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喵星人

10/08 14:59

產品經理(PM)與設計師溝通上常遇到的溝通問題如何解?
在產品經理(PM)與設計師的合作中,經常會遇到溝通上的挑戰,這些挑戰往往來自於角色職責、目標、工作流程等方面的差異,如需求與目標不明確可能會導致出現偏差或設計師反覆修改;或是雙方優先級不一致,可能導致工作進度延宕等等,以下將分享一些常見的問題及解決方法:
1. 需求與目標不明確
問題:
PM提出的產品需求或目標不夠清晰,導致設計師對於要解決的問題和設計範疇沒有明確方向,最終出現偏差或反覆修改。
解決方法:
- 提供明確的需求文檔:PM需要在與設計師溝通前,準備詳細的需求文檔,涵蓋功能需求、目標用戶、業務目標、使用情境和用戶痛點。這樣可以幫助設計師更好地理解產品的核心價值。
- 協作定義成功標準:PM與設計師共同定義設計的成功標準,確保設計師明確知道在設計中應達到的具體結果。
2. 缺乏用戶觀點的理解
問題:
PM專注於業務目標和功能需求,而設計師則專注於用戶體驗與視覺表現,雙方可能會忽略對方的重點,導致產品設計無法同時滿足業務與用戶需求。
解決方法:
- 共同關注用戶需求:PM與設計師應共同參與用戶研究、用戶測試和需求分析,建立對用戶需求的共識。通過數據驅動的用戶洞察,找到業務與用戶體驗的平衡點。
- 跨領域學習:PM應多了解用戶體驗設計的原則,而設計師則可學習產品管理和業務需求,這樣雙方能更容易理解彼此的觀點,促進合作。
3. 優先級不一致
問題:
PM經常面對多個業務需求和項目,可能會要求設計師優先處理某些設計任務,而設計師則可能認為某些設計工作應該更加完善,兩者之間的優先級可能衝突。
解決方法:
- 透明化優先級設定:PM應該明確告知設計師優先處理哪些需求及其背後的原因,並與設計師討論這些優先級的合理性。確保設計師理解業務上的緊迫性,同時尊重設計流程所需的時間。
- 協同規劃設計時間:設計師也應向PM清晰表達設計任務所需的時間和質量要求,雙方協商設計的里程碑和時間表,避免無法達到彼此預期的狀況。
4. 溝通頻率與方式不當
問題:
PM和設計師的溝通頻率或方式可能過於稀少或頻繁,導致設計進度不明確或反覆修改的情況。過少的溝通會讓設計師方向偏離,過多的溝通則會打斷設計師的創作過程。
解決方法:
- 設置定期會議:PM與設計師應定期舉行簡短的會議,如每週一次的設計進展檢視會議,避免過度打擾設計師的日常工作,同時能及時獲取設計進展和方向調整。
- 使用適當的溝通工具:對於日常小問題,可以使用如Slack、Email或其他即時通訊工具進行簡短溝通,避免開會頻繁打斷工作的情況。
5. 對設計方案期望不一致
問題:
PM可能對設計方案的期望與設計師的理解不同,導致最終輸出的設計方案與PM的預期不符,進而出現反覆修改或彼此不滿意的情況。
解決方法:
- 早期視覺原型驗證:在設計初期,設計師可以展示低保真原型或概念草圖,與PM共同檢查設計方向,及時確認是否符合需求和預期,減少後期大幅修改的風險。
- 持續反饋循環:設置定期的設計評審會議,讓PM參與設計的各個階段並給予及時反饋,這樣設計師能根據反饋逐步調整,減少大規模的修改需求。
【總結】
PM與設計師之間的溝通挑戰來自角色間的差異,但通過建立明確的溝通流程、共同關注用戶需求、協商優先級、保持合適的溝通頻率以及明確期望,可以有效減少這些問題,促進高效合作和產品的成功。
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10/08 00:36

