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客務關係發展副理

12/06 22:05

繞著地球轉,爭取專案時間
在管理一個跨國專案時,專案經理在資源與溝通管理上,最重要的莫過於了解「利害關係人在不同地域的分佈」這件事。以一個軟體專案的開發為例,一間中大型企業可能有著類似筆者任職外商公司時的人力佈局:
- 介面設計:美國、英國
- 本土化(翻譯):客戶(新加坡、美西、英國)
- 程式開發:美國、台灣、德國
- QA: 美國、印度、愛爾蘭
- 資料庫與IT:美國、台灣、愛爾蘭
而在之前一篇「跨時區專案的藝術」分享中,筆者也提到了跨國專案經理務必搞懂時區以及各地長假等小技巧。為什麼這會攸關專案的進行?就拿這家企業的軟體專案為例,在執行階段每天都會面臨著時區決定效率的時刻。比如說:
1. 終於從客戶那拿到翻譯好的文字(新加坡,台灣時間本地下午),可以交給網頁設計師主管派發出去給各國網站負責人(美國,台灣本地今晚凌晨)
2. 後端的程式設計師(台灣,本地下午)需要IT部門(愛爾蘭,當地為台灣本地清晨,即將上班)作內部網路上的調整以便交給QA測試(印度,台灣時間本地中午,即將結束午餐時間)
3. QA(印度,當地下午)發現介面操作上有問題,於是反映給你(台灣,你已經準備就寢了),你必須向設計部門同事(英國,可能正在酒吧小酌)與前端的開發同仁討論問題癥結點…(美國,剛到辦公室,而他沒看到你寄了什麼專案相關信件或待處理事項給他)
於是你發現,如果時區掌握好,可以是下班前email交出去的棒子、睡一覺起來,地球另一端的同事已經有了很好的進展;若是一個不小心,忘了跟催一個亞洲時區出現的bug,就得等超過一天的時間才有機會再抓住歐美的同事。因此實作上,如果你是一個PM,這也許是一天最好的規劃:
- 上午:
o 先整理好前一晚歐美同事所回饋的進度與需要後續溝通的問題,然後大致分成亞洲/非亞洲兩部分
o 接著掌握與亞洲時間(澳紐、日韓、中國、新加坡至印度)的團隊成員、相關客戶、部門主管溝通的時間
- 下午:
o 準備好與歐洲相關的問題,把握幾個小時的重疊時間做好溝通
o 下班前將一些可以以email與歐美同事溝通待解問題提出
換句話說,大原則就是讓自己一天的工作順著地球的時區轉,太陽照不到的,就盡量以email/溝通管道來傳達;如果可以,歐洲與紐澳時區的同事會是很好的銜接(歐洲的下午 vs 美東的上午、澳洲的上午 vs美西的前一天下午),他們不僅可以協助你傳達給美國的同事,某種程度上,他們在語言與職場作風上較為接近,可以順勢善加利用這個優點,讓專案的過程多一些軟性的加分。
溝通上,則注意避免需要來回多次的討論,盡量將問題收斂成選擇題,因為一次來回,就得等地球再轉上一圈,日積月累下來,對專案的進度可是會造成不少內傷,不可不慎。
  • 專案人力資源管理
  • 專案時間╱進度控管
  • 專案管理
  • 軟體專案管理
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客務關係發展副理

