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求職精靈主題教室 / 提案與簡報技巧
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主任

11/22 14:03

【求助】我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?
【職涯診所夥伴提問】
最近,因為疫情關係,老闆讓我們在家裡上班,但是,要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉,而我也才剛轉職到這間公司不久,不太了解老闆希望看到的有多細節,想請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?另外,想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
報告這件事真的讓我好緊張....
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【職涯診所回覆內容】
您好,經了解過您的問題後,給予幾點建議如下。
① 請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?
✍ 因為您剛轉到新公司,會建議您先電話向公司內其他的前輩詢問,並參考他們的做法,才能夠避免以下幾種問題發生。
1. 【接近格式,容易閱讀】
✍ 正常像工作進度,老闆會希望大家都是接近的格式,避免閱讀及呈現內容落差很大,所以您可以先向其他前輩請教,有沒有以前的範本或是格式可以參考,這樣可以減少自己重新做格式的時間,以及與其他人落差太大的問題。
2. 【頁數接近,避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司,建議工作進度做的內容與頁數,初期與前輩等級接近或多2~3頁就好,避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁,不僅造成您每次要報告時壓力很大,若是老闆覺得做的很好,叫其他人也要跟您一樣時,後續工作就難過了。
3. 【圖表為主,精簡文字】
✍ 既然是工作進度,當然要避免寫了很多文字,照本念了一堆後,卻無法呈現出進度到哪的窘境,盡可能多使用圖表完成度:?%來表現,並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向,讓老闆可以清楚看到您的重點,才是比較好的方法。
4. 【備用簡報,避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故, 也怕自己資料準備的不夠充分,這時可以依照前輩簡報範本格式外,多準備6~8頁的補助資料或是原始數據,然後放在簡報的最後並設定連結,這樣若過程中老闆有提出疑問時,可以馬上進行補充更為保險。
② 想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
✍ 此部分也同樣會建議您與前輩詢問,老闆個性是喜歡【聽細節】,還是【聽重點】,如果問不到答案的話可以先選擇講重點,老闆沒說話就維持,老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。
③ 報告這件事真的讓我好緊張
✍ 說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說,面對報告難免心情還是會有點緊張,但不同的是緊張不代表就一定會講不好,就如同面試準備一樣,透過反覆練習的訓練,以及預先思考可能會問的問題與回覆,可以讓您在面對報告時雖然緊張,但不會因此慌了手腳,這才是最重要的。
👍 以上幾點是個人的建議分享,希望能夠解答到您的問題,也願您能夠順利找到想要的方向與答案,祝好運。
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Steve Sue 蘇書平 提案與簡報技巧

