專案亮紅燈到底該不該說?

客務關係發展副理

11/06 00:40

專案亮紅燈到底該不該說?
身為專案經理,每週、每月你都得固定發出進度報告,在報告中,你是否會、又會用什麼方法,來反映出專案的真實狀態?
專案的任務可以多如牛毛,也因此專案經理往往不會選擇費時費力的方式,以文字逐一說明狀態;於是許多專案管理的軟體或工具,以燈號的方式(紅黃綠),讓專案經理可以快速對每個任務給出「健康指數」,讓繁忙的主管和同仁,一瞥便了然於心專案的整體狀態。
想當然爾,大家都喜歡看到一片綠油油,事情進展順利,偶爾一兩週某個任務呈現黃燈,在下次報告中,就平順的繼續向前;只是日子不會永遠如此美好,當某個環節箭在弦上、某個檯面下的問題就要爆發、資源就是不到位、時程即將嚴重拖延,專案經理會真的給出紅燈嗎?
有的專案經理永遠報喜不報憂,覺得紅燈會顯得自己管理能力不佳,只會為自己換來上層主管的斥責,但是有的專案經理懂得以此做為爭取資源的手腕,以紅燈來向上級要求提出讓情況轉寰的策略;有的專案經理在公司內部鬥爭的政治角力下,完全沒有選擇燈號的自由…;不過也有的專案經理懂得利用燈號,來造成團隊成員必要的心理壓力,好為延宕的專案加速。
也因此,燈號的給予就如同比賽評審,分數的高低難免會有主觀的成分在,但是只要是同一位專案經理,在管理專案的行事風格以及看待問題的角度上,也必定會有其一致性,也因此,相關的專案成員或利害關係人,只要了解這位專案經理的管理方式,自然不難了解該去如何適當解讀其發出的報告或警訊。
至於回到標題所問的,專案亮紅燈到底該不該說,我想答案絕對是肯定的,只是到底應該在每週、每月的報告裡,還是應該在發出報告前,直接到主管辦公室閉門口頭說出來,這沒有絕對的答案,而會取決於公司文化、團隊的溝通模式,以及這個紅燈事件的本質。
不過也有幾個共通的問題,是專案經理可以先思考的,那就是:
「我已經清楚理解導致這個紅燈存在的理由,那就是…」
「我現在也許能先做些什麼,就可以讓這個紅燈變黃燈。」
「如果我辦不到,我想應該會是誰、應該可以透過什麼事件,這個紅燈就有機會消失。」
讓自己心平氣和的看待專案危機,相信專案就有機會健康地穩定發展。
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