11/22 21:30

沒PM的組織,專案要怎麼辦
在中小規模的公司或組織,或是一些較為傳統或新創的產業,因為規模、編制,或是作業上的習慣,時常不如中大型企業具有專職的「專案經理」來負責案子,也因此時常是:
• 老闆自己負責:無論是新創團隊的創辦人、傳統承包商的老闆,經常在談下案子的同時,就扛起了專案經理所做的重要事情:時程評估、溝通與資源管理。
• 產品經理負責:英文縮寫同為PM的產品經理 (Product Manager) 常被視為需扛下其專案的當然人選,但是這兩個角色其實差異很大;如果說產品是我們想要生出的寶寶,那麼產品經理是決定寶寶長相與個性的人,專案經理則是真正孕育他/她、確保寶寶平安出世的人。
• 負責執行的工程師身兼:為了使命必達,負責的工程師或團隊時常在公司「沒有人比你們更懂」的壓力下, 被指派要扛起推動專案的責任。
以上這些狀況都是在組織輕巧時的做法,不過在身兼二職下:
1. 若你是對客戶或投資者承諾、校長兼撞鐘的老闆,別忘了提醒自己務必公開透明 (transparent) ,隨時與員工同步專案的變化與進展,也許是客戶的要求變更、也許是資源的變化(尤其是時間),不要一忙就事情全鎖在自己的Line對話、email信箱、甚至員工們最害怕的地方 — 腦袋裡。
2. 若你是兼任PM的產品經理或工程師,對自己、對大家,都要做好角色的切割,清楚表示自己身兼的專案經理角色所必須承擔的責任,以及因此會加諸於對方的推力(壓力)。這一點隨著事情的推進,會越容易被遺忘,因此別忘了要定期彙整報告、公告整體進度,透過跨功能而對整體專案進度有益的任務,以較為軟性的方式,達到向大家溝通的效果。
身兼二職下工作會變多、壓力容易變大,若有負面情緒開始累積,別忘了好好溝通,或者與主管想辦法疏通,或是尋求外援(例如:將部份專案外包)。
不論您屬於何者,當以下現象開始出現時,組織就該認真評估加入PM資源的可能了:
a. 專案變多或規模變大:當業務或專案規模大到一個階段,最好還是讓專職PM來。(而此時主管可能最容易有的顧慮是:我多請了個員工,之後沒別的案子怎麼辦?這點當今常見的主流做法,就是以「約聘」的階段性人力方式解決。)
b. 影響到原有工作的表現:專案是個需要大量溝通與彙整的工作,或許專案軟體或工具可以協助,但是還是需要有人花時間盯著全局。當時間大到一定的比例,就真的得不償失了(大於30%的工時就要有所警戒、大於40%就絕對該舉紅旗了)。
專案管理的模式,應隨著一個組織的成長而變化,只要對成員之間的合作氛圍、專案前進的節奏保持敏銳嗅覺,而且對身兼的員工保持包容與感謝,那麼在公司更進一步成長前,也就比較不用去害怕專案卡住或一團混亂的陣痛了。
  • 組織發展
  • 專案人力資源管理
  • 專案時間╱進度控管
  • 專案管理
  • 中小企業經營策略管理
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客務關係發展副理

11/16 23:21

讓人又愛又怕的專案會議
專案經理除了報告,維繫專案進度的另一大支柱非「開會」莫屬,偏偏專案成員有時候也最怕聽到「要開會了」這句話。是什麼造成如此矛盾的情節?
首先我們先來想想,為什麼有的PM「那麼愛」開會?因為:
1. 效率:email中沒寫清楚或者需要費力用諸多文字解釋的,可以在多方在場下,一次講清楚
2. 協調:之前分別與幾位成員討論,結果各說各話,而專案經理又難以定奪,乾脆拉到現場來,大家一起討論出解決方案
3. 信任:開會可提供PM 一定程度的安全感,可以親眼見到做事的人,聽他們親口說出自己負責的任務進度;這一點對於PM與成員分處不同地點的團隊來說,更加屬實
所以,好的會議可以讓大家釐清疑點、撥雲見日、讓團隊更有向心力、讓PM專案報告寫起來輕鬆愉快,每次都交出漂亮的進度成績單。
既然好處這麼多,那是什麼情況會導致專案成員變得畏懼開會?
1. 沒有效率:團隊成員偏多,大家覺得大部分討論的內容和自己無關,浪費很多可以做事的時間
2. 協調不佳:沒有效果,真正好的解決方案無法在檯面上討論、部門間立場對立而陷於爭論,難以看到有機會在會議中產生共識
3. 無法交付:因為各種可能的原因(進度不彰、遇到障礙...),無法在會議上給出好的交代,開會帶給成員心理壓力
一次如此,兩次如此,成員對PM、對會議逐漸失去信心,於是參與會議開始顯得被動,而這也讓會議的結果成了負向的漩渦…
不過各位若眼尖,或許可以發現,原本PM的三點初衷,也正好是成員不愛開會的三項阻礙。開會這件事成了兩面刃,如何把這把大刀耍得好,關鍵就在PM身上了。為了能讓開會可以高產出、而不是淪為形式,除了一般在召開會議所需注意的地方外(清楚的議程、確保關鍵人物出席、掌握會議長度,避免過於冗長),比起一般會議更需要多留意的,筆者有以下幾點建議:
• 為避免效率不佳,縱使這年頭專案講究敏捷,講究滾動,不用太過執著於透過會議來達到「專案要透明」、「確保每個人都要隨時同步」這幾點,不妨多利用其他的溝通管道來佈達,也就有機會減短成員參與會議的時間,甚至是列席的必要。
• 為了確保協調能夠成功,事先和關鍵與會成員達成會議目標的共識、甚至推測會議的討論方向與可能的結論,例如先花點時間聊聊:「我希望這個會議可以大家一起想出方法,你在開會前可不可以和我討論幾個腹案?」、「你覺得大家可能不會同意的原因是什麼?」)避免開會現場局面僵硬,沒有結論。
• 用其他管道分別與成員追蹤與公開專案進度,避免讓集體會議成為報告與「交代原因」的沈重場合。
將可能的心理障礙排除、掌握好開會的頻率,開會絕對有機會成為同事間互相交流、建立感情、甚至一起舒壓且讓人期待的愉悅場合!
  • 會議規劃
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客務關係發展副理

