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指的是針對員工現有能力與組織目標,系統性設計與安排學習活動,確保所提供的培訓能有效提升工作表現與職涯發展。透過需求分析、課程設計、資源整合及成效評估,幫助企業保持競爭力,同時讓員工技能持續進步,適應職場變化,達成雙贏。
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訓練規劃 學習推薦

鍾文雄 知識長

人才永續長

2022/03/03

因應新人快閃的五要訣
雖然人力資源部門不斷地精進招募流程,持續運用適當的選才工具,以期找到最適當的人才,但是從2020年的FBI調查結果看到,新人到職一個月內的留任率由2018年的78.1%,下降到2019年的76.4%,顯示企業的新人對公司的評估期縮短,到職後感覺苗頭不對就果斷閃辭。對於企業而言,投入許多人力與財務資源招募新人,新人閃辭會增加主管與HR再招募新人與留任人才的壓力。
職場新人閃辭的狀況不外乎以下原因:
1.初入企業才發現,職場環境的人、事、物,不像學校及家庭般單純,要能兼顧工作績效與人際關係,是件不容易的事。
2.草率或是倉促決定接受職務,到職後發現工作內容與狀況,與自己的預期有明顯落差,在能力或是信心度不足之下,選擇離開現職。
3.無法適應公司的企業文化與價值觀,有些公司至今仍然強調高度紀律化管理,加上繁文縟節的作業程序,這會讓新鮮人退避三舍。
4.新人進入職場的關鍵九十天,如果欠缺好的主管或是資深員工帶領,就只能自生自滅,端看自己的造化與適應力了。
5.人資部門未能依照公司的企業屬性,建構適才、適所、適質的新人甄選流程,為企業找到合適的人才,造成新進人員不符合用人單位的需求,無法通過試用期的考驗。
面對新世代員工的持續進入職場,人資部門必須在管理環境與主管領導風格上做好調整的準備,搭配新人留任措施,才能讓新人願意留下來為公司打拼。
1.對於職缺的職務內容、資格條件要求與工作環境,能夠具體說明、分點敘述,搭配以照片實境呈現,可以降低新人對工作預期的落差感。
2.強化應徵者履歷表與自傳資料的審核,運用多元甄選工具的使用,如專業測驗、職能性格測驗、職業適性測驗或是價值觀測驗,找到符合企業價值觀與工作性質的新人。
3.重新建構新人訓練方案(Orientation Program),邀請高階主管闡述經營理念與
企業願景,搭配組織功能、職場環境、管理制度與基礎專業訓練,讓新人在短期內習得適應職場環境的基本能力。
4.主管必須體認與學習管理不同世代的員工,要能以身作則、言行一致,願意教
導培育新人,才能獲得員工的敬重。因此許多公司透過導師、學長學姊制
(Mentor Program)的導入,協助新人適應公司環境。
5.新世代員工重視有挑戰、有意義的工作,不喜歡僵化保守的管理措施,根據經
驗,如果新人到職公司便提供特休假、生日快樂假或志工假;通過試用考評給予獎勵措施;實施彈性工時制度等措施,都是留任新人有效的做法。
【關於作者-鍾文雄老師】
一零四資訊科技股份有限公司人資長,企業人力資源主管資歷30年。歷練產業多元且跨國。對勞動法令有極深研究。
現同步擔任104高年級職涯顧問,針對勞動權益、人資領域人才晉升與企業制度建立等領域,提供一對一諮詢服務。
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主管必學的 一對一面談技術
