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產品企劃

01/15 13:19

PM/企劃的工作效率術-簡報製作篇
轉職成PM最不習慣的大概是:常會被大大小小的會議淹沒,真正要做事都只能靠加班時間?
PM的時間總是被切的四分五裂,很難有一個完整且不被打擾的專注時間,所以PM常常會有一門「時間管理」的課,做PM一陣子的我,從工作中找到了一些提升效率的方法,分享給大家試試看!
簡報製作常常是最耗費精力與時間的項目,但其實有些小撇步是可以縮短製作時間的哦!
今天先分享三個製作簡報的效率術:
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
如果是提案型的簡報,通常我不會一口氣完成,而是會分成三個階段製作。
第一階段:通常會放在相關會議結束後立刻製作,提案大多會有個需求會議,在記憶最猶新的時候,先打開簡報,把在會議中的想法簡單列出吧!
*節省時間:打開空白簡報,回想當時會議的時間
第二階段:通勤時間非常適合拿來思考簡報架構,簡報架構是貫穿整個提案非常重要的關鍵,適合不被打擾的時間,而且最好也不要看著簡報想,因為當看著簡報很容易陷入細節作業,調調字體調調圖片,搞到最後架構不清不楚。思考完也不要忘記先在手機備忘錄裡面記錄下來,以免一到公司就忘記了!
*節省時間:突然的想調調字體大小,找找背景圖片的時間
第三階段:完稿,其實上面兩步驟做完,簡報應該也完成7成了,只差把架構的內文補齊跟排版,這時候如果怕方向走彎可以先給主管過目一下,因為架構清楚,主管也可以很快接收到資訊,給予方向的建議哦!
*節省時間:被打槍前的排版與美工
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
製作簡報時,不免有卡關的問題,可能做了十頁簡報但還是覺得邏輯不對、架構有問題,面臨需要重做的時候。
這時候常常會陷入一個捨不得刪掉的情感包袱,為了避免這個時刻,我桌面上永遠有著一個簡報檔,我叫它「草稿簡報」。
這時候把要刪掉的部分快速的複製過去「草稿簡報」裡儲存,然後大膽的把正檔裡的內容刪掉吧!這有兩個好處,一是幫助你可以更快速的斷捨離,二是沒想法的時候也可以去「草稿簡報」挖寶,也許這次提案不適合,之後會有適合的時機呢!
*節省時間:捨不得的情感時間
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
製作簡報還有很多隱藏的時間在於尋找參考資料,可能是競業資料,也可能是某個設計的想法。
但其實身為PM的我們,應該時時刻刻都在接收這種資訊,只是缺乏「當下」有效的紀錄與分類,所以當我們製作簡報時,常常發生以下小劇場:「那個之前不知道在哪裡看過的案例...怎麼辦想不起來...(去google搜尋半天)算了再找另一個案例吧!」
關於這點,記憶力不好的我也是吃了很多次虧..
後來當我發現不錯的內容,我一定當下紀錄下來,並且分類。
這又可以分成三種:檔案、網頁、截圖
檔案類:大多是公司內部的文件,但可能跟同一個主題類似,就算不是我主要參加的會議,只要我當下覺得它對我的工作有參考價值,我就會先將它另存一份下來,在我需要的時候可以拿出來使用。
網站類:大多數的人應該也都有儲存網頁的習慣,只是逛越多存的越多,也就變得很難找到資料,所以還是建議存的當下就先把網站分類,我目前是先簡單分成:競業類、UIUX類、學習類...等等。
截圖類:截圖類是指用手機滑掉而截圖下來的類型,在現在每天低頭滑手機的日子,其實這類型的參考資料也變得很多。這類型最好是在手機裡另外開一個相簿來紀錄,不然很容易會被遊玩時的照片洗掉變得很難找喔!
*節省時間:隱約有印象但想不起來參考資料的時間
以上三個方法分享給大家~
有其他增加效率的方法,也歡迎大家分享給我知道唷!
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產品經理

10/07 08:07

什麼是「沉浸式簡報」?它如何顛覆了大家對於投影片設計的認知?
什麼是「沉浸式簡報」?它如何顛覆了大家對於投影片設計的認知?
特別推薦papaya電腦教室裡面教導大家,如何讓整個簡報像是一場商品介紹的demo一般~
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蔡明淳