11/11 14:57

專案經理如何從進度報告中鹹魚翻身
筆者相信,不論產業為何、專案屬性有何不同,每位專案經理在工作上成天打滾的,莫過於專案進度報告了。這份報告除了反映專案現況、進度,同時希望達到的目的還可以有:
- 讓成員清楚看到自己所負責的任務在專案上的顯現
- 其他團隊在其他環節上有哪些任務正在進展
- 專案是否遇到什麼障礙或資源上的問題,或是有成員需格外留意的地方
為了追求面面俱到,達到這樣的佈達效果,在職場上,我們不難看到專案進度報告最後流於:
- 內容過於冗長
- 與上一次所看到的報告內容重疊度高,時間一久,這些報告容易成為一週週的未讀信件
- 不知成員如何解讀,可能被斷章取義,或者每個收件者擷取到不同的重點…
也因此,專案經理容易:
- 為了不同的聽眾(副總 vs 專員)客製不同深度與廣度的報告,最後落得每天被報告追著跑,寫完了一份就差不多該更新下一週的報告了…
- 吃力不討好,精心整理的報告輕則被忽略,重則被誤解甚至抹黑…
為了遠離如此的悲慘下場,PMBok在專案的溝通管理上清楚提到了幾個在溝通上的重點:
- 溝通的目的在於讓專案成員「有效」參與專案(而不是因為溝通反而扯了專案後腿,造成了內耗)
- 在選擇資訊交換的方法上善用適當的的溝通科技,也就是溝通的媒介(如e-mail、電話、社交媒體等),選擇的方式,首重成員對於資訊需求的急迫度,同時讓專案經理得以高效率地溝通
也因此,筆者深深認為專案經理在辛苦翻滾於email、slack、line或電話和奔波於總經理辦公室之際,必須從專案間磨練的功力莫過於:
1. 如何在書面溝通上避免誤解與誤傳(尤其是傳遞快速的社交軟體):用字追求準確精簡、避免情緒與主觀,背後的邏輯需客觀連貫
2. 隨著管理專案的經驗越來越資深,試著從中看出專案整體的情況,在接收端正確之下(如高層主管),可考慮納入專案的風險與趨勢預測,試著去解讀專案目前人力與成本消耗的情況、分析專案是否有繼續下去的價值。不要小看自己,以為自己只是個統籌專案的小角色,專案經理往往是唯一有機會看出問題與端倪的人。若專案經理能夠適當的反映見解,協助高層在好的時機作出對公司越有利的決策,相信假以時日,這位專案經理在公司裡的價值,就更不可同日而語了。
  • 專案時間╱進度控管
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客務關係發展副理

