[職場軟實力]承上啟下組織溝通

Giver學院

06/23 10:33

[職場軟實力]承上啟下組織溝通
和同事溝通常常有理說不清?夾在主管與下屬中間,要如何成為良好的橋樑呢?人際溝通是職場的必修課,一零四人資學院資深顧問黃愛老師與我們分享人際互動的溝通技巧,避免無效溝通之誤思與盲點,協助大家工作上溝通之靈活運用外,更進而達到全方位和諧人際關係、優質向下領導、共好向上管理,以達雙贏之組織與個人目標。
【課程摘要】
文/郭晴
「溝通藝術家」黃愛 談組織溝通與管理
「溝通這門課為什麼這麼複雜?」12月20日Giver學院邀請一零四人資學院資深顧問黃愛,談談人際溝通在日常生活及企業組織內應用,溝通是一門學無止盡的藝術,透過相關課程學習、實際與人互動,在衝突中發現彼此溝通盲點。
財會背景的黃愛,一畢業即選擇會計工作,但卻無法獲得成就感。「或許我可以去客服部門。」她轉念一想,在這個部門中她找到滿腔熱情安放所在,再困難的客戶問題,都能透過她一通電話迎刃而解。主管發現她的才能,邀請她與大家分享箇中秘訣,從此開啟黃愛「溝通」的教育訓練與顧問生涯。
溝通藏在生活細節 用心傾聽開啟友善氛圍
溝通並沒有絕對正確與否,更需考慮彼此感受,即使無法了解對方意思,並不代表說者有誤,更不能一味質疑對方、武裝自己。此外,長久溝通不應只追求目的是否達成,而是提升對話品質,讓彼此皆能在友善且相互同理氛圍中談話。
黃愛生動分享與計程車司機互動例子,說明如何進行有效溝通,善用聲音魅力,用音量與語氣來和緩彼此氣氛,彷彿張出柔軟毛毯包裹住彼此,更重要的是不要跟著對方起舞,巧妙化解危機。
關鍵角色與人際溝通 回到溝通的起點
「我這麼優秀,並不代表你們也要跟我一樣。」溝通的起點是人際關係,而人際關係的出發點是「我」,當展現自信而壓迫他人時,黃愛提醒Giver應保持自信心,求取自我中心與困在他人眼光間平衡,並以「黑白球理論」說明人際關係,帶上欣賞的眼鏡,學習對方優點,從缺點修正自己。
溝通三部曲 覺察、同理與聽說
黃愛將「周哈里窗」應用於「覺察」,知己知彼將使溝通更穩固,虛心接納他人建議與回饋,讓「盲目我」特質轉變為「開放我」;利用自我揭露,將內心情緒「隱藏我」表達出來,讓他人更了解自己,使「開放我」範圍擴大。此外,「講真話」不應是傷害他人的藉口,給予回饋時,仍應顧慮對方感受。
如果「覺察」是一扇打開溝通的門,那「同理」就是一副看見對話雙方隱藏情緒的眼鏡,看見彼此期望、壓力或偏執,溝通過程免不了產生情緒,黃愛以情緒管理心法提醒Giver,面對情緒應回歸原點,思考事件初衷並停止抱怨,尊重彼此在身分、地位及價值觀上的差異。
「聽說」包含傾聽與表達,聽是由心、耳、眼組成,用心傾聽,理解對方話語背後真正情緒與在意,將對方處境換句話說,而不是給明確解決方法,當最佳陪伴者;「眼神」與「肢體動作」對傾聽與表達更是重要,堅定、專注且誠懇眼神,顯示對談話者的尊重,以及大方、肯定姿態,增加話語可信度。
組織內的人際溝通 主管領導風格決定溝通模式
「無法與對方站在同一高度,怎麼能『通』!」溝通從來不是一次就能達陣,需要一段時間給彼此思考、鬆動的空間,看見彼此因高度而產生觀點的差異,黃愛以組織溝通為例,在上位者體貼下屬勇敢表達,反之,部屬理解主管管理的難處,如此才能開啟有效的溝通。
主管「領導風格」決定組織內部的溝通模式,黃愛將其分為四個象限,以集權管理/授權管理為縱軸、人際導向/工作導向為橫軸,包括目標至上、快速果決的將軍型;重視程序、主動關懷的家長型,最適合應屆畢業生及新進人員。自主管理、樂於傾聽的同儕型,給予下屬無壓力的工作環境;重視目標、理性公正的教練型,在個人主義當道的歐美國家、外商企業較多。
黃愛說明在組織溝通中的「表達」,特別重視邏輯清晰,關鍵在於將重點結論優先講,細節過程作為補充,並善用圖像表格與範例,分析不同選項的利益優劣,給主管利於決策判斷的最完備資訊。除了主管與下屬間溝通,黃愛以生命共同體及木桶原則說明團隊內的平行溝通。
Rita最後回饋此次講座心得,除了在公司組織內溝通,也可運用在Giver回答職涯診所中提問者的問題,在回覆求職者時需運用「同理心」,將自己與提問者放在同一平面,才能提供最適切答覆。
【課程資訊】
◾主題:承上啟下組織溝通
◾分享者:黃愛|一零四人資學院顧問諮詢部 協理 / 資深專任顧問
◾日期:2021.12.20(六)
◾時間:19:30-21:30
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