執行長

10/22 16:40

沒有萬用型簡報,你得將模組拆解與組合
在工作職場上,多數人最常遇到的挑戰之一,就是如何做出一份好的簡報提案或企劃建議書。
▍外部客戶或合作夥伴簡報
如果你負責開發市場,或者從事銷售相關的工作,你一定想知道,一個產品簡報或專案規劃簡報,如何勾起客戶的興趣或購買欲望?
我過去擔任技術行銷以及業務時,最常遇到的挑戰是,公司剛代理美國某個新產品到台灣來銷售,但是大家都不太知道如何介紹或銷售這個產品,也沒有前輩可以請教;手上有的資料多為英文PDF型錄,或對方提供的一些英文簡報檔。
如何把這些資料轉化成一份客製化的中文簡報,符合台灣客戶的需求,不是原封不動地沿用,才是有效的外部銷售簡報。
▍內部主管或跨部門溝通簡報
如果你的簡報目的,是讓主管採用、同事支持你的專案企劃案,而總經理、主管、其他部門主管,每個人關注的點都不一樣,一份商業計畫如何讓公司所有部門都支持?
有種情形很常見:一份簡報可以說服我的主管,但是別部門的主管不買單。所以多數人在製作簡報時都有個疑惑:如何與不同的人溝通並引起共鳴。
因此蒐集並整合不同部門、不同角色的觀點,製作出符合公司精神與價值的內部企畫簡報,才是簡報的核心。
▍臨時性或緊急狀況的簡報
客戶、配合的業務突然打電話來,請你三天後到他們公司做產品簡報,然而,客戶、同事提供的資訊又很破碎。
你要如何在短時間內,先模擬對方的需求與問題,再快速蒐集資訊並取捨,然後把這些資訊整理成你要的簡報?
▍商務簡報問題與情境百百種,你必須用模組簡報術來拆解
● 如何抓到客戶的需求與問題,快速切入重點?
● 如何準備簡報所需要的相關資料、圖片素材?
● 如何把數據與工作報表,做成一看就懂的圖表?
● 如何透過更有邏輯且有組織的設計架構,把資料整理成簡報檔?
● 要如何簡單扼要的表達出重點?
● 要如何吸引聽者的目光,讓對方聽得下去?
● 簡報時我該如何注意什麼肢體與語言溝通?
● 如何培養出簡報美學?
● 有沒有什麼好用的簡報功能?
▍模組簡報術的概念與實作
關於以上問題,模組簡報術會提供一套完整的解決方案,幫助你用最有效率的方式,處理商務簡報上的問題。
我將結合過去二十年在不同部門的實務工作經驗、工作流程拆解與簡報工具,把複雜的產品服務簡報或公司提案簡報,以更有結構的編排設計、快速拆解的技巧,讓你可以透過這些模組,與主管、同事、部屬或客戶精準溝通。
一份好的簡報不光是美學與設計而已。如果你的溝通技巧或理解能力不好,也會嚴重影響最後簡報的呈現。例如我在外商公司上班時,美國總部其實已做好產品或公司介紹的簡報範本,我們只要帶著它去和客戶說明。但同樣的簡報檔,為什麼有些人講起來很順口、有些人講起來就是卡卡的?關鍵就在於,表達溝通和理解能力的差異。
因此模組簡報術,更包含了職場工作者所需要的商業談判、溝通技巧、問題分析等相關內容,透過模組化與整合式的簡報技巧,將獲得全然不同的簡報思考方法。你也可以建立屬於自己的簡報標準化作業流程,以後你面對各種商務簡報問題皆能迎刃而解!
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作者

10/18 07:17

溝通破冰及提案該學的小技巧
你是不是常苦惱與人聊天時,該如何開啟話題?如果今天要去演講或提案簡報,要如何吸引聽眾的注意力?到底要講什麼,別人才會想聽?
想引起別人的注意,就要找到有共鳴的話題。常常我們會用「今天天氣如何」破冰,就是因為這是一個大家都理解的話題。
聊天氣聊膩了吧?到底有什麼可以聊呢?
秘訣就是從一天的開始,就搜集專屬今天的話題。像是:
昨天、今天或最近發生什麼重大新聞?
明星或網紅有什麼出乎意料的八卦嗎?
現在流行的話題、用語是什麼?
今天是什麼特殊節日嗎?
台灣各地最近有什麼特殊慶典嗎?
今天是哪一個名人的生日?
>> 詳情請看文章
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產品經理

10/07 08:07

什麼是「沉浸式簡報」?它如何顛覆了大家對於投影片設計的認知?
什麼是「沉浸式簡報」?它如何顛覆了大家對於投影片設計的認知?
特別推薦papaya電腦教室裡面教導大家,如何讓整個簡報像是一場商品介紹的demo一般~
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Steve Sue 蘇書平 提案與簡報技巧

執行長

08/16 17:31

如何打破你對簡報的知識邊界
我年輕的時候,為了培養自己的簡報能力,參加過各種不同資訊大廠所舉辦的經銷商簡報比賽,透過不斷的和其他公司高手過招的標竿學習與刻意練習,我開始學習到不同國家包含台灣、美國、日本以及不同國際大廠的簡報風格。
於是我試著把自己的簡報風格提升到另外一個境界,也就是「無差別流」,我開始不用公司提供的母片和配色,所有的簡報美學和架構,我都會因為不同的客戶有不同的簡報風格。這也是避免讓自己和別的同事一樣,掉入到一種標準化簡報的思維,因為這樣會讓自己慢慢失去創意和思考的能力。
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林懷駿 09/30 07:51

