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專家怎麼用「AI搜尋」?3招高效提問讓AI找資料
生成式AI的搜尋功能既直觀又有效率,還可以提出後續問題深入探討。本文示範關於AI搜尋網路知識、公司內部知識庫、專家知識的提示詞,幫助升級AI搜尋技巧,為你找到更有價值的答案。本文節錄自《職場人的生成式AI工作法》。
文/艾麗莎.法瑞、賈布里.羅薩尼
本文目錄:讓AI幫你做資訊搜尋(點擊可快速前往)
所有管理者必須取得資訊,才能做出好決策。你還記得過去在圖書館翻找書籍的日子嗎?搜尋引擎和關鍵字觸發網路革命,做研究變得容易許多,而且更快。現在,生成式AI再次改變這個典範。管理者可以向生成式AI提問,獲得以自然語言呈現的詳盡資訊。這種方式既直觀又有效率,還可以提出後續問題深入探討。現在,不只網路搜尋可做到這點,管理者也可藉由生成式AI驅動的聊天介面,在搜尋公司內部知識庫時,獲得更多互動和個人化的體驗。生成式AI不只會找出內部文件或資料夾的連結,還能直接回答問題或是提供摘要。
將生成式AI當作助理,可以改變傳統上檢索資訊的方法,你可以利用它來取得:
與傳統瀏覽器整合時,你可以請生成式AI瀏覽網路資料,擷取重點,並於回應中直接標示出處。你可以提出複雜的問題,不只是使用關鍵字,還可把搜尋範圍縮小到特定來源,例如:新聞文章、產業報告或YouTube影片。生成式AI不但可以瀏覽多個網站的資料,甚至能快速生成摘要,大大加快你的搜尋速度。
試試看:請生成式AI就過去一年供應鏈管理技術[請自行指定技術]的最新發展做摘要,並把焦點放在優勢、挑戰和實際應用。請引用來自可靠來源[請自行指定來源]的重要研究和文章。
生成式AI系統有一個明顯缺點,尤其在早期階段很明顯,也就是常會捏造引用、來源,甚至整個研究和論文都是子虛烏有。為了因應這個問題,一些專門的生成式AI系統納入「謙虛」的護欄,這些機制讓AI識別並承認其局限性,明確表示找不到相關資訊或無法提供確切答案。這種方法有助於減少錯誤資訊,確保接收資訊的可靠程度和來源。然而,最終的檢查和驗證仍然是人類的責任。
另一個有用的策略是,在你的提示詞中加入「請不要捏造來源」等指示;雖然這個指示仍然無法完全消除風險。
如果生成式AI連接到公司的內部知識庫,就能快速搜尋公司內部資料庫、文件和報告。除了提供來源或連結列表,還能歸納重點,並從現有資源找出其中的關聯和發現。管理者可輸入:「就這個問題[請自行指定問題],過去嘗試過哪些解決方案?」生成式AI會根據已有的文件找出相關資訊,並將發現精簡為條列式的重點或短文。
試試看:就技術面[請自行指定技術]的應用,要求生成式AI列出過去三年的相關項目,歸納做法上的共同點和差異。
試試看:有關[請自行指定主題],要求生成式AI找出過去一個月內與[請自行指定對象]分享的所有檔案。
試試看:要求生成式AI找出你的同事[請自行指定指定]評論過的所有檔案。
你可以要求生成式AI把聊天紀錄和虛擬團隊討論中共享的大量訊息,轉化為有系統且易於使用的資源。如果你必須監督、參與某些專家社群或群組,共享大量有價值的知識,這一點會對你特別有幫助。你可以要求生成式AI依照副標將資訊歸類,並做總結。生成式AI可以辨識趨勢和廣泛討論問題,提供你可能想要聯絡或追蹤的活躍貢獻者名單。
每個組織都有專家社群或群組,由一群樂於分享知識、對某個主題懷抱熱情的人組成。如果你是社群管理者,內建於軟體產品中的生成式AI模型(如Microsoft 365 Copilot for Office和Google Gemini for Workspace)可以在很多層面上幫忙:
節錄自:天下文化《職場人的生成式AI工作法:《哈佛商業評論》提升生產力、團隊創意和決策品質的35堂課》/艾麗莎.法瑞、賈布里.羅薩尼 著
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