別10年職業生涯，除了調養身體，也讓自己有機會靜下來思考與準備下一段人生規劃。由於前10年職涯，我一直在電子商務產業擔任產品企畫的工作。因此在病情比較穩定後，我決定…【看更多二度就業自傳範例】學生打工自傳範例【關於我】我是ＯＯＯ，畢業於ＯＯ高中，應徵貴公司ＯＯ職務。做事情不喜歡拖延，在學校的作業總是能準時交付，甚至提早完成。在社團活動中，因為我負責任的個性，學長姐與同學在共同執行活動時，都喜歡跟我一組，同時我也總是笑臉迎人，曾經在學生會時負責重要場合的接待工作。【經歷社團合作，學會靈機應變及與人溝通】在社團活動中我是個配合度很高的人，我認為這次應徵的ＯＯ職務也需要這樣的能力，同時在學生會時期，因跟團隊舉辦過大大小小的活動，活動現場總會有需要靈機應變的事情發生，我發現自己滿會處理特殊狀況，總是能化險為夷。在這些經驗中我學習到：與人接觸是要怎樣的溝通與合作，還有如何以他人喜歡的方式相處共事的能力…【看更多學生打工自傳範例】
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文／《104職場力》
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子彈筆記是什麼？使用子彈思考整理術有何幫助？子彈筆記法的兩大核心子彈筆記法入門：認識基本架構與符號系統★ 建立「索引頁Index」★ 設置「未來誌Future Log」★ 製作「每月誌Monthly Log」★ 設定「每日誌Daily Log」★ 熟記「符號系統表Key」實作演練！翻開子彈筆記本，開啟高效率的筆記之旅！子彈筆記本推薦用哪一種？子彈筆記範例操作高度靈活卻難入門！盤點子彈筆記缺點與改善方法數位化時代的替代方案
子彈筆記是什麼？使用子彈思考整理術有何幫助？
子彈筆記是英文Bullet Journal的中文翻譯，是由一名紐約設計師Ryder Carroll原創的思考、紀錄方式，這套子彈筆記法的宗旨用一句話總結是「用高效、簡單的方式專注地整理代辦事項」。
概念的起源是Ryder Carroll意識到自己需要一套夠方便、夠有彈性的系統，幫助他記錄並分類所有想法、代辦事項及靈感筆記，但當時市面上很少有同時具備上述條件的工具，因此他決定自己創造！沒想到不僅建構出清晰好用的筆記法，過程中還意外地克服了專注力不足的問題，不僅提升工作效率，還幫助他釐清了內心的目標。
因此Ryder Carroll在提到子彈筆記時表示，這其實是一種「偽裝成生產力系統的正念練習」。
子彈筆記法的兩大核心
系統性（System）：
子彈筆記法使用有邏輯、系統性的制度，有助於快速組織資訊、分類事務及代辦事項，幫助提高生產力跟效率。
練習（Practice）：
在每次撰寫筆記的過程中，都是一種專注和反思的練習，不僅有助於釐清「什麼對我們來說是重要、有意義的事物」，也能提升正念能力。
系統性跟練習為何缺一不可？Ryder Carroll指出，如果空有想法、洞察力而缺乏組織性，資訊容易變得混亂而難以執行；有了系統化的架構但不去實踐，則可能只停留在理論上、淪為空談，無法真正發揮效用；而如果僅僅努力執行而缺乏策略，則容易陷入繁忙但無效的工作模式。當系統性與實踐相輔相成，才能幫助我們的行為跟信念保持一致。
於是在2013年，Ryder Carroll向世界分享了子彈筆記法，這種獨特的筆記方法迅速引發了廣泛的關注與熱潮。
https://www.youtube.com/watch?v=o4kueYhGEc8
子彈筆記法入門：認識基本架構與符號系統
想活用子彈筆記術，首先必須了解其基本架構與符號系統。這段將引導大家逐步理解基礎架構，無論是初學者或是想重新複習的使用者，都能在這裡找到實用的指南和靈感。
★ 建立「索引頁Index」
索引頁類似目錄的概念，透過將每頁的類別及其對應的頁碼記錄在索引頁，可幫助使用者快速查找資訊、節省時間。
打開筆記本，翻到第一個雙面頁。
在左側頁面上方寫下大大的「索引或目錄」（也可以跨頁寫），方便識別。
如果還不熟悉符號系統，也建議放在索引頁方便查看。
★ 設置「未來誌Future Log」
未來誌的主要用途在於：規劃未來半年或一年的重要事件、目標和待辦事項。規劃這類別有助於使用者提前安排及實行長期計畫，也確保自己不會遺忘重要的日期和活動。
往後翻兩頁，一樣在上方寫下「未來誌／未來計畫表」。
在筆記頁面上畫線，平均分成3等份（設計其他形式也可）。
把月份填寫進欄位中。
將重要日期和待辦事項填寫進對應的月份欄位。
最後在頁面下方標註頁碼，並回頭填寫進索引頁。
★ 製作「每月誌Monthly Log」
接著再往下細分，列出當月的行程與目標。
往後翻兩頁，一樣在左上角寫下「X月誌／X月計畫表」。
在左邊頁撰寫該月日期並標註星期。
在右邊頁寫下這個月必須要完成的事情，並在每項任務前面畫一個點點。
在該頁下方加上頁碼並謄寫回索引頁中。
★ 設定「每日誌Daily Log」
日誌主要是幫助日常記錄和任務管理，也是整個結構中最靈活、最有彈性的部分。
翻到下一頁，在左上角寫下「日誌／日計畫表」。
在左邊頁寫下日期。
用精簡的文字寫下該日代辦事項。
將代辦事項依照類別標註對應符號。
在該頁下方加上頁碼並謄寫回索引頁中。
★ 熟記「符號系統表Key」
符號系統表的目的在於提供快速且簡潔的整理方法，幫助使用者快速組織和解讀筆記內容。以下為創始人設計的一系列符號，但使用者也可以根據自己的習慣替換成個人熟悉的符號，以達到最佳的個人化使用體驗。
任務符號●：表示一項具體的任務。
任務符號★：表示一項非常重要、須優先處理的任務。
事件符號○：用來標記特定事件或重要日期。
筆記符號–：用來記錄思考、觀察或其他非任務的訊息。
靈感符號！：用來標示有其他靈感、想法的內容。
了解簡易的架構邏輯和符號系統後，就可以開始動手完成你的子彈筆記！
如何挑選合適的子彈筆記本？具體應該怎麼記錄？
開啟子彈筆記的方式也很容易，只要一支筆、一本筆記本就能開啟高效率的筆記之旅！
子彈筆記本推薦用哪一種？
美美的筆記本可以讓你更有動力！謄寫子彈筆記的手帳類型有很多種，舉凡：線條、點陣、空白都適用。針對不同級別的使用者，我們有以下選擇建議：
初學者建議先使用線條筆記本，因為線條筆記本的既有結構可節省維持文字整齊度的時間與精力。
使用一段時間、對規則已經很上手，或是本身有寫手帳習慣的中階使用者，使用點陣筆記本可能會更得心應手。這類筆記本不僅在視覺上較為清爽，點陣格子也提供足夠的指引，既可支持結構化的記錄，也能靈活應對各種創意排版。