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喵星人

10/08 09:19

PMO專案管理辦公室(Project Management Office),主要類型、職責有哪些?
PMO(Project Management Office,專案管理辦公室)是一個在組織內部負責標準化專案管理流程、提升專案執行效率以及確保專案成功的部門或團隊。PMO的具體職能和職責可能因組織的規模、行業及需求而有所不同,但其核心目標通常是提供支援、指導和監控,以促進專案的有效管理和實施。
► PMO的主要類型
根據其功能和影響範圍,PMO可以分為以下幾種類型:
1. 支持型PMO(Supportive PMO)
- 特點:提供專案管理的模板、工具和最佳實踐,主要依賴專案經理自主使用這些資源。
- 適用情境:組織中專案管理需求較為靈活,專案經理具有較高自主權和經驗。
2. 控制型PMO(Controlling PMO)
- 特點:除了提供工具和模板外,還設立標準和指南,並要求專案遵循特定的管理流程。
- 適用情境:需要在專案管理上保持一定的一致性和標準化,但不需要全面控制。
3. 指揮型PMO(Directive PMO)
- 特點:直接負責專案的管理,指派專案經理並全權控制專案執行。
- 適用情境:組織內專案數量多且複雜,需要中央集權式的管理和控制。
► PMO的主要職能與職責
1. 標準化專案管理流程:制定和維護專案管理的標準、流程和方法論,確保全公司專案管理的一致性和高效性。
2. 提供專案管理工具和資源:提供專案管理軟體、模板、報告工具等,幫助專案團隊更有效地計劃、執行和監控專案。
3. 專案支援與培訓:為專案經理和團隊成員提供培訓、指導和支援,提升他們的專業能力和管理技能。
4. 專案監控與報告:追蹤專案進度、成本、風險等關鍵指標,並定期向高層管理層報告專案狀況,確保專案按計劃進行。
5. 資源管理:協調和分配組織內的資源(人力、財務、設備等),確保專案能夠獲得所需的支持。
6. 風險管理:協助專案識別、評估和管理風險,制定應對策略,減少專案失敗的可能性。
7. 績效評估與改進:評估專案的成功率和績效,分析失敗原因,並持續改進專案管理流程和方法。
► PMO在組織中的重要性
1. 提升專案成功率:通過標準化流程和提供專業支援,減少專案失敗的風險,提高專案按時、按質、按預算完成的可能性。
2. 增強組織透明度:提供全面的專案狀況報告,讓高層管理層能夠及時了解專案進展,做出明智的決策。
3. 促進資源優化:有效管理和分配組織資源,避免資源浪費和衝突,提升整體運營效率。
4. 推動組織學習與知識管理:收集和分享專案經驗和最佳實踐,促進組織內的知識積累和持續改進。
► PMO的挑戰與應對
1. 文化阻力
- 挑戰:組織內部對新制度和流程的抵觸情緒,可能影響PMO的推行。
- 應對:通過有效的溝通、培訓和領導支持,逐步改變組織文化,獲得員工的認同和支持。
2. 資源限制
- 挑戰:PMO自身可能面臨人力、財務等資源不足的問題。
- 應對:合理規劃和優化資源配置,優先支持關鍵專案,逐步擴展PMO的能力。
3. 維持靈活性
- 挑戰:過於僵化的流程可能限制專案團隊的創新和靈活性。
- 應對:在標準化和靈活性之間找到平衡,根據專案需求靈活調整管理方法。
4. 持續改進
- 挑戰:專案環境和需求不斷變化,PMO需要不斷更新和改進自身。
- 應對:建立持續改進的機制,定期評估PMO的效能,並根據反饋進行調整。
【實例說明】
例如,一家大型軟體開發公司設立了PMO來統籌所有軟體開發專案。PMO負責制定統一的開發流程、提供專案管理工具、進行專案培訓,以及監控專案進度和質量。通過PMO的支持,公司的專案成功率顯著提高,資源利用效率也大幅提升,最終促使公司在競爭激烈的市場中取得了更好的業績。
【總結】
PMO作為組織內專案管理的中樞,通過標準化流程、提供支援和監控專案,能夠有效提升專案的成功率和組織的運營效率。然而,建立和運營一個高效的PMO需要克服文化阻力、資源限制等挑戰,並不斷適應和改進。對於希望提升專案管理水平和整體競爭力的組織而言,PMO無疑是一個重要且不可或缺的存在。
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07/16 00:00

