專案時程在溝通上的藝術

客務關係發展副理

10/31 00:09

專案時程在溝通上的藝術
「溝通」是專案經理在整個專案生命週期中最重要的工作,而「時間」又是決定一個專案是否會成功一翻兩瞪眼的因素,因此對於時間的溝通與傳達,也就成了專案核心的核心、關鍵的關鍵。
舉例來說,當我們要與程式設計師詢問功能開發所需的時間:
問法一:「這個功能做好你抓要多少時間?」
問法二:「假如從下週一開始,二週的時間不知道夠不夠你和架構師討論、和前端想好介面流程、開發,和交給QA作第一輪測試?」
二種不同的問法,我們也預期會從研發人員那聽到略微不同的答案。前者把球拋給對方,但是也將許多檯面沒點出的細節一併挾帶了給對方;相對地,後者明確講出了範疇以及要求對方畫押的內容,連帶地降低許多在溝通上認知不同的風險。
也因此,專案經理在時程的討論上,首重用字精確,避免以過於開放的說法,而得到過於籠統的答案;精確的發問也可提高在溝通與估算時程的效率,省去還得再來回好幾回確認的必要。
當我們得到了專案成員的回答,在照單全收之前,要先做出專業的判斷,注意對方的用字。先撇開數字的正確性與否不談,若沒有給出明確天數、日期,任何語帶含糊、沒有把握、帶有浮動與變化空間的答案,都值得專案經理花些心思抽絲剝繭,好得到明確的時間概念。
以下舉一些例子:
以中文來說:應該可以、我覺得、大概、我抓差不多、這時間應該夠、再過幾天(週)就好…
以英文來說:hopefully、should be soon、I think、It should be…、just bear with me for another few days/weeks...
聽到這些用詞,專案經理都應敲響心中的警鐘。成員給出時間的信心指數越高,也就意味著專案時程的風險越低。所以除非對於時間的不確定性,來自於對方也無法掌握的範圍(比如決定於其他的人事物和資源狀態),否則別忘了在溝通中少用形容詞,多使用理性的量詞,尤其是一些在組織中容易曠日廢時或石沉大海的工作(合約、跑簽呈...等);另一方面,這對於每個專案成員來說,也會是一個很好的訓練,學習給出準確的答案,做出負責的承諾,無論在哪,在職場上絕對會是受歡迎的一份子。而當對方具備所有條件,理應給出精準的時間時,專案經理就千萬別客氣,畢竟專案永遠會歡迎準確、不馬虎的答案。
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