1.釐清面談本質與破除迷思: 透徹理解一對一面談(1-on-1)的真實定義,打破傳統「進度匯報」或「單向說教」的管理迷思。 2.掌握面談的關鍵驅動力: 了解定期面談如何同時滿足員工的深層需求,並為組織帶來實質的四大成效。 3.建立標準化面談SOP: 精準掌握面談對象的選擇標準,以及如何安排最合適的時間、地點與環境設定。 4.跨世代溝通與話題設計: 學會針對不同世代(如Z世代、千禧世代)員工設計對話內容,讓溝通不再有代溝。 5.對話轉化行動的收尾藝術: 掌握面談結尾的關鍵技巧,確保每一次對話都能落地成為具體的行動計畫與雙方承諾。 6.破解沉默與防衛心理: 學會在不引發員工防衛心的前提下檢視工作進度,並有效應對員工「無反應」或「態度保留」的僵局。 7.處理高難度的人事挑戰: 獲取實務解法,從容應對雙方認知落差過大、員工帶有敵意/成見等棘手狀況,並重新點燃其工作熱情。 為什麼需要上這堂課? 許多主管在職場上憑藉著優異的專業能力獲得晉升,卻在「帶人」這門學問上卡關。在日常營運中,我們往往把大量的時間花在追蹤專案進度與解決業務問題,卻忽略了團隊中最核心的資產——「人」。 一對一面談(1-on-1 )是現代管理中最有效、卻也最常被誤用的工具。您是否常覺得面談只是在「例行公事」、「單向佈達」?或是遇到員工沉默不語、產生防禦心而感到充滿挫折?如果一對一面談只停留在「進度匯報」,那就錯失了建立信任與激發潛能的最佳時機。 這堂 2 小時的精華課程正是為解決主管們的實務痛點而生。我們將提供一套能立即落地的實戰指南。從破除迷思、安排細節,到跨世代溝通與棘手狀況排除,這堂課將幫助您把看似困難的面談,轉化為凝聚團隊共識的最強武器。無論您是新手主管還是資深經理人,這都是一堂不可或缺的必修課。 本線上課程能夠幫助學員快速在2小時的課程時間當中,從一對一面談的入門認知,到能夠開始上手面談的實務基礎班。 課程效益 這堂『主管必學的一對一面談實務』不僅僅是一門溝通技巧課,更是全面提升管理效能的催化劑。透過兩小時的精華洗禮,本課程將為您、您的團隊以及整個組織帶來以下三個層次的深遠效益: 一、對主管個人:建立管理自信,大幅降低溝通成本 許多主管對面談感到焦慮,擔心說錯話或不知如何應對衝突。本課程將為主管建立一套標準且充滿彈性的面談操作指南。您將學會如何精準切入話題,並掌握面談的收尾藝術,確保每次對話都能轉化為實質的行動承諾。 更重要的是,課程針對「員工防衛」、「認知落差」與「敵意」等真實痛點提供了實務解法,讓您在面對棘手人事問題時不再手足無措,從容建立起互信互重的領導權威,將以往消耗心神的溝通成本,轉化為推動業務的動能。 二、對員工與團隊:跨越世代隔閡,激發潛能與當責態度 現代職場充滿了不同世代的員工,傳統的「上對下」權威管理早已不管用。透過正確的一對一面談,員工將感受到自己的需求與價值被重視,進而大幅提升心理安全感。課程特別針對「不同世代員工」的面談技巧進行解析,幫助主管用對方的語言進行溝通。 當員工感覺被理解,防衛心便會降低,工作熱情也會被重新點燃。您將能有效引導團隊成員從「被動接受指令」轉變為「主動承諾目標」,打造出一支願意當責的高績效團隊。 三、對企業組織:留住核心人才,驅動組織目標達成 定期且高品質的一對一面談,是降低離職率、留住優秀人才的最有效防線。當主管能透過面談及早發現並解決員工的潛在問題(如工作瓶頸、資源匱乏或情緒壓力),就能避免小問題演變成大危機。 同時,高質量的面談能確保員工的個人目標與組織的發展方向緊密對齊。長期下來,將為企業建立起開放、透明且具備正向回饋的企業文化,實質帶動整體營運績效與留任率的提升。 講師授課實績
104人資市集
工作教導與部屬培育