若是追求極致個性化和靈活性的設計師／高端使用者，空白筆記本會是最佳選擇。空白頁面能充分發揮各種創作（如手繪圖等），也允許使用者根據個人需求和喜好編排內容與版面。
無論選擇哪種類型，最重要的是找到一本能夠激發你記錄和創造熱情的筆記本，Ryder Carroll也提過，任何筆記本都可以開始子彈筆記，大家可以從自己喜歡的開始。畢竟要先能維持動力才有後續提升效率的可能。
子彈筆記範例操作
在子彈筆記法中，雖然建立的順序是從大範圍到小範圍（年度→個別月份→每日），但實際進行記錄和回顧的過程卻相反，即從每日的細節開始，逐步擴展至月度和年度的總結與反思。
每日結束時回顧當天的記錄，檢查哪些任務已完成，並在項目前畫X；延遲的項目可以反思自己為何沒有完成、原因是什麼；接著評估是否有接續完成的必要，如果有就抄寫到隔天的頁面上。
每月結束時的回顧也同日誌形式，回顧整個月的進展，看看哪些月度目標已達成，哪些需要更多的努力或可能需要修改，再評估是否移動或增減事項。
年底時進行全年回顧，評估年度目標的完成情況，反思之餘，並為下一年設定新的目標和計劃。
Ryder Carroll 將這一過程稱為「遷移」，其目的是為了防止注意力分散，幫助我們集中精力於真正值得投入時間的任務上。畢竟，忙碌並不等同於有效率的工作。
https://www.youtube.com/watch?v=fm15cmYU0IM
高度靈活卻難入門！盤點子彈筆記缺點與改善方法
子彈筆記法雖然具有靈活、簡潔、個人化、提高專注和效率等多方面的優點，但也存在一些門檻與缺點。首先，對於初學者來說，光是學習和掌握子彈筆記法的符號和結構可能就有一定的學習成本，需要時間和實踐才能熟練運用，這可能會讓一些尋求快速解決方案的使用者感到不耐煩。
其次，子彈筆記法需要定期維護和更新，包含回顧過去的紀錄、重新規劃未來的任務事項，以及整理筆記本內容。對那些生活繁忙、節奏較快的使用者而言，反而是種負擔；尤其是隨著個人化的應用，子彈筆記的結構和內容可能變得太過複雜，和簡化生活、提高效率的初衷相違背，因而造成使用者壓力。
另外，初始的子彈筆記法過度依賴紙本，在攜帶和更新速度、便利性上都不及電子設備，且缺乏自動提醒和雲端備份功能，完全依賴腦力，可能導致重要資訊遺失或忘記重要事項。
數位化時代的替代方案
除了最核心的「系統性」和「練習、回顧」之外，子彈筆記法在實際應用和媒介上的缺點是可以改進的，跟大家分享幾個常見好用的線上工具：
Evernote
是一款強大的多功能筆記工具，除了基礎的文書紀錄，還可以插入圖片、影片和PDF等多媒體元件；除了搜尋功能，也可以用標籤系統進行分類，便於管理和查找資訊。
OneNote
微軟所提供的筆記工具OneNote，不僅支持多種多媒體筆記格式，還允許使用者靈活地繪製和標註。其語音謄寫功能突破了年齡層的限制，使用更輕鬆有效率。此外支援多種設備、結合Copilot功能，能根據使用者的提示草擬計畫、產生構想、建立清單及整理資訊。
Notion
Notion可以自訂模板，整合文字、待辦清單、圖片等多種內容，方便使用者創建個人化筆記；高度自定義的表格、看板和日曆，也適用於各種項目和任務管理。Notion也支援不同設備、提升紀錄效率和流暢性。
Todoist
使用者可透過任務分類、標籤、優先級的設置組織任務，幫助清晰地劃分日常、每月計劃與長期目標。其子任務和清單功能可細分大任務，更好管理細節。此外，Todoist有日曆整合功能方便大家規劃時間和追蹤進度。
Trello
身為一個靈活的看板式項目管理工具，非常適合實施子彈筆記法。使用者可以建立不同看板以分類和組織任務，如「日任務」、「月任務」和「年目標」等。每個看板下方都可以建立小卡片代表個別任務，有助於細分和管理。另外也提供標籤、Icon、顏色和到期日期功能，提升任務的優先級識別速度。
Google Keep
Google Keep簡單且直觀，使用者可快速創建筆記清單並添加顏色標籤，以視覺美感區分不同類型的任務或筆記；並可藉由拖曳重新排列，打造符合個人的組織方式，還可以設定任務提醒，是快速記錄和管理日常任務的簡單工具。
Apple Reminders
可設立多個日常任務、購物或項目進度提醒清單，每個項目都可以添加標籤、設定具體的截止日期、時間和地點，當使用者到達或離開某個地點時自動提醒。此外也很方便按類型或優先級搜尋和分類，簡潔的界面和深度整合iOS系統的特性，是蘋果使用者的理想選擇。
Google Calendar
使用者可以在日曆上建立多個項目區分工作、個人或其他類型的活動，並設定喜歡的顏色、Icon讓代辦事項更加組織化。每個項目也都可以設定電子郵件或彈出式通知。最棒的是Google Calendar支援其他的Google服務，更方便規劃與追蹤。
Outlook Calendar
適合用來安排會議、管理任務及整合電子郵件。服務項目其實跟Google Calendar差不多。
透過這些數位工具，可以彌補傳統紙本子彈筆記帶來的不便，也可以有效降低其限制和門檻，但無論使用何種工具，最重要的都是付諸行動並持之以恆，堅持記錄和檢視自己的進度。這樣才能真正從子彈筆記法中獲得最大的效益，提升個人的組織能力和生產力。
畢竟工具只是幫助我們達成目標的手段，真正推動我們前進的，是自己對目標的承諾與努力。
延伸閱讀：
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跳脫「解雇」陰影：善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長
績效改善計劃（Performance Improvement Plan, PIP）日益受到重視，成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而，如何在人情世故與企業需求間取得平衡，是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧，強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談，如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法，我們可以幫助員工克服問題並提升績效，同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果，使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。