產品經理

            把基礎的圖表跟段落模組化,就可以減少風格跟著對象改變後還要調整的時間;這樣在心態上也能繼續支持自己可以在內在一致的情況下面對多變的對象,對簡報有更多的樂忱~
        
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作者

09/27 09:43

溝通表達,原來這麼簡單!
真正會溝通的人,絕對不是滔滔不絕的人,因此就算演講很厲害,還不能說得上會溝通。
我出社會後第一份工作當業務,好學的我參加許多課程,讀了許多書,學習以提問為中心的SPIN銷售法。當業務的過程我學到,一個好的業務絕對不是自己一直說,而是要傾聽客戶需求,提出解決方法。
當了自由工作者之後我開始當成人的講師,學到溝通表達要講重點還要有趣,大家都這麼忙,來學習就是要學重點。也因為大家都很忙,如果上課不有趣,就要打瞌睡了!
講完我的職涯溝通故事,我來說明溝通表達的重點:
1. 以聽眾為主體。聽眾就像水杯,你的話語是水。要依著水杯的大小跟形狀,以不同的速度、注入不同的水量。用像水一般簡單的話語,用日常口語表達,用熟悉的事物類比舉例。
2. 時時關注你的聽眾。適時停頓,確認聽眾是否聽懂了。觀察對方姿勢、表情、附和方式。
3. 聽跟說一樣重要。不同的溝通場景,聽跟說的比例也不同。
如果是演講,說跟聽的比例是9:1;
如果是面試,說跟聽的比例是7:3;
如果是銷售,說跟聽的比例是3:7。
4. 訓練自己的講話邏輯。有邏輯的溝通表達會讓聽眾很快得到重點。可以嘗試把你要講的內容分成3個重點。這3個重點彼此獨立或是循序漸進都可以。
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作者

09/02 14:03

給職場初心者的簡報建議:先把基本功練好
剛出社會的新鮮人志傑,在竹科上班。每個月底,部門都固定要向大老闆報告工作進度。過去這個工作當然輪不到菜鳥志傑,但以往負責報告的同事,臨時收到客戶的會議通知,必須出差一趟,這個工作就落在志傑身上。
志傑很緊張,進公司後,從來沒在這麼多高層面前報告過。志傑花了許多時間熬夜加班,製作投影片。對字型、顏色斤斤計較,調來調去,非常龜毛,就是為了做出一份精美的投影片,讓老闆對他印象深刻。
到了會議那天,志傑充滿自信秀出他那精美的投影片,報告結果卻不如志傑預想。原來忽略了一件事,準備簡報時,他只注重在投影片的設計,卻沒有整合結論以及設計報告的邏輯。導致在老闆面前報告時,投影片看起來很美,論點卻是漏洞百出,報告得零零落落。
志傑陷入了不少工作者的盲點,追求「軍備競賽」,忘了基本功。就像拿了一把很好的槍,卻連靶都瞄不準,有再好的槍都沒用。
簡報的本質,就是要告訴老闆或客戶結論及佐證。過去沒有Power Point及其他簡報設計的軟體問世前,就是最簡單的口頭報告,或頂多手繪圖表、手寫筆記。
該如何把工作的本質、核心做好才是最重要的。科技日新月異進展,有些現代工作者,反而一開始就花了許多時間學習簡報軟體,將大量時間花在調配色、做特效…等等,十分可惜。
舉我自己為例,兩年前我開始學習拍影片。一開始拿著小相機拍,用電腦最陽春的剪輯軟體。如果需要動畫效果,我就土法煉鋼用小學生都會的PPT的動畫來做。總之,把影片做出來最重要。
後來接了一些商業的案子,找專業攝影師合作,學習到許多打光、收音的知識。我也開始學習用專業的剪輯軟體後製影片,影片品質當然提升不少。
有些人看到我早期拍的影片,畫面跟收音都是基本的時候,竟然跟我說拍得很好。坦白說,我覺得大部分的觀眾,不太能看出影片畫質與收音細微的差別,因為影片的核心價值是內容,內容的重要性大過一切。如果你也想拍影片,千萬別落入軍備競賽!
結論:想想你的工作,你想做的事,核心內容究竟是什麼?往基本功去練習。等基本功建立紮實之後,再想其他錦上添花的東西。不要把寶貴時間用錯地方,而不自知!
本文作者 / 蔡明淳(社群及寫作顧問)
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