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知識貓星球

喵星人

16分鐘前

專案管理方法:PDCA 循環與 RACI 矩陣是什麼?簡單解釋兩個概念及應用,專案經理(PM)必修課!
PDCA循環與RACI矩陣是兩種在管理和專案管理中常用的工具和方法,分別用於持續改進和明確責任分配,在專案管理中通過結合使用這兩者,可以有效提升專案的執行效率和成功率。PDCA循環提供了一個系統化的改進框架,而RACI矩陣則確保了每個任務的責任明確,兩者相輔相成,共同推動專案的順利進行。以下將詳細解釋這兩個概念及其應用。
【PDCA循環】
◆ 定義
PDCA循環(Plan-Do-Check-Act Cycle),也稱為戴明循環,是一個持續改進的管理方法論,旨在通過反覆循環的四個階段來不斷提升流程和產品質量。
◆ 四個階段
1. Plan(計劃)
- 內容:識別問題或改進機會,設定目標,制定實現目標的計劃,包括資源、時間和方法。
- 目標:確定需要改進的具體領域,並制定具體可行的行動方案。
2. Do(執行)
- 內容:按照計劃實施改進措施,並記錄過程中的數據和信息。
- 目標:將計劃付諸行動,並在執行過程中收集必要的數據以便後續分析。
3. Check(檢查)
- 內容:分析執行階段收集到的數據,評估改進措施的效果,與目標進行比較。
- 目標:確定改進措施是否達到預期效果,找出差距和問題所在。
4. Act(行動)
- 內容:根據檢查階段的結果,決定是否要標準化改進措施、進行調整或重新開始PDCA循環。
- 目標:確保改進措施得到持續應用,並根據反饋進行進一步優化。
◆ 應用
PDCA循環廣泛應用於質量管理、流程改進、專案管理等領域。例如,在專案管理中,PM可以利用PDCA循環來持續優化專案流程,確保專案按計劃進行並達到預期目標。
◆ 實例
假設一家製造公司希望提升產品質量:
- Plan:識別質量問題,設定降低缺陷率的目標,制定改進計劃如引入新的檢測設備。
- Do:實施新設備,並進行員工培訓。
- Check:分析改進後的質量數據,評估缺陷率是否下降。
- Act:若效果顯著,將新設備和流程標準化;若效果不理想,調整計劃並重新循環。
【RACI矩陣】
◆ 定義
RACI矩陣是一種責任分配工具,用於明確專案或流程中各個任務的責任人。RACI是四個英文單詞的縮寫,代表不同的責任角色:
- Responsible(負責):執行任務的人。
- Accountable(當責):對任務結果負最終責任的人,通常是決策者。
- Consulted(諮詢):在任務執行過程中需要被諮詢的人。
- Informed(通知):需要被告知任務進展和結果的人。
◆ 功能
RACI矩陣通過將任務與相關角色對應,確保每個任務都有明確的責任分配,避免責任不清或重複,提升協作效率。
◆ 如何製作RACI矩陣
1. 列出任務:將專案或流程中的所有任務列出來。
2. 列出角色:列出參與專案的所有角色或人員。
3. 分配責任:在矩陣中標註每個任務對應的R、A、C、I角色。
◆ 應用
RACI矩陣廣泛應用於專案管理、流程設計、團隊協作等場合,特別是在跨部門合作或大型專案中,能有效明確各方責任,避免混亂。
【PDCA循環與RACI矩陣在專案管理中的結合應用】
在專案管理中,PDCA循環和RACI矩陣可以結合使用,提升專案的持續改進和責任明確性。
◆ 具體應用
1. 計劃階段(Plan):
- 使用RACI矩陣明確各項任務的責任人,確保每個任務都有明確的負責和當責人。
2. 執行階段(Do):
- 根據RACI矩陣分配的責任,具體執行各項任務,並按照計劃進行。
3. 檢查階段(Check):
- 評估各任務的執行情況,根據RACI矩陣中的角色進行反饋和諮詢。
4. 行動階段(Act):
- 根據檢查結果,調整RACI矩陣中的責任分配,優化專案流程,進行持續改進。
【優勢】
- 責任清晰:RACI矩陣確保每個任務都有明確的責任人,避免責任不清。
- 持續改進:PDCA循環促進專案的持續優化,提升專案質量和效率。
- 高效協作:兩者結合能夠提升團隊協作效率,確保專案目標的實現。
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10/07 16:05

