專案面面觀-360°全面探討專案管理

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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/11/06

專案亮紅燈到底該不該說？

身為專案經理，每週、每月你都得固定發出進度報告，在報告中，你是否會、又會用什麼方法，來反映出專案的真實狀態？

專案的任務可以多如牛毛，也因此專案經理往往不會選擇費時費力的方式，以文字逐一說明狀態；於是許多專案管理的軟體或工具，以燈號的方式（紅黃綠），讓專案經理可以快速對每個任務給出「健康指數」，讓繁忙的主管和同仁，一瞥便了然於心專案的整體狀態。

想當然爾，大家都喜歡看到一片綠油油，事情進展順利，偶爾一兩週某個任務呈現黃燈，在下次報告中，就平順的繼續向前；只是日子不會永遠如此美好，當某個環節箭在弦上、某個檯面下的問題就要爆發、資源就是不到位、時程即將嚴重拖延，專案經理會真的給出紅燈嗎？

有的專案經理永遠報喜不報憂，覺得紅燈會顯得自己管理能力不佳，只會為自己換來上層主管的斥責，但是有的專案經理懂得以此做為爭取資源的手腕，以紅燈來向上級要求提出讓情況轉寰的策略；有的專案經理在公司內部鬥爭的政治角力下，完全沒有選擇燈號的自由…；不過也有的專案經理懂得利用燈號，來造成團隊成員必要的心理壓力，好為延宕的專案加速。

也因此，燈號的給予就如同比賽評審，分數的高低難免會有主觀的成分在，但是只要是同一位專案經理，在管理專案的行事風格以及看待問題的角度上，也必定會有其一致性，也因此，相關的專案成員或利害關係人，只要了解這位專案經理的管理方式，自然不難了解該去如何適當解讀其發出的報告或警訊。

至於回到標題所問的，專案亮紅燈到底該不該說，我想答案絕對是肯定的，只是到底應該在每週、每月的報告裡，還是應該在發出報告前，直接到主管辦公室閉門口頭說出來，這沒有絕對的答案，而會取決於公司文化、團隊的溝通模式，以及這個紅燈事件的本質。

不過也有幾個共通的問題，是專案經理可以先思考的，那就是：

「我已經清楚理解導致這個紅燈存在的理由，那就是…」

「我現在也許能先做些什麼，就可以讓這個紅燈變黃燈。」

「如果我辦不到，我想應該會是誰、應該可以透過什麼事件，這個紅燈就有機會消失。」

讓自己心平氣和的看待專案危機，相信專案就有機會健康地穩定發展。