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客務關係發展副理

10/16 12:32

如何避免專案時程估算錯誤

「你當時不是抓一週,怎麼現在變一個月?」
當專案經理在一個新專案的籌備初期,最關鍵的一項工作莫過於估算相關活動的工時,然後再予以排序與加總,也因此,對於活動工時是否能精準掌握,也決定了估算整體專案時程的成敗。
而在實作上,我們也常常可以看到以下這些因素,造成專案經理給出的時程有相當程度的誤差:
⁃ 太樂觀/太悲觀:每一位實際執行專案工作的人,免不了在評估工時上有不同的風格。有人傾向樂觀(「這沒問題,給我三天就好」),有人保守或悲觀(「我覺得不太容易,可能要四到六週」)。
⁃ 資源的浮動:在以「人」為最大資產的專案中,往往人力的素質與多寡主導著專案的進程;而這兩年疫情對國際造成的影響,也造成了過去穩定的「非人為」因素也開始變得浮動(船期大改、原料出貨不穩定),小則造成延遲,大則造成整個專案不得不停擺。
面對這些情況,專案經理如何在可預期、可掌握的範疇下,盡可能降低工時在估算上的誤差呢?
- 任務的範疇需「合理」切割且定義「清楚」,而這點通常需依賴專案經理對於時間的敏感度來判斷。以為時數週的專案來說,同事告訴你2-4天尚屬合理,但是若到一週,就有可能任務的範疇偏大、可以再切割到更細小的內容。
- 確實掌握工作內容:假如是你,這項工作你會估多久呢?懷孕媽媽知道正常孕期為時四十週、父母知道孩子的正規教育從小學到大學費時六、三、四年,這些與人生相關的數字,我們熟悉到不曾懷疑。那麼對於專案成員所給你的數字,你是否完全信服?
在專案上能夠徹底瞭解每項工作、掌握關鍵任務所需的時間,往往給出的專案時程就會八九不離十。也因此,專案經理對於所處領域的專業知識,是絕對必要的,掌握的程度,必須要到團隊成員給出過於樂觀或悲觀的時程時,你有足夠的能力提出質疑、和對方討論,進而了解對方給出如此預估背後的真正原因。
- 參考可靠的第三方意見:小則諮詢資深的專案經理,大則委託外面第三方顧問公司或工具。例如部分國外軟體專案,即採用了 ”Evidence-based scheduling”(註)的軟體來掌握軟體開發的進展。
- 了解你的成員:我們時常在電視劇情裡看到,負責重要專案的男主角,在下班的觥籌交錯之間,才真正了解某某同事對你積極配合的原因(想搶功升官?)、女主角在茶水間或女廁聽到誰誰誰男友剛求婚,準備開始籌備婚禮(難怪對方不太敢承諾下個月的工作天數 ),因此越能夠掌握專案成員的異動與行事風格,絕對越有益於提高你在預估工時上的信心區間。
若能顧及這些面向,相信足以大幅降低在工時估算上發生大幅誤差的風險。
  • 專案時間╱進度控管
  • 軟體專案管理
  • 工時估算
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工程師

07/27 18:52

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