11/06 00:40

專案亮紅燈到底該不該說?
身為專案經理,每週、每月你都得固定發出進度報告,在報告中,你是否會、又會用什麼方法,來反映出專案的真實狀態?
專案的任務可以多如牛毛,也因此專案經理往往不會選擇費時費力的方式,以文字逐一說明狀態;於是許多專案管理的軟體或工具,以燈號的方式(紅黃綠),讓專案經理可以快速對每個任務給出「健康指數」,讓繁忙的主管和同仁,一瞥便了然於心專案的整體狀態。
想當然爾,大家都喜歡看到一片綠油油,事情進展順利,偶爾一兩週某個任務呈現黃燈,在下次報告中,就平順的繼續向前;只是日子不會永遠如此美好,當某個環節箭在弦上、某個檯面下的問題就要爆發、資源就是不到位、時程即將嚴重拖延,專案經理會真的給出紅燈嗎?
有的專案經理永遠報喜不報憂,覺得紅燈會顯得自己管理能力不佳,只會為自己換來上層主管的斥責,但是有的專案經理懂得以此做為爭取資源的手腕,以紅燈來向上級要求提出讓情況轉寰的策略;有的專案經理在公司內部鬥爭的政治角力下,完全沒有選擇燈號的自由…;不過也有的專案經理懂得利用燈號,來造成團隊成員必要的心理壓力,好為延宕的專案加速。
也因此,燈號的給予就如同比賽評審,分數的高低難免會有主觀的成分在,但是只要是同一位專案經理,在管理專案的行事風格以及看待問題的角度上,也必定會有其一致性,也因此,相關的專案成員或利害關係人,只要了解這位專案經理的管理方式,自然不難了解該去如何適當解讀其發出的報告或警訊。
至於回到標題所問的,專案亮紅燈到底該不該說,我想答案絕對是肯定的,只是到底應該在每週、每月的報告裡,還是應該在發出報告前,直接到主管辦公室閉門口頭說出來,這沒有絕對的答案,而會取決於公司文化、團隊的溝通模式,以及這個紅燈事件的本質。
不過也有幾個共通的問題,是專案經理可以先思考的,那就是:
「我已經清楚理解導致這個紅燈存在的理由,那就是…」
「我現在也許能先做些什麼,就可以讓這個紅燈變黃燈。」
「如果我辦不到,我想應該會是誰、應該可以透過什麼事件,這個紅燈就有機會消失。」
讓自己心平氣和的看待專案危機,相信專案就有機會健康地穩定發展。
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客務關係發展副理

10/31 00:09

專案時程在溝通上的藝術
「溝通」是專案經理在整個專案生命週期中最重要的工作,而「時間」又是決定一個專案是否會成功一翻兩瞪眼的因素,因此對於時間的溝通與傳達,也就成了專案核心的核心、關鍵的關鍵。
舉例來說,當我們要與程式設計師詢問功能開發所需的時間:
問法一:「這個功能做好你抓要多少時間?」
問法二:「假如從下週一開始,二週的時間不知道夠不夠你和架構師討論、和前端想好介面流程、開發,和交給QA作第一輪測試?」
二種不同的問法,我們也預期會從研發人員那聽到略微不同的答案。前者把球拋給對方,但是也將許多檯面沒點出的細節一併挾帶了給對方;相對地,後者明確講出了範疇以及要求對方畫押的內容,連帶地降低許多在溝通上認知不同的風險。
也因此,專案經理在時程的討論上,首重用字精確,避免以過於開放的說法,而得到過於籠統的答案;精確的發問也可提高在溝通與估算時程的效率,省去還得再來回好幾回確認的必要。
當我們得到了專案成員的回答,在照單全收之前,要先做出專業的判斷,注意對方的用字。先撇開數字的正確性與否不談,若沒有給出明確天數、日期,任何語帶含糊、沒有把握、帶有浮動與變化空間的答案,都值得專案經理花些心思抽絲剝繭,好得到明確的時間概念。
以下舉一些例子:
以中文來說:應該可以、我覺得、大概、我抓差不多、這時間應該夠、再過幾天(週)就好…
以英文來說:hopefully、should be soon、I think、It should be…、just bear with me for another few days/weeks...
聽到這些用詞,專案經理都應敲響心中的警鐘。成員給出時間的信心指數越高,也就意味著專案時程的風險越低。所以除非對於時間的不確定性,來自於對方也無法掌握的範圍(比如決定於其他的人事物和資源狀態),否則別忘了在溝通中少用形容詞,多使用理性的量詞,尤其是一些在組織中容易曠日廢時或石沉大海的工作(合約、跑簽呈...等);另一方面,這對於每個專案成員來說,也會是一個很好的訓練,學習給出準確的答案,做出負責的承諾,無論在哪,在職場上絕對會是受歡迎的一份子。而當對方具備所有條件,理應給出精準的時間時,專案經理就千萬別客氣,畢竟專案永遠會歡迎準確、不馬虎的答案。
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11/28 12:00

