專案面面觀-360°全面探討專案管理

專案時間╱進度控管、專案經理、會議規劃

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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/11/16

讓人又愛又怕的專案會議

專案經理除了報告，維繫專案進度的另一大支柱非「開會」莫屬，偏偏專案成員有時候也最怕聽到「要開會了」這句話。是什麼造成如此矛盾的情節？

首先我們先來想想，為什麼有的PM「那麼愛」開會？因為：

1. 效率：email中沒寫清楚或者需要費力用諸多文字解釋的，可以在多方在場下，一次講清楚

2. 協調：之前分別與幾位成員討論，結果各說各話，而專案經理又難以定奪，乾脆拉到現場來，大家一起討論出解決方案

3. 信任：開會可提供PM 一定程度的安全感，可以親眼見到做事的人，聽他們親口說出自己負責的任務進度；這一點對於PM與成員分處不同地點的團隊來說，更加屬實

所以，好的會議可以讓大家釐清疑點、撥雲見日、讓團隊更有向心力、讓PM專案報告寫起來輕鬆愉快，每次都交出漂亮的進度成績單。

既然好處這麼多，那是什麼情況會導致專案成員變得畏懼開會？

1. 沒有效率：團隊成員偏多，大家覺得大部分討論的內容和自己無關，浪費很多可以做事的時間

2. 協調不佳：沒有效果，真正好的解決方案無法在檯面上討論、部門間立場對立而陷於爭論，難以看到有機會在會議中產生共識

3. 無法交付：因為各種可能的原因（進度不彰、遇到障礙...），無法在會議上給出好的交代，開會帶給成員心理壓力

一次如此，兩次如此，成員對PM、對會議逐漸失去信心，於是參與會議開始顯得被動，而這也讓會議的結果成了負向的漩渦…

不過各位若眼尖，或許可以發現，原本PM的三點初衷，也正好是成員不愛開會的三項阻礙。開會這件事成了兩面刃，如何把這把大刀耍得好，關鍵就在PM身上了。為了能讓開會可以高產出、而不是淪為形式，除了一般在召開會議所需注意的地方外（清楚的議程、確保關鍵人物出席、掌握會議長度，避免過於冗長），比起一般會議更需要多留意的，筆者有以下幾點建議：

• 為避免效率不佳，縱使這年頭專案講究敏捷，講究滾動，不用太過執著於透過會議來達到「專案要透明」、「確保每個人都要隨時同步」這幾點，不妨多利用其他的溝通管道來佈達，也就有機會減短成員參與會議的時間，甚至是列席的必要。

• 為了確保協調能夠成功，事先和關鍵與會成員達成會議目標的共識、甚至推測會議的討論方向與可能的結論，例如先花點時間聊聊：「我希望這個會議可以大家一起想出方法，你在開會前可不可以和我討論幾個腹案？」、「你覺得大家可能不會同意的原因是什麼？」）避免開會現場局面僵硬，沒有結論。

• 用其他管道分別與成員追蹤與公開專案進度，避免讓集體會議成為報告與「交代原因」的沈重場合。

將可能的心理障礙排除、掌握好開會的頻率，開會絕對有機會成為同事間互相交流、建立感情、甚至一起舒壓且讓人期待的愉悅場合！