作者

12/08 14:27

【商業Email範例】提案信開頭結尾、格式範本、地雷全收錄
當講師以來,每天都會收到許多合作邀約及演講邀約,看了很多信件,有些信一看就讓人很感興趣,有些信連開都不想開,馬上就想送進垃圾桶。
以下整理寫信該注意的事,無論是要寫仲介開發信、B2B開發信、KOL合作邀約信、寫給老師,邀約講者,或是日常的Email,都可以用上喔!
***主旨清楚明白呈現要點
除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨,需要取特殊的標題,否則一律建議在信件主旨就直接來意,不要故弄玄虛,否則很容易被當垃圾信件看待,連開都沒開就送進垃圾桶。
另外信件標題也不要太過平鋪直敘,必要的話,應該直接點明對收件者影響。舉例來說,曾經我有個學生,他是公司的工程師,有一次公司更新打卡系統,如果員工沒有從新的打卡系統打卡,就視同曠職,但是他說他發信,卻沒人理他。我問他信件主旨怎麼寫的,示意如下:
打卡系統更新-20170601
好,你看了這個標題,會不會下意識就把它刪掉?或是直接忽略?因為他就當成一個例行公事來寫。聰明的你,會怎麼改呢?想個3秒鐘,再往下滑看參考解答吧!
建議改成:注意!即日起沒進新系統打卡算曠職
***內容架構
建議用倒金字塔的方式,先在首段大致說明整封信的內容,並且需呈現各項重點,像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等,避免收件者因為匆匆看過,而漏掉重點,接下來各段再詳細說明細節。若是對方不認識你,一開始記得要自我介紹,但請簡潔。
另外,寫信一定要客製化,最好徹底研究對方,站在對方立場著想,為什麼「非他不可」?為什麼他要答應你Email中的請求?答應這件事對他有什麼好處?
***遣詞用字
信件的遣詞用字跟一般商業寫作的標準差不多,把握簡潔,淺顯易懂等原則。但需避免像在社群發文較口語詼諧的用字。另外如果用手機寫Email,要特別注意手機自動選字的功能,不要不小心就發出令人傻眼的信件。例如我有認識的人收過一封信,內文寫著:老師,你好可愛……看起來就像騷擾信吧!後來才發信,他要寫:老師,你好。但不小心讓手機選字忘了刪掉,就發出去了,真是悲劇啊!
***格式
寫Email請善用分段,不要全部擠在一起。另外段與段中間也不要空太多行,這樣很難閱讀。字的大小請統一,不要忽大忽小。字的顏色也要統一,不要五顏六色,建議重要的資訊另外用其他一種顏色標註出即可。
看詳細信件範本請見文章>>
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吳振興 Jeff

職涯解題師

11/22 14:03

【求助】我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?
【職涯診所夥伴提問】
最近,因為疫情關係,老闆讓我們在家裡上班,但是,要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉,而我也才剛轉職到這間公司不久,不太了解老闆希望看到的有多細節,想請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?另外,想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
報告這件事真的讓我好緊張....
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【職涯診所回覆內容】
您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。
① 請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?
✍ 因為您剛轉到新公司,會建議您先電話向公司內其他的前輩詢問,並參考他們的做法,才能夠避免以下幾種問題發生。
1. 【接近格式,容易閱讀】
✍ 正常像工作進度,老闆會希望大家都是接近的格式,避免閱讀及呈現內容落差很大,所以您可以先向其他前輩請教,有沒有以前的範本或是格式可以參考,這樣可以減少自己重新做格式的時間,以及與其他人落差太大的問題。
2. 【頁數接近,避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司,建議工作進度做的內容與頁數,初期與前輩等級接近或多2~3頁就好,避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁,不僅造成您每次要報告時壓力很大,若是老闆覺得做的很好,叫其他人也要跟您一樣時,後續工作就難過了。
3. 【圖表為主,精簡文字】
✍ 既然是工作進度,當然要避免寫了很多文字,照本念了一堆後,卻無法呈現出進度到哪的窘境,盡可能多使用圖表完成度:?%來表現,並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向,讓老闆可以清楚看到您的重點,才是比較好的方法。
4. 【備用簡報,避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故, 也怕自己資料準備的不夠充分,這時可以依照前輩簡報範本格式外,多準備6~8頁的補助資料或是原始數據,然後放在簡報的最後並設定連結,這樣若過程中老闆有提出疑問時,可以馬上進行補充更為保險。
② 想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
✍ 此部分也同樣會建議您與前輩詢問,老闆個性是喜歡【聽細節】,還是【聽重點】,如果問不到答案的話可以先選擇講重點,老闆沒說話就維持,老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。
③ 報告這件事真的讓我好緊張
✍ 說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說,面對報告難免心情還是會有點緊張,但不同的是緊張不代表就一定會講不好,就如同面試準備一樣,透過反覆練習的訓練,以及預先思考可能會問的問題與回覆,可以讓您在面對報告時雖然緊張,但不會因此慌了手腳,這才是最重要的。
👍 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。
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【還有其他困擾您的職涯問題嗎?快上職涯診所匿名發問求助:https://is.gd/32xD5b】
【在職場中您是否曾受過幫助,而錯失了向對方訴說感謝的機會,透過感謝寄將心意傳遞出去:https://event.beagiver.104.com.tw/thanks】
【您是否也有想過,有天可以透過自己的經驗,去幫助別人走出難關。快來BeAGiver網站看看:https://beagiver.104.com.tw/service】
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Steve Sue 蘇書平