1. 建立主管應該有角色職責 2. 掌握新世代員工特性 3. 找到職能缺口,設計完善的訓練計劃 4. 正確的任務交付,適時指正與帶領資深同仁 5. 有效激勵與關懷員工的技巧 透過瞭解新世代員工的職場特性,以及新人訓練計劃的規劃重點與實務面的執行要領,幫助主管在帶領員工時,有更完整的訓練藍圖。課程並提供大量輔助表單工具,讓知識有效落實於工作中。 除了技巧與工具,課程也教授帶領員工的關鍵心法,透過妥善因應及有效改善回饋,來幫助主管掌握部屬的心境與情緒,搭建組織新人的定著文化。 課程單元: 員工培育薪火相傳 單元一:新世代員工職場特性 單元二:新進同仁的發展歷程 單元三:主管於培育者的角色職責 單元四:指導部屬常見的實務障礙 訓練計劃與實施要領 單元五:根據職能來擬訂訓練目的 單元六:該如何推動新人輔導機制 單元七:制定明確的員工訓練計畫 單元八:實施員工訓練規劃的核心要領 工作指導與改善技巧 單元九:如何明確有效交辦任務給部屬 單元十:交辦任務後,如何掌握員工現況 單元十一:如何有結構地進行工作指導 單元十二:工作分解與工作教導計劃表 單元十三:如何有效指正員工錯誤 單元十四:如何引導資深員工? 員工關懷與肯定技巧 單元十五:員工關懷的核心要領 單元十六:善用正向語言來激發員工熱情 單元十七:如何有效肯定員工表現 單元十八:回憶與批評只有一線之隔 單元十九:共同打造員工定著文化 講座介紹: 陳政廷 人才培訓輔導顧問 重要事蹟: · 創識智庫國際有限公司 執行長 · 亞太知識創生發展協會 副理事長 · 日商跨國集團 人才專案顧問&企業教練 · 桃園市政府青創指揮部 輔導顧問 · 國內多間中小企業 輔導顧問 專業認證: · 美國Training House MAP認證講師 · BCC國際認證專業教練(Board Certified Coach) · 全球職涯發展引導師(GCDF)國際認證 · 英國AXIOM DISC專業顧問認證 · Facet5全面人才測評顧問國際認證 · 中國生產力中心 流通業顧問師 認證 授課實績: 華邦電子、力成科技、大同、精誠資訊、敦陽科技、欣偉科技、台灣村田、中實集團、東京三菱日聯銀行、新光人壽、1111人力銀行、痞客邦、安麗、今周刊、時報出版、拓領物流集團、煙波大飯店、大成餐飲集團、聖保祿醫院、中華民國全國青年創業總會、財團法人工業技術研究院、中國生產力中心、財團法人國家實驗研究院、十大傑出青年基金會、播種者文化藝術基金會、創世基金會、張老師基金會、勞動力發展署-北基宜花分署、政治大學、中正大學、中興大學、東華大學、輔仁大學、中原大學、元智大學……等。
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04/28 10:35

AI 工作流是什麼?上班族提升效率的入門指南
AI 工具越來越普及,許多上班族已經開始用 ChatGPT、Gemini、Claude、NotebookLM 等工具協助工作。但真正能提升效率的關鍵,不只是「會不會問 AI 問題」,而是能不能把 AI 放進日常工作流程裡,形成一套可重複使用的「AI 工作流」。
過去使用 AI,很多人可能是想到什麼就問什麼:請 AI 幫我寫一封信、改一段文案、摘要一篇文章。這些做法當然有幫助,但如果每次都從零開始,效率仍然有限。
真正的 AI 工作流,是把工作拆成幾個步驟,讓 AI 在不同環節協助你處理初稿、摘要、整理、分析與發想,再由人來判斷、修正與決策。
簡單來說,AI 工作流不是讓 AI 取代你,而是讓 AI 成為你的工作助理。它可以協助減少部分重複整理的時間,但最後的品質把關、事實查證與責任判斷,仍然需要由人完成。
一、什麼是 AI 工作流?