文／宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。
原標題：績效管理與技能提升計劃（PIP）- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度
關鍵字
PIP
員工績效輔導
績效管理
績效分析
績效面談
關懷面談
輔導面談
發展面談
本文目錄（點擊可快速前往）
前言：PIP，成為留才與助人成長利器
人才定義與PIP
績效管理循環與績效輔導回饋流程
啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』
啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』
啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』
總結
一、前言：PIP，成為留才與助人成長利器
在現今大缺工時代下，人才辨識與人才管理、留才機制與效能，，變成為企業人資與部門主管非常重要的議題，其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了！
績效管理的三大目的是：與組織目標連結、與激勵機制（升遷與獎金）連動、助人成長（發展、訓練、輔導），而主管如果透過良好的PIP（Performance Improvement Plan）技能，肯定能在「助人成長」的領域中，讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升，進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果！
又或者處理績效不佳的同仁員工，常常是主管心中「極度不想面對的痛點」，一方面擔心影響團隊績效與氣氛，另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等，都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題！
二、人才定義與PIP
許多主管在面對績效不佳員工時，常有以下疑慮：(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」？(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」？(3.) 值得積極培養，還是維持現狀？考慮替換？(4.) 上述這些疑慮，其實在定義前，都要先回到公司的「人才標準」，才是最客觀正確的。
一個完整的人才定義，至少要包含四個構面：(1.) 績效表現：能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願：是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力：是否具備滿足該職位所需的能力，包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力：是否具備「下一個職涯位置」的潛力。
再次提醒：在談 PIP 前，必須先釐清「人才」的定義，當員工在績效上出現落差時，主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」，而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」，哪裡不符合？所對應的管理措施為何？
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三、績效管理循環與績效輔導回饋流程
績效管理循環的架構，整理如下圖(詳細可參考：卓越主管的關鍵四大管理)
2. 績效管理的目的(1.) 策略性：A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的：A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練
(3.) 發展性的：A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展
3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標：要能承接組織策略的目標，也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則：如下圖
Simply & Specific 簡單、明確具體的要清楚說明，而不是一個概略性的Measurable 可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable 可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant 有關連的必須與工作表現的重點相關Timely 有時間限制的在限定的時間內完成
(3.) 過程管理與追蹤、面談：過程中，進行即時的績效評估與相關面談，持續正向回饋與指導，幫助達標並與其，與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒，在這個循環中，績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵，否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」！B. 因此，主管應在員工出現異常跡象時，就要及時啟動介入，也就是可以：- 透過日常回饋，正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生，則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談，可區分以下幾種類型：- 正向肯定面談：主管發現員工有績優事件發生，想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談：主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，以利表達對員工的重視，並了解真正原因，方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談：針對過程中或期末時，員工績效達成狀況不理想，或者行為態度欠佳者，推論是無意願或能力有問題時，啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談：針對績效考核後，辨識出的績優人才，進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒，上述幾種面談類型，都要聚焦『核心目的』，同時也要及時啟動，才能獲得最佳效益!