執行長

10/22 16:40

沒有萬用型簡報,你得將模組拆解與組合
在工作職場上,多數人最常遇到的挑戰之一,就是如何做出一份好的簡報提案或企劃建議書。
▍外部客戶或合作夥伴簡報
如果你負責開發市場,或者從事銷售相關的工作,你一定想知道,一個產品簡報或專案規劃簡報,如何勾起客戶的興趣或購買欲望?
我過去擔任技術行銷以及業務時,最常遇到的挑戰是,公司剛代理美國某個新產品到台灣來銷售,但是大家都不太知道如何介紹或銷售這個產品,也沒有前輩可以請教;手上有的資料多為英文PDF型錄,或對方提供的一些英文簡報檔。
如何把這些資料轉化成一份客製化的中文簡報,符合台灣客戶的需求,不是原封不動地沿用,才是有效的外部銷售簡報。
▍內部主管或跨部門溝通簡報
如果你的簡報目的,是讓主管採用、同事支持你的專案企劃案,而總經理、主管、其他部門主管,每個人關注的點都不一樣,一份商業計畫如何讓公司所有部門都支持?
有種情形很常見:一份簡報可以說服我的主管,但是別部門的主管不買單。所以多數人在製作簡報時都有個疑惑:如何與不同的人溝通並引起共鳴。
因此蒐集並整合不同部門、不同角色的觀點,製作出符合公司精神與價值的內部企畫簡報,才是簡報的核心。
▍臨時性或緊急狀況的簡報
客戶、配合的業務突然打電話來,請你三天後到他們公司做產品簡報,然而,客戶、同事提供的資訊又很破碎。
你要如何在短時間內,先模擬對方的需求與問題,再快速蒐集資訊並取捨,然後把這些資訊整理成你要的簡報?
▍商務簡報問題與情境百百種,你必須用模組簡報術來拆解
● 如何抓到客戶的需求與問題,快速切入重點?
● 如何準備簡報所需要的相關資料、圖片素材?
● 如何把數據與工作報表,做成一看就懂的圖表?
● 如何透過更有邏輯且有組織的設計架構,把資料整理成簡報檔?
● 要如何簡單扼要的表達出重點?
● 要如何吸引聽者的目光,讓對方聽得下去?
● 簡報時我該如何注意什麼肢體與語言溝通?
● 如何培養出簡報美學?
● 有沒有什麼好用的簡報功能?
▍模組簡報術的概念與實作
關於以上問題,模組簡報術會提供一套完整的解決方案,幫助你用最有效率的方式,處理商務簡報上的問題。
我將結合過去二十年在不同部門的實務工作經驗、工作流程拆解與簡報工具,把複雜的產品服務簡報或公司提案簡報,以更有結構的編排設計、快速拆解的技巧,讓你可以透過這些模組,與主管、同事、部屬或客戶精準溝通。
一份好的簡報不光是美學與設計而已。如果你的溝通技巧或理解能力不好,也會嚴重影響最後簡報的呈現。例如我在外商公司上班時,美國總部其實已做好產品或公司介紹的簡報範本,我們只要帶著它去和客戶說明。但同樣的簡報檔,為什麼有些人講起來很順口、有些人講起來就是卡卡的?關鍵就在於,表達溝通和理解能力的差異。
因此模組簡報術,更包含了職場工作者所需要的商業談判、溝通技巧、問題分析等相關內容,透過模組化與整合式的簡報技巧,將獲得全然不同的簡報思考方法。你也可以建立屬於自己的簡報標準化作業流程,以後你面對各種商務簡報問題皆能迎刃而解!
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蔡明淳

作者

10/18 07:17

溝通破冰及提案該學的小技巧
你是不是常苦惱與人聊天時,該如何開啟話題?如果今天要去演講或提案簡報,要如何吸引聽眾的注意力?到底要講什麼,別人才會想聽?
想引起別人的注意,就要找到有共鳴的話題。常常我們會用「今天天氣如何」破冰,就是因為這是一個大家都理解的話題。
聊天氣聊膩了吧?到底有什麼可以聊呢?
秘訣就是從一天的開始,就搜集專屬今天的話題。像是:
昨天、今天或最近發生什麼重大新聞?
明星或網紅有什麼出乎意料的八卦嗎?
現在流行的話題、用語是什麼?
今天是什麼特殊節日嗎?
台灣各地最近有什麼特殊慶典嗎?
今天是哪一個名人的生日?
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Steve Sue 蘇書平

執行長

08/16 17:31

如何打破你對簡報的知識邊界
我年輕的時候,為了培養自己的簡報能力,參加過各種不同資訊大廠所舉辦的經銷商簡報比賽,透過不斷的和其他公司高手過招的標竿學習與刻意練習,我開始學習到不同國家包含台灣、美國、日本以及不同國際大廠的簡報風格。
於是我試著把自己的簡報風格提升到另外一個境界,也就是「無差別流」,我開始不用公司提供的母片和配色,所有的簡報美學和架構,我都會因為不同的客戶有不同的簡報風格。這也是避免讓自己和別的同事一樣,掉入到一種標準化簡報的思維,因為這樣會讓自己慢慢失去創意和思考的能力。
想打破你的簡報框架,看更多
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