AI 工作流指的是:將 AI 工具整合進日常工作流程中,讓它在固定任務中扮演特定角色。
舉例來說,如果你每週都要寫週報,過去可能需要回想本週做了什麼、整理資料、歸納成果、撰寫文字。導入 AI 工作流後,你可以先把已確認可使用的工作紀錄、待辦清單、專案進度整理後提供給 AI,請它協助分類成:
本週完成事項、遇到的問題、下週計畫、需要主管協助的地方。
接著,你再檢查內容是否正確,補上實際成果、數字與自己的判斷。
這就是一個簡單的 AI 工作流:
資料整理 → AI 協助產出初稿 → 人工檢查與修正 → 完成正式內容
AI 負責加快整理與初稿產出,人則負責確認事實、補充脈絡、做出判斷。
二、為什麼上班族需要學 AI 工作流?
許多人學 AI 時,最常遇到的問題是:「我知道 AI 很強,但不知道工作上到底怎麼用。」
其實,上班族最需要 AI 協助的,通常不是非常高深的技術,而是每天都會遇到、但很耗時間的工作,例如:
會議紀錄整理、Email 回覆、簡報製作、報告撰寫、資料摘要、Excel 分析、SOP 整理、專案進度追蹤、週報月報撰寫、學習筆記整理等。
這些工作都有一個共同特色:它們不一定困難,但常常需要大量整理、歸納與文字產出。
如果能把 AI 放進這些流程中,就有機會減少部分重複工作時間。對新手來說,AI 可以協助建立架構;對資深工作者來說,AI 可以協助加快第一版產出;對主管來說,AI 可以協助整理資訊、統整進度與提高溝通效率。
但需要注意的是,AI 工作流的目的不是讓工作「完全自動化」,而是讓人把時間留給更重要的判斷、溝通與決策。
三、AI 最適合協助哪些工作?
AI 很適合處理「文字整理、資料歸納、初稿撰寫、格式轉換、初步分析」類型的任務。以下是上班族最常見的應用場景。
1. 會議紀錄整理
開會後最麻煩的事情,往往不是開會本身,而是會後整理。AI 可以協助把會議筆記、逐字稿或已取得同意的錄音內容,整理成會議重點、決議事項、待辦清單與負責人。
適合請 AI 協助的內容包括:
會議摘要、討論重點、行動項目、決策紀錄、下次會議追蹤事項。
不過,使用 AI 整理會議內容時,必須特別注意資安與隱私。若要錄音、轉逐字稿或上傳會議內容,應先確認參與者知情,並遵守公司內部規範。涉及客戶資料、薪資、人事、合約、未公開商業資訊時,不建議直接上傳到一般 AI 工具。
AI 整理後,也需要人工確認人名、日期、數字、決議內容與責任分工,避免錯誤資訊被當成正式紀錄。
2. Email 與商務訊息回覆
很多上班族每天都花不少時間在回信、回訊息。AI 可以幫你把口語想法改成正式語氣,也可以幫你將太長的回覆縮短,或將生硬的文字改得更有禮貌。
例如你可以輸入:
「請幫我把以下內容改成正式但不冷淡的商務信件。」
「請幫我回覆客戶,語氣要專業、清楚,並委婉說明目前無法提前交付。」
但 AI 不一定知道你公司的實際政策與承諾範圍。涉及價格、合約、交期、賠償、客訴、法律責任等內容時,務必由負責人確認後再寄出,避免產生誤解或過度承諾。
3. 報告與簡報製作
許多人做報告或簡報時,最卡的是「不知道怎麼開始」。AI 可以協助產出大綱、整理架構、優化標題,甚至把長篇資料濃縮成簡報頁面重點。
例如你可以請 AI:
「請把以下資料整理成 8 頁簡報大綱。」
「請幫我把這段內容改成主管簡報用語。」
「請依照問題、原因、建議、下一步的架構整理。」
AI 很適合協助完成第一版,但真正有說服力的簡報,仍需要你補上資料來源、商業判斷、實際案例與具體數據。
4. 資料蒐集與摘要