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電話英語
後疫情時代,電話或con-call越趨頻繁。要打給老外時電話拿起來卻猶豫老半天? Con-call到一半突然訊號差聽不到,不知如何啟齒? 接到抱怨電話該如何回應? 如何讓自己的英文聽起來更禮貌舒適? 立刻報名,克服恐懼! 【目標對象】欲學習中高階商務英文簡報和書信應用技巧之國內在職企業人士,採全英語授課,建議具備中等英文程度。 【師資簡介】外貿協會培訓中心專任師資 【課程內容】內容包含影片、講義、習題等,建議學習時數每堂2小時 (學習進度因人而異) 1. Exchanging and Checking Information 如何精確交換資訊,不再有聽沒有懂!​ During telephone conversations, exchanging information can be tricky as we do not have the luxury of being able to see the person who’s speaking to us. This can make exchanging information a bit more difficult if not done properly. In this course, you will learn how to properly give clear and correct information on the telephone, and then check to clarify whether everything was heard correctly. 2. Describing Technical Difficulties 收訊不良怎麼辦? The goal of this course is to learn the most common keywords and phrases used when we encounter technical difficulties during business calls. When a technical problem occurs, it is important to sound both natural and polite in order to show professionalism. Therefore, this course also focuses on the skill of buffering your speech on a phone call. 3. How to Deal with Complaints 用英文回應客訴我不怕! It is not unusual for businesses to receive customer complaints over the telephone. Dealing with them in a positive and constructive manner will help these business keep their customers. In this course you will learn the key phrases in English and important useful approaches when dealing with customer complaints over the phone. Managing customer complaints and resolving them quickly will of course result in improved and repeat business from your customers. 4. How to Sound More Polite 讓你講英文也很有禮貌! In business, it is extremely important to show professionalism and respect to your business partners by being polite. For English learners, using polite language might not be the easiest thing to do as it requires the speakers to use longer and more grammatically complex sentences. In this course, you will learn how to make your sentences sound more polite when you need them in business.
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喵星人

3小時前

IG 限動更新!6 種全新字體+文字貼紙創作工具,讓限時動態更具個性與創意
Instagram在最新的更新中,推出了一系列專為限時動態和Reels設計的新字體工具,不僅提升了用戶的創作自由,還能讓你的貼文更具吸引力。這次更新包含6款與字體工作室Colophon Foundry聯手打造的字體,滿足不同文化與創作需求,讓每位用戶都能展現自己的風格與個性。
▍IG限時動態的全新創作體驗
Instagram此次與Colophon Foundry合作,特別為限時動態和Reels推出了6款全新字體。這些字體設計與40位字體專家和語言學者攜手打造,並且考慮到全球用戶的需求。這次更新讓IG用戶在發表內容時能有更多元化的選擇,從而更好地展示個人特色。
這次新增的字體包括:
● Signature:柔美的草書字體,適合用來傳達手寫風格的溫馨感。
● Editor:受到80、90年代文字處理器啟發的復古字體,為你的內容增添懷舊感。
● Bubble:富有趣味的字體設計,帶有怪誕的氣息,特別受年輕用戶的青睞。
● Squeeze:這款字體專為meme製作設計,壓縮風格讓畫面更具娛樂性。
● Poster:經典的襯線字體,強調視覺張力,適合用於強調重要訊息。
● Deco:靈感來自裝飾藝術,帶來華麗而優雅的視覺體驗。
這些字體設計不僅在視覺上多樣化,還能根據不同文化背景進行調整,讓IG的限時動態和Reels內容更加豐富。用戶可以藉此設計出個性化的貼文,讓內容脫穎而出,吸引更多互動。
▍打破創作的限制,讓用戶都能當設計師
Instagram希望透過這些全新的字體工具,讓每一位用戶都能成為自己的設計師。無論是日常動態分享還是商業內容推廣,這些字體都能為你的內容賦予更高的創意表達自由。例如年輕用戶可選擇Bubble字體來展現其活潑個性,或是透過復古風的Editor字體搭配當下Y2K潮流,為限時動態帶來全新的視覺效果。對於個人品牌或商業用戶,Poster字體和Deco字體能有效幫助提升品牌識別度,吸引潛在客戶的目光。
▍新字體帶來的多層次創作效果
除了字體的多樣選擇,Instagram此次更新還加入了更多互動元素。現在用戶不僅能在Story和Reels中使用這些字體,還可以在發布照片時加入全新的「文字貼紙」和「Sticker」功能,用戶能在照片上疊加矩形、圓形、心形等不同形狀的圖片,為平常的照片發布增添更多趣味與層次感。字體還能搭配不同的動畫特效,進一步提高用戶的創作空間。
▍限時動態新字體助你脫穎而出
Instagram這次推出的6款新字體,無論是在視覺效果還是文化包容性上,都讓用戶擁有了更高的創作自由與個性化選擇。不論是日常生活分享,還是品牌推廣,這些新工具都能幫助用戶在限時動態和Reels中脫穎而出,創造出更具個性化、創意的內容。雖然目前這些字體只支援英文,但未來中文字體的加入將進一步提升用戶體驗,讓全球用戶都能享受到這些創意工具的便利。
➤ 圖片來源:instagram
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林閔政