四、啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』
1. 肯定要及時，員工會有持續好表現：主管發現員工有績優事件發生，就可啟動正向肯定面談，同時全程一定都是正向肯定，沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』！(1.) 建議主管可多練習正向語言，同時可採用『STAR紀錄與表達法』，進行對員工深層的肯定A. Situation：情況，該正面事蹟當時的情況B. Task：任務，該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action：行動，該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result：結果，該正向事蹟當時員工展現行為後之結果
2. 主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，其操作重點如下：(1.) 關心：主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後，針對所觀察的近況，真誠的關懷，引導其說明!(2.) 了解與分析：主管真誠傾聽與理解，同時針對導致意願下降的主因，給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵：主管在分析出主因後，找出方法，引導其重回積極動力，並多強正向鼓勵!
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五、啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』
績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時)
面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表，鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧，說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處)，可善用STAR說法偕同擬定改善的方法，並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃，以及應改善的工作項目，並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵
本績效面談，是面談類型中，最正式的面談，也最需要有面談紀錄，以利必要時(例如啟動資遣)，因應勞動事件法之舉證用，補充關鍵技巧要點如下：(1.) 建立信任：強調 PIP 的目的不是要淘汰，而是協助改善，回歸「助人的初心」，將有助於員工卸下防備，願意面對問題。(2.)數據為基礎：避免流於主觀，必須以績效分析結果為依據；行為態度改善的部分，也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽：必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言，讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達：過程中，都是正向語言，沒有負向語言，必要的時候也要展現同理心，例如「我理解你最近壓力很大」，減少對抗心。(5.) 問題探索：關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素（如家庭困難、心理壓力、技能不足）。
六、啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』
對於績優人才，主管在現今留才大時代下，更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向，包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等，讓這類人才在公司能因為看的到未來，而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。
展開步驟(詳細可參閱：創辦人、主管退休誰來接班？給HR的關鍵人才梯隊建立指南，以及用個人發展計畫（IDP）留下好人才（上）訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整
七、總結
在 PIP 中，第一步往往不是「談績效」，而是「談助人的初心」。
績效指標(成果)與職能(行為)，是考核基本
考核能公平客觀合理，員工才會願意好表現
公平做出人才辨識與缺口分析，善用各類績效面談，真心誠意回饋與發展
主管的正向語言非常關鍵，請多練習與善用
平時記錄行為事例(優/待改善)，及時回饋
善用人才九宮格，主管讓績優人才數增加
特別提醒，需要的時候，就要及時啟動，不要等到公司規定的績效面談時間！
正向用詞很重要，回歸助人成長的初衷！
最終，作者期許本文，能讓各HR 與主管們，針對績效管理與PIP方面，有所助益，成為留才、助人成長的助力，而不是單純的淘汰工具，也不再是「痛苦的代名詞」，而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。
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