104學習精靈

行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。 以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。 一、日程安排與時間管理 痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌** 🔧 推薦工具： * Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間 * Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息 * Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒 二、會議管理 痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目 🔧 推薦工具： * Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要 * Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒 * Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身 三、Email 管理 痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤** 🔧 推薦工具： * Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件 * Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件 四、文件與合約管理 痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣 🔧 推薦工具： * Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整 * DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理 * Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致 五、訪客與客戶接待 痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢 🔧 推薦工具： * Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記 * VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務 六、差旅與費用報銷 痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂 🔧 推薦工具： * TripActions：差旅預訂最佳化 * Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析 七、資料輸入與整理 痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一 🔧 推薦工具： * ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成 * Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程 八、辦公室管理 痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤 🔧 推薦工具： * Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理 * OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統 九、團隊溝通與協作 痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低 🔧 推薦工具： * Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作 * Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成 十、AI 個人助理 痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手 🔧 推薦工具： * ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行 🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議 1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手 2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具 3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程 4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務 5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具 ✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴 AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。 現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！

🌿延伸文章：做個有界限的好人 【從討好別人，到學會保護自己】這不是你變了，而是你能勇敢做自己 如果你常常覺得，自己對誰都好，卻總是沒有人真正在意你的感受； 如果你明明很累了，卻還是不忍拒絕別人的請求； 如果你偶爾也會想：「我到底要忍到什麼時候，才可以為自己說一次話？」 那你並不孤單，很多人都是如此，我也是。 【討好型人格】 習慣掩飾真實自我，透過重視他人的感受或積極幫助他人，希望能因此被他人認可，並避免遭到他人的排斥 這對我來說很有感觸，從小不大敢表達自己的情緒，為了想得到一句稱讚，而去幫媽媽做家事(即使我很累了)、猜測爸爸想說的話(即使我不認同)。 這樣的我，從小就被認為是家裡的長女(到現在也都還是，我是二女兒)，大家給我的評價總是「你做事很獨立、你看起來穩重」...等等。 但，這跟我的內在完全不相符，為了得報別人的讚許默默當提線木偶。 【好人=隱形人】很多人習慣你的好，習慣你的順從，所以你的需求總是被默默推到角落 我很常聽見一句話： 「我不是討厭某某某，我只是覺得自己快撐不下去了。」 如果你也一樣有類似的想法，我想跟你說：「你不是玻璃心，也不是抗壓性差；他們只是一直用力把別人放在前面，把自己往後退，直到退無可退。」 【不是要你變成討人厭，只是要你做自己】 我過去的諮詢經驗，討好型人格的來訪者在第一次談話時，很少能直接說出自己的需求。他們通常會從「我最近壓力很大」、「好像怎麼做都不對」開始，接著談工作、家庭、感情，話語中夾雜著無數的「我怕他不高興」、「我應該要體諒他吧？」、「是我太敏感嗎」。 在我心裡，這不是「你該不該拒絕」的問題，而是「你第一直覺想到的是什麼？」的自我了解。 ✨今天想換工作時，但她卻因為家人反對，堅持了5年 她：我的父母會覺得，在銀行業也是體面工作，收入也穩定，不明白我壓力很大想離職，每天想到要去上班就會感覺要喘不過氣。 我：那你怎麼與父母溝通的呢？ 她：我就跟他們講，主管很多時候不合理，同事也不好相處，我每天只想著下班逃離，日復一日真的太痛苦了... 我：我能理解你的痛苦，過去我也經歷了不少職場上的傷害，那你父母怎麼說的呢？ 她：我媽說，你就把公司當作賺錢的地方，錢拿到了不就好了，管那麼多幹嘛？我爸又說，你就是做事不得大家喜歡啦，你從小就這樣，嘴不夠甜啦，不會人情世故，才會這樣啦！你就好好繼續做啦，不准換工作！ 在她的敘述中，感受到滿滿的無奈，以及從小就被父母所控制在他們所認為的 「對的做法」之中，無法好好真實地做自己。 想邀請你： 用情緒當線索：「最近哪一件事讓你最悶？有沒有一個情境，讓你忍不住翻白眼？或者讓你忍不住落淚」 →從小事入手，找出那個心底冒出來的「不爽/不悅」，重新承認它的存在。 練習換位思考，以第三者角度看待自己：「如果你現在是你最親愛的朋友，看到你這樣，你會說什麼？」 →很多人對自己特別嚴苛，卻對別人充滿同理。 這個練習幫助他們重新建立內在對話。 辨識『應該』與『想要』的差別：「你做這件事，是因為你真心想做，還是因為你覺得你應該做？」 →這是我最常問的一句，幫助他們區分出「自願」與「自我壓抑」的界線。 💡每個人都不會一夕發生改變，但會在一點一滴中開始變得不同： 有人第一次鼓起勇氣，在群組裡說：「這週我真的太累了，不能幫忙。」 有人開始練習不再秒回別人的訊息，而是回到自己想不想說話的節奏。 有人第一次在戀人面前說出：「我其實不太舒服，但我怕你不高興。」 當他們開始說出這些話，我就知道他們離「做個有界限的好人」更近了一步。 【為什麼我們這麼怕「說不」？】原生家庭與教育的內化 很多人問：「我也知道自己太討好了，但我改不過來，怎麼辦？」 這不是意志力的問題，而是長年習慣的結果。 我們從小就被教導要懂事、有禮貌、為他人著想，卻沒有人教我們怎麼照顧自己的感受。有一位來訪者，媽媽是學校老師，從小家教嚴格。她說她從來不敢在家人面前發脾氣，因為「我媽覺得生氣是不理性的行為」。 長大後，她不敢拒絕主管的加班、不敢對朋友表達不滿、甚至連約會時都怕自己表達太多會讓對方覺得她「很麻煩」。 她說：「我好像從來沒有被允許當一個有情緒的人。」 這樣的經驗，在我們每個人身上或多或少都有痕跡。 而諮詢的過程，便是重新練習——把自己從「只能配合、不能麻煩別人」的角色中抽離，成為一個有立場、有自我獨立思考的人。 【什麼是成熟的溫柔？】是能夠在愛人之前，先愛自己 很多人以為有界限的人很冷淡、很距離感，但成熟的溫柔其實長得不一樣： 它不是「誰都不理」，而是「選擇我有餘力的人際互動」。 它不是「冷漠無情」，而是「不讓自己再一次陷入過度付出的迴圈」。 它不是「把情緒壓下來」，而是「選擇適當的表達與釋放」。 學會界限，不會讓你變成壞人，反而讓你成為一個更真實、更有自我平衡的人。 因為真正的善良，不是沒有底線的給，而是知道什麼時候要停，什麼時候該守住自己。 【結語】如果你覺得面對這些人際很累，你可以從現在起學會「善意的忽略」 最後，我想送你一個我常在諮詢中說的提醒： 「你不是不夠好，你只是太努力維持一切好好的樣子。」 如果你想要開始練習： 怎麼分辨自己「想做」與「應該做」的差別 怎麼練習設下溫柔又堅定的界線 怎麼在混亂的情緒中找回自己的重心 📌如果你看完這篇，有一點感動、有一點實用感、有一點覺得：「好像真的可以找我聊聊」那表示，我這篇文章寫對了☺