就業服務講師

10/07 10:03

就業服務乙級台北一日課程學員感想(高雄實體課報名中)
台北的一日實體課,比我在家兩天風風火火學習的內容還要多!」這是一個全方位的學習體驗,無論是深度還是廣度,學習效果都令人驚豔。
有學員也分享:「仔細認真聽了一遍,很多重點觀念真的有感覺!」甚至有同學表示,不惜花費五小時車程來回,也覺得非常值得!
我們的教室環境舒適,學習氛圍濃厚,學生專心學習的畫面更是令人感動。來這裡,你會發現真正的學習就是如此扎實且有收穫。
2024第三梯高雄實體課程報名(10月12號)⇩⇩
高雄10月12號(六)高雄市苓雅區中正二路175號13樓之3上課教室:信義館 k135教室 (近信義國小站4號出口50公尺,步行約1-3分鐘)
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貿協ITI eMaster線上商務英語書信班|打造更勝AI寫作力🚀 🎯<書信1> 超實用商務英語書信 🎯<書信2> 精進職場銷售必修課 上班族每天處理無數封Email,您還在抓破頭卻寫不出來嗎?想找AI輔助撰寫信件,卻擔心文法語氣像冰冷機器,少了真摯情感的溫度?讓ITI幫您提升寫作速度與自信,打造更勝AI寫作力!提升書信溝通技巧,助您拓展全球業務無往不利!由ITI資深外籍教師設計,您將學到商務英語書信撰寫格式、語調、慣用語,並模擬不同職場情境下的演練! <書信1> 職場最常用的詢價與需求信、最讓人頭疼的客訴抱怨信回應、壞消息通知等; <書信2> 精進銷售必修的下單及接單、禮貌請款及催款回覆、提供商務進度更新彙報等; 透過「線上自主觀看教材」搭配「專屬外師批改作業服務」,助您成為職場書信高手,寫得精準又快速! (可單獨報名書信1或書信2,兩班全報更享優惠,輕鬆打造更勝AI寫作力!) 學員好評推薦: ● 課程具備完整的英文書信架構、語氣、範例教學,實用性高。 ● 課程十分充實,幾乎涵蓋了各種情況會使用到的商用英文書信。 ● 教材編寫精準針對國際貿易日常工作最容易遇到的問題。 一、上課期間:老師指導方案 全年招生中 二、招生對象:欲精進商務英語簡報應用技巧之國內在職人士,採全英語授課,建議具多益550分程度 三、師資陣容:外貿協會培訓中心專任外籍師資,平均年資10年,業界經驗與教學經驗豐富。 四、課程內容: <書信1> 超實用商務英語書信 1. Overview: Structure and Format, Tone, Common Language 課程總覽:架構、格式、語調、慣用語 2. Inquiries and Requests 詢價與需求信 3. Inquiries and Requests Replies 回覆詢價與需求信 4. Complaint 抱怨信 5. Replies to Complaints 回覆抱怨信 6. Giving Bad News 通知壞消息 <書信2> 精進職場銷售必修課 1. Business emails format, tone, and common language 商務書信格式、語調、慣用語 2. Order emails 下訂及取消訂單 3. Replies to orders 接受或拒絕訂單 4. Payment requests 請款、付款提醒、最終催款 5. Replies to payment requests 回覆請款 6. Writing and requesting updates 請求或提供更新進度資訊(如:專案、訂單、價格等)
