現象與解決問題之間的距離(一)

吳慧卿

營運經理

01/10 17:46

現象與解決問題之間的距離(一)
前言
很久以前,我曾經開過一堂關於如何解決問題的課程。
課程中大家七嘴八舌的說了一大堆自身的問題,希望從課堂中得到解決問題的方法。雖然問題五花八門,但歸咎起來也不複雜,排名大約是:
工作太多做不完
主管交辦事情不明確又很常改來改去,無法有效執行
同事無法互相幫助
公司制度不佳,也沒有好的工具
不知道怎麼做,公司也沒有人教
這些狀況我想在每個公司或多或少都存在,但要如何有效解決呢?在討論如何解決這些狀況之前,我們先仔細想想,這些陳述是『現象』還是『問題』呢?
『現象』與『問題』的分野在於,現象不一定有解決的方法,但每一個問題都有解決的方法。例如說,『工作太多做不完』這是一個現象,我們往下細究就會出現『什麼樣的工作做不完』、『自身可完成或是需要接棒完成』、『自身技能與工作匹配性足夠嗎?』…。
如果把做不完的工作作出分類之後,大約可以分出『可以獨立完成』與『需要其他單位資訊才能完成』兩大類 ; 或是『自己的能力足夠但還是做不完』與『自己能力不夠所以做不完』兩大類。順著這個分類還可以再分出更多的小類別,分著分著就可以找到問題了,有了問題也就有答案了。
例如說『工作太多做不完』,如果能更加細緻的區分出:60%的工作因為等待回覆而延遲,20%的工作因為上班時間雜事過多而延遲,最後20%的工作因為不知道如何處理,所以一直完成不了。這樣的話,就能針對不同狀況的問題,給予不同的解決方案,問題就可以逐步改變。
我最常說的一句話就是,正確的問題本身就是解答,也就是說如果可以找到正確的問題,就一定可以找到正確的解答。
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