前些日子與朋友coffie time時聊到，「AI這麼夯，但為什麼公司內部想要導入AI時總是遇到很多困難呢？」不太確定這是我們少數人個案還是多數人遇到的問題。 以下分享五點個人的導入經驗，有興趣也可點擊連結閱讀完整內容。 閱讀完整內容 >> https://chengfengec.blogspot.com/2025/01/aiai.html #從工作流程中找出效率低落的改善點 企業應從小處著手，大處著眼，聚焦於工作流程中效率低落的環節，明確應用場景與目標，而不是為了追趕風潮而嘗試AI技術。 #數據收集的質量與完整性 數據品質與完整性至關重要，畢竟「garbage in, garbage out」的問題會直接影響模型效能。 #導入外部解決方案效率可能較快 在資源有限的情況下，選擇外部解決方案是加速專案推進的有效方式，無需自行開發即可取得良好成效。 #降低風險的導入策略 選擇月租型方案能降低財務壓力，讓企業能靈活試行與優化。 #提升團隊認同與接受度 導入AI的成功關鍵不只是技術選型，而在於如何循序漸進地融入現有業務流程，並確保團隊的接受度與參與度。 最後一點特別提到團隊的認同與接受是關鍵，因爲「人」才能改變「局」，人不動，局就不會變。透過定期溝通與內部培訓，可提升AI工具的使用率，讓團隊可更專注於策略性工作，而非繁瑣重複的任務。