當你需要快速理解一個新主題時,AI 可以協助整理你提供的資料,摘要文章重點、比較不同觀點,或產出初步觀察方向。
不過,AI 不一定能取得最新資訊,也可能產生錯誤或過時內容。若是涉及新聞、數據、法規、價格、政策、職缺條件、產業趨勢等資訊,仍應回到官方網站、原始報告或可信來源查證,不建議只依賴 AI 的回答。
比較安全的做法是:先由人提供可靠資料,再請 AI 協助摘要與整理;最後由人確認內容是否適合使用。
5. Excel 與數據分析
不熟 Excel 公式的人,也可以用 AI 協助理解公式、產生函數、整理欄位、設計分析方向。例如你可以問:
「我想統計每個部門的平均銷售額,Excel 公式怎麼寫?」
「請根據這份表格欄位,建議我可以分析哪些指標?」
「請幫我解釋這張報表中可能代表的趨勢。」
AI 可以協助你更快理解資料,但不能取代你對資料來源、計算邏輯與商業背景的判斷。若牽涉財務決策、營運績效、人事評估或對外公布數字,仍需由負責人確認資料是否正確。
6. SOP 與知識管理
很多公司都有一種狀況:工作流程靠資深同事口頭傳授,真正要交接時才發現文件不足。AI 可以協助把零散說明整理成 SOP、檢查表、教學文件與新人訓練資料。
例如你可以把一段操作流程整理後提供給 AI,請它產出:
步驟說明、注意事項、常見錯誤、檢查清單、交接提醒。
這類工作流很適合行政、人資、客服、行銷、營運、專案管理等職能。只要搭配人工確認,就能讓知識更容易被保存與傳承。
四、建立 AI 工作流的 4 個步驟
想開始使用 AI 工作流,不需要一次學會所有工具,也不需要從複雜自動化開始。建議從最常遇到、最耗時間的任務切入。
步驟一:找出重複性高的工作
先觀察自己一週內最常做、最花時間的工作。
例如:每週寫週報、每天回信、每次開會都要整理紀錄、每月要做報表、常常要寫社群文案。
只要是「重複出現、格式類似、需要整理文字或資料」的工作,就很適合先嘗試導入 AI。
步驟二:把工作拆成小步驟
不要只對 AI 說:「幫我做報告。」這樣的指令太模糊,AI 產出的內容也容易不符合需求。
你可以把任務拆成:
先整理重點 → 再產出大綱 → 再寫初稿 → 再優化語氣 → 最後檢查是否有遺漏。
拆得越清楚,AI 越容易協助你完成真正需要的結果。
步驟三:建立固定 Prompt 模板
當你發現某個任務常常會重複出現,就可以把好用的指令存成模板。
例如會議紀錄模板:
「請根據以下會議內容,整理成:
1. 會議目的
2. 討論重點
3. 已決議事項
4. 待辦事項
5. 負責人
6. 截止日期
7. 需要追蹤的問題
請用條列式呈現,語氣清楚、適合寄給團隊成員。請特別標註不確定或需要人工確認的地方。」
最後一句很重要,因為它能提醒你不要把 AI 產出直接當成正式答案。
步驟四:人工檢查與優化
AI 產出的內容不能直接視為最終版本。使用前,建議檢查:
內容是否正確?
語氣是否符合公司文化?
數字、日期、人名是否有誤?
是否有過度承諾?
是否遺漏重要脈絡?
是否包含不該外流的資訊?
是否適合對外發布?
AI 工作流的核心不是「全自動」,而是「半自動加速」。人仍然要負責最後品質。
五、使用 AI 工作流前,先做 5 個安全檢查
在把資料丟給 AI 前,建議先問自己 5 個問題。
1. 是否包含個資?
例如姓名、電話、Email、身分證字號、薪資、病假紀錄、客戶資料等,都不建議直接輸入一般 AI 工具。若真的需要整理,應先去識別化,或依公司規範使用指定工具。
2. 是否包含公司機密?