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客務關係發展副理

10/23 12:29

掌握時程與進度的實用英語
隨著台灣日益邁向國際化,經手跨國專案的機會越來越多,無論是透過視訊會議或電子郵件,以英文與國外團隊成員了解時程或掌握進度,可說是位於台灣的專案經理的例行必要工作。
專案經理在點出所指的專案後,接下來可能會展開一些如此的對話:
1. 詢問進度:
- “Where you are at”:I was just wondering where you are at in this task.
你處於專案的哪個位置,也就是詢問對方進展地如何。
- “Deadline”、“Timeframe” 是時常拿來明確指出日期的用字:What timeframe are you looking at (to finish this task)? Are you comfortable for me to say we will meet the deadline on (date)?
詢問對方再來所需的時間或者對整體專案時程的看法,專案經理可從中得知是否需要調整工時。
2. 除了瞭解進度,也可同時了解專案進行是否遇到問題、資源遇到瓶頸:
- “Is everything in good shape?” 較為籠統概括,卻也較為柔性的問法。專案經理可用來表示對個人與工作上的關心。
- “Get the ball rolling”:I wondered if there is any obstacle or any help you need from me to get the ball rolling.
讓球繼續滾動,也就是讓專案繼續往前推進;專案經理可藉此了解對方是否遇到任何瓶頸,是否有專案經理可以幫忙疏通之處。
- “On someone’s plate”:Do you currently have a lot on your plate? Is there anything that has been preventing you from focusing on this project?
盤子裡是否裝了很多東西,亦即詢問對方手上是否扛著很多事情;這句話時常用在專案經理在規劃人力資源的階段,也可能用在已經展開的專案,專案經理擔心相同的人力資源被多起專案重複使用,而造成了進度上的干擾,因而表示關切。
- “Drop the ball”:I understood you have a lot on your plate, so perhaps the ball got dropped. If the ball got dropped, we’re not going to make it.
在跨國專案中,email聯繫佔相當大的比例,也因此疏漏的情況在所難免。只不過球掉了絕不是好事,對方若因為忙碌或放假沒接到你拋出的球,則請對方再確認;另一種用法,也可用來提醒成員認真處理這項工作,別因此搞砸了專案。
3. 最後,也許是簡單的鼓勵、激勵團隊精神,或感謝對方 (“Thanks for the hard work.”),也可能是需要請對方抓緊進度,利用用詞向對方略微施壓,或是要求對方針對調整後的日期再次畫押。在這一點上,專案經理必須選擇清楚且立場堅定 (clearly and assertively) 的用詞,來顯示出你對於掌握專案時程的信心與決心。以下是一些例句供作參考:
- (Please do your best/We must help each other…) as we’re all in the same boat.
- Please expedite so we may stay on track with our project plan.
- Would it be reasonable to give you 2 more days on this task?
- Your delay would make things difficult for other team members who depend on you.
- We want to avoid any negative consequence due to such delay.
若各位在國際專案上遇到了不知該如何以英文應答的問題,也歡迎在此提出討論!
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