在求職過程中，面試自我介紹是給面試官留下深刻印象的關鍵環節。無論你是應徵行銷、專案管理還是其他職位，一個結構清晰、內容充實的自我介紹都能大大提高你的錄取率。本文將為你提供開頭、中間和結尾各部分的詳細建議，幫助你準備出色的自我介紹，順利拿下心儀的工作。 【自我介紹開頭要點】 - 介紹自己： - 大家好，我是[名字]，畢業於[學校]的[系所]。 - 職位與經歷： - 目前擔任[職位]，在[公司名稱]工作。 - 關鍵成就： - 我曾經主導[具體專案]，使[具體成果]。 - 興趣表達： - 我對[公司/行業]的[具體方面]非常感興趣。 【自我介紹開頭範例】 大家好，我是OOO，畢業於OO大學OO系，目前擔任行銷企劃經理。在過去三年中，我主導了多項行銷活動，成功提高了品牌知名度和銷售額。我對貴公司在行銷創新方面的成就深感敬佩。 【自我介紹中段說明】 - 詳細工作經歷： - 描述幾個關鍵工作經歷，強調與應徵職位相關的經歷。 - 技能與成就： - 具體說明你擁有的技能以及如何應用這些技能取得成就。 - 專案經驗： - 描述一兩個具體的專案經驗，展示你的專業能力和問題解決能力。 - 團隊合作與領導力： - 提及你在團隊中的角色和貢獻，展示你的協作能力和領導潛力。 【自我介紹中段範例】 在我的上一份工作中，我負責制定和執行數位行銷策略，特別是社群媒體營運和內容行銷。我策劃的社群活動增加了公司的粉絲數量並提升了網站流量，銷售額也因此增長了25%。我精通Google Analytics、Facebook Ads和SEO，並具備優秀的文案撰寫能力。我曾撰寫的行銷文案獲得了廣泛好評，有效吸引了目標客群並提升了轉換率。此外，我在團隊合作方面也有豐富的經驗，曾多次在產品推出和市場推廣專案中擔任聯絡人，確保專案順利進行。 【自我介紹結尾說明要點】 - 貢獻表述： - 我相信我的[技能/經驗]能夠為貴公司帶來[具體貢獻]。 - 期待表達： - 我期待能夠加入貴公司，與團隊共同成長。 - 感謝： - 謝謝！ 【自我介紹結尾範例】 我相信，透過我的行銷專長和豐富的實戰經驗，能夠為公司帶來更多成功的行銷策略和活動。我非常期待有機會加入貴公司，共同創造更多價值。謝謝！

UI/UX（使用者介面/使用者體驗）是設計和開發網站、應用程式和軟體的關鍵元素。 1、使用者介面（UI）：UI著重於產品的視覺和互動部分。它包括使用者在螢幕上互動的所有元素，例如按鈕、選單、圖示和版面配置。優秀的UI設計旨在建立一個美觀且直觀的使用者介面。 UI設計的關鍵方面包括： 視覺設計：使用色彩、字型、圖示和圖片來創建視覺上吸引人的介面。 版面配置：將元素配置在螢幕上以實現清晰度和效率。 互動設計：使用者如何透過按鈕、表單和導覽選單與介面互動。 2、使用者體驗（UX）：UX設計關注使用者在產品中的整體體驗。它涉及了解使用者的需求、目標和痛點，並設計產品以滿足這些需求，提供無縫、愉快的體驗。 UX設計的關鍵方面包括： 使用者研究：收集有關目標受眾、其行為和喜好的見解。 資訊架構：為便於導覽而結構化和組織內容和功能。 可用性：確保產品易於使用和理解。 使用者測試：根據使用者反饋收集意見並進行漸進性改進。 總之，UI關注產品的外觀和使用者互動的方式，而UX則關注使用者在使用產品時的整體體驗和滿意度。UI和UX設計都是確保產品成功的重要因素，因為它們影響使用者是否喜歡和能夠有效地使用產品。