例如未公開財報、合約條款、商業策略、產品 Roadmap、內部報價、客戶名單等,都應依公司規範處理,不應任意上傳。
3. 是否需要取得同意?
若要錄音、轉逐字稿或整理會議內容,應確認參與者知情,並遵守公司政策與相關規範。
4. 是否需要查證?
涉及新聞、法規、數據、價格、職缺條件、政策與專業建議時,都應查證原始來源。AI 可以協助整理,但不應被視為唯一依據。
5. 是否可以直接對外發布?
AI 產出的文字應經人工審稿,確認沒有錯誤資訊、過度承諾、侵權疑慮或不符合品牌語氣的內容。
六、上班族可以先從這 5 種 AI 工作流開始
如果你是 AI 新手,建議不要一開始就追求複雜工具串接,可以先從以下 5 種最容易看到成效的工作流開始。
1. 會議紀錄工作流
適合對象:專案經理、主管、業務、人資、行政、行銷。
流程:取得同意的會議內容 → AI 協助摘要 → 產出待辦 → 人工確認 → 發送團隊。
這是日常工作中很實用的場景,但務必注意錄音同意與資料保護。
2. Email 回覆工作流
適合對象:業務、客服、主管、行政、跨部門溝通者。
流程:輸入背景 → 說明對象與語氣 → AI 草擬 → 人工修改 → 寄出。
重點是要告訴 AI:收件人是誰、你的目的、希望語氣是正式、委婉、積極還是簡短。
3. 簡報大綱工作流
適合對象:企劃、行銷、產品、專案、主管。
流程:輸入主題與可使用資料 → AI 產出架構 → 補充案例與數據 → 轉成簡報頁面。
AI 很適合幫你打開第一步,避免卡在空白投影片前。
4. 週報與績效整理工作流
適合對象:所有需要回報工作成果的上班族。
流程:彙整任務清單 → AI 分類成果 → 整理成週報 → 補充數字與影響 → 送出。
這個工作流也能幫助你累積年度績效資料,避免年底考核時才回想自己做過什麼。
5. 資料摘要與學習工作流
適合對象:需要快速吸收新知、追蹤產業趨勢、準備提案的人。
流程:提供可信資料 → AI 摘要 → 請 AI 提出重點與應用方向 → 人工查證與判斷 → 形成自己的觀點。
這很適合用在閱讀產業報告、研究競品、整理課程筆記或準備內部分享。
七、AI 工作流不是工具問題,而是工作方法問題
很多人學 AI 時,會一直追最新工具。但對上班族來說,更重要的是先理解自己的工作流程。
同一個 AI 工具,在不同人手上會產生不同效果。差別不只在工具,而在你是否知道:
我想解決什麼問題?
我有哪些資料可以安全提供?
我希望 AI 幫我做到哪一步?
哪些內容需要我自己判斷?
產出後要用在什麼情境?
是否需要查證或主管確認?
當你開始用這些問題思考,就不只是單純「問 AI」,而是在設計自己的工作流。
把 AI 當成工作助理,而不是標準答案
AI 工作流的價值,不是讓工作完全自動化,而是幫助上班族從重複、瑣碎、耗時的工作中,找出可以被輔助的部分。
從今天開始,你可以先選一個最常見的工作場景,例如會議紀錄、Email 回覆、週報整理或簡報大綱,試著建立自己的第一套 AI 工作流。只要能把一個任務變得更清楚、更容易重複使用,就已經是很好的開始。
未來的職場競爭力,不一定是誰使用最多 AI 工具,而是誰能更有效率地結合 AI 與自己的專業判斷。
AI 可以幫你整理資訊、產出初稿、提供方向;但真正做出選擇、承擔責任、創造價值的人,仍然是你。
使用提醒
本文提供 AI 工具應用的學習建議,實際使用時仍應依公司資安規範、個資保護要求與工作情境調整。AI 產出內容可能有錯誤或過時資訊,重要資料、對外訊息與正式決策,仍需由使用者查證與確認。
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