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專案經理職涯選擇、產業趨勢與未來增長如何判斷?
選擇適合的產業進入專案經理角色需要綜合考慮個人興趣、技能、職業目標以及市場趨勢。通過自我評估、深入市場調研、建立人脈和獲取相關經驗,你可以更有信心地做出明智的決策。此外,持續學習和適應變化也是在專案管理職業中取得成功的關鍵。
【考慮產業趨勢與未來增長】
選擇一個有前景和持續增長的產業,可以為你的職業發展提供更多機會。以下是一些評估產業趨勢的方法:
a. 市場規模與增長率
分析目標產業的市場規模和預計增長率。快速增長的產業通常有更多的工作機會和發展空間。
b. 技術創新
評估該產業的技術創新程度。高度創新的產業,如人工智能、區塊鏈等,可能提供更多的挑戰和機會。
c. 競爭格局
了解該產業的主要競爭者和市場結構。競爭激烈的產業可能要求更高的技能和創新能力。
d. 政策與法規
考慮政府政策和法規對該產業的影響。例如,新能源、醫療等行業可能受到嚴格的政策監管。
【 與個人興趣和價值觀對齊】
選擇一個與個人興趣和價值觀相契合的產業,有助於保持職業熱情和動力。思考以下問題:
- 你希望從事的工作能夠解決什麼樣的問題?
- 你希望你的專案對社會或組織產生什麼樣的影響?
- 你是否願意投入時間學習特定行業的知識和技能?
【進行市場調研與資訊收集】
深入了解目標產業的具體情況,通過以下方式進行市場調研:
a. 閱讀行業報告與文章
閱讀專業機構發布的行業報告,如Gartner、Forrester、McKinsey等,了解行業趨勢和市場分析。
b. 參加行業活動與研討會
參加相關的行業活動、研討會和網絡研討會,與行業專家交流,獲取最新資訊。
c. 追蹤行業新聞與動態
關注目標產業的新聞網站、博客和社交媒體帳號,了解行業最新動態和技術進展。
【建立人脈與進行資訊性面談】
與在目標產業中工作的專案經理和其他專業人士建立聯繫,獲取第一手的經驗和建議。
a. 利用職業社交平台
通過LinkedIn等職業社交平台,找到並聯繫目標產業的專案經理,請教他們的經驗和建議。
b. 參加校友活動與職業博覽會
利用學校的校友網絡和參加職業博覽會,與在不同產業工作的校友交流,了解他們的職業經歷。
c. 加入專業社群與論壇
加入專案管理相關的專業社群、論壇或線上社群,如PMI(專案管理協會)等,與其他專案經理交流,分享經驗和資訊。
【獲取相關經驗與技能】
無論選擇哪個產業,具備相關經驗和技能都是成功的關鍵。以下是一些建議:
a. 實習與兼職
在目標產業中尋找實習或兼職機會,積累實際經驗,了解行業運作。
b. 參加培訓與認證
參加專案管理相關的培訓課程或獲取專業認證,如PMP(Project Management Professional)、PRINCE2等,提升專業技能。
c. 個人項目與志願者工作
開展個人專案或參與志願者活動,展示你的專案管理能力和思維方式,並將其納入你的作品集,向潛在雇主展示你的價值。
【評估公司文化與價值觀】
除了產業本身,目標公司的文化和價值觀也是重要考量因素。了解公司的使命、願景和工作環境,確保與個人價值觀一致,有助於長期職業滿意度。
a. 研究公司背景
了解公司的歷史、使命、核心價值和市場定位。
b. 參考員工評價
通過Glassdoor、Indeed等網站查看員工對公司的評價,了解公司文化和工作環境。
c. 參加公司活動
參加公司的公開活動或開放日,親身體驗公司的文化和氛圍。
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